A integração Concil consiste no processo de monitoramento automático dos pagamentos feitos com cartão. Embora o dinheiro ainda seja a forma preferida para os brasileiros pagarem suas compras, essa é uma modalidade em franco crescimento.
Em 2018, o número de operações aumentou em 14,5%, o que representa um total de 35,8 mil transações a cada minuto. Os números são da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (ABECS), divulgados em matéria do portal UOL.
Provavelmente as empresas de seus clientes também fazem parte dessas estatísticas, certo? Por isso, o assunto deste artigo é justamente a etapa mais importante do processo de vendas com pagamento eletrônico. Vá em frente e saiba como acertar na hora de fazer a conciliação!
Sobre a Concil?
A Concil nasceu em 1993 focada em projetos de Conciliação Contábil de empresas com grandes volumes de lançamentos.
Com essa expertise, detectaram uma necessidade de mercado de empresas varejistas, que vendiam com cartão de crédito. Para resolver esse problema lançaram o Concilcard: sistema especializado na conciliação de lançamentos de cartões de crédito, conciliando todas as grandes adquirentes do mercado e apresentando as divergências em dashboards e relatórios gerenciais.
A Concil tem mais de 6 mil clientes e diversos parceiros comerciais, entre eles, a Atos Data, que desenvolveu a integração da inteligência de conciliação da Concil com o ERP TOTVS Protheus, automatizando o processo de baixas de contas a receber e contabilização no ERP.
Como é feita a integração Concil?
Os meios de pagamento eletrônicos precisam ser validados por meio de softwares e linhas de programação inseridas com essa finalidade. Nesse processo, que começa quando um cartão é inserido na máquina, estão envolvidas quatro instâncias:
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loja — ou Ponto de Venda (PdV), de onde parte a informação sobre uma venda;
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adquirente — empresa que gerencia as máquinas de cartão;
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banco do cliente — instituição financeira de onde saem os fundos para cobrir uma compra;
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banco da empresa — lugar onde a empresa tem conta e para onde suas receitas com vendas são destinadas.
Assim sendo, a integração Concil é uma parte do que se convencionou chamar de retaguarda de loja. Trata-se de um procedimento pelo qual esses agentes destacados confirmam compras a prazo ou validam as transações pagas à vista.
Quais os principais passos?
Para fazer a integração Concil, devem ser considerados fatores que determinam ou não a necessidade de aquisição de um sistema. Veja quais são em um breve passo a passo.
Identificar necessidades da empresa
Em pequenos comércios com até 3 Point Of Sale (POS), é possível fazer a integração Concil até manualmente. Como o volume de vendas não chega a ser tão alto, não há problema em verificar no próprio software de gestão se as datas informadas pelo adquirente batem com as dos efetivos recebimentos.
Contudo, se a empresa contar com mais de uma loja, então o ideal é recorrer a um sistema ERP que seja equipado com essa ferramenta. Dessa forma, o controle das finanças é mais efetivo e, ao mesmo tempo, evita-se o risco de fraudes por desconhecimento sobre a origem de possíveis desvios.
Definir estratégias adequadas para integração
No entanto, a implementação de um sistema com integração Concil pode não ser tão simples. Isso porque existe todo um período transitório no qual a empresa migrará para o novo sistema, o que pode interferir no controle do fluxo de caixa.
Além disso, a aquisição de um recurso tecnológico, se não for bem avaliada, pode redundar em novos problemas, em função de desajustes entre as funções oferecidas e as reais necessidades. Por isso, é fundamental definir estratégias que antecipem problemas de adaptação, de forma a não gerar impacto negativo no aspecto operacional e financeiro da empresa.
Envolver os departamentos necessários na integração
A integração Concil provocará mudanças nas rotinas de setores como compras e estoque, impactando também na comunicação desses setores com o PdV. Por isso, a comunicação entre eles deve estar alinhada, de maneira a garantir que todas as partes envolvidas estejam no mesmo nível de conhecimento sobre o processo.
O que são POS e TEF?
Não raramente, até mesmo profissionais de vendas confundem as duas tecnologias mais utilizadas por empresas que vendem no varejo e atacado, o POS e o TEF. São de fato instrumentos de venda parecidos, mas existem diferenças bastante consideráveis entre eles.
A Transferência Eletrônica de Fundos é o tipo de operação em que o sistema eletrônico faz a captura dos dados de pagamento, enviando-os para a rede da adquirente online. Sendo assim, é uma solução que pode operar com múltiplas empresas, por isso é classificada como multi-adquirente. Em relação ao POS, é uma solução mais robusta e, portanto, menos sujeita a falhas.
O POS, como já abordamos, é a máquina portátil na qual os cartões são inseridos para validação de dados e posterior impressão de recibos e notas ao consumidor. Cada POS é exclusivo, ou seja, só opera no sistema da adquirente que o comercializa. Por isso, é um instrumento que expõe o comerciante a erros, uma vez que a conciliação é feita por aparelho e não pelo somatório de transações da loja.
É aqui que a integração Concil se revela extremamente importante. Isso porque ela serve, na verdade, como mecanismo preventivo. Em outras palavras: a ideia ao implementá-la é ter um meio de identificar rapidamente eventuais divergências nas operações. Dessa forma, podem ser evitados os prejuízos de possíveis estornos e, no pior dos casos, fraudes internas ou externas.
Qual a diferença para a conciliação bancária?
Que fique claro, ainda, que conciliação de cartões não é o mesmo que a conciliação bancária. A primeira se refere ao cruzamento de dados entre lojas, bancos e adquirentes para confirmar ou não se uma compra foi validada e creditada. Já a segunda trata de cruzar os dados de fluxo de caixa com saldo bancário, a fim de verificar se bate com as compras e vendas feitas pela empresa.
Seja como for, ambas são ferramentas indispensáveis para um controle financeiro eficaz. A integração Concil, por permitir que se saiba quando um pagamento deixou de ser creditado. E a bancária, para garantir que a contabilidade e o fluxo de caixa traduzam fielmente a realidade das finanças em um negócio.
Onde entra o sistema ERP?
Não é difícil perceber que há motivos de sobra para investir em soluções que garantam uma conciliação de cartões 100% eficiente. Nesse aspecto, um sistema ERP projetado de acordo com as necessidades da empresa é essencial.
A Concil possui um excelente motor de conciliação e entrega aos seus clientes relatórios gerenciais bastante completos que auxiliam no entendimento dos repasses das adquirentes e detectam eventuais divergências. Contudo, para uma automação completa do processo de conciliação, é fundamental que ocorra a baixa do título no ERP, que é o sistema central da empresa e responsável pela gestão dos dados financeiros e contábeis.
Neste ponto é que entra a Integração Concil, que integra os dois sistemas e permite um fluxo completo e automatizado deste processo.
Deve-se destacar, ainda, que essa é uma operação a ser conduzida por uma empresa especializada, capaz de antecipar obstáculos à sua implementação. Além disso, só o apoio de especialistas assegura que, em caso de falhas, haverá meios de corrigi-las sem que isso interfira nas operações do dia a dia. Afinal, não é aceitável que uma empresa pare as vendas em uma loja porque o sistema saiu do ar, não é mesmo?
A integração Concil é fundamental, mas tão importante quanto é contar com a assessoria e o respaldo de uma empresa que possa orientar em sua implementação e manutenção.
Se você ficou interessado e quer saber mais, faça contato com a Atos Data. Teremos a maior satisfação em ajudar!
