Automatizando o faturamento da sua empresa
A automação tem revolucionado os mais diversos processos dentro das empresas, gerando mais eficiência e produtividade, além de menos erros. Você pode ganhar muito automatizando o faturamento da sua empresa. Isso porque, além de melhor o controle dos processos financeiros, é possível otimizar a cobrança dos clientes e integrá-la a outras funções importantes. Portanto, essa é uma decisão que deve ser feita quanto antes para que você possa cortar custos e melhorar seu desempenho, ganhando, assim, uma grande vantagem competitiva. Para que você entenda melhor como funciona esse processo, preparamos este post para você. Confira! Mais produtividade e eficiência Como benefício imediato, você verá que a automação acelera todos os processos relacionados ao faturamento, desde a entrega de faturas até os cálculos contábeis. Estima-se que as tarefas manuais levam, em média, cinco vezes mais tempo para serem realizadas. Além disso, o processamento manual é uma tarefa repetitiva bastante desgastante aos funcionários, que podem acabar digitando alguns dados erroneamente. Isso custará tempo e dinheiro adicionais, visto que será preciso investir em mais recursos humanos para a conferência de dados e a correção de erros. Mesmo com um processo bem rigoroso de faturamento, pode ser que os erros ainda cheguem aos clientes. Desse modo, pode ocorrer uma grande insatisfação, principalmente se forem cobrados valores errados. Outro problema é a consequência do dado incorreto em demais setores da empresa. Por exemplo, a contabilidade pode realizar algum cálculo tributário incorretamente e você pode acabar pagando uma multa. Maior controle Com a automação, é possível identificar quais são os pagamentos realizados, vencidos e pendentes com mais rapidez. Por meio de um relatório de cobranças, você poderá saber como está sendo o fluxo de recebíveis dentro da sua empresa. Isso é particularmente importante para aquelas empresas que vendem a prazo ou que têm produtos dependentes de assinaturas mensais. Afinal, elas precisarão controlar o que está acontecendo de fato e planejar suas ações. Por exemplo, após obter um relatório com todos os clientes inadimplentes, será possível enviar um e-mail automático para todos eles, relembrando-os do pagamento. Alternativamente, você pode enviar para o setor de cobrança, para que os funcionários dali liguem para eles, ou vender a dívida para uma instituição financeira. Sem a automatização e com processos mais lentos, pode demorar muito tempo para você tomar uma atitude. Quando você perceber, as finanças poderão estar comprometidas. Maior agilidade para a liberação dos balanços contábeis Os balanços contábeis periódicos, que traçam um panorama completo do faturamento da sua empresa, são essenciais para o planejamento financeiro futuro. Quando realizados manualmente, são dependentes de várias planilhas que precisam ser integradas por colaboradores. Desse modo, além de levar um tempo bem maior, a probabilidade de cometer erros é grande. Assim, você pode sair de um período acreditando em um balanço positivo, quando, na verdade, sua empresa teve prejuízo. Ademais, à medida que sua empresa cresce, os processos de faturamento vão ficando cada vez mais complexos e demorados. Assim, não automatizar pode representar um problema para a escalada do seu negócio. Com um sistema automatizado, é possível realizar o fechamento do faturamento mensal em um tempo 80% menor. Melhor tomada de decisão Atualmente, para que possam tomar decisões mais corretas, os gestores de negócios precisam de informações financeiras rápidas e, preferencialmente, em tempo real. Estamos em cenários extremamente competitivos e uma leitura errada pode causar estragos significativos. Dados financeiros mais instantâneos são essenciais para que as equipes percebam as tendências dos clientes. Com isso, setores, como o de marketing e vendas, podem pensar em ações para melhorar o faturamento, principalmente ao negociar com um cliente, pois será possível entender a necessidade de dar descontos e condições mais agressivas para conquistá-lo. Obviamente, utilizando planilhas em procedimentos manuais, esse processo pode demorar horas — enquanto que, na automatização, basta um clique e alguns segundos. Além do faturamento, em sistemas automatizados, você pode receber diversas outras informações, como: custo total do cliente; custo de aquisição de clientes; fluxo de caixa; receita recorrente (mensal e anual); rotatividade de clientes etc. Maior personalização da cobrança Outro ponto essencial é a personalização dos critérios de cobrança, de modo que cada cliente seja tratado individualmente, de acordo com seu histórico com a empresa. Desse modo, seus colaboradores poderão saber exatamente quais foram os produtos e serviços adquiridos por eles no período, além dos atrasos no pagamento e pedidos de negociação. Então, poderão saber quando investir bastante para que um cliente fique na empresa devido ao seu impacto positivo no faturamento geral. Afinal, clientes que compram mais e pagam em dia contribuem para um fluxo de caixa saudável e devem ser sempre incentivados a continuar o relacionamento com sua empresa. Além disso, cada cliente deve receber suas faturas sempre de acordo com os termos do contrato. Assim, se ele negociou taxas de juros mais baixas ou descontos por pagamento antecipado, deve receber sempre informações conforme o prometido. Se ele tiver de procurar sua empresa para corrigir informações, esse poderá ser um momento de muito estresse. Também pode acontecer um processo chamado churn involuntário. Ele ocorre quando um cancelamento é realizado sem a vontade do cliente. Por exemplo, sua empresa, ao emitir um boleto com data incorreta após o vencimento contratual, pode acabar encerrando o relacionamento por uma gestão de cobrança pouco eficiente. Melhores processos de análise de crédito Os sistemas automatizados de faturamento, como citamos, conseguem configurar corretamente os dados dos clientes. Assim, é possível configurar corretamente os dados que interferem em uma análise de crédito. Consequentemente, eles são capazes de decidir com base em parâmetros objetivos e dados atuariais. Tudo é feito em segundos. Sem eles, por outro lado, um usuário deve analisar a aprovação ou reprovação, o que pode demorar mais de meia hora. Melhor comunicação com a SEFAZ Com o software certo, é possível estabelecer um processo de faturamento que respeite as boas práticas de gestão e que confira velocidade a essa operação. Para isso, ele reduz o processo de emissão de nota fiscal e elimina ao máximo as intervenções humanas que geram erros no processo. Com isso, após inserir os dados do destinatário da nota, o faturamento é feito com um clique. É uma rotina unificada em
Confira 8 dicas de ouro para fazer a gestão de estoque e reduzir custos
Com as novas tecnologias emergindo o tempo todo, a eficácia e modernização de processos em sua empresa é o ponto chave para o sucesso — ou fracasso. Nesse sentido, saber como fazer gestão de estoque com o objetivo de aumentar a eficiência e reduzir custos pode representar um grande diferencial no mercado. E se sua empresa é baseada em produtos estocados, é importante ter processos eficientes para solicitar, rastrear e vender seu estoque. Um sistema de gestão de estoque reduz os custos operacionais e aumenta a margem de lucros de forma significativa. Quer entender melhor como realizar as melhores práticas no gerenciamento e controle de estoque? Continue a leitura! A importância da gestão de estoque A gestão de estoque é a chave para um fluxo de caixa saudável e um equilíbrio entre a demanda, produção e venda, gerando a capacidade de reduzir os custos, por meio das seguintes ações: prever as demandas e saber a quantidade exata que o setor de produção precisa fabricar; prever a quantidade de matéria prima ou insumos que o setor de compras deve adquirir; descobrir por meio da quantidade de produtos quais tipos de campanhas podem ser realizadas pelo setor de vendas e marketing. Como fazer gestão de estoque e reduzir custos E qual é a mágica? Como fazer para que essas ações sejam realizadas com sucesso? Daremos 8 dicas de ouro para que você consiga fazer a melhor gestão de estoque. Acompanhe! 1. Faça inventários periódicos Mesmo com um bom software de gestão, é necessário, periodicamente, contar seu inventário para garantir que o que está em estoque corresponde ao que você acha que tem. As empresas usam diferentes técnicas, incluindo um inventário físico anual, que conta todos os itens, além de verificações pontuais contínuas, que podem ser mais úteis para produtos com alta saída ou problemas de estoque, os chamados inventários rotativos. 2. Utilize a curva ABC Essa técnica classifica os itens de acordo com sua importância ou impacto, como: classe A: produtos de importância, valor ou quantidade maiores (20% do estoque); classe B: com valor, importância ou quantidade intermediários (equivalendo a 30%); classe C: menor importância, quantidade ou valor (com 50%, incluindo os itens sazonais). O objetivo da curva ABC é não deixar estoque em excesso — evitando a perda de produtos e espaço físico desnecessário no estoque — ou produtos em falta — prevenindo a perda de vendas e até de clientes. 3. Compre apenas as quantidades certas Um gerenciamento de estoque eficaz resume-se à previsão precisa da demanda. Se você puder prever quantas vendas espera obter, terá o conhecimento necessário para solicitar a quantidade certa de estoque. Para prever as vendas e a demanda, existem alguns fatores importantes que você precisa acompanhar: histórico de vendas: identifique padrões de pedidos para determinar quanto estoque você precisa comprar para atender a pedidos futuros. Nunca se esqueça das mudanças sazonais; promoções planejadas e campanhas de marketing: preveja o impacto que suas promoções e campanhas de marketing terão nas vendas e ajuste seu estoque de acordo. Com essas informações rastreadas, você conseguirá entender a demanda antecipadamente e com maior precisão, solicitando estoque suficiente e garantindo o dinheiro para o giro de estoque. 4. Compre somente o necessário Quando se compra mais estoque do que se pode vender, você reduz seus lucros. Estará perdendo dinheiro se as mercadorias não venderem! Apresentaremos, a seguir, algumas formas de excesso de estoque: produto parado no estoque há muito tempo: você não pode vender porque estão fora de época, fora de moda ou obsoletos; produto estragado: você não pode vender itens porque eles expiraram — como maquiagem e comida. É imprescindível que você controle e preveja os produtos que precisam ser mantidos em estoque e sua reposição eficaz, pois, como visto acima, tem muito dinheiro a perder. As ferramentas disponíveis e a tecnologia emergente estão tornando a gestão de estoque mais eficiente e econômica do que nunca — e resolverá os problemas que ocorrem nos processos manuais ou planilhas confusas. 5. Escolha uma metodologia de controle de estoque Há três metodologias atuais para a gestão de estoque: a PEPS, a UEPS e o custo médio. Todas elas apresentam excelentes resultados. No entanto, é importante que sua empresa escolha somente uma e a aplique corretamente. Tentar mesclar as metodologias conforme a necessidade só traz confusão para os colaboradores. PEPS É um acrônimo de “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” e tem um esquema bem simples: os produtos devem sair do estoque de acordo com a ordem cronológica de entrada. Portanto, os mais antigos devem ser vendidos o quanto antes. Isso tem uma consequência importante: os primeiros produtos acabam definindo o valor do estoque. Desse modo, o preço dos produtos pode ser calculado de forma mais direta, sem estimativas. A grande vantagem é que as perdas devido ao vencimento de produtos são reduzidas. Por outro lado, caso seu fornecedor suba os preços e você ainda tenha produtos antigos mais baratos no estoque, estes últimos determinarão o preço de venda. Assim, caso alguém cometa algum erro e venda produtos mais novos ou um cliente faça uma compra grande, sua lucratividade será reduzida. UEPS É praticamente o inverso da anterior. Assim, os produtos que chegarão por último ao estoque terão a preferência na saída, ou seja, determinam o valor daqueles que já estavam armazenados. Como há a possibilidade da redução do valor tributável depois desse cálculo, a legislação brasileira atual veda a utilização dessa metodologia. Custo médio Antigamente, com métodos manuais, era muito complicado calcular o custo médio. Porém, com os ERP‘s como ferramentas de automação de gestão, é possível calcular o valor total do estoque de acordo com os preços de aquisição de cada produto e, depois, dividir pelo número de itens para obter uma média ponderada. Assim, os valores mudam de acordo com cada nova entrada no estoque. Portanto, ele é mais fiel à realidade, e é o método mais utilizado pelas empresas. 6. Calcular os custos de armazenamento Para reduzir os custos, é necessário calcular exatamente o custo de armazenamento. Ele deve incluir todas as despesas possíveis: licenças ou mensalidades de softwares de gestão de estoque; equipamentos para controle dos materiais, como leitores de códigos de
Veja quais são os relatórios gerenciais imprescindíveis para qualquer negócio
Ferramentas essenciais para uma gestão estratégica, os relatórios gerenciais contemplam diversos setores de uma empresa e auxiliam a rotina de tomada de decisões. Os relatórios gerenciais são muito importantes para a administração dos negócios em geral. Por meio desses documentos, o gestor tem acesso a informações úteis para análise e avaliação de desempenho, por exemplo. Eles trazem diversos ganhos qualitativos que auxiliam a orientar sobre as estratégias traçadas, criar metas de crescimento realistas e otimizar a tomada de decisão. Segundo a Roland Berger, em um estudo de empresas listadas na Bovespa, 40% das maiores organizações de nosso país estão muito endividadas, com débitos que chegam ao valor de R$420 bilhões. E é justamente por meio dos relatórios gerenciais que as empresas têm um demonstrativo da situação da empresa. Caso haja alguma necessidade de correção, esses estudos ajudam a encontrar as devidas soluções e pontos de melhorias para que os gestores tomem medidas em tempo hábil, especialmente se contarem com o apoio de soluções tecnológicas. Por isso, é importante contar com informações sempre atualizadas e consistentes. Pensando nisso, separamos neste artigo os relatórios imprescindíveis para qualquer empresa. Confira! Como os relatórios gerenciais contribuem com a sua empresa? Os relatórios gerenciais reúnem, de maneira objetiva, as informações e dados que os gestores e líderes de uma empresa precisam para entender em que situação ela está e quais estratégias precisam ser elaboradas. Por serem documentos essenciais para a tomada de decisões, eles precisam conter informações úteis, serem muito objetivos, atualizados e confiáveis. Por isso, um dos primeiros cuidados a se tomar para elaborar bons relatórios gerenciais é criar uma metodologia, de forma que você compreenda quais informações precisam estar nesses documentos e qual objetivo deve ser alcançado.Também é essencial contar com bons sistemas de levantamento de dados e uma equipe capacitada para tal. Entenda no tópico a seguir! Como elaborar um relatório gerencial? Para entender quais informações serão apresentadas, qual a melhor linguagem e formato aplicar, siga as etapas que listamos abaixo. Entenda qual é seu objetivo Mesmo que sua lista de objetivos possa parecer extensa, é importante que você selecione os que sejam mais importantes. Em geral, eles se relacionam aos âmbitos financeiro ou de controle, mas também podem ser relativos ao bem-estar dos colaboradores ou à infraestrutura da empresa. Procure definir os objetivos de uma maneira concisa e de fácil compreensão. Analise o conteúdo Após definir seu objetivo, você tem mais recursos para entender quais informações serão relevantes para aquele relatório. Se for um documento de teor comparativo, por exemplo, é preciso que as informações sejam relativas a um mesmo período e tenham sido obtidas nas mesmas condições. Tenha cuidado também para não colocar mais informações que o necessário. Afinal, esses documentos são direcionados para pessoas que têm rotinas bastante atribuladas. O objetivo é ajudar na tomada de decisões, não torná-la mais complexa. Pesquise formatos Para entender qual é o formato ideal, você precisa entender o que será apresentado e para quem. Um relatório focado em investimentos, por exemplo, pode requerer mais gráficos e índices. Um documento com foco em vendas pode ser melhor aproveitado com tabelas. O importante é que o relatório seja prático e ajude o público-alvo a assimilar as informações de maneira prática. Relatórios gerenciais importantes para a sua empresa Ferramentas essenciais para qualquer planejamento estratégico, os relatórios gerenciais ajudam a reduzir erros, monitorar a produtividade e elaborar metas mais concretas. Confira quais são os principais tipos a seguir. Fluxo de caixa O fluxo de caixa mostra a medição do resultado das atividades de entrada e saída monetárias da empresa durante um determinado período. A demonstração de fluxo de caixa é a diferença entre os créditos e as despesas, ou seja, movimentações financeiras líquidas, que em termos de valor, igualam a mudança no saldo de caixa. Podemos destacar: a capacidade da empresa de gerar fluxos de caixa e gastá-los racionalmente; performance de vendas; o período de realização de entradas e saídas e o grau de certeza da sua efetivação; alterações nos ativos líquidos e na sua estrutura de financiamento; lucro e fluxo de caixa. Satisfação Os relatórios de satisfação podem avaliar o comportamento de colaboradores e de clientes. No primeiro caso, as empresas precisam investir em pesquisas para entender a situação de seus funcionários, criando um espaço seguro para que eles se expressem e possam sugerir melhorias. Já no segundo, a empresa pode recorrer a uma série de métodos, como o Net Promoter Score (NPS), entrevistas com públicos segmentados, avaliações online e outros métodos. Financeiro O relatório financeiro mostra a real situação do negócio nesse âmbito. Além do fluxo de caixa, que já explicamos anteriormente, você também pode fazer relatórios de investimentos, custos, orçamentos e níveis de inadimplência. Para realizar essa descrição de maneira eficiente, você deve trazer informações analisadas por meio de indicadores financeiros, como o Retorno sobre Investimentos (ROI), níveis de endividamento, ticket médio, entre outros, que variam de acordo com seus objetivos. Todos esses elementos vão ajudar a esclarecer o panorama orçamentário da sua empresa, como: analisar a existência de viabilidade para realizar novos investimentos; verificar se o caixa pode arcar com as despesas futuras; mensurar riscos orçamentários; fazer o balanço de pagamentos; projetar despesas. Especialmente para esses relatórios, é importante que sua empresa faça uma conciliação bancária. Por ela, o gestor consegue conferir todas as movimentações que foram feitas e os registros produzidos pela empresa. Produtividade A produtividade é um ponto crítico para o crescimento da empresa e, por isso, precisa haver uma atenção voltada à queda de produção da equipe. Esse é o foco desse relatório, apresentar quais colaboradores se destacam em suas atividades, quanto a organização conseguiu entregar em um mês, além de apontar os gargalos que dificultam a eficiência. Para isso, são utilizados objetivos, metas e indicadores-chave, que nos permitem mensurar e acompanhar a performance de terminadas equipes ou equipamentos. Dentre os relatórios gerenciais, esse acaba sendo o que funciona como um termômetro indicador dos momentos necessários para intervir com treinamentos motivacionais e reorganização das equipes. Contábeis Mesmo nas empresas adeptas do Simples Nacional, o relatório contábil garante que o
Como saber se está usando toda a capacidade do seu sistema ERP?
O sistema ERP, ou software de gerenciamento corporativo, é uma solução abrangente para todas as empresas modernas. Ele ajuda a planejar o trabalho da organização, independentemente do seu tamanho ou do setor em que opera. Os sistemas ERP suportam o gerenciamento dos recursos do negócio — tanto máquinas, quanto funcionários ou ferramentas usadas para o trabalho diário. Uma empresa que adote essa ferramenta melhora a sua comunicação interna, consistência dos processos, facilita o fluxo de trabalho, entre outros benefícios. Para uma boa administração dos seus negócios, é imprescindível o uso de toda a capacidade de planejamento e gerenciamento. Pensando nisso, falaremos neste artigo sobre como usar toda a capacidade do seu sistema ERP. Confira! Como diagnosticar o sistema Primeiramente, é preciso saber se toda a capacidade do ERP está sendo usada. Para isso, o diagnóstico do sistema deve ser feito a fim de ter todo o potencial empregado para o sucesso e continuidade do negócio. O principal objetivo da análise no sistema é de avaliar a usabilidade nos processos da organização. Pode-se destacar diversos pontos como: Todos os processos operacionais e administrativos são controlados e processados com o apoio do ERP, de forma plena? Existem outros sistemas dentro da empresa, integrados ou não ao ERP? Como está a infraestrutura de TI e como é a sua atuação? Qual o nível de personalização existente? O número de usuários supre as demandas? Aplicando a identificação de cada ponto, você consegue ter um roteiro das falhas e necessidades de readequação dentro dos procedimentos internos. De fato, sem um diagnóstico não há possibilidades de constatar se toda a capacidade do seu sistema ERP está sendo usada. A partir disso, outros aspectos podem ser analisados, como: Identificar gaps Os gaps são lacunas existentes em determinado momento na produção da cadeia de valor. Eles podem criar problemas de interpretação, entendimento e tomada de decisão. Então, para evitar esses transtornos, o diagnóstico facilita a identificação e classificação dos gaps de concepção, comunicação, atendimento ao cliente, informação, produção e entrega. Após o diagnóstico realizado é possível conhecer as principais falhas e lacunas com relação aos processos empresariais. Por exemplo, desvios de finalidades, necessidade de melhorias, ausência de treinamento das equipes, riscos ao negócio etc. Dessa forma, você tem um panorama com dados consistentes de avaliação da capacidade empregada para atender a sua empresa. Definir um plano de ação para melhorias Ter um sistema ERP elimina a necessidade de salvar dados em planilhas ou em folhas de papel. Mediante isso, os dados não se perdem com o tempo, podem ser complementados simultaneamente por várias pessoas e confortavelmente controlados pelos gerentes. O conhecimento sobre a condição da empresa está disponível no sistema, o que permite que você tenha acesso a informações fundamentais. O software pode nos lembrar do que é importante e requer a sua atenção, permitindo que você possa definir um plano de ação para novas funcionalidades que atendam às demandas e melhorias no que já está sendo aplicado. Além do mais, o indicado para otimizar todo o processo é utilizar as melhores práticas de negócios propostas pelo sistema. Como usar a capacidade do ERP O sistema ERP simplifica e acelera muito o trabalho, entre outras coisas. Uma vez inseridos no software, os dados são facilmente acessíveis a todos os funcionários qualificados. Isso significa que diferentes departamentos da empresa trabalham com as mesmas informações e não precisam ser duplicados. Por exemplo, a contabilidade é capaz de encontrar rapidamente um contratado que tenha colaborado com o departamento de vendas. Benefícios também serão sentidos pela administração da empresa, quando toda a informação que flui pode ser rapidamente analisada, em vez de perder tempo com a unificação de dados. Mas, para isso, é preciso saber como usar a capacidade do ERP adotando práticas como as listadas abaixo. Escolher uma solução de qualidade Atualmente, as empresas têm requisitos muito mais precisos em relação ao sistema de suporte à gestão. A consciência da definição de um sistema ERP ideal está crescendo. Frequentemente, as empresas escolhem outra solução porque, por um motivo ou outro, o atual não atendeu às suas expectativas. As empresas são mais ricas com experiências positivas e negativas. As decisões sobre a seleção do sistema são precedidas por preparações confiáveis em relação aos requisitos funcionais. A vantagem do sistema ERP é permitir realizar negócios de acordo com a lei aplicável. Vale a pena escolher um software de um fabricante conhecido e de porte no mercado, porque assim você vai ter a garantia de que ele será constantemente atualizado, e não irá desaparecer de um dia para outro. Graças a uma solução de qualidade, a possibilidade de obter um controle efetivo, uniforme e correto é certa para realizar todas as operações em um só lugar e com garantia de segurança. Definir indicadores para monitorar os resultados A implementação do sistema ERP na perspectiva de longo prazo ajuda a otimizar o trabalho da empresa, além de automatizar algumas das atividades repetitivas. Pelo fato de se pensar sobre determinados processos e melhorá-los, podemos esperar um retorno sobre o investimento em software e obter uma vantagem sobre a concorrência. Porém, o melhor método de monitorar os resultados esperados é a utilização de indicadores de desempenho. Eles auxiliam a mensurar se o andamento dos negócios está tendo um padrão de evolução com excelência. Caso haja algum desvio, eles serão facilmente identificados para a tomada de decisão corretiva dos rumos. Assim, os resultados são monitorados por padrões bem definidos de acordo com as especificidades do negócio. Treinar os profissionais para operar o sistema Esse é um fator fundamental, pois não adianta ter um sistema ERP que atenda às suas necessidades sem que haja o treinamento dos profissionais para estarem capacitados a operá-lo. Por isso, todos os usuários devem ser submetidos à capacitação que os coloquem alinhados a todo o modo de interação com o programa. Sem dúvidas, isso eleva o uso de toda a capacidade do sistema ERP para os objetivos. Vale ressaltar que existem as opções de uso de um sistema padrão ou desenvolvimento de um customizado. Isso deve ser avaliado de acordo com o custo-benefício de cada um, no contexto
Gestão de estoque: o que você precisa saber sobre o Bloco K
Todos os processos estão sendo informatizados, de uma forma progressiva — e algumas vezes, obrigatória —, principalmente no que se refere às obrigatoriedades fiscais. O Bloco K é um processo de gestão de estoque que compõe o SPED Fiscal — Sistema Público de Escrituração Digital. A sonegação de impostos é um problema constante que a Receita Federal tenta combater por meio da digitalização dos processos. Mas, se a sua empresa não tem um controle eficiente de produção e estoque, poderá sofrer um grande impacto. As multas podem chegar a 3% do faturamento da empresa e as sanções podem resultar na proibição de envio de notas fiscais até a regularização. É preciso estar atento, portanto, nos acompanhe! Afinal, o que é Bloco K? O Bloco K faz parte do SPED Fiscal e nada mais é do que o envio por meio digital dos dados do Livro Registro de Controle de Produção e Estoque. Para algumas empresas, esse livro ainda é entregue anualmente à Receita Federal de forma manual. Com a entrada do Bloco K, é necessário enviar as informações atualizadas mensalmente e, num futuro próximo, a ideia é que o processo seja on time. Esse modelo começou a vigorar em janeiro de 2017, quando seriam enviadas as informações dos saldos de estoques escriturados por meio dos registros K200 e K280. A partir de 2019, será iniciada a entrega da escrituração completa do Bloco K para empresas de grande porte (consulta a faixa de faturamento e CNAE de sua empresa). É obrigatória a entrega dessas informações somente às organizações que possuem controle de estoque e produção, pois tratam-se de dados da empresa e dos insumos industrializados por terceiros. Dessa forma, o Fisco terá informações detalhadas sobre a produção da empresa e conseguirá descobrir se existe compra ou venda de mercadorias sem Nota Fiscal. E é muito importante que sua companhia esteja com um sistema de gestão de estoque e contábil integrados e consistentes. Como adequar o sistema de gestão de estoque? A empresa contribuinte deve enviar mensalmente via internet um arquivo EFD — Escrituração Fiscal Digital —, do SPED, que já tem diversos blocos. O Bloco K foi inserido no EFD e as empresas geram esse arquivo via Receita ou integram com seus sistemas, gerando os dados automaticamente. Para isso, é crucial que todos os processos sejam levantados cuidadosamente e a equipe tenha domínio da cadeia produtiva para não acontecer discrepâncias das informações. Uma das melhores soluções é integrar com pacotes ERP — Enterprise Resource Planning. Quais são os principais registros? Por conter cerca de 15 registros e inúmeras especificidades, detalharemos aqui os mais importantes: K100: informar a data final e inicial da apuração do ICMS ou IPI; K200: o estoque escriturado, dentro do período dado no K100; K220: informar as movimentações internas das mercadorias, excetuando-se o consumo no processo produtivo e itens de produção acabada; K250: todas as informações dos produtos industrializados por terceiros; K255: quantidade consumida de insumos que foram para a industrialização. Quais informações devem ser apresentadas ao Fisco? O Sped Fiscal Bloco K diz respeito apenas às quantidades de materiais envolvidos nos processos da indústria ou atacadista. O Bloco H é o responsável pela informação dos valores dos produtos que estão no inventário, para a posterior declaração do imposto de renda. Todas essas informações são cruzadas, então reforçamos que tudo precisa estar consistente: quantidade produzida internamente e por terceiros; quantidade consumida internamente e por terceiros; todas as movimentações de estoque que não estejam relacionadas à produção; quantidade dos produtos acabados, semiacabados e matéria- primas, divididas em: materiais da empresa e em seu poder; materiais da empresa e em poder de terceiros, materiais de terceiros em poder da empresa. Vimos aqui o que é o Bloco K, quais são os prazos, as informações e os principais registros que precisam ser enviados ao Fisco. Esse processo serve como um incentivo para que as empresas tenham um controle mais eficiente sobre sua produção e sua gestão de estoque. Sendo algo muito complexo e detalhado, as organizações que já utilizam soluções tecnológicas, como o ERP, estarão à frente do mercado. Esperamos que tenha gostado do post! E, se você quiser se manter atualizado no mercado, assine a nossa newsletter!
Fique por dentro de 6 importantes funcionalidades do ERP para o Varejo
O ERP Protheus já existe há vários anos e está implantado em milhares de empresas. Porém, algumas inovações da ferramenta acabam passando despercebidas pelas empresas e usuários. Como o sistema está sendo constantemente atualizado, várias funcionalidades foram incorporadas para aprimorar os processos de gestão das empresas, sempre de acordo com as melhores práticas de mercado. Um dos segmentos atendidos pelo ERP Protheus é o Varejo, que enfrenta enormes desafios para manter a competitividade em sua jornada de transformação digital. É cada vez mais fundamental o gerenciamento de estoque, monitoramento das margens e planejamento das compras para atender às metas de venda e giro dos produtos. Pensando nisso, separamos neste artigo 6 ferramentas do ERP Protheus para o Varejo. Conheça importantes funcionalidades do Protheus para o Varejo 1. Desempenho comercial Dentre as funcionalidades do Protheus, existe o módulo de Gestão Comercial para o Varejo (GCV), com um painel desenvolvido exclusivamente para este segmento. Ele realiza mais de 50 análises, como markup, margem, giro e cobertura de estoque. Ao utilizá-lo, o gestor adquire a possibilidade de avaliar e tomar decisões estratégicas de maneira mais assertiva. No mercado atual, definido pela forte concorrência, quem detém mais controle das informações se projeta à frente. Essa solução auxilia nos processos de compra, venda e gestão do estoque. Um de seus grandes diferenciais é a coleção de consultas gerenciais e gráficos, que reduzem os custos e a ruptura do estoque e elevam os lucros. Os registros dos pedidos promovem maior facilidade do planejamento de compras e de alocação de estoque dos produtos. Por fim, existe ainda a possibilidade da definição de metas e avisos de piores e melhores itens. 2. OTB O OTB (Open To Buy), que em português corresponde a “aberto para compras”, é uma funcionalidade para estratégia de compra de produtos. Baseada nos padrões do varejo americano, ela auxilia o usuário a realizar compras e utilizar verbas de forma assertiva, inclusive por marcas e/ou categorias. Ou seja, o OTB analisa as metas de vendas e realiza a supervisão por meio de comparações semanais, sugerindo a necessidade de compra para a reposição. Mais que um orçamento de compras, o OTB ajuda a empresa a otimizar a busca de objetivos práticos e a alcançar resultados baseados em uma visão precisa e consolidada de vendas. Os ajustem podem ser feitos de acordo com as necessidades que forem surgindo ao longo do processo, por meio da criação de um cenário de planejamento e de análise de sensibilidade dos impactos. 3. Acompanhamento de promoções Fazer promoções de itens não é uma tarefa fácil. Sem um software com um bom suporte, saber se a decisão tomada foi correta e observar resultados é quase impossível. Para otimizar esse processo, a solução Protheus oferece o acompanhamento do ciclo de vida do produto, no qual é possível acompanhar ou até mesmo receber recomendações de diminuição de preços conforme o giro do produto. Outra vantagem é poder controlar e/ou restringir os descontos concedidos por vendedores e operadores de caixa. Vale ressaltar que, mesmo a distância, o gestor pode definir essas regras de ação. Também é possível criar previamente, de maneira estratégica, todas as promoções que são previstas para o ano e fazer com que elas entrem em vigor automaticamente na data programada. Além disso, podem ser levadas em consideração sazonalidades e particularidades no padrão de consumo de cada loja, até mesmo por região. Por meio dessa poderosa funcionalidade de acompanhamento de promoções, fica muito mais fácil e prático organizar todo o cronograma estabelecido no plano de negócios. 4. Conciliador de cartões de crédito Essa é uma das tarefas rotineiras mais complexas do departamento financeiro de qualquer empresa. Por isso, entre as diversas funcionalidades do Protheus, encontra-se o conciliador de cartão de crédito. Ele consiste em funções para importar os dados de vendas das administradoras de cartão, agregando automaticamente os créditos recebidos, adiantamentos de depósitos, entre outros. A ferramenta confronta os dados do próprio sistema com as informações fornecidas pelas adquirentes, conferindo os documentos relativos às vendas, aos créditos e às antecipações, além de serem empregados a fim de baixar os títulos a receber. Dessa forma, essa funcionalidade oferece maior controle de produtividade, consistência nas transações e uma grande redução de tempo dos colaboradores envolvidos no processo. 5. Alocação e distribuição Administrar um sistema logístico é algo difícil, principalmente quando há lojas e filiais com tamanhos e perfis diferentes na sua rede. Vale ressaltar que a logística descentralizada pode custar cerca de três vezes mais para a empresa. Por meio do controle integrado do perfil de cada unidade, o módulo viabiliza que o produto correto esteja na praça certa. A partir de uma gestão apropriada se evita a ruptura de estoque. A avaliação de métricas também é facilitada para calcular o estoque ideal, sugerindo a alocação e a distribuição automáticas dos produtos em toda a rede. Todos esses processos podem ser feitos de modo centralizado, o que os torna mais baratos. O gerenciamento semanal da carteira de compras fundamentada no calendário comercial oferece uma avaliação clara e diferenciada ao gestor. 6. Avaliação de fornecedores A medição e a avaliação do nível de serviços oferecidos pelos fornecedores são fundamentais para garantir a construção de parcerias sólidas e eficazes. Os indicadores gerados são produzidos a partir dos acordos firmados e os movimentos efetivados no sistema, evidenciando o nível de comprometimento dos parceiros com as estratégias da organização. Os pedidos de compra, inspeção de qualidade, recebimento, além de critérios subjetivos podem ser controlados conforme a demanda da empresa. A análise de performance possibilita comparar o desempenho dos fornecedores, evidenciando quais pontos necessitam melhorar. Dessa forma, tornam-se claros para os parceiros e para a área de suprimentos todos os critérios usados para classificar o desempenho dos fornecedores. Neste artigo, você pôde conhecer algumas das principais funcionalidades do Protheus para o Varejo, que auxiliam e facilitam a execução do fluxo de trabalho na sua organização. Quanto mais familiarizado com os módulos do sistema, melhor será seu desempenho operacional, extraindo ao máximo tudo o que essa ferramenta pode oferecer. Por isso, não deixe de se aprofundar e conhecer todas as possibilidades que ela proporciona.
Tire suas dúvidas sobre a conciliação de cartão de crédito
A conciliação de vendas no cartão de crédito é um termo que gera bastante confusão para gestores e empresários. Afinal, a palavra “conciliação” é muito usada no jargão jurídico para se referir às estratégias de negociação entre credor e devedor a respeito de uma dívida. Porém, a conciliação de cartões de crédito é bem diferente dessa ideia, já que trata dos processos e operações para cruzar os dados das suas diversas plataformas de pagamentos de crédito ou débito, como maquininhas, e-commerces, entre outras. Quer saber tudo sobre o assunto? Neste post, vamos tirar as principais dúvidas sobre a conciliação. Acompanhe! 1. O que é a conciliação de cartão de crédito? Conciliar os cartões de crédito e débito é o processo de cruzamento dos dados contidos nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão e pelos bancos. Com isso, as equipes financeiras das empresas são capazes de verificar se todas as transações registradas nos sistemas de vendas correspondem àquelas do extrato de recebimento fornecido pelas operadoras de cartão. Vivemos em uma era em que os negócios migraram para o mundo digital e, assim, somos capazes de manter um controle maior das transações financeiras dentro da empresa. Prescindir dessa capacidade significa ficar atrás dos seus concorrentes, que buscam cada vez mais rentabilidade por meio da redução de custos e da ineficiência. 2. Quais são os passos para realizar a conciliação de cartões? Existem, basicamente, duas formas de se realizar a conciliação de vendas no cartão de crédito. Uma é a manual, mais trabalhosa e com alto risco de falha humana. A outra é a automática, na qual se utilizam softwares para dar baixa os lançamentos e fazer a comparação entre saldos sem a necessidade de planilhas ou cálculos à mão. Seja qual for o método, os processos de conciliação de cartão devem ser feitos em três frentes. Confira. Conciliação de vendas Esse é o processo que consiste em cruzar as informações armazenadas nos Sistemas de Vendas das empresas com aquelas contidas nos extratos das operadoras de cartões de crédito. Se realizada diariamente, a conciliação é capaz de detectar divergências de registro das suas transações, como: quantas e quais vendas foram canceladas; se os valores registrados estão corretos ou divergentes; conferir ― e relatar ― a ocorrência de duplicação de transações; quantas e quais vendas não foram confirmadas pelos cartões, mas estão registradas em seu sistema. Todos os extratos devem ser confrontados diariamente para detectar os problemas acima. Vale salientar que ainda é comum ocorrer a venda ― e a entrega do produto ―, mas determinada operadora de cartões não computar a transação. Esse tipo de ocorrência só pode ser revertida se detectada a tempo pelas administradoras, o que reforça a necessidade da conciliação automática. Conciliação de recebimento Essa segunda modalidade se refere ao processo de cruzar os registros do extrato de vendas das operadoras com o dos pagamentos que elas efetuaram. Todas as compras realizadas pelos clientes em sua empresa são registradas nesse documento. As operadoras, entretanto, demoram cerca de 30 dias para transferir os valores para a sua conta, emitindo, então, um extrato de pagamento. A conciliação de recebimento permite que você confira se todas as suas vendas no cartão de crédito foram devidamente registradas pelas operadoras. Conciliação bancária Por fim, nessa terceira modalidade, busca-se conferir se todas as informações dos extratos de pagamento das operadoras de cartão de crédito estão em consonância com o extrato de recebimento do seu banco. Essa é a última etapa de um processo completo de conciliação de cartões. Com ela, você finalmente descobrirá se as operadoras de crédito realmente pagaram por todas as vendas efetuadas na sua empresa. 3. Por que conciliar? Porque são diversas bandeiras (ou operadoras) de cartão de crédito, além dos cartões de débito e suas devidas taxas. Se não houver mecanismos para processar tantos dados, sua empresa está correndo um sério risco de sofrer prejuízo. Sendo assim, veja na sequência alguns bons motivos para você fazer esse controle. 3.1. Redução de custos e de tempo Se a empresa não está automatizada, a conciliação se torna um processo muito custoso. Afinal, é necessário alocar no mínimo um funcionário para ler os extratos das operadoras e dos bancos, registrá-los em planilhas e cruzar os dados manualmente. Ao automatizar esse processo e, principalmente, integrar os sistemas, os dados serão extraídos dos extratos online fornecidos pelas instituições e, então, automaticamente, serão repassados para uma base interna. Os sistemas integrados cruzarão as informações e só então o colaborador acessará as informações, já confrontadas e consolidadas, normalmente em forma de relatórios. Com isso, um processo que durava horas é feito em poucos minutos. 3.2. Controle total dos recebíveis Os sistemas de cartão de crédito e de vendas geralmente não estão integrados, sendo necessário o cruzamento de informações entre eles. Quando uma venda é feita em dinheiro, ela entra imediatamente no caixa da sua empresa. Já as transações a crédito só serão embolsadas após 30 dias, então, entram na categoria de recebíveis. Por isso, frequentemente, ocorrem situações como cancelamentos de compra e antecipações, que alteram os recebíveis. Desse modo, é possível que uma transação de crédito já esteja registrada no sistema de vendas, mas seja cancelada. A conciliação de cartões com os sistemas integrados permite que seus funcionários controlem inteiramente essas situações, tomando as decisões de acordo com as melhores práticas do processo, sobre cada ocorrência divergente. 3.3. Gestão de diferentes bandeiras Grande parte das empresas trabalha com, no mínimo, duas empresas de máquinas de cartão e 10 bandeiras diferentes, como Visa, Mastercard, Cielo, Sorocred, entre outras. Com isso, a sua gestão de vendas e de recebíveis pode se tornar confusa, caso não conte com um sistema adequado. Uma solução automatizada e integrada de conciliação de cartões de crédito permite que seus colaboradores consolidem, os dados de diferentes estabelecimentos, equipamentos e operadoras em um só sistema. Com isso, sua equipe financeira será capaz de realizar uma agenda financeira de recebíveis, permitindo um melhor gerenciamento do seu fluxo de caixa e evitando cobranças extemporâneas inesperadas. Além disso, os sistemas
5 indicadores de desempenho de TI que você não pode perder!
Os indicadores de desempenho de TI são ferramentas importantíssimas para qualquer gestor contemporâneo. Na última década, houve uma mudança muito grande na cultura gerencial, em que os números objetivos tornaram-se o padrão-ouro para avaliar os serviços internos. Afinal, os sistemas digitais automatizaram muitas tarefas ofertando uma grande quantidade de informações possibilitando uma gestão baseada em dados. Assim, com apenas alguns segundos, é possível saber a performance e produtividade da empresa em determinado período com muito mais precisão e inteligência. Se você quer entender mais sobre esses indicadores e como calculá-los, não deixe de ler nosso post até o final! Principais indicadores de desempenho de TI 1. Capacidade A capacidade é uma métrica fundamental para qualquer empresa com um departamento de TI. Afinal, ela mede o potencial máximo no qual as equipes podem atuar bem sem comprometer a qualidade dos resultados. Seu cálculo é bem simples. Primeiramente, deve ser escolhido um intervalo de tempo proporcional ao seu ciclo de produtos. Por exemplo, se sua empresa leva cerca de 3 meses para produzir um software, escolher um intervalo mensal pode acabar subestimando a capacidade real. Depois disso, verifica-se quantos projetos foram absorvidos pelo time e, esgotado o prazo do parágrafo anterior, quantos deles foram concluídos. Então, divide-se os projetos concluídos pelos absorvidos, e essa porcentagem representará o KPI de capacidade. O interessante é avaliar essa métrica constantemente para verificar em quais momentos e situações a empresa oferta uma performance pior. Então, será a hora de identificar as possíveis falhas e corrigi-las. 2. Produtividade A produtividade é uma palavra amplamente utilizada no mundo dos negócios, porém quase ninguém sabe ao certo o que ela mede. Na TI, o conceito do senso comum é abandonado, e ela recebe uma definição bem objetiva: é a medida dos recursos empregados em relação ao que foi efetivamente entregue aos clientes. Portanto, ela está intimamente ligada à eficiência, pois mensura a capacidade de um time agregar valor tendo em vista os recursos fornecidos. Por isso, ela é muito específica à realidade de cada empresa. Não há um padrão de produtividade ideal igual para todos os projetos. Por isso, seu cálculo envolve as expectativas da gestão em relação aos números depois de implementar determinada medida. Por exemplo, ao contratar mais um programador para a equipe de TI, qual era a expectativa de redução do tempo de entrega? Ou quantos projetos adicionais poderiam ser pegos? A produtividade é a razão entre a realidade e a expectativa. O ideal é que seja 100%, mas nem sempre é possível. 3. Erros por projeto Entre os indicadores de desempenho de TI, este é calculado por meio da implementação de uma cultura de registro. Com isso, os gestores podem registrar os erros cometidos pelos supervisionados. Atenção: não estamos falando de erros pequenos, como escrever um código errado, mas logo depois corrigi-lo. Somente aqueles que trazem um atraso para determinada tarefa são importantes. Ou seja, esse indicador acaba avaliando a ocorrência de potenciais problemas na sua empresa que podem prejudicar a entrega de projetos no prazo. Portanto, ele é essencial para mostrar se há alguma falha nos processos internos. A partir daí, correções importantes podem ser feitas, como a inclusão de novos testes, implementação de uma nova metodologia de arquitetura de software etc. 4. Nível de satisfação O nível de satisfação é uma daquelas métricas universais que podem ser aplicadas em diversas áreas e dar resultados incríveis. Então, deve ser utilizada em vários contextos, que você confere abaixo. Colaboradores Negligenciada por grande parte das empresas, a satisfação do empregado com o seu trabalho é essencial para manter a produtividade alta. O setor de TI geralmente é muito estressante! Por isso, é sempre bom estar de olho nesse indicador. Entregas Aqui, deve ser medido o nível de satisfação dos clientes em relação ao produto/serviço. Para isso, deve-se conferir se a entrega cumpre todos os objetivos estabelecidos no projeto inicial. Atendimento Por fim, no atendimento, essa métrica se torna imprescindível. Grande parte das reclamações dos clientes está relacionada ao suporte ao usuário. Por isso, sempre que alguém iniciar um chamado, deve ser feito um registro de abertura. Ao final do atendimento, pede-se uma avaliação pela qualidade do atendimento. A média das notas em determinado período é o nível de satisfação. 5. Medida eficaz dos indicadores Escolher os indicadores corretos para o seu negócio não é suficiente: é preciso também investir em infraestrutura para obter dados confiáveis. Para isso, há duas dicas importantíssimas a seguir. Sistemas de gestão Certamente, o primeiro passo é sempre a implementação de um sistema de gestão. Afinal, eles são as únicas ferramentas capazes de armazenar um grande volume de dados, organizá-los e, ainda, calcular automaticamente os indicadores a partir de fórmulas personalizadas. A tarefa de coleta de dados é muito complexa e repetitiva e, portanto, está sujeita a uma série de erros humanos. Por isso, sua automação traz mais segurança e valor aos números obtidos. Além disso, a agilidade traz um diagnóstico mais rápido dos problemas. Manualmente, são necessárias várias horas para levantar documentos e analisá-los para extrair dados. Com um sistema de gestão, o cálculo é feito em um clique. Consequentemente, o tempo gasto com a análise pode ser empregado na resolução direta das falhas. Cultura empresarial A mudança da cultura corporativa também deve ser destacada. Por muitos anos, as empresas foram guiadas pela intuição e pela percepção dos gestores. Assim, não havia uma preocupação muito grande com o registro de dados nem com o cálculo de indicadores. No entanto, devido às facilidades trazidas pelos sistemas digitais, os dados adquiriram um papel central nos processos de tomada de decisão. É assim em praticamente todos os negócios. Se esse não é o caso da sua, é preciso mudar, pois seus concorrentes estão. Portanto, com esses quatro indicadores de desempenho de TI, sua empresa começará a colher resultados otimizados. Você verá que, em alguns meses, grande parte das falhas terá sido identificada e corrigida. Assim, será possível alcançar todo o potencial do seu time de TI. 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