O sistema ERP, ou software de gerenciamento corporativo, é uma solução abrangente para todas as empresas modernas. Ele ajuda a planejar o trabalho da organização, independentemente do seu tamanho ou do setor em que opera.
Os sistemas ERP suportam o gerenciamento dos recursos do negócio — tanto máquinas, quanto funcionários ou ferramentas usadas para o trabalho diário. Uma empresa que adote essa ferramenta melhora a sua comunicação interna, consistência dos processos, facilita o fluxo de trabalho, entre outros benefícios.
Para uma boa administração dos seus negócios, é imprescindível o uso de toda a capacidade de planejamento e gerenciamento. Pensando nisso, falaremos neste artigo sobre como usar toda a capacidade do seu sistema ERP. Confira!
Como diagnosticar o sistema
Primeiramente, é preciso saber se toda a capacidade do ERP está sendo usada. Para isso, o diagnóstico do sistema deve ser feito a fim de ter todo o potencial empregado para o sucesso e continuidade do negócio. O principal objetivo da análise no sistema é de avaliar a usabilidade nos processos da organização. Pode-se destacar diversos pontos como:
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Todos os processos operacionais e administrativos são controlados e processados com o apoio do ERP, de forma plena?
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Existem outros sistemas dentro da empresa, integrados ou não ao ERP?
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Como está a infraestrutura de TI e como é a sua atuação?
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Qual o nível de personalização existente?
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O número de usuários supre as demandas?
Aplicando a identificação de cada ponto, você consegue ter um roteiro das falhas e necessidades de readequação dentro dos procedimentos internos. De fato, sem um diagnóstico não há possibilidades de constatar se toda a capacidade do seu sistema ERP está sendo usada. A partir disso, outros aspectos podem ser analisados, como:
Identificar gaps
Os gaps são lacunas existentes em determinado momento na produção da cadeia de valor. Eles podem criar problemas de interpretação, entendimento e tomada de decisão. Então, para evitar esses transtornos, o diagnóstico facilita a identificação e classificação dos gaps de concepção, comunicação, atendimento ao cliente, informação, produção e entrega.
Após o diagnóstico realizado é possível conhecer as principais falhas e lacunas com relação aos processos empresariais. Por exemplo, desvios de finalidades, necessidade de melhorias, ausência de treinamento das equipes, riscos ao negócio etc. Dessa forma, você tem um panorama com dados consistentes de avaliação da capacidade empregada para atender a sua empresa.
Definir um plano de ação para melhorias
Ter um sistema ERP elimina a necessidade de salvar dados em planilhas ou em folhas de papel. Mediante isso, os dados não se perdem com o tempo, podem ser complementados simultaneamente por várias pessoas e confortavelmente controlados pelos gerentes. O conhecimento sobre a condição da empresa está disponível no sistema, o que permite que você tenha acesso a informações fundamentais.
O software pode nos lembrar do que é importante e requer a sua atenção, permitindo que você possa definir um plano de ação para novas funcionalidades que atendam às demandas e melhorias no que já está sendo aplicado. Além do mais, o indicado para otimizar todo o processo é utilizar as melhores práticas de negócios propostas pelo sistema.
Como usar a capacidade do ERP
O sistema ERP simplifica e acelera muito o trabalho, entre outras coisas. Uma vez inseridos no software, os dados são facilmente acessíveis a todos os funcionários qualificados. Isso significa que diferentes departamentos da empresa trabalham com as mesmas informações e não precisam ser duplicados.
Por exemplo, a contabilidade é capaz de encontrar rapidamente um contratado que tenha colaborado com o departamento de vendas. Benefícios também serão sentidos pela administração da empresa, quando toda a informação que flui pode ser rapidamente analisada, em vez de perder tempo com a unificação de dados.
Mas, para isso, é preciso saber como usar a capacidade do ERP adotando práticas como as listadas abaixo.
Escolher uma solução de qualidade
Atualmente, as empresas têm requisitos muito mais precisos em relação ao sistema de suporte à gestão. A consciência da definição de um sistema ERP ideal está crescendo. Frequentemente, as empresas escolhem outra solução porque, por um motivo ou outro, o atual não atendeu às suas expectativas.
As empresas são mais ricas com experiências positivas e negativas. As decisões sobre a seleção do sistema são precedidas por preparações confiáveis em relação aos requisitos funcionais. A vantagem do sistema ERP é permitir realizar negócios de acordo com a lei aplicável.
Vale a pena escolher um software de um fabricante conhecido e de porte no mercado, porque assim você vai ter a garantia de que ele será constantemente atualizado, e não irá desaparecer de um dia para outro. Graças a uma solução de qualidade, a possibilidade de obter um controle efetivo, uniforme e correto é certa para realizar todas as operações em um só lugar e com garantia de segurança.
Definir indicadores para monitorar os resultados
A implementação do sistema ERP na perspectiva de longo prazo ajuda a otimizar o trabalho da empresa, além de automatizar algumas das atividades repetitivas. Pelo fato de se pensar sobre determinados processos e melhorá-los, podemos esperar um retorno sobre o investimento em software e obter uma vantagem sobre a concorrência.
Porém, o melhor método de monitorar os resultados esperados é a utilização de indicadores de desempenho. Eles auxiliam a mensurar se o andamento dos negócios está tendo um padrão de evolução com excelência. Caso haja algum desvio, eles serão facilmente identificados para a tomada de decisão corretiva dos rumos. Assim, os resultados são monitorados por padrões bem definidos de acordo com as especificidades do negócio.
Treinar os profissionais para operar o sistema
Esse é um fator fundamental, pois não adianta ter um sistema ERP que atenda às suas necessidades sem que haja o treinamento dos profissionais para estarem capacitados a operá-lo. Por isso, todos os usuários devem ser submetidos à capacitação que os coloquem alinhados a todo o modo de interação com o programa.
Sem dúvidas, isso eleva o uso de toda a capacidade do sistema ERP para os objetivos. Vale ressaltar que existem as opções de uso de um sistema padrão ou desenvolvimento de um customizado. Isso deve ser avaliado de acordo com o custo-benefício de cada um, no contexto em que a empresa está inserida. Ou seja, em cada caso, uma das opções pode ser a mais viável e benéfica.
Assim, ao aplicar esses passos você poderá explorar todas as possibilidades que o seu sistema ERP pode oferecer. Quanto maior o alinhamento dos setores e equipes de trabalho com a solução de gerenciamento, melhor será.
E então, gostou? Agora que você sabe como utilizar toda a capacidade do seu sistema ERP, entre em contato conosco e fique por dentro das nossas soluções!
