O gerenciamento de uma empresa não é uma tarefa nada fácil, afinal, exige a avaliação constante de todas as informações do negócio, tanto para identificação de eventuais falhas quanto de medidas aptas a melhorar os resultados da instituição. Nesse cenário, os empresários e gestores precisam contar com o auxílio de boas ferramentas tecnológicas, como o sistema ERP.
De forma simplificada, podemos dizer que o ERP (Enterprise Resource Planning, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa) nada mais é do que um software desenvolvido para otimizar os processos internos e propiciar eficácia e eficiência à gestão da empresa.
O sistema ERP conta com inúmeras funcionalidades, justamente, por isso, ele propicia inúmeros benefícios para as empresas. Para entender melhor como ele pode ajudar no crescimento de seu negócio, continue a leitura e veja o que é ERP, quais são os seus benefícios e quais são as suas aplicações em uma empresa!
Entenda o que é um sistema ERP
O ERP é um sistema de gestão empresarial que tem como objetivo atribuir eficácia e eficiência aos processos internos e ao gerenciamento da instituição. Trata-se de um software que foi desenvolvido para promover a integração entre os diversos departamentos de uma empresa, com vistas a otimização do fluxo de informações na instituição.
Desse modo, o ERP nada mais é do que um software integrado de gestão empresarial. Ele tem capacidade para armazenar todas as informações de diferentes setores de uma empresa, tais como o de vendas, o de estoque, o de compras, o de finanças, o de contabilidade, o de recursos humanos, o de administração etc.
Ao permitir a armazenagem de todas as informações do negócio em um único banco de dados, facilitando o fluxo de informações entre os diversos setores, o ERP elimina a necessidade das empresas adotarem programas específicos para cada departamento, automatiza e integraliza processos e otimiza a gestão empresarial.
Como todas as informações ficam armazenadas em um só local, os empresários e gestores têm acesso facilitado a todos os dados relevantes do negócio. Eles podem gerar relatórios gerenciais (tanto de uma área específica quanto de todo a empresa) a qualquer momento.
Assim, ao mesmo tempo em que o ERP viabiliza aos gestores uma visão individualizada acerca de cada setor da empresa, ele viabiliza uma visão geral, possibilitando uma análise centralizada do negócio. Com isso, o software fornece todos os subsídios necessários a tomada de decisões acertadas, pautadas em dados reais. Continue a leitura e compreenda melhor como o sistema funciona!
Entenda como o sistema ERP funciona
A primeira coisa que você precisa saber para entender com o ERP funciona é que ele é um sistema modular. Ou seja, ele é estruturado em módulos. Esses módulos são identificados de acordo com os diferentes setores da empresa (por exemplo, vendas, compras, estoque, finanças, contabilidade, fiscal etc) e comunicam entre si.
Como os módulos comunicam entre si e as informações trafegam em tempo real, não há necessidade de inserção de um mesmo dado no sistema por mais de um usuário. Por exemplo, quando uma venda é realizada, ela é contabilizada automaticamente no módulo de estoque.
O sistema ERP estabelece relações de causa e efeito entre os dados e permite o acompanhamento deles em tempo real. Essa automatização otimiza os processos da empresa, minimiza os erros decorrentes de falhas humanas, reduz os gastos de recursos (inclusive, de tempo) e confere maior confiabilidade às informações.
Além disso, cabe ressaltar que, apesar de serem aplicáveis a todos os setores de uma empresa, o software ERP pode ou não ser implementado em todos eles. Isso quer dizer que a empresa pode optar por implementar apenas alguns módulos do ERP e, a medida que for se familiarizando com o sistema, adotar os demais módulos.
Desse modo, o ERP é adaptável às necessidades e às especificidades de qualquer negócio. Justamente em razão disso, ele se revela um sistema de gestão adequado ao gerenciamento de empresas de todos os segmentos do mercado, independentemente do porte (pequeno, médio e grande) da instituição.
Além da versatilidade e adaptabilidade, o ERP oferece muitos outros benefícios para a empresa. Continue a leitura e descubra como esse software pode ajudar no crescimento sustentável de seu negócio!
Veja quais são os benefícios em ter um sistema ERP
Apesar de já existir há algum tempo, nos últimos anos o ERP vem ganhando ainda mais espaço entre as empresas, justamente em razão das inúmeras vantagens que ele oferece aos negócios. Confira a seguir algumas delas!
Integração das informações de diversos setores
Quando uma empresa adota o ERP, todas as informações acerca do negócio ficam armazenadas em um único banco de dados. Como todos os setores da empresa podem utilizar apenas o ERP, não é necessário a adoção de inúmeros sistemas e, consequentemente, a alimentação e a manutenção de vários bancos de dados.
Além disso, os módulos do ERP são integrados, ou seja, se comunicam. Essa integração contribui para eliminação de retrabalhos, pois dispensa a necessidade de lançamento duplicado de informações por setores diferentes da empresa. Com isso, há otimização dos recursos humanos.
Cabe ressaltar ainda que a unificação e integração dos dados também contribui para integridade e segurança das informações, o que possibilita que os gestores tenham conhecimento preciso acerca da realidade de cada setor da empresa e do negócio como um todo.
Aumento da eficiência
A integração das informações e a consequente diminuição de retrabalhos também contribui para melhoria da eficiência dos processos internos da empresa. Ao tornar desnecessário os lançamentos duplicados e a consulta a inúmeros sistemas, o ERP contribui para que os colaboradores tenham mais tempo disponível para a execução de outras tarefas, capazes de darem mais resultados práticos para empresa.
Vale lembrar que com a otimização dos recursos humanos, obviamente, a empresa também reduz os gastos com mão de obra. Assim, ela terá mais recursos financeiros disponíveis para realização de outros investimentos.
Baixo custo operacional
No geral, a adoção de um ERP demanda um investimento inicial superior ao de sistemas desintegrados, aplicáveis apenas a determinados departamentos. No entanto, o custo operacional de um sistema de gestão integrada é menor, pois ele possibilita a unificação dos gastos com TI.
Quando a empresa adota o ERP, em vez de ela despender recursos financeiros com a utilização de vários softwares (por exemplo, com infraestrutura, licenças, assistência e equipe de suporte), ela economiza centralizando tudo em um único sistema.
Vale lembrar que a centralização das informações em único sistema integrado de gestão também reduz os custos com capacitações e treinamentos. Afinal, a empresa precisará investir em treinamentos dos colaboradores para utilização de um único software.
Versatilidade e adaptabilidade
Outro grande atrativo do ERP é a sua versatilidade e adaptabilidade. Ou seja, no geral, ele pode ser utilizado em diversos segmentos do mercado (por exemplo, saúde, agroindústria, construção, varejo, logística etc.), independentemente do porte da instituição. Além disso, ele pode ser personalizado de acordo com as especificidades do negócio.
Como você viu, o ERP é composto por módulos, cada um deles é referente a determinado setor da empresa. Apesar de o sistema poder contemplar inúmeros departamentos, a empresa pode optar por adotar apenas algumas das funcionalidades do software e só depois internalizar as demais, sempre considerando as suas necessidades.
Cabe ressaltar que a versatilidade e adaptabilidade do ERP também se revelam no modo de implantação do sistema. É que, no ERP Protheus, por exemplo, a empresa pode optar por instalar o software em sua própria infraestrutura ou na nuvem da TOTVS. Nesse caso, caso ela opte pela instalação em nuvem, haverá economia de gastos com infraestrutura.
Emissão de relatórios de forma eficiente
Outra grande vantagem do ERP é a possibilidade de os empresários e gestores gerarem relatórios gerenciais pormenorizados, tanto acerca de determinado setor quanto do negócio como um todo. Esses relatórios podem ser gerados a qualquer tempo, de forma facilitada, até mesmo sem o auxílio do pessoal de TI.
Assim, os empresários e gestores têm acesso a todas as informações de que necessitam para analisar de forma detalhada os processos internos e a realidade do negócio, identificando eventuais gargalos e pontos fortes. Esse acesso detalhado aos dados do negócio facilitam a elaboração do planejamento estratégico e contribuem para tomada de decisões acertadas.
Cabe ressaltar que esses são apenas alguns dos benefícios que o ERP pode trazer para sua empresa. Afinal, ele também ajuda você a equilibrar custos da empresa, contribui para melhoria do atendimento ao cliente, a padronização de processos, o controle de qualidade, o gerenciamento do fluxo de caixa, a redução de erros, a segurança dos dados etc.
Para entender melhor como o ERP pode trazer tantos benefícios para um negócio, continue a leitura e confira como ele pode ser utilizado em uma empresa!
Veja quais são as aplicações de uma plataforma ERP
Como você viu, o ERP pode ser implementado em empresas de qualquer segmento do mercado e de todos os portes. Além disso, o software é aplicável tanto às empresas que ainda não têm controle de suas operações e dos dados gerados por elas quanto àquelas que já têm controle dos dados, mas querem aumentar os níveis de segurança e otimizar os processos.
O sistema ERP é modular, sendo que cada um dos módulos corresponde a um setor da empresa. Apesar disso, ela pode optar por adotar apenas alguns módulos do software, de acordo com as suas necessidades e as especificidades da atividade desenvolvida.
Cada módulo do ERP conta com inúmeras funcionalidades. Todas elas visam, em última análise, a otimização dos processos internos e do gerenciamento da empresa. Confira a seguir algumas funcionalidades e aplicações do ERP que podem contribuir para o desenvolvimento de sua empresa!
Planejamento e controle da produção – PCP
No geral, os sistemas ERPs contam com um módulo de planejamento e controle de produção (PCP). Esse módulo é essencial, principalmente, para as empresas que atuam no setor de indústria manufatureira. O módulo PCP é o responsável por toda a gestão do fluxo de produção, incluindo o controle das ordens de produção e da estrutura dos produtos.
Gerenciar o processo de produção sem o auxílio de um sistema integrado de gestão é uma tarefa muito difícil e pode trazer prejuízos para a empresa. Afinal, para que tudo funcione perfeitamente, além de planejar a produção, é necessário fazer a checagem do estoque para a fabricação, distribuir corretamente a carga nas máquinas e realizar pedidos de compras de insumos aos fornecedores.
O ERP TOTVS, por exemplo, permite que seja feita a programação automática da produção, utilizando os pedidos realizados ou as previsões de venda. Ele permite também a programação de manutenções dos equipamentos e máquinas, bem como a geração de relatórios da produção diária e da produção real. Assim, o módulo de PCP possibilita o controle minucioso da linha de produção, desde a aquisição de matéria-prima até a entrega do produto final.
Intercâmbio entre fornecedores
Outra atribuição que o ERP desempenha é facilitar o intercâmbio com os fornecedores. É que o sistema conta com um módulo de compras. Nesse módulo, entre outras coisas, é possível cadastrar os fornecedores e fazer cotações de matérias-primas e insumos.
No próprio sistema, é possível enviar solicitações de cotações aos fornecedores cadastrados. Com o recebimento das cotações, o ERP analisa as propostas e sugere qual é a mais vantajosa para a empresa (o usuário pode aceitar ou escolher outra proposta), tudo de forma automática.
O módulo de compras tem ainda inúmeras outras funcionalidades que contribuem para a praticidade do processo de compras e do relacionamento com os fornecedores. São elas:
- geração de solicitação de compras, tanto de forma manual quanto de forma automática;
- emissão e análise de cotações;
- geração automática de pedidos de compra, com base nas cotações realizadas;
- controle de alçada, isto é, de quem tem competência para realização de compras e quais os dos valores delas;
- rotina de tratamento de contrato de parceria, para as empresas que têm contrato de fornecimento de matéria-prima e insumos por tempo determinado;
- fluxos de entrada de material, que inclui a nota fiscal de entrada;
- emissão de relatórios.
Controle das obrigações fiscais
Para crescer de forma sustentável, é muito importante que a empresa esteja sempre em dia com o Fisco. Afinal, o descumprimento das obrigações fiscais podem causar muitos transtornos para a empresa, inclusive prejuízos financeiros.
Por isso, o ERP conta com um módulo fiscal. Ele é responsável pelo monitoramento das obrigações fiscais da empresa. Entre suas atribuições, podemos destacar:
- a realização de cálculos para apuração de impostos (por exemplo, ISS, ICMS, IPI, COFINS, ST, CSLL);
- o monitoramento da data de vencimento e do recolhimento dos valores devidos ao Fisco;
- a geração ECF, ECD, SPED Fiscal, SPED, eSocial e REINF;
- a geração de demonstrativos;
- a geração de obrigações eletrônicas;
- o controle dos livros fiscais;
Estoque e custos
O sistema ERP também conta com um módulo de estoque e custos. Esse módulo é de suma importância, pois possibilita o controle minucioso de cada detalhe do estoque da empresa, o que é essencial para o sucesso de qualquer negócio.
Cabe ressaltar que o ERP não controla apenas a quantidade de itens existentes no estoque. Ele possibilita também o monitoramento eficaz da data de validade de cada produto, a localização de cada item no armazém, a movimentação dos produtos, os lotes, o custo médio etc.
Vale lembrar que o módulo de estoque é integrado aos demais módulos do ERP. Assim, quando é realizada uma venda, por exemplo, os dados da venda vão automaticamente para o módulo de estoque, o que permite um controle mais eficiente e eficaz dos bens que a empresa mantém no armazém.
Controle e monitoramento de vendas
Um dos grandes benefícios do ERP é a otimização do controle de faturamento e das vendas. É que o sistema conta com um módulo específico de faturamento e venda. Nele, é possível realizar o cadastro dos clientes e gerenciar os pedidos realizados por eles, de forma facilitada e ágil.
Desse modo, entre as funcionalidades do módulo de faturamento e vendas, destacam-se as seguintes:
- cadastro de clientes;
- emissão de pedidos de venda;
- faturamento de pedidos, incluindo a emissão de NF-e / DANFE, de forma fácil e rápida;
- geração de relatórios das vendas realizadas;
- consulta ao histórico de clientes.
Vale lembrar que esse módulo também é integrado aos demais. Assim, quando as informações de uma venda são lançadas no sistema, elas são automaticamente atualizadas no módulo de estoque, no de compras e no de financeiro.
Contabilidade
Para que uma empresa cresça de forma sustentável, é indispensável que o setor de contabilidade funcione perfeitamente. Afinal, as atividades desenvolvidas nesse setor permitem aos gestores e empresários o conhecimento acerca da realidade patrimonial e econômica da empresa.
Justamente em razão da importância das atividades desenvolvidas pelo setor contábil, o ERP conta com um módulo específico de contabilidade, cujo objetivo principal é conferir praticidade, agilidade e confiabilidade aos lançamentos contábeis, por meio da automatização dos processos.
O módulo de contabilidade pode ser usado para a execução de várias tarefas na empresa, tais como:
- gestão orçamentária;
- livros razão e diário;
- plano de contas multiestruturado;
- consolidação de grupos de empresas, filiais e unidades;
- rastreamento contábil;
- visões gerenciais (DOAR, BP, DRE e fluxo de caixa).
Financeiro
O crescimento de qualquer negócio também depende de uma gestão financeira eficaz e eficiente. Nesse cenário, o ERP conta com muitas atribuições que podem ajudar no acompanhamento e monitoramento dos eventos financeiros de sua empresa.
Entre as inúmeras atribuições do módulo financeiro, podemos destacar as seguintes:
- planejamento financeiro;
- controle de títulos e valores, tanto de clientes quanto de fornecedores;
- controle de contas a pagar;
- controle de contas a receber;
- controle de aplicações financeiras;
- comunicação automática com o banco;
- acompanhamento do histórico de clientes (saldo devedor, títulos protestados, atrasos etc.);
- controle do fluxo de caixa.
Cabe ressaltar que essas são apenas algumas das tarefas que podem ser realizadas por meio do ERP. O sistema conta com várias outras funcionalidades que conferem eficiência e eficácia à gestão, por exemplo, módulos para o gerenciamento dos contratos de compras e vendas, a gestão de projetos e a gestão de recursos humanos.
Além disso, vale lembrar que a empresa não precisa implementar todos os módulos do ERP de uma só vez. Assim, ela pode escolher os que mais se adéquam às especificidades de suas atividades e que podem contribuir para melhoria de seus processos internos e da gestão como um todo.
Confira como implementar um sistema ERP na empresa
Como você pôde perceber, a adoção do sistema ERP pode trazer muitos benefícios para uma empresa, afinal, ele automatiza os processos e integraliza as informações, facilitando a análise de dados e o gerenciamento da empresa. No entanto, vale lembrar que para usufruir de todos os benefícios que o software pode oferecer ao seu negócio, o ERP deve ser implementado corretamente. Para isso, você deve:
- analisar previamente os processos internos de sua empresa, identificando as atividades rotineiras e como aplicação do sistema pode contribuir para a melhoria de cada uma delas;
- fazer um levantamento das necessidades da empresa e de quais são os seus objetivos, a fim de identificar qual é a melhor solução para crescimento sustentável do negócio;
- escolher o melhor ERP, ou seja, um sistema que seja adequado às especificidades de sua empresa (por exemplo, que atenda ao segmento de seu negócio, as demandas legais e às metas da instituição);
- verificar se o sistema escolhido permite sua empresa ter e-commerce integrado com o ERP (claro, se for o caso);
- contar com o auxílio de especialistas em aplicação de sistema integrado de gestão, a fim de garantir que a solução escolhida seja a mais adequada à empresa e que ela será implementada corretamente;
- verificar as condições do fornecedor para atualização de sistema ERP;
- dialogar com os colaboradores, conscientizando-os acerca da importância da adoção do sistema e dos benefícios que ele trará;
- capacitar as equipes que serão impactadas pela aplicação do sistema, treinando os funcionários para utilização do ERP.
Seguindo essas dicas, certamente você não errará na hora de aplicar o sistema ERP em sua empresa. Assim, conseguirá usufruir de todos os benefícios que o software pode oferecer para otimizar os processos internos e a gestão e impulsionar o crescimento sustentável do seu negócio!
O que achou deste guia que preparamos para você? Ele ajudou você a compreender as aplicações do sistema ERP? Ficou com alguma dúvida acerca do tema? Deixe seu comentário!
