O equilíbrio dos custos da empresa deve ser sempre uma das principais metas dos gestores contemporâneos. Afinal, devido à competitividade trazida pela globalização e pelo avanço tecnológico, só sobrevivem no mercado aqueles negócios cujas operações são enxutas o suficiente para manter a lucratividade, mesmo nos momentos de queda na entrada do caixa.
Nesse sentido, os sistemas de gestão financeira têm sido grandes aliados, pois trazem dois benefícios muito importantes: a integração e a automação de tarefas. Assim, muitas atividades repetitivas e simples podem ser executadas pela máquina, deixando os colaboradores livres para ações mais estratégicas.
Se você ficou interessado, não deixe de ler o nosso post até o final!
Por que escolher um software de gestão?
Redução de desperdício e erros
As tarefas repetitivas, como transcrição de tabelas entre sistemas ou a o cálculo de métricas, podem ser totalmente automatizadas por um software. Como as máquinas não cansam e nem questionam o que estão fazendo, elas são ideais para isso e podem manter o mesmo desempenho 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem cometer algum erro.
Aumento da visibilidade e centralização de informações
A visibilidade dos dados é muito importante para um negócio, pois o fácil acesso a eles permite que o gestor sempre se mantenha atualizado. Os softwares de gestão têm painéis que concentram todos os indicadores e métricas na mesma tela.
Aprimoramento da gerência
Consequentemente, os processos de tomada de decisão ficam aperfeiçoados. Afinal, as melhores escolhas são aquelas baseadas em dados estratégicos em vez da intuição do gestor. Com isso, é possível obter uma abordagem mais científica e objetiva da administração dos recursos. Com o tempo, o sistema de gestão cria uma cultura empresarial em que até mesmo o colaborador do “chão de fábrica” começa a se preocupar em tomar decisões melhores.
Como escolher um sistema que reduza o custo da empresa?
Antes de escolher um software, você deverá observar vários fatores. Veja.
Modalidade de cobrança
Há diversas formas de pagamentos de sistemas atualmente:
-
SaaS: aqui, sua empresa terá de pagar uma mensalidade. Geralmente, os provedores de SaaS fornecem uma série de pacotes de acordo com o tamanho da sua organização e as ferramentas contratadas;
-
licenças por número de usuários: neste tipo geralmente não é cobrada mensalidade. Por outro lado, é preciso pagar pela licença de acordo com o tamanho do negócio. A desvantagem é seu elevado preço inicial, a necessidade de renovação periódica e a dificuldade de escala;
-
% sobre o faturamento: essa possibilidade é mais rara, mas, em vez de pagar inicialmente pela licença ou por um pacote, sua empresa compromete parte do seu faturamento a cada mês ou trimestre.
Custos de implantação e de manutenção
Além de tudo isso, na dúvida entre os custos de duas ou mais soluções, não deixe de observar os investimentos de Setup (iniciais, referente à instalação) e os de manutenção mensal. Afinal, existem softwares mais caros inicialmente, mas cuja manutenção mais enxuta traz uma economia em longo prazo. Da mesma forma, o contrário também é perfeitamente possível.
Portanto, para equilibrar os custos da empresa, você não poderá abrir mão de um sistema de gestão. A escolha do provedor deverá ser bem informada e pensada pela gestão. Haverá um relacionamento duradouro entre vocês e não pode haver arrependimentos.
Ficou com alguma dúvida ou tem uma experiência para compartilhar? Então, não deixe de comentar no nosso post!
