Aprenda agora como executar o MRP no Sistema ERP
Um dos fatores de sucesso no alcance de objetivos e bons resultados é a gestão de estoque. É necessário ter precisão para verificar se a quantidade de mercadorias disponíveis é suficiente para suprir as demandas do período, qual o volume de produtos ideal e a melhor data para fazer o pedido de suprimentos para os fornecedores. O MRP entra para suprir essa necessidade e facilitar todo o processo de gerenciamento do armazenamento dos itens necessários para a continuidade da produção sem que haja gastos excessivos ou falta de produtos. Pensando nisso, abordaremos neste artigo como executar o MRP no Protheus. Confira! O que é o MRP? O MRP (Material Requirement Planning), também conhecido como planejamento de necessidades de material, é uma técnica de gerenciamento para otimizar a aquisição de materiais com base na lista técnica, no plano de produção padrão e no sistema ERP que a realiza. Ele permite saber a quantidade de produtos a serem fabricados e comprados. Além disso, é possível definir as melhores datas para executar essas ações. O MRP no Protheus é fundamental para otimizar o estoque, reduzir custos e antecipar demandas. Isso se dá pela entrada de dados feita no sistema, que, em geral, ocorre mediante os Pedidos de Vendas ou as Previsões de Vendas. Assim, informam-se os produtos que devem ser fabricados para que a rotina do MRP analise as demandas e verifique todos os elementos que fazem parte da Estrutura de Produtos. Com base nessa lista de materiais (estrutura de produtos), o sistema reconhece os insumos e as quantidades que devem ser compradas ou fabricadas. Dessa maneira, o MRP no Protheus auxilia os gestores a terem o controle de estoque para a produção, a fim de que não ocorram atrasos na rotina produtiva da organização. Para que serve o MRP? Um dos principais problemas da indústria de produção em série é ter mais estoque do que o necessário. O armazenamento excessivo exacerba o fluxo de caixa e aumenta os custos de gerenciamento. Quando não há excesso ou escassez de produtos ou matérias-primas armazenados, o fluxo de caixa melhora, assim como a possibilidade de fazer novos investimentos, permitindo atender as demandas do mercado. O MRP no Protheus serve justamente para essa finalidade. Os planos de processos de negócios definem cronogramas para a produção a fim de ajudar a garantir que o cliente receba o produto acabado no prazo acordado. O planejamento de necessidades de material é usado com mais frequência em tarefas menores necessárias, para chegar ao produto final. Esse passo é importante ao planejar um processo de negócios, pois garante que os materiais necessários em cada estágio do processo estejam disponíveis. Se uma empresa não tiver material suficiente disponível para concluir uma etapa, ocorre atraso no processo, o que pode levar a uma interrupção da entrega. Por exemplo, se existe a necessidade de produzir 1.000 bicicletas de um determinado modelo, o sistema vai calcular os materiais necessários para compor esse produto como 2.000 pneus, 1.000 selins, 2.000 pedais etc. Assim, de acordo com o plano de produção, o sistema exibe a quantidade essencial de peças e insumos, e prepara o cronograma de produção e aquisição de suprimentos. O que é necessário para implementá-lo? Para trazer o MR para a sua empresa, o primeiro passo é contar com um profissional capacitado para executá-lo. Assim, ele deverá ter uma boa formação na área de logística e, preferencialmente, experiência. Mesmo que ele não conheça o MPR, você poderá treiná-lo, mas para isso será preciso que ele conheça os conceitos técnicos do setor. Outro ponto imprescindível é a utilização de um sistema de gestão logística completo que esteja integrado a um ERP e a outros softwares da sua empresa. Apesar de o MRP poder ser feito em planilhas, ERP completos, como o Protheus, já têm módulos totalmente estruturados para implementar a metodologia. Todos os cálculos e controles podem ser executados automaticamente com atualização de dados em tempo real. Quais as melhores técnicas de MRP? Veja a seguir as melhores técnicas de MRP. Gestão de demanda A gestão de demanda é o grande pilar do MRP, pois permite o alinhamento da gestão da carteira de pedidos à previsão de vendas. Assim, você estima a demanda futura com maior exatidão. Gestão da carteira de pedidos Representa todos os pedidos confirmados pelos clientes em um determinado período, que podem ser organizados por dia, semana, mês, trimestre, semestre e ano. Previsão de demanda Com o surgimento do Big Data, ela ficou muito mais precisa. A partir de históricos de vendas anteriores e da procura de produtos no e-commerce ou nos buscadores, é possível prever os ciclos e as sazonalidades das vendas de um produto. Registro de estoques Essa ferramenta é imprescindível para conhecer o fluxo de materiais dentro da empresa. Para isso, você precisa de diferentes tipos de registros para saber quais foram efetivamente utilizados em processos de fabricação, quais foram realocados em outro armazém, quais foram vendidos para outras empresas etc. Seu sistema digital deverá ajudar a controlar cada movimentação nos estoques. Lista de materiais A partir das informações levantadas nos itens anteriores, o sistema executa uma série de cálculos para estimar a quantidade e o momento de compra de cada material. Essa lista elenca quanto e quais insumos são necessários para produzir a quantidade de produtos para atender a demanda. Quais são os objetivos do MRP? O MRP é capaz de reduzir desperdícios, otimizar gastos e melhorar a gestão de estoque. Confira mais detalhes abaixo. Redução de desperdício dos recursos Quando você sabe exatamente de quanto material precisa para atender a demanda, não há um excedente significativo para ser descartado. Ademais, o controle preciso dos fluxos de suprimentos permite identificar melhor as ineficiências. Otimização dos gastos com compras e aquisições de matéria-prima Ao estimar adequadamente a quantidade de insumos de que precisará para atender a demanda, a negociação com o fornecedor ficará mais fácil. Em vez de fazer várias compras pequenas à medida que os materiais forem consumidos, você poderá negociar lotes maiores por preços melhores. Isso sem ter receio de ficar com muito excedente. Melhoria dos processos de gestão do estoque
Automatizando o faturamento da sua empresa
A automação tem revolucionado os mais diversos processos dentro das empresas, gerando mais eficiência e produtividade, além de menos erros. Você pode ganhar muito automatizando o faturamento da sua empresa. Isso porque, além de melhor o controle dos processos financeiros, é possível otimizar a cobrança dos clientes e integrá-la a outras funções importantes. Portanto, essa é uma decisão que deve ser feita quanto antes para que você possa cortar custos e melhorar seu desempenho, ganhando, assim, uma grande vantagem competitiva. Para que você entenda melhor como funciona esse processo, preparamos este post para você. Confira! Mais produtividade e eficiência Como benefício imediato, você verá que a automação acelera todos os processos relacionados ao faturamento, desde a entrega de faturas até os cálculos contábeis. Estima-se que as tarefas manuais levam, em média, cinco vezes mais tempo para serem realizadas. Além disso, o processamento manual é uma tarefa repetitiva bastante desgastante aos funcionários, que podem acabar digitando alguns dados erroneamente. Isso custará tempo e dinheiro adicionais, visto que será preciso investir em mais recursos humanos para a conferência de dados e a correção de erros. Mesmo com um processo bem rigoroso de faturamento, pode ser que os erros ainda cheguem aos clientes. Desse modo, pode ocorrer uma grande insatisfação, principalmente se forem cobrados valores errados. Outro problema é a consequência do dado incorreto em demais setores da empresa. Por exemplo, a contabilidade pode realizar algum cálculo tributário incorretamente e você pode acabar pagando uma multa. Maior controle Com a automação, é possível identificar quais são os pagamentos realizados, vencidos e pendentes com mais rapidez. Por meio de um relatório de cobranças, você poderá saber como está sendo o fluxo de recebíveis dentro da sua empresa. Isso é particularmente importante para aquelas empresas que vendem a prazo ou que têm produtos dependentes de assinaturas mensais. Afinal, elas precisarão controlar o que está acontecendo de fato e planejar suas ações. Por exemplo, após obter um relatório com todos os clientes inadimplentes, será possível enviar um e-mail automático para todos eles, relembrando-os do pagamento. Alternativamente, você pode enviar para o setor de cobrança, para que os funcionários dali liguem para eles, ou vender a dívida para uma instituição financeira. Sem a automatização e com processos mais lentos, pode demorar muito tempo para você tomar uma atitude. Quando você perceber, as finanças poderão estar comprometidas. Maior agilidade para a liberação dos balanços contábeis Os balanços contábeis periódicos, que traçam um panorama completo do faturamento da sua empresa, são essenciais para o planejamento financeiro futuro. Quando realizados manualmente, são dependentes de várias planilhas que precisam ser integradas por colaboradores. Desse modo, além de levar um tempo bem maior, a probabilidade de cometer erros é grande. Assim, você pode sair de um período acreditando em um balanço positivo, quando, na verdade, sua empresa teve prejuízo. Ademais, à medida que sua empresa cresce, os processos de faturamento vão ficando cada vez mais complexos e demorados. Assim, não automatizar pode representar um problema para a escalada do seu negócio. Com um sistema automatizado, é possível realizar o fechamento do faturamento mensal em um tempo 80% menor. Melhor tomada de decisão Atualmente, para que possam tomar decisões mais corretas, os gestores de negócios precisam de informações financeiras rápidas e, preferencialmente, em tempo real. Estamos em cenários extremamente competitivos e uma leitura errada pode causar estragos significativos. Dados financeiros mais instantâneos são essenciais para que as equipes percebam as tendências dos clientes. Com isso, setores, como o de marketing e vendas, podem pensar em ações para melhorar o faturamento, principalmente ao negociar com um cliente, pois será possível entender a necessidade de dar descontos e condições mais agressivas para conquistá-lo. Obviamente, utilizando planilhas em procedimentos manuais, esse processo pode demorar horas — enquanto que, na automatização, basta um clique e alguns segundos. Além do faturamento, em sistemas automatizados, você pode receber diversas outras informações, como: custo total do cliente; custo de aquisição de clientes; fluxo de caixa; receita recorrente (mensal e anual); rotatividade de clientes etc. Maior personalização da cobrança Outro ponto essencial é a personalização dos critérios de cobrança, de modo que cada cliente seja tratado individualmente, de acordo com seu histórico com a empresa. Desse modo, seus colaboradores poderão saber exatamente quais foram os produtos e serviços adquiridos por eles no período, além dos atrasos no pagamento e pedidos de negociação. Então, poderão saber quando investir bastante para que um cliente fique na empresa devido ao seu impacto positivo no faturamento geral. Afinal, clientes que compram mais e pagam em dia contribuem para um fluxo de caixa saudável e devem ser sempre incentivados a continuar o relacionamento com sua empresa. Além disso, cada cliente deve receber suas faturas sempre de acordo com os termos do contrato. Assim, se ele negociou taxas de juros mais baixas ou descontos por pagamento antecipado, deve receber sempre informações conforme o prometido. Se ele tiver de procurar sua empresa para corrigir informações, esse poderá ser um momento de muito estresse. Também pode acontecer um processo chamado churn involuntário. Ele ocorre quando um cancelamento é realizado sem a vontade do cliente. Por exemplo, sua empresa, ao emitir um boleto com data incorreta após o vencimento contratual, pode acabar encerrando o relacionamento por uma gestão de cobrança pouco eficiente. Melhores processos de análise de crédito Os sistemas automatizados de faturamento, como citamos, conseguem configurar corretamente os dados dos clientes. Assim, é possível configurar corretamente os dados que interferem em uma análise de crédito. Consequentemente, eles são capazes de decidir com base em parâmetros objetivos e dados atuariais. Tudo é feito em segundos. Sem eles, por outro lado, um usuário deve analisar a aprovação ou reprovação, o que pode demorar mais de meia hora. Melhor comunicação com a SEFAZ Com o software certo, é possível estabelecer um processo de faturamento que respeite as boas práticas de gestão e que confira velocidade a essa operação. Para isso, ele reduz o processo de emissão de nota fiscal e elimina ao máximo as intervenções humanas que geram erros no processo. Com isso, após inserir os dados do destinatário da nota, o faturamento é feito com um clique. É uma rotina unificada em
Confira 8 dicas de ouro para fazer a gestão de estoque e reduzir custos
Com as novas tecnologias emergindo o tempo todo, a eficácia e modernização de processos em sua empresa é o ponto chave para o sucesso — ou fracasso. Nesse sentido, saber como fazer gestão de estoque com o objetivo de aumentar a eficiência e reduzir custos pode representar um grande diferencial no mercado. E se sua empresa é baseada em produtos estocados, é importante ter processos eficientes para solicitar, rastrear e vender seu estoque. Um sistema de gestão de estoque reduz os custos operacionais e aumenta a margem de lucros de forma significativa. Quer entender melhor como realizar as melhores práticas no gerenciamento e controle de estoque? Continue a leitura! A importância da gestão de estoque A gestão de estoque é a chave para um fluxo de caixa saudável e um equilíbrio entre a demanda, produção e venda, gerando a capacidade de reduzir os custos, por meio das seguintes ações: prever as demandas e saber a quantidade exata que o setor de produção precisa fabricar; prever a quantidade de matéria prima ou insumos que o setor de compras deve adquirir; descobrir por meio da quantidade de produtos quais tipos de campanhas podem ser realizadas pelo setor de vendas e marketing. Como fazer gestão de estoque e reduzir custos E qual é a mágica? Como fazer para que essas ações sejam realizadas com sucesso? Daremos 8 dicas de ouro para que você consiga fazer a melhor gestão de estoque. Acompanhe! 1. Faça inventários periódicos Mesmo com um bom software de gestão, é necessário, periodicamente, contar seu inventário para garantir que o que está em estoque corresponde ao que você acha que tem. As empresas usam diferentes técnicas, incluindo um inventário físico anual, que conta todos os itens, além de verificações pontuais contínuas, que podem ser mais úteis para produtos com alta saída ou problemas de estoque, os chamados inventários rotativos. 2. Utilize a curva ABC Essa técnica classifica os itens de acordo com sua importância ou impacto, como: classe A: produtos de importância, valor ou quantidade maiores (20% do estoque); classe B: com valor, importância ou quantidade intermediários (equivalendo a 30%); classe C: menor importância, quantidade ou valor (com 50%, incluindo os itens sazonais). O objetivo da curva ABC é não deixar estoque em excesso — evitando a perda de produtos e espaço físico desnecessário no estoque — ou produtos em falta — prevenindo a perda de vendas e até de clientes. 3. Compre apenas as quantidades certas Um gerenciamento de estoque eficaz resume-se à previsão precisa da demanda. Se você puder prever quantas vendas espera obter, terá o conhecimento necessário para solicitar a quantidade certa de estoque. Para prever as vendas e a demanda, existem alguns fatores importantes que você precisa acompanhar: histórico de vendas: identifique padrões de pedidos para determinar quanto estoque você precisa comprar para atender a pedidos futuros. Nunca se esqueça das mudanças sazonais; promoções planejadas e campanhas de marketing: preveja o impacto que suas promoções e campanhas de marketing terão nas vendas e ajuste seu estoque de acordo. Com essas informações rastreadas, você conseguirá entender a demanda antecipadamente e com maior precisão, solicitando estoque suficiente e garantindo o dinheiro para o giro de estoque. 4. Compre somente o necessário Quando se compra mais estoque do que se pode vender, você reduz seus lucros. Estará perdendo dinheiro se as mercadorias não venderem! Apresentaremos, a seguir, algumas formas de excesso de estoque: produto parado no estoque há muito tempo: você não pode vender porque estão fora de época, fora de moda ou obsoletos; produto estragado: você não pode vender itens porque eles expiraram — como maquiagem e comida. É imprescindível que você controle e preveja os produtos que precisam ser mantidos em estoque e sua reposição eficaz, pois, como visto acima, tem muito dinheiro a perder. As ferramentas disponíveis e a tecnologia emergente estão tornando a gestão de estoque mais eficiente e econômica do que nunca — e resolverá os problemas que ocorrem nos processos manuais ou planilhas confusas. 5. Escolha uma metodologia de controle de estoque Há três metodologias atuais para a gestão de estoque: a PEPS, a UEPS e o custo médio. Todas elas apresentam excelentes resultados. No entanto, é importante que sua empresa escolha somente uma e a aplique corretamente. Tentar mesclar as metodologias conforme a necessidade só traz confusão para os colaboradores. PEPS É um acrônimo de “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” e tem um esquema bem simples: os produtos devem sair do estoque de acordo com a ordem cronológica de entrada. Portanto, os mais antigos devem ser vendidos o quanto antes. Isso tem uma consequência importante: os primeiros produtos acabam definindo o valor do estoque. Desse modo, o preço dos produtos pode ser calculado de forma mais direta, sem estimativas. A grande vantagem é que as perdas devido ao vencimento de produtos são reduzidas. Por outro lado, caso seu fornecedor suba os preços e você ainda tenha produtos antigos mais baratos no estoque, estes últimos determinarão o preço de venda. Assim, caso alguém cometa algum erro e venda produtos mais novos ou um cliente faça uma compra grande, sua lucratividade será reduzida. UEPS É praticamente o inverso da anterior. Assim, os produtos que chegarão por último ao estoque terão a preferência na saída, ou seja, determinam o valor daqueles que já estavam armazenados. Como há a possibilidade da redução do valor tributável depois desse cálculo, a legislação brasileira atual veda a utilização dessa metodologia. Custo médio Antigamente, com métodos manuais, era muito complicado calcular o custo médio. Porém, com os ERP‘s como ferramentas de automação de gestão, é possível calcular o valor total do estoque de acordo com os preços de aquisição de cada produto e, depois, dividir pelo número de itens para obter uma média ponderada. Assim, os valores mudam de acordo com cada nova entrada no estoque. Portanto, ele é mais fiel à realidade, e é o método mais utilizado pelas empresas. 6. Calcular os custos de armazenamento Para reduzir os custos, é necessário calcular exatamente o custo de armazenamento. Ele deve incluir todas as despesas possíveis: licenças ou mensalidades de softwares de gestão de estoque; equipamentos para controle dos materiais, como leitores de códigos de
Veja quais são os relatórios gerenciais imprescindíveis para qualquer negócio
Ferramentas essenciais para uma gestão estratégica, os relatórios gerenciais contemplam diversos setores de uma empresa e auxiliam a rotina de tomada de decisões. Os relatórios gerenciais são muito importantes para a administração dos negócios em geral. Por meio desses documentos, o gestor tem acesso a informações úteis para análise e avaliação de desempenho, por exemplo. Eles trazem diversos ganhos qualitativos que auxiliam a orientar sobre as estratégias traçadas, criar metas de crescimento realistas e otimizar a tomada de decisão. Segundo a Roland Berger, em um estudo de empresas listadas na Bovespa, 40% das maiores organizações de nosso país estão muito endividadas, com débitos que chegam ao valor de R$420 bilhões. E é justamente por meio dos relatórios gerenciais que as empresas têm um demonstrativo da situação da empresa. Caso haja alguma necessidade de correção, esses estudos ajudam a encontrar as devidas soluções e pontos de melhorias para que os gestores tomem medidas em tempo hábil, especialmente se contarem com o apoio de soluções tecnológicas. Por isso, é importante contar com informações sempre atualizadas e consistentes. Pensando nisso, separamos neste artigo os relatórios imprescindíveis para qualquer empresa. Confira! Como os relatórios gerenciais contribuem com a sua empresa? Os relatórios gerenciais reúnem, de maneira objetiva, as informações e dados que os gestores e líderes de uma empresa precisam para entender em que situação ela está e quais estratégias precisam ser elaboradas. Por serem documentos essenciais para a tomada de decisões, eles precisam conter informações úteis, serem muito objetivos, atualizados e confiáveis. Por isso, um dos primeiros cuidados a se tomar para elaborar bons relatórios gerenciais é criar uma metodologia, de forma que você compreenda quais informações precisam estar nesses documentos e qual objetivo deve ser alcançado.Também é essencial contar com bons sistemas de levantamento de dados e uma equipe capacitada para tal. Entenda no tópico a seguir! Como elaborar um relatório gerencial? Para entender quais informações serão apresentadas, qual a melhor linguagem e formato aplicar, siga as etapas que listamos abaixo. Entenda qual é seu objetivo Mesmo que sua lista de objetivos possa parecer extensa, é importante que você selecione os que sejam mais importantes. Em geral, eles se relacionam aos âmbitos financeiro ou de controle, mas também podem ser relativos ao bem-estar dos colaboradores ou à infraestrutura da empresa. Procure definir os objetivos de uma maneira concisa e de fácil compreensão. Analise o conteúdo Após definir seu objetivo, você tem mais recursos para entender quais informações serão relevantes para aquele relatório. Se for um documento de teor comparativo, por exemplo, é preciso que as informações sejam relativas a um mesmo período e tenham sido obtidas nas mesmas condições. Tenha cuidado também para não colocar mais informações que o necessário. Afinal, esses documentos são direcionados para pessoas que têm rotinas bastante atribuladas. O objetivo é ajudar na tomada de decisões, não torná-la mais complexa. Pesquise formatos Para entender qual é o formato ideal, você precisa entender o que será apresentado e para quem. Um relatório focado em investimentos, por exemplo, pode requerer mais gráficos e índices. Um documento com foco em vendas pode ser melhor aproveitado com tabelas. O importante é que o relatório seja prático e ajude o público-alvo a assimilar as informações de maneira prática. Relatórios gerenciais importantes para a sua empresa Ferramentas essenciais para qualquer planejamento estratégico, os relatórios gerenciais ajudam a reduzir erros, monitorar a produtividade e elaborar metas mais concretas. Confira quais são os principais tipos a seguir. Fluxo de caixa O fluxo de caixa mostra a medição do resultado das atividades de entrada e saída monetárias da empresa durante um determinado período. A demonstração de fluxo de caixa é a diferença entre os créditos e as despesas, ou seja, movimentações financeiras líquidas, que em termos de valor, igualam a mudança no saldo de caixa. Podemos destacar: a capacidade da empresa de gerar fluxos de caixa e gastá-los racionalmente; performance de vendas; o período de realização de entradas e saídas e o grau de certeza da sua efetivação; alterações nos ativos líquidos e na sua estrutura de financiamento; lucro e fluxo de caixa. Satisfação Os relatórios de satisfação podem avaliar o comportamento de colaboradores e de clientes. No primeiro caso, as empresas precisam investir em pesquisas para entender a situação de seus funcionários, criando um espaço seguro para que eles se expressem e possam sugerir melhorias. Já no segundo, a empresa pode recorrer a uma série de métodos, como o Net Promoter Score (NPS), entrevistas com públicos segmentados, avaliações online e outros métodos. Financeiro O relatório financeiro mostra a real situação do negócio nesse âmbito. Além do fluxo de caixa, que já explicamos anteriormente, você também pode fazer relatórios de investimentos, custos, orçamentos e níveis de inadimplência. Para realizar essa descrição de maneira eficiente, você deve trazer informações analisadas por meio de indicadores financeiros, como o Retorno sobre Investimentos (ROI), níveis de endividamento, ticket médio, entre outros, que variam de acordo com seus objetivos. Todos esses elementos vão ajudar a esclarecer o panorama orçamentário da sua empresa, como: analisar a existência de viabilidade para realizar novos investimentos; verificar se o caixa pode arcar com as despesas futuras; mensurar riscos orçamentários; fazer o balanço de pagamentos; projetar despesas. Especialmente para esses relatórios, é importante que sua empresa faça uma conciliação bancária. Por ela, o gestor consegue conferir todas as movimentações que foram feitas e os registros produzidos pela empresa. Produtividade A produtividade é um ponto crítico para o crescimento da empresa e, por isso, precisa haver uma atenção voltada à queda de produção da equipe. Esse é o foco desse relatório, apresentar quais colaboradores se destacam em suas atividades, quanto a organização conseguiu entregar em um mês, além de apontar os gargalos que dificultam a eficiência. Para isso, são utilizados objetivos, metas e indicadores-chave, que nos permitem mensurar e acompanhar a performance de terminadas equipes ou equipamentos. Dentre os relatórios gerenciais, esse acaba sendo o que funciona como um termômetro indicador dos momentos necessários para intervir com treinamentos motivacionais e reorganização das equipes. Contábeis Mesmo nas empresas adeptas do Simples Nacional, o relatório contábil garante que o
Como saber se está usando toda a capacidade do seu sistema ERP?
O sistema ERP, ou software de gerenciamento corporativo, é uma solução abrangente para todas as empresas modernas. Ele ajuda a planejar o trabalho da organização, independentemente do seu tamanho ou do setor em que opera. Os sistemas ERP suportam o gerenciamento dos recursos do negócio — tanto máquinas, quanto funcionários ou ferramentas usadas para o trabalho diário. Uma empresa que adote essa ferramenta melhora a sua comunicação interna, consistência dos processos, facilita o fluxo de trabalho, entre outros benefícios. Para uma boa administração dos seus negócios, é imprescindível o uso de toda a capacidade de planejamento e gerenciamento. Pensando nisso, falaremos neste artigo sobre como usar toda a capacidade do seu sistema ERP. Confira! Como diagnosticar o sistema Primeiramente, é preciso saber se toda a capacidade do ERP está sendo usada. Para isso, o diagnóstico do sistema deve ser feito a fim de ter todo o potencial empregado para o sucesso e continuidade do negócio. O principal objetivo da análise no sistema é de avaliar a usabilidade nos processos da organização. Pode-se destacar diversos pontos como: Todos os processos operacionais e administrativos são controlados e processados com o apoio do ERP, de forma plena? Existem outros sistemas dentro da empresa, integrados ou não ao ERP? Como está a infraestrutura de TI e como é a sua atuação? Qual o nível de personalização existente? O número de usuários supre as demandas? Aplicando a identificação de cada ponto, você consegue ter um roteiro das falhas e necessidades de readequação dentro dos procedimentos internos. De fato, sem um diagnóstico não há possibilidades de constatar se toda a capacidade do seu sistema ERP está sendo usada. A partir disso, outros aspectos podem ser analisados, como: Identificar gaps Os gaps são lacunas existentes em determinado momento na produção da cadeia de valor. Eles podem criar problemas de interpretação, entendimento e tomada de decisão. Então, para evitar esses transtornos, o diagnóstico facilita a identificação e classificação dos gaps de concepção, comunicação, atendimento ao cliente, informação, produção e entrega. Após o diagnóstico realizado é possível conhecer as principais falhas e lacunas com relação aos processos empresariais. Por exemplo, desvios de finalidades, necessidade de melhorias, ausência de treinamento das equipes, riscos ao negócio etc. Dessa forma, você tem um panorama com dados consistentes de avaliação da capacidade empregada para atender a sua empresa. Definir um plano de ação para melhorias Ter um sistema ERP elimina a necessidade de salvar dados em planilhas ou em folhas de papel. Mediante isso, os dados não se perdem com o tempo, podem ser complementados simultaneamente por várias pessoas e confortavelmente controlados pelos gerentes. O conhecimento sobre a condição da empresa está disponível no sistema, o que permite que você tenha acesso a informações fundamentais. O software pode nos lembrar do que é importante e requer a sua atenção, permitindo que você possa definir um plano de ação para novas funcionalidades que atendam às demandas e melhorias no que já está sendo aplicado. Além do mais, o indicado para otimizar todo o processo é utilizar as melhores práticas de negócios propostas pelo sistema. Como usar a capacidade do ERP O sistema ERP simplifica e acelera muito o trabalho, entre outras coisas. Uma vez inseridos no software, os dados são facilmente acessíveis a todos os funcionários qualificados. Isso significa que diferentes departamentos da empresa trabalham com as mesmas informações e não precisam ser duplicados. Por exemplo, a contabilidade é capaz de encontrar rapidamente um contratado que tenha colaborado com o departamento de vendas. Benefícios também serão sentidos pela administração da empresa, quando toda a informação que flui pode ser rapidamente analisada, em vez de perder tempo com a unificação de dados. Mas, para isso, é preciso saber como usar a capacidade do ERP adotando práticas como as listadas abaixo. Escolher uma solução de qualidade Atualmente, as empresas têm requisitos muito mais precisos em relação ao sistema de suporte à gestão. A consciência da definição de um sistema ERP ideal está crescendo. Frequentemente, as empresas escolhem outra solução porque, por um motivo ou outro, o atual não atendeu às suas expectativas. As empresas são mais ricas com experiências positivas e negativas. As decisões sobre a seleção do sistema são precedidas por preparações confiáveis em relação aos requisitos funcionais. A vantagem do sistema ERP é permitir realizar negócios de acordo com a lei aplicável. Vale a pena escolher um software de um fabricante conhecido e de porte no mercado, porque assim você vai ter a garantia de que ele será constantemente atualizado, e não irá desaparecer de um dia para outro. Graças a uma solução de qualidade, a possibilidade de obter um controle efetivo, uniforme e correto é certa para realizar todas as operações em um só lugar e com garantia de segurança. Definir indicadores para monitorar os resultados A implementação do sistema ERP na perspectiva de longo prazo ajuda a otimizar o trabalho da empresa, além de automatizar algumas das atividades repetitivas. Pelo fato de se pensar sobre determinados processos e melhorá-los, podemos esperar um retorno sobre o investimento em software e obter uma vantagem sobre a concorrência. Porém, o melhor método de monitorar os resultados esperados é a utilização de indicadores de desempenho. Eles auxiliam a mensurar se o andamento dos negócios está tendo um padrão de evolução com excelência. Caso haja algum desvio, eles serão facilmente identificados para a tomada de decisão corretiva dos rumos. Assim, os resultados são monitorados por padrões bem definidos de acordo com as especificidades do negócio. Treinar os profissionais para operar o sistema Esse é um fator fundamental, pois não adianta ter um sistema ERP que atenda às suas necessidades sem que haja o treinamento dos profissionais para estarem capacitados a operá-lo. Por isso, todos os usuários devem ser submetidos à capacitação que os coloquem alinhados a todo o modo de interação com o programa. Sem dúvidas, isso eleva o uso de toda a capacidade do sistema ERP para os objetivos. Vale ressaltar que existem as opções de uso de um sistema padrão ou desenvolvimento de um customizado. Isso deve ser avaliado de acordo com o custo-benefício de cada um, no contexto
Veja os 8 principais indicadores financeiros de uma empresa
Ao contrário do que muitos pensam, manter uma empresa não é fácil. Afinal, não basta ter um bom produto ou serviço, é preciso ficar de olho nos principais indicadores financeiros. São eles que dizem se o seu caminho atual está levando ao lucro ou se é hora de mudar os rumos e resolver problemas internos. E ninguém quer trabalhar para ter prejuízo, certo? Pensando nisso, selecionamos 5 indicadores-chave básicos capazes de retratar o panorama financeiro da sua empresa com exatidão. Com eles, além de olhar os números brutos, você saberá se as perspectivas futuras são animadoras ou ruins, o que orientará uma melhor tomada de decisão. Continue lendo e confira! 1. Margem de lucro bruto A margem de lucro bruto é a melhor medida para saber se sua precificação de bens ou serviços está de acordo com o que os seus clientes estão dispostos a pagar. Ela é bem simples de calcular: margem de lucro bruto = (receita – custo de mercadorias vendidas) / receita Se o resultado for negativo, significa que tanto a quantidade quanto o preço dos seus produtos não está adequada. Em outras palavras, a sua receita não está sendo suficiente para cobrir os custos operacionais. Será a hora, portanto, de verificar o que está dando errado, como: o mercado não está recebendo bem seus produtos e serviços, a qualidade do seu serviço é considerada ruim pelos clientes, seu preço está fora da curva de equilíbrio da oferta e da demanda, o mercado está em recessão e você precisa reduzir preços, seus custos operacionais estão altos etc. Vale ressaltar, no entanto, que mesmo que o seu lucro bruto esteja elevado, ainda é preciso olhar os demais indicadores, pois ele não é o único capaz de denunciar prejuízos. 2. Lucro líquido Basicamente, o lucro líquido indica quanto dinheiro sobra depois do pagamento de todas as contas — por consequência, diz se vale a pena para você continuar o seu negócio do jeito que está. Seu cálculo também é muito simples: lucro líquido = receita total – custos e despesas totais Vejamos um exemplo: se as suas vendas no mês passado foram de R$ 10.000 e os custos da mercadoria mais as despesas de aluguel, estoque, salários, entre outros, foram de R$ 8.000, o lucro líquido é R$ 2.000. Se você é o único dono do negócio, esse lucro líquido poderá ser seu salário. É essencial que esse valor seja capaz de suprir as suas necessidades básicas, além de fornecer um dinheiro extra para que você se divirta, para continuar se motivando. Ainda outra parte do lucro líquido deve ser poupada, para que você possa realizar investimentos ou cobrir variações sazonais de receita — que, dependendo do seu negócio, podem ser grandes. 3. Margem líquida de lucro A margem de lucro líquido é outro dos principais indicadores financeiros que diz respeito a saúde financeira da sua empresa. Isso porque os números absolutos, como os anteriores, podem gerar uma falsa impressão de que tudo vai bem quando, na verdade, vai mal. Sua equação é a seguinte: margem de lucro líquido = lucro líquido / receita total Aproveitando o exemplo anterior, a margem de lucro líquido seria de 20% — o que é considerado razoavelmente bom. No setor de serviços, estima-se que uma margem boa ultrapassa 12% e, na indústria, deve estar acima de 8%. Mas, afinal, por que ela é tão importante? Imagine a seguinte situação: duas empresas têm um lucro líquido de um milhão de reais. Elas estão com a mesma situação financeira? Não necessariamente. Se uma tem uma margem líquida de lucros de 20%, e a outra, de 10%, a primeira, obviamente está muito melhor. Isso significa que, para cada real gasto, ela é capaz de produzir o dobro de lucros em relação à outra. Certamente, esse é o tipo de informação de que seus investidores vão querer saber antes de aplicar capital na empresa. Além disso, observando a evolução da margem líquida de lucros você consegue avaliar os investimentos e melhorias realizados na empresa: se ela aumentar a cada mês, isso indica que essas ações estão funcionando. 4. Contas a receber Caso o seu negócio envolva o envio de contas aos clientes — como é o caso de empresas prestadoras de serviços contínuos —, você precisará manter um controle afiado dos vencimentos de contas a receber e dos hábitos dos clientes. Por exemplo, se um cliente X paga constantemente as suas contas a cada 30 dias (dentro do vencimento), mas os clientes Y e Z sempre atrasam cerca de um ou dois meses, você terá um fluxo de caixa inconstante. Por isso, saber qual é a porcentagem média dos clientes que pagam a cada dia após o vencimento é fundamental, e para várias ações: determinar qual é a multa e a taxa de juros ideal para manter sempre um fluxo de caixa positivo, mesmo quando houver atrasos. Isso garante que você seja sempre um bom pagador a seus credores, o que é importantíssimo para atrair financiamentos e investidores; saber qual é o seu fluxo de caixa médio, para planejar suas ações e o seu calendário financeiro; pensar em ações de recuperação de débitos etc. 5. Liquidez geral Esse indicador diz respeito à capacidade da empresa de pagar as suas próprias contas — por isso, é um dos mais importantes para que os investidores decidam se vale a pena ou não injetar capital no seu negócio. Quando uma empresa é negociada na bolsa de valores, essa é uma das primeiras informações a ser mostrada. Ela pode ser calculada da seguinte forma: relação atual = ativo circulante / passivo circulante O resultado ideal deve se encontrar entre 1,5 e 3. Valores inferiores a 1 implicam que a empresa não tem dinheiro suficiente para pagar as próprias contas. Esse é um indicador que deve ser acompanhado de perto constantemente, pois é um dos primeiros a variar quando há problemas de fluxo de caixa. Se ele chegar a valores entre 1,0 e 1,5, tome as medidas que forem necessárias para sanar o problema, como
Gestão de estoque: o que você precisa saber sobre o Bloco K
Todos os processos estão sendo informatizados, de uma forma progressiva — e algumas vezes, obrigatória —, principalmente no que se refere às obrigatoriedades fiscais. O Bloco K é um processo de gestão de estoque que compõe o SPED Fiscal — Sistema Público de Escrituração Digital. A sonegação de impostos é um problema constante que a Receita Federal tenta combater por meio da digitalização dos processos. Mas, se a sua empresa não tem um controle eficiente de produção e estoque, poderá sofrer um grande impacto. As multas podem chegar a 3% do faturamento da empresa e as sanções podem resultar na proibição de envio de notas fiscais até a regularização. É preciso estar atento, portanto, nos acompanhe! Afinal, o que é Bloco K? O Bloco K faz parte do SPED Fiscal e nada mais é do que o envio por meio digital dos dados do Livro Registro de Controle de Produção e Estoque. Para algumas empresas, esse livro ainda é entregue anualmente à Receita Federal de forma manual. Com a entrada do Bloco K, é necessário enviar as informações atualizadas mensalmente e, num futuro próximo, a ideia é que o processo seja on time. Esse modelo começou a vigorar em janeiro de 2017, quando seriam enviadas as informações dos saldos de estoques escriturados por meio dos registros K200 e K280. A partir de 2019, será iniciada a entrega da escrituração completa do Bloco K para empresas de grande porte (consulta a faixa de faturamento e CNAE de sua empresa). É obrigatória a entrega dessas informações somente às organizações que possuem controle de estoque e produção, pois tratam-se de dados da empresa e dos insumos industrializados por terceiros. Dessa forma, o Fisco terá informações detalhadas sobre a produção da empresa e conseguirá descobrir se existe compra ou venda de mercadorias sem Nota Fiscal. E é muito importante que sua companhia esteja com um sistema de gestão de estoque e contábil integrados e consistentes. Como adequar o sistema de gestão de estoque? A empresa contribuinte deve enviar mensalmente via internet um arquivo EFD — Escrituração Fiscal Digital —, do SPED, que já tem diversos blocos. O Bloco K foi inserido no EFD e as empresas geram esse arquivo via Receita ou integram com seus sistemas, gerando os dados automaticamente. Para isso, é crucial que todos os processos sejam levantados cuidadosamente e a equipe tenha domínio da cadeia produtiva para não acontecer discrepâncias das informações. Uma das melhores soluções é integrar com pacotes ERP — Enterprise Resource Planning. Quais são os principais registros? Por conter cerca de 15 registros e inúmeras especificidades, detalharemos aqui os mais importantes: K100: informar a data final e inicial da apuração do ICMS ou IPI; K200: o estoque escriturado, dentro do período dado no K100; K220: informar as movimentações internas das mercadorias, excetuando-se o consumo no processo produtivo e itens de produção acabada; K250: todas as informações dos produtos industrializados por terceiros; K255: quantidade consumida de insumos que foram para a industrialização. Quais informações devem ser apresentadas ao Fisco? O Sped Fiscal Bloco K diz respeito apenas às quantidades de materiais envolvidos nos processos da indústria ou atacadista. O Bloco H é o responsável pela informação dos valores dos produtos que estão no inventário, para a posterior declaração do imposto de renda. Todas essas informações são cruzadas, então reforçamos que tudo precisa estar consistente: quantidade produzida internamente e por terceiros; quantidade consumida internamente e por terceiros; todas as movimentações de estoque que não estejam relacionadas à produção; quantidade dos produtos acabados, semiacabados e matéria- primas, divididas em: materiais da empresa e em seu poder; materiais da empresa e em poder de terceiros, materiais de terceiros em poder da empresa. Vimos aqui o que é o Bloco K, quais são os prazos, as informações e os principais registros que precisam ser enviados ao Fisco. Esse processo serve como um incentivo para que as empresas tenham um controle mais eficiente sobre sua produção e sua gestão de estoque. Sendo algo muito complexo e detalhado, as organizações que já utilizam soluções tecnológicas, como o ERP, estarão à frente do mercado. Esperamos que tenha gostado do post! E, se você quiser se manter atualizado no mercado, assine a nossa newsletter!
Fique por dentro de 6 importantes funcionalidades do ERP para o Varejo
O ERP Protheus já existe há vários anos e está implantado em milhares de empresas. Porém, algumas inovações da ferramenta acabam passando despercebidas pelas empresas e usuários. Como o sistema está sendo constantemente atualizado, várias funcionalidades foram incorporadas para aprimorar os processos de gestão das empresas, sempre de acordo com as melhores práticas de mercado. Um dos segmentos atendidos pelo ERP Protheus é o Varejo, que enfrenta enormes desafios para manter a competitividade em sua jornada de transformação digital. É cada vez mais fundamental o gerenciamento de estoque, monitoramento das margens e planejamento das compras para atender às metas de venda e giro dos produtos. Pensando nisso, separamos neste artigo 6 ferramentas do ERP Protheus para o Varejo. Conheça importantes funcionalidades do Protheus para o Varejo 1. Desempenho comercial Dentre as funcionalidades do Protheus, existe o módulo de Gestão Comercial para o Varejo (GCV), com um painel desenvolvido exclusivamente para este segmento. Ele realiza mais de 50 análises, como markup, margem, giro e cobertura de estoque. Ao utilizá-lo, o gestor adquire a possibilidade de avaliar e tomar decisões estratégicas de maneira mais assertiva. No mercado atual, definido pela forte concorrência, quem detém mais controle das informações se projeta à frente. Essa solução auxilia nos processos de compra, venda e gestão do estoque. Um de seus grandes diferenciais é a coleção de consultas gerenciais e gráficos, que reduzem os custos e a ruptura do estoque e elevam os lucros. Os registros dos pedidos promovem maior facilidade do planejamento de compras e de alocação de estoque dos produtos. Por fim, existe ainda a possibilidade da definição de metas e avisos de piores e melhores itens. 2. OTB O OTB (Open To Buy), que em português corresponde a “aberto para compras”, é uma funcionalidade para estratégia de compra de produtos. Baseada nos padrões do varejo americano, ela auxilia o usuário a realizar compras e utilizar verbas de forma assertiva, inclusive por marcas e/ou categorias. Ou seja, o OTB analisa as metas de vendas e realiza a supervisão por meio de comparações semanais, sugerindo a necessidade de compra para a reposição. Mais que um orçamento de compras, o OTB ajuda a empresa a otimizar a busca de objetivos práticos e a alcançar resultados baseados em uma visão precisa e consolidada de vendas. Os ajustem podem ser feitos de acordo com as necessidades que forem surgindo ao longo do processo, por meio da criação de um cenário de planejamento e de análise de sensibilidade dos impactos. 3. Acompanhamento de promoções Fazer promoções de itens não é uma tarefa fácil. Sem um software com um bom suporte, saber se a decisão tomada foi correta e observar resultados é quase impossível. Para otimizar esse processo, a solução Protheus oferece o acompanhamento do ciclo de vida do produto, no qual é possível acompanhar ou até mesmo receber recomendações de diminuição de preços conforme o giro do produto. Outra vantagem é poder controlar e/ou restringir os descontos concedidos por vendedores e operadores de caixa. Vale ressaltar que, mesmo a distância, o gestor pode definir essas regras de ação. Também é possível criar previamente, de maneira estratégica, todas as promoções que são previstas para o ano e fazer com que elas entrem em vigor automaticamente na data programada. Além disso, podem ser levadas em consideração sazonalidades e particularidades no padrão de consumo de cada loja, até mesmo por região. Por meio dessa poderosa funcionalidade de acompanhamento de promoções, fica muito mais fácil e prático organizar todo o cronograma estabelecido no plano de negócios. 4. Conciliador de cartões de crédito Essa é uma das tarefas rotineiras mais complexas do departamento financeiro de qualquer empresa. Por isso, entre as diversas funcionalidades do Protheus, encontra-se o conciliador de cartão de crédito. Ele consiste em funções para importar os dados de vendas das administradoras de cartão, agregando automaticamente os créditos recebidos, adiantamentos de depósitos, entre outros. A ferramenta confronta os dados do próprio sistema com as informações fornecidas pelas adquirentes, conferindo os documentos relativos às vendas, aos créditos e às antecipações, além de serem empregados a fim de baixar os títulos a receber. Dessa forma, essa funcionalidade oferece maior controle de produtividade, consistência nas transações e uma grande redução de tempo dos colaboradores envolvidos no processo. 5. Alocação e distribuição Administrar um sistema logístico é algo difícil, principalmente quando há lojas e filiais com tamanhos e perfis diferentes na sua rede. Vale ressaltar que a logística descentralizada pode custar cerca de três vezes mais para a empresa. Por meio do controle integrado do perfil de cada unidade, o módulo viabiliza que o produto correto esteja na praça certa. A partir de uma gestão apropriada se evita a ruptura de estoque. A avaliação de métricas também é facilitada para calcular o estoque ideal, sugerindo a alocação e a distribuição automáticas dos produtos em toda a rede. Todos esses processos podem ser feitos de modo centralizado, o que os torna mais baratos. O gerenciamento semanal da carteira de compras fundamentada no calendário comercial oferece uma avaliação clara e diferenciada ao gestor. 6. Avaliação de fornecedores A medição e a avaliação do nível de serviços oferecidos pelos fornecedores são fundamentais para garantir a construção de parcerias sólidas e eficazes. Os indicadores gerados são produzidos a partir dos acordos firmados e os movimentos efetivados no sistema, evidenciando o nível de comprometimento dos parceiros com as estratégias da organização. Os pedidos de compra, inspeção de qualidade, recebimento, além de critérios subjetivos podem ser controlados conforme a demanda da empresa. A análise de performance possibilita comparar o desempenho dos fornecedores, evidenciando quais pontos necessitam melhorar. Dessa forma, tornam-se claros para os parceiros e para a área de suprimentos todos os critérios usados para classificar o desempenho dos fornecedores. Neste artigo, você pôde conhecer algumas das principais funcionalidades do Protheus para o Varejo, que auxiliam e facilitam a execução do fluxo de trabalho na sua organização. Quanto mais familiarizado com os módulos do sistema, melhor será seu desempenho operacional, extraindo ao máximo tudo o que essa ferramenta pode oferecer. Por isso, não deixe de se aprofundar e conhecer todas as possibilidades que ela proporciona.
Por que contar com um suporte para seu sistema ERP: veja 11 motivos
Um ERP (Enterprise Resource Planning), Planejamento de Recursos Empresariais, em português, é fundamental para auxiliar nos processos organizacionais. Ele permite que você obtenha diversas vantagens, como automatização de tarefas, integração das áreas de negócio, otimização do fluxo de trabalho, redução de custos e agregação de valor. Essas são apenas algumas das vantagens obtidas com um software de gestão. Entretanto, não basta implantar um sistema, é de grande importância contar com um suporte para o seu ERP de qualidade oferecido pelo fornecedor ou por uma empresa especializada. Pensando nisso, elencamos os principais motivos pelos quais você deve contar com um suporte ERP para a sua empresa. Confira! 11 motivos para contar com um suporte ERP 1. Rápida resolução de dúvidas Devido às diversas funcionalidades e tarefas envolvidas no sistema adotado pela sua empresa, é normal que os usuários se deparem com situações de dúvidas relacionadas ao uso do software. Logo, a sua rápida resolução é um dos principais motivos para contar com um suporte ERP eficiente. Também vale ressaltar que a obtenção de respostas objetivas para esclarecimentos traz um considerável ganho em economia de tempo para a execução de atividades e, como consequência, uma maior produtividade. Por exemplo, se a sua equipe não consegue identificar como acessar detalhes de projeções do estoque ou dados de um determinado fornecedor, a produção fica paralisada até que a solução seja encontrada. A consultoria serve como um canal de comunicação, que fica no intermédio entre a ferramenta e os usuários. Em decorrência disso, a equipe interna consegue utilizar melhor o sistema, aproveitando todos os seus recursos de forma inteligente, para o bem da empresa. Assim, a qualquer momento o suporte pode trazer respostas para essas e outras questões de todos os envolvidos, com a execução dos processos por meio da aplicação. Isso eleva a confiança da equipe, que tem a certeza de poder contar com o apoio de profissionais qualificados e dispostos a ajudarem no uso da ferramenta. 2. Melhora da experiência do usuário A experiência do usuário será muito melhor se ele puder contar com uma assistência de qualidade, principalmente quando há pouca familiaridade com o sistema. Se não houver o apoio necessário por parte de uma corporação que entenda o software, dificilmente os usuários conseguirão se ajustar ao novo. Mesmo com uma equipe qualificada, ferramentas novas tendem a gerar um certo desconforto até a total adaptação, especialmente se esses usuários estão acostumados a trabalhar há anos com outra metodologia. Como consequência, a experiência pode ser pouco vantajosa para eles e para a empresa. Afinal, colaboradores insatisfeitos prejudicam os índices de produtividade da organização, já que não conseguem compreender suas funções e desempenhá-las com o devido cuidado. Para evitar esse cenário, um suporte ERP auxilia na adaptação dos usuários, detalhando características do sistema, modos de uso, especificações técnicas e procedimentos corretos de utilização. 3. Diminuição de erros Todo gestor de empresas quer que a ocorrência de erros seja mínima. A diminuição de falhas está estritamente ligada à rápida resolução de dúvidas e à melhora da experiência do usuário, proporcionadas pelo suporte. Além de custarem tempo, erros também trazem prejuízos financeiros. Por esses motivos, é importante reduzi-los ao máximo, caso contrário, os danos poderão ser constantes. Assim, para evitar situações imprevistas, a consultoria de uma companhia parceira é indispensável. Um exemplo de erro comum é a falta de conhecimento do usuário sobre quais recursos estão sendo usados por ele. Por isso, não deixe de recorrer, sempre que necessário, ao auxílio do suporte ERP. Ele tem todas as respostas para que você se previna de possíveis equívocos. 4. Otimização dos processos gerenciais Quando a assistência é eficaz, sem dúvidas os processos gerenciais são simplificados. Isso também impacta nos procedimentos produtivos, já que um software de gestão permite que você tenha o controle administrativo de maneira rápida, padronizada e com uma interface amigável e intuitiva. Por exemplo, mediante o uso do software de gestão você pode verificar desvios como a inserção de dados incorretos, o que possibilita o reconhecimento e a rápida tomada de medidas corretivas, sem afetar o fluxo de trabalho. Além disso, você pode fazer o monitoramento em tempo real das atividades que estão sendo feitas. Dessa forma, é possível obter relatórios precisos de acordo com as necessidades, como o mapeamento de desempenho em determinado período de tempo. Portanto, tenha em mente que um sistema de apoio contribui para os processos gerenciais, bem como para todas as demais operações da empresa. Isso torna esse tipo de consultoria ainda mais importante para o andamento das atividades. 5. Treinamento da equipe Contar com o suporte ERP para o treinamento da equipe é essencial para que haja o entendimento contínuo do funcionamento do sistema. Uma vez que as atividades do dia a dia dependem do software, é preciso que todos os detalhes sejam esclarecidos e que haja uma constante comunicação com especialistas. No momento em que o programa é instalado, o suporte entra com as informações necessárias para que os colaboradores conheçam todas as funcionalidades do software. Com o passar do tempo, esse serviço é útil para aprimorar o conhecimento de todos e ajudar a extrair melhores resultados nas operações cotidianas, mesmo diante de alterações de demanda ou de metodologia de trabalho. Além disso, após a implantação do sistema, existe a possibilidade de alteração dos usuários que foram originalmente treinados. Isso pode ocorrer pela saída deles da empresa ou por mudança de cargo. Portanto, há a necessidade de novos treinamentos para os colaboradores recém-chegados. 6. Geração de novos negócios Um apoio adequado ajuda no fechamento de novos negócios. Como os colaboradores utilizam a aplicação, explorando todas as possibilidades de que ele dispõe, ajudam a reduzir gargalos que geram perda de tempo com tarefas isoladas e trabalhosas, como inserir dados manualmente em planilhas. Com o software de gestão aliado a um suporte ERP qualificado você tem tranquilidade na gerência das atualizações do sistema para focar no atendimento às demandas dos clientes, aumentando as chances de fechar novos negócios. Isso gera valor para sua empresa, tornando-a mais competitiva. 7. Melhor ROI Melhorias como a otimização de processos, diminuição de erros e conquista de novos negócios ajudam a impactar o ROI,
Tire suas dúvidas sobre a conciliação de cartão de crédito
A conciliação de vendas no cartão de crédito é um termo que gera bastante confusão para gestores e empresários. Afinal, a palavra “conciliação” é muito usada no jargão jurídico para se referir às estratégias de negociação entre credor e devedor a respeito de uma dívida. Porém, a conciliação de cartões de crédito é bem diferente dessa ideia, já que trata dos processos e operações para cruzar os dados das suas diversas plataformas de pagamentos de crédito ou débito, como maquininhas, e-commerces, entre outras. Quer saber tudo sobre o assunto? Neste post, vamos tirar as principais dúvidas sobre a conciliação. Acompanhe! 1. O que é a conciliação de cartão de crédito? Conciliar os cartões de crédito e débito é o processo de cruzamento dos dados contidos nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão e pelos bancos. Com isso, as equipes financeiras das empresas são capazes de verificar se todas as transações registradas nos sistemas de vendas correspondem àquelas do extrato de recebimento fornecido pelas operadoras de cartão. Vivemos em uma era em que os negócios migraram para o mundo digital e, assim, somos capazes de manter um controle maior das transações financeiras dentro da empresa. Prescindir dessa capacidade significa ficar atrás dos seus concorrentes, que buscam cada vez mais rentabilidade por meio da redução de custos e da ineficiência. 2. Quais são os passos para realizar a conciliação de cartões? Existem, basicamente, duas formas de se realizar a conciliação de vendas no cartão de crédito. Uma é a manual, mais trabalhosa e com alto risco de falha humana. A outra é a automática, na qual se utilizam softwares para dar baixa os lançamentos e fazer a comparação entre saldos sem a necessidade de planilhas ou cálculos à mão. Seja qual for o método, os processos de conciliação de cartão devem ser feitos em três frentes. Confira. Conciliação de vendas Esse é o processo que consiste em cruzar as informações armazenadas nos Sistemas de Vendas das empresas com aquelas contidas nos extratos das operadoras de cartões de crédito. Se realizada diariamente, a conciliação é capaz de detectar divergências de registro das suas transações, como: quantas e quais vendas foram canceladas; se os valores registrados estão corretos ou divergentes; conferir ― e relatar ― a ocorrência de duplicação de transações; quantas e quais vendas não foram confirmadas pelos cartões, mas estão registradas em seu sistema. Todos os extratos devem ser confrontados diariamente para detectar os problemas acima. Vale salientar que ainda é comum ocorrer a venda ― e a entrega do produto ―, mas determinada operadora de cartões não computar a transação. Esse tipo de ocorrência só pode ser revertida se detectada a tempo pelas administradoras, o que reforça a necessidade da conciliação automática. Conciliação de recebimento Essa segunda modalidade se refere ao processo de cruzar os registros do extrato de vendas das operadoras com o dos pagamentos que elas efetuaram. Todas as compras realizadas pelos clientes em sua empresa são registradas nesse documento. As operadoras, entretanto, demoram cerca de 30 dias para transferir os valores para a sua conta, emitindo, então, um extrato de pagamento. A conciliação de recebimento permite que você confira se todas as suas vendas no cartão de crédito foram devidamente registradas pelas operadoras. Conciliação bancária Por fim, nessa terceira modalidade, busca-se conferir se todas as informações dos extratos de pagamento das operadoras de cartão de crédito estão em consonância com o extrato de recebimento do seu banco. Essa é a última etapa de um processo completo de conciliação de cartões. Com ela, você finalmente descobrirá se as operadoras de crédito realmente pagaram por todas as vendas efetuadas na sua empresa. 3. Por que conciliar? Porque são diversas bandeiras (ou operadoras) de cartão de crédito, além dos cartões de débito e suas devidas taxas. Se não houver mecanismos para processar tantos dados, sua empresa está correndo um sério risco de sofrer prejuízo. Sendo assim, veja na sequência alguns bons motivos para você fazer esse controle. 3.1. Redução de custos e de tempo Se a empresa não está automatizada, a conciliação se torna um processo muito custoso. Afinal, é necessário alocar no mínimo um funcionário para ler os extratos das operadoras e dos bancos, registrá-los em planilhas e cruzar os dados manualmente. Ao automatizar esse processo e, principalmente, integrar os sistemas, os dados serão extraídos dos extratos online fornecidos pelas instituições e, então, automaticamente, serão repassados para uma base interna. Os sistemas integrados cruzarão as informações e só então o colaborador acessará as informações, já confrontadas e consolidadas, normalmente em forma de relatórios. Com isso, um processo que durava horas é feito em poucos minutos. 3.2. Controle total dos recebíveis Os sistemas de cartão de crédito e de vendas geralmente não estão integrados, sendo necessário o cruzamento de informações entre eles. Quando uma venda é feita em dinheiro, ela entra imediatamente no caixa da sua empresa. Já as transações a crédito só serão embolsadas após 30 dias, então, entram na categoria de recebíveis. Por isso, frequentemente, ocorrem situações como cancelamentos de compra e antecipações, que alteram os recebíveis. Desse modo, é possível que uma transação de crédito já esteja registrada no sistema de vendas, mas seja cancelada. A conciliação de cartões com os sistemas integrados permite que seus funcionários controlem inteiramente essas situações, tomando as decisões de acordo com as melhores práticas do processo, sobre cada ocorrência divergente. 3.3. Gestão de diferentes bandeiras Grande parte das empresas trabalha com, no mínimo, duas empresas de máquinas de cartão e 10 bandeiras diferentes, como Visa, Mastercard, Cielo, Sorocred, entre outras. Com isso, a sua gestão de vendas e de recebíveis pode se tornar confusa, caso não conte com um sistema adequado. Uma solução automatizada e integrada de conciliação de cartões de crédito permite que seus colaboradores consolidem, os dados de diferentes estabelecimentos, equipamentos e operadoras em um só sistema. Com isso, sua equipe financeira será capaz de realizar uma agenda financeira de recebíveis, permitindo um melhor gerenciamento do seu fluxo de caixa e evitando cobranças extemporâneas inesperadas. Além disso, os sistemas
