Diante da necessidade de administração completa de uma organização com apoio da tecnologia, profissionais de TI recorrem cada vez mais a sistemas de gestão. Eles ajudam a gerar visibilidade e a facilitar o controle global da empresa, de modo a garantir o suporte para os processos do dia a dia.
Nesse sentido, é preciso entender melhor como as aplicações funcionam, mesmo depois de começar a usá-las, de forma que haja uma evolução constante.
É comum, por exemplo, que muitas empresas usem o sistema Protheus, software ERP da TOTVS. Essa aplicação é poderosa e se destaca como líder de mercado quando se fala em solução de gestão. Por essa razão, os profissionais da área precisam estar sempre atualizados quanto às possibilidades dos módulos do Protheus, a fim de utilizarem o software da melhor forma e solucionarem as dúvidas dos outros colaboradores.
Interessou-se pelo assunto? Continue a leitura do post e descubra mais sobre o Protheus para oferecer o melhor suporte do software para a sua organização.
O que é o sistema Protheus?
Criado em 1991, pela então Microsiga, o Siga Advanced surgiu com uma proposta simples: centralizar todas as preocupações e operações de empresas em uma única plataforma. A partir da concentração dos dados e das responsabilidades, o objetivo era otimizar os processos internos de maneira personalizada, gerando menos problemas, custos e erros.
Com o tempo, a Microsiga se tornou TOTVS. Já o Siga Advanced, por sua vez, se tornou o Protheus (nome dado em referência à mitologia grega). O sistema evoluiu para se tornar ainda mais completo e funcional, de modo a alcançar a posição de líder de mercado no nicho dos ERPs.
O grande diferencial é o oferecimento de uma variedade de módulos para a gestão de cada uma das frentes de uma organização. Tendo cerca de 90 deles, que reúnem uma série de tarefas e obrigações para auxiliar as empresas no dia a dia. A escolha desses módulos é personalizável e depende das necessidades e do contexto de cada organização.
Quando criado, o sistema reuniu as funcionalidades de um CRM, de um ERP, de um HCM e de um SCM. Contudo, é comum que chamemos o Protheus de ERP, software de gerenciamento central.
Quais são as suas funcionalidades?
Mencionaremos algumas das funcionalidades do Protheus neste tópico e aproveitaremos para aprofundar as funções por categoria no tópico seguinte.
Na questão administrativa, existe o processo de cadastramento da empresa, com todos os dados relevantes acerca da organização. Isso é controlável com o Protheus. Também é possível gerenciar a participação dos acionistas e o controle de cada um deles nas decisões da companhia.
Da mesma forma, o ERP possibilita o controle das unidades da corporação, independentemente da quantidade, de modo a manter tudo integrado e conectado.
Além do que falamos, a gestão consegue controle do quadro de membros internos. É viável acompanhar o desempenho dos colaboradores e definir relatórios sobre as atividades deles, entendendo como está a produtividade e o que pode ser melhorado.
Da mesma maneira, é possível gerenciar a folha de pagamentos deles, sem erros e problemas. Com o auxílio da automação e da integração, dados são atualizados em tempo real na plataforma a fim de prevenir gargalos nessa tarefa.
Existe também a possibilidade de administrar a relação com os clientes. Com o módulo voltado a isso, o sistema se comporta como um CRM, centralizando informações sobre histórico de atendimento e perfil de compra de cada consumidor.
Desse modo, é viável acompanhar toda a jornada do público, desde o primeiro contato até a compra, agilizando os processos. Em outros casos, é possível realizar uma integração do CRM com o ERP.
A administração dos clientes também favorece o atendimento e a comunicação direta com eles. Por isso, esse módulo se integra ao módulo de call center. O ideal é oferecer valor para os consumidores com agilidade e antecipação de suas necessidades.
Podemos citar as funcionalidades de gestão de projetos também, pois elas ajudam a controlar os processos e todas as etapas no desenvolvimento de um produto ou serviço. Desse modo, todas as preocupações — como custos, riscos, objetivos, equipe e prazos — são gerenciadas de forma integrada.
No geral, o ERP da TOTVS oferece relatórios otimizados que dão uma visão ampla para a gestão e favorecem a tomada de decisão inteligente. Com o Protheus Report, é possível chegar a esses relatórios de forma simplificada e organizada.
Quais são os seus módulos e os principais benefícios?
Agora, vamos falar sobre os principais módulos do Protheus e apresentar as vantagens de cada um.
Compras
Esse módulo controla as aquisições principais da empresa, dos insumos às matérias-primas. Ele permite gerenciar o relacionamento com fornecedores, atualizar estoques, planejar pedidos, acompanhar os pedidos realizados, bem como registrar as notas fiscais em cada transação. Ou seja, é uma visão global das saídas de recursos para obter algo em troca.
É possível configurar compras de forma organizada entre a equipe, com os membros autorizados realizando transações de forma autônoma. Além disso, a partir do momento em que o sistema identifica a falta de algum produto no estoque, já começa a processar pedidos e solicitações ao fornecedor.
O benefício de contar com um software eficiente e automatizado nesse quesito é evitar gargalos operacionais e estoques com produtos em falta. É possível estar sempre atualizado e devidamente abastecido, com processos rápidos.
Estoque/custos
Aliás, existe o módulo específico dos estoques, que conversa diretamente com o de compras. Ele gerencia o inventário de produtos, permite o rastreamento de itens e controla a movimentação deles, bem como o mínimo e o máximo de produtos de acordo com a capacidade.
Assim que um processo de compra é finalizado, o módulo do estoque já atualiza o inventário. Tudo isso em tempo real para evitar gargalos e erros.
A grande vantagem é contar com uma gestão inteligente do estoque para atender às demandas da produção e dos clientes.
Faturamento
O principal foco dessa parte do ERP é facilitar, sobretudo, a geração de notas fiscais. Ao empregar automação nessa função, o Protheus possibilita a geração automática de notas, com o uso de dados que já estão cadastrados no sistema, em vez de haver um trabalho manual, como é comum em um contexto sem a aplicação. Além disso, facilita o controle comercial das políticas e dos relatórios dessa área.
O ERP auxilia no faturamento por possibilitar uma visão geral, integrada com outros módulos e responsabilidades. Isso resulta em agilidade e maior produtividade.
Financeiro
O módulo financeiro gerencia questões centrais relacionadas com as finanças de uma empresa. É possível controlar o fluxo de caixa, os extratos bancários, o registro de contas a pagar e a receber, os empréstimos, bem como outros serviços associados com a tesouraria. Assim, é viável administrar o que é preciso pagar e evitar que erros sejam acumulados nessa parte.
A grande vantagem é que a automação favorece uma gestão inteligente da documentação, bem como da comunicação direta com os bancos. Não é preciso esperar uma ação humana para determinar essa conexão e saber o que foi pago e quando, por exemplo.
PCP
O planejamento de controle e produção é fundamental para indústrias, como veremos adiante na análise do Protheus para diversos setores. Ele gerencia o uso de matéria-prima, bem como estima o que é necessário produzir com análises preditivas das demandas.
O PCP vai organizar o processo de seleção de matéria-prima até o momento final, em que o produto já estará pronto. Ademais, ele gerenciará o estoque para a produção, controlará a eficiência das máquinas e cuidará das compras para iniciar o processo, conversando com o módulo de compras.
O benefício de contar com esse módulo é dispor de uma ferramenta que ajuda no esclarecimento de todas as etapas de produção, a fim de evitar possíveis falhas.
Quais são os principais diferenciais do sistema?
Vamos continuar analisando o ERP da TOTVS. Nesta seção, comentaremos os diferenciais desse sistema para outros do mercado.
Um primeiro ponto que vale ressaltar é a adaptação à legislação brasileira, o que é importante para a gestão fiscal principalmente. Com essa característica, o software possibilita que a liderança evite erros de compliance e consiga seguir as diretrizes que valem para o nosso país. É uma diferença com relação a outros ERPs famosos de empresas estrangeiras que não oferecem essa adaptação.
Assim, há menos um gargalo para a equipe interna e mais um ponto positivo para otimizar a automação do sistema, pois ele facilita o cálculo de impostos e taxas.
O Protheus também é atualizado frequentemente, o que é vantajoso para as empresas que o adotam. Afinal, com isso, o ERP se torna mais consistente e poderoso com o tempo, de modo a atender a todas as necessidades e oferecer ainda maior modernização. Brechas, erros e gargalos são logo reparados.
O Protheus é um sistema sólido no mercado. Utilizado por diversas organizações ao longo do tempo, ele se tornou uma solução consistente e já traz algumas facilidades pré-configuradas. Contudo, vale destacar que é um software flexível e versátil, fortemente adaptável às necessidades da contratante, principalmente por conta de ter uma linguagem própria configurável (ADVPL).
A empresa que o adquire consegue customizar o seu ERP para atender melhor às dores de cada companhia especificamente, uma vez que existem múltiplos módulos. Claro que, para garantir isso, é fundamental que a companhia disponha de um bom suporte, que conheça muito bem as necessidades e saiba realizar essa customização.
Ademais, os seus módulos podem ser utilizados em computadores diferentes, o que facilita o controle específico para cada setor e uma gestão inteligente da aplicação na infraestrutura interna.
Por ser uma solução conhecida e muito utilizada, o Protheus é eficiente para a questão da segurança de dados também. Os recursos da TOTVS são extremamente confiáveis e eficazes para assegurar proteção em todos os âmbitos.
ERP da TOTVS Protheus — quais as funcionalidades para todos?
Agora, vamos examinar o papel dos recursos do Protheus em diferentes setores. Focaremos três principais: indústria, varejo e serviços.
Indústria
Na indústria, o ERP oferece um sistema conectado para gerenciar todas as etapas produtivas. Ele cuida do PCP, com gerenciamento do ciclo de vida dos produtos, das máquinas, do estoque, da gestão de qualidade, dos suprimentos, da parte de vendas e de toda a questão logística.
Ou seja, além da administração global do chão de fábrica, o Protheus permite uma visão geral do estoque, dos fretes e do rastreamento de itens, de modo a otimizar a malha logística e a entrega do que foi produzido. Gestores também conseguem apoio para vender os seus produtos, com pedidos, cotações, contratos e registro das vendas.
Varejo
No varejo, o ERP fornece o apoio para que a empresa busque o omnichannel e modernize o seu PDV. Ou seja, ele permite a integração de lojas física e virtual, bem como de todos os canais de comunicação.
Ademais, oferece novos meios de pagamento, facilidade para a geração de notas fiscais, integração com sistemas, como o WMS, controle do fluxo de caixa e dados para a tomada de decisão.
Um grande diferencial é a possibilidade de controlar as vendas da sua empresa a partir de um smartphone. O Protheus para varejo atende a diversos tipos de organizações: supermercados, home centers, estabelecimentos automotivos, empreendimentos de moda, entre outros.
Serviços
Gerencia os contratos, a qualidade do serviço oferecido, a segurança de dados, a precificação e outras questões. Com uma gestão moderna, disponível para dispositivos móveis, o prestador de serviço consegue otimizar o seu trabalho, desenvolver orçamentos precisos e assegurar a devida segurança. Ele funciona bem para quem trabalha com limpeza, TI, locação de equipamentos, dentre outros.
Por que apostar em um bom suporte Protheus?
Neste tópico, vamos entender melhor por que é necessário contar com um suporte que cuida da implantação do sistema, do treinamento dos usuários, da integração com outros softwares, bem como da atualização do ERP — serviços de consultoria oferecidos pela Atos Data.
Produtividade
Inicialmente, temos que destacar que o ERP da TOTVS precisa de um suporte para que a sua equipe mantenha bons índices de produtividade. Afinal, a assistência vai ajudar a eliminar objeções e dúvidas com relação ao uso, de modo a garantir a maior eficiência possível no dia a dia. Dessa forma, torna-se viável reduzir o desperdício de tempo.
Fidelização de clientes
Como já vimos, o Protheus oferece diversas funcionalidades para quem deseja otimizar o relacionamento com os seus consumidores. Por isso, um bom suporte ajuda a obter o melhor do sistema para aprimorar essa gestão, de modo a fidelizar os clientes.
Prevenção de custos extras
É viável também evitar desperdícios de recursos internos e custos extras associados com falhas e com o mau uso do software. As equipes se tornam mais eficientes e preparadas, com um gerenciamento integrado e completo.
Customização do ERP
Como já falamos, o suporte ao sistema da TOTVS é crucial para que a aplicação seja adaptada e customizada de acordo com as necessidades da empresa. A partir de um estudo das dores, é possível chegar ao modelo de ERP ideal.
Entender bem os módulos do Protheus é um passo fundamental para obter o melhor do uso e garantir uma boa gestão global da companhia. A partir disso, o empreendimento poderá otimizar os seus processos e evitar as principais falhas no financeiro, no faturamento, na produção, nas compras e no gerenciamento de clientes, em diferentes setores. Para assegurar que o ERP seja útil e poderoso no dia a dia, o ideal é contar com um bom suporte, como o que a Atos Data oferece.
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