O conciliador automático é uma ferramenta cada vez mais utilizada nos mais diversos tipos de negócio. Afinal, grande parte das transações são realizadas com cartões no ambiente virtual. Até mesmo presencialmente, as pessoas têm substituído o dinheiro pelos cartões. Por isso, sua empresa precisa de um sistema de registro confiável e ágil.
O conciliador reúne todas as tarefas que você precisa para gerenciar os pagamentos com cartões, como registro das vendas, controle das tarifas cobradas pelas operadoras, valores das vendas e das antecipações de pagamento, entre outros. Se você quer saber mais, confira o nosso post!
Otimização do tempo
Melhorar os indicadores de gestão do tempo é um dos grandes desafios das empresas atualmente, pois a ineficiência de algumas tarefas tem minado a competitividade. A melhor forma de melhorar esse ponto é a implementação de processos mais ágeis e eficazes.
Nesse sentido, a automação tem trazido a possibilidade de digitalizar diversos processos manuais com as máquinas fazendo uma atividade que demoraria horas manualmente em apenas alguns segundos.
A conciliação automática permite a otimização do tempo, não só por reduzir o tempo de cada processo, mas também pela diminuição da necessidade de retrabalho. Os softwares erram muito menos do que a mão de obra humana, mesmo quando trabalham 24 horas por dia, 6 dias na semana.
Por exemplo, as tarefas de conferência, em que os registros são comparados com a documentação, geralmente duravam dias ou, até mesmo, meses quando realizados manualmente. Com o conciliador automático, levam apenas alguns minutos.
Melhoria da gestão de fluxo de caixa
Hoje em dia, grande parte dos pagamentos são realizados virtualmente, por meio de cartões de crédito, operações de débito automático ou boletos bancários. Assim, praticamente todos eles não geram documentos físicos, especialmente no e-commerce. Isso facilita a ação da conciliação automática.
Além disso, os melhores softwares também se adequam a sistemas de ERP ou de gestão de vendas de forma que até as inserções manuais são integradas rápida e imediatamente. Com isso, o gerenciamento do fluxo de caixa fica bastante facilitado, pois você terá a segurança de que cada registro nos softwares será automaticamente contabilizado nas suas planilhas financeiras.
A grande vantagem é que tudo é feito em tempo real, de modo que a gestão possa tomar suas decisões diárias com base em dados sobre a situação atual. Ademais, na hora das auditorias e nos balanços, ficará muito mais fácil a conferência de informações.
Redução de erros na conferência
Além da demora, os processos manuais, como explicamos, aumentam a ocorrência de erros que podem prejudicar bastante o seu negócio. Por exemplo, se você deixa de registrar adequadamente uma grande transação realizada em parcelas, você pode contar com um dinheiro em caixa que não estará disponível. Consequentemente, o gestor pode gastar mais do que tem e ter de recorrer a empréstimos.
Em alguns casos, isso pode gerar, até mesmo, um problema com o Fisco. Mesmo que não haja culpa em omitir o registro (o que configura sonegação fiscal), os erros “inocentes” também geram multas que comprometem a saúde financeira do negócio. A conciliação permite uma conferência com base nos bancos de dados originais sem precisar de praticamente nenhuma interferência humana.
Aumento da produtividade
Como muitas tarefas de conciliação rotineiras e repetitivas serão automatizadas, não será mais necessário gastar recursos humanos valiosos para elas. Assim, você poderá deslocar seus funcionários para atividades mais importantes, que exigem mais criatividade e inteligência, como elaboração de estratégias de vendas ou de melhoria da gestão.
Também, a produtividade tem tudo a ver com fazer mais com menos, isto é, otimizar o uso de recursos e de tempo para a execução de uma determinada atividade. A conciliação tradicional, a partir do Excel, era uma tarefa muito pouco produtiva, demandando um processo burocrático de conferência constante de dados e de muito retrabalho.
Segurança financeira
Como tudo será feito por um software, há uma chance muito menor de que haja extravio de informações por seus funcionários. Os sistemas de conciliação são bem seguros e totalmente protegidos contra hackeamento e vazamento de dados.
Tudo é feito com uma tecnologia de criptografia avançada, além de um firewall que torna o banco de dados dos seus clientes intransponíveis.
Controle de movimentações
Além de registar todas as transações realizadas, um conciliador automático também conta com várias outras ferramentas de monitoramento das movimentações. Com isso, você terá um panorama completo sobre a gestão de pagamentos da sua empresa.
Por exemplo, é possível:
- obter métricas importantes, como taxa de cancelamento de vendas, ticket médio, volume de vendas em crédito etc.;
- monitorar a evolução dos gastos com taxas bancárias das operadoras de crédito, como aluguel da maquininha, mensalidade do sistema de pagamentos, custo por operação, entre outros;
- controlar a transferência de recursos entre as contas da sua empresa etc.
Integração com sistemas de ERP
Atualmente, a maior parte das empresas conta com sistemas de gestão de planejamento de recursos empresariais. Lá, são registradas as vendas e as transações financeiras, calculados os indicadores financeiros, feito o controle da cadeia de suprimentos etc.
Portanto, para aumentar a eficiência e a produtividade das tarefas, é preciso que os processos de conciliação também sejam virtuais, pois, assim, é possível obter o máximo de benefícios dos ERPs. Por outro lado, não é todo o software que conta com essa comodidade e, na hora de escolher esse produto/serviço, você precisará conferir se ele se integra bem com seus demais sistemas de gestão.
Precisão dos relatórios
Os relatórios de venda são os principais instrumentos das empresas para tomar suas decisões estratégicas. Afinal, oferecem os indicadores mais precoces de que algo não vai bem: se os clientes não estão comprando ou estão comprando pouco, é preciso fazer uma análise mais profunda.
Assim, é possível pensar em ações para melhorar as vendas a partir dos dados obtidos. Por exemplo, se você está achando o volume de vendas a crédito baixo, poderá oferecer um maior número de prestações. Se ele está muito alto, comprometendo o caixa, é possível oferecer descontos em contas à vista e a débito.
Redução de custos
Os softwares de conciliação têm um preço bastante justo, tendo em vista os custos que esse tipo de operação gera quando executado manualmente. Geralmente, você pagará uma assinatura mensal por um serviço completo, que representa uma porcentagem ínfima em relação ao seu atual gasto com pessoal.
Você verá que o Retorno sobre o Investimento (ROI) será muito rápido em comparação a outros investimentos. Portanto, um conciliador automático é a solução que você precisa para modernizar a gestão de pagamentos da sua empresa, especialmente em um ambiente no qual os cartões são cada vez mais utilizados pelos clientes.
Dessa forma, escolher a ferramenta certa pode significar uma enorme vantagem competitiva! Quer saber como a nossa solução pode ajudar a sua empresa a colher resultados cada vez melhores? Então entre em contato conosco agora mesmo!
