A busca por soluções criativas e inovadoras já é uma realidade nas empresas brasileiras. Para atender às necessidades do mercado e garantir a competitividade é indispensável aumentar a capacidade de execução das tarefas, cumprir as obrigatoriedades fiscais e tornar as operações seguras e rápidas.
Para tanto, é indispensável recorrer à implantação de projetos adequados às especificidades do empreendimento. O sucesso de um empreendimento depende de muito mais que o controle das ações e do gerenciamento de recursos humanos.
É preciso investir em uma metodologia eficiente e que considere a realidade complexa do negócio, seus objetivos e dificuldades. Ter como aliada uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) transparente e responsável capaz de proporcionar os resultados desejados, significa reduzir os custos e propiciar novas soluções para os problemas corporativos.
Confira como funciona a implantação de projetos da Atos Data e descubra por que investir nesse tipo de ferramenta faz toda diferença!
Passo a passo da implantação de projetos
Para assegurar o êxito da implementação de projetos é preciso contar com a metodologia correta. Os projetos da Atos Data, por exemplo, utilizam a metodologia PMBOK e MIT (Metodologia de Implementação TOTVS) para assegurar que o produto adquirido pela corporação será entregue de acordo com o escopo, prazo e custo acordado.
Tal metodologia permite ainda identificar os desvios com agilidade durante o processo, endereçando-os ao Comitê que definirá as melhores ações corretivas. Além disso, é preciso seguir corretamente cada um dos passos da implantação de projetos. Veja quais são!
Levantamento
O levantamento é o primeiro passo para a implantação de projetos. Nesse momento inicial, a Atos Data identifica as necessidades e particularidades de cada cliente por meio de entrevistas com os principais colaboradores da empresa. Ou seja, ocorre um levantamento de processos com os usuários-chave de cada setor. A partir disso, é criada uma documentação (mapeamento) que oferta uma análise detalhada da situação atual do negócio, das necessidades identificadas e das propostas de mudanças.
Planejamento do projeto
Após a conclusão do levantamento, é iniciada a etapa de planejamento. Para isso, o cliente deve ter validado o escopo de trabalho e estar de acordo com os dados e propostas apresentadas. A chave do sucesso na etapa de validação do escopo é o diálogo.
Cliente e empresa devem estar alinhados para reduzir possíveis equívocos, garantir o atendimento às expectativas e validar a disponibilidade de recursos, e prazos de implantação. Feito isso, é hora de partir para o planejamento do projeto e delimitar:
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cronograma de trabalho com escopo: descrição das atividades e características do produto, bem como o estabelecimento do prazo de entrega necessário a cada etapa. O cronograma é fundamental para evitar os atrasos e fazer valer o orçamento estabelecido;
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tempo: prazo para entrega do produto final, períodos dedicados a implantação, testes, treinamentos dos usuários etc;
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recursos: valor do investimento na implantação do projeto, recursos humanos necessários, hardwares, dentre outros.
Após a concretização do planejamento e sua aprovação pelo cliente, recomenda-se que ele seja seguido fielmente para que os investimentos, prazos e objetivos sejam cumpridos. Vale lembrar de que a comunicação integrada de todas as partes envolvidas (membros da equipe, executivos e demais colaboradores) é indispensável para otimizar o processo, evitar distrações e propiciar os acessos às informações diretas e claras.
Com o levantamento e o planejamento concluídos, é hora de partir para o gerenciamento de implantação de projetos. Confira quais são as suas fases!
Fases de gerenciamento de implantação de projetos
Assim como os primeiros passos da implantação, cada uma das fases de gerenciamento resulta em documentos de validação, que obrigatoriamente devem ser aprovados pelo cliente para que a próxima etapa seja iniciada. Acompanhe as fases:
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instalação dos sistemas em base teste;
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parametrização dos sistemas;
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desenvolvimentos de personalizações (customização);
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capacitação dos usuários-chave de cada área da empresa;
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simulações individuais e integradas dos processos;
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preparação do ambiente de produção;
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Go Live (disponibilização do sistema em produção);
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acompanhamento das operações em ambiente de produção.
Além de aprovadas pelo cliente, todas as fases dos projetos implementados pela Atos Data são acompanhadas e monitoradas por um Gestor de Projetos com certificação Profissional de Gerenciamento de Projetos (PMP).
São muitos os passos e fases, não é mesmo? Exatamente por isso surgem alguns desafios e você precisa saber exatamente quais são para superá-los com tranquilidade.
Principais desafios da implantação de projetos
Os principais desafios podem ser agrupados em 3 períodos: antecedente, durante e após a implantação. O primeiro se refere às constantes atualizações do setor. As empresas de TI devem oferecer as melhores soluções no momento mais oportuno. Ademais, é preciso desburocratizar os processos, otimizar o uso dos recursos, aplicar as melhores práticas de gerenciamento e superar as resistências da diretoria e dos colaboradores.
Durante a implantação, o desafio passa a ser prever os possíveis problemas no decorrer das etapas, a fim de oferecer as soluções mais rápidas e corretas. Os obstáculos vão além da instalação do software. É preciso cumprir os prazos, lidar com a pressão dos colaboradores e manter o orçamento acordado, fazendo a gestão de mudanças de forma rígida.
Já no momento pós implantação, a principal preocupacão é a estabilização dos novos processos, sem perda de produtividade. Neste momento é essencial o acompanhamento dos usuários da empresa nas suas tarefas do dia a dia, sanando qualquer dúvida de operação o mais rapidamente possível. Em todas as etapas, os líderes têm um papel importante, mas para manter o foco, é necessário que eles sejam ainda melhores nesse período.
Como superar as adversidades
A melhor maneira de transpor, com sucesso, os obstáculos, é contar com uma empresa especializada e que ofereça o suporte adequado. A Atos Data acompanha de perto a execução do projeto e após o Go Live, disponibiliza aos clientes o acompanhamento das operações por um período determinado, de acordo com a complexidade do projeto e do perfil de cada um.
Além disso, após a conclusão do projeto existem contratos opcionais de suporte, que objetivam apoiar as corporações que não tem técnicos especializados. Desse modo, as operações do dia a dia se mantém a todo vapor e as atualizações do sistema e dúvidas dos usuários são atendidas.
Para que os clientes superem os desafios, a Atos Data oferece, pelo menos, 4 diferenciais: atendimento personalizado, área de suporte remoto, profissionais especializados — com mais de 10 anos de experiência na implantação da ferramenta e em constante capacitação — e, por fim, profissionais especialistas em suas áreas de atuação, como por exemplo consultores especialistas formados em contabilidade para área de contabilidade etc.
Como você pôde perceber, o sucesso está intimamente ligado à implantação de projetos compatíveis com a realidade do negócio. Seguir os passos e fases que você acaba de conhecer, é essencial para assegurar que tudo acontecerá da melhor maneira possível.
Agora que você já sabe como funciona implantação de projetos da Atos Data, que tal entrar em contato conosco e conhecer melhor a empresa com o maior know how de especialistas?
