Guia completo: tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos

A gestão de projetos tem se tornado uma das estratégias mais importantes nas empresas contemporâneas. Afinal, durante muito tempo, não havia uma preocupação com uma metodologia para garantir a satisfação do cliente. Tudo era feito baseado em impressões e intuições.

Mas, hoje em dia, há uma preocupação em realizar uma administração e um gerenciamento com uma abordagem mais científica, focada em resultados e em eficiência.

Assim, ter uma equipe de gestão de projetos se tornou uma necessidade para ganhar vantagem competitiva, pois traz vários benefícios, como manter os projetos dentro do prazo, escopo e custos previstos.

Esses são verdadeiros diferenciais para seus clientes. Sabendo dessa importância, preparamos um guia completo de gerenciamento de projetos PMBOK para que você conheça as informações essenciais sobre o tema. Não deixe de ler até o final!

O que são projetos?

Ciclos de vida

Iniciação

A iniciação é a primeira etapa do ciclo de vida de qualquer projeto. O seu principal objetivo é verificar se ele é viável e se sua proposta agrega valor às partes envolvidas. Dois fatores essenciais devem ser analizados pelos gestores:

documento de caso de negócio: é a justificativa da existência de um projeto e elenca seus diferenciais para o negócio, estimando seus ganhos financeiros e comerciais;
estudo de viabilidade: documento que lista os objetivos do projeto, estabelecendo prazos e custos a fim de pré-visualizar se ele pode ser executado sem comprometer os recursos da empresa em curto e em longo prazo.

Aqueles projetos classificados como pouco lucrativos e inviáveis podem ser descartados, melhor desenvolvidos para passar para a próxima etapa ou reutilizados no futuro. Afinal, as condições podem mudar e torná-los potencialmente bem-sucedidos. Caso seja aprovado, deve ser criado um Termo de Abertura do Projeto (TAP) no qual se definem o escopo, as partes interessadas, os requisitos etc.

Planejamento

Assim que for aprovado, o projeto precisa contar com um planejamento sólido para reduzir os seus riscos, garantir a fidelidade aos cronogramas e ao orçamento, além de orientar cada parte envolvida a respeito de sua missão. O objetivo final do planejamento deve ser sempre listar, de forma clara e objetiva, os meios de obtenção do sucesso do projeto.

Assim, o primeiro passo é pormenorizar os objetivos estabelecidos na iniciação. Para isso, pode-se utilizar um método chamado SMART:

specific (específico): deve definir o que se quer conquistar ao final, quem são os responsáveis, onde, quando e por quê;
mensurável: deve ter indicadores e métricas numéricas para acompanhar o desenvolvimento do projeto;
alcançável: elenca os recursos disponíveis para o sucesso;
realista: está dentro das limitações atuais da sua empresa e do mercado;
temporizável: existem prazos para monitoramento e finalização do objetivo.

Para complementar e potencializar os objetivos, o SMART pode ser integrado ao método CLEAR, que visa humanizar e engajar as metas:

colaborativas: as metas devem promover o trabalho em equipe;
limitadas: devem se restringir ao escopo e a um prazo;
emocionais: devem fazer uma conexão emocional com os funcionários, batendo em sua energia e paixão;
apreciáveis: podem ser reduzidas em tarefas cada vez menores alcançáveis rapidamente para gerar ganho a longo prazo;
refináveis: devem ser flexíveis e adaptáveis às novas situações que ocorrem durante a execução do projeto.

Depois disso, vem a declaração de escopo, que resume todo o trabalho que precisa ser feito para alcançar as metas e os objetivos. Ele descreve os produtos finais, os aprendizados esperados e os principais marcos de entrega.

Há diversas outras etapas, que demandariam um post inteiro sobre o planejamento. Por ora, vamos falar somente dos mais importantes:

orçamento, no qual são descritas as fontes de capital disponível;
critérios de aceitação, que definem os parâmetros de qualidade de cada etapa;
análise de riscos;
gerentes, pessoal e partes interessadas;
cronograma com todas as etapas, por menores que sejam.

Assim, um plano de projeto bem-feito dará um norte às suas equipes para produzirem os resultados certos, beneficiando todas as partes envolvidas e estabelecendo soluções para os potenciais obstáculos.

Execução

Talvez, a coisa mais importante sobre a execução dos projetos seja se fixar no seu principal objetivo: fazer entregas que satisfaçam seus clientes. Ou seja, todas as tarefas e metodologias só são úteis se elas agregam mais valor a eles.

Por se tratar da etapa em que se coloca a mão na massa, ela é a mais longa do projeto e envolve várias atividades, tais como:

atribuição de tarefas de supervisão e de gerenciamento de projetos para que cada um saiba quais processos devem garantir a execução;
criação e desenvolvimento de equipes de acordo com as habilidades dos colaboradores;
reunião para se certificar do alinhamento de todos os envolvidos com o escopo do projeto;
distribuição de recursos para que cada agente seja capaz de fazer suas atividades sem interrupção;
execução de tarefas do planejamento de acordo com os objetivos iniciais;
realização de uma rotina de conferência de qualidade diária;
distribuição de informações importantes para o desenvolvimento correto das tarefas;
gerenciamento da expectativa das partes envolvidas;
gerenciamento de toda a papelada, burocracias e requisitos do projeto;
atualização do cronograma e do plano de acordo com as contingências.

Ou seja, a execução envolve muito diálogo entre os envolvidos e modificações pontuais para garantir o andamento do projeto. Afinal, é impossível que todo o planejamento seja realizado à risca.

Monitoramento e controle

Apesar de ser uma nova etapa, ela é realizada em conjunto com a execução. Seu principal objetivo é mensurar a progressão, a qualidade e o desempenho do projeto para garantir o máximo de fidelidade ao plano inicial. Para isso, os gerentes de projeto contam com várias ações, como:

controle do trabalho: acessar periodicamente o desempenho individual de cada colaborador e dar feedbacks para que todos se atenham ao escopo do projeto;
controle de mudanças: várias tarefas e objetivos menores elencados no plano inicial são modificados durante a execução. A tarefa do gestor é gerenciar as mudanças para que elas não fujam da missão e dos valores do cliente, além de documentar cada uma delas;
monitoramento do escopo: a cada dia, devem ser verificadas quais tarefas foram executadas e quão perto dos objetivos suas equipes estão;
controle do escopo: realizar ajustes em relação ao orçamento, ao cronograma e aos requisitos;
controle do cronograma: monitorar e fazer as mudanças necessárias pra que as entregas não se atrasem;
controle de custos: fazer um acompanhamento das tendências dos custos para verificar se eles correm o risco de extrapolar o orçamento disponível;
controle de qualidade: além de verificar as entregas, é preciso verificar se elas atendem aos critérios de qualidade estabelecidos no plano, assim como às expectativas dos clientes;
relatórios de desempenho: coletar e documentar dados sobre o desenvolvimento do projeto e relatar para o sponsor do projeto;
monitoramento e controle de riscos: é preciso rastrear os riscos a cada momento, documentá-los e elaborar um plano de resposta;
administrar as aquisições: acompanhar as entregas de terceiros, analisando prazos e qualidade das entregas.

Para essas funções, há uma ferramenta imprescindível: os Key Performance Indicators. Eles são métricas bem objetivas que medem um ponto específico do projeto. Por exemplo, em relação ao controle da performance das equipes, pode-se estabelecer o KPI de “número de retrabalhos por dia”. Quanto maior esse indicador, pior é a qualidade do trabalho das equipes.

Encerramento

Muitas pessoas acham que o encerramento de um projeto é somente a entrega do produto final ao cliente. No entanto, ele é muito mais complexo e envolve as seguintes tarefas:

Comunicação da conclusão

Entregar um projeto final ao cliente não é apenas falar “Bom dia, tudo bem? Seu projeto está pronto”. A entrega deve ser um evento proporcional aos lucros que ele trouxe para a sua empresa a fim de causar uma boa impressão e fidelizá-lo. Para isso, podem ser organizados coquetéis e pequenas festas com os executivos da sua empresa.

Além disso, o gestor de projetos deve estar presente para explicar tudo o que foi feito e os cuidados que a equipe teve para garantir a satisfação final.

Gestão de conhecimento

Agora, vem a parte mais importante para o seu negócio, que é avaliação dos erros e acertos. Em suma, sua equipe vai documentar todo o aprendizado durante a execução para construir processos que melhorem os próximos projetos.

Recompensa aos colaboradores que se destacaram

Além disso, é essencial recompensar aqueles funcionários que se destacaram com elogios, premiações e, especialmente, cursos de capacitação. Assim, eles se desenvolverão cada vez mais, agregando valor aos projetos. Você deve fazer todo o esforço possível para não perder um bom colaborador.

Levantamento do inventário de recursos

Ao final do projeto, é hora de fazer um balanço: qual foi o lucro? Quanto capital pode ser reservado aos próximos projetos? Quais insumos sobraram? Houve incorporação de novas tecnologias?

Elaboração de documentos

Depois disso, vem a documentação para que todos esses passos se tornem um conhecimento permanente na empresa. Aqui, serão elaborados relatórios, planilhas, gráficos etc.

Pós-vendas

Por fim, vem o acompanhamento da satisfação do cliente ao longo do tempo após a entrega. Com isso, você pode criar um relacionamento sólido para que ele confie sempre no seu negócio para a criação e execução dos projetos.

O que é gestão de projetos?

Importância

O Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Assim, os negócios garantem que os resultados de seus projetos estejam alinhados com os objetivos empresariais:

Áreas de conhecimento

Integração

A Integração é responsável por todas as ações voltadas para a integração de equipes, processos e tarefas. De acordo com o ProjectBuilder, “o principal objetivo dessa área é manter o projeto em sincronismo, identificando, definindo, combinando, unificando, coordenando, monitorando e registrando os documentos necessários das áreas de conhecimento PMBOK”.

Os processos desta área de conhecimento são:

desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto;
desenvolvimento do plano de gerenciamento;
orientar e gerenciar a execução do projeto;
realizar o controle integrado de mudanças;
monitorar e controlar o trabalho no projeto;
encerramento do projeto ou fase.

Escopo

O gerenciamento de escopo é responsável por definir as atividades que devem ser realizadas para entregar o produto, serviço ou resultado. Além disso, essa área é capaz de definir critérios para determinar se o projeto foi completado.

Alguns processos do gerenciamento de escopo são:

coletar requisitos;
definir o escopo;
criar EAP.

Tempo

Esta área é responsável por estimar recursos e duração e sequenciar as atividades do projeto. Nela, define-se o cronograma do projeto a partir do escalonamento das atividades e suas precedências.

Os processos do gerenciamento do tempo são utilizados para garantir que o andamento das atividades esteja de acordo com o cronograma e que a entrega do projeto ocorra no prazo comprometido.

Alguns processos do gerenciamento do tempo são:

sequenciar as atividades;
estimar os recursos;
estimar a duração;
desenvolver o cronograma;
controlar o cronograma.

Custos

Ao início de um projeto, é estabelecido um orçamento — o qual leva em conta o capital disponível do cliente e da empresa, além da expectativa de lucro desta. Portanto, é importantíssimo monitorá-lo. Para isso, algumas atividades são necessárias:

estimativa dos custos;
elaboração do orçamento;
criação/escolha de ferramentas para o controle de custos durante a execução.

Qualidade

A qualidade é um cuidado imprescindível, pois de nada adianta cumprir prazos e orçamentos se o projeto e o produto não atendem às expectativas das partes envolvidas.

A qualidade do produto é definida primeiramente pelo cliente, que define os requisitos e características que ele deseja no produto final.

Os processos do gerenciamento da qualidade são:

planejar gerenciamento da qualidade;
realizar a garantia da qualidade;
controlar a qualidade.

Recursos Humanos

Esta é uma das áreas mais desafiadoras da gestão de projetos. O GP deverá compreender que um projeto tem um ciclo de vida e, portanto, os próprios funcionários passam por fases de amadurecimento até entregar seu potencial máximo. Assim, o gerente deve ser capaz de motivar, dar feedback e compreender as necessidades de mais contratação ou de terceirização.

Comunicações

A principal tarefa dessa área é garantir um fluxo de informações adequado entre todas as equipes e partes envolvidas. Por isso, resumem-se suas funções em:

identificação de lacunas de informação;
distribuição das informações certas no tempo certo;
garantia de comunicação efetiva e real, e não apenas conversas formais em que as partes não dialogam, mas somente cumprem com protocolos;
elaboração de relatórios de desempenho para o sponsor do projeto.

Riscos

Todo gestor sabe que nenhum projeto sai exatamente como está no plano inicial. No entanto, é preciso de uma área responsável por prever a ocorrência de falhas, monitorar os possíveis riscos com ferramentas eficazes e pensar em planos de contingenciamento.

Aquisições

Essa divisão precisa conhecer bem os fornecedores e os processos de compra dentro de um projeto. Afinal, nesta área, o gestor fica responsável por:

negociar preços e condições;
negociar e desenvolver contratos de compra e de prestação de serviços;
verificar os estoques, planejar pedidos etc.

Partes Interessadas

Essa área de conhecimento da gestão de projetos é responsável pela identificação dos grupos, pessoas ou organizações que podem impactar ou ser impactados por uma decisão, atividade ou resultado do seu projeto.

É de fundamental importância conhecer a opinião dos envolvidos, seja ela positiva ou negativa. Sendo assim, é necessário ter empatia nas negociações e respostas dos participantes de forma imparcial.

Vantagens

Maior controle dos projetos

A gestão de projetos é uma área multidisciplinar que reúne vários conhecimentos para otimizar todos os aspectos de um projeto. Com isso, você consegue um maior controle do cronograma, do orçamento, dos recursos etc.

Afinal, quando você tem várias áreas soltas agindo por conta própria, o projeto perde unidade e, frequentemente, sai do escopo desejado pelo cliente, além de muita energia ser gasta para unificar as várias tarefas ao final. Já a gestão foi criada justamente para uma integração em tempo real.

Redução das alterações

Sem uma supervisão atenta, os colaboradores geralmente fogem um pouco do escopo na realização das tarefas. Isso é normal, pois eles trabalham com projetos diferentes no dia a dia e podem se esquecer de alguma especificação do cliente. O gestor evita essas ocorrências, pois tem à sua disposição ferramentas como o plano inicial, o planejamento estratégico etc.

Aumento da eficácia

A eficácia de um projeto mede se ele atendeu ao escopo e realizou todas as entregas com qualidade, com o mínimo de recursos possível, isto é, não houve energia, tempo e dinheiro gastos com retrabalhos, readequações de tarefas e perdas de prazo. Com o domínio do ciclo de vida de um projeto, tudo é otimizado, pois haverá muito planejamento e monitoração constante.

Aumento da rentabilidade

Uma alocação otimizada de recursos materiais e humanos permite que os custos do projeto reduzam significativamente. Desse modo, a rentabilidade — que é o preço pago pelo cliente menos os custos — aumenta. Além disso, você consegue fazer projetos com um valor mais acessível, o que atrai mais clientes.

Melhora do fluxo de informações na equipe

A utilização de uma metodologia de gerenciamento permite que todos saibam o que fazer e quando fazer, pois é realizada a documentação de todas as informações-chave para que não haja conflitos ou ausência de dados. Portanto, reduz-se bastante o tempo que os colaboradores perdem tentando descobrir qual é o próximo passo.

Qual o papel do gestor de projetos?

O gestor é responsável por manter toda a coesão dos elementos que falamos acima. Assim, ele executa as tarefas mais importantes, como elaboração de cronograma, criação do plano do projeto, controle de custos etc.

Além disso, ele pode ser considerado como o olho do cliente e dos executivos no dia a dia do projeto, pois sua principal missão é garantir que todas as partes interessadas saiam satisfeitas do projeto. Afinal, não adianta gerenciar projetos sentado na cadeira de um escritório, isolado das equipes.

É preciso estar o tempo inteiro em diálogo, conferindo visualmente a execução do trabalho, questionando a respeito das dificuldades e fornecendo feedbacks.

Assim, o gestor não pode se esquecer de que é o principal personagem para aumentar o nível de motivação das equipes, pois são elas as grandes responsáveis por tirar o planejamento do papel. Para isso, é importante ter uma boa reunião inicial, na qual todas as informações importantes são dadas.

Como fazer uma gestão de projetos eficiente?

Na gestão de projeto, há alguns pontos que são básicos, ou seja, devem estar presentes independentemente de sua complexidade. Assim, em todas abordagens, eles fornecem as ferramentas básicas para que o gestor saiba por onde começar.

Tripé da gestão de projetos

Dizemos que há um tripé da gestão com três pilares: o escopo, os prazos e os custos. Todos eles deverão ser monitorados constantemente para garantir a satisfação do cliente e das demais partes interessadas, pois:

se um projeto não atende às expectativas do cliente, ele geralmente o rejeita ou sai bastante insatisfeito, fazendo um marketing negativo para a imagem da sua empresa;
se os prazos não são respeitados, os produtos apresentados ao cliente podem perder o valor inicial para ele;
se os custos aumentam, sua empresa provavelmente colherá muito prejuízo durante e após a conclusão.

Para controlar o escopo, você deverá ter uma boa gestão de mudanças, isto é, processos que garantam que as modificações feitas não deixem de atingir os objetivos do cliente e da empresa.

Para isso, a comunicação é essencial. Diante de qualquer mudança crítica, não deixe de comunicar a todas as partes envolvidas sobre os problemas atuais e suas possíveis soluções. Uma decisão compartilhada é a melhor forma de prevenir a insatisfação.

No caso dos custos, a curva de valor agregado será a principal ferramenta. No eixo X, você deverá inserir o tempo de duração do projeto e, no Y, os gastos até aquele momento. Então, durante as etapas de planejamento, faça uma curva com os custos estimados para período.

Durante a execução, outra curva será montada no mesmo gráfico, porém, com os valores reais. A comparação entre as duas permitirá saber se os custos estão dentro do esperado.

Por fim, o tempo é gerido com o cronograma. Nele, as datas iniciais e finais de cada tarefa deverão estar presentes. Um dos erros dos gestores é o excesso de preocupação com o prazo final e se esquecer de que ele é garantido ao manter uma consistência nas entregas durante cada passo da execução.

Gestão de riscos

Os riscos, como explicamos, são todas aqueles pontos fracos e ameaças que podem reduzir a qualidade final do projeto, aumentar os custos ou comprometer os prazos.

Portanto, além do tripé básico, todo o plano do projeto — independentemente do porte — deve elencar quais são os entraves potenciais para o cumprimento dos objetivos e mostrar claramente a probabilidade de eles realmente ocorrerem. Também, todas as medidas para contorná-los devem estar estabelecidas antes da etapa de execução.

Gestão de equipe

O início de uma boa gestão de equipe acontece quando o gestor explica a todos a sua importância para a conclusão do objetivo final. Depois disso, reuniões periódicas são importantes para deixar todo mundo na mesma página — as pessoas precisam sentir que fazem parte de um todo para se motivarem.

Para isso, são essenciais feedbacks que devem ser dados tanto nos acertos quanto nos erros, sempre com muito respeito e empatia com a outra parte.

Você percebe como a gestão de projetos é complexa e importante dentro de uma empresa? Sem ela, não haverá um norte e muitos recursos são perdidos nos processos e tarefas. Também, há um grande risco de se desviar dos objetivos do cliente e, consequentemente, o produto final não trará lucro para empresa nem satisfação para as partes interessadas.

Por isso, para garantir o sucesso, não deixe de se certificar que cada projeto seu seja supervisionado por um gerente capacitado e experiente para lidar com todos os problemas que naturalmente surgem durante o ciclo de vida, de preferência com uma certificação internacional, como a certificação PMP do PMI.

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