O mapeamento de processos é um dos tópicos abordados no consagrado “Guia PMBOK” que, atualmente, está em sua sexta edição. Espécie de “bíblia” dos processos empresariais, é o material mais completo sobre o tema e alvo de estudos dos melhores especialistas.
Com base em seus conceitos, veja neste conteúdo os passos básicos da sua implementação e por que motivos pensar desde já em mapear os seus processos de negócio. Boa leitura!
Do que o mapeamento de processos trata?
Segundo o Guia PMBOK, um processo consiste em um conjunto de atividades sobrepostas que, no final, geram resultados para a empresa e para seus clientes. Sua estrutura simplificada é a seguinte:- entradas (como resultados de outros processos, ordens ou decisões, por exemplo);
- técnicas e ferramentas;
- saídas (produtos, serviços, desenhos ou planos, entre outros resultados esperados).
Quais razões para mapear os processos na empresa?
Processos desalinhados conduzem necessariamente a resultados ruins. É o que acontece, por exemplo, quando a migração de um sistema em uma empresa faz com que se percam dados ou até pioram o quadro anterior. Por sua vez, com processos bem delineados, esse tipo de contratempo passa a ter chances mínimas de ocorrer.De que maneira ele deve ser feito?
Normalmente, a terceirização — ou outsourcing — é a melhor resposta quando se pretende mapear os processos. Afinal, com a visão de outros especialistas, a empresa se obriga a conhecer e reparar suas próprias falhas. Isso pode não acontecer quando os possíveis envolvidos nessas falhas participam da mudança. Sendo assim, o mapeamento de processos, de forma resumida, pode se estruturar como descrito a seguir.Trace objetivos
O passo número um pede que sejam associadas metas à mudança que está por vir. Sua empresa pretende reduzir o tempo gasto com determinada tarefa? Ou, quem sabe, esteja precisando “turbinar” seu atendimento, com processos mais ágeis? Seja qual for o objetivo, ele deve ser capaz de ser traduzido em números, para que possa ao final ter o seu sucesso medido.Conheça os fornecedores
No seu processo de atendimento, quem são as empresas responsáveis por fornecer os insumos e recursos necessários? No setor de compras, por exemplo, de quem é essa responsabilidade? Tendo seus fornecedores reconhecidos, é possível então atribuir funções e, se necessário, incluir ou excluir pessoas em um processo que esteja sendo modificado.Identifique as entradas
A partir das metas e dos fornecedores identificados, é hora de finalmente identificar as entradas de um processo, seja externo ou interno. Alguns exemplos nesse sentido são:- pedidos de clientes na loja;
- solicitações por parte do setor de compras;
- ordens de serviço para o setor de infraestrutura.
Reconheça os componentes
Que ferramentas e recursos sua empresa utiliza no processo que está sendo mapeado? Essa é uma etapa muito importante, já que é dela que você vai tirar informação para montar o orçamento do processo que está nascendo.Determine as saídas do processo
Finalmente, tendo todos os elementos-chave identificados, é hora de mapear as saídas do processo em questão. Para facilitar o cumprimento desta e das outras etapas, você pode utilizar ferramentas como:- BPMN.io;
- HEFLO! Documentação;
- Draw.io;
- Sydle.
