A dinamicidade e competitividade do mercado têm condicionado o sucesso e a longevidade de um negócio à agilidade, à praticidade e à eficácia de seus processos internos. Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento sustentável precisam ter a capacidade de lidar com um grande fluxo de dados de forma eficiente e acertada. Para isso, é indispensável contar com o auxílio de um sistema de gestão integrada.
Afinal, acompanhar e analisar as informações de todos os departamentos da empresa de forma manual (ou com o auxílio de sistemas desintegrados) demanda gastos excessivos de tempo, pode ocasionar interpretações errôneas acerca da realidade do negócio e, consequentemente, a tomada de decisões equivocadas.
Afinal, você sabe o que é um sistema de gestão integrada? Como ele funciona? Quais os benefícios a empresa pode obter com a implantação de integração de sistemas? Confira tudo isso e muito mais sobre o assunto neste guia que preparamos para você!
Entenda o que é um sistema de gestão integrada
A primeira coisa que você precisa saber para compreender o que é e como funciona um sistema de gestão integrada é que ele não é, necessariamente, sinônimo de ERP (enterprise resource planning, em português, planejamento dos recursos da empresa).
É que a expressão sistema de gestão integrada também pode ser utilizada para fazer referência à integração de diferentes módulos de gestão, como ocorre nos casos em que a empresa faz uso de diversos softwares em seus departamentos. Ou seja, não se trata, necessariamente, da utilização de um único sistema para armazenagem e integração das informações de uma companhia.
O ERP, por sua vez, é um software integrado de gestão que possibilita a armazenagem de todos os dados da empresa em um único banco de dados. Ele é um sistema modular (cada módulo corresponde a um setor da organização) que integra as informações da atividade empresarial, possibilitando o fluxo facilitado de dados entre os departamentos.
Desse modo, podemos dizer que o ERP é uma solução completa, que possibilita aos empresários, gestores e demais colaboradores (de todos os setores) a utilização de um único sistema para lançamento e tratamento das informações relativas às atividades empresariais.
Apesar disso, não é incomum que, por motivos diversos, as empresas operem com diferentes softwares (por exemplo, um voltado para o setor de contabilidade, outro para o time de estoque etc.). Nesses casos, é fundamental que haja a integração dos sistemas, isto é, que eles interajam entre si de forma automática. Afinal, quanto melhor o “diálogo” entre os esses recursos, melhor será a eficiência dos processos internos e da gestão do negócio.
Desse modo, de forma simplificada, podemos dizer que a integração de sistemas nada mais é do que um processo que visa unir softwares organizacionais independentes e colocá-los para funcionar conjuntamente, de forma sincronizada.
Por exemplo, a integração de um ERP com uma plataforma de e-commerce ou com de uma empresa de logística, como a integração com a Jadlog. Quer saber como isso funciona? Continue a leitura e entenda melhor!
Veja como funciona a integração de sistemas
Seja qual for o porte da empresa ou o motivo pelo qual ele faça de inúmeros softwares, é indispensável que ela conte com boas soluções integradas de tecnologia para gestão. Afinal, como você viu, a desintegração dos sistemas pode ocasionar falhas nos processos e na análise de dados dos negócios.
A integração de sistemas pode ser feita, por exemplo, com o ERP Protheus, da TOTVS. Seu principal intuito é garantir que os dados (de diferentes softwares) estejam sincronizados, ou seja, que as informações se comuniquem. Para isso, há duas formas de fazer a integração. Ela pode se dar por projeto de desenvolvimento ou por projeto de implantação.
No caso de implantação da integração de sistemas, a equipe da consultoria Protheus fará um levantamento das plataformas que a sua empresa continuará utilizando e que são automaticamente integradas ao ERP. Depois disso, o pessoal do suporte fará a configuração dessas ferramentas para que elas dialoguem com os outros softwares, de modo que não seja necessária a execução de tarefas idênticas em mais de uma plataforma.
Os projetos de desenvolvimento, por sua vez, são soluções destinadas aos casos em que os sistemas não dialogam entre si de forma nativa. Nesse caso, de forma genérica, podemos dizer que a equipe do suporte para o Protheus desenvolverá uma “ponte” para que os softwares compartilhem seus dados e atualizem suas informações de forma sincronizada.
Independentemente de qual for a solução adotada, a integração do ERP com as outras plataformas utilizadas por sua empresa permitirá o fluxo automático de informações entre os departamentos, a automatização de processos e a otimização da gestão de seu negócio. Continue a leitura e entenda melhor esses benefícios!
Compreenda a importância da integração dos sistemas de uma empresa
O gerenciamento de uma empresa depende do controle e análise de inúmeras informações, tais como as relativas às compras, às vendas, ao estoque, às obrigações fiscais, ao fluxo de caixa, aos fornecedores, aos clientes etc.
Nesse cenário, as empresas que anseiam o crescimento sustentável e a longevidade precisam ter a capacidade de gerenciar as informações de seus processos de forma eficiente e eficaz, a fim de identificar seus pontos fortes, corrigir eventuais falhas, e atender com agilidade às demandas do mercado.
Quando uma empresa utiliza sistemas que não são integrados, ou seja, que não se comunicam automaticamente, no geral, as informações têm que ser lançadas manualmente em cada um deles. Isso compromete a agilidade nos processos da empresa e até mesmo a confiabilidade dos dados.
Além disso, a análise das informações relevantes do negócio se torna bem mais complicada, uma vez que as informações dos departamentos não são interligadas. Em razão disso, os gestores não têm acesso facilitado a relatórios gerenciais completos, afinal, as informações relativas aos processos de cada setor encontram-se em softwares diferentes.
Desse modo, podemos dizer que a integração dos sistemas gerenciais de uma empresa é importante, principalmente, porque possibilita o fluxo automático de dados entre os departamentos da instituição, evitando retrabalhos, bem como o acesso simples e rápido às informações relevantes do negócio.
Com isso, gestores e empresários conseguem monitorar e analisar os dados da empresa de forma eficiente e eficaz, o que viabiliza a rápida identificação de eventuais gargalos e dos pontos fortes do negócio e, por conseguinte, a tomada de decisões acertadas, aptas a conduzir o crescimento da organização.
Veja quais são os benefícios da integração dos sistemas de uma empresa
Certamente, você já deve ter percebido que a integração de sistemas traz muitos benefícios para uma empresa. Afinal, ela confere organização, agilidade e eficácia aos processos de uma instituição, contribuindo para melhoria dos resultados e crescimento do negócio. Quer saber como? Então, continue a leitura e entenda melhor as vantagens propiciadas pela integração dos recursos.
Integração das informações dos departamentos
Um dos principais benefícios da utilização de um sistema de gestão integrado a outras plataformas é a unificação das informações de diferentes departamentos de uma empresa. Afinal, é justamente dessa unificação que decorrem todas as outras vantagens da integração.
Quando uma empresa utiliza inúmeros softwares e eles não comunicam entre si de forma automática, o controle e a análise das informações relevantes do negócio é dificultado. Nesses casos, em regra, os gestores terão que extrair os dados de cada setor e fazer o cruzamento deles de forma manual. Assim, o balanço das operações e levantamento dos resultados da operação dependerá da análise de pilhas e pilhas de papel.
Por outro lado, quando os sistemas da empresa são integrados, os setores se comunicam de forma automática, ou seja, há troca de informações entre eles. Assim, torna-se desnecessário o lançamento duplicado de informações e os gestores conseguem gerar relatórios gerenciais completos, que contenham dados de setores diferentes.
Redução de trabalho
Como você viu, a integração dos sistemas de uma empresa possibilita o fluxo de informações entre os departamentos. Em razão disso, um dado lançado em determinado setor fica disponível automaticamente para os demais setores.
Por exemplo, quando uma venda é realizada, os dados dessa venda serão compartilhados automaticamente com o setor de estoque e com o de contabilidade. Do mesmo modo, quando a nota fiscal de uma compra é inserida no setor de compras, essa nota aparecerá também nos setores de contabilidade e de finanças. Assim, não é necessário que cada um dos departamentos façam novos lançamentos manuais acerca da mesma operação em seus sistemas.
Além de evitar lançamentos duplicados de operações, a integração de sistemas também dispensa a necessidade de os colaboradores realizarem consultas em inúmeros softwares durante a execução de suas tarefas, afinal, todos estão interligados.
Com a diminuição de etapas e eliminação de retrabalhos, os colabores da empresa terão mais tempo livre para se dedicarem a execução de outras tarefas, capazes de gerar mais resultados práticos e impulsionar o crescimento sustentável do negócio.
Aumento da produtividade
A integração dos sistemas de gestão de uma empresa também reflete diretamente na produtividade de seus funcionários. É que a eliminação de tarefas que são realizadas manualmente de forma desnecessária, bem como a eliminação de retrabalhos acaba por implicar diretamente na produtividade de cada colaborador. Afinal, se ele gasta menos tempos na realização de suas tarefas, obviamente ele produzirá mais.
Vale lembrar que a realização das tarefas repetitivas e padronizadas de forma automática também gera o melhor aproveitamento do capital humano pela empresa, pois os funcionários poderão concentrar seus esforços em outras atividades, priorizando o que é importante para alavancar a produtividade da organização.
Controle das informações
Com a integração dos sistemas da empresa e consequente comunicação automática entre os departamentos, os dados do negócio são gerenciados por meio de ferramentas informatizadas. Quando esse processo é feito de forma manual, a probabilidade de ocorrência de erros por falhas humanas e de violação dolosa das informações é muito maior. Entenda melhor!
Em regra, sistemas não integrados exigem o lançamento da mesma informação mais de uma vez (por exemplo, os dados de uma venda têm que ser registrados manualmente no setor de vendas, no setor de estoque e no setor financeiro). Como tudo é manual, a probabilidade de falhas no lançamento dos dados é muito maior. Além disso, durante esse processo, a informação pode ser esquecida ou alterada de forma intencional.
Por outro lado, quando a empresa conta com sistemas integrados de gestão, há troca automática de dados entre seus departamentos e todas as operações são registradas e acompanhadas de forma constante. Consequentemente, a probabilidade de algum dado ser esquecido, perdido ou alterado durante a execução dos processos, ou seja, de ele não ser registrado devidamente, é eliminada.
Por isso, a integração dos softwares utilizados em uma empresa contribui muito para a garantia de integridade da informação e, por conseguinte, para melhoria dos processos internos. Afinal, tudo será pautado em dados reais.
Redução de custos
Outro grande benefício que o sistema de gestão integrada tem a oferecer ao seu negócio é a redução dos custos totais das operações. Isso ocorre porque a integração permite um maior controle de todos os processos, o que possibilita a fácil identificação e redução de gastos desnecessários.
Além disso, vale lembrar que com a eliminação de retrabalhos e melhor aproveitamento do capital humano, a empresa consegue reduzir também os gastos com mão de obra. Afinal, os funcionários não precisam perder tempo com tarefas repetitivas e pouco produtivas, pois elas serão executadas automaticamente pelo sistema.
Cabe ressaltar ainda que a automatização também contribui para diminuição de erros e para a realização das tarefas de forma mais eficaz. Tudo isso reduz o desperdício de produtos e insumos e, consequentemente, evita a perda de recursos.
Geração de relatórios gerenciais
As empresas que investem na integração dos sistemas de gestão conseguem gerar relatórios gerenciais completos de maneira simples e rápida. Como a integração possibilita o fluxo facilitado de informações entre os departamentos, os gestores têm acesso a relatórios gerenciais gerais, que possibilitam uma visão ampla acerca do negócio.
Tudo isso atribui muito mais eficiência e eficácia ao levantamento e análise das informações relevantes do negócio. Afinal, não será necessário realizar o levantamento e cruzamento manual (por exemplo, com o uso de inúmeras planilhas) dos dados de cada departamento.
Melhoria da tomada de decisões
Certamente, você já compreendeu que a integração dos sistemas contribui para a integralidade e confiabilidade das informações relativas à atividade empresarial. O que talvez você ainda não tenha percebido é que o acesso facilitado a essas informações contribui muito para a tomada de decisões acertadas e, por conseguinte, para o crescimento sustentável do negócio.
Quando os empresários e gestores têm acesso simplificado e rápido a todas as informações da atividade empresarial, eles conseguem monitorar melhor os processos internos e os indicadores do negócio. Assim, torna-se mais fácil a identificação de eventuais gargalos, bem como dos pontos fortes da atividade.
A partir do momento em que a análise da realidade da empresa é facilitada e pautada em dados reais, os gestores conseguem identificar quais ações devem ser adotadas para melhorar os resultados do negócio. Logo, o planejamento estratégico e o processo de tomada de decisões se tornam mais eficazes, ou seja, mais acertados.
Melhoria do atendimento ao cliente
Para ter um bom relacionamento com os clientes e fidelizá-los, é indispensável que a empresa proporcione uma boa experiência quando eles estiverem em contato com a sua marca. No entanto, muito se engana quem ainda acha que a experiência do cliente está associada apenas à qualidade dos produtos e serviço. Ela também está ligada ao atendimento, tanto no pré quanto no pós-venda.
Desse modo, para garantir a satisfação de seus clientes, você precisa viabilizar uma boa comunicação com eles. Nesse aspecto, a integração dos sistemas é importante porque ela garante o acesso rápido a dados confiáveis, o que evita a troca de informações equivocadas e agiliza o atendimento do cliente.
Além disso, vale lembrar que a integração dos setores da empresa também facilita a interação entre as equipes, como as de vendas e de marketing. Essa interação possibilita, por exemplo, o delineamento de estratégias de relacionamento e de marketing mais eficientes e eficazes.
Agora que você já sabe quais são os benefícios que a integração dos sistemas gerenciais pode trazer para o seu negócio, confira a seguir algumas falhas comuns nas empresas que ele ajuda a resolver!
Veja quais problemas podem ser resolvidos com a integração de sistemas
Para que um negócio cresça de forma sustentável e alcance longevidade no mercado, é fundamental que os processos internos da empresa sejam organizados e que sua gestão seja eficaz. Por isso, empresários e gestores têm que ter capacidade de identificar eventuais falhas e medidas aptas a saná-las com eficiência.
Nesse cenário, a integração dos sistemas de uma organização desempenha um importante papel. Afinal, ela resolve os problemas mais recorrentes nas organizações. Veja alguns deles a seguir!
Erros nos processos internos
Qualquer tarefa que é realizada de forma manual está suscetível a erros decorrentes de falhas humanas. Nas empresas, isso se torna ainda mais comum quando o colaborador é encarregado da execução de várias tarefas e muitas delas são repetitivas e monótonas (por exemplo, a alimentação manual de vários sistemas).
A integração dos sistemas da empresa ajuda a corrigir esse problema, pois ela automatiza vários processos, tornando desnecessária, por exemplo, a realização de lançamentos manuais duplicados.
Além disso, ao viabilizar o monitoramento constante das informações, a integração dos sistemas permite a rápida identificação de eventuais falhas existentes nos processos internos da empresa, bem como de medidas aptas a saná-las.
Descontrole de custos
Se o descontrole de custos é um dos problemas da sua empresa, está mais que na hora de realizar a integração dos sistemas. Afinal, não ter o controle dos recursos financeiros pode atrapalhar a estabilidade de seu negócio.
Muitas vezes a identificação das fontes de desperdício nos processos internos é um grande desafio para os empresários e gestores, pois demanda a análise minuciosa de todas as informações da empresa. No entanto, a integração dos sistemas torna tudo mais fácil.
As empresas que contam com sistemas integrados conseguem realizar o mapeamento de todos os seus processos de maneira simples e rápida. A partir dessas informações, é possível identificar em quais etapas está havendo desperdício de recursos e quais ações podem ser tomadas para evitá-los.
Segurança
O sucesso de qualquer negócio depende também da integridade e segurança de suas informações. Vale lembrar que, no mundo empresarial, as ameaças são inúmeras e podem surgir de “todos os lados” (hackers, concorrentes e até mesmo os funcionários). Por isso, é indispensável adotar medidas aptas a garantir à segurança da informação.
Vale lembrar que a integração dos sistemas promove a eliminação de várias etapas manuais de manipulação de dados. Com a automatização, evita-se a violação das informações, seja por equívocos humanos, seja por ações dolosas.
Além disso, cabe ressaltar que, no geral, as funcionalidades dos sistemas integrados contam com recursos de criptografia e atendem a padrões de autenticação, o que protege os dados da empresa da ação de terceiros mal-intencionados.
Diante de tantos benefícios, certamente, você deve estar se perguntando como integrar os sistemas de sua empresa corretamente. Quer saber o que você deve considerar nesse processo? Descubra a seguir!
Veja o que considerar na integração de sistemas
Como você viu, a integração dos sistemas pode trazer muitos benefícios para o seu negócio. No entanto, para garantir a eficácia da integração é indispensável que ela seja realizada corretamente, por profissionais qualificados e especializados nesse tipo de serviço.
O processo de integração depende da elaboração de um bom projeto de TI, o que envolve a análise de todos os sistemas utilizados por sua empresa e, claro, muito conhecimento e prática em tecnologia da informação.
Cabe ressaltar que eventuais erros no processo de implantação de softwares integrados a outra plataforma podem levar a perda de inúmeras informações importantes de seu negócio. Além disso, pode ocasionar falhas na comunicação entre os departamentos da empresa, ou seja, no fluxo de informações. Por isso, é importante contar com o auxílio de especialistas no assunto.
Não se esqueça que a adesão a um sistema de gestão integrado pode contribuir muito para organização e gestão de sua empresa. Consequentemente, ela é uma ótima forma para melhorar os processos internos e a competitividade de sua marca, o que contribui para o crescimento sustentável e a longevidade de seu negócio.
O que achou deste guia que preparamos para você? Ele ajudou você a compreender a importância da integração dos sistemas de sua empresa? Então, compartilhe-o com seus amigos em suas redes sociais!
