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Confira 8 dicas de ouro para fazer a gestão de estoque e reduzir custos

Com as novas tecnologias emergindo o tempo todo, a eficácia e modernização de processos em sua empresa é o ponto chave para o sucesso — ou fracasso. Nesse sentido, saber como fazer gestão de estoque com o objetivo de aumentar a eficiência e reduzir custos pode representar um grande diferencial no mercado.

E se sua empresa é baseada em produtos estocados, é importante ter processos eficientes para solicitar, rastrear e vender seu estoque. Um sistema de gestão de estoque reduz os custos operacionais e aumenta a margem de lucros de forma significativa. Quer entender melhor como realizar as melhores práticas no gerenciamento e controle de estoque? Continue a leitura!

A importância da gestão de estoque

A gestão de estoque é a chave para um fluxo de caixa saudável e um equilíbrio entre a demanda, produção e venda, gerando a capacidade de reduzir os custos, por meio das seguintes ações:

  • prever as demandas e saber a quantidade exata que o setor de produção precisa fabricar;
  • prever a quantidade de matéria prima ou insumos que o setor de compras deve adquirir;
  • descobrir por meio da quantidade de produtos quais tipos de campanhas podem ser realizadas pelo setor de vendas e marketing.

Como fazer gestão de estoque e reduzir custos

E qual é a mágica? Como fazer para que essas ações sejam realizadas com sucesso? Daremos 8 dicas de ouro para que você consiga fazer a melhor gestão de estoque. Acompanhe!

1. Faça inventários periódicos

Mesmo com um bom software de gestão, é necessário, periodicamente, contar seu inventário para garantir que o que está em estoque corresponde ao que você acha que tem. As empresas usam diferentes técnicas, incluindo um inventário físico anual, que conta todos os itens, além de verificações pontuais contínuas, que podem ser mais úteis para produtos com alta saída ou problemas de estoque, os chamados inventários rotativos.

2. Utilize a curva ABC

Essa técnica classifica os itens de acordo com sua importância ou impacto, como:

  • classe A: produtos de importância, valor ou quantidade maiores (20% do estoque);
  • classe B: com valor, importância ou quantidade intermediários (equivalendo a 30%);
  • classe C: menor importância, quantidade ou valor (com 50%, incluindo os itens sazonais).

O objetivo da curva ABC é não deixar estoque em excesso — evitando a perda de produtos e espaço físico desnecessário no estoque — ou produtos em falta — prevenindo a perda de vendas e até de clientes.

3. Compre apenas as quantidades certas

Um gerenciamento de estoque eficaz resume-se à previsão precisa da demanda. Se você puder prever quantas vendas espera obter, terá o conhecimento necessário para solicitar a quantidade certa de estoque. Para prever as vendas e a demanda, existem alguns fatores importantes que você precisa acompanhar:

  • histórico de vendas: identifique padrões de pedidos para determinar quanto estoque você precisa comprar para atender a pedidos futuros. Nunca se esqueça das mudanças sazonais;
  • promoções planejadas e campanhas de marketing: preveja o impacto que suas promoções e campanhas de marketing terão nas vendas e ajuste seu estoque de acordo.

Com essas informações rastreadas, você conseguirá entender a demanda antecipadamente e com maior precisão, solicitando estoque suficiente e garantindo o dinheiro para o giro de estoque.

4. Compre somente o necessário

Quando se compra mais estoque do que se pode vender, você reduz seus lucros. Estará perdendo dinheiro se as mercadorias não venderem! Apresentaremos, a seguir, algumas formas de excesso de estoque:

  • produto parado no estoque há muito tempo: você não pode vender porque estão fora de época, fora de moda ou obsoletos;
  • produto estragado: você não pode vender itens porque eles expiraram — como maquiagem e comida.

É imprescindível que você controle e preveja os produtos que precisam ser mantidos em estoque e sua reposição eficaz, pois, como visto acima, tem muito dinheiro a perder. As ferramentas disponíveis e a tecnologia emergente estão tornando a gestão de estoque mais eficiente e econômica do que nunca — e resolverá os problemas que ocorrem nos processos manuais ou planilhas confusas.

5. Escolha uma metodologia de controle de estoque

Há três metodologias atuais para a gestão de estoque: a PEPS, a UEPS e o custo médio. Todas elas apresentam excelentes resultados. No entanto, é importante que sua empresa escolha somente uma e a aplique corretamente. Tentar mesclar as metodologias conforme a necessidade só traz confusão para os colaboradores.

PEPS

É um acrônimo de “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” e tem um esquema bem simples: os produtos devem sair do estoque de acordo com a ordem cronológica de entrada. Portanto, os mais antigos devem ser vendidos o quanto antes. Isso tem uma consequência importante: os primeiros produtos acabam definindo o valor do estoque. Desse modo, o preço dos produtos pode ser calculado de forma mais direta, sem estimativas.

A grande vantagem é que as perdas devido ao vencimento de produtos são reduzidas. Por outro lado, caso seu fornecedor suba os preços e você ainda tenha produtos antigos mais baratos no estoque, estes últimos determinarão o preço de venda. Assim, caso alguém cometa algum erro e venda produtos mais novos ou um cliente faça uma compra grande, sua lucratividade será reduzida.

UEPS

É praticamente o inverso da anterior. Assim, os produtos que chegarão por último ao estoque terão a preferência na saída, ou seja, determinam o valor daqueles que já estavam armazenados. Como há a possibilidade da redução do valor tributável depois desse cálculo, a legislação brasileira atual veda a utilização dessa metodologia.

Custo médio

Antigamente, com métodos manuais, era muito complicado calcular o custo médio. Porém, com os ERP‘s como ferramentas de automação de gestão, é possível calcular o valor total do estoque de acordo com os preços de aquisição de cada produto e, depois, dividir pelo número de itens para obter uma média ponderada. Assim, os valores mudam de acordo com cada nova entrada no estoque. Portanto, ele é mais fiel à realidade, e é o método mais utilizado pelas empresas.

6. Calcular os custos de armazenamento

Para reduzir os custos, é necessário calcular exatamente o custo de armazenamento. Ele deve incluir todas as despesas possíveis:

  • licenças ou mensalidades de softwares de gestão de estoque;
  • equipamentos para controle dos materiais, como leitores de códigos de barra ou QR code;
  • equipamentos para manutenção dos produtos, como ares-condicionados ou câmaras frigoríficas;
  • horas de trabalho que os funcionários utilizam para o gerenciamento de estoque etc.

7. Determinar datas fixas para as compras

Um dos maiores erros de gestão do estoque é fazer compras conforme a demanda, pois isso aumenta os custos com o fornecimento. Por isso, sua empresa deve agendar datas periódicas para a compra, com a finalidade de fazer pedidos maiores e negociar com os fornecedores. No entanto, para que isso ocorra, você precisará conhecer alguns indicadores muito importantes, como estoque mínimo e a rotatividade dos produtos.

8. Utilizar um software ERP

Sem um sistema ERP, sua empresa jamais conseguirá uma gestão de estoque totalmente otimizada. Afinal, essa ferramenta proporciona a automação e a integração de muitas tarefas do cotidiano empresarial, como:

  • ao realizar a venda de um produto no caixa, automaticamente é atualizado o estoque;
  • quando é emitida uma nota fiscal de saída, existe automaticamente a baixa no estoque;
  • assim que os produtos dos fornecedores são registrados no sistema, eles são instantaneamente identificados no estoque;
  • o software também gera relatórios, os quais promovem a visualização de dados importantes, como produtos mais relevantes, estoque mínimo, rotatividade de produtos, tempo de permanência em estoque etc.

Portanto, um sistema ERP pode ajudar a empresa a obter visibilidade de cada item mantido em estoque, sinalizar os itens antes que expirem, antecipar necessidades futuras, chegar a dados precisos ao analisar os históricos de demanda e reduzir custos comparando orçamentos e negociando efetivamente com os fornecedores. Se você tinha alguma dificuldade em como fazer gestão de estoque, ela acabará agora.

Quer saber mais como as soluções tecnológicas podem ajudar a otimizar as tarefas de gestão empresarial? Então, entre em contato com a Atos Data!

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