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Conciliador para ERP: cartões e marketplaces integrados ao Sistema de Gestão
Empresas que procuram um conciliador para o Protheus geralmente enfrentam um problema semelhante: as vendas estão registradas no ERP, mas as informações necessárias para confirmar os recebimentos permanecem espalhadas entre portais, demonstrativos, arquivos e planilhas. O valor de uma venda nem sempre corresponde ao valor que será depositado na conta. Entre o pedido e o recebimento podem existir taxas, comissões, parcelamentos, antecipações, fretes, promoções, cancelamentos, devoluções, estornos e chargebacks. Quando cada uma dessas ocorrências precisa ser conferida manualmente, o fechamento financeiro se torna mais demorado e sujeito a divergências. O Conciliador de Cartões e Marketplaces da Atos Data foi desenvolvido especificamente para empresas que utilizam o Protheus. A solução conecta ao ambiente do ERP as informações disponibilizadas pelas adquirentes, pelos meios de pagamento e pelos canais de marketplace, permitindo relacionar vendas, pedidos, títulos, taxas e repasses dentro do fluxo financeiro da empresa. Entre as plataformas já contempladas pelo ecossistema de integrações da Atos Data estão: Cielo, Stone, Rede, Adyen, Getnet, SafraPay, Pagar.me, NuPay, Vindi e PagLeve. Para operações em marketplaces, a empresa já desenvolveu conexões com canais como Mercado Livre, Amazon, Shopee, Magalu, Americanas, Carrefour, Olist, Fast Shop, Netshoes, MadeiraMadeira, Decathlon, Pão de Açúcar, Westwing, Riachuelo, RaiaDrogasil e Giuliana Flores. A disponibilidade e o escopo de cada integração dependem das características do ambiente, das informações oferecidas pela plataforma e das regras financeiras utilizadas pela empresa. Em resumo: o conciliador relaciona as informações externas aos registros existentes no ERP, compara vendas e recebimentos, trata taxas e ocorrências financeiras e separa as divergências que precisam de análise. O que é um conciliador ERP? Um conciliador Protheus, no contexto de cartões e marketplaces, é uma solução que integra as informações financeiras dos canais de venda aos registros existentes no ERP. Seu objetivo é verificar se aquilo que foi vendido corresponde ao que está previsto para recebimento e ao valor que foi efetivamente repassado à empresa. Em uma operação com cartões, a conferência pode envolver o valor da transação, a quantidade de parcelas, a taxa aplicada, a agenda de recebíveis, as antecipações e eventuais cancelamentos ou chargebacks. Nos marketplaces, o processo costuma envolver o pedido, a comissão do canal, o frete, os descontos, os subsídios, as devoluções, as retenções e o valor líquido informado no demonstrativo de repasse. Sem uma integração, a equipe financeira precisa buscar essas informações em diferentes fontes e compará-las manualmente com pedidos, títulos e lançamentos registrados no sistema. O conciliador reduz essa dependência de controles paralelos e aproxima os dados dos canais externos do ambiente em que a empresa já acompanha sua operação financeira. Por que conciliar cartões e marketplaces dentro do ERP? Muitas empresas conseguem visualizar o valor bruto de suas vendas no sistema, mas não possuem a mesma clareza sobre o caminho percorrido até o recebimento. Uma venda pode ter sido aprovada, parcelada e registrada corretamente, mas ainda sofrer alterações até a liquidação. No caso dos cartões, pode haver antecipação, mudança na data prevista, estorno ou chargeback. No marketplace, o valor final pode ser alterado por comissão, frete, campanha promocional, devolução ou outra regra do canal. Quando essas informações permanecem fora do ERP, o financeiro precisa montar uma segunda visão da operação, normalmente baseada em planilhas. O processo passa a depender de tarefas como acessar portais, baixar demonstrativos, organizar diferentes formatos de arquivo, localizar pedidos, calcular descontos e depois registrar as baixas no sistema. Além de consumir tempo, esse modelo dificulta a rastreabilidade. A empresa sabe quanto vendeu, mas pode ter dificuldade para explicar por que recebeu determinado valor, quais taxas foram descontadas e quais operações ainda possuem divergências. A conciliação integrada busca resolver justamente essa desconexão entre a venda registrada e o recebimento financeiro. Como funciona o Conciliador da Atos Data? O funcionamento do conciliador começa com o recebimento das informações disponibilizadas pelas plataformas utilizadas pela empresa. Dependendo do canal, os dados podem ser obtidos por API, arquivo, relatório estruturado ou outro formato de integração. Como adquirentes e marketplaces possuem layouts e regras próprias, a forma de comunicação precisa ser avaliada durante o levantamento do projeto. Depois que os dados são recebidos, a solução procura relacioná-los aos registros existentes no ambiente. Essa correspondência pode considerar informações como o número do pedido, a identificação da transação, a parcela, o título financeiro, a data da venda e o valor registrado. A partir dessa associação, o conciliador compara o que estava previsto com o que foi informado pela plataforma. Nesse momento, podem ser analisados o valor bruto, as taxas, as comissões, as tarifas, os descontos, o valor líquido e a data do pagamento. Ocorrências que alteram a condição original da venda também precisam ser consideradas, como cancelamentos, estornos, devoluções, chargebacks, antecipações e retenções. Quando os dados correspondem às regras definidas para o projeto, o processo pode contemplar a baixa dos títulos e o registro das ocorrências financeiras relacionadas à operação. Quando existe alguma incompatibilidade, a operação é separada para análise. Uma divergência pode ocorrer, por exemplo, quando uma venda não possui repasse correspondente, quando a taxa cobrada é diferente da esperada, quando um pedido não é localizado ou quando o valor recebido não corresponde ao demonstrativo previsto. O objetivo da automação não é ocultar essas situações. Pelo contrário: é facilitar sua identificação para que a equipe financeira concentre sua atenção nas exceções. Qual é a diferença entre a conciliação de cartões e a de marketplaces? Os dois processos estão relacionados ao recebimento de vendas, mas utilizam informações diferentes. Na conciliação de cartões, o ponto de partida costuma ser a transação financeira. A empresa verifica se a operação foi autorizada, qual foi a forma de pagamento, quantas parcelas foram geradas, qual taxa foi aplicada e em que data o valor deverá ser liquidado. Também é necessário acompanhar eventos como antecipações, cancelamentos, estornos e chargebacks, pois eles podem alterar o valor ou a data do recebimento. Na conciliação de marketplaces, o ponto de partida normalmente é o pedido realizado no canal. Além do valor vendido, o financeiro precisa interpretar as regras utilizadas pelo marketplace para calcular o repasse. Essas regras podem