Você sabia que a atualização de sistema ERP é essencial para seu negócio manter a competitividade no mercado? Afinal, há várias novidades de Tecnologia da Informação (TI) sendo lançadas a cada dia: Realidade Virtual (VR), Robotização de Processos (RPA), Internet das Coisas (IoT) etc.
Portanto, os provedores de sistemas empresariais precisam aprimorar constantemente seus produtos. Somente assim eles são capazes de manter a competitividade das suas ferramentas no negócio.
Além disso, mudanças na lei tornam obrigatórias as atualizações dos ERP’s a fim de evitar a inconformidade. Por isso, muito mais do que vaidade, elas são necessárias para o desempenho correto do sistema.
Se você quer entender melhor por que implementar as atualizações e quando é o momento ideal, não deixe de ler o nosso post até o final!
Por que manter seu software atualizado?
Compliance fiscal
O compliance é a prática de manter seus processos empresariais em conformidade com a legislação mais atual. Como o ERP é responsável por grande parte dos cálculos fiscais, trabalhistas, tributários e previdenciários, ele deve ser atualizado em cada mudança legal. O provedor, portanto, deverá ser confiável para garantir que as novas regras estejam implementadas no sistema dentro dos prazos exigidos em lei.
Otimização de processos
A tecnologia avança muito rapidamente. Assim, novas técnicas de desenvolvimento de software permitem deixar as funcionalidades do sistema mais rápidas e simples. Também, a cada momento, novidades da Transformação Digital — como a Internet das Coisas e a Inteligência Artificial — são capazes de introduzir a automatização de novas tarefas, o que diminui o tempo que seus funcionários gastam com vários processos.
Segurança dos dados
O sigilo das informações da empresa deve ser sempre uma preocupação central. Afinal, há dados que podem comprometer as estratégias da sua empresa se revelados. Além disso, a divulgação de dados pessoais dos clientes pode afastá-los e também gerar problemas legais. Os hackers mudam suas técnicas de invasão constantemente, então é preciso atualizar o sistema de modo contínuo para manter sua segurança.
Assertividade do negócio
Uma resposta rápida e eficaz mostra a capacidade de sua empresa para os clientes. Isso só é possível por meio de um ERP completo e rápido, com todas as ferramentas personalizadas para as necessidades do seu negócio. Nesse sentido, as atualizações agem para manter seu sistema sempre funcional e ágil.
Como saber se está na hora de atualizar o ERP?
Há empreendedores que evitam fazer a atualização do sistema ao máximo, adiando-a até o limite. Com isso, começam a surgir alguns problemas, que indicam a urgência desse processo, como:
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as informações não estão sendo atualizadas em tempo real e, geralmente, necessitam de um comando manual;
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o sistema tem dificuldade de escalar. Assim, quando você acrescenta um usuário ou o volume de dados, há uma queda significativa no desempenho;
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o custo-benefício do sistema tem caído, pois as ferramentas atuais não compensam as taxas e as licenças pagas;
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a manutenção do sistema tem sido dispendiosa, exigindo que sua equipe de TI se dedique muito a ela. Isso afasta seu negócio das suas atividades principais;
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os clientes estão tendo dificuldades em acessar as informações relevantes;
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o tempo de processamento está tão longo que seus colaboradores evitam usar a ferramenta;
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a versão atual do software não se integra a outras ferramentas importantes utilizadas no seu negócio;
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há uma preocupação significativa dos seus funcionários em relação à segurança dos dados;
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a usabilidade está ruim de forma que eles também se referem a dificuldades constantes em relação à produtividade.
Quais são os tipos de atualização?
Atualizações obrigatórias
Os ERP’s são capazes de automatizar muitas tarefas dentro de uma empresa, inclusive aquelas exigidas por lei como obrigações das pessoas jurídicas. São várias as áreas em que ele pode atuar, como:
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direitos trabalhistas: cálculo de FGTS e INSS, tributos da folha de pagamento;
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conformidade fiscal: cálculo de impostos, geração de notas fiscais;
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contabilidade: balanço de caixa, elaboração de balancetes, cálculo de indicadores financeiros etc.
Todos esses processos sofrem uma influência direta da legislação. Portanto, quando as leis mudam, o software também deve ser atualizado o quanto antes dentro do prazo estabelecido. Caso contrário, sua empresa corre o risco de multas e penalidades. Por exemplo, se a porcentagem de recolhimento do FGTS muda, as ferramentas devem seguir o novo cálculo para evitar problemas jurídicos graves.
Portanto, essas atualizações devem ser feitas obrigatoriamente para manter seu negócio em conformidade com a lei. Por isso, no momento de escolher seu provedor de ERP, não deixe de questionar como ele lida com as mudanças legais. Senão, você pode escolher um software pouco atualizado, que forçará que tudo seja feito à mão novamente.
Atualizações para melhoria do desempenho
Há também os updates cujo objetivo é acrescentar novas ferramentas ou melhorar a funcionalidade das existentes. Apesar de não serem obrigatórios, eles são muito importantes para o ERP, pois introduzem inovações tecnológicas importantes para mantê-lo em dia com as práticas mais recentes de gestão e de TI.
Assim, o ciclo de vida do sistema pode se estender por muitos anos sem que sua empresa sinta a necessidade de trocá-lo. Os melhores fornecedores de software estão constantemente aprimorando seus produtos para oferecer o melhor ao cliente. Geralmente, eles disponibilizam atualizações grandes todos os anos em que diversas novas funções são acrescentadas ou renovadas.
Atualizações corretivas
Por mais cuidado que o fornecedor tenha, há falhas — os famosos bugs — que só são descobertas pelos usuários após manipular a ferramenta por um tempo. Então, para corrigi-las rapidamente, são lançados os updates corretivos, que normalmente são pequenos e bem pontuais.
Portanto, as atualizações do sistema ERP evitam muitos problemas dentro de um negócio, como a inconformidade com as leis, a queda da produtividade, a complexificação de processos etc. Então, se sua empresa não tem a prática de implementá-las assim que disponibilizadas pelo fornecedor, é hora de começar a rever as suas atitudes. Afinal, o seu atraso pode estar minando a competitividade perante a concorrência, além de expor seus dados a riscos.
Você já teve alguma experiência negativa ao deixar de fazer o update? Então, comente aqui no nosso post!
