A integração entre sistemas é fundamental para facilitar os processos internos de uma empresa. Consiste em uma alternativa interessante para organizar as tarefas, otimizar o tempo e a qualidade do trabalho.
Dessa forma, é essencial para empresas que operam com vários departamentos e centenas de usuários, portanto, precisam contar com vários sistemas diferentes a serem integrados por uma
plataforma ERP, para assim, melhorar a comunicação e o desempenho.
Você sabe como é a integração entre sistemas? Se tem dúvidas, não se preocupe! Para ajudá-lo a compreender melhor qual a melhor estratégia para o seu negócio e como o processo de implementação pode ser feito, fizemos este post bem completo. Acompanhe!
Por que é importante fazer a integração de sistemas?
A implantação de integração de sistemas é uma etapa muito importante para o sucesso da sua estratégia de gestão por meio de ERPs e outras plataformas digitais. É uma forma moderna para atingir maior potencial da equipe e garantir que trabalhem com o mesmo propósito, com uma comunicação eficiente.
Afinal, é comum que uma empresa trabalhe com diferentes softwares e, quanto maior o diálogo entre eles, mais fácil vai ser o trabalho de cada colaborador e mais bem-sucedidos serão os indicadores de performance e desempenho.
Veja por que é importante
integrar os sistemas da empresa!
Redução dos custos
Por meio da integração entre sistemas é possível evitar erros operacionais em todos os departamentos, principalmente o TI. Contar com processos mais automatizados reduz os erros, desperdícios e o tempo para execução das tarefas, contribuindo para evitar prejuízos e reduzir os custos.
Aumento da segurança
A segurança nas informações e arquivos sempre foi alvo de preocupações para os gestores. Com a integração entre sistemas, a segurança é priorizada, pois facilita muito a sincronização, organização e armazenamento dos dados e arquivos.
Maior produtividade
A integração entre sistemas proporciona maior conectividade. Com isso, a interatividade entre os setores permite que os processos sejam mais eficientes e produtivos, fatores que refletem diretamente na satisfação dos clientes.
Como é a arquitetura de integração do Protheus?
A arquitetura de um projeto de TI se refere tanto às metodologias utilizadas para organizar o trabalho das equipes quanto aos métodos de implantação das ferramentas. No caso da integração de sistemas ERP, isso pode ser feito de duas formas: um projeto de implantação e um projeto de desenvolvimento.
A escolha por uma dessas opções deve ser feita por meio de uma conversa entre os gestores da sua empresa com os
gerentes de projeto da contratada. Por isso, é essencial contar com uma parceria especializada em soluções corporativas. Veja mais sobre isso a seguir.
Projeto de implantação
Neste caso, o fornecedor do ERP vai primeiramente fazer uma reunião com os gestores de TI da sua empresa para descobrir quais plataformas digitais vocês têm utilizado ultimamente. Em alguns casos, haverá uma substituição completa das ferramentas dos sistemas atuais pelas funcionalidades do Protheus.
No entanto, por diversos motivos, pode ocorrer de seu negócio precisar manter algum desses sistemas, seja por não haver determinada funcionalidade no ERP da TOTVS, seja pela familiaridade dos seus funcionários com aqueles processos, etc.
Então, nesses casos, será preciso pensar em um projeto de integração. Nele, serão elencadas quais ferramentas permanecerão e o fornecedor do sistema fará um diagnóstico se elas já são “automaticamente” integradas pelo Protheus.
Afinal, a TOTVS é uma empresa gigante que trabalha com vários parceiros. Por exemplo, o software da Salesforce é naturalmente integrável ao Protheus. Assim, não é necessário criar um ambiente de integração do zero.
O principal trabalho da equipe de implantação será a configuração das ferramentas para que elas dialoguem bem com todos os outros sistemas e com a ativação somente de
ferramentas inteiramente novas dentro do Protheus.
Desse modo, evita-se que duas plataformas diferentes executem uma mesma função — o que pode confundir seus funcionários e, assim, gerar uma perda importante de produtividade.
Assim, o grande diferencial de um projeto de implantação é quando a ferramenta a ser implantada já é de domínio do seu parceiro de TI, facilitando a implementação em sua empresa, através de configuração e ajustes das ferramentas, o que acaba sendo muito mais rápido, pois não envolve a etapa de desenvolvimento, por exemplo.
Desse modo, se uma empresa estiver começando agora o seu projeto de TI, o ideal será trabalhar sempre com ferramentas parceiras. Nesse sentido, o Protheus se destaca, pois é uma das plataformas com a gama mais completa de softwares parceiros integráveis.
Projeto de desenvolvimento
Neste caso, a situação é um pouco mais complexa e ocorre quando dois sistemas não dialogam nativamente um com o outro. Desse modo, é preciso que os programadores criem uma “ponte” entre essas duas ferramentas, para que elas compartilhem seus dados e atualizem automaticamente quando elas forem modificadas na outra ponta.
Isso deve ser feito, portanto, por uma equipe com um conhecimento avançado do Protheus, para que, assim, se consiga aproveitar o máximo do código nativo para realizar a integração.
O projeto de desenvolvimento começa da mesma forma do anterior: é feita uma reunião entre as partes e todas as ferramentas utilizadas por seu negócio são listadas e analisadas detalhadamente.
Entretanto, depois disso, as tarefas mudam bastante. Quando identificados os sistemas que não são nativamente integrados, os técnicos do fornecedor vão analisar as características desses sistemas, como linguagem de programação, API, estrutura de banco de dados, requisitos de sistema etc.
Essa fase de identificação será essencial para que a equipe de desenvolvimento faça um código que permita um diálogo eficiente entre essas duas ferramentas. Por ser um trabalho muito maior, isso pode tomar mais tempo.
Em qualquer um dos casos, existem prestadores de serviço, como é o caso da Atos Data, que já contam com determinadas soluções de integração entre sistemas desenvolvidas e implantadas em várias empresas. Com isso, a solução está pronta para atender novos cenários, evitando longos períodos de testes, validações e simulações.
Assim, ao contratar ou adquirir um “produto de integração” já homologado, a implantação da solução na sua empresa é mais ágil e mais segura. Isso é indispensável para evitar contratempos e perda de tempo.
Afinal, um desenvolvimento que começa do zero enfrenta todo o ciclo de um novo projeto, sendo necessário um levantamento de processos, o mapeamento dos diferentes sistemas a serem integrados, o desenvolvimento de todos os programas que farão a integração, rigorosos testes e validações etc.
Com isso, inevitavelmente, o projeto vai demorar mais tempo que uma solução que já esteja pronta. Portanto, é muito melhor ter como parceiro um fornecedor de software com ampla experiência de mercado, pois isso significa que ele tem um amplo arsenal pronto de soluções desenvolvidas para inovar na gestão empresarial.
Com quais sistemas pode ser feita a implementação de integração de sistemas?
As possibilidades para integrar sistemas são muitas e se encaixam perfeitamente nas necessidades das empresas. Separamos dois exemplos de setores nos quais podem ser implantadas uma integração entre sistemas.
Acompanhe e veja quais são eles!
E-commerce
No caso do e-commerce, existem diversas plataformas de tecnologia que são específicas para essa finalidade, como são os casos da VTEX e da Magento. Tais plataformas já têm todo o cenário que envolve sistemas antifraude, gateways de pagamentos, entre outros.
Além disso, existem determinadas informações relativas a marketing digital como Google e Facebook. Tudo isso é muito específico e dificilmente é tratado por um ERP, portanto, exige atenção especial.
Mesmo assim, existem dados que devem ser integrados entre o ERP e as plataformas de e-commerce, pois otimizam processos essenciais dentro da empresa, como cadastro de clientes, lançamento de pedidos, controle de estoque,
gestão financeira.
Logística
Da mesma forma, os sistemas de gestão logística podem ser muito específicos. Em alguns casos, eles envolvem o monitoramento de frota com GPS, indicadores específicos dessa área de conhecimento etc.
Consequentemente, se sua empresa tiver uma frota grande e complexa, eles, com certeza, serão muito interessantes. No entanto, assim como no e-commerce, será o ERP que fará a gestão de praticamente todas as áreas, portanto, será preciso integrar os sistemas, para que o cálculo do frete e o rastreamento do pedido sejam administrados também pela própria empresa em seu sistema de gestão.
Quais são os tipos de sistemas mais utilizados e como funcionam?
Para buscar soluções eficientes para integrar os sistemas é essencial conhecer quais os principais métodos utilizados e como eles funcionam. Assim é possível entender melhor e ter maior embasamento nas suas decisões.
Veja os 4 tipos de sistemas mais comuns!
Banco a banco
Os bancos de dados são responsáveis por armazenar as informações. Por meio da utilização de ferramentas de extração é possível converter e armazenar os dados de um banco a outro.
Troca de dados eletrônica
A troca de dados eletrônica ocorre quando um sistema exporta os dados e outro sistema interpreta e importe para a base de dados própria. É um processo que funciona na maioria dos casos de forma automática, mas também é possível ocorrer manualmente.
Uso de ferramenta intermediadora
O uso de ferramentas intermediadoras acontece quando existem dois sistemas diferentes que não se comunicam diretamente. Nesse caso, é preciso uma terceira ferramenta para que a integração ocorra.
API (Application Programming Interface)
A API é a integração entre dois softwares sem a necessidade de intermediação por alguma ferramenta. Consistem em sistemas mais avançados e práticos para a troca de informações.
O que fazer para ter uma integração de sistemas eficiente?
Quando falamos de ERPs, como o Protheus da TOTVS, é fundamental que as integrações estejam bem-feitas, que os dados estejam sincronizados entre os diferentes sistemas e que exista um monitoramento das integrações para verificação de eventuais falhas e tratativa de erros.
Independentemente do porte da empresa, ter soluções de tecnologia bem integradas é um fator de sucesso para o negócio, pois evita retrabalhos da equipe, problemas no atendimento ao cliente e divergências nos processos organizacionais.
Por isso, para ter uma integração eficiente é indispensável ter um planejamento bem-feito, definindo de forma clara os objetivos e metas. É importante consultar previamente todos os setores envolvidos, obter todas as informações e projetar como será após a integração.
O planejamento para a integração deve ser entendido e aprovado por todos os setores, reunindo todas as informações necessárias. Somente após a etapa de planejamento e
reuniões com a equipe que os trabalhos técnicos no sistema podem iniciar.
Contar com profissionais qualificados e especializados é fundamental para ter sucesso e o aporte necessário durante a realização do trabalho técnico da integração. Contribui significativamente para ter eficiência e um trabalho personalizado que atenda perfeitamente às necessidades do negócio.
Com todas essas informações, você deve ter percebido que a implantação da integração entre sistemas é essencial para a estratégia digital do seu negócio, não é? É isso que garante que todos os setores trabalhem sem gargalos e com o máximo de diálogo, tornando sua operação mais ágil, eficiente e segura.
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