O ERP Protheus é a principal solução do mercado de softwares de gerenciamento de empresas. Por isso mesmo, é fundamental conhecer mais sobre esse sistema e como ele se destaca em meio a tantas outras opções.
Assim, você consegue garantir um uso otimizado dessa ferramenta no dia a dia, com menos erros e mais agilidade nos processos e também aprofunda seus conhecimentos sobre esse tipo de software e o mercado de ERPs.
Neste artigo, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre essa aplicação da TOTVS. Se você é o profissional responsável por inovação, suporte e manutenção do ERP da sua companhia, não pode deixar de aprender com as informações que serão citadas. Boa leitura!
O que é ERP Protheus?
O ERP Protheus é o sistema de gerenciamento empresarial oferecido pela empresa TOTVS. É caracterizado por ser dividido em módulos, e cada um deles oferece diferentes funcionalidades específicas de setores distintos.
Além disso, eles são personalizáveis, ou seja, podem ser adaptados a diferentes tipos de negócios de acordo com a necessidade — sendo que esse é um de seus principais diferenciais, como veremos ao longo deste artigo.
Está há anos como uma solução robusta dentro do mercado de ERPs. Na próxima seção, veremos mais sobre a história do software e como ele evoluiu para conquistar a aprovação de uma parte grande dos executivos e gestores.
Um dos principais motivos que justificam o seu sucesso é o fato de que é uma ferramenta completa, que realmente atende aos propósitos de um ERP. O sistema oferece uma variedade interessante de funcionalidades que ajudam as empresas em vários setores e ainda integram os dados de todos eles.
Por conta dessa concentração, essa ferramenta ajuda a gerar uma visão integrada, com uma análise completa de resultados, o que favorece o monitoramento eficiente. Ou seja, é um grande auxiliar para a gestão, pois une informações de diferentes locais e facilita a compreensão da situação do negócio.
Como surgiu o ERP Protheus?
O ERP Protheus surgiu em 1991, quando a computação ainda estava em fase inicial no Brasil e em fase de crescimento no mundo. Foi lançado pela Microsiga, empresa criada por Laércio Consentino e Ernesto Haberkorn, que aproveitaram a onda da computação individual e resolveram oferecer uma solução para as companhias.
O sistema foi apresentado como uma alternativa aos softwares de empresas estrangeiras, que geralmente se adaptavam pouco às necessidades específicas de cada cliente e custavam mais. Por isso, desde o início, a flexibilidade e o baixo custo foram os princípios priorizados pelos fornecedores do Protheus, que, no longínquo 1991, se chamava Siga Advanced.
A segunda versão da aplicação foi lançada em 1995, enquanto a terceira, em 1996, já com uma interface adaptada ao sistema operacional da Microsoft, o Windows. Em 1997, a quarta versão surgiu e em 1999, grandes mudanças aconteceram. Com a quinta versão do software, veio também um novo nome: Advanced Protheus.
O termo “Protheus” faz referência a uma divindade da cultura grega, o Proteu, que representa conceitos como adaptabilidade e versatilidade. Esses foram os principais diferenciais do software quando foi criado e segue hoje como um dos destaques. Já em 2007, o nome mudou novamente para Protheus 10, quando ele já estava em sua décima versão.
Com o tempo, o sistema passou a ser oferecido em mais de um idioma — português e espanhol — e começou a agregar funcionalidades de um software CRM, o que tornou a aplicação mais completa e robusta.
Em 2009, houve uma fusão da Microsiga com a Logocenter, e surgiu a TOTVS, atual proprietária do sistema Protheus. A companhia — liderada por Laércio Consentino, um dos fundadores — é dona de outras organizações também e já nasceu grande dentro do mercado de sistemas computacionais, sendo considerada uma das maiores da América Latina. Atualmente, a receita líquida já passou dos bilhões, inclusive.
Qual a finalidade do ERP Protheus?
O ERP Protheus, como um bom software de gerenciamento empresarial, serve para integrar setores e departamentos, a fim de otimizar as operações. Ou seja, pode ser usado para gerenciar os produtos, organizar a gestão das finanças e custos da empresa, entre outras diversas funções importantes. O foco é concentrar tudo o que for relevante em um só local, acessível aos líderes.
Também é aplicado para redesenhar processos e gerar automatização das atividades da companhia. Permite um nível maior de organização e de visualização do que ocorre na empresa, com uma gestão mais controlada. Em suma: o foco é agilizar as operações internas para que a empresa consiga melhorar sua oferta de serviços/produtos para os clientes e manter a consistência/qualidade.
Automação
Como bons sistemas de automação, o Protheus também executa diversas funcionalidades que poderiam ser delegadas a humanos, com uma alta precisão e uma grande capacidade de integração. Além disso, ele é o suporte para a tomada de decisões e o cumprimento das metas de uma organização.
Desempenho
É uma solução muito focada em desempenho, com a possibilidade de gerenciamento e acompanhamento de indicadores e métricas importantes para otimizar as atividades e, por conseguinte, os resultados. Com isso, o software facilita o trabalho da gestão e funciona como um grande funcionário inteligente, que não se cansa, nem erra, nem se distrai, mas oferece análises rápidas a qualquer momento e uma visão holística do negócio.
Modularização
A divisão por módulos ajuda para que esse gerenciamento seja ainda mais prático e viável. Afinal, assim, é possível dividir a empresa em pequenas partes e controlar cada uma, bem como estabelecer a comunicação entre elas.
Cada módulo gerencia uma frente e ajuda a garantir resultados consistentes e melhorias em toda a empresa. Dessa forma, o setor de TI consegue gerar mais valor para o resto da corporação, com mais agilidade e menos gargalos operacionais.
Nos próximos tópicos, veremos em detalhes como o Protheus se encaixa em uma organização, controlando os processos e integrando dados. Apresentaremos as áreas de atuação desse sistema e as funcionalidades em diversos setores das companhias. Assim, ficará ainda mais claro como essa solução garante uma automatização eficiente.
Quais as funcionalidades do ERP Protheus?
Veremos agora as principais funcionalidades do Protheus para diferentes setores.
Compras
O software pode ser usado para fazer a gestão de compras, análise de cotações, bem como aprovações de vendas, notas fiscais e outras questões operacionais relacionadas a transações e demanda de materiais. É possível gerar solicitações de compras de forma automática e emitir relatórios precisos. Outras atividades possíveis são: cadastros de produtos, análises do tipo de entrada e saída etc.
Estoques/custos
A gestão de estoque inclui rastreabilidade de produtos, controle de movimentos dos itens, controle de qualidade, controle de saldo inicial/em estoque, capacidade de armazenamento, custo médio etc. Assim, você assegura o controle de tudo o que está armazenado nas bases da companhia para evitar perdas de dinheiro e de negócios, bem como facilitar a vida do cliente que procura.
Faturamento
No controle de faturamento, é preciso cadastrar um cliente e gerenciar os pedidos de venda — com informações sobre os produtos — e a preparação de documentos de saída. Assim, o gestor consegue registrar cada saída e passa a conhecer cada transação. A geração de notas é facilitada, com análises rápidas e agilidade oferecida pela automação de atividades.
Financeiro
Na gestão financeira, o usuário tem que cadastrar um banco, com dados práticos de uma conta. É possível gerenciar as contas a pagar e a receber, com inclusão de entradas/saídas, fluxo de caixa, bem como análise de movimentações bancárias diretas.
Fiscal
Esse módulo é útil para criar relatórios gerenciais e documentos importantes acerca da questão fiscal da companhia, de forma prática. É possível controlar os cálculos, datas de vencimento e recolhimento, preenchimento de guias, tributação, concessão de crédito, entre outras questões.
PCP
Com essa ferramenta, a companhia é capaz de organizar o fluxo produtivo para otimizar o uso dos recursos disponíveis e entregar resultados mais satisfatórios. O nível de visualização, compreensão e análise facilitam o monitoramento e a melhoria constante.
Capital Humano
Nesse módulo, o usuário é capaz de administrar as questões de RH, como folhas de pagamento, pontos eletrônicos, acompanhamento de questões trabalhistas, medicina e segurança do trabalho, entre outros. Também inclui análise de performance, gestão de carreira, administração de recrutamentos, testes e processos seletivos e do clima no ambiente de trabalho.
Quais as áreas de atuação do ERP Protheus?
O ERP Protheus pode ser aplicado em diversos tipos de negócio, como já vimos neste artigo. Agora, vamos examinar algumas de suas principais aplicações.
Recursos Humanos
O módulo de gestão humana permite uma análise holística do setor de recursos humanos, com o controle devido de cada funcionário e de questões trabalhistas relevantes. Essa área é caracterizada por um grande fluxo de documentos e burocracia, mas o Protheus atua com automação, proporcionando mais agilidade e reduzindo gargalos operacionais. Assim, é possível administrar o setor com eficiência e entregar resultados em menos tempo.
Um processo de seleção de novos funcionários, por exemplo, pode ser agilizado com o auxílio dessa ferramenta. Os erros são reduzidos, uma vez que a precisão é otimizada, e é possível conseguir contratações e treinamentos com maior velocidade, contribuindo com a necessidade da companhia.
Logística
A gestão de armazenamento e de estoque, com a possibilidade rastrear e controlar o número de itens existentes, otimiza o uso para a área de logística. Nesse tipo de mercado, é fundamental gerenciar cada entrada, saída e conhecer os itens internos, bem como assegurar transportes seguros dos produtos. Isso é viável com um bom ERP que tem um módulo completo só para essa função.
Financeira
Empresas do ramo financeiro podem contar com o poder de automação e integração do Protheus para administrar com maior cuidado a organização das movimentações e da relação com os bancos. Assim, podem garantir maior segurança nas operações internas e oferecer mais valor para os clientes, com uma gestão precisa e adequada.
Jurídico
Esse é outro setor marcado por burocracia que pode ser automatizado com o Protheus. A gestão de documentos, arquivos e relatórios é feita de maneira prática e integrada, com a possibilidade de personalização para cada cenário e cada companhia específica.
Quais os benefícios do ERP Protheus?
Agora veremos os benefícios da solução de ERP da TOTVS.
Redução de falhas de comunicação
Um problema que é enfrentado comumente por empresas que contratam sistemas para gerenciar setores diferentes é a falta de comunicação entre as áreas. É difícil integrar os departamentos com aplicações de gestão que são incompatíveis.
Com um ERP, e especialmente o Protheus, a administração da companhia ganha maior integração entre os pontos distintos e diferentes áreas, além de comunicação entre as equipes, com dados unidos em um só local.
Agilidade
Essa facilidade de comunicação que comentamos gera maior agilidade e redução no tempo de resposta das operações. Isso porque o fluxo de dados é mais rápido e acontece sem gargalos, facilitando o trabalho de todos os membros envolvidos e viabilizando a melhoria dos resultados.
Análise de indicadores
Outra vantagem do uso do Protheus é a análise inteligente de indicadores e métricas relevantes. Isso é fundamental para a tomada de decisões: com a visão sobre os processos e resultados, o gestor é capaz de optar por ações corretivas a fim de otimizar operações que estiverem prejudicando o fluxo produtivo. Assim, é possível trabalhar aos poucos para atingir objetivos que foram estipulados, com a melhoria de cada ponto em específico.
Escalabilidade
A escalabilidade é a capacidade de crescer e atender a demandas maiores sempre que for necessário, sem transtornos e demoras. Um ERP como o oferecido pela TOTVS é fundamental para isso, pois a solução permite que o usuário acompanhe cada estágio de seu negócio, com informações gerenciais de qualidade, e agregue maior capacidade de análise à medida que precisar.
Como comentamos no tópico sobre a história, o Protheus é um sistema conhecido por sua adaptabilidade. Ou seja, é possível personalizar o uso para cada fase de uma empresa, com a adição do que for relevante em cada etapa.
Segurança
A segurança nunca foi um tema tão importante, principalmente no Brasil, com a recente aprovação da Lei Geral de Proteção dos Dados (LGPD). Princípios como confiabilidade, disponibilidade e integridade se tornaram os objetivos das empresas, na busca por conformidade com a nova lei e por satisfação dos clientes cada vez mais exigentes.
Com o ERP que estamos discutindo, é possível garantir tudo isso. Dois fatores apontam para a segurança como uma vantagem do Protheus: um deles é o fato de que ele centraliza os dados, o que garante uma gestão mais cuidadosa e organizada do que é coletado e o que está sendo processado.
O outro fator é a garantia de proteção que mecanismos avançados de segurança oferecem, o que gera confiabilidade e tranquilidade para a administração.
Redução de custos
A centralização dos dados e operações em um só sistema já gera redução de custos com licenças e manutenções de softwares; o fato de que as atividades serão executadas com mais agilidade também implica diminuição nos gastos, pois os recursos da empresa serão consumidos apenas para o necessário.
Ou seja, haverá menos custos para gerar os mesmos resultados. A segurança e a possibilidade de organização da gestão resultará em prevenção de gastos futuros com possíveis transtornos que envolvam os produtos/serviços e clientes.
Automação de processos
A automação está associada com os outros pontos mencionados, pois gera mais precisão, menos erros, mais agilidade e menos custos.
O fluxo automatizado também é importante para reduzir sobrecarga de responsabilidades sobre os colaboradores, com as tarefas tipicamente repetitivas e burocráticas sendo transferidas para o software. Isso é fundamental a fim de gerar inovação e ajuda a reduzir o número de pessoas necessárias para cada equipe.
Em um fluxo bem definido, as atividades são executadas de forma automática, o que ajuda a gerar entregas velozes e diminuir o tempo de resposta das operações.
Quais os diferenciais do ERP Protheus?
O ERP da TOTVS evoluiu bastante e ganhou diversas novas funcionalidades com o tempo. Nesta seção, vamos examinar o que mantém o Protheus como uma solução especial e diferenciada na atualidade.
Mobilidade
Em um mundo moderno, a mobilidade é uma demanda principal até mesmo para as empresas. A possibilidade de contar com um sistema que permita análises e decisões com um smartphone chama a atenção de muitos clientes e destaca o Protheus como uma solução moderna e adaptada à nossa realidade tecnológica.
Atualização rápida
Um dos problemas que usuários de softwares mais enfrentam é a demora de atualização por parte dos fornecedores, o que gera falhas e brechas de segurança, bem como a perda de conformidade com os processos mais modernos. Com o Protheus, isso não acontece, pois a fabricante sempre oferece suporte e novas versões surgem frequentemente para atender melhor às demandas dos clientes.
Isso pode ser atestado na própria história do sistema, já que várias atualizações ajudaram a torná-lo mais completo, amplo e, ao mesmo tempo, bem específico para as necessidades de cada usuário.
Versatilidade e personalização
A versatilidade do Protheus é um diferencial desse sistema desde sua concepção, em 1991, como vimos. O ERP pode ser adaptado facilmente a diferentes nichos de mercado, com a possibilidade de controle e personalização máxima em cada situação.
Existe a possibilidade de contratar apenas os módulos necessários para cada área, sem a necessidade de adquirir um pacote grande demais com recursos que não serão usados.
É possível também adquirir módulos que são relevantes para o seu tipo de negócio no momento e, depois, evoluir a fim de agregar novas funcionalidades à medida que a empresa for crescendo, o que favorece a escalabilidade e a adaptabilidade frente à dinâmica do mercado. Isso tudo torna a solução da TOTVS bem interessante para a atualidade.
Ou seja, o cliente controla tudo e adquire uma ferramenta totalmente adequada às suas preferências. Isso é muito importante nos tempos atuais, pois combina com o foco maior no cliente e nos seus problemas, uma máxima das nossas relações comerciais.
Adaptação à legislação brasileira
Outra vantagem diferencial do Protheus é a adaptação à legislação brasileira e suas normas, o que destaca a ferramenta de opções oferecidas por companhias estrangeiras. Essa adequação facilita o trabalho das organizações que utilizam o software e geram maior confiança, menos custos e riscos. É um fator que explica o sucesso do ERP.
Menos custos e flexibilidade
Por ser versátil e adaptável, naturalmente, esse ERP é menos custoso. A empresa não precisará adquirir e pagar por uma solução cara demais para atender a um número alto de necessidades. Além disso, existe a possibilidade de contratar um sistema local, com servidores físicos, ou na nuvem, o que garante ainda maior redução de custos, uma vez que dispensa a necessidade de equipamentos.
Como realizar a implementação do ERP Protheus?
A implantação do Protheus precisa seguir uma série de medidas de segurança que visam garantir o melhor uso do sistema e menos erros no caminho. Envolve ainda mais cuidado do que é necessário na hora de escolher o ERP. O ideal é evitar falhas, que podem ser acumuladas, e problemas futuros que fazem com que as equipes internas fiquem dependentes demais do suporte de TI.
É interessante que o sistema se mantenha consistente e sólido para que as operações sejam beneficiadas, sem interrupções. A seguir, listaremos algumas dicas que podem ser observadas a fim de otimizar esse processo.
Mapeamento de processos
Antes de tudo, é fundamental mapear e documentar os processos. A instalação do sistema deve suceder um conhecimento geral de todas as operações, bem como a importância associada a cada um. Assim, a gestão será capaz de avaliar bem a automação e definir como o sistema se encaixará no fluxo produtivo cotidiano da companhia.
Planejamento da implantação
É essencial também estabelecer um planejamento inteligente da instalação em si. Nesse ponto, vale citar a análise dos módulos necessários e do nível de personalização que será usado. É preciso compreender que o Protheus é uma aplicação que depende do controle dos usuários, por isso precisa de um conhecimento organizado antes da implantação.
É interessante analisar também como as operações internas serão afetadas pelo processo em si. Afinal, o ERP é uma solução que visa concentrar dados de diferentes setores, portanto, todos devem estar preparados para que as atividades cotidianas não sofram interferências.
Treinamento
Na implementação, outro fator que não deve ser negligenciado é o treinamento. É fundamental que as equipes internas sejam preparadas para utilizar o software, bem como para se adaptar ao período de implantação, visando a consistência e manutenção da qualidade nas operações. Uma boa dica é treinar os colaboradores acerca do Protheus e educá-los a fim de obter o melhor uso da ferramenta.
O ERP Protheus é uma solução diferenciada e, por conta de seus benefícios, é considerada a principal do mercado de softwares de gerenciamento empresarial. Desde sua criação, foi estabelecida como um destaque, com foco em versatilidade, personalização e maior controle ao cliente. É fundamental atentar para os requisitos de implementação a fim de otimizar a personalização em cada contexto.
Gostou dessas informações sobre o ERP Protheus? Então, confira mais um de nossos posts e entenda como alavancar o seu negócio com as funcionalidades dessa ferramenta.
