Fulfillment no Protheus: guia completo da operação e da integração fiscal

Introdução: quando o estoque sai de casa, o ERP precisa acompanhar

O fulfillment deixou de ser um diferencial e virou condição de competitividade para quem vende em marketplaces. Mercado Livre, Magalu, Shopee e Amazon dão mais visibilidade, selos de entrega rápida e frete subsidiado a quem deixa o estoque nos seus centros de distribuição. Só o Magalu informa mais de 3.700 sellers no seu programa de fulfillment, com nove CDs e mais de um milhão de peças armazenadas.

Para a área comercial, a conta é simples: mais exposição, entrega no dia seguinte e reputação protegida. Para as áreas fiscal, contábil e de controladoria, a conta é bem mais complexa. O produto sai fisicamente da empresa, passa a ser guardado por terceiros e é vendido sem que o ERP emita uma única nota fiscal. As notas são geradas pelo marketplace, em nome da empresa, com o certificado digital da própria empresa.

O resultado é um ponto cego. Se essas notas não forem escrituradas corretamente no ERP, o estoque fica divergente, o faturamento não aparece nos relatórios gerenciais, o contas a receber não fecha com os repasses e o fechamento fiscal do mês fica comprometido.

Neste guia, explicamos o que é fulfillment, como funciona o fluxo fiscal que o sustenta, por que ele desafia empresas que usam o TOTVS Protheus e como a integração desenvolvida pela Atos Data resolve esse problema de ponta a ponta, do recebimento das notas à apuração dos impostos.

O que é fulfillment

Fulfillment é o processo logístico completo que cuida de um pedido desde a confirmação da compra até a entrega na casa do cliente. A palavra vem do inglês e significa “cumprimento” ou “realização”. No comércio eletrônico, também aparece como order fulfillment.

Na prática, a empresa envia parte do seu estoque para o centro de distribuição de um operador logístico, que no caso dos marketplaces é o próprio marketplace. A partir daí, o operador assume a execução física de cada venda.

As etapas do processo

1. 1. Armazenagem. Os produtos ficam guardados de forma organizada e endereçada no centro de distribuição (CD), com controle de lote, validade e posição.

1. 1. Separação (picking). Confirmada a venda, o sistema do operador localiza o item correto e o separa da prateleira.

1. 1. Embalagem (packing). O produto recebe embalagem adequada ao transporte, muitas vezes padronizada e fornecida sem custo pelo marketplace.

1. 1. Expedição e transporte. As notas fiscais são emitidas, o volume é etiquetado e segue para a malha de transporte do operador.

1. 1. Rastreamento e pós-venda. O trajeto é acompanhado em tempo real e o operador trata insucessos de entrega, trocas e devoluções, recolocando o item em estoque quando ele está apto para venda.

Por que as empresas aderem

• • Agilidade. O estoque já está posicionado perto do consumidor. O Mercado Livre, por exemplo, opera 16 CDs de fulfillment no Brasil e oferece entregas “chega hoje” e “chega amanhã” em diversas regiões.

• • Mais vendas. Os marketplaces privilegiam anúncios com estoque próprio no ranking de busca, em filtros exclusivos e em campanhas promocionais. O Mercado Livre divulga que anúncios Full chegam a vender até 7 vezes mais do que os enviados pelos Correios.

• • Reputação protegida. Atrasos e problemas de entrega são responsabilidade do operador e não afetam a reputação do vendedor.

• • Menos erros. Processos automatizados de separação e conferência reduzem trocas de mercadoria e atrasos na expedição.

• • Escalabilidade. A empresa cresce sem precisar ampliar armazém, contratar equipe de expedição ou negociar com várias transportadoras.

Em troca, o vendedor paga tarifas de armazenagem diária, manuseio por item vendido, coleta (quando contratada) e custos de armazenagem prolongada para itens parados. Esses custos também precisam ser conciliados no ERP, o que reforça a importância de ter os dados da operação dentro do sistema de gestão.

Os programas de fulfillment dos marketplaces

Os quatro maiores marketplaces do país têm programas próprios de fulfillment. A lógica é a mesma em todos: o vendedor envia estoque, o marketplace armazena, vende, embala, entrega e emite as notas fiscais em nome do vendedor. O que muda são as regras de cada um.

Um ponto em comum: as notas não saem do ERP

Em todos esses programas, as notas fiscais de remessa, retorno simbólico e venda são emitidas pela plataforma do marketplace. O Magalu, por exemplo, exige o cadastro das filiais de faturamento com número de série e certificado digital no portal do fulfillment. O Mercado Livre usa o seu faturador integrado para emitir automaticamente a nota de retorno e a de venda a cada pedido Full.

Isso significa que a empresa passa a ter um volume relevante de documentos fiscais válidos, autorizados pela Sefaz em seu nome, que nunca passaram pelo seu ERP. É aqui que nasce a necessidade de integração.

O papel dos hubs de integração

Quem vende em vários marketplaces costuma usar um hub, um software que centraliza anúncios, preços, estoque e pedidos de diversos canais em uma única interface. Os hubs também agregam as notas fiscais de cada marketplace, o que simplifica a captura dos documentos.

• • AnyMarket: hub com gestão de fulfillment multicanal.

• • Lexos Hub: hub com recursos específicos para operações de fulfillment.

A Atos Data se integra tanto diretamente aos marketplaces quanto a esses hubs. A escolha depende de como cada empresa já organiza a sua operação de e-commerce.

O fluxo fiscal: a Portaria CAT 31/2019

Em São Paulo, a operação de fulfillment se apoia na Portaria CAT 31/2019, que disciplina a armazenagem de mercadorias de contribuintes do ICMS por operadores logísticos. Ela vigora desde 1º de julho de 2019 e foi alterada pelas Portarias CAT 07/2020 e SRE 55/2023.

A portaria define operador logístico como o estabelecimento que armazena mercadorias de terceiros com responsabilidade pela guarda, movimentação e gestão do estoque, em nome e por conta e ordem do depositante. Um ponto decisivo: ela veda a aplicação das regras de armazém geral e depósito fechado a essas operações. Por isso o fulfillment tem um fluxo fiscal próprio.

Os documentos de cada etapa

A lógica fica clara quando olhamos o estoque. Na remessa, a mercadoria sai fisicamente da empresa e passa a ficar em poder de terceiros. A cada venda, o retorno simbólico traz a unidade de volta ao estoque próprio no papel, para que a nota de venda possa dar a saída definitiva ao consumidor. Fisicamente, o produto vai direto do CD para a casa do cliente.

Regras que fazem diferença

• • Crédito do ICMS. No Regime Periódico de Apuração, o imposto destacado na remessa pode ser creditado no mesmo período em que ocorre o retorno.

• • Simples Nacional. A empresa do Simples não destaca ICMS na remessa nem no retorno. A tributação acontece apenas na venda.

• • Notas referenciadas. O retorno simbólico deve referenciar as chaves de acesso das remessas que contêm os itens retornados. Isso cria um vínculo documental entre remessa, retorno e venda.

• • Controle mensal. A empresa depositante deve manter o demonstrativo “Controle Físico de Mercadorias Depositadas em Operador Logístico”, com as notas do mês e o saldo de estoque no operador.

• • Empresas de outros estados. Precisam de inscrição estadual em São Paulo no endereço do CD, salvo exceções para optantes do Simples que vendem só a pessoas físicas.

Outros estados têm regras semelhantes. O Magalu informa regime especial no Paraná, na Bahia e em Pernambuco, sem necessidade de filial no estado. O Mercado Livre opera regimes especiais na Bahia, em Santa Catarina e no Rio de Janeiro, além de um modelo com filial do vendedor para quem prefere essa estrutura.

Por que o fulfillment desafia o ERP

O fulfillment inverte a lógica tradicional do faturamento. Em uma operação comum, o pedido nasce no ERP, a nota é emitida pelo ERP e o estoque é baixado pelo ERP. No fulfillment, o pedido nasce no marketplace e a nota também. O ERP só fica sabendo depois, se alguém trouxer a informação até ele.

No TOTVS Protheus, essa lacuna aparece em praticamente todos os módulos.

• • Faturamento. As vendas do canal não existem no sistema. Relatórios de faturamento, metas comerciais e comissões ficam incompletos.

• • Estoque. A remessa precisa transferir saldo para poder de terceiros. Cada retorno simbólico precisa trazer a unidade de volta e cada venda precisa baixá-la. Sem isso, o saldo físico no CD e o saldo no sistema se distanciam a cada dia.

• • Poder de terceiros. O Protheus controla o saldo em poder de terceiros amarrando o retorno à remessa original. Se o vínculo não for gravado corretamente, o saldo nunca zera e o controle perde valor.

• • Financeiro. Cada venda precisa gerar um título a receber, que depois será baixado pelo repasse do marketplace, já descontadas comissões e tarifas.

• • Contábil. Receita, custo da mercadoria vendida, impostos e estoque precisam ser contabilizados no período correto.

• • Fiscal. Os livros de entrada e saída, a apuração de ICMS, IPI, PIS e COFINS e as obrigações acessórias, como SPED Fiscal e EFD-Contribuições, dependem de todas as notas estarem escrituradas.

O volume torna o processo manual inviável

Cada venda gera no mínimo duas notas fiscais: a venda e o retorno simbólico. Uma empresa com mil pedidos por mês no fulfillment terá pelo menos duas mil notas para escriturar, além das remessas, devoluções e notas complementares.

A alternativa mais comum, importar apenas os XMLs no módulo fiscal, resolve parcialmente a escrituração dos livros. Mas deixa de fora estoque, financeiro, contábil e o vínculo de poder de terceiros. O resultado é um fiscal “correto” em cima de um ERP que não reflete a realidade da empresa.

O relógio do fechamento fiscal

Há ainda um fator de tempo. As notas de um mês precisam estar no ERP antes do fechamento fiscal, para que a empresa apure impostos e entregue as obrigações nos prazos legais. Qualquer atraso na captura ou na validação das notas comprime o trabalho da contabilidade e aumenta o risco de multas.

Como funciona a integração da Atos Data com o ERP

A Integração Fulfillment da Atos Data captura as notas fiscais emitidas pelos marketplaces em nome do cliente e as escritura no Protheus de forma completa. Não se trata de uma importação apenas fiscal: cada nota percorre o mesmo caminho que percorreria se tivesse sido emitida pelo próprio ERP.

Fontes integradas

O que a integração faz

1. 1. Captura as notas. Busca no marketplace ou no hub as notas de saída (remessas e vendas) e de entrada (retornos simbólicos e devoluções) emitidas com o certificado digital do cliente.

1. 1. Valida os dados. Confere se produtos, clientes, TES e demais parâmetros necessários existem no Protheus antes da gravação, sinalizando pendências para tratamento.

1. 1. Grava os documentos no Protheus. Cria documentos de entrada e saída como se tivessem sido emitidos pelo ERP, preservando número, série e chave de acesso da nota original.

1. 1. Amarra o poder de terceiros. Vincula cada retorno simbólico às remessas referenciadas, mantendo correto o saldo em poder do operador logístico.

1. 1. Dispara os reflexos nos demais módulos. Os movimentos alimentam estoque, financeiro, contabilidade e livros fiscais pelas regras já configuradas no ERP.

Os reflexos em cada área

• • Faturamento: as vendas do canal aparecem nos relatórios comerciais junto com os demais canais.

• • Estoque: remessas, retornos e vendas movimentam o saldo, com visão clara do que está no CD de cada marketplace.

• • Poder de terceiros: saldo por operador logístico, conciliável com o painel de estoque do marketplace.

• • Financeiro: títulos a receber gerados a partir das vendas, prontos para conciliação com os repasses.

• • Contábil: lançamentos de receita, custo, impostos e estoque no período correto.

• • Fiscal: livros de entrada e saída completos, base para apuração e entrega do SPED.

O que fica fora do escopo

Os cadastros de produtos e anúncios não fazem parte da integração. Eles continuam sendo feitos diretamente em cada marketplace ou por meio de um hub como AnyMarket ou Lexos. A integração é focada no fluxo documental: trazer para o Protheus, de forma confiável e completa, tudo o que o marketplace emitiu em nome da empresa.

Implantação: um projeto coordenado com o calendário fiscal

A implantação é conduzida como projeto, sincronizado com as atividades do cliente e do marketplace. O objetivo é validar e importar em produção todas as notas do primeiro mês antes do fechamento fiscal, sem atrasar nenhuma obrigação.

As etapas

1. 1. Ativação da operação. A empresa ativa o fulfillment no marketplace, com cadastro das filiais de faturamento, certificado digital e regras tributárias.

1. 1. Envio da remessa. A empresa envia os produtos ao CD. O marketplace emite a nota de remessa para depósito temporário.

1. 1. Recebimento e armazenagem. O CD confere, endereça e disponibiliza o estoque para venda.

1. 1. Início das vendas. Cada pedido gera duas notas: a venda, da empresa para o consumidor final, e o retorno simbólico, que traz a unidade de volta ao estoque próprio no papel.

1. 1. Importação em homologação. As notas reais são importadas em um ambiente de homologação do Protheus.

1. 1. Validação com a empresa. As equipes fiscal, contábil e financeira conferem impostos, CFOPs, saldos de estoque e títulos.

1. 1. Go live. Com a validação aprovada, a integração é ativada em produção.

1. 1. Importação em produção. As notas do período são gravadas no ambiente oficial e as novas passam a fluir de forma contínua.

1. 1. Fechamento fiscal. A empresa encerra o mês com livros completos, apura impostos e entrega as obrigações.

Não existe homologação no marketplace

Os marketplaces não oferecem ambiente de testes para o fulfillment. Não é possível simular remessas e vendas: as primeiras notas que a integração processa já são documentos reais, autorizados pela Sefaz e com efeito fiscal.

Por isso a homologação acontece do lado do Protheus. As notas reais são importadas em uma cópia do ambiente, validadas com a empresa e só então gravadas em produção. Esse cuidado evita lançamentos incorretos no ambiente oficial, mas exige que todo o ciclo caiba dentro do mês.

O timing ideal

A recomendação é ativar a operação no primeiro dia possível do mês. Assim, o projeto tem praticamente o mês inteiro para receber as primeiras notas, importar em homologação, validar, fazer o go live e gravar em produção. Quando o mês fecha, a empresa já tem todas as notas escrituradas e o fechamento fiscal segue o calendário normal.

Ativar a operação nos últimos dias do mês comprime esse ciclo em poucos dias úteis e coloca em risco o fechamento. Alinhar essa data entre área comercial, logística, fiscal e Atos Data é uma das decisões mais importantes do projeto.

Reforma tributária: o que muda nas notas de fulfillment

A reforma tributária do consumo trouxe novos campos à NF-e, e eles já aparecem nas notas emitidas pelos marketplaces em 2026. Como essas notas são escrituradas no Protheus, a integração precisa receber e gravar essas informações corretamente.

Os novos campos

• • CST do IBS/CBS. Código de três dígitos que indica a situação tributária de cada item faturado.

• • cClassTrib. Código de classificação tributária criado para padronizar as informações da nova tributação.

• • Percentual de redução. Redução aplicada a determinadas operações ou produtos sobre as alíquotas do IBS e da CBS.

Em 2026, ano de teste, as alíquotas são fixas: 0,9% de CBS e 0,1% de IBS. Nesse período, os valores são calculados e informados na nota, mas não somados ao valor total do documento.

Como os marketplaces se prepararam

O Mercado Livre disponibilizou os novos campos no seu faturador entre outubro e novembro de 2025, na planilha de regras tributárias e na configuração da base de cálculo de IBS e CBS. Notas com CST inválido são rejeitadas pela Sefaz, e o vendedor precisa corrigir a regra e reemitir o documento dentro do prazo para não ter a venda cancelada. O CT-e emitido pelo Mercado Envios também passou a seguir o novo padrão.

Para empresas do Simples Nacional, não há novas informações a enviar nesta fase. Empresas do Regime Normal precisam revisar as regras tributárias com o seu contador.

O cuidado do lado do Sistema

A regra tributária configurada no marketplace precisa estar coerente com a configuração do Protheus. Se o marketplace emite com um CST e o ERP espera outro, a nota até é escriturada, mas a apuração fica inconsistente. A fase de validação da implantação é o momento certo para confrontar as duas configurações. Em operações já em produção, vale revisar esse alinhamento sempre que houver mudança de regra durante a transição, que segue até 2033.

Boas práticas e checklist para aderir ao fulfillment

A experiência em projetos de fulfillment mostra que a maior parte dos problemas nasce antes da primeira nota. Este checklist reúne os pontos que mais influenciam o sucesso da operação e da integração.

Antes de ativar a operação

• • Definir com a contabilidade o regime de cada filial e o tratamento de ICMS na remessa e no retorno.

• • Verificar a necessidade de inscrição estadual ou filial no estado do CD, ou a aplicação de regime especial.

• • Avaliar a abertura de inscrição estadual de substituto (IEST) nos principais estados de destino para apurar o DIFAL mensalmente, em vez de pagar GNRE por venda.

• • Garantir certificado digital A1 válido e cadastro no marketplace idêntico ao da Sefaz.

• • Configurar as regras tributárias no marketplace, incluindo os campos de IBS e CBS no Regime Normal.

• • Escolher a data de ativação no início do mês, alinhada com a Atos Data.

No Protheus

• • Revisar o cadastro de produtos: código, NCM, unidade e origem devem bater com o anúncio.

• • Definir TES e CFOPs para remessa, retorno simbólico, venda e devolução.

• • Cadastrar o operador logístico de cada marketplace como fornecedor e cliente para o controle de poder de terceiros.

• • Definir a política de clientes das vendas ao consumidor final: cadastro individual ou cliente genérico.

• • Validar as regras de contabilização e de geração de títulos.

Na rotina da operação

• • Conciliar mensalmente o saldo em poder de terceiros com o painel de estoque do marketplace.

• • Conciliar títulos a receber com os repasses, considerando comissões e tarifas de armazenagem, manuseio e coleta.

• • Tratar devoluções e insucessos de entrega no mesmo período em que ocorrem.

• • Manter o demonstrativo de controle físico exigido pela Portaria CAT 31/2019.

• • Acompanhar as mudanças de regra da reforma tributária nos marketplaces e no Protheus.

Conclusão: crescer no marketplace sem perder o controle da empresa

O fulfillment é hoje um dos caminhos mais eficientes para vender mais em marketplaces. Ele entrega velocidade, visibilidade e reputação protegida. Mas desloca para fora do ERP uma parte crescente do faturamento, do estoque e das obrigações fiscais da empresa.

Ignorar essa realidade custa caro: estoque divergente, receita invisível nos relatórios, conciliação financeira manual e fechamentos fiscais sob pressão. Tratar o tema apenas como importação de XML resolve o livro fiscal, mas não a gestão.

A Integração Fulfillment da Atos Data foi desenhada para fechar essa lacuna. Ela traz para o Protheus, de forma completa, as notas emitidas pelo Mercado Livre, Magalu, Shopee, Amazon, AnyMarket e Lexos. Faturamento, estoque, poder de terceiros, financeiro, contábil e fiscal passam a refletir a operação real. A implantação, coordenada com o calendário fiscal, garante que o primeiro mês já feche com tudo escriturado.

Se a sua empresa usa o TOTVS Protheus e está avaliando o fulfillment, ou já opera e sofre para manter o ERP em dia, fale com a Atos Data. Vamos mapear a sua operação e planejar a integração no momento certo do seu calendário.

Fontes

• • Portaria CAT 31/2019 – Sefaz-SP

• • Mercado Envios Full

• • Magalu Fulfillment

• • Full Shopee

• • Amazon FBA

• • AnyMarket Fulfillment

• • Lexos – O que é fulfillment

• • Materiais de onboarding do Mercado Livre Full (2025), Magalu Entregas Fulfillment e Faturador Mercado Livre – Reforma Tributária