Conciliação de marketplaces: do repasse à baixa dos títulos no ERP

Uma venda foi aprovada no marketplace. O pedido seguiu para faturamento e o pagamento apareceu no relatório financeiro. No entanto, quando o valor chegou à conta, o título correspondente ainda permanecia em aberto no ERP.

Em outro cenário, o depósito foi realizado com descontos de taxas, tarifas ou antecipações. Porém, o financeiro não conseguiu identificar com segurança quais vendas formavam aquele valor.

Essas situações mostram que receber não significa, necessariamente, conciliar.

A conciliação de marketplaces no ERP é o processo que relaciona vendas, pagamentos, repasses, títulos financeiros e valores efetivamente recebidos. O objetivo é confirmar se cada transação seguiu o fluxo esperado e identificar as exceções que exigem análise.

Em resumo: como funciona a conciliação?

O processo pode ser resumido em oito etapas:

1. a venda é realizada no marketplace;
2. o pagamento é processado;
3. o marketplace ou a empresa de pagamento gera o arquivo de repasse;
4. o Conciliador importa e interpreta os dados;
5. os identificadores da transação são relacionados ao pedido;
6. o título financeiro correspondente é localizado no ERP;
7. a baixa é efetuada conforme as regras configuradas;
8. o relatório de conferência apresenta o que foi conciliado e o que permanece pendente.

Portanto, a conciliação não compara apenas dois valores. Ela reconstrói a jornada financeira da venda.

Por que conciliar marketplaces é um processo complexo?

Uma operação de e-commerce pode envolver diferentes participantes:

• marketplace;
• loja virtual;
• gateway de pagamento;
• adquirente;
• instituição de pagamento;
• provedor de arquivos;
• banco;
• ERP;
• operador logístico;
• área financeira.

Além disso, uma mesma empresa pode desempenhar mais de uma função nessa cadeia.

O Banco Central define uma instituição de pagamento como a pessoa jurídica que viabiliza serviços de compra, venda e movimentação de recursos dentro de um arranjo de pagamento. No entanto, marketplaces, gateways e adquirentes podem apresentar modelos operacionais diferentes.

Por isso, a origem do arquivo e o papel de cada participante precisam estar claros antes da conciliação.

Quem participa do processo?

Essa separação ajuda a responder uma pergunta importante:

Qual sistema possui a informação necessária para confirmar que o valor recebido corresponde à venda registrada?

A resposta pode variar conforme o canal, o contrato e a estrutura financeira da empresa.

Quais informações o Conciliador precisa relacionar?

Para identificar uma transação, o sistema pode utilizar diferentes campos e referências.

Entre os principais estão:

• número do pedido;
• identificação do pedido no marketplace;
• número da nota fiscal;
• título financeiro;
• parcela;
• NSU;
• TID;
• data da venda;
• data do pagamento;
• data prevista para recebimento;
• valor bruto;
• taxas e tarifas;
• valor líquido;
• identificação da adquirente;
• cancelamento;
• estorno;
• chargeback;
• antecipação.

Nem todas as interfaces apresentam os mesmos campos. Além disso, os nomes e os formatos podem mudar de um arquivo para outro.

Por essa razão, a homologação do layout é uma etapa importante do processo.

O que significa uma interface homologada?

Uma interface homologada é uma origem de dados cujo arquivo, estrutura ou método de comunicação já possui tratamento conhecido pelo Conciliador.

Isso significa que a solução está preparada para interpretar aquele padrão. Porém, homologação não significa que todos os projetos funcionarão sem configuração.

A implantação ainda pode depender de:

• regras financeiras da empresa;
• estrutura dos títulos;
• formas de pagamento;
• parcelamentos;
• taxas negociadas;
• campos disponíveis no arquivo;
• identificação dos pedidos;
• configuração das baixas;
• tratamento de estornos;
• particularidades do canal.

A Atos Data mantém listas públicas de marketplaces homologados, adquirentes e meios de pagamento homologados e provedores de serviços homologados.

Quando uma interface não aparece nessas relações, é necessário analisar o arquivo e avaliar a viabilidade técnica.

Como o arquivo de repasse entra no processo?

O arquivo de repasse funciona como uma fonte externa de informações financeiras.

Dependendo do canal, ele pode apresentar:

• vendas aprovadas;
• valores liberados;
• tarifas;
• comissões;
• fretes;
• reembolsos;
• estornos;
• disputas;
• chargebacks;
• antecipações;
• ajustes;
• saldo disponibilizado;
• valor transferido.

Entretanto, não basta baixar qualquer relatório disponível na plataforma.

O Conciliador precisa receber o arquivo no layout esperado. Um relatório com nome semelhante pode ter campos, separadores ou estruturas diferentes.

Esse é um dos motivos pelos quais a escolha do relatório correto faz parte da conciliação.

Relatório Amazon Seller: por que o layout correto importa?

Para a operação Amazon Seller, a orientação técnica da Atos Data indica o acesso à área de repasses no Seller Central.

O caminho apresentado é:

1. acessar o Seller Central;
2. localizar a opção de repasses;
3. abrir a área de todos os extratos;
4. selecionar o período desejado;
5. baixar o Arquivo simples V2.

Depois do download, deve-se verificar a presença do campo amount. Esse campo ajuda a confirmar que o relatório utiliza o layout esperado.

Existe outro relatório V2 na área de pagamentos. No entanto, ele possui uma estrutura diferente e pode não ser reconhecido pelo mesmo processo de importação.

Confira o procedimento para obter o relatório Amazon Seller.

A escolha do V2 também acompanha uma mudança anunciada pela Amazon. A empresa informou que os relatórios XML e Flat File anteriores serão retirados em 11 de novembro de 2026. O Flat File V2 permanece como substituto para essas versões.

Portanto, validar o layout é tão importante quanto conferir o período do relatório.

Mercado Pago: Recebimentos ou Liberações?

O Mercado Pago oferece diferentes relatórios para acompanhamento financeiro. A escolha depende da forma como a empresa utiliza a plataforma.

Relatório de Recebimentos

Esse relatório pode ser utilizado em operações nas quais o Mercado Pago atua principalmente como meio ou gateway de pagamento.

Relatório de Liberações

O relatório de Liberações apresenta as movimentações que formam o saldo disponibilizado na conta.

Ele pode ser mais adequado quando a empresa utiliza o ecossistema financeiro do Mercado Livre, incluindo diferentes modalidades de venda e operação logística.

Antes de gerar o arquivo, é importante conferir:

• idioma do relatório;
• separador de colunas;
• período selecionado;
• canais incluídos;
• status das transações;
• formato do arquivo.

A documentação do Mercado Pago recomenda o formato CSV com codificação UTF-8. Essas configurações ajudam a evitar problemas de leitura e interpretação.

A Atos Data disponibiliza um passo a passo para geração do relatório do Mercado Pago.

Como ocorre a identificação dos títulos financeiros?

Depois da importação, o Conciliador precisa encontrar no ERP o registro correspondente à transação externa.

Em uma operação integrada ao ERP Protheus, por exemplo, a rotina pode utilizar informações do pedido, da nota fiscal, da parcela e do título financeiro.

O objetivo é responder:

• existe um título para essa venda?
• ele foi gerado contra a entidade financeira correta?
• o número da parcela corresponde ao pagamento?
• o valor do título é compatível com o repasse?
• a nota fiscal foi emitida?
• o pedido foi cancelado?
• houve estorno ou chargeback?
• o título já foi baixado por outro processo?

Quando as informações são compatíveis, a baixa pode seguir a regra configurada. Caso contrário, o registro aparece como pendência no relatório de conferência.

O que é um título não identificado?

Um título não identificado é uma transação presente no arquivo externo que não encontrou correspondência suficiente no ERP para a realização da baixa.

Isso não significa, automaticamente, que o valor foi perdido.

A pendência indica que o sistema não conseguiu comprovar a relação entre o pagamento e o registro financeiro interno. Por isso, o caso precisa ser investigado.

Segundo a Central de Ajuda da Atos Data, existem três causas recorrentes.

1. Título gerado contra o consumidor final

Em determinados modelos de conciliação, o título precisa estar relacionado à adquirente, ao marketplace ou à entidade financeira responsável pela liquidação.

Entretanto, o título pode ter sido gerado somente contra o consumidor final.

Nesse cenário, o Conciliador não encontra a estrutura financeira esperada para efetuar a baixa.

A análise deve verificar:

• cliente financeiro vinculado ao título;
• forma de pagamento;
• administradora utilizada;
• condição de pagamento;
• regra definida para a integração;
• entidade responsável pelo repasse.

2. Parcelamento divergente

Outra possibilidade é a diferença entre o parcelamento registrado no ERP e aquele informado no arquivo.

Por exemplo, uma venda pode ter sido registrada em três parcelas. No entanto, o título foi gerado ou liquidado com uma estrutura diferente.

Como resultado, a parcela recebida não encontra uma correspondência compatível.

Nesse caso, é necessário comparar:

• quantidade de parcelas;
• sequência da parcela;
• vencimentos;
• valores;
• condição de pagamento;
• identificação da transação;
• forma como o canal realizou o repasse.

3. O título não existe no ERP

Também pode acontecer de o pagamento existir no canal externo, mas o pedido, a nota fiscal ou o título não ter sido criado no ERP.

Esse cenário pode ocorrer quando:

• o pagamento foi aprovado;
• o pedido foi cancelado antes da integração;
• houve falha de comunicação entre os sistemas;
• a venda não chegou ao ERP;
• a nota fiscal não foi emitida;
• o estorno ainda não apareceu no arquivo.

Assim, o marketplace apresenta uma movimentação financeira que não possui um documento interno correspondente.

Essa é uma das ocorrências que mais exigem cuidado. A movimentação existe, mas não pode ser baixada contra um título inexistente.

Como investigar um título não identificado?

O primeiro passo é localizar, no relatório de conferência, os registros sem pedido, nota fiscal ou identificação interna.

Depois disso, a investigação pode seguir este roteiro:

1. localizar o NSU ou TID;
2. pesquisar a transação no canal de pagamento;
3. identificar o pedido relacionado;
4. verificar o status do pedido;
5. confirmar se existe nota fiscal;
6. consultar o pedido no ERP;
7. localizar os títulos financeiros;
8. comparar valores e parcelas;
9. verificar cancelamentos ou estornos;
10. determinar a tratativa adequada.

O procedimento de títulos não identificados apresenta essa investigação com base nos campos disponíveis no relatório.

Quando pode ser necessário criar um recebimento antecipado?

Em alguns cenários, o pagamento foi realizado, mas não existe nota fiscal ou título correspondente.

Uma possível tratativa é a criação controlada de um registro de recebimento antecipado, conhecido como RA. Quando o estorno aparecer, esse registro pode ser cancelado na data correspondente.

Entretanto, essa não deve ser uma ação automática ou realizada sem análise.

Antes de criar ou cancelar qualquer registro financeiro, é necessário confirmar:

• se o pagamento realmente foi recebido;
• se o pedido foi cancelado;
• se não existe nota fiscal;
• se o estorno ainda está pendente;
• se a transação não foi registrada em outro título;
• qual procedimento contábil e financeiro deve ser adotado.

Como a operação altera os registros financeiros, a orientação deve ser validada com o responsável pelo ERP ou com a equipe de suporte.

E quando o pagamento e o estorno acontecem no mesmo dia?

Pode ocorrer de o pagamento e o estorno aparecerem no mesmo período.

Quando ambos pertencem à mesma transação e possuem valores correspondentes, o efeito financeiro líquido pode ser zero.

Ainda assim, a empresa deve confirmar:

• se os identificadores são os mesmos;
• se pagamento e estorno pertencem ao mesmo pedido;
• se não houve tarifa adicional;
• se os valores são equivalentes;
• se o ERP não registrou uma das movimentações separadamente.

O fato de a soma resultar em zero não elimina a necessidade de rastreabilidade.

Que tipos de divergência podem aparecer?

Além dos títulos não identificados, a conferência pode revelar:

• valor recebido diferente do valor previsto;
• taxa diferente da contratada;
• parcela não localizada;
• pagamento sem pedido;
• pedido sem pagamento;
• nota fiscal com valor divergente;
• baixa realizada em outro título;
• estorno ainda não processado;
• chargeback;
• antecipação não considerada;
• diferença de data;
• layout incorreto;
• arquivo incompleto;
• duplicidade de importação.

O objetivo do relatório não é apenas mostrar que existe uma diferença. Ele deve oferecer informações suficientes para direcionar a investigação.

O que deve ser automatizado e o que exige análise?

A automação é mais eficiente quando trabalha com regras claras e dados consistentes.

Ela pode assumir tarefas como:

• importação dos arquivos;
• leitura dos layouts;
• identificação das transações;
• associação com títulos;
• cálculo das diferenças;
• execução das baixas previstas;
• geração do relatório de conferência;
• separação das exceções.

Entretanto, algumas situações exigem análise humana:

• pagamento sem pedido;
• ausência de nota fiscal;
• título inexistente;
• cancelamento sem estorno;
• divergência de parcelamento;
• valor fiscal diferente do pagamento;
• mudança de layout;
• necessidade de ajuste financeiro;
• dúvida sobre a origem da transação.

A automação não elimina a análise. Ela reduz o volume de situações que precisam ser investigadas manualmente.

Quais são os benefícios de uma conciliação integrada?

Quando a conciliação está conectada ao financeiro do ERP, a empresa passa a trabalhar com uma sequência rastreável.

Entre os principais benefícios estão:

• melhor identificação dos recebimentos;
• redução de baixas incorretas;
• visão das diferenças por canal;
• acompanhamento de taxas e tarifas;
• identificação de títulos pendentes;
• controle de estornos e chargebacks;
• histórico das conciliações;
• fechamento financeiro mais organizado;
• redução do tempo gasto procurando a origem das diferenças;
• concentração da análise nas exceções.

O ganho mais importante não está apenas na velocidade. Está na capacidade de explicar cada valor.

Checklist para uma conciliação mais confiável

Antes de processar os arquivos, verifique:

• O período do relatório está correto?
• O arquivo pertence à empresa e à conta esperadas?
• O layout está homologado?
• O idioma está configurado corretamente?
• O separador de colunas está correto?
• Todos os status necessários foram incluídos?
• Os canais desejados estão selecionados?
• O arquivo não foi alterado manualmente?
• Os títulos foram gerados no ERP?
• As condições de pagamento estão configuradas?
• As parcelas correspondem às vendas?
• Cancelamentos e estornos foram considerados?
• O relatório de conferência foi revisado?
• As pendências possuem responsável e tratativa?

Esse checklist pode ser adaptado conforme cada canal e modelo financeiro.

Perguntas frequentes sobre conciliação de marketplaces

O que é conciliação de marketplaces?

É o processo de relacionar vendas, pagamentos, repasses, taxas e estornos dos marketplaces aos pedidos, notas e títulos registrados no ERP.

O que é um título financeiro?

É o registro que representa um valor a receber ou a pagar. Na conciliação de vendas, ele permite acompanhar o recebimento relacionado ao faturamento.

Um título não identificado representa perda financeira?

Não necessariamente. Ele indica que a transação externa não encontrou uma correspondência suficiente no ERP. A causa precisa ser investigada.

Por que o marketplace informa um pagamento, mas o título não existe?

O pedido pode ter sido cancelado antes da integração, a nota fiscal pode não ter sido emitida ou pode ter ocorrido uma falha de comunicação.

O Conciliador reconhece qualquer arquivo?

Não. O arquivo precisa utilizar um layout homologado ou passar por uma avaliação técnica para desenvolvimento e configuração.

Qual é a diferença entre valor bruto e valor líquido?

O valor bruto representa o total da transação. O valor líquido considera taxas, tarifas, comissões, antecipações e outros ajustes.

NSU e TID são a mesma coisa?

Não. Ambos ajudam a identificar transações, mas possuem funções e origens diferentes dentro da cadeia de pagamento.

O relatório de conferência realiza a correção automaticamente?

O relatório apresenta o que foi conciliado e as pendências encontradas. A correção depende da causa e das regras disponíveis.

Toda divergência pode ser baixada automaticamente?

Não. Situações sem pedido, nota fiscal ou título exigem análise antes de qualquer movimentação financeira.

É possível avaliar um canal ainda não homologado?

Sim. A viabilidade depende da disponibilidade do arquivo, da consistência dos campos e das regras necessárias para relacionar as transações ao ERP.

Conclusão

A conciliação de marketplaces conecta o que foi vendido, faturado, pago e efetivamente recebido.

Para que esse processo seja confiável, o Conciliador precisa interpretar o arquivo correto, relacionar os identificadores e encontrar os títulos correspondentes no ERP.

Quando uma transação não é identificada, o relatório de conferência direciona a análise. A partir dele, a equipe pode verificar parcelamentos, pedidos cancelados, notas fiscais, estornos e registros inexistentes.

Portanto, uma boa conciliação não se limita a confirmar saldos. Ela cria rastreabilidade entre a origem da venda e o destino financeiro do recebimento.

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