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Automatizando o faturamento da sua empresa

automação tem revolucionado os mais diversos processos dentro das empresas, gerando mais eficiência e produtividade, além de menos erros. Você pode ganhar muito automatizando o faturamento da sua empresa.

Isso porque, além de melhor o controle dos processos financeiros, é possível otimizar a cobrança dos clientes e integrá-la a outras funções importantes. Portanto, essa é uma decisão que deve ser feita quanto antes para que você possa cortar custos e melhorar seu desempenho, ganhando, assim, uma grande vantagem competitiva.

Para que você entenda melhor como funciona esse processo, preparamos este post para você. Confira!

Mais produtividade e eficiência

Como benefício imediato, você verá que a automação acelera todos os processos relacionados ao faturamento, desde a entrega de faturas até os cálculos contábeis. Estima-se que as tarefas manuais levam, em média, cinco vezes mais tempo para serem realizadas. 

Além disso, o processamento manual é uma tarefa repetitiva bastante desgastante aos funcionários, que podem acabar digitando alguns dados erroneamente. Isso custará tempo e dinheiro adicionais, visto que será preciso investir em mais recursos humanos para a conferência de dados e a correção de erros.

Mesmo com um processo bem rigoroso de faturamento, pode ser que os erros ainda cheguem aos clientes. Desse modo, pode ocorrer uma grande insatisfação, principalmente se forem cobrados valores errados. Outro problema é a consequência do dado incorreto em demais setores da empresa. Por exemplo, a contabilidade pode realizar algum cálculo tributário incorretamente e você pode acabar pagando uma multa. 

Maior controle

Com a automação, é possível identificar quais são os pagamentos realizados, vencidos e pendentes com mais rapidez. Por meio de um relatório de cobranças, você poderá saber como está sendo o fluxo de recebíveis dentro da sua empresa. Isso é particularmente importante para aquelas empresas que vendem a prazo ou que têm produtos dependentes de assinaturas mensais. 

Afinal, elas precisarão controlar o que está acontecendo de fato e planejar suas ações. Por exemplo, após obter um relatório com todos os clientes inadimplentes, será possível enviar um e-mail automático para todos eles, relembrando-os do pagamento. Alternativamente, você pode enviar para o setor de cobrança, para que os funcionários dali liguem para eles, ou vender a dívida para uma instituição financeira.

Sem a automatização e com processos mais lentos, pode demorar muito tempo para você tomar uma atitude. Quando você perceber, as finanças poderão estar comprometidas. 

Maior agilidade para a liberação dos balanços contábeis

Os balanços contábeis periódicos, que traçam um panorama completo do faturamento da sua empresa, são essenciais para o planejamento financeiro futuro. Quando realizados manualmente, são dependentes de várias planilhas que precisam ser integradas por colaboradores. Desse modo, além de levar um tempo bem maior, a probabilidade de cometer erros é grande. Assim, você pode sair de um período acreditando em um balanço positivo, quando, na verdade, sua empresa teve prejuízo. 

Ademais, à medida que sua empresa cresce, os processos de faturamento vão ficando cada vez mais complexos e demorados. Assim, não automatizar pode representar um problema para a escalada do seu negócio. Com um sistema automatizado, é possível realizar o fechamento do faturamento mensal em um tempo 80% menor.

Melhor tomada de decisão

Atualmente, para que possam tomar decisões mais corretas, os gestores de negócios precisam de informações financeiras rápidas e, preferencialmente, em tempo real. Estamos em cenários extremamente competitivos e uma leitura errada pode causar estragos significativos. 

Dados financeiros mais instantâneos são essenciais para que as equipes percebam as tendências dos clientes. Com isso, setores, como o de marketing e vendas, podem pensar em ações para melhorar o faturamento, principalmente ao negociar com um cliente, pois será possível entender a necessidade de dar descontos e condições mais agressivas para conquistá-lo. Obviamente, utilizando planilhas em procedimentos manuais, esse processo pode demorar horas — enquanto que, na automatização, basta um clique e alguns segundos. 

Além do faturamento, em sistemas automatizados, você pode receber diversas outras informações, como:

  • custo total do cliente;

  • custo de aquisição de clientes;

  • fluxo de caixa;

  • receita recorrente (mensal e anual);

  • rotatividade de clientes etc.

Maior personalização da cobrança

Outro ponto essencial é a personalização dos critérios de cobrança, de modo que cada cliente seja tratado individualmente, de acordo com seu histórico com a empresa. Desse modo, seus colaboradores poderão saber exatamente quais foram os produtos e serviços adquiridos por eles no período, além dos atrasos no pagamento e pedidos de negociação.

Então, poderão saber quando investir bastante para que um cliente fique na empresa devido ao seu impacto positivo no faturamento geral. Afinal, clientes que compram mais e pagam em dia contribuem para um fluxo de caixa saudável e devem ser sempre incentivados a continuar o relacionamento com sua empresa. 

Além disso, cada cliente deve receber suas faturas sempre de acordo com os termos do contrato. Assim, se ele negociou taxas de juros mais baixas ou descontos por pagamento antecipado, deve receber sempre informações conforme o prometido. Se ele tiver de procurar sua empresa para corrigir informações, esse poderá ser um momento de muito estresse. 

Também pode acontecer um processo chamado churn involuntário. Ele ocorre quando um cancelamento é realizado sem a vontade do cliente. Por exemplo, sua empresa, ao emitir um boleto com data incorreta após o vencimento contratual, pode acabar encerrando o relacionamento por uma gestão de cobrança pouco eficiente. 

Melhores processos de análise de crédito

Os sistemas automatizados de faturamento, como citamos, conseguem configurar corretamente os dados dos clientes. Assim, é possível configurar corretamente os dados que interferem em uma análise de crédito. Consequentemente, eles são capazes de decidir com base em parâmetros objetivos e dados atuariais. Tudo é feito em segundos. Sem eles, por outro lado, um usuário deve analisar a aprovação ou reprovação, o que pode demorar mais de meia hora. 

Melhor comunicação com a SEFAZ 

Com o software certo, é possível estabelecer um processo de faturamento que respeite as boas práticas de gestão e que confira velocidade a essa operação. Para isso, ele reduz o processo de emissão de nota fiscal e elimina ao máximo as intervenções humanas que geram erros no processo. 

Com isso, após inserir os dados do destinatário da nota, o faturamento é feito com um clique. É uma rotina unificada em que o sistema prepara o documento de saída, transmite a nota fiscal à SEFAZ, monitora o retorno da transmissão e imprime a DANFE. Desse modo, o colaborador responsável pelo faturamento consegue concluir as etapas do processo de faturamento sem a necessidade de retrabalho. Por isso, é essencial estar com os cadastros dos clientes corretos.

Processos mais ágeis

Assim que uma compra for aprovada, sua empresa precisará imprimir a DANFE, que é o documento auxiliar da nota fiscal eletrônica. Ela deve acompanhar qualquer remessa da sua empresa durante todo o trânsito da mercadoria. Sem a automação, um funcionário vai precisar localizar o pedido e dar o comando de impressão. Se sua empresa trabalha com muitos pedidos, isso pode acrescentar dezenas de horas de ineficiência, que podem ser eliminadas completamente com a automação. 

Com esses benefícios, sua empresa atingirá novos patamares de eficiência e poderá crescer de uma forma mais robusta e sustentada. Isso porque, automatizando o faturamento, muitos processos que prejudicam a saúde financeira do seu negócio serão eliminados — além de melhorar a sua relação com os clientes ao reduzir erros nas cobranças.

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atosdata

Esta postagem possui 1 respostas

  1. Amei este web-site. o material é profundamente digno. Vou revir novamente.

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