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Como reduzir divergências entre marketplace, adquirente e ERP
A venda aparece no marketplace. A transação foi aprovada. O pedido entrou no ERP. Ainda assim, quando o financeiro confere o repasse, os valores não fecham, há divergência no Marketplace. Esse cenário é comum porque o valor vendido nem sempre corresponde ao valor que a empresa receberá. Entre o pedido e a liquidação podem existir taxas, comissões, parcelamentos, fretes, antecipações, descontos, devoluções, estornos, retenções e chargebacks. Por isso, reduzir divergências entre marketplace, adquirente e ERP exige mais do que comparar o total vendido com o valor depositado. A empresa precisa relacionar cada venda aos eventos financeiros que aconteceram depois dela. Quando essa conexão não existe, o fechamento se transforma em uma investigação. A equipe acessa portais, baixa demonstrativos, cruza arquivos e procura manualmente a origem de cada diferença. Por que marketplace, adquirente e ERP apresentam valores diferentes? Marketplace, adquirente e ERP participam do fluxo financeiro, mas cada sistema enxerga uma parte diferente da operação. Origem O que registra O que pode alterar o valor Marketplace Pedido, comissão e demonstrativo de repasse Frete, tarifa, promoção, subsídio, devolução, penalidade e retenção Adquirente ou meio de pagamento Transação, parcela e agenda de recebimento Taxa, antecipação, cancelamento, estorno e chargeback ERP Venda, pedido, título e valor previsto Regras financeiras, baixas, ajustes e registros internos O marketplace parte do pedido e aplica suas regras para calcular o repasse. Já a adquirente parte da transação financeira e acompanha o valor até a liquidação. Por sua vez, o ERP registra a operação interna e aquilo que a empresa espera receber. Isso não significa que toda venda de marketplace precisa ser comparada diretamente com uma transação da adquirente. Em alguns modelos, o próprio canal intermedeia o pagamento e apresenta ao seller o valor líquido do repasse. Portanto, a conciliação deve respeitar o fluxo de cada canal. Forçar todas as vendas a seguirem a mesma regra pode criar novas inconsistências, em vez de resolver as existentes. Quais são as principais causas das divergências? Uma divergência nem sempre indica que alguém calculou um valor incorretamente. Muitas vezes, os sistemas apenas registraram momentos ou componentes diferentes da mesma operação. Diferença entre valor bruto e valor líquido O ERP pode registrar o valor integral da venda, enquanto o marketplace informa o repasse depois de descontar comissão, frete, tarifa ou campanha promocional. Nas operações com cartão, o valor liquidado também pode sofrer o desconto da taxa negociada com a adquirente. Se esses componentes não estiverem separados, uma cobrança prevista pode aparecer como uma divergência. Falta de um identificador em comum A mesma venda pode receber diferentes identificações ao longo do processo. O marketplace utiliza o número do pedido. O meio de pagamento utiliza o código da transação. Enquanto isso, o ERP cria um pedido e um título financeiro próprios. Sem uma chave que relacione esses registros, a equipe pode ter os três dados disponíveis e, ainda assim, não conseguir confirmar que pertencem à mesma operação. Diferenças de data A data da venda, a aprovação do pagamento, a geração do título e o repasse não ocorrem necessariamente no mesmo dia. Além disso, parcelamentos, finais de semana, prazos de entrega e regras de fechamento podem alterar a agenda. Dessa forma, uma comparação baseada apenas no período pode classificar como ausente um recebimento que ainda não venceu. Cancelamentos, devoluções e chargebacks Uma venda registrada corretamente pode sofrer uma alteração posterior. O cliente pode cancelar o pedido, devolver o produto ou contestar a cobrança. O problema aparece quando o evento chega a uma plataforma, mas não atualiza os demais registros. Nesse caso, o marketplace ou a adquirente reduz o repasse, enquanto o título continua aberto no ERP com o valor original. Antecipação de recebíveis A antecipação altera a data e o valor líquido da transação. Por isso, o recebimento pode não coincidir com a agenda inicialmente registrada no sistema. Se a conciliação considerar apenas a previsão original, o financeiro encontrará uma diferença mesmo que a adquirente tenha liquidado a operação de acordo com a antecipação solicitada. Regras diferentes por canal, CNPJ ou filial Cada canal pode aplicar tarifas, comissões e prazos próprios. Além disso, uma empresa com vários CNPJs ou filiais precisa garantir que os recebimentos sejam associados à estrutura correta. Quando o processo mistura essas regras, o total consolidado pode parecer correto, mas os títulos individuais continuam divergentes. Dependência de controles manuais Planilhas ajudam a organizar uma operação pequena. Entretanto, elas se tornam frágeis quando aumentam o número de canais, arquivos e ocorrências financeiras. Nesse cenário, a equipe passa a copiar informações entre sistemas, adaptar layouts e refazer fórmulas. Consequentemente, o controle paralelo se transforma em mais uma possível origem de diferenças. Como reduzir as divergências na prática? A redução das divergências começa antes da automação. Primeiro, a empresa precisa entender como os dados circulam e definir o que considera uma operação conciliada. 1. Mapeie todas as fontes de informação O primeiro passo é identificar onde nascem os dados usados no processo. Esse levantamento deve incluir: Esse mapeamento evita que a empresa automatize apenas uma parte da conferência e continue dependendo de planilhas para completar o processo. 2. Defina as chaves de conciliação A conciliação precisa de identificadores que permitam acompanhar a venda durante toda a jornada. Dependendo da operação, a correspondência pode utilizar: Uma única informação pode não ser suficiente. Por isso, o projeto pode combinar diferentes campos para localizar a operação correta com segurança. 3. Separe as regras de cartões e marketplaces Cartões e marketplaces podem fazer parte do mesmo ecossistema financeiro. No entanto, eles não devem receber exatamente o mesmo tratamento. Na conciliação de cartões, o ponto de partida costuma ser a transação. A análise considera parcelas, taxas, agenda de recebimento, antecipações e chargebacks. No marketplace, o ponto de partida normalmente é o pedido. A conferência envolve comissão, tarifa, frete, promoções, devoluções, retenções e repasse líquido. A empresa reduz divergências quando preserva as particularidades de cada fonte e, ao mesmo tempo, centraliza os resultados no ERP. 4. Integre os dados externos aos registros do ERP Baixar arquivos automaticamente não resolve todo o