Como Implementar o ERP Protheus na Sua Empresa: Um Guia Completo

Como Implementar o ERP Protheus na Sua Empresa: Um Guia Completo

O ERP Protheus, desenvolvido pela TOTVS, é amplamente utilizado no Brasil devido à sua flexibilidade, escalabilidade e capacidade de atender diferentes segmentos de mercado. Abaixo, explicamos detalhadamente como as empresas podem adquirir, implementar e utilizar o Protheus, com base nas informações mais recentes disponíveis para 2024. Também abordamos as vantagens e desvantagens de hospedar o sistema localmente ou na nuvem.

Aquisição de Licenças do Protheus

Para implementar o ERP Protheus, o primeiro passo é adquirir as licenças necessárias diretamente com a TOTVS ou um de seus canais. A empresa oferece diferentes modelos de licenciamento que variam conforme o número de usuários, os módulos escolhidos e o ambiente de hospedagem (nuvem ou local).

Antes muito mais caro, a TOTVS flexibilizou bastante sua política de preços, viabilizando que mesmo pequenas empresas consigam suportar o valor necessário de investimento. 

TOTVS Cloud: Hospedagem em Nuvem

A TOTVS oferece uma solução de hospedagem na nuvem chamada TOTVS Cloud, que elimina a necessidade de servidores físicos dentro da empresa. O ERP Protheus, quando hospedado na TOTVS Cloud, oferece várias vantagens, como:

• Atualizações Automáticas: A TOTVS cuida das atualizações do sistema, garantindo que você sempre esteja usando a versão mais recente.
• Escalabilidade: A capacidade de ajustar rapidamente o número de usuários ou módulos conforme o crescimento da empresa.
• Acessibilidade Remota: O sistema pode ser acessado de qualquer lugar, permitindo o trabalho remoto e o gerenciamento descentralizado.
• Redução de Custos: Com a hospedagem na nuvem, as empresas evitam o investimento inicial em infraestrutura de TI, como servidores e equipamentos.

Essa solução é particularmente vantajosa para pequenas e médias empresas que desejam evitar a complexidade de gerenciar infraestrutura própria.

Módulos Disponíveis no Protheus

O Protheus possui atualmente na release 12.1.2410 96 módulos, permitindo que as empresas escolham exatamente quais são necessários para as suas necessidades. Alguns dos principais módulos são:

1. Compras: Automatiza o processo de compras, desde a solicitação até o fechamento do pedido.
2. Estoque/Custos: Auxilia no controle de inventário e na otimização da gestão de recursos e produtos, bem como na gestão dos custos.
3. Planejamento e Controle da Produção (PCP): Voltado para indústrias, esse módulo gerencia a produção e os insumos necessários para manter a operação eficiente.
4. Financeiro: Oferece controle detalhado de contas a pagar e receber, fluxo de caixa, e outros aspectos financeiros.
5. Faturamento: Controla os processos comerciais e de emissão de notas fiscais.
6. Gestão de Pessoas: Ajuda no controle de folha de pagamento, benefícios e outras tarefas relacionadas à gestão de pessoal.

Esses módulos podem ser contratados individualmente, de acordo com a necessidade de cada empresa, ou combinados para oferecer uma solução mais completa e integrada.

Etapas da Implementação do Protheus

A implementação do ERP Protheus é um processo detalhado que envolve diversas etapas. Abaixo estão os passos principais para garantir uma transição suave:

1. Análise de Requisitos: O primeiro passo é entender as necessidades específicas da empresa para definir os módulos e customizações necessárias. Essa etapa envolve reuniões com as partes interessadas para alinhar as expectativas.
2. Configuração e Customização: Com base na análise de requisitos, o sistema é configurado e adaptado para atender às demandas da empresa. Isso pode incluir ajustes nas telas, relatórios e fluxos de trabalho.
3. Treinamento: A equipe de funcionários precisa ser capacitada para utilizar o sistema corretamente. O treinamento pode ser feito pela própria TOTVS ou por consultorias especializadas.
4. Migração de Dados: A empresa precisa migrar seus dados antigos para o novo sistema, garantindo que toda a informação crítica esteja disponível no ERP.
5. Testes e Homologação: Antes de o sistema entrar em operação, ele deve ser testado em um ambiente de simulação para verificar se todas as funcionalidades estão funcionando como esperado.
6. Go Live: Com o sistema validado, ele é colocado em operação. Nesta fase, é comum que a equipe de TI ou a TOTVS acompanhe de perto para resolver eventuais problemas.
7. Suporte Pós-implantação: Após a implantação, a empresa conta com suporte para resolver problemas, realizar ajustes e garantir que o sistema funcione de forma otimizada.

Comparação: Protheus na Nuvem vs. On-premises

Ao escolher a implementação do Protheus, as empresas podem optar por hospedar o sistema na própria estrutura (on-premises) ou utilizar a TOTVS Cloud. Veja a comparação entre as duas opções:

Protheus On-premises (Hospedagem Local)

Vantagens:

• Controle Total: A empresa mantém controle sobre toda a infraestrutura e dados.
• Maior Flexibilidade de Customização: A infraestrutura própria permite maior liberdade para personalizar o sistema conforme necessário.
• Segurança Localizada: Para empresas que desejam manter os dados sensíveis internamente, a instalação on-premises é ideal.

Desvantagens:

• Custo Elevado de Infraestrutura: Investir em servidores, manutenção e uma equipe de TI especializada pode ser caro.
• Menor Escalabilidade: Para aumentar a capacidade, a empresa precisaria adquirir mais hardware, o que pode ser uma barreira para o crescimento rápido.
• Responsabilidade por Atualizações: A empresa é responsável por gerenciar e aplicar atualizações e patches de segurança.

Protheus na Nuvem (TOTVS Cloud)

Vantagens:

• Custo Inicial Reduzido: Não há necessidade de investir em infraestrutura física, como servidores.
• Escalabilidade: A nuvem permite que a empresa ajuste sua capacidade de usuários ou módulos de maneira rápida e sem grandes investimentos.
• Acessibilidade: O sistema pode ser acessado de qualquer lugar com conexão à internet.
• Manutenção Simplificada: A TOTVS gerencia atualizações e suporte técnico, facilitando o uso contínuo.

Desvantagens:

• Dependência da Internet: Uma conexão estável à internet é essencial para acessar o sistema.
• Menor Controle sobre Dados: Os dados ficam armazenados fora da infraestrutura da empresa, o que pode gerar preocupações em empresas com requisitos específicos de segurança.
• Limitações de Customização: Algumas customizações mais profundas podem ser limitadas na versão em nuvem.

Como o ERP Protheus Facilita o Dia a Dia de Diferentes Setores na Empresa

Além da flexibilidade na implementação e nos módulos que a empresa pode escolher, o ERP Protheus traz grandes facilidades e melhorias no dia a dia de diversos setores, proporcionando ganhos de eficiência, agilidade e precisão. Abaixo, detalhamos como esse ERP pode otimizar áreas fundamentais de uma empresa e fornecemos exemplos práticos do impacto positivo que sua implementação pode gerar.

Recursos Humanos (RH)

No setor de Recursos Humanos, o Protheus automatiza processos rotineiros e integra informações com outros departamentos, como o Financeiro. Um exemplo claro de ganho de eficiência é o fechamento da folha de pagamento. Com o Protheus, o processo é automatizado e sincronizado com o módulo financeiro, o que garante que as informações salariais, descontos, benefícios e impostos estejam sempre atualizadas, agilizando o fechamento mensal.

Além disso, o Protheus oferece ferramentas para a gestão de benefícios, controle de férias e administração de cargos e salários. O sistema também simplifica a gestão de pessoal, facilitando a emissão de relatórios detalhados sobre a força de trabalho e o cumprimento de obrigações legais, como o eSocial, tudo integrado e centralizado em uma única plataforma.

Exemplo de Praticidade:

Com o ERP Protheus, a integração entre o RH e o Financeiro permite que os dados da folha de pagamento sejam automaticamente transferidos para o financeiro, otimizando o controle de despesas e evitando erros de digitação manual. Isso não apenas acelera o fechamento contábil, mas também garante a precisão nas informações, economizando tempo e reduzindo o risco de falhas.

Financeiro

O módulo financeiro do Protheus é um dos mais robustos, oferecendo controle detalhado sobre contas a pagar e a receber, gestão de fluxo de caixa, controle de crédito e conciliação bancária.

A conciliação automática de cartões de crédito é um exemplo prático de como o sistema facilita o dia a dia. Em vez de realizar manualmente a comparação de cada transação com os extratos bancários, o ERP Protheus automatiza esse processo, cruzando dados dos recebíveis com os lançamentos financeiros, tornando o fechamento financeiro muito mais ágil e com menor probabilidade de erros.

Além disso, o módulo financeiro também pode gerar previsões de fluxo de caixa, auxiliando a empresa na tomada de decisões estratégicas baseadas em dados financeiros precisos e atualizados em tempo real.

Exemplo de Praticidade:

Com a funcionalidade de conciliação automática de cartões, a equipe financeira consegue validar rapidamente se todos os recebíveis foram registrados corretamente, diminuindo significativamente o tempo de fechamento contábil e garantindo que não haja divergências entre as entradas de caixa e os extratos bancários.

Gestão de Estoques e Logística

No setor de gestão de estoques, o ERP Protheus oferece total controle sobre o inventário, com funcionalidades que permitem o acompanhamento de entradas e saídas de mercadorias, cálculo de custo de estoque e previsão de reabastecimento. Esse controle é integrado ao setor de compras, permitindo que o sistema emita alertas automáticos para a reposição de itens antes que fiquem em falta.

Além disso, o Protheus auxilia na gestão de transporte e logística, otimizando rotas de entrega e reduzindo custos operacionais. O sistema também pode ser integrado com plataformas de gestão de transportadoras, automatizando o processo de cotação de fretes e monitoramento de entregas.

Exemplo de Praticidade:

Uma empresa que utiliza o Protheus consegue gerenciar seu estoque em tempo real e, automaticamente, acionar o setor de compras para repor itens quando necessário. Isso evita rupturas no estoque e, ao mesmo tempo, mantém os custos sob controle, já que as compras são feitas de maneira planejada, sem excessos.

Vendas e Faturamento

O Protheus também otimiza o processo de vendas e faturamento. A emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e), por exemplo, é automatizada, permitindo que os documentos fiscais sejam gerados e enviados automaticamente aos órgãos responsáveis. Além disso, o sistema permite o controle de comissões de vendedores, cálculo de descontos e gerenciamento de condições de pagamento.

Exemplo de Praticidade:

Com o Protheus, o processo de emissão de NF-e é automatizado, eliminando a necessidade de inserção manual de dados. Isso não apenas reduz o tempo de processamento dos pedidos, como também evita erros comuns na geração de notas fiscais, garantindo conformidade fiscal e maior eficiência.

Personalizações Feitas pela Atos Data

A Atos Data é especialista em implantar e customizar o ERP Protheus para atender às necessidades específicas de cada empresa. Se sua empresa precisa de integrações avançadas, como a conciliação automática de cartões de crédito, ou a criação de relatórios personalizados para o RH e financeiro, a Atos Data oferece soluções sob medida. A personalização do ERP permite que ele tenha maior aderência às operações da empresa, ampliando sua eficácia e proporcionando ainda mais facilidades no dia a dia.

A Atos Data também pode integrar o Protheus a outros sistemas, como marketplaces ou plataformas de e-commerce, permitindo que as empresas centralizem suas operações de venda em um único local, melhorando a eficiência operacional e o controle de estoque.

Conclusão

O ERP Protheus é uma solução robusta e flexível que pode transformar o dia a dia de sua empresa, facilitando a gestão em áreas críticas como RH, financeiro, estoques, vendas e logística. Com funcionalidades que automatizam processos, integram setores e melhoram a precisão dos dados, o Protheus ajuda a empresa a se tornar mais eficiente e competitiva.

Se você está considerando adotar o Protheus ou deseja personalizá-lo para as necessidades específicas do seu negócio, a Atos Data pode ajudar a realizar essa transformação, ajustando o sistema para maximizar seus benefícios e garantir uma operação mais ágil e eficiente.