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Empresas que procuram um conciliador para o Protheus geralmente enfrentam um problema semelhante: as vendas estão registradas no ERP, mas as informações necessárias para confirmar os recebimentos permanecem espalhadas entre portais, demonstrativos, arquivos e planilhas.
O valor de uma venda nem sempre corresponde ao valor que será depositado na conta. Entre o pedido e o recebimento podem existir taxas, comissões, parcelamentos, antecipações, fretes, promoções, cancelamentos, devoluções, estornos e chargebacks. Quando cada uma dessas ocorrências precisa ser conferida manualmente, o fechamento financeiro se torna mais demorado e sujeito a divergências.
O Conciliador de Cartões e Marketplaces da Atos Data foi desenvolvido especificamente para empresas que utilizam o Protheus. A solução conecta ao ambiente do ERP as informações disponibilizadas pelas adquirentes, pelos meios de pagamento e pelos canais de marketplace, permitindo relacionar vendas, pedidos, títulos, taxas e repasses dentro do fluxo financeiro da empresa.
Entre as plataformas já contempladas pelo ecossistema de integrações da Atos Data estão: Cielo, Stone, Rede, Adyen, Getnet, SafraPay, Pagar.me, NuPay, Vindi e PagLeve.
Para operações em marketplaces, a empresa já desenvolveu conexões com canais como Mercado Livre, Amazon, Shopee, Magalu, Americanas, Carrefour, Olist, Fast Shop, Netshoes, MadeiraMadeira, Decathlon, Pão de Açúcar, Westwing, Riachuelo, RaiaDrogasil e Giuliana Flores.
A disponibilidade e o escopo de cada integração dependem das características do ambiente, das informações oferecidas pela plataforma e das regras financeiras utilizadas pela empresa.
Em resumo: o conciliador relaciona as informações externas aos registros existentes no ERP, compara vendas e recebimentos, trata taxas e ocorrências financeiras e separa as divergências que precisam de análise.
O que é um conciliador ERP?
Um conciliador Protheus, no contexto de cartões e marketplaces, é uma solução que integra as informações financeiras dos canais de venda aos registros existentes no ERP.
Seu objetivo é verificar se aquilo que foi vendido corresponde ao que está previsto para recebimento e ao valor que foi efetivamente repassado à empresa.
Em uma operação com cartões, a conferência pode envolver o valor da transação, a quantidade de parcelas, a taxa aplicada, a agenda de recebíveis, as antecipações e eventuais cancelamentos ou chargebacks.
Nos marketplaces, o processo costuma envolver o pedido, a comissão do canal, o frete, os descontos, os subsídios, as devoluções, as retenções e o valor líquido informado no demonstrativo de repasse.
Sem uma integração, a equipe financeira precisa buscar essas informações em diferentes fontes e compará-las manualmente com pedidos, títulos e lançamentos registrados no sistema.
O conciliador reduz essa dependência de controles paralelos e aproxima os dados dos canais externos do ambiente em que a empresa já acompanha sua operação financeira.
Por que conciliar cartões e marketplaces dentro do ERP?
Muitas empresas conseguem visualizar o valor bruto de suas vendas no sistema, mas não possuem a mesma clareza sobre o caminho percorrido até o recebimento.
Uma venda pode ter sido aprovada, parcelada e registrada corretamente, mas ainda sofrer alterações até a liquidação. No caso dos cartões, pode haver antecipação, mudança na data prevista, estorno ou chargeback. No marketplace, o valor final pode ser alterado por comissão, frete, campanha promocional, devolução ou outra regra do canal.
Quando essas informações permanecem fora do ERP, o financeiro precisa montar uma segunda visão da operação, normalmente baseada em planilhas.
O processo passa a depender de tarefas como acessar portais, baixar demonstrativos, organizar diferentes formatos de arquivo, localizar pedidos, calcular descontos e depois registrar as baixas no sistema.
Além de consumir tempo, esse modelo dificulta a rastreabilidade. A empresa sabe quanto vendeu, mas pode ter dificuldade para explicar por que recebeu determinado valor, quais taxas foram descontadas e quais operações ainda possuem divergências.
A conciliação integrada busca resolver justamente essa desconexão entre a venda registrada e o recebimento financeiro.
Como funciona o Conciliador da Atos Data?
O funcionamento do conciliador começa com o recebimento das informações disponibilizadas pelas plataformas utilizadas pela empresa.
Dependendo do canal, os dados podem ser obtidos por API, arquivo, relatório estruturado ou outro formato de integração. Como adquirentes e marketplaces possuem layouts e regras próprias, a forma de comunicação precisa ser avaliada durante o levantamento do projeto.
Depois que os dados são recebidos, a solução procura relacioná-los aos registros existentes no ambiente. Essa correspondência pode considerar informações como o número do pedido, a identificação da transação, a parcela, o título financeiro, a data da venda e o valor registrado.
A partir dessa associação, o conciliador compara o que estava previsto com o que foi informado pela plataforma.
Nesse momento, podem ser analisados o valor bruto, as taxas, as comissões, as tarifas, os descontos, o valor líquido e a data do pagamento. Ocorrências que alteram a condição original da venda também precisam ser consideradas, como cancelamentos, estornos, devoluções, chargebacks, antecipações e retenções.
Quando os dados correspondem às regras definidas para o projeto, o processo pode contemplar a baixa dos títulos e o registro das ocorrências financeiras relacionadas à operação.
Quando existe alguma incompatibilidade, a operação é separada para análise.
Uma divergência pode ocorrer, por exemplo, quando uma venda não possui repasse correspondente, quando a taxa cobrada é diferente da esperada, quando um pedido não é localizado ou quando o valor recebido não corresponde ao demonstrativo previsto.
O objetivo da automação não é ocultar essas situações. Pelo contrário: é facilitar sua identificação para que a equipe financeira concentre sua atenção nas exceções.
Qual é a diferença entre a conciliação de cartões e a de marketplaces?
Os dois processos estão relacionados ao recebimento de vendas, mas utilizam informações diferentes.
Na conciliação de cartões, o ponto de partida costuma ser a transação financeira. A empresa verifica se a operação foi autorizada, qual foi a forma de pagamento, quantas parcelas foram geradas, qual taxa foi aplicada e em que data o valor deverá ser liquidado.
Também é necessário acompanhar eventos como antecipações, cancelamentos, estornos e chargebacks, pois eles podem alterar o valor ou a data do recebimento.
Na conciliação de marketplaces, o ponto de partida normalmente é o pedido realizado no canal. Além do valor vendido, o financeiro precisa interpretar as regras utilizadas pelo marketplace para calcular o repasse.
Essas regras podem envolver comissão, tarifa fixa, frete, descontos promocionais, subsídios, penalidades, devoluções e retenções.
Por isso, uma venda realizada em marketplace não deve ser analisada exatamente da mesma forma que uma transação convencional de cartão. Embora os dois processos possam fazer parte do mesmo ecossistema financeiro, cada fonte possui seus próprios identificadores, eventos e critérios de conferência.
Quais plataformas podem ser integradas?
O ecossistema desenvolvido pela Atos Data contempla diferentes adquirentes, meios de pagamento e canais de marketplace.
Entre as integrações já desenvolvidas estão:
Cartões e meios de pagamento: Cielo, Stone, Rede, Adyen, Getnet, SafraPay, Pagar.me, NuPay, Vindi e PagLeve.
Marketplaces e canais de venda: Mercado Livre, Amazon, Shopee, Magalu, Americanas, Carrefour, Olist, Fast Shop, Netshoes, MadeiraMadeira, Decathlon, Pão de Açúcar, Westwing, Riachuelo, RaiaDrogasil e Giuliana Flores.
A presença de uma plataforma nessa relação não significa que todos os projetos utilizem exatamente os mesmos recursos.
Uma integração pode variar conforme o layout fornecido, os tipos de operação contratados, os dados disponíveis e as regras definidas para o ambiente do cliente.
Também é possível avaliar novos canais que ainda não estejam nessa lista. A viabilidade depende da qualidade dos dados e dos meios de integração disponibilizados pela plataforma.
Quais informações podem ser conciliadas?
O processo pode reunir diferentes informações financeiras e operacionais relacionadas à venda.
Em cartões, isso pode incluir transação, parcela, taxa, agenda de recebimento, antecipação, cancelamento, estorno, chargeback e valor liquidado.
Em marketplaces, a conciliação pode considerar pedido, comissão, tarifa, frete, campanha, desconto, devolução, reembolso, retenção e repasse líquido.
O tratamento exato depende do escopo definido para cada integração.
O mais importante é que esses dados deixem de ser analisados de forma isolada e passem a ser relacionados aos pedidos e títulos correspondentes no ERP.
Quais são as principais vantagens?
A principal vantagem está na redução da dependência de planilhas e conferências repetitivas. A equipe deixa de dedicar grande parte do fechamento à organização dos arquivos e passa a concentrar seus esforços nas operações que realmente possuem diferenças.
Os benefícios mais importantes são:
- centralização das informações financeiras no ERP;
- menor necessidade de comparação manual entre sistemas;
- maior rastreabilidade entre venda, título e recebimento;
- identificação mais rápida de taxas e repasses divergentes;
- apoio à baixa dos títulos e ao fechamento financeiro;
- capacidade de incorporar novos canais com maior controle.
Esses benefícios não significam que toda análise humana deixa de existir. Divergências, exceções e situações não previstas ainda podem exigir avaliação da equipe responsável.
A diferença é que o financeiro passa a trabalhar sobre casos previamente identificados, em vez de revisar manualmente todas as operações.
Por que uma solução desenvolvida para o Protheus faz diferença?
Uma ferramenta de conciliação isolada pode organizar os dados das plataformas, mas ainda exigir que a equipe transfira ou confira as informações no ERP.
A proposta da Atos Data é diferente: o conciliador foi pensado para fazer parte do ambiente financeiro já utilizado pela empresa.
Isso significa que o projeto precisa considerar os títulos existentes, as empresas e filiais envolvidas, as regras de baixa, as contas financeiras, as integrações atuais e a forma como cada ocorrência deverá ser registrada.
Não se trata apenas de importar um arquivo.
A integração precisa compreender como as informações externas afetam os processos internos. Uma comissão, por exemplo, não representa apenas uma diferença de valor. Ela pode exigir um registro específico, uma conta adequada e uma associação com a operação que a originou.
O mesmo vale para estornos, chargebacks, devoluções e antecipações.
Ao aproximar esses eventos do ambiente de gestão, a empresa passa a ter uma visão mais consistente sobre o que foi vendido, o que está previsto e o que realmente foi recebido.
Por que escolher a Atos Data?
A Atos Data atua exclusivamente no ecossistema Protheus, desenvolvendo integrações, automações e soluções personalizadas para empresas que utilizam esse ERP.
Essa especialização permite que o projeto seja conduzido considerando não apenas a comunicação com as plataformas externas, mas também a estrutura existente no ambiente do cliente.
A empresa já possui experiência com diferentes adquirentes, meios de pagamento e marketplaces, o que ajuda a reduzir a necessidade de iniciar todas as integrações do zero.
Outro diferencial está na personalização. O conciliador não precisa obrigar a empresa a adaptar toda a sua operação a uma estrutura genérica. O projeto pode ser desenvolvido de acordo com os canais utilizados, as regras financeiras e a forma como os títulos e ocorrências são tratados internamente.
A equipe também considera as exceções do processo. Em uma operação financeira real, nem todas as transações seguirão o fluxo esperado. Por isso, além de automatizar os casos compatíveis, a solução precisa tornar visíveis as diferenças que exigem intervenção.
Para quais empresas o conciliador é indicado?
A solução é especialmente indicada para empresas que utilizam o Protheus e trabalham com diferentes adquirentes, meios de pagamento ou marketplaces.
Também pode fazer sentido para operações que possuem um volume elevado de transações, dependem de planilhas no fechamento, realizam baixas manualmente ou enfrentam dificuldade para relacionar os recebimentos às vendas correspondentes.
O volume de vendas, entretanto, não é o único fator relevante.
Uma empresa pode possuir um número menor de transações, mas trabalhar com regras complexas de parcelamento, comissões, campanhas, antecipações e repasses. Nesses casos, a complexidade do processo também pode justificar a automação.
O que precisa ser avaliado antes da implementação?
Antes de implementar o conciliador, é necessário compreender o cenário da empresa.
O levantamento deve identificar quais plataformas são utilizadas, como os títulos são gerados, quais dados estão disponíveis e quais regras devem ser consideradas durante a conciliação.
Também é importante entender como a empresa trata taxas, cancelamentos, estornos, comissões e demais ocorrências.
Essas informações permitem definir o que será automatizado, quais registros serão atualizados e em quais situações uma operação deverá ser direcionada para análise.
Um projeto bem definido deve considerar, principalmente:
- adquirentes, meios de pagamento e marketplaces utilizados;
- volume e tipos de transações;
- empresas e filiais envolvidas;
- formatos de arquivos e APIs disponíveis;
- estrutura dos títulos no ERP;
- regras de baixa e contabilização;
- tratamento das exceções;
- histórico necessário para a operação.
Perguntas frequentes sobre o conciliador Protheus
O conciliador realiza a baixa automática dos títulos?
A baixa pode fazer parte do escopo da solução, de acordo com as regras financeiras, os dados recebidos e a configuração do ambiente. O funcionamento precisa ser definido durante o levantamento do projeto.
É possível utilizar mais de uma adquirente?
Sim. O projeto pode contemplar diferentes adquirentes e meios de pagamento, desde que as integrações e os dados necessários estejam disponíveis.
Cartões e marketplaces são conciliados no mesmo processo?
As informações podem fazer parte do mesmo ecossistema, mas cada fonte precisa ser tratada de acordo com suas próprias regras. Uma transação de cartão e um pedido de marketplace possuem estruturas e ocorrências diferentes.
O conciliador substitui a conciliação bancária?
Não necessariamente. A conciliação de cartões e marketplaces verifica vendas, recebíveis e repasses. A conciliação bancária compara os registros internos com os movimentos efetivamente lançados na conta bancária. Os processos podem ser complementares.
É possível integrar uma plataforma que não aparece na lista?
A equipe pode avaliar a viabilidade da integração. A análise depende das informações e dos recursos técnicos disponibilizados pela plataforma.
A automação elimina completamente a necessidade de análise humana?
Não. A automação reduz tarefas repetitivas e identifica diferenças, mas exceções e divergências ainda podem exigir avaliação do departamento financeiro.
Conheça o Conciliador de Cartões e Marketplaces
Centralizar a conciliação no ERP permite acompanhar com mais clareza o caminho entre a venda realizada e o valor efetivamente recebido.
A Atos Data analisa as plataformas utilizadas, os processos financeiros e as características do ambiente para estruturar uma solução integrada às necessidades da operação.
Na página dedicada ao Conciliador de Cartões e Marketplaces, você poderá conhecer os recursos disponíveis, as plataformas contempladas, o funcionamento da integração e os cenários atendidos.