O sistema Protheus, ERP da TOTVS, é uma solução líder do mercado de softwares de gerenciamento no Brasil. Destaca-se por ser uma alternativa 100% nacional, que, portanto, apresenta alguns benefícios específicos para as empresas daqui. Diante disso, é preciso aprofundar nessa aplicação e conhecer todas as informações relevantes acerca de suas funcionalidades e possibilidades.
Assim, você conseguirá garantir um suporte adequado para o seu time de TI e será capaz de ajudar na otimização dos processos internos. Ao conhecer melhor o software, sua companhia conseguirá alcançar redução de custos e inovação constante para todas as frentes, de maneira integrada e completa.
Se quiser saber mais sobre o assunto, não deixe de acompanhar atentamente todos os tópicos a seguir. Boa leitura!
O que é o Sistema Protheus?
O ERP Protheus é um sistema de gestão oferecido pela empresa TOTVS, uma companhia brasileira com sede em São Paulo que atua há décadas nesse ramo.
Começou em 1991, com o nome de Siga Advanced, uma vez que a TOTVS ainda era a Microsiga. A ideia era criar uma linha de softwares integrados: ERP (sistema de gerenciamento central), CRM (gestão de relacionamento com o cliente), HCM (sistema para o RH) e SCM (sistema para logística).
Depois do início em 1991, a empresa continuou aperfeiçoando o software. Em 1995, surgiram módulos adicionais; em 1996, veio a adaptação ao então nascente Microsoft Windows; em 1997, começou o suporte a diferentes idiomas; em 1999, foi adotado o nome “Protheus”, em referência à mitologia grega, que representa versatilidade, adaptabilidade e flexibilidade.
Também nesse ano, começou a divisão com funcionalidades por setor.
O Protheus é um ERP poderoso e moderno. Atualmente, pode ser oferecido como um sistema local, instalado no ambiente corporativo e dependente da estrutura de servidores da empresa. Nesse caso, a manutenção fica por conta da organização.
Em contrapartida, existe a possibilidade de obter o ERP na nuvem, em que o software é acessado e pago como um serviço, no modelo SaaS (software como um serviço). A contratante paga uma taxa periódica (mensal, trimestral, semestral ou anual) e desfruta da capacidade do software para o que precisa. Enquanto ela paga, terá acesso.
O grande destaque do sistema é sua divisão em módulos, o que oferece uma série de vantagens às empresas. Isso contribui para a versatilidade da aplicação, já que permite que ela tenha uma variedade enorme de funcionalidades para diversos setores, do RH à logística. A modularização também permite adaptabilidade para diferentes tipos de indústria.
Essa separação viabiliza uma adaptação customizada, aos poucos, de acordo com a necessidade e a capacidade de cada contratante.
Para que serve o ERP Protheus?
Apesar de encapsular funcionalidades de outros sistemas, o Protheus é vendido como um ERP, capaz de gerenciar uma empresa globalmente. Assim, todos os processos, relatórios e bancos de dados ficam concentrados em uma única plataforma, de modo a facilitar a gestão.
Um dos principais pontos que demonstram a importância do ERP da TOTVS é a automação de processos. A aplicação é usada para avançar a digitalização nas organizações, de forma a garantir que as operações sejam executadas de maneira automática pelos softwares, sem intervenção humana. Isso se dá por conta da integração entre os setores.
Como há diversos módulos para diferentes funcionalidades, o ERP promove uma conexão entre os sistemas de forma automática a fim de garantir a agilidade nas operações do cotidiano.
Ao realizar uma venda, por exemplo, o software gerencia tudo e cuida dos registros, relatórios e cálculos, o que contribui para a otimização da rotina operacional. Como vários setores e módulos são envolvidos, a conexão entre eles em um único local faz com que tudo seja otimizado e aprimorado.
O ato de gerar uma nota fiscal exemplifica isso: enquanto em um cenário comum, sem um ERP, os colaboradores precisam digitar tudo manualmente, no Protheus, o sistema busca dados de cada um dos seus módulos para preencher devidamente a nota de maneira autônoma.
Vale destacar que isso é a chave para a transformação digital no mundo em que vivemos. As tecnologias passam a assumir um papel central no funcionamento das organizações, estruturando todos os processos. Nesse sentido, o setor de TI se torna central e fundamental para otimizar operações e impulsionar mudanças constantes no ambiente de trabalho, gerando redução de custos e estabilidade.
Como a TI se torna mais poderosa, os setores se tornam mais autônomos também. Já que o ERP oferece uma visão personalizada e adequada para cada uma dessas frentes, é viável otimizar a independência e eliminar gargalos.
Ademais, um sistema como o Protheus é útil para reduzir o retrabalho nas operações do dia a dia. Afinal, os colaboradores não precisam ter que repetir informações em diferentes ocasiões, pois a aplicação se encarrega de automatizar as tarefas. Veremos melhor como isso funciona quando começarmos a investigar os módulos e as funções do sistema especificamente.
Quais as vantagens de utilizar o Sistema Protheus?
Vamos destacar nesta seção alguns benefícios de utilizar o Protheus.
Personalização do ERP Protheus
Um dos grandes destaques do software da TOTVS é a personalização. Por ser modularizável, é um sistema extremamente fácil de moldar e adaptar às necessidades de cada empresa. Ou seja, cada organização pode escolher as partes mais interessantes para as suas dores e instalar outros módulos com o tempo.
Além disso, o Protheus tem uma linguagem própria que possibilita a configuração do software para cada companhia em específico, a ADVPL.
Versatilidade
Os módulos também apontam para outra vantagem: a versatilidade do ERP. Ele pode ser configurado para diferentes setores e contextos, em empresas de portes distintos. Não faz diferença se é uma gigante da indústria ou um varejo médio: o sistema será útil para otimizar a gestão com uma visão ampla.
Adaptação às leis brasileiras
Uma grande vantagem do ERP da TOTVS é o fato de que ele é adaptado à legislação brasileira. Desse modo, realiza o cálculo de impostos e taxas levando em consideração as particularidades em vigor no Brasil, o que poupa tempo e esforço das companhias em seus processos.
Produtividade
Vale mencionar também a produtividade. Com a automação dos processos e a redução de erros e retrabalho, as equipes são capazes de otimizar a capacidade de produção interna e simplificar as rotinas laborais. Além disso, a autonomia permite que o dia a dia funcione sem gargalos.
Há menos desperdício de tempo e, portanto, menos problemas operacionais. Quando eles surgem, podem ser tratados facilmente com o suporte de profissionais especialistas. Por isso, é viável aumentar os índices de produtividade e obter maior lucratividade interna.
Mobilidade
Outra vantagem é a mobilidade, decorrente do fato de que o Protheus está disponível para ser acessado como um app, por meio dos smartphones e tablets. Assim, os gestores conseguem controlar a empresa independentemente de onde estiverem, de uma forma mais prática e simples.
Isso também favorece a tomada de decisão rápida e instantânea, em tempo real. O acesso a relatórios integrados e completos permite que a liderança opte pelos caminhos mais adequados e reduza os erros em suas escolhas.
Facilidade de uso do Sistema Protheus
Outra questão é a facilidade de uso. Como o Protheus é um sistema bem reconhecido no mercado brasileiro, com uma série de adeptos, é muito mais fácil encontrar materiais sobre o software para solucionar dúvidas. É comum achar vídeos, tutoriais, artigos e outros conteúdos sobre como usar e chegar a soluções específicas com o ERP, o que economiza tempo dos profissionais responsáveis pelo suporte.
Além disso, a própria TOTVS oferece extensa documentação para auxiliar na compreensão da aplicação e na adoção dos módulos no dia a dia.
Comunicação otimizada
Como já falamos várias vezes, a integração é uma das finalidades do ERP da TOTVS. Seja pelo fato de que o sistema permite conectar diversos setores, seja porque é possível assegurar que outros softwares façam a integração com o Protheus.
Por conta disso, um dos benefícios é justamente a melhoria na comunicação, já que os dados são compartilhados e os colaboradores podem ajudar uns aos outros de maneira mais efetiva.
Quais são as áreas de atuação do Sistema Protheus?
Nesta seção, vamos falar um pouco sobre as áreas de atuação do Protheus.
Como mencionamos, o sistema ganhou esse nome justamente como uma forma de referenciar a versatilidade, a flexibilidade e a capacidade de adaptação diante de diferentes circunstâncias.
Com o tempo, o software foi se tornando ainda mais preparado para esse propósito, desenvolvendo sua habilidade de facilitar a vida de inúmeros profissionais, em diferentes nichos e setores.
O ERP pode ser aplicado no RH, principalmente porque também encapsula funções de um HCM. No controle de registros, folhas de pagamento e contratos, o sistema oferece automação, agilidade e integração, de modo a reduzir as taxas de erros e permitir um gerenciamento mais inteligente.
Ademais, vemos usos do Protheus na saúde, no setor financeiro, no setor educacional, no setor jurídico, na construção civil, no varejo, na indústria etc. Sempre que há a necessidade de concentrar responsabilidades de diversos departamentos, com a adaptação modularizada e personalizada, o ERP da TOTVS é uma boa opção.
Como há também algumas funcionalidades de gerenciamento de clientes, empresas de marketing e vendas podem adotar o sistema. Além disso, ele é perfeito para a logística, tanto de empresas do ramo quanto de lojas que precisam dessa frente.
A vantagem de acompanhar informações em tempo real e de obter um controle integrado com outras áreas é imprescindível para uma melhor gestão do fluxo logístico nesses casos.
Nas áreas do varejo e de serviços, existe inclusive um conjunto específico de funcionalidades voltadas a impulsionar a inovação. Na indústria também. Veremos essas características no próximo tópico.
Nas outras, existe a possibilidade de adaptar o que se tem e adicionar módulos para preencher as necessidades. Tudo depende do nível de domínio do sistema de cada companhia.
Quais são as principais funcionalidades do sistema Protheus?
Agora, vamos analisar as funções do software da TOTVS em três tipos de negócio: na indústria, em serviços e no varejo.
Indústria
Se uma empresa deseja ingressar na jornada para a indústria 4.0, ela precisará do apoio de um ERP, como o Protheus. O sistema tem tudo o que é necessário para essa transição. Apresenta um software fortemente integrado, com apoio da automação de processos, da rastreabilidade de itens e da gestão do pós-venda.
Ademais, é possível controlar todo o processo de planejamento e produção, com organização das manutenções das máquinas, controle do estoque e gerenciamento dos suprimentos. Tudo isso com o suporte da metodologia Kanban, que ajuda a manter a visão sobre tarefas já feitas, tarefas a fazer e as que estão sendo realizadas.
Serviços
Nessa área, o ERP é crucial para a gestão dos colaboradores que prestam o serviço diretamente nos postos de trabalho, o controle da qualidade e a gestão dos contratos. Além disso, é fundamental para uma questão: a precificação de cada tarefa. Ademais, é possível administrar melhor os recursos utilizados, bem como realizar integrações com a folha de pagamento dos funcionários.
Vale destacar a versatilidade do sistema dentro dessa área: pode atender a empresas que lidam com limpeza, as que trabalham com TI e telecomunicações, com transporte, com locação de equipamentos e outros tipos.
Varejo
No varejo, o sistema oferece o suporte para transformar o negócio em omnichannel, com integração de todas as frentes e dados compartilhados no mundo online e offline. Desse modo, é possível também agilizar os processos e melhorar a experiência dos clientes.
Permite ainda a gestão completa de todas as vendas, com todos os registros necessários e notas fiscais devidamente organizadas, mais formas de pagamentos e integração com a logística.
Em uma compra, diversos módulos do Protheus atuam em sequência. Em um dos momentos, há uma comunicação com o estoque para atualizar a quantidade de determinado produto. Já em outro, é necessário realizar o controle fiscal para efetivar o faturamento, atualizando o fluxo de caixa.
Então, pode ser preciso administrar a logística no caso de envio em e-commerces, com rastreamento dos produtos e controle da qualidade.
Em suma, há uma gestão completa do PDV diretamente do smartphone ou tablet do administrador. A partir das devidas conexões com outros sistemas, o ERP permite agilidade nas etapas necessárias, de modo a garantir um processo saudável e funcional.
ERP Protheus sob medida para o seu negócio
Como já destacamos, o Protheus pode ser customizado para diferentes tipos de empresa, com soluções sob medida. Com a adição de módulos específicos, isso é possível.
Quais são os principais módulos do Sistema Protheus?
Sendo o Protheus um sistema baseado em módulos, é preciso entender cada um deles para saber quais as funcionalidades desse software. Contudo, por sua versatilidade, a aplicação da TOTVS apresenta muitos módulos diferentes. Então, mostraremos apenas os principais.
Além disso, é preciso compreender a complexidade do ERP: existe a possibilidade de integrar com outros sistemas para apresentar módulos mais específicos.
Compras
No módulo de compras, a gestão conseguirá acompanhar todo o processo de aquisição de matérias-primas e outros componentes. Será possível realizar análises das compras, cadastro de fornecedores, planejamento, acompanhamento dos pedidos já realizados e controle da quantidade e do valor do que foi comprado, além de comunicação com o estoque.
Por exemplo, o sistema é capaz de verificar quando há necessidade de produtos no estoque, de modo a automaticamente realizar contato com os fornecedores para aquisição.
RH
O módulo dos Recursos Humanos favorece o controle dos registros do setor e agiliza essa gestão com apoio da automação. Há gerenciamento do desempenho dos profissionais, controle do processo de capacitação, gestão da folha de pagamentos, controle dos processos de medicina do trabalho, banco de horas, gerenciamento de turnos, ponto eletrônico, entre outras demandas comuns.
Para o caso de equipes que realizam viagens, a empresa pode contar com um monitoramento em tempo real de tudo o que acontece para garantir redução de custos e otimização dos processos.
Todos os cálculos de taxas e valores relacionados são feitos considerando a lei brasileira, com descontos realizados automaticamente.
Faturamento
Com o módulo de faturamento, o ERP facilita o controle de notas fiscais, por meio da integração dos dados. Como já mencionamos, o preenchimento desses documentos se torna mais fácil e automático com informações de outros módulos e setores controlados pelo próprio Protheus. Além disso, o cálculo de impostos também é beneficiado pela automação, pois não apresenta erros.
Estoque
Na gestão do estoque, o Protheus favorece uma visão ampla do estoque da empresa e de todo o inventário de itens. Há um controle da movimentação de produtos e da rastreabilidade deles, com gestão da data de validade, bem como a identificação de estoque máximo e mínimo. É viável ter uma visão da produção desde a matéria-prima até o produto final, efetivamente.
Financeiro
Todas as funções financeiras fundamentais para qualquer empresa são concentradas nesse módulo. Controle do fluxo de caixa, as contas a pagar e a receber, módulo ativo, empréstimos, extratos e saldos de banco, classificação da movimentação financeira e muito mais.
Ademais, uma grande facilidade para o dia a dia é a possibilidade de comunicar com o banco de forma automática, sem intervenção de profissionais do time.
PCP
O módulo de PCP se encarrega de organizar, planejar e coordenar a produção na organização, desde os primeiros momentos de compra de matérias-primas até o produto final. Controla cada processo, gera relatórios em tempo real e acompanha a eficiência das máquinas, cuidando também das manutenções para garantir consistência.
O interessante desse módulo é a sua capacidade preditiva: é possível levantar algumas demandas e organizar o processo de criação para satisfazê-las. Desse modo, a empresa consegue evitar gargalos e assegurar a produtividade.
Gestão de Projetos
O módulo de gestão de projetos oferece uma ajuda automatizada para a gestão de custos, riscos, prazos, pessoas e recursos. Torna-se viável controlar melhor cada etapa de desenvolvimento do projeto, com planejamentos adequados, divisão de tarefas inteligente, armazenamento de dados e documentos, bem como análise do desempenho com métricas e indicadores.
CRM
Também podemos mencionar o módulo de gestão do relacionamento com o cliente. É muito útil para marketing e vendas e consiste em monitorar todos os passos do cliente na jornada de relacionamento com a empresa, registrando os dados referentes ao perfil dele. Dessa forma, o software tem uma base com histórico de compras, de visualizações de produtos e de interações, por exemplo.
Com esses dados, é possível traçar ações para levar os contatos adiante na jornada, para mais perto da decisão de compra propriamente dita. Ademais, é possível realizar ações no pós-venda também. Uma boa vantagem do ERP é a automação na comunicação, o que permite que a companhia fale com uma base muito grande de dados de forma personalizada.
Outra possibilidade é a predição de tendências de compra dos consumidores, o que viabiliza sugestões inteligentes para atrair a atenção e o interesse deles. Com isso, um resultado direto é o aumento das vendas e a fidelização dos clientes.
Como funciona a integração do Protheus com outros sistemas da empresa?
O Protheus se destaca de outros sistemas na questão da integração também. Uma das características é a customização de aplicações de outros fornecedores como um módulo do próprio ERP, o que pode ser feito com configuração técnica em código.
Por outro lado, é possível utilizar softwares integradores para realizar a comunicação do ERP com outras aplicações, como um de gestão de projetos e um CRM. Tudo depende da complexidade do projeto e da expertise técnica de sua empresa para lidar com essas questões.
Quais são os requerimentos técnicos para rodar o Protheus?
O Protheus pode ser instalado localmente ou na nuvem. No caso de implantação local, a empresa precisa de um computador com Microsoft Windows ou alguma das distribuições Linux. Já os aspectos técnicos dependem diretamente da quantidade de recursos e módulos do sistema.
O diferencial de usar a nuvem é justamente não precisar contar com a estrutura interna para suporte do software. A cloud oferece o software como um serviço, com pacotes específicos que definem a robustez e a completude. Assim, a companhia escolhe o plano que for conveniente.
O sistema Protheus é reconhecido como um dos grandes líderes no mercado de ERPs brasileiros. Ganha destaque por apresentar assistência às empresas com adaptação à legislação, além de personalização e mobilidade. Assim, é necessário continuar se aprofundando nessa aplicação para oferecer o melhor suporte para os times internos e obter os melhores resultados possíveis.
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