Os sistemas de força de vendas têm se desenvolvido bastante nos últimos anos, incorporando as novas tecnologias da Transformação Digital e as novas metodologias de gestão empresarial. Com isso, em algumas empresas, essas ferramentas se tornaram imprescindíveis para o dia a dia das operações.
Assim, um grande desafio surge: como integrar esses softwares com os sistemas de recursos de gestão empresarial (ERPs), como o Protheus? Afinal, ter várias ferramentas trabalhando separadamente traz muitos entraves para a produtividade, assim como falhas em alguns processos de análise de dados.
Por isso, preparamos este post especialmente para você entender mais sobre os sistemas de força de vendas e seu potencial quando integrados a uma boa solução de ERP, como é o caso do produto fornecido pela TOTVS. Com essas dicas e informações, esperamos que você consiga levar o seu time de vendas para um outro nível. Então, não deixe de acompanhar até o final!
O que é um sistema de força de vendas?
As ferramentas de gestão automatizada da força de vendas, também conhecidas como sistemas de automação da força de vendas (SFA), representam um amplo conjunto de soluções que podem incluir vários módulos.
Os mais simples se restringem a tarefas de gestão de pagamentos ao passo que os mais completos podem incluir também a automação do marketing e o gerenciamento do relacionamento com o cliente (CRM).
Em todos os casos, sua principal função é reduzir a carga de trabalho manual em tarefas virtuais repetitivas, como preenchimento de planilhas, transcrição de tabelas, consolidação de bancos de dados etc. No entanto, a cada dia, tem sido possível ir mais além, revolucionando completamente as operações das empresas.
A seguir, vamos explicar várias funcionalidades que podem ser implementadas em um software de força de vendas. Veja!
Gerenciamento de contatos
Esse módulo conta com uma série de funcionalidades distintas e muito importantes para que sua empresa não perca nenhuma chance de se comunicar com o cliente.
Com ele, é possível registrar todos os contatos feitos com determinado cliente e sua equipe poderá incluir informações-chave como o motivo da chamada, as medidas tomadas pela empresa para solucionar a demanda e também as ações pendentes para a resolver, caso haja alguma.
Assim, o sistema permite um controle rígido sobre os atendimentos e evita alguns erros que podem incomodar bastante o cliente, como:
- negligência: no caso das tarefas pendentes, em que sua empresa se compromete a verificar a possibilidade de um desconto para o cliente, ele realmente fica esperando um retorno o quanto antes e cria uma expectativa em relação a isso — à medida que essa ação demora, ele vai criando uma crença de que está sendo ignorado e que não importa para seu negócio (assim, mesmo que ele tenha seu problema eventualmente resolvido, ele provavelmente não voltará a negociar);
- duplicação: outra coisa que chateia o cliente é receber várias propostas iguais, o que reduz a possibilidade de ele comprar — portanto, é importantíssimo saber qual negociação foi proposta em cada chamada para garantir que, em cada novo contato, melhores condições sejam oferecidas a ele, mostrando que sua empresa está investindo na relação.
O gerenciamento de contatos também tem outra função importante: ele agrupa todos os meios de comunicação com o cliente, como e-mail, telefone etc. Essa lista pode ser utilizada em outros módulos, como a automação do marketing.
Rastreamento de leads
Esse módulo é muito interessante para integrar o marketing ao time de vendas. Em última instância, é o vendedor que finaliza a compra, porém, é o marketing que prepara o lead para receber a proposta. Por isso, esta deve chegar na hora certa.
Com o rastreamento de leads, as duas equipes poderão saber quais ações foram realizadas para cada cliente, em qual estágio do funil ele está etc. Assim, o time de vendas vai poder controlar qual momento pode entrar em contato com o cliente para uma proposta mais incisiva.
Com o sistema automatizado, essa atualização pode ser feita em tempo real e não demanda mais reuniões demoradas e ineficientes entre os dois setores.
Gerenciamento de pedidos online
O módulo de gerenciamento de pedidos também pode ser muito amplo em um sistema de força de vendas. Ele vai desde o registro de pedidos até a personalização de produtos. Hoje em dia, muitas empresas, especialmente automobilísticas, têm se preparado para a era das vendas sob medida.
Dessa forma, em vez de comprar um produto pronto, o cliente personaliza e seu negócio produzido sob demanda. Por exemplo, nos EUA, muitos carros podem ser encomendados online: o cliente acessa o e-commerce, escolhe as cores e os opcionais. Somente depois disso que ele vai pra linha de montagem.
Por trás disso, existe um software de força de vendas registrando todos os pedidos, enviando para os responsáveis pela produção, enviando e-mails de confirmação para o cliente etc.
Mesmo nos e-commerces menos avançados, há várias funcionalidades importantes: registro automático de pagamentos integrado ao financeiro e à logística, emissão de notas fiscais eletrônicas de entrada e de saída, acompanhamento do status de compras a crédito etc. Assim, a integração da plataforma e-commerce é essencial.
Previsão de vendas
Nos softwares de sales force capacitados com o Big Data, também é possível fazer uma análise profunda das tendências de venda e projetar cenários para o futuro. A previsão de vendas analisa todas as tendências de transação feitas pelos clientes e também os dados registrados em cada contato.
A partir disso, é possível verificar se há alguma palavra-chave ou algum produto sendo mais citado e, então, estimar a probabilidade de demanda no futuro. Assim, o time de vendas pode montar uma campanha mais adaptada aos desejos atuais do seu público.
Isso é especialmente útil caso sua empresa tenha também um e-commerce, pois, além de coletar os dados das transações feitas, é possível também utilizar as buscas e os produtos mais colocados no carrinho. Em ambos os casos, o SFA poderá cruzar os dados e encontrar correlações.
Gestão de metas e objetivos
Todo o setor de vendas, em qualquer empresa do mundo, certamente trabalha com metas de vendas para motivar as equipes e para garantir a lucratividade. Mas será que elas as gerenciam adequadamente? O software de força de vendas busca otimizar ao máximo essa estratégia.
Primeiramente, todas as metas ficarão registradas em um painel de controle, acessível por todos os funcionários. Os dados receberão um tratamento visual em gráficos personalizados para trazer uma compreensão rápida e permitir, assim, uma ação instantânea. Além disso, alguns sistemas oferecem outras possibilidades:
- relatórios personalizados, nos quais é possível atribuir fatores responsáveis por falhas ou êxitos nos objetivos em cada projeto;
- registro de processos de monitoramento e auditoria dos objetivos com possibilidade de organizar as informações de acordo com o tempo ou com um contexto, como determinado cliente ou mercado;
- gestão de riscos, onde é possível elencar todos os eventos potencialmente adversos à negociação com algum cliente, detalhando a probabilidade de ocorrerem o prejuízo estimado e as ações de mitigação de danos.
O sistema processa todos esses dados a partir da inserção de metas específicas, descritas numericamente. Um centro de comando, então, gere todas as entradas e saídas a partir da integração com outros módulos ou com outros sistemas, como ERPs.
Desse modo, é possível que a equipe de vendas tenha um processo de controle em tempo real para estabelecer padrões de desempenho, comparando a eficácia de cada ação, analisando possíveis correções etc. Não é mais preciso esperar aquela reunião de fim do mês para ajustar os passos — é possível mitigar o erro tão logo ele ocorra.
Quais as vantagens da utilização de um sistema de força de vendas?
Conforme foi visto, um sistema de força de vendas é uma ferramenta essencial para reduzir a carga de trabalho manual de uma organização. Por isso, apontaremos agora as vantagens de uso dessa solução. Veja!
Otimização do tempo
Os softwares de automação da força de vendas são capazes de automatizar tarefas manuais que seriam burocráticas e lentas, como agendamento de tarefas de acompanhamento de vendas, monitoramento de contatos, atualização de oportunidades, cálculo de indicadores etc.
Assim, o time de vendas poderá gerar estimativas rápidas sobre a situação atual e transformá-las em propostas e orçamentos persuasivos para o cliente. Sem a automação, a demora na análise de dados pode fazer com que muito tempo se passe e ele perca a vontade de adquirir seu produto ou serviço.
Além disso, as tarefas de pós-vendas ficam bem mais simples e isso impressiona bastante o cliente. Por exemplo, o vendedor recebe, em tempo real, as informações sobre o andamento do pedido do cliente, como motivos de atraso, previsão de chegada da remessa etc.
Então, pode proativamente alertá-los ou responder em segundos uma chamada. Afinal, na era do imediatismo trazido pela tecnologia, a agilidade é um dos fatores mais importantes para a experiência do cliente.
Melhora no atendimento ao cliente
Todo mundo que teve de fazer alguma reclamação a respeito de um produto, deve ter passado por uma experiência como esta: você entra em contato com a empresa, conversa com um atendente que lhe faz várias perguntas e diz para você entrar em contato depois de algum tempo.
Então, você liga novamente e é outra pessoa responsável pelo atendimento. Em vez de ser alguém bem informado, geralmente são feitas muitas perguntas repetidas. Aí, fica a impressão: será que alguém me escutou?
Os SFAs, quando integrados às soluções da sua empresa, conseguem fornecer um atendimento integral ao seu cliente e eliminam o problema citado acima. Além de facilitar a leitura dos relatórios por meio de resumos com palavras-chave, alguns SFAs agrupam também os dados sobre outras interações com o cliente, como os e-mails, as mensagens em redes sociais, além de todos os dados do e-commerce.
Isso é o que chamamos de visão holística do cliente: um repositório centralizado e personalizado, que pode ser acessado pelo marketing, pelas vendas, pela TI etc.
Crescimento da receita
Quando seus vendedores não precisam mais realizar tarefas simples e repetitivas — que não demandam poucos recursos de inteligência —, como o preenchimento de planilhas, eles podem se concentrar em atividades que realmente trazem um impacto financeiro para seu negócio.
Assim, eles podem passar mais tempo analisando os relatórios de venda ou conferindo a gestão de leads para procurar clientes mais propensos à etapa de decisão. Também, eles terão mais dados sobre os clientes, sobre o mercado e sobre os produtos.
Consequentemente, ao permitir um contato mais qualificado para a conversão, mais vendas serão realizadas, o que traz mais receita para a empresa. Isso tem um efeito indireto importante: quanto mais vendas fecham, mais motivados os vendedores ficam. Então, você terá uma equipe mais produtiva.
Além disso, as ferramentas SFA permitem o monitoramento de contas dos clientes e, assim, é possível analisar quais deles geram mais lucro ou que estão comprando cada vez mais. Então, é possível criar uma estratégia segmentada a grupos com maior potencial de gerar receita e elaborar campanhas mais segmentadas, até mesmo totalmente individualizadas a partir dos dados disponíveis sobre eles.
Por fim, não podemos deixar de citar os dados obtidos por meio das ferramentas de previsão de vendas. Com as regressões e estatísticas do mercado e do seu público, você pode ajustar seu estoque e sua produção, assim como analisar a estratégia de seus concorrentes potenciais para essas tendências e elaborar um plano de ação completo.
Melhora na gestão de equipes
Sem um SFA, o controle das vendas deve ser feito em papel ou em planilhas pouco produtivas. Isso é muito pouco funcional, pois, a cada vez que um gerente precisar colher indicadores, ele precisará executar vários comandos ou fazer cálculos. Em sistemas automatizados, ele tem acesso instantâneo a relatórios, métricas e ações de cada colaborador. Assim, pode agir prontamente para gerar mais resultados.
Além disso, o SFA traz a possibilidade de filtrar dados para otimizar as estratégias. Por exemplo, é possível fazer um controle territorial da área de atuação de cada representante de vendas, buscando uma cobertura adequada, tendo em vista o número de cliente em cada região.
As ferramentas mais avançadas integram-se também a ferramentas de busca por localização, como o Google Maps, gerando mapas de georreferenciamento que podem ser utilizados pelas equipes de vendas.
Também, a partir dos dados coletados, é possível selecionar o colaborador ideal para acompanhar determinado lead conforme parâmetros geográficos, experiência com o produto ou disponibilidade. Com isso, é possível ter parâmetros técnicos para vinculação de um cliente a um lead com foco na maior chance de conversão.
Por fim, ainda há a questão do gerenciamento da própria equipe, com o controle de metas e de produtividade para cada vendedor. Assim, é possível dar feedbacks constantes e precisos para motivar quem está com baixo desempenho e premiar aqueles que se destacam. Assim, é possível manter uma uniformidade na oferta dos seus produtos e serviços — qualidade que impacta diretamente na satisfação do cliente.
Por que investir na integração do Protheus com a força de vendas?
Agora que você entendeu as vantagens de um sistema de força de vendas, veja a seguir os motivos para integrá-lo ao Protheus.
Integração nativa
A integração nativa é o grande diferencial do Protheus, que contém uma ferramenta exclusiva para a importação de sistemas inteiros para dentro do próprio ERP. Para isso, você deverá procurar uma consultoria experiente em personalização do Protheus para garantir que o desenvolvimento da integração seja feito com o maior zelo possível, evitando gargalos futuros.
Facilidade para a gestão
A integração do Protheus com a força de vendas traz muito mais liberdade para os seus usuários, visto que eles podem trabalhar em um único sistema em vez de ficar alternado janelas. Com a integração nativa, as alterações podem ser feitas a partir de uma única tela dentro do ERP, como se ele fosse um módulo original.
Consequentemente, obtêm-se os mesmos benefícios de um sistema de vendas independente, mas sem as falhas geradas por sistemas individuais. Ademais, é possível reduzir o tempo gasto para o treinamento dos administrados de TI, que precisarão ter o domínio de um só sistema.
Com dados mais precisos e confiáveis, os administradores podem tomar melhores decisões gerenciais de alocação de recursos de hardware, por exemplo. Tudo isso com uma menor taxa de erros, visto que não há mais tarefas de exportação e importação de dados manuais.
Análises de dados mais eficientes
Sem a integração, os dados são armazenados em diversos locais diferentes. Em termos de hardware, isso gera a necessidade de mais servidores. Porém, o grande problema está nos softwares, pois, com sistemas variados, é grande a chance de que eles adotem estruturas diferentes de bancos de dados.
Assim, você não pode utilizar as informações de um deles para gerar automaticamente análises em outros. O processo, então, teria de ser manual e frequentemente os dados sequer são compráveis.
Dessa forma, poderiam surgir processos burocráticos, como a exportação de dados de um sistema para um middleware, que reestruturaria a linguagem do banco de dados para que ele pudesse ser lido pelo sistema final. Isso pode demorar razoavelmente.
Quando você realiza uma integração nativa, todas as aplicações compartilham a mesma estrutura de bancos de dados. Então, automaticamente, o que é modificado em uma é também em outra. Assim, na hora da análise de dados, o processo será mais rápido e menos burocrático.
Outra vantagem é que, a cada solução não integrada que você adiciona na infraestrutura digital da sua empresa, você fica também fica mais dependente de ferramentas externas para forçar o diálogo entre os dados, o que aumenta os custos e compromete a qualidade da análise.
Com a integração do Protheus, você visualiza todos os insights, dados, indicadores e estatísticas dentro da atualização do sistema ERP. Assim, você pode comparar facilmente as informações entre os módulos, conquistando uma visão holística delas. Consequentemente, seus colaboradores serão capazes de identificar padrões que passariam desapercebidos na transição entre janelas.
Melhor segurança do sistema
Grande parte das empresas lida com um volume muito grande de informações confidenciais próprias e de seus clientes. Por isso, precisam proteger seus bancos de dados com o que há de mais avançado.
Utilizando um sistema confiável como o Protheus, você conta com uma infraestrutura de segurança muito grande de uma das empresas de TI líderes no mercado, a qual tem uma reputação a zelar.
Com vários sistemas individuais, você pode não ter a garantia de uma marca forte no mercado e que, portanto, não investe o suficiente em segurança.
Dados em tempo real
Como explicamos, o processo de transferência de dados pode ser muito complicado, exigindo geralmente ferramentas, como RPA e middlewares — que podem ser muito caros. Além disso, os processos manuais podem ser muito demorados caso você tenha grandes quantidades de dados.
Somente a integração nativa é capaz de conciliar os dados em tempo real, pois todas as suas ferramentas compartilharão o mesmo banco de dados, sem diferença de linguagens.
Essa visibilidade em tempo real faz toda a diferença para a tomada de decisões, especialmente em um mercado competitivo. Por exemplo, perceber as tendências de consumo antes de seus concorrentes pode antecipar a produção e a elaboração de campanhas de marketing, trazendo uma vantagem competitiva gigante, visto que sua marca terá reconhecimento pelo consumidor antes das demais.
Crescimento acelerado
Com informações estratégicas e atualizadas sempre à mão, o processo de tomada de decisões organizacionais importantes será muito mais eficaz. Afinal, você terá um diagnóstico em tempo real dos seus clientes e do mercado, o que permite escolhas voltadas para o crescimento, como foco em determinados produtos com tendência positiva, campanhas de marketing mais persuasivas e segmentadas para o público mais disponível a comprar etc.
Assim, as equipes de vendas assumem um papel protagonista no crescimento da empresa, pois saberão constantemente o seu papel na saúde do negócio como um todo. Dessa forma, em vez de realizações isoladas dos objetivos e missões do negócio e de outros setores, elas estarão completamente integradas.
Portanto, a integração de uma solução de força de vendas com o sistema Protheus tem o potencial de levar a sua empresa a um nível inédito. Afinal, além de ganhar eficiência e produtividade ao eliminar o excesso de janelas e de ferramentas isoladas, seu negócio também facilitará os processos de análise de dados.
Estes ganharão muito mais rapidez e confiabilidade, permitindo que sua empresa aja rapidamente diante de qualquer ameaça ou oportunidade no mercado. Essa vantagem competitiva tem o potencial de arrasar os seus concorrentes!
Ficou interessado em um software de força de vendas integrado à sua solução de ERP da TOTVS? Então, não deixe de entrar em contato com a Atos Data. Além de preparar todo o desenvolvimento e a implementação da integração, fornecemos também uma consultoria completa com treinamentos e capacitação!
