CONHEÇA OS PRINCIPAIS ERROS NA IMPLANTAÇÃO DO ERP
Podem ocorrer muitos erros durante a implementação do ERP TOTVS, o Protheus. Por esse motivo, o processo deve ser conduzido a partir de um planejamento estratégico por uma empresa experiente em customizações e treinamentos. Um dos ERP da TOTVS, o Protheus, é um sistema de gestão empresarial integrado (ERP). A partir deles, várias funções de um negócio (financeiro, pessoal, operacional etc.) são digitalizadas. Por exemplo, ao registrar a venda de um produto no ERP, ele atualiza as demais ferramentas de todos os setores, como estoque, financeiro, fiscal, contabilidade, etc. No entanto, muitos erros podem ser cometidos durante a implantação do Protheus. Por isso, sua empresa precisa contar com um parceiro especializado em tecnologia da informação aplicada aos negócios. Somente assim você poderá contar com consultoria, instalação e suporte completos. Quer saber mais? Acompanhe! O que é o Protheus? O Protheus é o ERP da TOTVS, a maior empresa brasileira de sistemas corporativos. Diversas pesquisas apontam a TOTVS como a maior liderança nesse setor, sendo premiada internacionalmente. Como um sistema integrado de gestão empresarial, o Protheus traz módulos para padronizar e automatizar os processos de planejamento, execução e monitoramento de processos em todos os setores corporativos, como: cadeia de suprimentos e logística; financeiro e contabilidade; caixa e pagamentos; recursos humanos; relacionamento com o cliente, marketing e vendas; inteligência corporativa, entre tantos outros. No entanto, quais são os diferenciais que trazem esse posicionamento tão competitivo? Entenda: suporte completo por meio de fornecedores; alta capacidade de customização para as operações de cada negócio; baixíssima taxa de falhas, mesmo em soluções personalizadas; facilidade e simplicidade de uso; módulos completos com as principais e mais potentes ferramentas que as empresas precisam; integração com as ferramentas mais utilizadas no Brasil, como o Mercado Pago, entre outras. Por tudo isso, ao contrário do que acontece com outros ERPs, instalar o Protheus não significa um processo de implementação longo com uma curva de aprendizado lenta. É possível planejar estratégica e taticamente um projeto para maximizar o uso das ferramentas que os colaboradores sua empresa já estão habituados e customizar a plataforma e os módulos para as funcionalidades que efetivamente serão utilizadas. Quais são os principais erros na hora de implantar o ERP TOTVS? Confira alguns equívocos a serem evitados na hora da implantação desse sistema. Comprar a opção apenas pelo preço Esse erro é fatal, pois o que determina a qualidade de um investimento não é o preço gasto inicialmente. Deve-se analisar o potencial de retorno que ele traz, uma métrica conhecida como ROI. Assim, em vez de analisar isoladamente o custo, ele é comparado com o aumento de receita que trouxe para o negócio: ROI = (Resultado do Investimento – Custo do Investimento) / Custo do Investimento Desse modo, pode haver investimentos aparentemente caros, mas, quando se analisa a proporção dos benefícios financeiros provocados por ele, eles são extremamente vantajosos. Nesse sentido, é muito melhor escolher um ERP completo e customizado com um excelente suporte que uma solução genérica e barata. Não planejar o processo de implementação Certamente, esse é um dos principais problemas na hora de implementar um software. Muitas pessoas acham que a tecnologia simplesmente faz milagres. Todavia, ela não traz resultados sem que tenha havido um planejamento devido, com a finalidade de alinhar as soluções tecnológicas às estratégias de um negócio. Essa é a justamente a primeira tarefa do planejamento. Quando você procura um bom fornecedor de tecnologia, a primeira coisa que ele vai perguntar é “qual é o seu objetivo com a implementação desse ERP?”. Então, toda a conversa será direcionada nesse sentido. Esses sistemas são muito amplos e contam com dezenas de ferramentas, além de várias possibilidades de integração com outros softwares. Então, é preciso focar para escolher as funcionalidades que poderão ser aplicadas especificamente ao seu plano estratégico. Grande parte dos negócios cometem o erro de adquirir um ERP padronizado, sem nenhuma customização ou preparo. Consequentemente, os colaboradores demoram semanas para se familiarizar com as ferramentas e, ainda, não utilizarão a maioria delas. Quando você planeja a implantação, por outro lado, é possível fazer um mapeamento profundo dos seus processos para pensar nas melhores soluções para as suas operações. Então, você terá somente as ferramentas essenciais para a sua estratégia, o que facilitará outras etapas, como a manutenção e o treinamento. Outra consequência muito negativa será ter um maior tempo de instalação e mais chances de paradas nas suas atividades. Com o planejamento, é possível desenvolver um plano de implementação gradual, no qual vários setores continuam operando enquanto outros migram para o novo sistema. Querer apressar a sua implementação Para que não se acumulem erros e a curva de aprendizagem dos seus colaboradores seja respeitada, é importante conduzir o processo de implementação de forma estratégica e gradual. Por isso, fique atento para promessas de implementação acelerada e confira a capacidade do fornecedor de realizar um planejamento realista e viável. Caso contrário, o software pode até ser instalado e utilizado rapidamente, mas as falhas e erros serão tão frequentes que suas operações precisarão ser interrompidas constantemente para treinamentos e reparos. Então, em vez de apressar a implementação, escolha uma empresa com a capacidade de realizar uma consultoria completa do início ao fim. Com um melhor planejamento do projeto e um suporte atento é possível conquistar uma menor latência entre a contratação do fornecedor e o uso do ERP em “pleno vapor”. Negligenciar manutenções preventivas Assim como um equipamento físico, os softwares também precisam de manutenções preventivas. São elas que garantem um sistema sempre atualizado, sem erros e com riscos reduzidos. Somente assim você consegue extrair todo o potencial de um ERP. Com o tempo, um software pode se tornar obsoleto, o que traz várias consequências, como: não dialoga bem com sistemas operacionais mais novos, travando constantemente; não traz as funcionalidades mais atuais que seus concorrentes provavelmente estão explorando; acumulam falhas que o tornam frequentemente indisponível etc. A manutenção preventiva tem vários objetivos. Além de verificar a integridade do software, ela também analisa a existência de atualizações no Protheus e as realiza rapidamente com um processo adequado e seguro. Não investir em segurança Por
Você sabe como funciona a coleta automática de dados?
A coleta automática de dados entrega um padrão para a captura de informações, armazena o conteúdo de forma imediata e transmite todos esses registros para os sistemas corporativos instantaneamente. Assim, tudo que acontece no chão de fábrica, nas vendas, no transporte e no estoque — ou em qualquer outro departamento — chega aos gestores em tempo real. E mais: é possível consultar esses dados em poucos cliques com filtros virtuais. Nesse contexto, a competitividade recebe um importante reforço. Afinal de contas, em uma economia enfraquecida e acirrada, a cultura data-driven cada vez faz mais diferença no desempenho. Pare e pense: a cada segundo, uma única planta industrial produz muito mais informações do que produtos. Para agravar a situação, além de volumosos, os índices em um ambiente de fábrica mudam o tempo todo. Ou seja, produtividade, níveis de estoque, paradas emergenciais e saídas e entradas estão em constante transformação. Nesse quadro, a coleta automática de dados se torna indispensável para se manter competitivo. Quer saber mais? Então, venha com a gente e turbine a sua performance operacional e estratégica! Quais setores de uma indústria podem se beneficiar com esse recurso? Como já dissemos, a modernização do recolhimento de dados é algo “para ontem”, uma vez que as empresas estão avançando nesse quesito diariamente. Afinal, os gestores ganham ângulos de visualização privilegiados sobre os eventos. Tanto no quesito qualidade da informação — sem distorções ou erros — quanto no critério quantidade monitorada, qualquer volume de dados é transmitido para os sistemas em poucos segundos. A seguir, preparamos um resumo sobre o impacto da informatização da captura de dados em cada departamento de uma fábrica. Observe! Recebimento No setor de recebimento de materiais, todo controle é automático, trazendo mais velocidade para as entradas e para as conferências. É possível registrar de forma instantânea todas as operações, da chegada de matéria-prima até a remessa do item das portarias para os armazéns. Produção Com a coleta automática de dados, os indicadores produtivos recebem monitoramento em tempo real. Isso é importante para identificar erros, rastrear mercadorias e desenvolver um mapeamento de processos mais eficiente e menos custoso. Afinal, os líderes conseguem enxergar gargalos e desperdícios muito cedo, o que contribui para uma reação antecipada a acontecimentos negativos, como falhas e panes. Estoque Para o controle de estoque, as melhorias com a automação da captura de dados são realmente incríveis. Afinal, coletores eletrônicos leem em segundos os códigos de barras dos produtos. Assim, o estoque é feito sem erros e inconformidades. Da mesma forma, a atualização das entradas e das saídas se torna extremamente veloz. Isso significa informação confiável no sistema. Ou seja, o que estiver registrado será sempre correspondente, de fato, à realidade das prateleiras. Finanças e contabilidade A coleta automática de dados também é benéfica para o tratamento das informações financeiras. Assim, com esse recurso, determinados itens, como gastos, balanços, orçamentos, notas fiscais, contagem de impostos, entre outros, também vão para o sistema em segundos. Além disso, a contabilidade para as empresas que usam ERP com captura instantânea de dados é muito mais rápida e eficiente. Isso evita multas por perda de prazos ou por inconsistências tributárias, ajudando a melhorar o faturamento da fábrica. Faturamento e Expedição A coleta automática de dados também é aplicada com muito sucesso nas operações que envolvem o faturamento e a expedição de materiais. Primeiramente, a tecnologia reduz o tempo para coletar e transmitir o conteúdo para os sistemas. Outro benefício para o setor é o fim dos preenchimentos manuais, o que, na prática, significa erro zero de informação. Ou seja, os dados recolhidos contam com uma elevada credibilidade. Como efeito, as entregas acabam chegando no prazo para o cliente lá na ponta. Ademais, torna-se mais simples detectar índices de avarias, extravios e furtos. Quais ferramentas viabilizam a coleta automática de dados? Negócios logísticos, plataformas de entrega para e-commerce, farmácias, supermercados e os mais variados ramos da indústria podem usufruir da coleta automática de dados. Mas como a tecnologia funciona? Quais são os seus principais instrumentos? Observe a seguir! Leitores de códigos de barras Os leitores de códigos de barras são aplicações de tecnologia que enviam o conteúdo do código diretamente para o computador. Desse modo, os dados de uma mercadoria — como volume, cores, peso e disponibilidade de estoque — vão imediatamente para os sistemas, sem ser preciso conferir ou digitar nada. Maquininhas coletoras de dados Mais um dentre os instrumentos dessa tecnologia são as maquininhas coletoras de dados. Fisicamente, elas lembram as maquininhas de cartões de débito e de crédito, sendo que são um pouco maiores do que as usadas nas transações financeiras. Com elas, o colaborador se desloca por toda a empresa e pode captar dados em tempo real de tudo que for preciso. Depois, basta descarregar o conteúdo do equipamento nos programas de gestão. Na verdade, os coletores de dados, na maioria dos casos, também utilizam a leitura de código de barras. Solução ERP Como você já deve imaginar, a captura de dados não tem a menor utilidade se eles não forem tratados. Em outras palavras, é preciso extrair de números e de fatos desconexos interpretações que tragam insights de gestão. Nesse ponto é que entra o ERP (Enterprise Resource Planning), que fará a integração de todas as informações. Assim, ele vai produzir diagnósticos consistentes sobre os acontecimentos. Com o ERP, é viável enxergar os problemas e os pontos fortes, minimizando-os e maximizando-os, respectivamente. Quais são as vantagens da coleta automática de dados? São muitas as vantagens da coleta automática de dados. Além de haver mais recursos para enfrentar a concorrência, podemos destacar a redução das perdas com os arquivos de papel. Afinal, poeira, traças, goteiras e extravios podem destruir uma informação importante. Contudo, não é só isso: o controle automatizado permite colocar uma restrição de acesso e verificar o histórico de navegação, trazendo mais segurança para a companhia. Observe outras vantagens: ampliação da produtividade: as equipes ficam integradas pela plataforma (produção, vendas, transporte etc.). Como consequência, o trabalho ganha ritmo e sincronia. Assim, podemos
Conheça agora as vantagens da conciliação de cartões de crédito ERP
Cartões de Crédito e Débito são cada vez mais utilizados no país. Por essa razão, é essencial implementar medidas de segurança e processos de gestão para controlar os recebimentos destes meios de pagamento. Diante desse cenário, a conciliação de cartões de crédito é um procedimento importante para qualquer tipo de negócio que oferece aos clientes a opção de pagamento com cartão. Neste post, vamos apresentar como funciona o Conciliador para o ERP Protheus da Atos Data e as vantagens do sistema Protheus para essa prática. Acompanhe a leitura! Sistema de gestão moderno A contratação da conciliação de cartões Protheus garante um sistema de gestão ágil e eficiente. Trata-se de uma ferramenta desenvolvida na própria linguagem do ERP (ADVPL ou Advanced Protheus Language), que consegue atender às maiores necessidades das empresas. O intuito dessa etapa é fornecer informações úteis e confiáveis e garantir que as baixas dos títulos de vendas com cartões sejam realizadas com assertividade, destacando eventuais ocorrências no processo como estornos, chargebacks e demais situações comuns ao processo de conciliação. Automatização e controle completo de processos Essa ferramenta torna os processos de autenticação e verificação de cartões mais seguros e automatizados. Além disso, ele permite o controle completo das operações de forma integrada. Isso porque o sistema Protheus tem a capacidade de gerenciar diversos setores da empresa, desde a captação da transação da venda até a parte de backoffice e controladoria. Com isso, o seu negócio se torna mais integrado, rápido e inteligente. Maior integração de áreas e times O sistema Protheus da TOTVS consegue funcionar de modo integrado com outras ferramentas. Desta forma, o Conciliador da Atos Data pode se integrar com os sistemas das empresas adquirentes (como Rede, Cielo e Stone, entre outras) e até mesmo com serviços especializados de conciliação como a Concil. Essas integrações garantem mais segurança e rapidez no processo de obtenção de dados e processamento de arquivos de recebimentos, resultando em redução do trabalho das equipes, uma vez que eleva o nível de automatização de processos. Adaptação à legislação local O ERP Protheus atende ainda todas as questões fiscais e tributárias que garantem a empresa conformidade com o Fisco. Esse software também consegue atender às leis específicas de muitos municípios, o que facilita e agiliza o trabalho. Isso porque essa ferramenta automatizada foi desenvolvida por uma empresa multinacional, mas que entende muito bem sobre as leis brasileiras. Além disso, é importante mencionar que os departamentos Contábil e Fiscal costumam estar atentos às transformações na legislação no que se refere ao uso desse tipo de tecnologia, de forma que seja possível que a ferramenta consiga atender às expectativas dos usuários e suprir as demandas desses clientes. Economia de tempo e mais produtividade O sistema automatizado de conciliação para o Protheus tem diversas funcionalidades que ajudam a aumentar a agilidade e a qualidade do trabalho dos funcionários que atuam em uma empresa. Desse modo, a produtividade da equipe aumenta significativamente. Nesse sentido, as tarefas que antes demoravam horas e até mesmo dias para serem concluídas, atualmente podem ficar prontas em alguns minutos e com o máximo de eficiência. Dessa forma, os funcionários têm mais tempo disponível para se dedicar ao core business, ou seja, ele poderá dar mais atenção às tarefas consideradas mais estratégicas e que demandam mais raciocínio e estudo. Redução de custos O sistema de gestão substitui as tarefas executadas por humanos, o que demandava muito mais esforço, dedicação e tempo de trabalho. Com isso, há uma redução de custos da empresa e o consequente aumento dos ganhos. Diminuição de erros Uma máquina apresenta menos chances de erros, em comparação com o trabalho humano. Isso acontece porque os sistemas são compostos por programação e softwares dotados de uma robusta inteligência e capacidade de analisar e sintetizar as informações recolhidas. A diminuição dos erros também é uma característica que se relaciona diretamente com a economia e a diminuição de prejuízos e desperdícios, uma vez que o desempenho das tarefas de modo adequado reduz o risco de retrabalho e problemas causados por lançamentos financeiros equivocados. Visão mais ampla sobre o negócio O software ajuda a estruturar melhor os processos de um modo mais geral. Com isso, o gestor tem uma noção maior sobre quais setores demandam mais atenção e carecem de recursos. A partir daí, fica mais fácil direcionar os investimentos de maneira mais adequada. Do mesmo modo, se torna viável otimizar os recursos, diminuir os custos e controlar os gastos. Relatórios precisos O Conciliador Atos Data para o ERP Protheus fornece relatórios completos, atualizados e detalhados sobre o processo. Além disso, fica mais fácil identificar os lançamentos que precisam de revisão por parte da empresa. Na ponta final, a partir de todos esses índices e informações fornecidos por essa automação, os gestores conseguem ter os resultados mais rapidamente para embasar as suas decisões e seguir com as melhores estratégias para que a empresa consiga crescer e se desenvolver cada vez mais. Precisão nas métricas de desempenho Os processos automatizados criam indicadores de desempenho contendo informações concretas, verídicas e reais. Todos os números e taxas de performance obtidos serão úteis para elaborar as próximas estratégias da empresa. Atualizações do Sistema O software Protheus recebe atualizações com frequência ao longo de seu ciclo de vida. Cada nova versão serve para corrigir eventuais falhas e aprimorar o sistema anterior, deixando as operações mais modernas e ágeis. A Atos Data acompanha as atualizações disponibilizadas pela TOTVS e também acompanha as inovações deste mercado, incorporando novas funcionalidades ao processo de conciliação. Uma empresa que vende com cartões não pode ficar sem a conciliação de cartão de crédito Protheus. Afinal, esse serviço auxilia na organização das operações financeiras e contábeis e reduz os riscos de erros e prejuízos. Além disso, os sistemas de gestão podem trabalhar de modo integrado com as adquirentes e bancos. Quer melhorar a produtividade da sua empresa? A Atos Data é uma empresa inovadora, criativa e especializada no desenvolvimento de soluções corporativas e referência na consultoria de serviços ERP e BPO. Não perca tempo e entre em contato com
Checkout: a importância da conferência na expedição
O checkout é um dos processos mais importantes em um Centro de Distribuição (CD) porque dele depende o sucesso das operações logísticas como um todo. Mercadoria mal expedida é sinônimo de problemas como devoluções, trocas e reclamações, o que no final só pode gerar prejuízo. Além disso, o e-commerce brasileiro, a despeito de todos os problemas que a economia possa apresentar, vem ganhando cada vez mais força. De acordo com a última pesquisa Webshoppers/Ebit/Nielsen, o faturamento bruto do 1º semestre de 2020 foi 9% maior do que o do mesmo período de 2019. Uma boa amostra de que, daqui para a frente, quem não tiver suas operações de entrega azeitadas vai deixar dinheiro na mesa. Temos certeza de que você não quer que isso aconteça com o seu negócio, por isso, fica o convite para avançar na leitura e conhecer com mais detalhes o desafiador processo do checkout. Vamos em frente? O que é checkout na expedição? A expedição de mercadorias consiste no fluxo que começa do recebimento de um pedido até o despacho do produto ao destinatário. Nesse ínterim, o checkout vem a ser a conferência dos produtos do pedido que passaram pelo processo de separação — picking — para que a nota fiscal possa ser emitida e o envio do pedido para o seu destinatário seja realizado sem erros . Embora pareça um procedimento simples, é preciso bastante cuidado em sua realização, que depende da integração perfeita entre todos os agentes envolvidos. Afinal, se uma nota fiscal contiver erros ou discrepâncias em relação ao que foi pedido, isso irá gerar devoluções e reclamações por parte do cliente, podendo inclusive impactar em futuras compras uma vez que o cliente terá uma percepção ruim sobre a credibilidade do processo da empresa. Qual a importância do checkout? Empresas varejistas e atacadistas que sabem como fazer gestão de estoque, em geral, entendem que um checkout bem estruturado é peça-chave para o seu sucesso. Isso porque elas trabalham com uma alta rotatividade de mercadorias e, sem uma conferência ágil e precisa, dificilmente terão como dar conta das demandas de seus clientes finais. Sendo assim, a verificação dos produtos antes da expedição é a garantia de que os produtos serão corretamente despachados e chegarão aos clientes sem divergências. É dessa maneira que a empresa pode manter a satisfação do cliente. Quais são benefícios de ter um checkout bem estruturado? Por outro lado, um processo bem estruturado de conferência e despacho de mercadorias pode gerar vantagens competitivas em relação à concorrência. No entanto, há muitos outros benefícios que podem ser aproveitados quando o despacho de mercadorias é feito com máxima agilidade e exatidão. Conheça os principais deles a seguir. Garantir a entrega correta Não basta apenas contar com um serviço de frete rápido. Quando se trata de operações logísticas, das quais o checkout faz parte, é necessária grande capacidade de trabalhar em múltiplas frentes. Afinal, uma entrega bem-feita é a soma de uma série de processos encadeados e interdependentes. Não por acaso, essa rede de atividades coordenadas recebe o nome de cadeia de suprimentos ou Supply Chain, como também é conhecida. Nesse contexto, a entrega realizada na hora certa junto ao destinatário final vai depender de um checkout preciso na expedição. Isso resulta não apenas em cliente satisfeito, como na liberação da capacidade produtiva em menos tempo. Reduzir custos Um tempo de checkout menor, bem como a redução dos ciclos de reposição de estoque e das mercadorias em loja gera efeitos diretos e indiretos. Nesse último caso, um deles vem a ser a diminuição dos custos de um processo de conferência mal planejado e executado. Isso porque, ao adotar práticas que otimizem o tempo gasto no checkout, a empresa deixa de perceber os custos inerentes a problemas como reclamações, extravios ou desistências. Lembre-se: produto que encalha ou leva tempo demais para ser vendido representa todo um custo extra, já que a empresa paga por ele sem ter o lucro esperado. Aumentar satisfação do cliente Uma das muitas maneiras de se reduzir o tempo consumido no checkout é fazer a integração do CRM com o ERP. Sistemas de CRM servem para colocar em prática o Customer Relationship Management, ou seja, a gestão do relacionamento com o cliente. Já softwares ERP servem, em essência, para integrar diferentes programas, sendo por isso o “sistema dos sistemas”. Quando sua empresa investe em recursos desse tipo, é esperado que o cliente fique satisfeito a cada experiência que ele tiver com sua loja. Afinal, eles conferem mais agilidade e precisão no atendimento, além de facilitar consultas e até trocas ou devoluções. Dar mais agilidade O checkout na expedição se articula com um outro serviço fundamental na Supply Chain, o de fretamento. Nesse momento, a empresa que não está preparada pode perder tempo com cálculos de custos de entregas, fazendo com que a conferência demore mais tempo do que o necessário. Uma solução nesse sentido é a integração com o Frete Rápido do ERP Protheus. Com isso, a mais completa plataforma de cálculo automático de frete junta forças com o ERP líder de mercado, tornando assim suas entregas mais ágeis. Aumentar a produtividade Se imaginarmos a redução do tempo do checkout por operação, pode parecer que 30 segundos ou um minuto a menos não faz tanta diferença. Porém, por outro lado, considere a soma de cada processo de checkout ao longo de um dia, de um mês e durante o ano. Provavelmente sua empresa poderia poupar dias inteiros de trabalho apenas com a redução do tempo que leva para fazer cada conferência. Portanto, checkout em menos tempo significa não só entregas mais rápidas como resulta em aumento na produtividade dos profissionais do CD, estoque e transporte. Melhor experiência no processo de compra Se a sua empresa já utiliza canais digitais para atrair leads, então deve saber que, entre os indicadores de vendas mais confiáveis, estão a satisfação no processo de compra. Por sua vez, para melhorar nesse quesito, o checkout novamente se revela fundamental. Dele depende a entrega no tempo exato,
Como funciona o picking na logística?
Picking é o termo mais comumente usado no mundo corporativo para se referir ao processo de separação de produtos do estoque da empresa para envio aos clientes. Separar os pedidos de forma manual pode ser um grande problema para a área logística da empresa, principalmente com a tendência de crescimento do e-commerce depois da pandemia. Afinal, com o aumento das encomendas, os afazeres nos Centros de Distribuição (CDs) vão ficando cada vez mais complexos. Isso se dá a partir da elevação na quantidade de entregas, que propicia a ampliação do volume de itens para gerenciar no estoque. Embora isso seja positivo para o negócio, são mais atividades para controlar: mão de obra, equipamentos, veículos, emissão de notas fiscais etc. Nesse contexto, o processo de picking da logística traz respostas precisas para preencher os gaps do setor. Mas você sabe o que é o picking, ou como aplicá-lo? É o que vamos abordar neste conteúdo. Continue a leitura e entenda! O que é picking? Trata-se do conjunto de atividades que abrangem a preparação do pedido até que ele seja encaminhado do depósito para o transporte. Esse processo envolve tarefas cruciais, tais quais: encontrar a mercadoria; movimentar-se até ela; trazê-la para o veículo; dar baixa nos documentos necessários. Quando há falhas recorrentes em tais funções, essa perda de eficiência operacional se traduz em perda efetiva de dinheiro. Com um bom processo de picking, por outro lado, as operações fluirão melhor, retrabalhos são evitados e economias podem ser capturadas. Quais os benefícios do picking para a empresa? Antes mesmo da Covid-19, as vendas online já estavam em alta. Contudo, o novo coronavírus modificou os hábitos de consumo, atraindo cada vez mais clientes para a compra digital. Por essa razão, continuar administrando uma empresa de logística em papel e prancheta se tornou inviável. Assim, a maioria dos gestores do setor ambiciona otimizar seus processos. Mas por que nem todos conseguem? A resposta está na falta de metodologia. Desse modo, o picking cai como uma luva, uma vez que é uma técnica criada especialmente para suprir as falhas de processos manuais. Com um picking bem-feito, é possível selecionar as posições dos produtos de forma mais vantajosa dentro do depósito, atender aos pedidos por ordem de urgência e acionar os recursos humanos conforme cada demanda. Veja as vantagens do picking na logística: Ganho de tempo nas movimentações de operadores e produtos A movimentação dos colaboradores até a mercadoria é uma das atividades mais caras e demoradas nesse segmento. Apesar disso, com as técnicas de picking, é possível achar os produtos mais rapidamente, criando meios para reduzir o tempo de chegada dos funcionários até eles. Redução nos atrasos Ao levar mais organização para o depósito, o picking ajuda a empresa a entregar uma vivência de compra mais tranquila e satisfatória. Afinal, o que o cliente deseja é ter a mercadoria em mãos dentro do prazo combinado. Isso tudo sem intercorrências como danos ou troca de pedidos. Ou seja, a preparação das encomendas tem uma profunda conexão com o nível de contentamento do público. Por esse motivo, muitas empresas de logística têm optado pela integração do e-commerce com as táticas de picking e de CRM (Customer Relationship Management). Elevação da capacidade produtiva Com uma movimentação mais veloz, a mesma quantidade de trabalhadores e de máquinas pode atender a mais pedidos. Desse modo, fica mais simples expandir o desempenho dos indicadores financeiros. Formas de se fazer o processo de picking? Dependendo do tamanho do estoque, do porte da empresa e da quantidade de operadores envolvidos no processo de separação, o pinking pode ocorrer de diferentes formas. Para ambientes com baixa complexidade, pequeno volume ou em que os produtos não possuam códigos de barras, o picking pode ser feito de forma manual sem a leitura de códigos de barras nos produtos. Quando não se utiliza coletor de dados, o sistema emite um relatório de separação dos produtos, que pode ser ordenado por prioridade (para atender primeiro os pedidos mais urgentes) ou por localização de estoque (para facilitar o deslocamento do operador pelo armazém). Já em empresas mais estruturadas, com muitos operadores e grande volume de pedidos, é recomendável o uso de coletores de dados, que otimizam o processo, evitam erros operacionais e garantem maior eficiência ao processo. Como usar o coletor de dados e o endereçamento de estoque? Como já dissemos, o picking é uma prática para administrar a circulação de produtos dentro do depósito de forma otimizada. Assim, trata-se de uma metodologia pautada em recursos técnicos — dentre eles, podemos destacar a coleta de dados e o endereçamento logístico. Na prática, da mesma forma que identificamos vias públicas, fazemos nomeações para elementos do armazém. Desse modo, componentes do armazém como corredores, colunas e andares de prateleiras recebem numerações. Esse verdadeiro mapa é chamado de endereçamento dos produtos. Já um sistema coletor de dados coloca informações para favorecer o negócio. Com o domínio completo dos registros, é viável armazenar com mais inteligência tática, aproveitando melhor os espaços. Isso vai refletir na rotina, tornando o dia a dia menos confuso. Assim, ocorre um efeito cascata em todas as encomendas. Em outras palavras, é possível reduzir o tempo de localização dos itens— por meio do coletor de dados, consegue-se saber quais são os artigos campões entre os indicadores de vendas, por exemplo. Com tal informação, podemos destinar a esses produtos aos lugares mais acessíveis do armazém. Por outro lado, quando uma mercadoria de baixa procura ocupar um espaço mais nobre, esse erro será detectado e corrigido. Como implementar o picking na logística? Você deve estar se perguntando: como fazer o picking na prática? Por onde devo começar? Bem, primeiramente, é preciso compreender que cada empresa tem uma realidade. Assim, não existe um modelo único de adesão à técnica. Mesmo assim, separamos algumas dicas valiosas que servem para vários segmentos. Confira! Armazene de forma estratégica O primeiro passo é fazer um mapa de todos os espaços disponíveis no armazém. Em seguida, classifique essas posições com diferenciais como proximidade da saída e altura
Como é a contabilidade para empresas que usam ERP?
O investimento em uma ferramenta ERP é uma ótima opção para organizar a contabilidade de uma empresa. Nesse sentido, o sistema Protheus ganha destaque. Trata-se de um sistema de gestão considerado como uma vertente de software ERP que ajuda a otimizar os processos operacionais, setoriais e administrativos. O sistema pode ser integrado com soluções complementares, como Inteligência Artificial, Business Intelligence, Business Analytics, Internet da Coisas, Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e-commerces, Business Process Management (BPM) etc. Sendo assim, essa ferramenta é capaz de fazer uma gestão centralizada e atender às demandas do negócio, em diversas áreas, como financeiro, contabilidade, saúde, construção, varejo, jurídico, logístico e muitos outros. Ficou interessado em aumentar os resultados do seu negócio? Neste post, vamos explicar como é a contabilidade para uma empresa que utiliza o ERP Protheus e como a utilização da plataforma facilita a rotina da gestão contábil. Acompanhe a leitura! Tomada de decisão mais acertada As decisões que são tomadas pelo departamento de contabilidade vão guiar o rumo da empresa e podem fazer toda a diferença para o sucesso de um negócio. Para isso, os profissionais que atuam nesse setor devem dispor de informações reais e eficientes sobre a situação existente, de modo que possam justificar a tomada de decisões corretas. É aí que o sistema de ERP surge como um instrumento muito útil que ajuda a analisar o cenário interno e externo em que a empresa se encontra. Os dados analisados envolvem a receita total, a margem de lucro, ticket-médio, mark-up no preço da venda, ativos e passivos, etc. Desse modo, é possível ter uma visão mais ampla sobre os problemas existentes. A partir daí, o gestor consegue pensar nas melhores decisões a serem tomadas e quais escolhas seriam as mais benéficas para a empresa e que elevariam os indicadores e aumentariam a média de desempenho. Análise de dados focada em estratégias O software ERP é dotado de inteligência dos dados que ajuda a ter acesso rápido aos dados, fazer o cruzamento das informações e então, gerar relatórios que subsidiem a elaboração de estratégias eficientes. Isso é feito considerando as oportunidades, ameaças e fraquezas da empresa. Dessa forma, fica mais fácil criar projeções futuras e implementar as melhores técnicas para o crescimento corporativo. Assim, por exemplo, ao analisar o fluxo de caixa da empresa fica mais fácil negociar com fornecedores e parceiros. Por sua vez, a ausência de uma inteligência nos dados no setor contábil pode causar a execução de estratégias sem sucesso, uma vez que elas não serão as mais adequadas de acordo com as necessidades, os objetivos e a realidade da empresa. Automação de tarefas e relatórios O software de gestão tem a capacidade de automatizar diversas tarefas e personalizar cada uma delas, com o intuito de trazer mais eficiência e rapidez para as operações, facilitando o desempenho das tarefas. Trata-se de uma ferramenta que vem ganhando destaque dentro das empresas e já é considerada uma grande tendência dentro do mercado corporativo, contábil e financeiro. Alguns exemplos de atividades desempenhadas pelo setor contábil e que podem ser otimizadas é o registro de entrada e saída de valores e o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). Os funcionários podem gastar uma grande quantidade de horas analisando esses elementos. Por sua vez, o ERP tem a capacidade de executar essa função em pouco tempo. Dessa forma, a empresa se torna mais escalável, rentável e competitiva no mercado, conseguindo se destacar perante a concorrência. Segurança da informação financeira As informações financeiras, contábeis e tributárias são elementos valiosos para qualquer empresa. Nesse sentido, todos os arquivos que contêm esse tipo de dados devem ser devidamente armazenados, gerenciados e protegidos de modo adequado. Atualmente, com o desenvolvimento do sistema digital, a grande preocupação é com a segurança das informações e a necessidade de mantê-las seguras contra o ataque de terceiros mal-intencionados que podem invadir o sistema e ter acesso aos arquivos, causando o furto e o extravio dos dados. Esse ato pode trazer um grande prejuízo financeiro e a perda de credibilidade no mercado, além de ser um problema para a imagem e a reputação da empresa. Nesse cenário de cautela, o software ERP é uma alternativa para reduzir os riscos e garantir a proteção dos arquivos. Isso porque essa ferramenta apresenta um sistema de armazenamento em nuvem que possibilita a conservação de informações importantes em ambientes online altamente seguros. Sendo assim, apenas funcionários autorizados têm acesso a esse sistema. Redução de custos O ERP ajuda a eliminar controles de custos paralelos feitos em planilhas ou softwares individuais. O software tem a capacidade de organizar todas as informações financeiras e contábeis em uma plataforma única e integrada, de modo a garantir a segurança e o acesso aos arquivos para todos os funcionários que fazem parte do departamento de contabilidade. Com isso, não há a necessidade de implementação e uso de outros softwares, apenas o ERP é suficiente. Além disso, fica mais fácil controlar o orçamento de perto, uma vez que a equipe terá acesso rapidamente a todos os valores que são movimentados pela empresa, como as receitas e os gastos com o pagamento de funcionários a compra de equipamentos e manutenção da estrutura física do estabelecimento, por exemplo. Da mesma forma, é possível identificar as brechas e falhas de informações que estão levando a despesas desnecessárias e prejuízos. A partir de então, a equipe pode criar um orçamento e planejar para onde os valores serão destinados. Com o tempo, será possível perceber que os custos diminuíram consideravelmente. O ERP Protheus traz enormes vantagens para o setor de contabilidade das empresas. Afinal, o software tem a capacidade de gerenciar as atividades financeiras e contábeis e automatizar os processos, reduzindo o tempo de conclusão das mesmas. Além disso, essa moderna ferramenta garante a segurança da informação e a inteligência dos dados, permitindo que os gestores tomem as melhores decisões para o bem de todo o negócio. A sua empresa já utiliza a ferramenta ERP para automatizar as tarefas e aumentar os ganhos? Quais foram os resultados
Você sabe como funciona o Report do ERP? Descubra aqui!
O Protheus Report é um dos recursos disponíveis no sistema Protheus, da TOTVS. Com ele, é possível gerar e customizar relatórios cuja finalidade é consolidar os resultados das operações em um dado período. Dessa forma, é uma ferramenta extremamente útil para orientar gestores sobre o que fazer, considerando o panorama mostrado e até as perspectivas de longo prazo. Em outras palavras: com essa função, só fica perdido e sem saber o que fazer quem quiser. Veja, na sequência deste artigo, como funciona o sistema ERP que faz sucesso no Brasil há mais de 20 anos! O que é e para que serve o Protheus Report? O ERP Protheus é um sistema de gestão que integra as diferentes áreas, departamentos e usuários da empresa. Com o Protheus, é possível gerenciar diversos módulos e rotinas da operação de uma empresa, tais como Compras, estoque, Produção, Finanças e muitos outros setores. Com isso, os dados da empresa ficam centralizados no ERP e a emissão de relatórios passa a ser uma necessidade natural dos usuários, para conferência e demonstração das informações armazenadas no sistema. É nessa parte que o Protheus Report desponta como um recurso da maior utilidade. Trata-se de um aplicativo do Sistema Protheus que permite criar reports 100% customizáveis de forma simples. Nele, a geração de relatórios é feita em seções extraídas das tarefas realizadas pelo sistema. Basta ao usuário definir em cada uma delas que campos deseja visualizar no documento, podendo estabelecer vínculos com outras tabelas para agregar dados adicionais. Além da estruturação dos dados, o Protheus Report permite customizar a sua aparência. Fontes, cores, estilos, dimensões e tudo o que parecer mais atraente e que facilite a usabilidade pode ser modificado. O usuário tem total liberdade para criar seus próprios layouts e, de quebra, pode gerar relatórios com informações agrupadas, facilitando, assim, sua visualização e organização. Como ele funciona? O funcionamento do Protheus Report é simples, podendo ser operado até mesmo por não especialistas em TI. Para isso, basta acessar, a partir de qualquer ambiente do sistema Protheus, a opção Miscelânea → Protheus Report. Em “Propriedades” comece adicionando um título no campo com o mesmo nome. Depois disso, você pode configurar a aparência do documento por meio dos seguintes campos: altura da linha; espaçamento entre colunas; margem esquerda; número inicial da página; fonte; negrito; sublinhado; impressão. A partir disso, você poderá definir, pela opção “Parâmetros”, filtros para os dados que serão apresentados em seus relatórios. Por exemplo, se precisar incluir dados sobre datas, deve configurar esse parâmetro na opção “Tipo”. Tem muito mais a ser explorado nessa ferramenta; por isso, melhor do que explicar seu funcionamento, vale destacar o que sua empresa ganha ao utilizá-la de forma sistemática. Quais são as principais vantagens e benefícios do Protheus Report? Certamente, você já deve estar a par do movimento de transformação digital em curso nas empresas de todo o mundo. Essencialmente, ele consiste no avanço do processo de tornar digitalizáveis operações, práticas e até mesmo atividades inteiras. Veja o exemplo da contabilidade, que hoje tem na sua vertente digital o seu carro-chefe. Nesse contexto, são incorporados conceitos como Machine Learning, Internet das Coisas (IoT) e, no nosso caso, o mais interessante deles: Big Data. Sobre este, vale também destacar que sua aplicação depende das ferramentas certas. Ou seja, não basta ter dados em massa, é preciso organizá-los de maneira que sejam úteis para os propósitos de empresas e pessoas. Customiza relatórios de forma prática Nesse aspecto, o Protheus Reports representa um tremendo avanço, já que é por essa ferramenta que os dados em massa gerados pela empresa são estruturados. Desde 1997, quando o sistema foi criado, seu objetivo é justamente facilitar a criação de reports. Desde então, ele vem sendo aperfeiçoado, até porque não tardou muito para a própria TOTVS extrair bons resultados da ferramenta que tinha acabado de criar. Foi assim que surgiu, dentro do projeto, a solução T-Reports. Concebida para ser totalmente intuitiva e de fácil utilização até mesmo para pessoas sem experiência em programação, a ferramenta permite gerar relatórios com facilidade. Mas para os especialistas, ela ainda possibilita a geração de reports mais complexos, inclusive de análises semântico-sintáticas. Facilita a visualização e a organização dos dados Estruturar dados, por si só, não garante que eles serão aproveitados em todo o seu potencial. Por isso, a propriedade de customização da aparência, no Protheus Report, vem tanto a calhar. Além de facilitar a visualização, um layout ao gosto do cliente ajuda a transmitir mais credibilidade. Sejamos francos: você confiaria em um relatório mal diagramado, com cores dissociadas da sua marca ou com erros de grafia ou visual grosseiro? Pois o Protheus Report ajuda nessa parte, criando relatórios com aspecto profissional. Serve como referência para tomar decisões Todas essas vantagens, no fim, ajudam no sempre difícil processo de tomada de decisão. Para quem trabalha no varejo, por exemplo, é possível decidir sobre questões como investimentos em compras, aumento de estoque para determinados produtos ou novas contratações. Seja qual for a decisão a ser tomada, com o apoio de dados organizados, as chances de erros diminuem consideravelmente. Quando e por que utilizar o Protheus Report? Nem mesmo a existência de um ERP já implementado é empecilho para aderir ao aplicativo de geração de relatórios do Protheus. Afinal, com o T-Reports agregado, é possível integrar por meio de API softwares legados, garantindo assim a preservação dos dados que já estejam disponíveis. Portanto, não precisa começar do zero para utilizar a ferramenta, que já cuida de fazer a transição. Esse é um ótimo motivo para investir nesse recurso, uma vez que ele não exige que a empresa abandone o sistema que está usando. Além disso, uma gestão eficaz é sempre amparada por dados organizados e muita informação. E é nesse sentido que o Protheus Report se mostra, disparadamente, a melhor solução integrada a um sistema ERP. Como utilizar melhor os recursos do Protheus? Ao considerar a quantidade de recursos do Protheus, é comum pensar que se trata de um sistema difícil de gerenciar. Entretanto, ao utilizar as funcionalidades disponibilizadas, fica claro o quanto o processo
Como emitir o Bloco K no ERP?
Emitir o Bloco K no Protheus fica muito mais simples do que realizar outras ações com as quais a gestão contábil da sua empresa deve estar acostumada. Afinal, o processo de escrituração fiscal em atividades industriais e atacadistas é extremamente complexo. Entre as obrigações acessórias está o preenchimento do SPED Fiscal, um sistema federal de escrituração. Ele é composto por diversos blocos temáticos, cujos nomes se referem a uma letra do alfabeto. O Bloco K abrange o controle do uso de insumos para a produção ou comercialização. Nesse sentido, é imprescindível contar com módulos capazes de apresentar os campos de preenchimento de forma intuitiva, rodar diagnósticos, fazer a catalogação de itens e movimentações de acordo com os códigos da Receita e, por fim, integrar-se ao SPED Fiscal. Quer saber como funciona essa e outras funções de Bloco K no Protheus? Acompanhe! Como emitir o Bloco K no Protheus? Cumprir essa obrigação fiscal acessória eficientemente é uma forma de evitar diversas penalidades, que tomam o tempo e o dinheiro dos negócios. No entanto, essa tarefa não é muito fácil de ser executada manualmente ou digitalmente com um baixo nível de automação. Por esse motivo, o Protheus apresenta um submódulo bastante completo específico para o Bloco K dentro do módulo de SPED Fiscal. Apesar de ele facilitar bastante a inserção dos dados, você precisa seguir alguns passos manuais para a inserção. Vamos falar sobre eles agora! Compreender as informações exigidas pelo Bloco K do SPED O primeiro passo para conseguir uma emissão adequada do Bloco K é saber como funcionam os registros no SPED. Eles exigem diversas informações, sendo as principais: Registro K100 (Período de Apuração do ICMS/IPI); Registro K200 (Estoque Escriturado): é o saldo de estoque da empresa, ou seja, a diferença entre o que constava no inventário no início e no fim do período de apuração do Bloco K; Registro K220 (Movimentações Internas): são as transações de mudança de inventário que não implicam a transferência de poder de um produto para terceiro, como alterar o código de um insumo devido à mudança de destinação na produção; Registro K230 (Produção): registro de ordens de produção e dos resultados efetivos da produção qualitativa e quantitativa; Registro K235 (Insumos Consumidos): suprimentos que foram efetivamente consumidos para a produção citada acima; Registro K250 (Produção por Terceiros): mercadorias que foram produzidas por terceirização de serviços; Registro K260 (Reprocessamento da Produção): mercadorias que voltaram para processos de reindustrialização na linha de produção; Registro K270: Correção. Inserir as informações corretamente em outros módulos Como o Protheus é um ERP com módulos integrados, nem sempre todas essas informações serão inseridas pelo usuário no módulo fiscal. Elas serão primeiramente registradas nos módulos temáticos mais relevantes para os processos da empresa. Por exemplo, em relação ao estoque, as ferramentas de registro constam no módulo de Estoque/Custos do Protheus. Assim, o módulo de bloco K fará a importação automática dessas informações de acordo com as regras predefinidas no algoritmo do ERP. Nesse sentido, como a Receita Federal exige somente a escrituração dos Tipos 00, 01, 02, 03, 04, 05 e 10, apenas esses são integrados. Como haverá operações de catalogação de insumos e produtos de acordo com as exigências do SPED em outros setores, é importante treinar os funcionários sobre a importância dessa tarefa e como fazê-la corretamente. Fazer o diagnóstico do Bloco K Depois de garantir a eficiência de todas essas etapas, será o momento de rodar um diagnóstico de possíveis erros que podem gerar inconsistências na emissão do Bloco K em si. Assim, ao final, você terá um relatório de escrituração completo e preciso. Para isso, dentro do módulo de Estoque/Custos, você deverá acessar o menu de consultas. Depois disso, entre em cadastros e em “Diagnóstico Bloco K”, que é uma funcionalidade integrada com o módulo fiscal. Aqui, é importante notar que não ocorre a identificação de problemas na transmissão do arquivo para o SPED, mas apenas a verificação da consistência dos dados em relação à parametrização e aos processos de Bloco K. Na página inicial, você poderá escolher alguns filtros relacionados ao período de processamento, que alimentarão o Registro K100. Então, será o momento de realizar a configuração para envio, em que você vai selecionar os parâmetros de envio e inserir dados sobre o estoque negativado, a amarração do produto, a desmontagem e as operações de retrabalho. Emitir o Bloco K Depois de realizar esse diagnóstico de inconsistências para evitar a recusa da sua escrituração, será o momento de fazer a emissão em si. Para emitir o relatório que é enviado à Receita Federal, você deverá acessar a ferramenta EFD ICMS/IPI no módulo de SPED Fiscal. Então, o sistema abrirá uma tela com parâmetros para a geração. Geralmente, há os seguintes campos: Início da obrigação Escrituração Fiscal CIAP; Considera valores de Pis/Cofins?; Gera Bloco K, em que você vai preencher com a resposta “sim” e selecionar os registros que serão criados; Reg. 0210 por mov?; Gera registros DIFAL (EC 87/15)?; Motivo do Inventário; Gera Registro 0400 – Natureza da oper./Prestação?; Gera motivo H20 – Motivo do inventário 01?. Depois disso, você deve clicar em avançar para gerar um arquivo TXT para envio ao SPED. Quais são os benefícios de utilizar o ERP Protheus para o Bloco K? Todas as ações relacionadas à escrituração fiscal da linha de produção ficarão muito mais simples com o Protheus. Afinal, todos os dados relacionados ao controle de produção que você já faz habitualmente serão automaticamente importados pelo módulo fiscal do ERP. Assim, não será preciso que um colaborador copie e cole essas informações de outro sistema ou livro fiscal. Isso traz muito mais produtividade ao seu negócio, visto que não haverá tarefas redundantes. Com um bom treinamento, o pessoal da logística poderá cuidar apenas do estoque, o de operações apenas da produção e o time fiscal das obrigações tributárias. Não será necessário que eles parem vários dias durante o período de entrega do SPED para fazer um balanço de estoque e produção. Além disso, o sistema é atualizado sempre que há
ERP para pequenas empresas: Quais as vantagens?
O software ERP para pequenas empresas é uma ótima alternativa para proporcionar a automatização de processos e a gestão da informação dentro do negócio, além de permitir a integração de dados e processos em um mesmo ambiente. Essa ferramenta ganha especial importância para o pequeno empreendedor, uma vez que, quanto mais cedo ele começar a organizar seus processos internos, poderá tomar decisões mais vantajosas e acertadas, a fim de garantir uma boa continuidade das atividades. Ficou interessado em melhorar a eficiência das operações no seu negócio? Neste post, você vai conhecer os benefícios e as vantagens de uma pequena empresa contar com um sistema ERP. Continue a leitura! Redução dos custos de TI O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) consegue unificar as tarefas de gestão e, com isso, reduzir os cursos com TI. Assim, não é necessário desembolsar altos valores para a compra de vários softwares que contêm funções distintas cada um. É possível investir em um sistema ERP moderno, eficiente e que apresenta todas as funcionalidades em um só lugar. Dessa forma, a empresa não terá tanto trabalho em escolher uma equipe de atendimento e suporte e nem precisará adquirir licenças, uma vez que tudo ficará a cargo do ERP. A centralização das funções de TI em um sistema significa que você não vai gastar tanto e poderá economizar. Maior transparência O sistema ERP proporciona um amplo acesso às operações que acontecem dentro da empresa. Sendo assim, o gestor terá uma grande noção sobre o desempenho das tarefas e poderá conhecer os valores obtidos. Assim, por exemplo, é possível controlar diariamente a quantidade de mercadorias que estão armazenadas em estoque e monitorar os envios e entregas que serão realizadas futuramente. A partir dessa informação, fica mais fácil saber se os produtos têm uma boa saída no mercado e, também, é possível controlar o capital de giro com mais eficácia. Isso tudo sem mencionar que as informações obtidas costumam ficar acessíveis para toda a equipe responsável pela análise de desempenho, fator que propicia maior clareza e transparência nas operações. Nesse sentido, o trabalho se torna mais focado e direcionado para o que realmente importa. Segurança dos dados Uma das maiores preocupações dos gestores e empresários é manter a segurança dos dados da empresa. Nesse sentido, o investimento em segurança da informação tem sido cada vez mais alto. Afinal, os dados corporativos e que se referem às cadeias de produção já se tornaram verdadeiros ativos. Falamos de informações pessoais e bancárias de clientes, lucros obtidos em determinado período, contratos com fornecedores, fórmulas de produção etc. Tudo isso precisa ser devidamente gerenciado e protegido pelas empresas. É aí que surge a importância do ERP como uma excelente ferramenta que proporciona a segurança de dados da empresa. Esse software conta com mecanismos de criptografia baseados na criação de códigos inteligíveis que somente podem ser visualizados e acessados por usuários cadastrados e terceiros autorizados. Esse fato reduz significativamente os riscos de invasão no sistema, evitando furto e extravio de dados importantes. Além disso, o ERP também oferece opção de efetuar backups centralizados de dados sigilosos com frequência, ou seja, permite fazer cópias de segurança dos dados que estão contidos em um determinado dispositivo ou sistema para outro ambiente seguro. Assim, em caso de acidentes (corrupção de dados, delete acidental, panes no sistema) que prejudiquem o acesso aos arquivos, os dados originais continuam salvos e podem ser restaurados sem grandes problemas. Atendimento ao cliente O ERP facilita e otimiza o atendimento aos consumidores, melhorando a aquisição e a retenção e, assim, aumentando as chances de conquista e fidelização dos clientes. Essa deve ser uma das maiores prioridades de toda pequena empresa que deseja se manter competitiva e atuante no mercado. Nesse sentido, um software que dispõe de um sistema integrado de gestão empresarial consegue centralizar todas as informações e facilitar o trabalho da equipe de vendas, de atendimento e de marketing. Assim, o atendimento se torna mais direcionado para tirar as dúvidas do cliente e satisfazer às suas necessidades. Então, caso o consumidor ligue para a empresa para saber sobre as especificações técnicas de um determinado produto, a equipe de atendimento ao cliente que utiliza o software ERP pode rapidamente acessar os dados e fornecer as informações disponíveis. Melhor gestão de estoque A movimentação de estoque físico e das cadeias de produção também é uma realidade nas pequenas empresas. Nesse sentido, é necessário fazer uma boa gestão de estoque, a fim de controlar a cadeia de suprimentos, reduzir desperdícios e evitar a falta de mercadorias. Isso é possível graças a um bom sistema de ERP. Esse software consegue controlar a entrada e a saída de produtos, armazená-los conforme a data de chegada ao estabelecimento ou o prazo de validade, o nível de rotatividade da mercadoria etc. Esse gerenciamento de perto pode diminuir os prazos de entrega de produtos e otimizar as operações. Mais escalabilidade A escalabilidade se refere à capacidade da pequena empresa aumentar a quantidade de atendimentos sem que isso signifique aumentar proporcionalmente as operações. Sendo assim, a empresa pode passar a atender 100 clientes reunindo o mesmo empenho e afinco que antes, quando somente se conseguia atender 50. Isso é possível mediante os benefícios do ERP que influenciam diretamente a escalabilidade, como a integração de dados de diversas origens, o maior controle desses dados, a automação de tarefas, o acompanhamento de indicadores de conversão, a gestão de leads etc. O investimento em um bom software ERP para pequenas empresas é uma ótima decisão para os gestores que desejam reduzir ou eliminar processos manuais repetitivos, aumentar a produtividade e otimizar as operações. Nesse sentido, a escolha de um sistema integrado de gestão empresarial deve considerar as necessidades e objetivos corporativos, de forma que as funcionalidades do sistema sejam alinhadas com as ações da empresa. O que você achou desses benefícios? A sua empresa já conta com um sistema ERP para otimizar as operações? Deixe um comentário abaixo contando a sua experiência!
ERP para o controle de estoque: por que utilizar?
A gestão do estoque é a melhor maneira de trazer organização para almoxarifados, depósitos, setores de compras e empresas de um modo geral. Esse procedimento ajuda nas operações de controle de mercadorias, distribuição, frete e entrega de cargas. Afinal, o monitoramento e a coordenação dessas fases otimiza as atividades, reduz os custos e diminui o fluxo de trabalho Nesse sentido, o investimento em um sistema ERP para o controle de estoque é uma ótima estratégia para gerenciar múltiplas atividades e integrar os setores, garantindo maior produtividade e fazendo com que a sua empresa se destaque no mercado. A sua organização tem dificuldades de realizar a previsão de demandas e controlar as mercadorias armazenadas? Neste post, você vai entender os motivos pelos quais você deveria utilizar um sistema de ERP para otimizar o controle de estoque da sua empresa e como essa ferramenta pode melhorar o gerenciamento de produtos. Boa leitura! Qual a importância de ter um estoque organizado? A organização de estoque pressupõe a realização de um levantamento para tomar conhecimento de todas as matérias-primas, produtos e insumos que estão guardados no local. Desse modo, o gestor consegue ter uma visão mais ampla de todos os produtos que estão armazenados. O monitoramento constante da entrada e saída de produtos permite saber quando há a necessidade de fazer reposições para manter o estoque sempre abastecido. Da mesma forma, fica fácil saber quando um produto está tendo uma boa rotatividade e sendo bastante procurado pelos consumidores. Por sua vez, também é possível saber se a mercadoria está encalhada. Nesse sentido, o sistema ERP atua na sistematização das operações por meio do controle de estoque, proporcionando maior organização, transparência nas informações e viabilizando uma maior rentabilidade para o negócio. Esse software consegue sistematizar e integrar as informações que envolvem o estoque de mercadorias. Quais os benefícios do sistema ERP para o controle de estoque? Confira, a seguir, as vantagens de investir em uma ferramenta ERP para monitorar o estoque de mercadorias da sua empresa. Auxilia no gerenciamento de riscos O software identifica a existência de eventuais riscos que podem prejudicar a continuidade das operações de estoque. Trata-se de uma maneira de reduzir as imprevisibilidades, como os cut-offs (paralisação na movimentação das mercadorias), altos custos, desvio de força de trabalho etc. Isso porque o sistema contém várias funcionalidades, como fazer o cálculo e prever o giro dos estoques, ou seja, o custo de venda/estoques, conhecer o nível de serviço (nº de requisições atendidas/nº de requisições efetuadas) ou o Lote Econômico de Compra etc. Esse sistema eletrônico é voltado especificamente para o gerenciamento de estoques, permitindo conhecer melhor a entrada e a saída de mercadorias e reduzindo os desperdícios, uma vez que é possível saber se está havendo a deterioração de materiais e o desabastecimento (stock out). Facilita o procedimento de inventário O sistema ERP facilita a contagem dos produtos em estoque, ou seja, o levantamento de mercadorias fica muito mais fácil por meio do uso de um software de gestão de estoque. Essa tecnologia pode ser utilizada durante a realização do inventário geral (realizado no final do ano de exercício fiscal) ou rotativo (a contagem é feita mensalmente). Pode-se utilizar também coletores de dados, que identificam os materiais através de códigos de barras, e apontam a contagem dos itens, gerando um inventário mais rapido e confiável, com a utilização reduzida de funcionários para este fim. Permite o conhecimento sobre os níveis de estoque mínimo Manter um produto no estoque por muito tempo significa dinheiro parado e, não raro, desperdício e prejuízos financeiros. Assim, não é uma situação favorável para as empresas. Por isso, o departamento de compras e de estoques deve utilizar um bom ERP para controlar o estoque e gerenciar, com mais eficiência, a entrada e a saída de matérias-primas, mercadorias e demais produtos. Nesse sentido, o software ERP fornece informações precisas sobre o nível de estoque e ajuda a equipe a ter conhecimento sobre o exato timing para encomendar novos pedidos em virtude da escassez de mercadorias. Isso é possível por meio de metodologias específicas, como o ponto de pedido, giro (ou rotatividade) dos estoques e delimitação do estoque mínimo. O software utiliza determinadas variáveis para conhecer melhor o nível de estoque, como estoque mínimo (margem de segurança), lead time de entrega da empresa fornecedora, taxa de consumo médio conforme as flutuações sazonais etc. Desse modo, é possível fazer pedidos mais direcionados e enxutos que realmente terão uma boa saída, reduzindo os riscos de a mercadoria ficar encalhada. Quais módulos posso utilizar? Os módulos de um ERP para controle de estoque têm a função de reunir as funcionalidades de uma área e otimizar a produção. Esses módulos podem mudar, dependendo do segmento da empresa. De um modo geral, os principais módulos são: CRM, vendas, compras, faturamento, estoque, custos de produção, financeiro, expedição, documentos, projetos, suporte, qualidade etc. Assim, por exemplo, o módulo de estoque permite o controle integrado com outros departamentos, como vendas, recebimento, produção, controle da qualidade, rastreabilidade, financeiro etc. O módulo de estoque apresenta várias funcionalidades importantes, como: as operações de compra, venda e faturamento, por exemplo, são integradas ao estoque; o inventário é feito com mais eficiência e agilidade; há a possibilidade de conversão de unidades de medida; existe controle e rastreabilidade por meio do código de lote e série; permite saber o saldo em estoque de produtos e matérias-primas; possibilita identificar a origem de todas as movimentações que são realizadas no estoque; é possível projetar o estoque de produtos diariamente, por meio da análise de entradas e saídas futuras, a fim de mantê-lo em um nível ideal. O investimento em um sistema ERP para controle de estoque deve atender às necessidades da empresa e apresentar um bom custo-benefício. Afinal, a sistematização da entrada e saída de mercadorias proporciona uma visão mais ampla sobre as operações, diminui o risco de falta ou excesso de produtos e reduz o risco de eventuais prejuízos. A sua empresa já utiliza um sistema ERP para o gerenciamento das operações? Deixe um comentário abaixo contando a
