Atualmente, para se destacar da concorrência e conquistar o mercado, não basta prestar um serviço eficiente ou produzir um bom produto. É necessário que a empresa tenha um diferencial competitivo.
Para isso, é fundamental contar com uma boa gestão de processos. Afinal, é bem mais fácil otimizar os resultados quando os departamentos da empresa atuam de forma integrada e estão alinhados às metas da organização.
Quer saber como melhorar a gestão de processos na sua empresa? Continue a leitura e descubra 5 práticas que podem alavancar o seu negócio!
Como fazer uma boa gestão de processos na sua empresa
1. Mapear os processos
É impossível ter uma gestão eficaz se os processos da empresa são desconhecidos. Do mesmo modo, operar com um procedimento mal mapeado pode ser muito prejudicial para a saúde da organização. Para otimizar a gestão, é fundamental mapear as atividades e o envolvimento de cada colaborador. Isso permitirá uma visão ampla acerca do negócio, consequentemente, uma melhor avaliação dos resultados dos processos, dos pontos de gargalos e estratégias de melhoria.
Vale lembrar que, antes de modificar o fluxo de trabalho, é essencial ouvir a opinião de todos os envolvidos. Afinal, as mudanças só são eficazes quando todos reconhecem sua importância e se comprometem a contribuir no estabelecimento dos novos padrões.
2. Estabelecer metas e estratégias
Para melhorar os processos é imprescindível fazer um planejamento estratégico e delimitar as metas, pois, só assim, será possível avaliar quais as medidas podem ser adotadas para otimizar o desempenho de cada setor. Vale lembrar que, as metas devem estar alinhadas aos objetivos da organização, afinal, não vale a pena despender esforços, tempo e dinheiro em processos que não condizem com os anseios da companhia.
3. Definir métricas
Só é possível verificar se um processo trouxe o resultado esperado por meio da análise comparativa de dados. Por isso, é importante definir métricas e medi-las durante a execução de todo o processo. Lembre-se que um gerenciamento sem indicadores (globais e setoriais) não é eficaz, uma vez que os gestores não conseguem identificar quais são os pontos positivos e negativos de cada ação, nem tampouco, manter os processos alinhados aos objetivos da empresa.
4. Utilizar a tecnologia
Controlar todos os setores de uma empresa e monitorar os processos por meio de planilhas é humanamente impossível. Para evitar falhas, você pode contar com o uso de softwares de gestão, por exemplo, o ERP (Enterprise Resource Planning).
Esse sistema é composto por módulos que automatizam os processos administrativos, integram e centralizam as informações operacionais. Com isso, os gestores conseguem ter uma visão ampla acerca do negócio, o que facilita o trabalho e contribui para a tomada de decisões.
5. Contar com profissionais qualificados
De nada adiante contar com boas tecnologias, se os recursos oferecidos por elas não forem utilizados a seu favor. Para isso, é necessário contar com o apoio de profissionais que auxiliem, não apenas na hora de implementar o sistema de gestão, mas também quando surgirem as dificuldades. Nessas horas, faz toda a diferença contar com especialistas que auxiliem na capacitação dos colaboradores da empresa, nas atualizações do sistema e, principalmente, que ofereçam suporte às dúvidas.
Seguindo essas dicas, certamente você otimizará a gestão de processos, consequentemente, impulsionará os resultados e o crescimento da companhia. Mas lembre-se sempre que toda mudança é gradativa e exige paciência.
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