É muito comum que os empresários subestimem a importância da contabilidade para suas companhias, tanto que podem terceirizar a função para escritórios pouco confiáveis.
No entanto, esse é um dos setores mais essenciais e deveria ser tratado com prioridade. Isso porque é capaz de melhorar as finanças da sua empresa, além de contribuir para a construção de uma reputação invejável.
Para ter uma contabilidade forte, você precisa atuar em diversas frentes. Primeiramente, a contratação de funcionários experientes permite uma melhor gestão do setor. Na outra ponta, é necessário investir em uma tecnologia capaz de agilizar os processos e aumentar sua exatidão.
Para isso, preparamos este post para você! Nele, mostraremos a importância dessa função e as ferramentas que podem melhorar seu desempenho. Acompanhe!
Quais são as responsabilidades da contabilidade?
A primeira tarefa do setor contábil é a elaboração, organização e análise de documentos fiscais. Assim, eles são capazes de fornecer informações importantes sobre as finanças do negócio para que os gestores e sócios da empresa possam tomar melhores decisões. Além disso, com esses mesmos dados será possível fazer um planejamento financeiro e também deixar as obrigações tributárias com o governo em ordem.
Isso é feito por meio de uma série de tarefas que, para serem bem-sucedidas, necessitam de profissionais experientes e ferramentas adequadas, como os softwares ERP, que automatizam grande parte das tarefas de preenchimento de papelada e tabelas. Com isso, os erros contábeis são reduzidos e sua empresa pode ter uma governança plena e adaptada às exigências atuais. Portanto, a contabilidade está envolvida nas seguintes ações:
- cálculo do fluxo de caixa, que é a diferença entre a saída e a entrada de capital;
- cálculo do balanço patrimonial, a soma de todos os ativos e passivos dos bens de valor da empresa;
- elaboração da Declaração de Lucros e Prejuízos Acumulados, que é um documento essencial aos sócios e acionistas feito depois do cálculo da lucratividade de determinado período;
- cálculo da rentabilidade, o qual pode ser resumido como a diferença entre as vendas e os custos totais da empresa;
- elaboração da demonstração de resultado do exercício (DRE), que é a listagem com todas as operações da empresa em determinado período;
- cálculos trabalhistas no momento da demissão ou admissão de um funcionário etc.
Além disso, a sua empresa pode dar ao setor contábil um papel mais ativo e permitir que eles assumam funções estratégicas. Entre elas, está o plano tributário, no qual, por meio do seu conhecimento da legislação tributária, a contabilidade planeja mudanças no regime fiscal, no registro das finanças e nos contratos trabalhistas com a finalidade de reduzir os custos com o tributo.
Ademais, o setor também poderá ser responsável por criar ações de compliance para aumentar a transparência e a accountability da sua empresa, melhorando, consequentemente, a reputação no mercado. Em suma: essa atividade atua na geração de mais consistência para a gestão, inclusive com viabilização de empréstimos, concessão de crédito etc. O objetivo é gerenciar de maneira holística os gastos, despesas e receitas.
Qual a importância da contabilidade na sua empresa?
Dadas essas funções tão cruciais, qual a relevância de um setor contábil forte? A seguir, veremos alguns fatores que demonstram a importância dessa atividade.
Controle financeiro
Primeiramente, você aumentará o controle financeiro sobre seu próprio negócio. Por exemplo, com um cálculo exato do fluxo de caixa, o gestor pode analisar quais são os produtos e serviços mais lucrativos. Assim, você pode identificar as sazonalidades do seu negócio, isto é, verificar em quais períodos há picos e quedas nas vendas. Então, é possível tomar atitudes, como ações de marketing, para melhorar as vendas nos períodos ruins.
Ou seja, nada passará despercebido aos olhos do líder, uma vez que ele poderá monitorar as transações e considerar todas as variáveis, todos os custos e todas as informações relevantes.
Planejamento financeiro
Ademais, há a questão do planejamento financeiro a longo prazo. Quando você pede um financiamento ou procura um investidor, eles geralmente pedem estimativas das finanças da sua empresa para os próximos 5 anos, por exemplo. Eles analisam tanto os números — que mostram sua condição de cumprir com as obrigações — quanto a qualidade dos dados.
Afinal, é preciso saber se sua corporação forneceu uma análise realista e honesta. Nesse momento, o setor contábil é crucial, pois reúne todos os documentos probatórios, além de realizar cálculos mais técnicos do que profissionais de outras áreas.
Gestão estratégica
Para que seu negócio cresça constantemente de acordo com os objetivos traçados no plano de negócios, a contabilidade precisa ter um papel ativo no fornecimento de relatórios com as análises econômicas e fiscais. O setor é capaz de suportar a gestão das informações a respeito do cenário atual, permitindo, assim, a correção de ações inadequadas e tomada de decisões mais precisas em relação às metas estabelecidas.
Assim, a liderança é capaz também de optar por medidas globais, que reparam vários problemas ao mesmo tempo. Da mesma forma, consegue administrar os recursos de forma responsável e estratégica.
Confiabilidade
A contabilidade é simplesmente o setor mais importante para manter a segurança do seu negócio. Primeiramente, ela mantém um controle rígido do patrimônio da sua empresa. Desse modo, você será capaz de identificar fraudes e desvios rapidamente. Do ponto de vista gerencial, com essas ações, sua organização também faz uma prestação de contas mais exata ao governo. Com isso, evita-se multas desnecessárias do fisco, que podem colocar o rótulo de inadimplente.
Por fim, os dados mais corretos dão confiabilidade a clientes, acionistas, investidores e financiadores. Se há um boato de que sua empresa está fornecendo dados contábeis incorretos, você pode sofrer uma fuga desses agentes.
Análises facilitadas
Essa atividade também fornece uma visão holística aos gestores, com o controle de tudo o que entra e sai a todo instante. Assim, é possível extrair e comparar diferentes pontos de vista acerca das finanças da companhia. Ou seja, a contabilidade não só permite análises, como as facilita.
Isso garante que a gestão conheça a situação da organização, de forma rápida e prática. Uma vez que o gerenciamento contábil atua na concentração e integração de informações relevantes, é possível gerar maior esclarecimento acerca disso sempre que necessário.
Predições
Outra característica que demonstra a importância dessa função em uma empresa é o poder de prever o que vai acontecer e gerenciar riscos. A companhia consegue predizer condições de lucro, possíveis oportunidades, bem como possíveis incidentes que precisarão de mais investimento.
Essa função diz respeito ao conhecimento do futuro, enquanto que o supracitado planejamento se refere à definição das ações. A previsão é o que vem antes dos planos, uma vez que é o ponto inicial que leva ao conhecimento. Ou seja, ela viabiliza a análise a longo prazo. Com os relatórios e informações claras e fáceis de visualizar e compreender, a gestão financeira é otimizada. Isso ajuda na antecipação de problemas e na redução de custos.
Escalabilidade
Outra decorrência é o suporte à escalabilidade, ou seja, a flexibilidade de crescimento. Um bom controle e planejamento das finanças, bem como uma gestão voltada aos objetivos, permitem que a empresa construa o alicerce para aumentar o lucro e se tornar maior. Com maior consistência, é possível alcançar mais pessoas e tornar o negócio mais sólido.
Se a companhia tem finanças organizadas, não encara surpresas. Por conta disso, sobra dinheiro para investimentos certeiros que podem ser feitos em oportunidades que impulsionam o crescimento e geram maior vantagem competitiva. Ao contrário de quando tudo é descontrolado e a organização fecha quase todos os meses no vermelho. Nessa situação, a corporação fica presa na fase de sobrevivência, sem nem tempo nem recursos para pensar no futuro.
Gestão facilitada
O setor da contabilidade também é crucial porque libera os gerentes e executivos para suas principais funcionalidades. O planejamento e o controle geram menos dor de cabeça e menos transtornos para esses profissionais.
Quando não contam com uma equipe forte ou um sistema para essa atividade, os líderes têm que se preocupar com questões fiscais — que muitas vezes não entendem — e lidar com relatórios, mesmo que não tenham tempo para análises detalhadas e dedicadas. Essa falta de cuidado geralmente sai das finanças, o que impacta toda a companhia.
Como ter um setor contábil forte na sua empresa?
Atualmente, todas as empresas têm contato com os softwares de ERP. Eles são capazes de melhorar a qualidade dos dados contábeis, já que automatizam várias tarefas e, portanto, eliminam o erro humano.
Integração
Nesses sistemas, você conta com várias plataformas: financeiro, vendas, contabilidade, controle de estoque, gestão da cadeia de suprimentos etc. Todas elas bem integradas entre si para melhorar a disponibilidade e o fluxo dos dados, além de agilizar as atividades internas.
Automação
No sistema de vendas há sistemas de leitura de código de barra e controle da saída de produtos. Assim, quando um vendedor registra a saída de um item, automaticamente a planilha de fluxo de caixa, o balanço de estoque, o balanço patrimonial, entre outros, são modificados.
Desse modo, não é mais necessário ter um funcionário copiando e transcrevendo tabelas para integrar os dados. Isso diminui a chance de acontecer algum tipo de erro humano e deixa o processo muito mais rápido. Além disso, reduz custos com salários e encargos trabalhistas, já que elimina a necessidade de novas contratações. Os colaboradores existentes podem ser alocados para outras funções mais estratégicas.
Indicadores e métricas
No momento do planejamento tributário, os ERP’s são capazes de gerar relatórios com diversos indicadores e métricas, dividindo-os por cada período. Assim, a sua empresa pode planejar melhor as compras e transações financeiras, o que reduz os impostos.
Consolidação
Ademais, essa ferramenta consolida todas as informações contábeis, centralizando os dados da gestão da companhia. Quando estiver na época de fazer declarações ao governo, a entrega das obrigações será muito mais fácil. Portanto, não há dúvidas à respeito da importância da contabilidade na sua empresa. Ela é essencial para evitar transtornos financeiros gerados por dados ruins ou pela falta de planejamento.
A Contabilidade é um ponto de defesa da sua organização para evitar multas por desconhecimento e descumprimento das leis. Afinal, além de serem ruins para o bolso do negócio, tais problemas comprometem a reputação.
Gostou de aprender mais sobre a importância da contabilidade? Entendeu os benefícios? Então, aproveite para descobrir quando atualizar o seu ERP.
