Integração Mercos com ERP: como unir força de vendas e ERP

O vendedor registra um pedido, mas o backoffice precisa digitá-lo novamente. Antes de negociar, a equipe consulta preço, estoque, crédito e condições comerciais por mensagens ou ligações. Enquanto isso, gestores têm dificuldade para identificar clientes inativos, acompanhar a carteira e direcionar o time para as melhores oportunidades.

Esses problemas não significam, necessariamente, que a empresa não possui dados. Muitas vezes, as informações existem, mas estão distantes de quem precisa utilizá-las para vender.

A integração Mercos com Protheus aproxima a força de vendas da base operacional da empresa. Produtos, preços, estoque, clientes e regras comerciais podem seguir do ERP para o Mercos, enquanto os pedidos registrados pela equipe podem retornar ao sistema de gestão para validação, faturamento e continuidade do processo.

O resultado é um fluxo comercial mais conectado, com menos redigitação e mais informação para o vendedor. Entretanto, os dados integrados, a frequência de sincronização e as validações precisam ser definidos de acordo com a operação de cada empresa.

Em resumo: como funciona a integração entre Mercos e ERP?

A integração cria uma comunicação entre o sistema de gestão e a plataforma comercial.

De um lado, o ERP permanece como base de produtos, preços, estoque, crédito, clientes, faturamento e processos internos. Do outro, o Mercos organiza a rotina da equipe, a emissão de pedidos, a gestão da carteira, os indicadores comerciais e o e-commerce B2B.

Na prática, o fluxo pode ser resumido em cinco etapas:

1. o ERP disponibiliza os dados definidos no projeto;
2. o Mercos apresenta essas informações à equipe comercial;
3. o vendedor consulta o cliente, os produtos e as condições disponíveis;
4. o pedido é registrado no Mercos e enviado ao sistema de gestão;
5. o ERP aplica as validações previstas e dá continuidade ao processamento.

Assim, o vendedor não precisa reconstruir fora do sistema as informações que já existem na empresa, e o backoffice deixa de repetir parte do trabalho já realizado durante a venda.

Por que integrar uma força de vendas ao ERP?

O ERP e o sistema de força de vendas cumprem papéis diferentes e complementares.

O sistema de gestão sustenta a operação. Ele concentra cadastros, regras comerciais, estoque, crédito, pedidos, documentos fiscais e rotinas internas. No entanto, nem sempre oferece ao vendedor a experiência necessária para consultar dados, administrar a carteira e registrar pedidos durante o atendimento.

O sistema de força de vendas aproxima essas informações da equipe comercial. Ele ajuda o vendedor a transformar dados em atividades, negociações e pedidos. Também oferece aos gestores uma visão mais organizada da carteira e do desempenho do time.

Sem integração, porém, os dois ambientes podem formar ilhas de informação. É nesse ponto que surgem tarefas como:

• importar e exportar arquivos;
• redigitar pedidos;
• conferir preços e descontos manualmente;
• consultar estoque com o backoffice;
• corrigir dados incompletos;
• identificar qual versão da informação está atualizada;
• acompanhar pedidos por mensagens e planilhas.

A integração reduz essa distância. O objetivo não é substituir o ERP pelo Mercos ou o Mercos pelo ERP, mas permitir que cada solução cumpra sua função dentro de um fluxo conectado.

O que é o Mercos e como ele apoia a força de vendas?

O Mercos é uma plataforma de vendas voltada a indústrias, distribuidoras e representantes comerciais. A solução reúne recursos para emissão de pedidos, gestão da carteira, acompanhamento da equipe, análise de resultados e vendas por meio de e-commerce B2B.

O vendedor pode consultar produtos, atender clientes e registrar pedidos pelo computador, celular ou tablet. Já a gestão consegue acompanhar atividades e indicadores que ajudam a orientar a operação comercial.

Entre as funcionalidades apresentadas pelo Mercos estão:

Pedidos e força de vendas

A equipe consulta informações comerciais e registra pedidos em um ambiente estruturado. Isso reduz a dependência de mensagens, anotações, e-mails e arquivos soltos para formalizar uma venda.

Gestão da carteira de clientes

Histórico, contatos, atividades e oportunidades ficam organizados para apoiar o acompanhamento comercial. Dessa forma, a carteira deixa de depender apenas da memória individual de cada vendedor.

Positivação e retenção

O acompanhamento de clientes ativos, novos e inativos ajuda a identificar mudanças no comportamento de compra. A equipe pode perceber quais compradores deixaram de fazer pedidos e planejar uma abordagem antes de perder o relacionamento.

Curva ABC de clientes

A Curva ABC ajuda a reconhecer quais clientes concentram maior participação no faturamento e quais apresentam espaço para crescimento. Essa leitura permite direcionar tempo e esforço comercial de forma mais estratégica.

Gestão e análise de vendas

O desempenho pode ser acompanhado por período, cliente, vendedor, representada ou linha de produtos. Com essa visibilidade, o gestor não precisa esperar o fechamento do mês para identificar desvios e ajustar a atuação da equipe.

E-commerce B2B

O canal digital permite que clientes consultem produtos, realizem recompras e façam pedidos com mais autonomia. O e-commerce B2B amplia as possibilidades de atendimento sem eliminar o relacionamento com os vendedores.

Em conjunto, o Mercos direciona e acompanha a atividade comercial, enquanto o ERP mantém a estrutura operacional que sustenta a venda.

Quais informações podem ser integradas entre Mercos e Protheus?

O escopo varia conforme os processos, as regras comerciais e a arquitetura utilizada por cada empresa. Por isso, a lista definitiva precisa ser validada durante o levantamento técnico.

Entre as informações que podem fazer parte do projeto estão:

Essa amplitude não significa que todos os projetos precisam integrar todos os itens. Uma operação pode começar com produtos, clientes, preços, estoque e pedidos. Outra pode exigir regras específicas de carteira, crédito, condições de pagamento ou tributação.

O desenho correto é aquele que contempla os dados necessários para a venda sem criar complexidade que não gere valor para o processo.

O que segue do ERP para o Mercos?

No sentido ERP → Mercos, a integração leva informações que ajudam o vendedor a consultar, negociar e registrar o pedido.

Esse fluxo pode incluir:

• cadastro de clientes;
• produtos e descrições;
• imagens dos produtos;
• tabelas e condições de preço;
• disponibilidade de estoque;
• condições de pagamento;
• informações financeiras e de crédito, quando previstas;
• carteira de clientes por vendedor;
• promoções e regras comerciais definidas no projeto.

Com esses dados disponíveis no ambiente de vendas, a equipe reduz a necessidade de solicitar cada informação ao backoffice antes de concluir uma negociação.

O que segue do Mercos para o ERP?

No sentido Mercos → ERP, o principal fluxo é o pedido registrado pela equipe comercial.

O envio pode contemplar:

• identificação do cliente e do vendedor;
• itens e quantidades negociadas;
• preços e descontos;
• condições comerciais do pedido;
• transportadora;
• informações preenchidas durante a venda;
• novos dados comerciais, quando previstos;
• atualizações incluídas no escopo.

Ao chegar ao sistema de gestão, o pedido segue as regras e validações definidas pela empresa. A integração não deve ignorar o funcionamento interno do ERP. Ela precisa respeitar cadastros, campos obrigatórios, condições comerciais, regras fiscais e comportamentos já utilizados pela operação.

Como fica o fluxo de um pedido integrado?

Imagine um vendedor atendendo um cliente fora da empresa.

Antes da integração, ele pode precisar solicitar uma tabela de preços, confirmar o estoque, perguntar sobre o limite de crédito e enviar o pedido por mensagem. Depois, alguém do backoffice interpreta as informações e digita tudo novamente no ERP.

Em um fluxo integrado, o vendedor consulta no Mercos os dados disponibilizados pelo sistema de gestão. Em seguida, seleciona os produtos, informa as quantidades, aplica as condições permitidas e registra o pedido.

O pedido segue para o ERP, onde passa pelas validações previstas. A partir daí, a operação pode continuar com análise, liberação, faturamento e demais rotinas internas.

O ganho não está apenas em enviar um pedido de um sistema para outro. Está em preservar o contexto da venda e reduzir as etapas intermediárias que aumentam o tempo de processamento e o risco de divergências.

Quais são os benefícios da integração Mercos com ERP?

Quando o fluxo é estruturado de acordo com a operação, a integração pode gerar benefícios para vendedores, gestores e backoffice.

1. Menos redigitação de pedidos

O pedido registrado no Mercos pode seguir para o ERP sem precisar ser reconstruído manualmente. Isso libera a equipe administrativa de uma atividade repetitiva e diminui o risco de diferenças entre o que foi vendido e o que foi digitado.

2. Informações mais consistentes durante a venda

Produtos, preços, estoque e condições podem ser consultados a partir dos dados previstos na integração. O vendedor negocia com uma referência mais próxima das informações mantidas pela empresa.

3. Menor intervalo entre pedido e processamento

Quando o pedido não depende de transcrição, troca de arquivos ou conferências básicas, ele pode chegar mais rapidamente às etapas de validação e faturamento.

4. Regras comerciais mais alinhadas

Tabelas de preços, condições de pagamento, limites, carteira e outras regras podem fazer parte do fluxo. Isso ajuda a reduzir negociações incompatíveis com o que está configurado no sistema de gestão.

5. Mais autonomia para o vendedor

A equipe comercial passa a consultar no Mercos as informações disponibilizadas pela integração. Com menos dependência do backoffice, o atendimento tende a se tornar mais ágil.

6. Melhor acompanhamento da carteira

Recursos de gestão de clientes, positivação, retenção e Curva ABC ajudam a transformar os dados comerciais em prioridades de atuação.

7. Operação preparada para crescer

Sem integração, aumentar o número de vendedores e pedidos costuma aumentar também o volume de digitação e conferência. Com um fluxo automatizado, a operação pode crescer sem reproduzir na mesma proporção os controles paralelos.

Para quais empresas essa integração faz sentido?

A integração pode atender diferentes momentos da operação.

Empresas que já utilizam Mercos e ERP separadamente

Nesse cenário, a equipe já conhece as duas soluções, mas ainda depende de arquivos, redigitação ou conferências entre os ambientes. O projeto busca automatizar os pontos de contato e organizar o fluxo de dados.

Empresas que utilizam ERP e procuram uma força de vendas

A empresa possui os dados operacionais, mas precisa de uma ferramenta para apoiar vendedores, representantes e gestores comerciais. O Mercos pode ser avaliado como frente de vendas, enquanto a integração já é considerada desde a definição do projeto.

Empresas que já possuem uma integração, mas enfrentam falhas

Pedidos travados, informações incompletas, regras comerciais divergentes ou dificuldade para ampliar o fluxo podem indicar a necessidade de revisar a arquitetura atual.

Indústrias, distribuidoras e operações com representantes

Esses modelos costumam lidar com carteiras, tabelas específicas, vendedores externos, recorrência de compra e diferentes condições comerciais. Por isso, podem se beneficiar da combinação entre uma força de vendas estruturada e a base operacional do ERP.

Integrar dois sistemas é mais do que conectar APIs

Uma API viabiliza a comunicação, mas não define sozinha como o processo deve funcionar.

Antes do desenvolvimento, é necessário entender:

• qual sistema é responsável por cada informação;
• quais cadastros precisam ser sincronizados;
• como clientes e vendedores são identificados nos dois ambientes;
• quais tabelas e condições comerciais podem ser utilizadas;
• como o estoque deve ser apresentado;
• quais validações o pedido precisa cumprir;
• como erros e exceções serão tratados;
• com qual frequência os dados devem circular;
• quais usuários participarão dos testes e da homologação.

Sem esse mapeamento, dois sistemas podem até trocar dados, mas o processo continuar exigindo correções manuais.

Por isso, um projeto de integração precisa considerar a tecnologia e também o comportamento real da operação.

Qual é o papel da Atos Data na integração com o Mercos?

A Atos Data atua como especialista na conexão entre a força de vendas, os processos comerciais e o ERP. A empresa possui conhecimento nos dois ambientes e conduz o projeto a partir das regras e necessidades de cada operação.

O relacionamento também é reconhecido pelo próprio Mercos, que apresenta a Atos Data em seu diretório oficial de integradores e destaca seu conhecimento na integração entre o Mercos e o Protheus.

Na prática, a atuação da Atos Data pode envolver:

1. Diagnóstico da operação atual: entendimento dos sistemas, processos e pontos de atrito;
2. Mapeamento dos dados e regras comerciais: definição das informações que precisam circular;
3. Desenho dos fluxos: escolha das direções, frequências, validações e comportamentos esperados;
4. Desenvolvimento e parametrização: construção conforme a arquitetura definida;
5. Testes e homologação: validação dos cenários com os usuários antes da entrada em produção;
6. Go Live e acompanhamento: entrada assistida e suporte inicial à operação integrada.

O projeto começa entendendo preço, crédito, estoque, produtos, clientes, representantes, pedidos e particularidades do ambiente. Somente depois desse levantamento é possível definir o escopo técnico com segurança.

O que avaliar antes de iniciar o projeto?

Antes de integrar o Mercos ao ERP, vale responder algumas perguntas:

• Quais tarefas são repetidas hoje entre vendas e backoffice?
• Onde o vendedor consulta preço, estoque e crédito?
• Quem mantém cada cadastro?
• Existem tabelas ou condições específicas por cliente?
• Como os vendedores e suas carteiras estão organizados?
• Quais dados precisam estar disponíveis para registrar um pedido?
• O que deve acontecer quando uma validação falhar?
• Qual volume diário de pedidos será processado?
• A empresa já utiliza o Mercos ou ainda está avaliando a plataforma?
• Existe uma integração atual que precisa ser revisada?

Essas respostas ajudam a separar o que é essencial do que pode ser incluído em uma etapa posterior.

Perguntas frequentes sobre Mercos e Protheus

O Mercos pode ser integrado ao ERP Protheus?

Sim. A integração pode ser desenvolvida utilizando as APIs e os recursos disponíveis nos dois ambientes. O projeto deve considerar a versão, a arquitetura e as regras específicas utilizadas pela empresa.

O Mercos substitui o ERP?

Não. As soluções possuem funções complementares. O Mercos atua na frente comercial, enquanto o ERP concentra produtos, preços, estoque, crédito, pedidos, faturamento e processos internos.

O ERP substitui um sistema de força de vendas?

Não necessariamente. O sistema de gestão mantém a base operacional, enquanto uma força de vendas oferece recursos específicos para a rotina do vendedor, a gestão da carteira, o registro de pedidos e a análise comercial.

Quais informações podem ser integradas?

O escopo pode incluir produtos, imagens, estoque, promoções, tabelas de preços, clientes, condições de pagamento, vendedores, carteiras, pedidos, notas fiscais, títulos em atraso e regras específicas. A relação definitiva é validada no levantamento técnico.

Os pedidos do Mercos entram automaticamente no ERP?

A integração pode automatizar esse envio. Depois de recebido, o pedido segue as validações e regras comerciais definidas no sistema de gestão.

O estoque do ERP aparece no Mercos?

O estoque pode ser sincronizado conforme o escopo e a frequência estabelecidos no projeto. A forma de cálculo e apresentação também precisa ser definida durante o levantamento.

Preços e condições de pagamento podem ser integrados?

Sim, desde que esses dados estejam contemplados no projeto. Podem ser consideradas tabelas de preços, relações por produto ou cliente e condições de pagamento específicas.

A integração acontece em tempo real?

Isso depende da arquitetura escolhida, dos recursos disponíveis e da necessidade da operação. A frequência de sincronização deve ser definida durante o desenho técnico; portanto, não é correto presumir que todo projeto funcionará em tempo real.

Já utilizo o Mercos. A Atos Data pode fazer somente a integração?

Sim. A Atos Data pode conduzir o projeto para empresas que já utilizam as duas soluções e precisam conectar os ambientes.

Ainda não utilizo o Mercos. A Atos Data pode ajudar?

Sim. A Atos Data pode apresentar o Mercos, compreender a necessidade comercial e avaliar como a plataforma e a integração podem ser estruturadas para a operação.

Quanto tempo leva para integrar Mercos e ERP?

O prazo depende do escopo, da arquitetura, das regras comerciais e da disponibilidade dos ambientes e usuários para homologação. Como referência, a página da Atos Data informa prazo médio em torno de quatro semanas, mas a estimativa definitiva é apresentada após o diagnóstico.

Conclusão

Uma força de vendas funciona melhor quando possui acesso às informações que sustentam a negociação. Da mesma forma, o ERP entrega mais valor quando os pedidos chegam de maneira estruturada e compatível com as regras da empresa.

A integração Mercos com Protheus conecta esses dois lados. O Mercos organiza a atividade comercial e ajuda vendedores e gestores a transformar dados em ação. O ERP continua centralizando a base operacional. A Atos Data desenha a comunicação entre os ambientes de acordo com os processos de cada cliente.

Se a sua empresa já utiliza as duas soluções, procura uma força de vendas ou precisa revisar uma integração existente, conheça a integração Mercos com ERP desenvolvida pela Atos Data e fale com um especialista.