As soluções de tecnologia da informação voltadas para o mundo corporativo evoluem todos os dias, fazendo com que haja sempre novidades no mercado. Com isso, muitas empresas enfrentam o desafio de ter de implementar uma migração de plataforma em algum momento do seu ciclo de negócios. Dessa forma, novos recursos estratégicos são adquiridos para otimizar as operações internas, ter uma visão completa dos seus clientes e também aumentar a competitividade.
No entanto, é preciso que esse processo seja bastante fluido e seguro para evitar prejuízos. Para isso, é preciso ter alguns cuidados básicos, como a contratação de um bom parceiro e a elaboração de um planejamento executável. Quer entender melhor esse cenário? Então acompanhe este post!
O que é a migração de plataforma?
Em TI, a migração é um termo técnico para todo o processo que envolve a substituição de algum ambiente operacional por outro da forma mais suave possível. Portanto, busca-se evitar a perda de dados, reduzir a resistência das equipes, manter as operações funcionando durante a transição etc. Esse não é um procedimento simples, portanto, precisa ser planejado e operado por especialistas.
São vários os motivos que podem levar uma empresa à migração, sobre os quais falaremos mais no próximo tópico:
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renovação dos hardwares;
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contratação de um software mais adequado às suas atividades;
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implementação de serviços de computação em nuvem etc.
No geral, o processo de migração também inclui as etapas de implementação do novo sistema. Uma boa fornecedora de TI garante que todos os novos recursos estejam funcionando adequadamente de acordo com os objetivos dos clientes.
Para isso, várias fases são necessárias. Primeiramente, deve ser feito um diagnóstico da sua infraestrutura, verificando o volume de informações armazenadas, a estruturação do da linguagem de banco de dados, os fluxos de trabalho etc. Para uma transição tranquila, haverá um aproveitamento de muitos desses itens — todas as configurações antigas compatíveis com o novo software serão mantidas, por exemplo.
Então, deve-se definir o escopo do projeto de migração. Há algumas empresas que realizam modificações em uma ferramenta pontual, enquanto outras fazem uma renovação completa, com sistemas e redes totalmente novos. Por fim, nessas etapas iniciais, é feito um processo de planejamento operacional com o objetivo de reduzir o tempo de parada das operações durante a instalação. A seguir, vamos explicar alguns tipos de migração possíveis dentro dos cenários de TI.
Migração de banco de dados
Esse tipo de procedimento pode ser feito de várias formas, dependendo do motivo pelo qual sua empresa está trocando de banco de dados. Uma das ocorrências mais comuns é a troca de servidores. Nesse caso, o processo é mais simples e envolve as metodologias de transferências de dados, a criação de microambientes dentro do novo servidor e a conexão física com os equipamentos.
No entanto, há situações mais complexas. Durante a implementação de um novo software, pode-se descobrir que ele não é compatível com a linguagem estrutural do banco de dados. Nesse caso, é preciso criar um novo ambiente e fazer uma espécie de “tradução” dos dados para que eles sejam compatíveis. Para isso, alguns programas podem ser utilizados.
Antes de fazer essa migração, também é preciso considerar alguns riscos comerciais, como incompatibilidade técnica com outros sistemas, corrupção de dados, mau desempenho dos aplicativos etc.
Migração de aplicativo
Grande parte dos aplicativos funciona dentro de um sistema maior. Isso torna o processo de desenvolvimento mais rápido, pois o programador não precisa criar a parte mais básica do código. Em vez disso, ele pode trabalhar com alguns objetos e códigos prontos em vez de começar do zero. Um exemplo disso é o Java, uma plataforma de desenvolvimento muito famosa.
No entanto, isso pode gerar um problema. Muitos elementos, como as ferramentas de gerenciamento e a estrutura de armazenamento e de configuração da máquina digital, não serão compatíveis.
Caso a sua empresa queira mudar o sistema de desenvolvimento, pode ser necessário um processo de migração. Para isso, é preciso instalar softwares que traduzem códigos de uma linguagem para a outra. Mesmo com toda a automação, ainda é necessário que suas equipes revisem os códigos e façam novos testes.
Migração na nuvem
Esse é um dos tipos mais comuns de migração atualmente. A nuvem se tornou uma das ferramentas mais importantes no mundo corporativo, pois ela reduz a necessidade de uma estrutura de TI física cara e de difícil manutenção, além de permitir mais mobilidade dos dados. No entanto, são necessárias várias etapas para fazer essa transição.
Mudar a infraestrutura da nuvem significa ir muito além de mover os bancos de dados, envolvendo também os aplicativos, a rede, os sistemas operacionais etc. Por essa razão, são projetos bastante complicados. É preciso ter bastante cuidado em relação à escolha do serviço de cloud, observando critérios como:
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segurança;
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portabilidade;
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interoperabilidade;
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integridade dos dados;
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continuidade das operações etc.
Migrações de ERP
Esse é um dos tipos mais complexos de migração e demanda todas as anteriores. O ERP é uma das ferramentas mais poderosas dentro de um negócio, estando presente em praticamente todas as operações. Além disso, está inserido em um mercado muito competitivo, no qual novas soluções surgem a todo instante. Portanto, sua empresa precisa contar com o melhor.
Assim, não tenha receio de trocar de fornecedor de ERP caso você perceba que há um sistema melhor, pois isso pode melhorar bastante a performance dos seus resultados. Entretanto, você precisará de um bom parceiro, que garanta um projeto de migração completo, com uma equipe e técnicas especializadas.
O que pode ocasionar a necessidade dessa migração?
Com tantos “problemas”, você pode estar pensando “por que fazer uma migração de plataforma?”. Geralmente esse processo gera muitas vantagens, pois você pode estar implementando uma ferramenta melhor, aumentando a eficiência etc.
A tecnologia dentro da sua empresa deve servir ao seu plano estratégico, e não o contrário. Então, é preciso buscar constantemente as novidades e implementá-las sempre que elas ajudarem a alcançar os seus objetivos. A seguir, vamos explicar alguns cenários que justificam a necessidade de migração.
Obsolescência
Há novidades tecnológicas surgindo a todo o tempo, e os fornecedores de TI devem incorporá-las para garantir que seus clientes ganhem cada vez mais competitividade. Por exemplo: a automação revolucionou a década de 2010, trazendo mais produtividade. As plataformas de e-commerce que não se atualizaram foram se tornando obsoletas.
Com isso, as empresas mais bem-sucedidas no mercado estão sempre migrando de sistemas quando os antigos não cumprem mais as promessas. Não há nada de errado nisso, pelo contrário: é um processo natural. Você não pode sacrificar a sua posição no mercado por fidelidade ao fornecedor.
Todavia, se você tem receio do processo de mudança, isso não pode impedi-lo. Para evitar problemas, é importantíssimo fazer uma ampla pesquisa de mercado para encontrar o parceiro adequado. Em vez de somente oferecer a implantação, ele também cuidará de todas as etapas de transição.
Atualização da infraestrutura física
Outra possibilidade é a necessidade de escalar a sua estrutura física diante do crescimento do negócio ou de uma nova estratégia comercial. Então, a migração será essencial para elaborar medidas que reduzem significativamente a interrupção das atividades de cada setor.
Atualização da plataforma
Frequentemente, os melhores fornecedores de sistemas oferecem atualizações grandes para que você tenha as ferramentas mais atualizadas para o seu negócio, além de melhorar o desempenho e a performance. Nesses casos, as mudanças são tão significativas que tornam a migração necessária. Um bom parceiro facilita bastante esse processo ao fornecer todos os requisitos e todo o suporte necessário para o sucesso.
Troca de softwares
Algumas vezes as plataformas simplesmente não são úteis para que o seu negócio alcance os objetivos corporativos. Em função disso, é preciso contratar uma nova ferramenta, mas você não quer perder todas as configurações e os dados armazenados na antiga, certo? Para facilitar a sua vida, não deixe de procurar um novo fornecedor que faça um bom projeto de migração para você.
Qual é a importância do planejamento?
O inventor da Web, Tim Berners-Lee, tem uma frase bastante famosa sobre a Era Digital: “Os dados são uma coisa preciosa e vão durar mais tempo do que os próprios sistemas”.
Um dos gurus da TI sempre nos alertou que a mudança de plataformas é inevitável, sendo uma consequência da busca corporativa por mais eficiência. Portanto, grande parte dos esforços da sua empresa devem se concentrar na proteção das informações, e esse é justamente o objetivo de uma boa migração.
Infelizmente, o cenário ainda não é muito favorável nesse sentido. Um relatório da Gartner apontou que 83% dos projetos de migração falha. Por quê? Não há um planejamento correto.
As empresas os fazem de forma amadora, por conta própria e sem a contração de uma equipe especializada. Não é qualquer profissional de TI que sabe planejar e executar uma boa migração, pois o seu sucesso demanda conhecimentos de gestão de projetos e de mudanças, de liderança, de comunicação, entre outros. Um bom plano, portanto, garante os seguintes benefícios.
Segurança
Todo procedimento de transferência de dados os deixa expostos a vulnerabilidades. Então, é imprescindível contar com uma boa infraestrutura de proteção, com firewalls, antivírus e outras ferramentas que impedem a ação dos hackers. No caso da migração para uma plataforma em nuvem, também é essencial contar com uma boa criptografia. Isso garante a inviolabilidade do conteúdo dos dados, mesmo que haja algum vazamento.
Para isso, deve ser sempre feito um diagnóstico das condições da sua infraestrutura atual para verificar se há pontos passíveis de ação maliciosa. Isso permite a correção do problema durante a implementação do novo sistema.
Além disso, um backup de todos os dados deve ser realizado para que as informações possam ser recuperadas caso haja alguma falha. Um bom planejamento deve minucioso em todos os detalhes para que seu negócio não perca nenhum bit de dado.
Agilidade
Uma das principais preocupações relatadas pelos clientes no momento de migrar os seus serviços de TI é a lentidão do processo — o que é bastante compreensível. Até algum tempo, as empresas do ramo não se preocupavam tanto com o gerenciamento dos projetos de implementação, e isso gerava muitos atrasos.
Hoje em dia, há vários fornecedores bastante sérios e que fizeram um investimento muito grande na capacitação das suas equipes com técnicas de gestão. Nesse sentido, o planejamento não é mais um documento meramente formal, sem utilidade prática: ele realmente reúne todas as ferramentas, como cronogramas e mapas de riscos, para que as equipes cumpram com todas as promessas feitas.
Além disso, o conhecimento de gestão de projetos avançou muito. A criação das metodologias Ágil e Enxuta, por exemplo, garantem muito mais foco às equipes. Assim, muitas etapas exclusivamente burocráticas são eliminadas, a comunicação entre os envolvidos é aprimorada, as respostas às mudanças se tornam mais rápidas, entre tantas outras vantagens.
Alto desempenho
Como vimos na estatística da Gartner, grande parte das migrações falha em relação aos objetivos dos clientes e descumpre os cronogramas. Um bom plano, por outro lado, apresenta vários indicadores de performance para que todos os envolvidos saibam qual é o seu papel no alcance integral do escopo do projeto.
Baixa taxa de falhas
Um bom planejamento delimita todos os processos e fluxos de trabalho de acordo com as técnicas mais avançadas de gestão. Tudo é documentado e monitorado pelos gerentes do projeto. Desse modo, os colaboradores não ficam perdidos em relação às suas tarefas, o que representa a principal causa de falhas — por não saberem o que deve ser feito e terem medo de perguntar, os profissionais acabam fazendo da maneira como bem entendem.
Satisfação
Outro grande diferencial do planejamento da migração é a comunicação constante com o cliente. Você pode interagir ativamente no processo de criação do plano de trabalho e todos os resultados parciais serão apresentados para um feedback. Caso você tenha alguma ideia, pode apresentá-la às equipes, que devem explicar detalhadamente as possibilidades. Ao final, há muito mais satisfação, pois há uma participação constante das partes envolvidas.
Quais são os principais erros que precisam ser evitados?
A ocorrência de erros na implantação é bastante frequente em migrações conduzidas por profissionais amadores ou por empresas pouco experientes, afinal, estamos falando de um procedimento muito complexo e minucioso.
Fazer a migração por conta própria
O pior erro que as organizações podem cometer é tentar fazer todo o processo de migração sozinhas, pois há pontos potenciais de falhas que comprometem toda a estratégia.
Investir em soluções inadequadas
Praticamente todo tipo de migração exige um software para a automatização de grande parte das tarefas — eles são caros e muito específicos. Dessa forma, provavelmente você vai adquirir um produto que será utilizado apenas uma vez. Além disso, a escolha da ferramenta errada pode simplesmente corromper todos os seus dados, sendo preciso começar o processo do zero com uma nova solução.
Não contar com habilidades e conhecimento técnico de gestão de projetos
Não há como fazer uma migração bem-sucedida sem saber como realizar um diagnóstico inicial, como gerenciar riscos, como organizar os fluxos de trabalho etc. Essa não é uma questão de instalar um programa que fará tudo sozinho. Sendo assim, só inicie um processo por conta própria se tiver a certeza de que a sua empresa conta com todos esses conhecimentos.
Não estipular prazos
Atualmente, muitas empresas de TI trabalham com um escopo aberto, isto é, sem um prazo para a entrega. Isso é muito bom quando estamos falando da criação de um software, mas é prejudicial na migração. Enquanto o processo não for concluído, as operações do negócio ficam suspensas ou ineficientes.
É imprescindível trabalhar com prazos a todo o tempo. Estipule uma data final realista, que marque quando tudo deve ser concluído. A partir dela, crie um cronograma com uma divisão de tarefas adequada, estipulando datas para as entregas parciais. Os melhores fornecedores de TI estão sempre mostrando seus resultados aos clientes.
Uma prática muito comum é dividir as etapas de acordo com setores — iniciando a implementação por departamentos com atividades secundárias, como o RH e as finanças, por exemplo. À medida que elas forem concluídas, o time ganha experiência no projeto e executa suas ações mais rapidamente. A partir daí, passe para as atividades primárias, como as vendas e a produção.
Não realizar testes
Por melhores que eles sejam, os softwares de migração não são perfeitos — eles sempre deixam alguma falha nos novos códigos. Em função disso, é preciso que haja um profissional dedicado aos testes. Essa pessoa será responsável por fazer uma revisão completa dos códigos e, então, utilizar ferramentas específicas para o diagnóstico de erros. Por fim, ela vai conferir a funcionalidade de cada ferramenta para que tudo funcione perfeitamente.
Utilizar software ERP inadequado
Outro problema frequente é a escolha de um ERP inadequado para o seu negócio. Assim, por melhor que seja a gestão da mudança, a inovação não vai atender aos seus objetivos. Nenhuma empresa atualmente trabalha só com uma só plataforma para a execução das suas atividades.
Desse modo, é preciso haver uma boa integração de sistemas e das aplicações, caso contrário, perdem-se muitas oportunidades de otimização da produtividade e de aumento da eficiência. Além disso, os melhores ERPs do mercado já contam com ferramentas próprias de migração — o que deixa todo o processo muito mais rápido e seguro.
Antes de qualquer coisa, escolha um ERP reconhecido no mercado a partir de um excelente fornecedor. Desse modo, vai haver uma equipe para realizar um diagnóstico de todas as suas necessidades de TI e oferecer um sistema personalizado, com todas as integrações e os módulos necessários para o seu sucesso.
Como realizar a migração de forma segura?
O grande pilar de uma migração segura é a contratação de um serviço de TI adequado. Assim, você poderá ter um bom suporte durante todo processo, além de contar com uma metodologia voltada para o sucesso e a conquista de todos os objetivos do projeto inicial. Além disso, outras ações são importantes. Veja-as a seguir.
Limpe os dados antes da migração
A migração de dados deve ser vista também como uma oportunidade de limpeza de dados. No dia a dia, as organizações acabam acumulando um volume muito grande de documentos corrompidos, duplicados e inconsistentes. Da mesma forma, muitos softwares são instalados, mas não são utilizados. Além de gastar espaço de processamento, eles também acabam prejudicando o poder de processamento da máquina e a memória de trabalho.
Agilize com a automação
Há muitas ferramentas de automação de processos de TI no mercado, e várias delas são muito úteis para acelerar a migração. Grande parte das tarefas de extração e de transformação de dados pode ser automatizada, assim como o monitoramento feito pela gestão. No entanto, há muitos softwares que cumprem o que prometem. Sendo assim, é melhor deixar esse trabalho para uma consultoria especializada no assunto.
Conte com os profissionais certos
A tecnologia é importante, bem como as tecnologias de gestão, mas o que realmente faz a grande diferença em um projeto de migração é ter bons profissionais. Confira o porquê a seguir:
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a experiência em projetos anteriores ajuda na identificação de riscos e de falhas;
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eles provavelmente já testaram muitas ferramentas de migração e só trabalham com as melhores;
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eles conseguem entender melhor as demandas corporativas, indo além de uma visão técnica da TI;
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há uma comunicação melhor com o cliente, pois eles já lidaram com diferentes tipos de perfis de clientes etc.
Os melhores talentos de TI estão retidos em empresas do ramo, por essa razão, é muito melhor contratar um serviço externo para garantir o sucesso de todo o projeto.
Em suma, se o seu negócio está precisando de uma migração de plataforma segura, ágil e eficiente, não deixe de seguir as dicas que listamos aqui. Tudo começa com um bom diagnóstico situacional da sua infraestrutura atual e por um bom planejamento. Por essa razão, escolher um fornecedor especializado e com uma equipe capacitada é o principal fator de sucesso dessa estratégia. Assim, você garante que haverá todas as habilidades, os conhecimentos e as ferramentas para que o processo se desenvolva de forma fluida.
Você já precisou fazer uma migração de plataforma na sua empresa? Qual foi a sua experiência? Deixe um comentário e participe da conversa!
