Entenda o que é conciliação financeira, como funciona e como fazer
Uma empresa que não cuida da conciliação financeira está arriscada a se expor a fraudes e problemas em seu orçamento. Imagine o cenário: uma loja faz mais de cem vendas em um único dia, nas quais se misturam formas de pagamento, prazos, taxas, impostos e muitos outros detalhes. Não dá para confiar apenas no olho para dizer que, no fim da jornada, todos os lançamentos foram feitos corretamente, concorda? Porém, a conciliação é muito mais que uma forma de checagem. Com ela, seu negócio se habilita a controlar mais de perto as finanças e, como se sabe, quem avança nesse aspecto investe mais e melhor. Veja então neste conteúdo como fazer para dar esse salto de qualidade na sua gestão. O que é a conciliação financeira? Também conhecida como conciliação bancária, a conciliação financeira trata das atividades pelas quais uma empresa alinha seu fluxo de caixa aos seus respectivos saldos financeiros. Seu objetivo fundamental é garantir que todos os valores recebidos e pagamentos efetuados em conta correspondam aos registros operacionais. Por essa razão, a conciliação é um dos principais instrumentos para se prevenir fraudes como desvios de fundos ou mesmo crimes como o golpe da maquininha. O assunto é sério e há casos divulgados de prejuízos milionários sofridos por empresas que descuidaram desse tipo de controle. Sendo assim, o melhor a se fazer é zelar pelas contas e, nesse sentido, conciliar é a solução mais efetiva. Para que a conciliação financeira serve? Além de prevenir fraudes, a conciliação também é um instrumento de controle financeiro por excelência. É também um recurso dos mais democráticos, já que pode — e deve — ser feito por empresas de todos os tamanhos. Do pequeno empreendimento familiar até a multinacional, todos se beneficiam quando aplicam a conciliação em suas atividades. Outro aspecto importante desse conjunto de processos é que ele permite enxergar mais de perto suas finanças. Vamos voltar ao exemplo da loja com muitas vendas diárias. Cada vez que um cliente compra no cartão de débito, gera a cobrança de uma taxa distinta da que se cobra no crédito. Sem cotejar cada um desses lançamentos com o saldo bancário da empresa, com o tempo essas taxas formarão um passivo que, se não for contabilizado, pode levar uma empresa a se endividar. Qual a importância da conciliação financeira? Não seria útil adotar indicadores financeiros para medir a performance nos negócios se os dados consolidados nos relatórios não batessem com a realidade. Por isso, a conciliação financeira é fundamental para assegurar que a empresa terá informação credível na hora de demonstrar seus resultados. Dessa forma, aumenta também a segurança nos processos decisórios, que passam a ser pautados por informação de qualidade. No entanto, como já destacamos, a conciliação é importante porque somente por meio dela a empresa garante que receitas não se percam no meio do caminho. Afinal, não é só a fraude que pode levar um negócio a registrar prejuízo. Embora a tecnologia esteja aí para facilitar, colaboradores na linha de frente podem cometer erros que, quando se acumulam, acabam por redundar em desfalques consideráveis. Como fazer a conciliação financeira? Pelo que já foi exposto, podemos concluir que conciliação tem muito a ver com processos de registros de vendas. Por outro lado, existem etapas a serem obedecidas para que ela sirva efetivamente aos propósitos a que se destina. Em outras palavras, para funcionar bem a conciliação bancária deve ser feita de maneira metódica, afinal, trata-se de uma atividade bastante minuciosa. Uma maneira simples e barata de se fazer isso é utilizando planilhas, desde que elas sejam adaptadas para isso. No entanto, para empresas com operações mais robustas e em volumes maiores, a conciliação manual torna-se inviável. Confira então as etapas básicas a serem seguidas em processos visando a conformidade de seus saldos. Faça registros diários Em essência, a conciliação não deixa de ser também uma forma de se acompanhar o fluxo de caixa. Afinal, o primeiro passo para ser colocada em prática é registrar todos os dias as entradas e saídas bancárias sem deixar de calcular eventuais tarifas e juros. Nesse aspecto, não deixe de contabilizar rubricas como: Como veremos mais à frente de forma detalhada, é preciso, ainda, elencar todas as reservas financeiras da empresa e as diferentes modalidades de pagamento e recebimento. O segredo aqui é a paciência, já que cada lançamento deve ser cuidadosamente conferido antes de ser efetivamente considerado como válido. Confirme o saldo bancário Agora que você tem em mãos os valores para cada lançamento feito ao longo do dia, é hora de irmos a parte mais chata e trabalhosa da conciliação, a conferência do extrato bancário. Claro que aqui estamos considerando o processo manual, necessariamente mais lento e sujeito à falha humana. Por isso que reiteramos que se for essa a sua opção, o ideal é ser o mais minucioso e paciente possível para que erros não comprometam os resultados. Busque por detalhes Com o documento bancário que comprove os lançamentos feitos, é hora de buscar, linha por linha, por detalhes que possam revelar discrepâncias. Esse é um cuidado a ser tomado principalmente por empresas que fazem faturamento por múltiplos locais, ou seja, que precisam conciliar saldos de dois ou mais Pontos de Venda (PdV). Há outra utilidade da conciliação financeira que pode ser percebida nessa etapa, sendo a garantia que a empresa pague suas contas em dia. Imagine, por exemplo, que você fez um pagamento e, por algum motivo, o dinheiro não saiu da conta bancária. Ao fazer a conciliação no mesmo dia, você se safa de uma provável multa por atraso ou de ter problemas com um possível colaborador ou fornecedor que deixou de receber. Faça as correções Quando se trata de conciliar não tem meio termo. Rigorosamente todos os lançamentos feitos no fluxo de caixa devem coincidir de forma exata com o que consta no saldo bancário. Por esse motivo, esse controle deve ser diário, pois só assim você conseguirá corrigir eventuais inconsistências ou detectar desvios a tempo de tomar as medidas necessárias. Vale destacar, ainda,
O que é conciliação de marketplaces e como fazer na prática?
Nos últimos anos, o comércio online cresceu exponencialmente, e com isso, a influência dos marketplaces se expandiu significativamente. Esses marketplaces representam espaços amplos, nos quais centenas de lojas virtuais disponibilizam seus produtos, buscando otimizar as vendas. Um dos benefícios mais notáveis do ERP Protheus é a facilidade de conciliação com marketplaces. Isso significa que você pode gerenciar suas operações nesses espaços de maneira mais eficiente, acompanhando suas vendas e estoques de forma integrada Nesse sentido, a continuidade das atividades dos e-commerces envolve a organização e o monitoramento das quantias que entram e que saem do caixa das lojas. Além disso, estamos falando do repasse de comissões aos vendedores referentes às vendas, às taxas sobre as transações etc. Nesse sentido, a estratégia de conciliação de marketplaces ganha destaque. Trata-se de um procedimento essencial que visa a garantir o devido controle financeiro das receitas e despesas de um caixa. Quer saber como gerenciar corretamente as finanças do seu e-commerce? Neste post, vamos explicar o que é a conciliação financeira de marketplaces e como fazer esse procedimento na prática. Continue a leitura e saiba todos os detalhes! O que é a conciliação financeira de marketplaces? A conciliação financeira é um procedimento geral de controle e de gestão do dinheiro que é movimentado por uma empresa, levando em consideração as operações contínuas que são realizadas por ela. No entanto, quando se trata de um marketplace, essa metodologia apresenta algumas peculiaridades. Afinal, estamos falando de uma plataforma gigante de varejo, que foi especialmente desenvolvida para facilitar as compras dos consumidores ao mesmo tempo em que os vendedores focam as operações financeiras e logísticas. Trata-se de um grande centro comercial com vários lojistas que negociam produtos diversos e que precisam utilizar estratégias diferentes para tal fim. Nesse sentido, faz-se necessário adotar um maior rigor e ter mais atenção ao processo de conciliação financeira com o intuito de identificar eventuais erros nos repasses e garantir a organização das contas. Sendo assim, a conciliação de marketplaces tem como base a análise dos valores recebidos e envolve a conferência da receita esperada, conforme cada venda realizada pela loja. Qual é a sua importância? De um modo geral, a conciliação financeira, quando feita de maneira adequada, tem a capacidade de identificar divergências nas receitas e nas despesas do caixa. Com isso, torna-se possível evitar eventuais prejuízos e assegurar os lucros. Ademais, é uma forma de verificar se existem inconformidades entre os valores pagos ou recebidos e os números fornecidos. Isso ajuda a proteger a saúde financeira do negócio e a viabilizar a continuidade das atividades. Como fazer a conciliação financeira de marketplaces? Confira, a seguir, algumas estratégias que devem ser implementadas para garantir o sucesso da conciliação financeira em marketplaces. Cruze os dados das vendas versus os repasses Sempre compare se os repasses que está recebendo estão condizentes com as vendas realizadas. Preste atenção principalmente em vendas parceladas e também se você confirmou a entrega do pedido junto ao marketplace. Verifique as taxas e comissões Além da comissão definida contratualmente no momento da adesão ao marketplace, você deve se atentar ainda a outras taxas que podem fazer parte do processo, como por exemplo multas por atrasos nas entregas, penalidades por reputação ou mal atendimento ao cliente no SAC, entre outras. As diversas contas de frete Um capítulo bastante importante sobre a conciliação de vendas em marketplaces é a cobrança do frete. Marketplaces que ofertam aos seus lojistas o serviço de entrega, como Mercado Envios (Mercado Livre), Envvias (Via), Magalu Entegas (Magazine Luiza) podem oferecer tabelas de preços especiais a você, uma vez que por conta do grande volume transacionado, conseguem negociações bastante agressivas com as transportadoras. Essas operações tendem a apresentar menor dificuldade em relação a divergências na cobrança, uma vez que eles mesmos já possuem todos os valores. Contudo, marketplaces onde você faz a entrega com suas próprias transportadoras podem praticar preços de frete diferentes dos que você está esperando. Enfim, é importante balancear a conta do frete que sua empresa paga para enviar os produtos com os valores que você cobra nos seus pedidos para que a operação logística não torne sua margem de lucro deficitária. Fique atento às promoções Não é incomum o marketplace realizar promoções aplicando descontos aos seus produtos. Não há nada de errado com isso, desde que o marketplace repasse também a diferença de valores da promoção além do valor normal do pedido. Garanta segurança ao processo A conciliação financeira também abrange a devida segurança e a integridade dos repasses para os vendedores. As atividades desenvolvidas por um e-commerce envolvem um grande volume de negociações, bem como é necessária a existência de diversas plataformas, desenvolvidas com o objetivo de garantir a estrutura ideal para aumentar as vendas e alcançar um público cada vez maior. Aponte os resultados A conciliação também é uma boa estratégia para ajudar a conhecer mais sobre o próprio e-commerce, uma vez que esse procedimento tem a capacidade de analisar a movimentação financeira e apontar o desempenho de cada transação. Assim, é possível saber se houve um aumento das vendas e se isso causou um impacto positivo para o crescimento do marketplace. A partir dessa análise, os gestores podem tomar ações específicas a fim de aumentar a lucratividade e melhorar ainda mais a performance em cada canal de vendas. Isso porque, com a análise de maneira automatizada do grande volume de dinheiro referente aos repasses, é possível chegar a resultados por meio de gráficos específicos e intuitivos, permitindo uma verificação mais eficiente dos resultados obtidos. Quais são os principais fatores que devem ser observados no processo de conciliação de marketplaces? É importante estar atento aos elementos que fazem parte da conciliação financeira de marketplaces. Conheça, a seguir, os principais fatores a serem levados em conta durante esse procedimento. Valor do frete O valor do frete influencia o preço final do produto. Ele costuma levar em consideração três elementos: o preço do item, o peso da mercadoria e a distância percorrida. É possível, ainda, instalar a política do frete grátis a depender desses fatores.
Conciliação de cartões: tire agora suas principais dúvidas!
Mais difícil do que aumentar as vendas, é encontrar clientes que paguem com dinheiro. Afinal de contas, o uso de cartões de crédito e débito a cada dia se torna mais popular. Nesse contexto, surge uma nova necessidade: fazer a conciliação de cartões com inteligência de negócios! Até porque, sem uma gestão estratégica desses recebíveis, os riscos de perdas financeiras são enormes. Porém, muitos empreendedores se perguntam: o que fazer na prática? Para começar, leia este post e descubra as respostas sobre as perguntas mais comuns na hora de fazer uma conciliação de cartões eficiente. Confira! O que é e qual a importância da conciliação de cartões? A conciliação de cartões é um conjunto de medidas para controlar os valores que chegam por essa via de pagamento. Assim, as transações registradas pelos departamentos comerciais são comparadas com o volume financeiro repassado pelas empresas de cartão ao negócio. Nesse trabalho, taxas de antecipação, de operação de máquinas e das tarifas bancárias ficam sob constante vigilância. Isso permite identificar mais rápido cobranças indevidas e melhora consideravelmente a qualidade das estimativas de recebíveis. Assim, o gestor ganha mais visibilidade sobre as oscilações do caixa e tem mais condições para agir no momento certo. A maioria dos empreendedores está sempre em busca de aumentar as vendas. Contudo, nem todos se lembram de estruturar a empresa com conhecimento técnico e recursos tecnológicos que possam sustentar esses avanços. Quais são as perguntas mais comuns dos gestores sobre esse processo? Se você chegou até aqui, já sabe que a conciliação de cartões é o processo de administrar as entradas de capital ao negócio por meio dessas modalidades de pagamento. Assim, a conciliação traz mais economia e segurança, uma vez que monitora as movimentações nesses canais. Apesar disso, são comuns algumas dúvidas sobre o trabalho. Por esse motivo, preparamos um resumo com as respostas para as perguntas mais frequentes em relação ao assunto. Observe: Por que o varejista não recebe o valor total de suas vendas? A cada venda realizada, o sistema de cartões gera cobrança por parte das operadoras de cartões. Desse modo, é preciso acompanhar esses descontos para não perder dinheiro. Geralmente, essas taxas variam de uma fornecedora para outra. Entretanto, em média, são cobrados percentuais de 3,3% para as operações no crédito e 2,39% para as transações efetuadas no débito. O lojista pode ainda pedir o pagamento antecipado. Nesse caso, outros encargos são exigidos por parte das fornecedoras de cartões. Além disso, a empresa varejista, quando vende a prazo nesses sistemas, também tem de arcar com custos extras. A conciliação de cartões abrange as modalidades de crédito e débito? Essa é outra dúvida que costuma surgir entre gestores e empreendedores. E a resposta é sim: a conciliação de cartões gerencia ambos os tipos de processos: crédito e débito. Como hoje em dia uma parcela significativa do recebimento de vendas chega por esses canais, o controle do caixa atinge outro patamar de qualidade com tais boas práticas. Afinal de contas, todos os valores a receber permanecem acessíveis em plataforma única. Assim, os líderes ganham um importante aliado no planejamento. Esse trabalho é mesmo seguro? Sim, a conciliação de cartões é bastante segura, já que os dados das instituições financeiras, das operadoras de cartão e dos ERPs das empresas não aceitam manipulação. Por esse motivo, o lojista conquista mais segurança também em relação à veracidade das informações recolhidas. Aliás, com conciliadores automáticos, é possível inclusive agir preventivamente no combate a golpes. Por exemplo: se as vendas não estiverem alinhadas com os valores que chegam na conta da empresa, softwares de conciliação emitem alertas. A conciliação de cartões oferece a gestão de vendas multibandeiras? Sim, a conciliação de cartões deve administrar várias operadoras de cartões simultaneamente. Afinal de contas, quase todos os estabelecimentos trabalham com multibandeiras. Muitos gestores querem saber se terão problemas com isso, mas um bom contrato de conciliação se ajusta a todas as necessidades de vendas do seu negócio. É possível conciliar vendas feitas com mais de um cartão? Sobretudo em situações onde o valor da venda é elevado, às vezes o cliente precisa somar vários cartões para possuir o limite total necessário. Uma solução automática deve sim prever a conciliação de transações onde o cliente tenha usado mais de um cartão. Como a tecnologia pode contribuir para a conciliação de cartões? Com o conciliador automático da Atos Data para o ERP Protheus, você desfruta de todos os benefícios dessa poderosa ferramenta, reconhecida no mercado internacional. Além disso, a solução foi criada na linguagem própria do ERP, facilitando a articulação entre os programas. Veja a seguir alguns dos benefícios: Acompanhamento informatizado dos estornos As ocorrências de chargebacks — quando o cliente nega ter feito a compra junto a operadora de cartão — passam a ser controladas por recursos de tecnologia. Assim, são feitas interpretações analíticas quando anormalidades acontecem com um mesmo consumidor/usuário, por exemplo. Além disso, os dados das desistências de vendas podem ser rastreados pelos gestores. Ou seja, o sistema fornece ao lojista/vendedor a chance de aprender com os erros e entender melhor o que falta para satisfazer o público de forma plena. Unificação virtual de departamentos e parceiros O sistema Protheus consegue executar dados de múltiplas áreas da empresa, passando pela força de vendas, controladoria e backoffice. Por sua vez, com o conciliador da Atos Data para o Protheus, as empresas ficam imediatamente conectadas aos grandes players desse nicho: Rede, Cielo, Stone, entre outras operadoras. Além disso, a solução também se articula com serviços especializados, oferecendo integração com a Concil, por exemplo, fornecedora de tecnologia que faz o monitoramento automático dos pagamentos. Enquadramento às leis locais Com o ERP Protheus na sua conciliação de cartões, obrigações fiscais e tributárias são aplicadas automaticamente sobre as operações. Dessa forma, a empresa conquista uma apuração de impostos mais precisa. Mais um recurso interessante são as funcionalidades que adaptam as operações de vendas e pagamentos às leis mais específicas de recolhimento de impostos, como as municipais. Mas a solução também entrega atualizações constantes, tanto tecnológicas como
Conheça 5 erros mais comuns na conciliação de cartão de crédito
Já faz alguns anos que o pagamento por cartões só cresce no Brasil, o que tem feito a profissionalização da conciliação de cartão de crédito e de débito se tornar uma urgente necessidade comercial e corporativa. Afinal, até mesmo os ambulantes nas vias públicas oferecem esse conforto. Com a pandemia, a tendência de alta se confirmou: o uso do cartão de crédito cresceu 12% em 2020, sendo que, para a modalidade de débito, o avanço foi de 26%, segundo o Banco Central. Além disso, o país ultrapassa 134 milhões de cartões de crédito e 167 milhões de cartões de débito ativos. Desse modo, pensando nos gestores que planejam melhorar ou iniciar esses processos, preparamos este post com as falhas mais comuns na gestão desses recebíveis. Quer saber como fugir desses equívocos? Então, continue a leitura! O que é a conciliação de cartões de crédito e de débito? A conciliação de cartão de crédito e de débito é um mecanismo de verificação e de comparação de dados. Assim, os valores recebidos são confrontados com as vendas efetuadas, com as taxas de cobrança das operadoras e com o montante que, de fato, entrou no caixa. Com esse recurso, o gestor recebe dados sobre quantias de repasses, custos com as empresas de cartão, despesas com uma eventual locação da máquina e demais informações de natureza semelhante. Qual é a importância desse procedimento? Bom, já não é segredo para ninguém que o pagamento no cartão avança a cada dia. Diante desse fato, é preciso implementar ferramentas de controle para a proteção financeira da empresa. Assim, do mesmo jeito que existe um planejamento estratégico nas vendas, na logística e no ritmo de produção, é preciso estruturar um consistente mapeamento dos processos que vão sustentar os seus métodos de averiguação de cartões. Assim, o estabelecimento poderá colher todos os benefícios desse tipo de investimento, tais como: a percepção imediata das cobranças indevidas; a prevenção de fraudes; o fortalecimento dos sistemas de controle; a aderência às exigências fiscais. Quais são os 5 erros mais comuns na conciliação de cartão de crédito? Como já adiantamos, a conciliação é um método que entrega profissionalismo para a gestão de recebíveis em cartões. Quando realizada da maneira certa, essa medida reduz gastos e aumenta a velocidade dos processos contábeis. Contudo, mediante certas falhas, o investimento pode não surtir o desempenho esperado. Por esse motivo, é muito importante haver o apoio de empresas de tecnologia com expertise no tema. No entanto, quais são os 5 principais erros na conciliação de cartão de crédito e de débito? É o que você conferirá a seguir! 1. Não resolver os gargalos da gestão financeira Primeiramente, é preciso que a empresa faça uma autoanálise sobre a sua situação atual em termos de gestão financeira. Afinal, quando a companhia tem gargalos muito estreitos nesse quesito, é bem provável que haja problemas na hora de obter os bons efeitos da conciliação. Por exemplo: essas verificações dependem dos dados que vêm do sistema de vendas e do controle do caixa. Desse modo, erros recorrentes na captação de informação na ponta vão desestabilizar a conciliação pelo excesso de volume das falhas. Nesse caso, há também tendências de problemas na conciliação bancária, na apuração de impostos, nos balanços e nos demonstrativos e até mesmo na performance do negócio. Portanto, seria ingenuidade acreditar que o mesmo não fosse acontecer com a conciliação. Em outras palavras, a gestão financeira deve estar alinhada. 2. Trabalhar com operações manuais Mais um erro bastante frequente na conciliação de cartão de crédito e de débito é insistir em operações manuais. Devido ao grande volume das vendas online e do aumento das compras com cartões, passou a ser muito arriscado monitorar esse tipo de pagamento sem a ajuda de tecnologia. Além disso, existem, no mercado, diversas soluções de TI para sanar as atuais necessidades. Por exemplo: com um conciliador automático, a empresa monitora de perto tudo que acontece com todas as operadoras e bandeiras em uma única interface. Assim, em poucos cliques, é possível saber a estimativa de recebíveis, já descontadas as taxas das empresas de cartões. 3. Deixar de conferir a cobrança de taxas em cada transação Embora possa parecer óbvio em um primeiro momento, nem todas as empresas conferem as cobranças de taxas dos cartões como deveriam. Na realidade, dependendo do valor da venda e da quantidade de vezes que cobranças a mais ocorrem, o prejuízo pode ser bem sério. Ou seja, a empresa pode perder milhões a “conta-gotas” se houver uma cobrança indevida que se repete em várias transações. Diante disso, a conciliação deve ser pensada de modo que abarque as rotinas de averiguação de taxas. 4. Operar sem filtros de pesquisa e armazenamento adequados Os dados devem ficar armazenados em softwares robustos e protegidos. Além disso, eles precisam ser passíveis de rastreamento rápido e fácil. Por esse motivo, algumas informações, como vendas registradas pelas operadoras, pelo seu sistema empresarial e pelos valores que entram nas contas, devem estar sob constante vigilância. 5. Negligenciar os chargebacks O chargeback — quando o cliente contesta a aquisição do produto junto à empresa do cartão —, é uma grande pedra no sapato das organizações e de varejistas, principalmente em relação às transações do comércio eletrônico. Afinal de contas, quando um golpe acontece no desenrolar da venda, é o lojista quem assume o ônus. Por esse motivo, a conciliação de cartão de crédito e de débito depende de ações diretas para combater esse problema, especialmente nos recursos preventivos. Como a tecnologia ajuda na conciliação de cartão de crédito e de débito? O trabalho de conciliação de cartões é amplamente potencializado com o suporte tecnológico, a começar pela velocidade. Assim, balanços que levavam horas e até mesmo dias para ficarem prontos passam a ser concluídos em poucos minutos. Além disso, com a informatização, praticamente são eliminadas as inconsistências de dados. Veja, a seguir, algumas das vantagens do auxílio da informática nesses procedimentos: controle pleno — operações de diversas origens são vigiadas em tempo real de forma integrada; aderência a
Conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace: qual a diferença?
Para entender as diferenças entre conciliação de cartão de crédito e conciliação de marketplace é preciso saber como funciona cada um dos processos. Somente assim, é possível ter um controle efetivo do que entra no caixa referente às vendas feitas. Toda atividade financeira demanda atenção, devido à complexidade do controle da receita. No entanto, considerando a variedade de sellers, o cuidado deve ser redobrado — é preciso conferir e identificar cada valor para evitar erros na hora do repasse. Neste post, trazemos um conteúdo sobre as diferentes conciliações e como funciona cada uma delas. Continue lendo para conhecer a importância de fazer esse processo corretamente e por que contar com a ajuda de um parceiro como a Atos! O que é a conciliação de cartão de crédito? Esse é o processo de conferência das informações de vendas feitas por meio das maquininhas (POS e TEF) e também em canais digitais que transacionam por gateways de pagamento que processam as vendas com cartão de crédito e débito, tais como as plataformas de e-commerce e, mais recentemente, os sistemas de venda por aplicativos de mensagens (por WhatsApp, Messenger e Telegram). Com ela, é possível confrontar se os valores das vendas por cartão de crédito estão em conformidade com os repasses das operadoras. Esse é o momento de fazer análises importantes e verificar: os valores repassados; as taxas de cartão negociadas no contrato; o desconto referente ao aluguel para uso da maquininha de cartão. A conciliação de cartões existe para assegurar que os valores pagos pelas operadoras sejam resultado das vendas feitas. É uma forma de confirmar a entrada da receita e, ao mesmo tempo, evitar reflexo negativo nas finanças. O que é conciliação de marketplace? Em se tratando do e-commerce, é comum realizar vendas através de lojas parceiras com maior reputação e audiência, como por exemplo Mercado Livre, Amazon e Magalu. Essas grandes lojas são conhecidas como marketplaces. A conciliação diz respeito à conferência das informações obtidas pelas partes envolvidas — o marketplace e cada um dos lojistas (sellers). É preciso conciliar para identificar os valores a serem repassados, correspondentes às vendas feitas. Durante um período, as vendas concluídas são computadas em um mesmo processo, para só depois serem conciliadas e distribuídas aos lojistas. Só assim, é possível identificar as transações e atribuir o valor que é de direito de cada um. Como essas conciliações funcionam? A contabilização das vendas efetuadas em um determinado período é essencial, tanto para o seller quanto para o marketplace. É preciso conferir cada venda feita, considerar os pedidos cancelados ou que sofreram chargeback. Como as cobranças contestadas pelo titular do cartão não podem entrar na contabilização de repasse, a atenção deve ser redobrada. Também os descontos, taxas, valores de frete e comissão são considerados no processo de conciliação. Em caso de adesão pelo seller a outros marketplaces, com regras e taxas diferentes, a conferência exige um trabalho mais aplicado de conciliação financeira sobre os produtos vendidos nas demais plataformas. Vale salientar que há um risco iminente de deixar passar algum valor ou de cometer erros na conciliação e apuração do saldo. É uma operação cotidiana que, quando feita com a ajuda da automação, permite que o tempo da equipe seja mais bem aproveitado, para pensar em estratégias a fim de aumentar as vendas online. Qual a importância da conciliação? O marketplace tem um funcionamento ramificado, com diversas vertentes de atendimento e sellers de diversos segmentos. Com isso, não somente os repasses das vendas, mas também as taxas cobradas sobre a transação financeira unitária devem compor o processo de conciliação. Na conciliação, os números apurados são distribuídos para os participantes das vendas, ao passo que fornece dados confiáveis para a tomada de decisão sobre aspectos como: projeto de expansão; desvinculação de um seller com baixa rentabilidade; formação e inclusão de novas parcerias. Veja alguns benefícios que a conciliação financeira pode proporcionar a um negócio virtual! Segurança para os sellers Para o lojista, é de suma importância garantir que os valores repassados pelos marketplaces estejam de acordo com as condições de contrato, respeitando as taxas, valores de frete, repasses complementares de promoções realizadas pelo marketplace, entre outras situações. Em geral, as comissões dos marketplaces já são muito altas e eventuais prejuízos financeiros não detectados podem tornar essa parceria inviável. Otimização de lucros Tanto para o marketplace quanto para os lojistas, o objetivo principal de investir no negócio é a obtenção do lucro com as vendas, com o mínimo possível de despesas. Assim, a conciliação é um mecanismo para entender melhor o cenário sobre a movimentação de valores. De modo geral, um marketplace apresenta um desempenho elevado de vendas mensalmente, o que gera grande receita. Sem uma conciliação adequada, o acúmulo de valores pode causar desorganização financeira e atraso no repasse aos sellers. Controle de vendas parceladas Em muitas lojas, o pagamento pode ser parcelado via cartão de crédito, estando ciente do recebimento mês a mês, de cada parcela. Há segmentos onde é comum observar parcelamentos em até 12, 24 ou mesmo 36 vezes, intensificando a necessidade de controle. O acompanhamento rigoroso evita o risco de erro e perda financeira para as partes envolvidas. A conciliação assegura que todas as parcelas serão baixadas nas datas correspondentes e que os repasses acontecerão com o montante previsto pelos lojistas. Como forma de impulsionar o capital de giro, muitas lojas usam como estratégia de negócio a solicitação de adiantamento das parcelas, cientes da taxa de serviço cobrada pelas operadoras. O departamento financeiro do marketplace é responsável por identificar o valor total e proceder com uma baixa única, para fechar a conciliação, sem deixar pendências. Quando isso não acontece, há um furo no caixa, que em médio e longo prazo será difícil de identificar, causando a famosa “bola de neve”. Mais uma vez, a confiabilidade das relações está em jogo e esse tipo de ocorrência pode comprometer o futuro do negócio. Comissionamento adequado Visando o lucro, cada seller que atua diretamente com vendas almeja receber seus valores de comissão dentro do prazo.
Qual a importância do ERP para melhorar o controle do caixa na sua empresa?
Saúde financeira em empresas é coisa muito séria. Um ERP para controlar o caixa vem a ser, nesse caso, uma solução para assegurar que o saldo apurado em cada dia esteja sempre no azul. Essa é uma necessidade ainda mais evidente em empresas já consolidadas, nas quais o volume de operações diário tende a ser elevado. Sem ferramentas que permitam acompanhá-las, seria muito fácil perder o controle, principalmente naquelas que operam com filiais. Além disso, a visão de fluxo de caixa é talvez a mais importante visão financeira de uma empresa porque ela traduz fielmente sua situação econômica. A equação é simples: fluxo positivo é bom sinal, enquanto registros negativos pedem medidas de contenção ou mudanças estratégicas. Avance na leitura e descubra como um ERP pode ajudar a melhorar esse controle e que funções você agrega com esse recurso. Onde um ERP para controle de caixa entra nessa história? Para ser direto ao ponto, um Enterprise Resource Planning (ERP) ajuda no controle financeiro do fluxo de caixa, dando aos gestores visão panorâmica de valores que entram e saem. Afinal, registro de caixa nada mais é do que a visão de todos os recursos que são movimentados pela empresa, ou seja, de todas as suas receitas e gastos. Ao longo do tempo, ele fornece informações valiosas sobre as finanças de um negócio, permitindo, por exemplo, comparar resultados em períodos semelhantes. Digamos, nesse caso, que você pretende saber como é a performance da empresa no mês de outubro. Para isso, pode consultar os saldos de caixa para esse mês nos últimos anos, habilitando-se, assim, a ter insights sobre suas atividades. O ERP entra justamente como o sistema que vai não só garantir a manutenção desses dados como a sua integração com outros sistemas relacionados. Um exemplo disso é quando o setor de compras e estoque integrados passam a pautar suas rotinas com base no fluxo de caixa controlado por um ERP. Quais são as funcionalidades do ERP para esta função? ERPs se caracterizam fundamentalmente por serem adaptáveis às rotinas de cada empresa. Ainda assim, a maioria apresenta funcionalidades comuns, a começar pela própria integração ao fluxo de caixa. A partir disso, o ERP pode funcionar como uma ferramenta de Business Intelligence (BI), tomando os dados coletados e transformando-os em relatórios estruturados. De qualquer forma, para ficar nas funções de destaque, podemos citar: suporte à elaboração de folha de pagamento, contabilidade, fiscal, financeiro e faturamento; importação de arquivos xml de notas fiscais; programação de cumprimento de obrigações fiscais, contábeis e trabalhistas; geração de reports para a tomada de decisão. Como ele ajuda a otimizar o gerenciamento das entradas e saídas? Por esses e outros motivos, um ERP para fluxo de caixa representa um tremendo salto de qualidade nas operações. Na sequência, confira os benefícios que ele incorpora e como ele ajuda sua empresa a controlar melhor suas finanças. Mais precisão no fluxo de caixa projetado O fluxo de caixa pode ser estruturado de diversas formas, dependendo dos objetivos em questão. Um deles é o fluxo de caixa projetado que, como o termo sugere, tem como finalidade projetar as contas a pagar e receber nos períodos que estão por vir. Para esse tipo de controle, quem conta com um ERP tem vantagem graças às projeções feitas com base em dados em massa e cálculos baseados em ferramentas estatísticas. Processos mais alinhados Quando cada setor da empresa “fala uma língua” ou seja, não conta com um sistema integrado, fica muito mais difícil coordenar as atividades. Seria o caso do estoque que não consegue um giro mais rápido porque sempre atrasam seus pedidos junto ao setor de compras. Pois esse tipo de problema deixa de existir com um ERP, já que todas as atividades de setores interdependentes são geridas em uma única plataforma. Pagamentos em dia Já que o fluxo de caixa consiste no registro de receitas e despesas, é esperado que os pagamentos de uma empresa dependam dele para permanecer em dia. O ERP pode, nesse caso, funcionar não só como uma ferramenta para alertar sobre o vencimento de prazos, como para informar sobre o impacto de eventuais juros sobre atrasos e outras informações. Folha de pagamento sem surpresas Quem trabalha com vendas, via de regra, remunera seus profissionais com salários acrescidos de comissão. Nas empresas de grande porte, gerir esses pagamentos pode ser bastante complexo quando não se conta com um sistema capaz de suportar suas demandas. Sem um sistema integrado, é grande o risco de erros de cálculo nos pagamentos, o que por sua vez respinga nos impostos e encargos trabalhistas. Nada disso acontece quando se tem um ERP capaz de calcular automaticamente os percentuais sobre comissões e, na sequência, os encargos incidentes sobre esses valores. Seu estoque na sua mão O que dizer, então, de um dos pontos mais sensíveis de empresas atacadistas e varejistas, o estoque? Afinal, se a loja é o coração, esse setor pode ser comprado com o pulmão de um negócio e o ar que entra nele são as mercadorias que abastecem gôndolas e prateleiras. Logo, um ERP ajuda a monitorar esse importante “órgão”, garantindo que ele cumpra suas funções básicas e faça ainda mais. De que maneira ele automatiza certas funções financeiras? Ao ser implantado, o ERP incorpora normalmente as funcionalidades de sistemas legados. Ou seja, todas as funções dos softwares anteriores são aprimoradas por meio da transferência dos bancos de dados para o novo sistema. Tudo isso, claro, se esse processo for acompanhado por uma parceria terceirizada e de credibilidade como a Atos Data. Por que as soluções Atos Data ajudam a otimizar o fluxo de caixa? Somos especialistas em soluções ERP para empresas dos mais diversos ramos e segmentos. Nosso staff é formado por profissionais certificados com experiência em áreas de negócios variadas. Todos os nossos consultores têm certificação e experiência em sistemas ERP e contamos, ainda, com especialistas nas tecnologias mais recentes e em várias metodologias de gestão de projetos, como as consagradas PMBOK e SCRUM . Tudo isso nos credencia a ser sua
Conheça agora as vantagens da conciliação de cartões de crédito ERP
Cartões de Crédito e Débito são cada vez mais utilizados no país. Por essa razão, é essencial implementar medidas de segurança e processos de gestão para controlar os recebimentos destes meios de pagamento. Diante desse cenário, a conciliação de cartões de crédito é um procedimento importante para qualquer tipo de negócio que oferece aos clientes a opção de pagamento com cartão. Neste post, vamos apresentar como funciona o Conciliador para o ERP Protheus da Atos Data e as vantagens do sistema Protheus para essa prática. Acompanhe a leitura! Sistema de gestão moderno A contratação da conciliação de cartões Protheus garante um sistema de gestão ágil e eficiente. Trata-se de uma ferramenta desenvolvida na própria linguagem do ERP (ADVPL ou Advanced Protheus Language), que consegue atender às maiores necessidades das empresas. O intuito dessa etapa é fornecer informações úteis e confiáveis e garantir que as baixas dos títulos de vendas com cartões sejam realizadas com assertividade, destacando eventuais ocorrências no processo como estornos, chargebacks e demais situações comuns ao processo de conciliação. Automatização e controle completo de processos Essa ferramenta torna os processos de autenticação e verificação de cartões mais seguros e automatizados. Além disso, ele permite o controle completo das operações de forma integrada. Isso porque o sistema Protheus tem a capacidade de gerenciar diversos setores da empresa, desde a captação da transação da venda até a parte de backoffice e controladoria. Com isso, o seu negócio se torna mais integrado, rápido e inteligente. Maior integração de áreas e times O sistema Protheus da TOTVS consegue funcionar de modo integrado com outras ferramentas. Desta forma, o Conciliador da Atos Data pode se integrar com os sistemas das empresas adquirentes (como Rede, Cielo e Stone, entre outras) e até mesmo com serviços especializados de conciliação como a Concil. Essas integrações garantem mais segurança e rapidez no processo de obtenção de dados e processamento de arquivos de recebimentos, resultando em redução do trabalho das equipes, uma vez que eleva o nível de automatização de processos. Adaptação à legislação local O ERP Protheus atende ainda todas as questões fiscais e tributárias que garantem a empresa conformidade com o Fisco. Esse software também consegue atender às leis específicas de muitos municípios, o que facilita e agiliza o trabalho. Isso porque essa ferramenta automatizada foi desenvolvida por uma empresa multinacional, mas que entende muito bem sobre as leis brasileiras. Além disso, é importante mencionar que os departamentos Contábil e Fiscal costumam estar atentos às transformações na legislação no que se refere ao uso desse tipo de tecnologia, de forma que seja possível que a ferramenta consiga atender às expectativas dos usuários e suprir as demandas desses clientes. Economia de tempo e mais produtividade O sistema automatizado de conciliação para o Protheus tem diversas funcionalidades que ajudam a aumentar a agilidade e a qualidade do trabalho dos funcionários que atuam em uma empresa. Desse modo, a produtividade da equipe aumenta significativamente. Nesse sentido, as tarefas que antes demoravam horas e até mesmo dias para serem concluídas, atualmente podem ficar prontas em alguns minutos e com o máximo de eficiência. Dessa forma, os funcionários têm mais tempo disponível para se dedicar ao core business, ou seja, ele poderá dar mais atenção às tarefas consideradas mais estratégicas e que demandam mais raciocínio e estudo. Redução de custos O sistema de gestão substitui as tarefas executadas por humanos, o que demandava muito mais esforço, dedicação e tempo de trabalho. Com isso, há uma redução de custos da empresa e o consequente aumento dos ganhos. Diminuição de erros Uma máquina apresenta menos chances de erros, em comparação com o trabalho humano. Isso acontece porque os sistemas são compostos por programação e softwares dotados de uma robusta inteligência e capacidade de analisar e sintetizar as informações recolhidas. A diminuição dos erros também é uma característica que se relaciona diretamente com a economia e a diminuição de prejuízos e desperdícios, uma vez que o desempenho das tarefas de modo adequado reduz o risco de retrabalho e problemas causados por lançamentos financeiros equivocados. Visão mais ampla sobre o negócio O software ajuda a estruturar melhor os processos de um modo mais geral. Com isso, o gestor tem uma noção maior sobre quais setores demandam mais atenção e carecem de recursos. A partir daí, fica mais fácil direcionar os investimentos de maneira mais adequada. Do mesmo modo, se torna viável otimizar os recursos, diminuir os custos e controlar os gastos. Relatórios precisos O Conciliador Atos Data para o ERP Protheus fornece relatórios completos, atualizados e detalhados sobre o processo. Além disso, fica mais fácil identificar os lançamentos que precisam de revisão por parte da empresa. Na ponta final, a partir de todos esses índices e informações fornecidos por essa automação, os gestores conseguem ter os resultados mais rapidamente para embasar as suas decisões e seguir com as melhores estratégias para que a empresa consiga crescer e se desenvolver cada vez mais. Precisão nas métricas de desempenho Os processos automatizados criam indicadores de desempenho contendo informações concretas, verídicas e reais. Todos os números e taxas de performance obtidos serão úteis para elaborar as próximas estratégias da empresa. Atualizações do Sistema O software Protheus recebe atualizações com frequência ao longo de seu ciclo de vida. Cada nova versão serve para corrigir eventuais falhas e aprimorar o sistema anterior, deixando as operações mais modernas e ágeis. A Atos Data acompanha as atualizações disponibilizadas pela TOTVS e também acompanha as inovações deste mercado, incorporando novas funcionalidades ao processo de conciliação. Uma empresa que vende com cartões não pode ficar sem a conciliação de cartão de crédito Protheus. Afinal, esse serviço auxilia na organização das operações financeiras e contábeis e reduz os riscos de erros e prejuízos. Além disso, os sistemas de gestão podem trabalhar de modo integrado com as adquirentes e bancos. Quer melhorar a produtividade da sua empresa? A Atos Data é uma empresa inovadora, criativa e especializada no desenvolvimento de soluções corporativas e referência na consultoria de serviços ERP e BPO. Não perca tempo e entre em contato com
Como é a contabilidade para empresas que usam ERP?
O investimento em uma ferramenta ERP é uma ótima opção para organizar a contabilidade de uma empresa. Nesse sentido, o sistema Protheus ganha destaque. Trata-se de um sistema de gestão considerado como uma vertente de software ERP que ajuda a otimizar os processos operacionais, setoriais e administrativos. O sistema pode ser integrado com soluções complementares, como Inteligência Artificial, Business Intelligence, Business Analytics, Internet da Coisas, Gestão Eletrônica de Documentos (GED), e-commerces, Business Process Management (BPM) etc. Sendo assim, essa ferramenta é capaz de fazer uma gestão centralizada e atender às demandas do negócio, em diversas áreas, como financeiro, contabilidade, saúde, construção, varejo, jurídico, logístico e muitos outros. Ficou interessado em aumentar os resultados do seu negócio? Neste post, vamos explicar como é a contabilidade para uma empresa que utiliza o ERP Protheus e como a utilização da plataforma facilita a rotina da gestão contábil. Acompanhe a leitura! Tomada de decisão mais acertada As decisões que são tomadas pelo departamento de contabilidade vão guiar o rumo da empresa e podem fazer toda a diferença para o sucesso de um negócio. Para isso, os profissionais que atuam nesse setor devem dispor de informações reais e eficientes sobre a situação existente, de modo que possam justificar a tomada de decisões corretas. É aí que o sistema de ERP surge como um instrumento muito útil que ajuda a analisar o cenário interno e externo em que a empresa se encontra. Os dados analisados envolvem a receita total, a margem de lucro, ticket-médio, mark-up no preço da venda, ativos e passivos, etc. Desse modo, é possível ter uma visão mais ampla sobre os problemas existentes. A partir daí, o gestor consegue pensar nas melhores decisões a serem tomadas e quais escolhas seriam as mais benéficas para a empresa e que elevariam os indicadores e aumentariam a média de desempenho. Análise de dados focada em estratégias O software ERP é dotado de inteligência dos dados que ajuda a ter acesso rápido aos dados, fazer o cruzamento das informações e então, gerar relatórios que subsidiem a elaboração de estratégias eficientes. Isso é feito considerando as oportunidades, ameaças e fraquezas da empresa. Dessa forma, fica mais fácil criar projeções futuras e implementar as melhores técnicas para o crescimento corporativo. Assim, por exemplo, ao analisar o fluxo de caixa da empresa fica mais fácil negociar com fornecedores e parceiros. Por sua vez, a ausência de uma inteligência nos dados no setor contábil pode causar a execução de estratégias sem sucesso, uma vez que elas não serão as mais adequadas de acordo com as necessidades, os objetivos e a realidade da empresa. Automação de tarefas e relatórios O software de gestão tem a capacidade de automatizar diversas tarefas e personalizar cada uma delas, com o intuito de trazer mais eficiência e rapidez para as operações, facilitando o desempenho das tarefas. Trata-se de uma ferramenta que vem ganhando destaque dentro das empresas e já é considerada uma grande tendência dentro do mercado corporativo, contábil e financeiro. Alguns exemplos de atividades desempenhadas pelo setor contábil e que podem ser otimizadas é o registro de entrada e saída de valores e o Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE). Os funcionários podem gastar uma grande quantidade de horas analisando esses elementos. Por sua vez, o ERP tem a capacidade de executar essa função em pouco tempo. Dessa forma, a empresa se torna mais escalável, rentável e competitiva no mercado, conseguindo se destacar perante a concorrência. Segurança da informação financeira As informações financeiras, contábeis e tributárias são elementos valiosos para qualquer empresa. Nesse sentido, todos os arquivos que contêm esse tipo de dados devem ser devidamente armazenados, gerenciados e protegidos de modo adequado. Atualmente, com o desenvolvimento do sistema digital, a grande preocupação é com a segurança das informações e a necessidade de mantê-las seguras contra o ataque de terceiros mal-intencionados que podem invadir o sistema e ter acesso aos arquivos, causando o furto e o extravio dos dados. Esse ato pode trazer um grande prejuízo financeiro e a perda de credibilidade no mercado, além de ser um problema para a imagem e a reputação da empresa. Nesse cenário de cautela, o software ERP é uma alternativa para reduzir os riscos e garantir a proteção dos arquivos. Isso porque essa ferramenta apresenta um sistema de armazenamento em nuvem que possibilita a conservação de informações importantes em ambientes online altamente seguros. Sendo assim, apenas funcionários autorizados têm acesso a esse sistema. Redução de custos O ERP ajuda a eliminar controles de custos paralelos feitos em planilhas ou softwares individuais. O software tem a capacidade de organizar todas as informações financeiras e contábeis em uma plataforma única e integrada, de modo a garantir a segurança e o acesso aos arquivos para todos os funcionários que fazem parte do departamento de contabilidade. Com isso, não há a necessidade de implementação e uso de outros softwares, apenas o ERP é suficiente. Além disso, fica mais fácil controlar o orçamento de perto, uma vez que a equipe terá acesso rapidamente a todos os valores que são movimentados pela empresa, como as receitas e os gastos com o pagamento de funcionários a compra de equipamentos e manutenção da estrutura física do estabelecimento, por exemplo. Da mesma forma, é possível identificar as brechas e falhas de informações que estão levando a despesas desnecessárias e prejuízos. A partir de então, a equipe pode criar um orçamento e planejar para onde os valores serão destinados. Com o tempo, será possível perceber que os custos diminuíram consideravelmente. O ERP Protheus traz enormes vantagens para o setor de contabilidade das empresas. Afinal, o software tem a capacidade de gerenciar as atividades financeiras e contábeis e automatizar os processos, reduzindo o tempo de conclusão das mesmas. Além disso, essa moderna ferramenta garante a segurança da informação e a inteligência dos dados, permitindo que os gestores tomem as melhores decisões para o bem de todo o negócio. A sua empresa já utiliza a ferramenta ERP para automatizar as tarefas e aumentar os ganhos? Quais foram os resultados
ERP para pequenas empresas: Quais as vantagens?
O software ERP para pequenas empresas é uma ótima alternativa para proporcionar a automatização de processos e a gestão da informação dentro do negócio, além de permitir a integração de dados e processos em um mesmo ambiente. Essa ferramenta ganha especial importância para o pequeno empreendedor, uma vez que, quanto mais cedo ele começar a organizar seus processos internos, poderá tomar decisões mais vantajosas e acertadas, a fim de garantir uma boa continuidade das atividades. Ficou interessado em melhorar a eficiência das operações no seu negócio? Neste post, você vai conhecer os benefícios e as vantagens de uma pequena empresa contar com um sistema ERP. Continue a leitura! Redução dos custos de TI O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) consegue unificar as tarefas de gestão e, com isso, reduzir os cursos com TI. Assim, não é necessário desembolsar altos valores para a compra de vários softwares que contêm funções distintas cada um. É possível investir em um sistema ERP moderno, eficiente e que apresenta todas as funcionalidades em um só lugar. Dessa forma, a empresa não terá tanto trabalho em escolher uma equipe de atendimento e suporte e nem precisará adquirir licenças, uma vez que tudo ficará a cargo do ERP. A centralização das funções de TI em um sistema significa que você não vai gastar tanto e poderá economizar. Maior transparência O sistema ERP proporciona um amplo acesso às operações que acontecem dentro da empresa. Sendo assim, o gestor terá uma grande noção sobre o desempenho das tarefas e poderá conhecer os valores obtidos. Assim, por exemplo, é possível controlar diariamente a quantidade de mercadorias que estão armazenadas em estoque e monitorar os envios e entregas que serão realizadas futuramente. A partir dessa informação, fica mais fácil saber se os produtos têm uma boa saída no mercado e, também, é possível controlar o capital de giro com mais eficácia. Isso tudo sem mencionar que as informações obtidas costumam ficar acessíveis para toda a equipe responsável pela análise de desempenho, fator que propicia maior clareza e transparência nas operações. Nesse sentido, o trabalho se torna mais focado e direcionado para o que realmente importa. Segurança dos dados Uma das maiores preocupações dos gestores e empresários é manter a segurança dos dados da empresa. Nesse sentido, o investimento em segurança da informação tem sido cada vez mais alto. Afinal, os dados corporativos e que se referem às cadeias de produção já se tornaram verdadeiros ativos. Falamos de informações pessoais e bancárias de clientes, lucros obtidos em determinado período, contratos com fornecedores, fórmulas de produção etc. Tudo isso precisa ser devidamente gerenciado e protegido pelas empresas. É aí que surge a importância do ERP como uma excelente ferramenta que proporciona a segurança de dados da empresa. Esse software conta com mecanismos de criptografia baseados na criação de códigos inteligíveis que somente podem ser visualizados e acessados por usuários cadastrados e terceiros autorizados. Esse fato reduz significativamente os riscos de invasão no sistema, evitando furto e extravio de dados importantes. Além disso, o ERP também oferece opção de efetuar backups centralizados de dados sigilosos com frequência, ou seja, permite fazer cópias de segurança dos dados que estão contidos em um determinado dispositivo ou sistema para outro ambiente seguro. Assim, em caso de acidentes (corrupção de dados, delete acidental, panes no sistema) que prejudiquem o acesso aos arquivos, os dados originais continuam salvos e podem ser restaurados sem grandes problemas. Atendimento ao cliente O ERP facilita e otimiza o atendimento aos consumidores, melhorando a aquisição e a retenção e, assim, aumentando as chances de conquista e fidelização dos clientes. Essa deve ser uma das maiores prioridades de toda pequena empresa que deseja se manter competitiva e atuante no mercado. Nesse sentido, um software que dispõe de um sistema integrado de gestão empresarial consegue centralizar todas as informações e facilitar o trabalho da equipe de vendas, de atendimento e de marketing. Assim, o atendimento se torna mais direcionado para tirar as dúvidas do cliente e satisfazer às suas necessidades. Então, caso o consumidor ligue para a empresa para saber sobre as especificações técnicas de um determinado produto, a equipe de atendimento ao cliente que utiliza o software ERP pode rapidamente acessar os dados e fornecer as informações disponíveis. Melhor gestão de estoque A movimentação de estoque físico e das cadeias de produção também é uma realidade nas pequenas empresas. Nesse sentido, é necessário fazer uma boa gestão de estoque, a fim de controlar a cadeia de suprimentos, reduzir desperdícios e evitar a falta de mercadorias. Isso é possível graças a um bom sistema de ERP. Esse software consegue controlar a entrada e a saída de produtos, armazená-los conforme a data de chegada ao estabelecimento ou o prazo de validade, o nível de rotatividade da mercadoria etc. Esse gerenciamento de perto pode diminuir os prazos de entrega de produtos e otimizar as operações. Mais escalabilidade A escalabilidade se refere à capacidade da pequena empresa aumentar a quantidade de atendimentos sem que isso signifique aumentar proporcionalmente as operações. Sendo assim, a empresa pode passar a atender 100 clientes reunindo o mesmo empenho e afinco que antes, quando somente se conseguia atender 50. Isso é possível mediante os benefícios do ERP que influenciam diretamente a escalabilidade, como a integração de dados de diversas origens, o maior controle desses dados, a automação de tarefas, o acompanhamento de indicadores de conversão, a gestão de leads etc. O investimento em um bom software ERP para pequenas empresas é uma ótima decisão para os gestores que desejam reduzir ou eliminar processos manuais repetitivos, aumentar a produtividade e otimizar as operações. Nesse sentido, a escolha de um sistema integrado de gestão empresarial deve considerar as necessidades e objetivos corporativos, de forma que as funcionalidades do sistema sejam alinhadas com as ações da empresa. O que você achou desses benefícios? A sua empresa já conta com um sistema ERP para otimizar as operações? Deixe um comentário abaixo contando a sua experiência!
Saiba como fazer a integração da Rede com seu ERP aqui!
A integração Rede com ERP é uma das ações mais importantes para quem trabalha com o pagamento por cartões no Brasil. Afinal, a Rede é uma das principais operadoras de maquininhas e de soluções para e-commerce aqui. Então, você provavelmente conta com essa parceria em seu negócio. No entanto, quando o assunto é cartão, as empresas enfrentam um grande desafio: fazer o gerenciamento adequado dos pagamentos e conciliar os dados das operadoras com os próprios sistemas de gestão empresarial (ERPs). Pensando nisso, a Atos Data trabalha com o Protheus, um ERP cujo grande diferencial é facilitar a integração do ERP com outros sistemas de TI. Se você quer saber mais sobre o assunto, não deixe de acompanhar o nosso post! Quais os benefícios dos módulos de pagamento dos ERPs com os conciliadores? Toda a venda realizada em uma empresa — independentemente se é em espécie ou no cartão — deve ser registrada de alguma forma. Somente assim você poderá manter o controle financeiro, contábil e fiscal do seu negócio. Dessa forma, você terá um cálculo confiável de vários parâmetros, como fluxo de caixa, volume de vendas, lucratividade etc. O grande diferencial dos conciliadores é que, como as transações no cartão são realizadas no ambiente virtual, é possível registrá-las automaticamente sem a necessidade de inserir os dados manualmente. Para isso, basta integrar seu ERP com o sistema da operadora escolhida por você que tudo será feito sozinho. Confira esse e outros benefícios a seguir. Melhorar o controle financeiro O fluxo de caixa é a ferramenta financeira mais importante para o dia a dia de uma empresa. O gestor precisa conferi-lo todos os dias para saber sobre a eficiência das suas estratégias atuais. Para isso, é preciso contar com um controle preciso de todas as transações: vendas, gastos, saques, investimentos etc. Essa tarefa só será possível se tivermos um registro exato das vendas, pois, caso contrário, muitas interpretações erradas poderão prejudicar o negócio. Por exemplo, deixar de registrar um pagamento grande em cartão de crédito vai falsear o saldo das entradas no caixa — preocupado, o gestor pode acabar tomando uma decisão errada, como reduzir a compra de insumos. Isso terá um impacto na oferta para os clientes, impedindo sua empresa de atender um grande pedido. Com um conciliador integrado ao ERP, o sistema do operador se comunicará diretamente com o módulo de gestão financeira. Desse modo, não há o risco de omissão de nenhuma venda ou inserção incorreta de valores. Além disso, caso um pagamento tenha sido cancelado pelo operador, será dada a baixa instantânea do valor, impedindo que um valor que não entrou em caixa seja considerado para fins financeiros ou contábeis. Trazer mais agilidade aos processos Nas tarefas manuais, os seus funcionários precisariam imprimir os relatórios de cada maquinha ou copiar os dados dos sistemas de pagamento do e-commerce. Depois disso, teriam de inserir um a um em uma planilha de Excel para fazer o registro no caixa. Esse processo pode durar várias horas, desperdiçando a mão de obra. No caso dos conciliadores automáticos, tudo é feito em alguns segundos. A grande vantagem é uma atualização em tempo real de todos os dados em vez de ter que esperar até o final do dia para fazer uma consolidação financeira. Diminuir custos e retrabalho Um ERP integrado a um conciliador automático é muito mais barato do que a mão de obra humana. Enquanto você paga salário e taxas trabalhistas elevados para um colaborador, um software faz as mesmas tarefas cobrando uma mensalidade inferior. Além disso, ele trabalha 24 horas por dia. 7 dias por semana sem se cansar ou reduzir a performance. Consequentemente, os custos com o retrabalho — correção de tarefas realizadas erroneamente — serão reduzidos significativamente. Calcular métricas e indicadores em tempo real Para a tomada de decisões diárias, como compra de insumos, ter uma visão em tempo real do fluxo de caixa é essencial. A partir dela, você pode analisar a demanda, reduzir compras, produzir menos etc. Então, você consegue otimizar o uso dos recursos. Além disso, alguns dados oferecem insights importantes sobre decisões estratégicas de vendas. Por exemplo, você pode melhorar suas condições de pagamento (como reduzir os juros ou aumentar o número de parcelas) caso perceba que seu volume de transações a crédito está abaixo do potencial. Quais os principais diferenciais da Atos Data para a integração da Rede com ERP? São vários os conciliadores disponíveis no mercado, mas é preciso ter bastante cuidado na hora de escolher. Caso contrário, você não colherá os benefícios que espera. A Atos Data oferece os seguintes diferenciais. Baixas automáticas Seus funcionários não precisarão executar nenhum comando para a realização da transação. Tudo é feito de forma automática a partir do momento em que você inicializa o conciliador. Isso só é possível com uma infraestrutura de software que utiliza as técnicas certas para integrar os bancos de dados dos sistemas de pagamento, do conciliador e do ERP. Integração fácil O Protheus, o ERP da TOTVS comercializado pela Atos Data, é excelente quando o assunto é integração de sistemas. Dentro dele há uma ferramenta específica para essa funcionalidade. Desse modo, você poderá inserir o conciliador de pagamentos como um módulo do próprio Protheus em vez de ficar rodando vários softwares em diversas janelas. Consultoria completa A Atos não oferece somente a instalação desses sistemas, mas uma consultoria completa sobre tecnologia. Ouviremos as necessidades do seu negócio e buscaremos uma solução completa e personalizada para melhorar seus resultados. Assim, você não terá um ERP com ferramentas que nunca serão usadas, mas que carece de ferramentas essenciais para seus processos. Implementação rápida e completa Por fim, no módulo de integração, o Protheus oferece uma programação muito mais rápida, permitindo que a instalação do software seja bem mais eficiente do que nos ERPs tradicionais. Portanto, se você quer fazer a integração Rede com ERP, não deixe de escolher o melhor parceiro para o seu negócio. A conciliação de cartões é uma estratégia muito importante para que seu negócio ganhe vantagem competitiva e otimize as operações de gestão. Para isso, a Atos Data oferece um suporte completo do início ao fim, aconselhando
