Uma empresa que não cuida da conciliação financeira está arriscada a se expor a fraudes e problemas em seu orçamento. Imagine o cenário: uma loja faz mais de cem vendas em um único dia, nas quais se misturam formas de pagamento, prazos, taxas, impostos e muitos outros detalhes. Não dá para confiar apenas no olho para dizer que, no fim da jornada, todos os lançamentos foram feitos corretamente, concorda?
Porém, a conciliação é muito mais que uma forma de checagem. Com ela, seu negócio se habilita a controlar mais de perto as finanças e, como se sabe, quem avança nesse aspecto investe mais e melhor. Veja então neste conteúdo como fazer para dar esse salto de qualidade na sua gestão.
O que é a conciliação financeira?
Também conhecida como conciliação bancária, a conciliação financeira trata das atividades pelas quais uma empresa alinha seu fluxo de caixa aos seus respectivos saldos financeiros. Seu objetivo fundamental é garantir que todos os valores recebidos e pagamentos efetuados em conta correspondam aos registros operacionais.
Por essa razão, a conciliação é um dos principais instrumentos para se prevenir fraudes como desvios de fundos ou mesmo crimes como o golpe da maquininha. O assunto é sério e há casos divulgados de prejuízos milionários sofridos por empresas que descuidaram desse tipo de controle. Sendo assim, o melhor a se fazer é zelar pelas contas e, nesse sentido, conciliar é a solução mais efetiva.
Para que a conciliação financeira serve?
Além de prevenir fraudes, a conciliação também é um instrumento de controle financeiro por excelência. É também um recurso dos mais democráticos, já que pode — e deve — ser feito por empresas de todos os tamanhos. Do pequeno empreendimento familiar até a multinacional, todos se beneficiam quando aplicam a conciliação em suas atividades.
Outro aspecto importante desse conjunto de processos é que ele permite enxergar mais de perto suas finanças. Vamos voltar ao exemplo da loja com muitas vendas diárias. Cada vez que um cliente compra no cartão de débito, gera a cobrança de uma taxa distinta da que se cobra no crédito. Sem cotejar cada um desses lançamentos com o saldo bancário da empresa, com o tempo essas taxas formarão um passivo que, se não for contabilizado, pode levar uma empresa a se endividar.
Qual a importância da conciliação financeira?
Não seria útil adotar indicadores financeiros para medir a performance nos negócios se os dados consolidados nos relatórios não batessem com a realidade. Por isso, a conciliação financeira é fundamental para assegurar que a empresa terá informação credível na hora de demonstrar seus resultados. Dessa forma, aumenta também a segurança nos processos decisórios, que passam a ser pautados por informação de qualidade.
No entanto, como já destacamos, a conciliação é importante porque somente por meio dela a empresa garante que receitas não se percam no meio do caminho. Afinal, não é só a fraude que pode levar um negócio a registrar prejuízo.
Embora a tecnologia esteja aí para facilitar, colaboradores na linha de frente podem cometer erros que, quando se acumulam, acabam por redundar em desfalques consideráveis.
Como fazer a conciliação financeira?
Pelo que já foi exposto, podemos concluir que conciliação tem muito a ver com processos de registros de vendas. Por outro lado, existem etapas a serem obedecidas para que ela sirva efetivamente aos propósitos a que se destina.
Em outras palavras, para funcionar bem a conciliação bancária deve ser feita de maneira metódica, afinal, trata-se de uma atividade bastante minuciosa. Uma maneira simples e barata de se fazer isso é utilizando planilhas, desde que elas sejam adaptadas para isso. No entanto, para empresas com operações mais robustas e em volumes maiores, a conciliação manual torna-se inviável.
Confira então as etapas básicas a serem seguidas em processos visando a conformidade de seus saldos.
Faça registros diários
Em essência, a conciliação não deixa de ser também uma forma de se acompanhar o fluxo de caixa. Afinal, o primeiro passo para ser colocada em prática é registrar todos os dias as entradas e saídas bancárias sem deixar de calcular eventuais tarifas e juros.
Nesse aspecto, não deixe de contabilizar rubricas como:
- impostos;
- tarifas bancárias;
- pagamento de empréstimos do banco;
- pagamentos de fornecedores;
- recebimentos de clientes;
- pagamento de salários.
Como veremos mais à frente de forma detalhada, é preciso, ainda, elencar todas as reservas financeiras da empresa e as diferentes modalidades de pagamento e recebimento. O segredo aqui é a paciência, já que cada lançamento deve ser cuidadosamente conferido antes de ser efetivamente considerado como válido.
Confirme o saldo bancário
Agora que você tem em mãos os valores para cada lançamento feito ao longo do dia, é hora de irmos a parte mais chata e trabalhosa da conciliação, a conferência do extrato bancário. Claro que aqui estamos considerando o processo manual, necessariamente mais lento e sujeito à falha humana. Por isso que reiteramos que se for essa a sua opção, o ideal é ser o mais minucioso e paciente possível para que erros não comprometam os resultados.
Busque por detalhes
Com o documento bancário que comprove os lançamentos feitos, é hora de buscar, linha por linha, por detalhes que possam revelar discrepâncias. Esse é um cuidado a ser tomado principalmente por empresas que fazem faturamento por múltiplos locais, ou seja, que precisam conciliar saldos de dois ou mais Pontos de Venda (PdV).
Há outra utilidade da conciliação financeira que pode ser percebida nessa etapa, sendo a garantia que a empresa pague suas contas em dia. Imagine, por exemplo, que você fez um pagamento e, por algum motivo, o dinheiro não saiu da conta bancária. Ao fazer a conciliação no mesmo dia, você se safa de uma provável multa por atraso ou de ter problemas com um possível colaborador ou fornecedor que deixou de receber.
Faça as correções
Quando se trata de conciliar não tem meio termo. Rigorosamente todos os lançamentos feitos no fluxo de caixa devem coincidir de forma exata com o que consta no saldo bancário. Por esse motivo, esse controle deve ser diário, pois só assim você conseguirá corrigir eventuais inconsistências ou detectar desvios a tempo de tomar as medidas necessárias.
Vale destacar, ainda, o papel de outros profissionais como contadores e advogados no processo de conciliação. Eles poderão orientar você quando algum dado parecer confuso e, se necessário, podem orientar, dentro dos limites legais, sobre possíveis esclarecimentos junto às pessoas envolvidas, caso haja suspeita de fraude, de má-fé ou involuntária.
Estimule uma cultura de austeridade financeira
Nenhum dos passos acima descritos podem ser bem aplicado se, na empresa, não existe uma forte cultura organizacional voltada ao controle. Por isso, é fundamental educar colaboradores, supervisores e gestores a adotarem práticas visando à austeridade financeira em suas respectivas rotinas.
Comece em gestos simples como apagar luzes, propagando-se por todas as instâncias da empresa, incluindo etapas mais estratégicas como o planejamento de compras. Portanto, o controle financeiro efetivo só é possível quando todos os escalões estão engajados e comprometidos com o sucesso do negócio. Isso é positivo pois minimiza o risco de fraudes e, ao mesmo tempo, facilita e reduz o tempo necessário para realizar os processos de conciliação.
Quais as melhores práticas de conciliação financeira?
Já que existem diversos meios a se considerar na conciliação, é esperado que, para cada um deles, existam práticas mais ou menos recomendadas. Logo, a conciliação das operações com cartão será diferente da que se faz em relação aos pagamentos, por exemplo.
Na sequência, vamos ver como conduzir os processos conciliatórios em quatro das principais categorias financeiras que partem do fluxo de caixa. Acompanhe!
Cartões
Os processos de conciliação de cartões consistem no confronto de dados com origem nas vendas e o que foi recebido pela respectiva operadora. Dessa forma, a loja ou PdV pode conferir se os valores informados estão de fato corretos. Outra informação importante a se verificar é se as taxas conferem com as que foram contratadas junto às operadoras, garantindo assim que não haja quebra de contrato.
É fundamental que, ao conciliar as vendas com cartão, você se certifique de que tudo o que foi vendido por essa modalidade foi pago pelas operadoras. Dessa maneira, é praxe que, junto à conciliação das vendas por cartão se faça a das vendas como um todo, a dos recebimentos e, por fim, a bancária.
Contas bancárias
Em certos casos, é possível que a empresa tenha que gerir mais de uma conta bancária. Se este for o caso, então a atenção deve ser redobrada na hora de confrontar as informações em cada uma delas com os dados obtidos a partir das operações comerciais.
Lembre-se, ainda, que com o novo sistema de transferências bancárias, o Pix, os recebimentos passam a ser instantâneos. Isso obriga lojistas a ter ainda mais atenção com seus processos de conciliação. Afinal, com essa novidade, mais um meio de pagamento se soma aos boletos, cartões, compras à vista e ao popular carnê, mais utilizado em grandes redes varejistas.
Pagamentos
Conciliar as contas da empresa significa certificar-se do lançamento de valores recebidos, mas também dos pagamentos efetuados. Nesse quesito, as possibilidades de fraudes, desvios e erros são as mesmas, portanto, nada de relaxar na hora de fazer a conferência.
No caso específico da conciliação de pagamentos, o objetivo é comparar os dados recebidos dos diversos meios de pagamento com os que estão nos sistemas da empresa. Aqui, o que se faz é relacionar os lançamentos de débitos de pagamentos nas contas com os pagamentos agendados no sistema ERP. Sendo assim, devem ser levantados pagamentos como:
- salários;
- fornecedores;
- ordens de pagamento;
- pagamento de boletos bancários;
- transferências e depósitos
- TED’s e DOC’s;
- cheques compensados.
Cobranças
A inadimplência é um risco a qual todo negócio está sujeito. Para mantê-la em níveis aceitáveis, a conciliação de cobrança é uma das ferramentas indicadas. Em suas rotinas, é feito o acompanhamento de todas as movimentações de boletos por vencer, títulos e duplicatas.
Além disso, é por essa prática que a empresa faz a conciliação das liquidações que foram realizadas com os valores por receber já creditados. Junto a isso, também é feito o controle das taxas cobradas e juros incidentes. Portanto, ao conciliar a cobrança, a empresa faz um balanço entre os valores que tem por receber, dando baixa naqueles que já tiverem sido creditados.
Cabe ressaltar que esse é um processo que deve ser feito por formulários específicos, nos formatos CNAB 240 e CNAB 400. Eles são disponibilizados pelos bancos e consistem em um layout para registro de cobranças, assegurando a validade do pagamento.
Como funciona a conciliação automática?
A conciliação é uma atividade que deve ser feita por todas as empresas, independentemente do seu faturamento, nicho de atuação ou segmento. Ela pode ser feita manualmente por planilhas, método mais indicado para negócios de pequeno porte ou que não tenham um volume de vendas diário muito alto.
Porém, há casos em que torna-se humanamente impossível dar conta de todos os registros e da posterior conferência de dados bancários de forma manual. É nesse momento que um conciliador automático vem a ser a solução para garantir que os processos conciliatórios terão continuidade, não importa o volume de vendas que a empresa faça. Ou seja, se o seu negócio registrar muitas transações diárias, prefira esse recurso.
Quais erros de conciliação financeira devem ser evitados?
Por ser uma atividade que se relaciona com a gestão financeira, a conciliação bancária precisa ser, ao mesmo tempo, rigorosa e minuciosa. Significa que erros não são tolerados, embora exista um risco considerável de se cometê-los quando ela é feita manualmente.
Além da margem para erro ser zero, é preciso levar em conta que a conciliação engloba registros classificados por valores, datas e meios de pagamento. É mais um fator que pode complicar a vida de quem não está atento ou não tem muita experiência com processos desse tipo.
Para ajudar você a evitá-los, veja a seguir quais são as falhas mais recorrentes na conciliação e de que forma elas podem ser contornadas.
Deixar de fazer os lançamentos
Pode parecer óbvio dizer que não fazer lançamentos é um erro, afinal, a conciliação consiste basicamente nisso. A questão, nesse caso, é que em meio a tantas transações, é muito fácil deixar para depois aquela compra que acaba de ser feita em um dia de pouco movimento. O tempo passa e a tendência natural é para que esse lançamento deixe de ser feito, afinal, quem vai perceber, não é?
O erro aqui está em negligenciar um princípio elementar na conciliação financeira, a minuciosidade. Dessa forma, todo e qualquer lançamento, seja de um valor mínimo quanto de uma grande transação, deve ser feito na hora — por planilhas ou softwares de conciliação.
Falhas ao dar baixas por data, valores ou contas
Há casos em que a empresa faz os lançamentos e, ainda assim, os valores registrados não coincidem com o saldo bancário. Se isso acontece, pode ser que a falha esteja nos valores registrados, na conta em questão — caso haja mais de uma —, ou na data em que o valor teve baixa.
É preciso considerar também que a conciliação depende do registro correto do recebimento de um valor no PdV. Isso porque, se um pagamento for feito com cartão mas na hora da conciliação você o registra como entrada em espécie, haverá certamente uma diferença em virtude das taxas.
Erros do sistema (ou na planilha)
Fala-se muito da falha humana, mas a automação do faturamento, por si só, não garante que os erros deixarão de existir. Afinal, um sistema mal configurado, que não seja compatível com as demandas da empresa ou que seja mal operado levará inevitavelmente aos mesmos erros comuns em processos manuais.
O que dizer, então, das planilhas? Como já destacamos, elas têm o seu valor e podem ser bastante úteis para quem não trabalha com volumes muito altos de vendas. Mas, ainda assim, elas podem induzir ao erro porque, no final, o resultado da conciliação vai depender sempre da mão do gestor.
Além disso, em planilhas com macros ou muitas fórmulas, é possível que haja bugs que levarão essas funções a falhar. A solução, em ambos os casos, é revisar os lançamentos feitos e, se necessário, submetê-los à avaliação de mais de um profissional.
Negligenciar transferências internas
Quando se trabalha com mais de uma conta bancária, é comum que se façam transferências entre elas para cobrir despesas ou como reforço no saldo. Esse tipo de transação também deve ser registrada, ainda que, na prática, movimentações entre contas não alterem o saldo final.
Ignorar taxas e tarifas bancárias
Um erro recorrente em processos de conciliação é deixar de registrar os débitos realizados a título de cobrança de taxas e tarifas bancárias. Como esse tipo de lançamento é automático e não depende da empresa para acontecer, há sempre o risco de que ele seja esquecido ou ignorado. Aqui, novamente a dica é buscar pelo detalhe em cada etapa da conciliação e, em caso de dúvidas, deve-se fazer novamente a conferência do extrato bancário.
Como escolher um conciliador financeiro?
Agora que você sabe que a automação é a melhor solução para quem trabalha com volumes maiores de vendas, fica a questão: como escolher o sistema ideal? Veja as respostas nos tópicos a seguir!
Considere seu orçamento, limitações e necessidades
Conciliadores financeiros são como carros. Tem os mais completos e que por isso custam mais e aqueles com menos recursos, portanto, mais em conta. Por isso, antes de buscar no mercado uma solução, procure antes entender quais são suas reais demandas e procure estipular um orçamento mensal para custeio do futuro sistema de conciliação.
Saiba qual é a reputação do fornecedor
O mercado de sistemas para conciliação no Brasil já é relativamente amplo. Dessa forma, existem fornecedores de soluções mais e outros menos confiáveis, o que pede uma avaliação criteriosa antes de uma contratação.
Procure conhecer os clientes já atendidos, se existem muitas reclamações em órgãos de defesa do consumidor e no portal Reclame Aqui. Não menos importante, procure saber quanto tempo a empresa tem no mercado — afinal, tempo de mercado pode ser um diferencial competitivo.
Integração ao sistema ERP
Um ponto muito importante a ser considerado antes de contratar um sistema que faça a conciliação automática é a viabilidade de integração ao seu ERP. Nesse caso, a melhor indicação que podemos dar é o Protheus, o ERP líder de mercado feito para empresas brasileiras e 100% ajustado à nossa legislação fiscal e tributária.
Compatibilidade com os meios de captura
No caso da conciliação de cartão de crédito, é preciso trabalhar como os três meios de captura de vendas disponíveis, o TEF, web e o POS. Sendo assim, ao escolher seu próximo sistema, certifique-se de que ele trabalha com todos esse meios.
Além disso, em estabelecimentos que utilizam o POS, o conciliador de cartões deve ter a função de completar os arquivos que chegam do software, realizando a conferência de forma automática, o que nesse caso garante que não vai haver erros.
Recursos de usabilidade
A expansão do trabalho remoto e de conceitos como Bring Your Own Device (BYOD) traz a necessidade por sistemas dotados de melhor usabilidade. Ou seja, não basta apenas instalar softwares nos computadores da sua empresa, eles precisam ter também versões em aplicativos e estar disponíveis em dashboards acessíveis a partir de navegadores web.
Trabalhar com muitos adquirentes
Já para os que operam no varejo, uma outra característica bastante desejável é permitir a conciliação automática com a maior quantidade possível de adquirentes. Como vimos em tópicos anteriores, cada uma delas trabalha com taxas e tarifas próprias e, como tais, exigem ferramentas projetadas para lidar com essa variação.
Como funciona a conciliação de cartões e conciliação de vendas em marketplaces?
Antes de concluirmos, vale dedicar um tópico exclusivo para o conciliador para marketplaces. Trata-se de um recurso indispensável para lojas que operam por esse formato, no qual o e-commerce pode trabalhar com múltiplas marcas e uma variedade muito grande de produtos.
Nesse caso, uma solução desenvolvida especificamente para essa modalidade vem a ser a melhor escolha para fazer a conciliação. Isso porque, com ela, sua empresa se habilita a gerenciar taxas e valores com mais precisão. Além disso, é possível obter dados sobre retiradas, depósitos, arquivos XML de nota fiscal e até conhecer os custos por antecipações e comissões.
Uma coisa e certa: conciliação financeira é uma atividade trabalhosa e, sem automação, a falha será questão de tempo, ainda mais se a empresa registra muitas transações.
Assim, o melhor que você pode fazer pelo seu negócio é investir em uma solução que permita dar conta de todas as operações financeiras ao mesmo tempo, de preferência integradas a um ERP. Afinal, sem integração, não há organização, certo?
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