Os ERPs (Enterprise Resource Planning) ou sistemas de planejamento de recursos corporativos estão presentes no dia-a-dia de diversas empresas já há algum tempo. Entretanto, conforme a realidade dos negócios evolui, o tamanho do empreendimento aumenta ou as necessidades mudam, é necessário a inclusão de novos sistemas para controlar esses aspectos mais recentes.
É aí que parte dos gestores acaba ficando na mão. A questão de como realizar essa integração entre o ERP novo e o sistema velho acaba gerando dúvidas e, consequentemente, perdas para a empresa. Além disso, todas as etapas do percurso são extremamente trabalhosas e demoradas, custando mão-de-obra dos funcionários e tempo, mas mesmo assim não têm a qualidade necessária para um empreendimento que quer crescer, ser mais produtivo e se desenvolver. Pensando nisso, trouxemos uma pequena explicação do quanto é importante o diálogo entre os programas utilizados no seu negócio e como realizar esse processo, elencando inclusive algumas customizações.
Confira no texto abaixo tudo o que você precisa saber para se tornar perito no assunto e realizar as melhores escolhas como gestor na hora da integração.
Por que integrar?
A própria definição de integração sugere que “a união faz a força”. Integrar nada mais é do que juntar programas para que ajam de forma coordenada. Assim, é possível aumentar a eficiência dos processos internos da sua empresa e, consequentemente a produtividade. Ou seja, você fica livre para focar todos os seus esforços na parte criativa, já que não perde mais tempo com tarefas repetitivas.
Outra vantagem da integração do Protheus aos outros ERPs é que leva ao corte de custos. Sendo assim, esta característica retorna o valor do investimento rapidamente. Isso se dá porque o gestor é capaz de identificar melhor os gargalos e problemas do negócio, além das melhores formas de reduzir gastos.
A etapa de implantação da integração é importante porque é comum que uma empresa trabalhe com diversos softwares e, quanto mais conversarem entre si, melhores os indicadores de desempenho serão. Apesar disso, é estratégico que exista sempre o monitoramento de todo o processo integrativo para assegurar que não existam falhas ou erros.
Quais os tipos de integração existentes?
Existem diversas integrações e customizações possíveis para o Protheus. Inclusive, esta é uma de suas vantagens: a versatilidade. O sistema pode receber com facilidade programas que facilitam a sua utilização.
Isso acontece porque esses softwares já são bem conhecidos pelo público em geral e não necessitam de treinamentos específicos para aprender a usar.
Alguns outros exemplos são:
- workflows: os fluxos de trabalho padronizam o trabalho, deixando tudo muito mais simples. Além disso, os processos podem ser passados entre funcionários e setores, diminuindo ou eliminando o retrabalho;
- aplicativos móveis: a possibilidade de integração do Protheus com o sistema operacional de tablets ou smartphones é imprescindível hoje com toda a mobilidade da tecnologia. Ainda, o armazenamento em nuvem e a virtualização dos servidores das empresas praticamente pede por essa facilidade na hora de otimizar processos;
- templates: as adaptações que podem ser feitas no sistema o tornam ainda mais importante para as empresas. Assim, os templates funcionam como interfaces diferentes para cada utilização e tornam a comunicação mais objetiva, economizando tempo.
Além disso, as customizações podem variar desde o segmento, por exemplo, a conexão com módulos específicos, como um sistema CRM, até as rotinas, além de processos e menu do sistema. Assim, seus benefícios de ter a centralização do controle, a visão sistêmica do negócio e a facilitação de processos são otimizados.
Como deve ser feita a integração?
As metodologias de trabalho utilizadas na hora de organizar o trabalho das equipes e os métodos para implantar ferramentas fazem parte da arquitetura de projetos de TI. Na integração de sistemas ERP isso se dá na forma de projeto de implantação e de projeto de desenvolvimento. O gestor é incumbido de decidir por um ou por outro, de acordo com a realidade da empresa.
O primeiro caso é escolhido quando já há uma compatibilidade entre o sistema utilizado e o novo. Portanto, o principal trabalho será configurar o diálogo entre as ferramentas para que ocorra de forma fluida e sem funções duplicadas – o que geraria retrabalho e perda de tempo. Já o segundo caso é necessário quando não existe essa conversa de forma nativa. Ou seja, a equipe de implantação terá que desenvolver uma “ponte” entre eles. Isso é diferente se for realizado de forma manual pela sua empresa.
Integração manual
Entretanto, se a sua empresa não conta com um suporte de integração, é necessário tomar o caminho mais longo. Só quem já executou uma integração do Protheus sabe o quanto é trabalhosa de fazer manualmente. Como existem muitas variáveis no processo, o ideal é seguir algumas etapas específicas desde o início do planejamento, como:
- mapear campos e definições respectivas;
- desenvolver testes na plataforma;
- alinhar e documentar sistemas externos;
- desenvolver e validar esses sistemas;
- planejar a parada do ambiente;
- documentar a passagem de produção;
- implementar no ambiente produtivo;
- finalizar o projeto.
Além de ter sempre em mente todas essas etapas, o processo inteiro é dispendioso e pode ter um custo muito alto, principalmente se for usado para desenvolver integrações menores e frequentes. Além disso, as empresas de pequeno porte às vezes não podem se dar ao luxo de destacar funcionários dentro de seu quadro reduzido para realizar essa tarefa.
Com todas as informações disponíveis ficou claro que a implantação da integração de sistemas é fundamental para a saúde e estratégia digital dos negócios. Portanto, igualmente imprescindível é ter uma empresa especializada nesse serviço para lidar com todos os processos. Assim, sua empresa garante que nenhum funcionário precise ser deslocado para essa função, bem como tem certeza de que erros, falhas e incompatibilidades não prejudiquem o funcionamento dos sistemas.
A Atos Data é especialista em ERP e integrações entre sistemas e plataformas. Inovação e criatividade em soluções corporativas é o nosso lema e nossa história conta com diversos casos de sucesso.
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