Uma das principais decisões que um gestor de TI e os demais membros diretores de uma empresa têm que tomar é em relação à escolha do melhor ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, sistema de Planejamento de Recursos empresariais, na tradução literal.
Essa escolha é complexa, porque ela parte da premissa de que a solução deve atender a todas as demandas da empresa, e isso não é simples, para uma única ferramenta. Além disso, a solução deve possibilitar a capacidade de expansão do negócio.
Esse sistema, se bem escolhido, terá um grande impacto em relação ao crescimento e ao sucesso da empresa, por isso, cada detalhe deve ser analisado com cautela, para que a solução não se torne um gargalo produtivo e traga mais transtornos do que resoluções.
Para ajudá-lo, neste texto, você entenderá como escolher um bom ERP, as vantagens de sua contratação e o que deve ser levado em conta na hora da escolha. Boa Leitura!
Quais são as principais vantagens de contratar um novo ERP?
A vantagem principal da contratação de um ERP é a possibilidade de centralizar todos os dados dos setores de uma empresa em um único sistema. No modelo antigo, cada setor detinha os relatórios e dados sobre sua atuação, internamente.
Se alguém de outro setor precisasse acessar essas informações, deveria fazer uma solicitação e uma reunião dos dados requiridos. Com o ERP, além da possibilidade de acesso direto, sem intermediários, as informações estarão muito mais organizadas e seguras.
O risco de vazamento ou perda de dados é reduzido, pois um ERP de qualidade é projetado para mantê-los com um backup adequado. Além disso, ficará mais fácil o acompanhamento de métricas importantes para a empresa, como fluxo de caixa, prospecção de clientes, vendas, DRC, entre outras. Além da emissão dos mais variados relatórios, comparativos ou periódicos.
Isso tudo seria bem mais difícil, demorado e burocrático, se os dados estivessem atrelados a setores diferentes e presos em planilhas individuais.
O que deve ser considerado na hora de escolher o melhor ERP?
A primeira coisa que precisa ser determinada antes da escolha do ERP são os motivos reais pelos quais a empresa necessita dessa solução. Faça um mapeamento dos setores da empresa e defina quais áreas necessitam mais de atenção e quais objetivos a organização pretende alcançar com a aquisição dessa ferramenta.
Essas análises devem ser documentadas e servirão como ponto de partida para analisar os potenciais fornecedores do ERP, comparando a demanda da empresa com as capacidades da ferramenta oferecida. O ideal é que seja feita a contratação de um diagnóstico detalhado que demonstre a aderência do sistema à operação da empresa. Assim será possível fazer as análises seguintes.
Suporte ao usuário
Um dos principais requisitos que devem ser analisados na escolha de qualquer sistema para uma empresa é o suporte oferecido ao usuário. Um suporte eficiente é aquele que atua de forma proativa, evitando perda de dados e paradas improdutivas, com profissionais preparados e múltiplos canais de comunicação. É muito importante que a equipe de suporte do fornecedor esteja empenhada e direcionada para a rápida resolução de problemas e a eliminação de dúvidas.
Processo de implementação
A empresa não pode parar, por isso, a implementação de uma nova ferramenta de trabalho deve ser feita sem atrapalhar o processo produtivo. Isso significa que a implementação precisa ser rápida e não deve ter grandes impactos na rotina dos colaboradores. Para fazer essa avaliação, verifique quais são as metodologias e o planejamento de implementação que o fornecedor utiliza. Se possível, tente conversar com os atuais clientes dele.
Mobilidade e acessibilidade
Hoje em dia ninguém fica preso à estação de trabalho. Com a facilidade de acesso a sistemas via dispositivos móveis, não há motivo para uma empresa adquirir ferramentas que não sejam responsivas e desenhadas para todos os tipos de tela. Um ERP hospedado em nuvem e que pode ser acessado de qualquer lugar, além de ser mais prático, melhora a produtividade e facilita a resolução de problemas urgentes.
Relação custo-benefício
Fazer uma análise de custo-benefício significa comparar os prós e contras de cada solução, aliando o preço às necessidades de sua empresa. Nem sempre o mais caro será o mais prático e conseguirá resolver os seus principais problemas.
Da mesma forma, um sistema mais em conta pode ser mais prático, mas não atender os setores mais necessitados da empresa. É preciso chegar a um ponto de equilíbrio, para que você não gaste demais com o que não vai usar, mas também não tenha prejuízo produtivo com um sistema barato e pouco funcional.
Possibilidade de escalabilidade
Toda empresa tem metas de crescimento a curto, médio e longo prazo, e as ferramentas utilizadas por ela devem propiciar e acompanhar esse crescimento escalar. O ERP de qualidade deve estar preparado para dar conta do maior fluxo de dados que vai ser gerado, conforme as operações da empresa forem crescendo.
Além disso, o crescimento do negócio provavelmente representará um aumento no quadro de funcionários, e a nova ferramenta deverá estar pronta para receber essas novas entradas, sem sobrecarga.
Qual é papel do setor de TI na escolha do melhor ERP?
A equipe de TI ou o parceiro contratado serão os responsáveis por garantir que os processos da empresa não sejam comprometidos pela capacidade do software. Para isso, os especialistas ficarão incumbidos de fazer as análises necessárias, como as que apresentaremos a seguir.
Analisar se o novo ERP se integra bem com os outros sistemas
Se o novo ERP se integrar bem com os outros sistemas internos, facilitando o compartilhamento de dados entre as aplicações, a organização economizará tempo e recursos. Assim a empresa terá um ambiente de TI integrado e dinâmico.
Receber e filtrar os feedbacks da equipe
A sua equipe também terá de estar alinhada para o sucesso da implementação do novo ERP. É ela que viverá os processos no dia a dia e poderá dar os feedbacks sobre a funcionalidade do novo sistema. Caberá à equipe de TI estar atenta a esses feedbacks para enxergar os principais pontos de melhoria ou mudanças.
Escolher bem os fornecedores é tão importante quanto escolher o produto correto. São eles que colaborarão para o bom funcionamento e o suporte do novo ERP, por isso, devem estar alinhados e focados no sucesso do seu projeto com a nova ferramenta — não só na implementação, mas durante todo o processo.
Assim sendo, é crucial que a empresa tenha credibilidade e experiência na implementação do novo ERP no seu setor de negócios. A integração entre a equipe de TI da empresa e o fornecedor deve ser feita com a mesma polidez utilizada internamente.
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