Alto volume de documentos
A equipe passa boa parte do dia localizando, importando ou conferindo arquivos.
Central de Importação XML
Do XML recebido à entrada no ERP, com mais controle
O Gerenciador 4XML organiza o processo de recebimento, centralizando o armazenamento dos XMLs emitidos para a empresa. A operação ganha rastreabilidade, reduz tarefas manuais e pode usar sugestões inteligentes para acelerar a classificação fiscal e os processos logísticos.
Fluxo documental
Monitoramento ativo
- Recebimento
- Validação
- Mapeamento
- Pré-entrada
Ambiente do ERP
Documento, histórico, logs e rastreabilidade
Menos digitaçãoDados do documento seguem para o fluxo do ERP
Mais visibilidadeStatus, filas, consultas e relatórios em um só processo
Mais rastreabilidadeLogs e histórico apoiam auditorias e fiscalizações
Mais consistênciaRegras e mapeamentos ajudam a reduzir divergências
CBS / IBS
A ferramenta já está compatível com a Reforma Tributária e valida CBS/IBS.
Aderência
Quando faz sentido integrar o Gerenciador 4XML ao ERP
A avaliação começa pelo fluxo atual. Os cenários abaixo costumam indicar espaço para centralização, automação e integração com o ERP.
Vários CNPJs ou unidades
A operação precisa acompanhar documentos e pendências em diferentes empresas.
Entrada dependente de tarefas manuais
Dados presentes no documento precisam ser digitados ou reconstruídos no ERP.
Divergências com compras
A conferência com o pedido ocorre tarde ou depende de controles paralelos.
Mapeamentos recorrentes
O time repete análises fiscais semelhantes e mantém muitos de-paras manualmente.
Exigência de rastreabilidade
Auditorias e fiscalizações exigem acesso rápido a XMLs, status, consultas e logs.
Processo manual
O que acontece quando o fluxo ainda depende de tarefas manuais
Sem uma solução centralizada, o time precisa localizar arquivos, conferir dados, relacionar itens e reconstruir no ERP informações que já existem nos documentos fiscais.
Documentos espalhados
SEFAZ, e-mail, diretórios e portais de prefeituras criam rotinas paralelas de busca e organização.
Conferência repetitiva
Itens, fornecedores, pedidos e códigos precisam ser verificados antes que a entrada siga com segurança.
Mapeamentos fiscais incompletos
Documentos ainda não classificados interrompem o fluxo e aumentam a dependência de análises manuais.
Divergências descobertas tarde
Diferenças em relação ao pedido de compra podem aparecer somente durante a escrituração ou o recebimento.
Pouca rastreabilidade
Sem status e logs centralizados, uma pendência passa por várias pessoas antes que a causa seja identificada.
Como funciona
Um fluxo contínuo entre o documento recebido e a entrada no ERP
O Gerenciador 4XML organiza as etapas que antecedem a entrada. Cada empresa define regras, validações e exceções de acordo com sua operação.
Recebimento
Captura dos documentos pelos canais previstos no projeto, como SEFAZ, e-mail e webservices homologados.
Validação
Consulta do documento, registro de logs e identificação do status para orientar o tratamento.
Conferência
Relação entre produto e fornecedor, histórico, pedido de compra e regras cadastradas.
Entrada
Geração de pré-nota, classificação e documento de entrada conforme o fluxo parametrizado.
O tratamento pode incluir manifestação do destinatário, recusa e notificação ao remetente. A aplicação de cada recurso depende do tipo de documento e do escopo aprovado.
Documentos e recebimento
A operação fiscal pode ser organizada por tipo de documento
A cobertura combina importação, validação, armazenamento e entrada no ERP, respeitando os canais disponíveis e as regras definidas para cada documento.
NF-e de produtos
- Importação direta da SEFAZ e recebimento via e-mail POP3
- Visualização do DANFE com base no XML
- Validação na SEFAZ via webservice e registro da consulta
- Gravação do XML diretamente no banco de dados do ERP
CT-e de transporte
- Importação do XML e armazenamento no ambiente do ERP
- Centralização junto aos demais documentos de entrada
- Status e rastreabilidade para consultas posteriores
- Conexão com o contexto de frete conforme o escopo
NFS-e de serviços
- Importação via webservice para prefeituras homologadas
- Tratamento de PDF original recebido por e-mail ou diretório
- Histórico de serviços e relação com o fornecedor
- Pré-nota, classificação e documento de entrada
Manifestação do destinatário
- Ciência da emissão e confirmação da operação
- Possibilidade de recusa do documento
- Notificação do remetente quando prevista
- Status disponível para acompanhamento do processo
Escopo detalhado de NF-e
Da captura do XML à entrada no ERP
O fluxo reúne as rotinas operacionais que acontecem entre o recebimento da nota, a conferência com compras e a disponibilização do documento para auditorias.
Captura e validação
- Recebimento do XML diretamente da SEFAZ dentro do ERP
- Recebimento de XML via e-mail POP3
- Visualização do DANFE gerado a partir do XML
- Validação na SEFAZ via webservice, com gravação do log
- Importação e armazenamento no banco de dados do ERP
Conferência e vínculos
- Amarração automática entre produto e fornecedor
- Consulta ao histórico de produtos
- De-para dos códigos de produtos
- Amarração com pedido de compra e identificação de divergências
- Filtros e legendas para acompanhar o status dos XMLs
Entrada e auditoria
- Recusa do XML e notificação ao remetente
- Geração da pré-nota de entrada
- Classificação da pré-nota e geração do documento de entrada
- Exportação dos XMLs de entrada para auditoria e fiscalização
- Consultas e relatórios gerenciais
Dashboard
O escopo informado contempla um usuário. Usuários adicionais devem ser considerados em proposta específica.
A disponibilidade de NFS-e por webservice varia entre municípios. A relação de prefeituras homologadas deve ser confirmada antes da definição do escopo.
Operação logística
Controle de pátio e portaria conectado ao recebimento fiscal
Além da rotina fiscal, o 4XML pode usar as informações da NF-e e do CT-e para apoiar a etapa física do recebimento. Assim, compras, fiscal, logística e portaria trabalham com a mesma referência documental.
Ciência da emissão
A manifestação registra que a empresa tomou ciência da NF-e emitida contra seu CNPJ antes do tratamento da operação.
Autorização de recebimento
A condição definida no fluxo fica disponível para apoiar a decisão de recebimento na portaria ou no pátio.
Contexto de compras e frete
Pedido de compra, frete, divergências e alçadas de aprovação podem compor a análise que antecede o recebimento.
Fluxo de recebimento
Documento rastreável
01
NF-e e CT-e centralizados
FiscalDocumento e dados disponíveis no fluxo do ERP
02
Ciência da emissão
MDeManifestação registrada conforme a etapa definida
03
Autorização de recebimento
LogísticaInformação de apoio à rotina de pátio e portaria
Perfis, regras de autorização e pontos de validação são definidos no levantamento da operação.
Inteligência aplicada ao processo
Mapeamentos anteriores ajudam a tratar o próximo documento
O recurso inteligente aprende com códigos e regras já cadastrados. Quando encontra um documento ainda não mapeado, pode sugerir códigos fiscais compatíveis com o histórico da operação.
01
Aprendizado com o histórico
Os mapeamentos validados formam a referência para novas análises.
02
Sugestão para a pendência
O sistema apresenta uma indicação quando o documento exige um código ainda não associado.
03
Validação do usuário
O time confirma ou ajusta a sugestão antes de concluir a classificação.
Sugestão de mapeamentoHistórico encontrado
DocumentoNFS-e recebida
Pendente
Serviço identificadoMesmo fornecedor e descrição similar
Comparado
Código fiscal sugeridoBaseado em mapeamentos aprovados
Revisar
A sugestão apoia a decisão. A responsabilidade pela validação e pelo uso do código permanece com a empresa.
Controle e governança
Visibilidade para acompanhar o fluxo e investigar exceções
Além da importação, a solução organiza informações úteis para a rotina diária, para o acompanhamento da integração e para consultas futuras.
Logs de validação
Registros das consultas e ocorrências ajudam a localizar a origem de uma pendência.
Fila de integração
Status e filtros facilitam o acompanhamento dos documentos que aguardam tratamento.
Armazenamento no ERP
Os XMLs ficam gravados no banco do ERP e podem ser exportados para auditorias e fiscalizações.
Dashboard e relatórios
Consultas gerenciais tornam o volume, os status e as exceções mais visíveis.
Alçadas de compras
O fluxo pode verificar a conformidade com pedidos e níveis de aprovação definidos pela empresa.
Governança dos dados
A implantação considera acesso, rastreabilidade e práticas compatíveis com a LGPD.
Implantação acompanhada
O projeto segue da preparação do ambiente ao acompanhamento em produção
A equipe da Atos Data organiza o cronograma, documenta as etapas e acompanha os usuários durante a parametrização, os testes e a entrada em operação.
Diagnóstico e kickoff
Escopo, equipe, regras, canais e cronograma.
Ambiente de testes
Instalação e preparação da base de validação.
Parametrização
Configuração do fluxo e das regras aprovadas.
Capacitação e testes
Orientação dos usuários e validações do processo.
Go Live
Instalação em produção e entrada assistida.
Acompanhamento
Monitoramento inicial, ajustes previstos e encerramento.
≈
Um cenário de referência pode ser estruturado em cerca de cinco semanas. O prazo real depende da quantidade de CNPJs, do volume, dos tipos de documentos, das regras fiscais, das homologações e da disponibilidade para testes.
Atos Data
Experiência no ERP aplicada ao processo fiscal
A solução combina tecnologia, implantação orientada ao processo e acompanhamento de especialistas que conhecem a rotina do ERP.
- Gerenciamento de projeto com profissional certificado
- Documentação técnica durante a implantação
- Monitoramento da integração, logs e workflows informativos
- Parametrização alinhada às particularidades da empresa
+10 anosde atuação em projetos de ERP e integração
+300clientes atendidos em diferentes segmentos
+1.000projetos entregues em todo o país
+100integrações desenvolvidas para diferentes operações
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre o Gerenciador 4XML
O escopo final depende do ambiente, dos documentos atendidos e das regras utilizadas pela empresa.
Quais documentos o Gerenciador 4XML pode tratar?
O escopo pode contemplar NF-e, CT-e e NFS-e. Para NFS-e, a cobertura por webservice depende das prefeituras homologadas e deve ser confirmada no levantamento.
Os XMLs ficam armazenados no ERP?
A solução pode gravar os XMLs no banco de dados do ERP, mantendo os documentos disponíveis para consultas, auditorias e fiscalizações conforme o escopo contratado.
A solução gera a entrada automaticamente?
O fluxo pode contemplar geração de pré-nota, classificação e geração do documento de entrada. Regras, exceções e níveis de automação dependem das parametrizações e validações definidas para cada empresa.
Como funcionam as sugestões inteligentes de códigos fiscais?
O recurso usa o histórico de regras e mapeamentos cadastrados para sugerir códigos fiscais em documentos ainda não mapeados. A sugestão apoia a classificação, mas permanece sujeita à validação do usuário.
O 4XML compara o documento com o pedido de compra?
Sim. O escopo pode incluir a amarração com o pedido e sinalizar pedidos inexistentes, diferenças de valores ou quantidades, fornecedores sem cadastro e vínculos incompletos antes da geração do documento de entrada.
Existe controle para pátio e portaria?
Sim. O projeto pode contemplar ciência da emissão, autorização de recebimento e conexão com pedido de compra, frete e alçadas. As regras de liberação e os pontos de validação são definidos no levantamento da operação.
Quanto tempo leva a implantação?
Um cenário de referência pode ser organizado em cerca de cinco semanas. O prazo final depende do número de empresas, volume de documentos, regras fiscais, integrações, homologações e disponibilidade dos usuários para testes.
Como são definidos o investimento e a mensalidade?
A proposta considera fatores como quantidade de CNPJs, tipos e volume de documentos, prefeituras atendidas, usuários, regras específicas e esforço de implantação. O levantamento técnico confirma a composição adequada.
Próximo passo
Onde o seu fluxo de XML ainda depende de trabalho manual?
Converse com a Atos Data para mapear os documentos, os canais de recebimento, as regras e os pontos de conferência da sua operação.