O dia a dia em um centro de distribuição envolve uma série de tarefas interconectadas e específicas separadas entre si. São muitos profissionais e muitos produtos sendo movimentados e armazenados. A tendência é de que haja um acúmulo grande de erros e de dores de cabeça para a gestão. Contudo, isso pode ser evitado com um WMS.
A proposta do WMS é ser um sistema de gestão centralizado para todas as demandas de um armazém ou de um centro de distribuição. Desse modo, a liderança é capaz de organizar a cadeia de processos intralogísticos, com foco em produtividade, agilidade, redução de custos e escalabilidade. Ele representa, sobretudo, o avanço das tecnologias digitais para gerar um impacto também nas etapas da logística.
Para aprender mais sobre o WMS e entender como ele se relaciona com o ERP, leia com atenção os tópicos a seguir.
O que é WMS?
O Warehouse Management System, ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns, é uma aplicação central, que visa controlar todos os processos e as atividades de um armazém ou de um centro de distribuição (CD). Ele devolve o controle para os seus administradores, cooperando com transparência e capacidade de monitoramento estrito. Nesse sentido, é como um ERP, só que voltado especificamente para o armazenamento e para a expedição de produtos.
O objetivo é tornar o dia a dia operacional mais organizado, sem que haja erros graves, ruptura de estoque e falhas de comunicação com outros agentes da cadeia logística. Para isso, a aplicação controla entradas, movimentações e saídas, bem como outros processos que estão no meio, para garantir que o armazém/CD cumpra a sua finalidade com o máximo de eficiência.
Ele surgiu como uma evolução do WCS (Warehouse Control System), que, antigamente, tinha como função apenas controlar a entrada e a saída das mercadorias. O WMS tornou-se um diferencial por auxiliar também no endereçamento dos itens, como veremos com mais detalhes no tópico sobre funcionalidades.
Com monitoramento em tempo real, notificações em tempo real, gestão de inventário, controle de SKU dos itens e outras funções, o WMS possibilita um armazenamento lógico e consistente. Ele busca lidar com as demandas típicas e com a complexidade desse tipo de atividade.
Afinal, um centro de distribuição necessita de gerenciamento efetivo diante dos seus muitos desafios. Produtos chegam e precisam ser catalogados e estocados corretamente. Outros estão saindo e devem ser encontrados. É preciso haver uma comunicação sólida para saber quais são os itens do pedido e para rastrear exatamente o que foi solicitado.
Além disso, o espaço físico é limitado e precisa ser administrado também. Ou seja, o layout do estabelecimento importa bastante. Por outro lado, há a dificuldade com demandas sazonais, com roubos e perdas, com acidentes e com a comunicação com clientes, fabricantes, fornecedores e transportadoras.
Existe, ainda, a necessidade de uma segurança física desses itens para que eles cheguem ao cliente final em um bom estado. O processo de lidar e gerenciar as embalagens também faz parte do cotidiano de um armazém/CD.
Todas essas atividades se tornam confusas e desorganizadas sem a devida visibilidade quando não há apoio tecnológico. Assim, o armazém pode gerar prejuízos para os seus parceiros ou até mesmo para a própria companhia que o controla.
Para prevenir essas ocorrências, um sistema de gerenciamento atua em todas as etapas principais: controle de portaria, recebimento, armazenagem, movimentação, inventário, separação e expedição.
Podemos comparar o WMS com outro software que gerencia outra etapa da cadeia logística, o TMS, que cuida do transporte. Ele é também responsável pela gestão das mercadorias que são transportadas, pelas rotas, pela segurança e por outras questões de extrema importância.
Em ambos, o foco é garantir que os itens passem por suas instalações e sigam em frente, rumo à entrega final de acordo com o que foi solicitado.
Como ele funciona?
Agora, vamos nos aprofundar nas funcionalidades do WMS ao verificar especificamente como ele oferece suporte às diversas etapas da gestão de armazenamento em um armazém ou em um centro de distribuição.
Portaria
Na portaria, o WMS atua na identificação dos motoristas e no controle de horário do recebimento. Também administra o pátio e as docas.
Recebimento
Nessa etapa, a aplicação registra os produtos que chegaram a partir de determinadas informações, como quantidade por caixa, lote, número de série etc. Entra, então, com a documentação no banco de dados. A conferência é automatizada, bem como o controle de qualidade, para agilizar a movimentação dos itens em fases seguintes. No momento do recebimento, pode-se gerar etiquetas que identificarão o produto no estoque, com o código e demais atributos desejados pela empresa.
Armazenagem
Esse é o momento em que o sistema atua na organização dos produtos no espaço, permitindo um endereçamento inteligente em conformidade com algumas características padronizadas, como o destino e as demandas de picking. Ele gerencia espaços vazios e os que já não comportam mais mercadorias, seguindo os princípios de armazenagem dinâmica.
Movimentação
A movimentação é uma parte complementar à armazenagem, em que o WMS ajuda a categorizar itens para inseri-los nos paletes corretos, de modo a facilitar e otimizar o picking posteriormente.
Separação
Para o picking, o sistema oferece algumas opções interessantes de dispositivos conectados: o picking por voz e o picking por luz se destacam. O sistema por voz utiliza reconhecimento das falas humanas para devolver a localização certa, ao passo que o sistema por luz utiliza informações visuais que indicam a posição ideal.
Ele também auxilia na execução de outros processos, como picking por zona, por lote, em duas etapas etc. Além disso, gerencia automaticamente o reabastecimento, com a lógica de Kanban, e o giro de estoque.
Inventário
Há um controle total do inventário, com relatórios que ajudam na gestão de todos os itens que estão estocados e no monitoramento diário, com dados em tempo real. Ele cuida da contagem e da classificação dos materiais de forma a evitar perdas, duplicações e outros erros. Ademais, gera informações acerca da necessidade de repor itens e de falhas. Um sistema de leitura automática de códigos ajuda neste processo, evitando erros de apontamentos manuais (sistema de coleta automática de dados – ACD).
Expedição
Há uma conferência automática na expedição, com definição de etiquetas para o transporte e embalagens ideais para a movimentação fora do CD. Além disso, há uma gestão das notas fiscais, bem como a separação de acordo com o destino para onde cada mercadoria será enviada.
Ele permite o agrupamento de itens e a criação de carga para o transporte com maior organização. Além disso, o sistema cuida da conferência na saída, com o apoio da automação também.
Reabastecimento
Depois que uma mercadoria deixa um CD, o objetivo do WMS é auxiliar no preenchimento dos espaços vazios para obter um melhor aproveitamento deste espaço. Assim, há uma rotação de armazenamento, com um processo que permite o controle de novos itens.
Quais são os benefícios do WMS?
Nesta seção, vamos entender melhor os benefícios do WMS e saber como esse sistema é importante para a rotina em um armazém.
Organização do espaço
Uma das vantagens de adotar um software de gestão do armazém é a melhor organização possível do espaço físico — uma das necessidades mais pertinentes nesse tipo de ambiente. Desde o momento em que um item chega ao armazém, a aplicação já decide automaticamente o melhor local para armazenamento, buscando reduzir a movimentação, o esforço e o tempo.
Assim, esse processo é liberado das mãos humanas e é feito com maior eficiência e agilidade. Não há necessidade de percorrer o CD procurando opções de espaço e paletes vazios. Além da definição no momento do recebimento, a aplicação auxilia na transferência de produtos para diferentes posições.
O grande destaque do uso do WMS é a possibilidade, inclusive, de calcular a melhor rota para levar um produto de um ponto a outro — o que é muito útil em centros muito grandes.
Redução de custos
Outro ponto é a redução de custos. Isso é alcançado por meio da eficiência no processo de armazenagem e coleta dos materiais. Por exemplo, com a automatização de tarefas na conferência e na movimentação, é possível reduzir o tempo e o uso de recursos para organizar essas questões.
Por outro lado, a eficiência na entrada e na saída dos produtos ajuda a reduzir os gastos de armazenamento por item, um indicador que depende do tempo em que ele permanece alocado no CD.
Além disso, a redução de perdas e o maior controle favorecem a prevenção de aumento de custos. Afinal, com o WMS, o CD se torna mais integrado e preciso na gestão de suas mercadorias, o que ajuda a evitar imprevistos e problemas inesperados que incorrem em despesas.
Agilidade e confiabilidade
Também vale citar o aumento de agilidade nos processos e da confiabilidade dos produtos que passam pelo armazém. A primeira decorre de uma gestão controlada e orientada por dados, com o apoio dos sistemas automatizados. Da mesma forma, está relacionada com a diminuição de falhas.
Já a confiabilidade é um ponto alcançado por conta do trabalho específico de conferência na entrada e na saída, do acompanhamento do produto em todas as movimentações no CD, do controle de falhas e avarias e das inspeções específicas administradas pelo software.
Melhor cumprimento de prazos
Um dos grandes desafios de um centro de distribuição é justamente lidar com os prazos. Afinal, existe uma série de processos e etapas que precisam de administração e otimização para cumprir o que foi acordado em termos de entrega. Contudo, com o WMS, é possível melhorar esse índice, ao reduzir o tempo de picking, as movimentações e o lead time, no geral.
Melhor acuracidade de estoques e rastreamento de produtos
Outro desafio: ter uma acuracidade com relação ao que está no estoque a partir da possibilidade de rastreamento. Inclusive, quando há um problema nisso, é difícil identificar e rastrear os produtos, o que acaba atrasando outros processos dependentes. Ao contar com o auxílio de um sistema de gestão, a empresa dispensa essa preocupação: ela consegue gerenciar melhor os itens e localizá-los rapidamente.
Para isso, há um controle organizado do endereço de cada produto, com a lógica de endereçamento visível para quem acessa o sistema. Podemos citar como soluções que ajudam nesse quesito a administração de códigos de barras e o emprego de radiofrequência para o rastreamento de mercadorias.
Aumento de produtividade
Como já vimos neste artigo, um WMS ajuda em todas as etapas do processo intralogístico, do recebimento de produtos até a expedição. Ao cooperar com a solução de problemas em cada fase, bem como com a superação dos desafios comuns, o sistema eleva a produtividade do armazém, de modo que seja possível entregar mais itens em menos tempo.
No cenário atual, lotes menores, prazos curtos de entrega e mais pedidos são os componentes do cotidiano de um CD, por exemplo. Com a ajuda da ferramenta de gerenciamento, torna-se viável atacar as dificuldades principais e agilizar as entregas, atendendo a demandas cada vez mais complexas. Desse modo, o centro pode escalar e permitir o crescimento e a expansão de outras empresas parceiras.
Métricas para o controle
Outra vantagem importante do WMS é a visibilidade para métricas. A aplicação permite controlar o desempenho dos profissionais envolvidos em cada uma das etapas, de acordo com indicadores predefinidos — seja o agente que trabalha na conferência, seja o picker, seja o responsável por organizar a expedição. É possível configurar os dashboards para extrair valor dos dados em formas claras e fáceis de compreender.
O interessante é justamente a capacidade de integrar e de especificar. Ou seja, a gestão consegue analisar o trabalho de todos como uma unidade, em métricas, como o lead time. Há total visibilidade e transparência para otimizar o dia a dia.
Da mesma forma, é possível analisar cada etapa em específico, considerando os gargalos comuns de cada uma delas. O sistema favorece uma análise temporal e histórica para otimizar a tomada de decisão também. Em suma, com um WMS à disposição, é possível ser data-driven e tomar decisões com base sólida.
Satisfação do cliente
O resultado de uma maior organização do espaço, da redução de custos, da qualidade dos produtos, da produtividade, do melhor cumprimento de prazos e de acuracidade de estoques em um centro de distribuição é um impacto positivo no cliente final.
Com uma entrega otimizada, realizada no prazo determinado, e itens sem a qualidade comprometida, o CD gera valor para outras empresas na etapa logística e para o cliente, de forma indireta. Esse valor retorna como lucratividade e como credibilidade, sendo que uma melhor reputação abre portas para mais oportunidades de parcerias.
Como se dá a integração com o ERP?
O sistema WMS pode ser uma aplicação isolada, que é adquirida como um sistema único, ou pode ser parte de um ERP, como é o caso do módulo WMS no ERP TOTVS Protheus.
Para o caso de aplicações únicas, muitas empresas adotam o WMS em complemento a um ERP existente, então, precisam estabelecer a comunicação entre os dois softwares.
Veremos, a seguir, como essa união é benéfica, mas podemos adiantar que ela permite uma maior facilidade para a gestão de armazéns e de CDs. Nesta seção, vamos entender como ocorre a integração entre um ERP e um WMS.
Existem vários métodos utilizados no mercado para efetuar essa conexão. Entre eles, destacamos a integração via API, via webservices, via banco de dados e via arquivo EDI ou XML.
Integração via API
Uma API é uma interface de comunicação entre dois sistemas. Ela estabelece um protocolo para que dois softwares se comuniquem, a partir da tradução e da interpretação dos dados de um para atender às características de outro. No caso de um ERP e de um WMS, há uma padronização da apresentação dos dados para que ambos partilhem das mesmas informações automaticamente.
Essa integração é um processo mais técnico e, geralmente, envolve códigos de programação. Contudo, é um dos métodos mais utilizados e mais eficientes.
Integração via webservices
Essa estratégia funciona como uma API que utiliza a rede para a transmissão de informações entre um sistema e outro.
Integração via banco de dados
Outro tipo de integração é aquela via banco de dados. Trata-se de estabelecer uma base de dados única para a alimentação dos dois softwares, com gravação e leitura feitas pelos dois. Nesse caso, geralmente, é estabelecido um banco intermediário para essa função.
Integração via arquivo (XML ou EDI)
Nesse caso, os sistemas se comunicam com o envio de um arquivo que seja compreendido por ambos. Pode ser um EDI (Electronic Data Interchange) ou um XML.
Quais as vantagens em integrá-lo com um ERP?
Agora, vamos ver os benefícios de integrar o WMS e o ERP, principalmente para centros de distribuição controlados por uma empresa cujo core business é outro.
Conciliar o cadastro de produtos
Uma das vantagens é a conciliação do cadastro de produtos entre os dois softwares. Ou seja, quando um produto chega ao local de armazenamento, as duas aplicações receberão o registro das características de cada item automaticamente. Desse modo, são evitados erros na conferência dos itens e na comunicação do setor de armazenamento com outros.
Sincronizar os estoques
Outro ponto é a sincronização dos estoques entre as aplicações. A falta de conformidade entre estoques pode gerar dores de cabeça a uma empresa, pois pode levar a decisões erradas. Exemplos disso são a duplicação de mercadorias e o problema de falta de espaço físico. Toda a organização espacial que é possível com a gestão do WMS é posta em risco.
Ou seja, pode acontecer de o cliente solicitar um produto que está registrado no estoque do ERP, mas não no controle do WMS. Assim, há ruptura de estoque. Como também existem casos em que certos itens não constam no ERP, mas estão no WMS. Nessa situação, há um aumento de custos com armazenamento dos produtos, já que eles não estão visíveis e não serão retirados.
Por outro lado, contar com uma adequação entre os dois estoques registrados possibilita uma visão mais profunda e ações inteligentes. É possível saber quando solicitar o reabastecimento e como aproveitar melhor os espaços do CD.
Enviar ordens de compra e pedidos de venda
Outro fator importante é o envio de ordens de compra e de pedidos de venda do ERP para o WMS. Ora, se o sistema de gestão do armazenamento consegue analisar os pedidos de venda, a aplicação é capaz de planejar com antecedência os processos de saída dos produtos e a organização do centro para atender a essa demanda.
Conhecer bem os prazos ajuda até mesmo na conferência e no endereçamento, uma vez que possibilita a alocação de mercadorias com prazos apertados para locais mais acessíveis, por exemplo.
O contrário também é verdadeiro: se o software analisa os pedidos de compra, consegue entender o que vai entrar nas instalações e adaptar-se a essa demanda. Por isso, ter esses dados em ambos os sistemas é tão importante.
Com essa previsibilidade, é possível estar um passo à frente dos processos necessários, sempre predizendo as capacidades para o futuro. Assim, nada se torna uma dor de cabeça e um imprevisto para a gestão, que consegue otimizar o seu espaço.
Permitir que a sua equipe de atendimento ao cliente mantenha o público consumidor informado
Outra questão muito importante é a transmissão de informações de estoque e dos processos de armazenamento para os clientes finais. Se a empresa conta com um bom WMS, que auxilia no rastreamento de produtos e na prevenção de problemas, é possível saber exatamente quando os itens serão expedidos e enviados, ou seja, quando sairão das instalações do CD.
Essa informação é enviada para o ERP e transmitida para módulos voltados à gestão do cliente, como CRMs. Desse modo, atendentes conseguem atualizar os consumidores acerca das condições de seus pedidos e da localização deles.
Nesse caso, algo crucial é o tempo de atualização dos sistemas. Afinal, o cliente quer saber quando o seu produto chegou ao CD e também quer saber com precisão, ou seja, sem atrasos.
Assim, se a conexão dos sistemas é feita corretamente, é possível enviar essas informações sem demora aos clientes. Afinal, assim que um produto chega à conferência de entrada e é registrado, o software ERP já é atualizado. Dessa forma, os profissionais de outros setores sabem exatamente quando os itens entram no momento exato e podem informar aos clientes.
Em alguns casos, há até ferramentas de rastreamento disponíveis para os clientes, que são atualizadas em conformidade com o WMS e com o ERP.
Como vimos neste conteúdo, o WMS é uma aplicação fundamental para o controle de armazéns e CDs, pois otimiza a visibilidade, a organização e a acuracidade e implementa a redução de custos e de erros nesses processos. Para lidar com a cadeia de operações que ocorre diariamente nesse contexto, essa aplicação se destaca ao oferecer capacidade de monitoramento e de controle.
Nesse sentido, quem busca uma solução geral, como o WMS, deve atentar para a necessidade de uma parceria estratégica, que seja consistente na implantação de um sistema adequado ao contexto específico. Assim, os melhores resultados serão alcançados.
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