Podem ocorrer muitos erros durante a implementação do ERP TOTVS, o Protheus. Por esse motivo, o processo deve ser conduzido a partir de um planejamento estratégico por uma empresa experiente em customizações e treinamentos.
Um dos ERP da TOTVS, o Protheus, é um sistema de gestão empresarial integrado (ERP). A partir deles, várias funções de um negócio (financeiro, pessoal, operacional etc.) são digitalizadas. Por exemplo, ao registrar a venda de um produto no ERP, ele atualiza as demais ferramentas de todos os setores, como estoque, financeiro, fiscal, contabilidade, etc.
No entanto, muitos erros podem ser cometidos durante a implantação do Protheus. Por isso, sua empresa precisa contar com um parceiro especializado em tecnologia da informação aplicada aos negócios. Somente assim você poderá contar com consultoria, instalação e suporte completos. Quer saber mais? Acompanhe!
O que é o Protheus?
O Protheus é o ERP da TOTVS, a maior empresa brasileira de sistemas corporativos. Diversas pesquisas apontam a TOTVS como a maior liderança nesse setor, sendo premiada internacionalmente.
Como um sistema integrado de gestão empresarial, o Protheus traz módulos para padronizar e automatizar os processos de planejamento, execução e monitoramento de processos em todos os setores corporativos, como:
- cadeia de suprimentos e logística;
- financeiro e contabilidade;
- caixa e pagamentos;
- recursos humanos;
- relacionamento com o cliente, marketing e vendas;
- inteligência corporativa, entre tantos outros.
No entanto, quais são os diferenciais que trazem esse posicionamento tão competitivo? Entenda:
- suporte completo por meio de fornecedores;
- alta capacidade de customização para as operações de cada negócio;
- baixíssima taxa de falhas, mesmo em soluções personalizadas;
- facilidade e simplicidade de uso;
- módulos completos com as principais e mais potentes ferramentas que as empresas precisam;
- integração com as ferramentas mais utilizadas no Brasil, como o Mercado Pago, entre outras.
Por tudo isso, ao contrário do que acontece com outros ERPs, instalar o Protheus não significa um processo de implementação longo com uma curva de aprendizado lenta. É possível planejar estratégica e taticamente um projeto para maximizar o uso das ferramentas que os colaboradores sua empresa já estão habituados e customizar a plataforma e os módulos para as funcionalidades que efetivamente serão utilizadas.
Quais são os principais erros na hora de implantar o ERP TOTVS?
Confira alguns equívocos a serem evitados na hora da implantação desse sistema.
Comprar a opção apenas pelo preço
Esse erro é fatal, pois o que determina a qualidade de um investimento não é o preço gasto inicialmente. Deve-se analisar o potencial de retorno que ele traz, uma métrica conhecida como ROI.
Assim, em vez de analisar isoladamente o custo, ele é comparado com o aumento de receita que trouxe para o negócio:
ROI = (Resultado do Investimento – Custo do Investimento) / Custo do Investimento
Desse modo, pode haver investimentos aparentemente caros, mas, quando se analisa a proporção dos benefícios financeiros provocados por ele, eles são extremamente vantajosos. Nesse sentido, é muito melhor escolher um ERP completo e customizado com um excelente suporte que uma solução genérica e barata.
Não planejar o processo de implementação
Certamente, esse é um dos principais problemas na hora de implementar um software. Muitas pessoas acham que a tecnologia simplesmente faz milagres. Todavia, ela não traz resultados sem que tenha havido um planejamento devido, com a finalidade de alinhar as soluções tecnológicas às estratégias de um negócio. Essa é a justamente a primeira tarefa do planejamento.
Quando você procura um bom fornecedor de tecnologia, a primeira coisa que ele vai perguntar é “qual é o seu objetivo com a implementação desse ERP?”. Então, toda a conversa será direcionada nesse sentido. Esses sistemas são muito amplos e contam com dezenas de ferramentas, além de várias possibilidades de integração com outros softwares. Então, é preciso focar para escolher as funcionalidades que poderão ser aplicadas especificamente ao seu plano estratégico.
Grande parte dos negócios cometem o erro de adquirir um ERP padronizado, sem nenhuma customização ou preparo. Consequentemente, os colaboradores demoram semanas para se familiarizar com as ferramentas e, ainda, não utilizarão a maioria delas.
Quando você planeja a implantação, por outro lado, é possível fazer um mapeamento profundo dos seus processos para pensar nas melhores soluções para as suas operações. Então, você terá somente as ferramentas essenciais para a sua estratégia, o que facilitará outras etapas, como a manutenção e o treinamento.
Outra consequência muito negativa será ter um maior tempo de instalação e mais chances de paradas nas suas atividades. Com o planejamento, é possível desenvolver um plano de implementação gradual, no qual vários setores continuam operando enquanto outros migram para o novo sistema.
Querer apressar a sua implementação
Para que não se acumulem erros e a curva de aprendizagem dos seus colaboradores seja respeitada, é importante conduzir o processo de implementação de forma estratégica e gradual. Por isso, fique atento para promessas de implementação acelerada e confira a capacidade do fornecedor de realizar um planejamento realista e viável.
Caso contrário, o software pode até ser instalado e utilizado rapidamente, mas as falhas e erros serão tão frequentes que suas operações precisarão ser interrompidas constantemente para treinamentos e reparos.
Então, em vez de apressar a implementação, escolha uma empresa com a capacidade de realizar uma consultoria completa do início ao fim. Com um melhor planejamento do projeto e um suporte atento é possível conquistar uma menor latência entre a contratação do fornecedor e o uso do ERP em “pleno vapor”.
Negligenciar manutenções preventivas
Assim como um equipamento físico, os softwares também precisam de manutenções preventivas. São elas que garantem um sistema sempre atualizado, sem erros e com riscos reduzidos. Somente assim você consegue extrair todo o potencial de um ERP. Com o tempo, um software pode se tornar obsoleto, o que traz várias consequências, como:
- não dialoga bem com sistemas operacionais mais novos, travando constantemente;
- não traz as funcionalidades mais atuais que seus concorrentes provavelmente estão explorando;
- acumulam falhas que o tornam frequentemente indisponível etc.
A manutenção preventiva tem vários objetivos. Além de verificar a integridade do software, ela também analisa a existência de atualizações no Protheus e as realiza rapidamente com um processo adequado e seguro.
Não investir em segurança
Por um ERP, passam os principais dados da sua empresa, como informações bancárias, identificação de clientes e de colaboradores, documentos importantes etc. Então, ele precisa ser um ambiente completamente seguro para evitar vazamentos ou perdas de dados, pois isso pode gerar uma crise no seu negócio.
Caso o boato de uma informação pessoal de um cliente surja, provavelmente haverá um abandono em massa deles. Para garantir a segurança de um software, a principal medida é a escolha de um fornecedor confiável, pois isso significa que ele provavelmente já instalou as estratégias mais importantes para manter os dados seguros.
Além disso, alguns fornecedores de software também trabalham com ferramentas de segurança digital, como firewalls e antivírus baseados em inteligência artificial. Assim, além de cuidar da implementação do ERP, eles também ajudarão na criação de uma infraestrutura adequada para manter os dados protegidos.
Não selecionar um fornecedor adequado
Os fornecedores são a garantia de uma implementação de qualidade. Alguns deles produzem o software diretamente, enquanto outros cuidam somente da implementação, da atualização e do suporte. Ambos os casos são bastante interessantes. Assim, não há melhor nem pior: tudo deverá ser analisado caso a caso.
Um bom fornecedor vai garantir todos os detalhes para o sucesso da implementação. Por exemplo, eles podem ficar responsáveis pelo plano estratégico, pela aquisição de infraestrutura física e digital, pela gestão da mudança, pelo treinamento dos funcionários etc.
Não investir em treinamento
Por falar nisso, o treinamento merece um tópico especializado, pois é um dos principais fatores de sucesso da implementação. Afinal, a tecnologia é operada por pessoas, então elas precisam estar confortáveis com os sistemas. Um colaborador mal treinado pode cometer erros que causam prejuízos para o negócio.
Não utilizar as técnicas de gestão de mudança
A gestão de mudanças é um ramo da administração que desenvolve e aprimora técnicas, a fim de melhorar as transições dentro de um negócio, como a troca de um sistema de gerenciamento. Ela segue várias etapas bem definidas que planejam todos os aspectos importantes da implantação de um ERP: capacitação de pessoal, troca de equipamentos, transformação da cultura empresarial, reformulação de processos etc.
Como minimizar erros na implantação e na utilização da ferramenta
É importante diminuir os impactos que possíveis falhas podem ter nesse processo. Continue a leitura!
Integrar as áreas
Quando você integra as áreas do seu negócio, você consegue um mapeamento muito mais eficaz e completo dos processos da sua empresa. Assim, você conseguirá levantar quais são as ferramentas mais importantes para o sucesso da sua estratégia atual.
Personalizar o sistema
Como explicamos, o ERP da TOTVS é um sistema com dezenas de ferramentas. Consequentemente, pode não ser necessário que um negócio utilize todos eles. Com um bom consultor ao seu lado, você conseguirá identificar as funcionalidades mais críticas para gerar mais resultados.
Mapear os processos
A expressão “mapear processos” já apareceu diversas vezes no texto. Afinal, essa é realmente uma técnica muito útil para garantir o sucesso da implantação do ERP TOTVS. As ferramentas de um ERP são justamente uma forma de otimizar os processos corporativos ao automatizar e simplificar várias tarefas complexas dentro de uma empresa, como o controle de estoque e a gestão do fluxo de caixa.
Então, o mapeamento facilita a visualização de qual funcionalidade será mais importante naquele momento ou em um futuro próximo. Todos os processos ficarão dispostos graficamente e com todas as suas interconexões.
Todas essas ações preventivas de problemas que explicamos podem ser realizadas por uma consultoria especializada. Afinal, ela provavelmente saberá o que há de mais atual em TI para o mundo corporativo. Além disso, ela utilizará todas as ferramentas importantes, como a gestão de mudança, customização do sistema, manutenção do software, integração com outras plataformas etc. Desse modo, você garante que seu ERP TOTVS vai entregar tudo aquilo que se espera.
Ficou com alguma dúvida sobre o processo de implementação do Protheus na sua empresa? Tem alguma experiência prévia para compartilhar com os outros leitores do Blog? Então, deixe seu comentário aqui embaixo!
