Uma boa gestão de projetos na área de TI depende de diversos fatores fundamentais, como planejamento e comunicação. Para alinhar as entregas aos princípios organizacionais, é preciso analisar bem o objetivo do projeto e gerenciar a equipe interna.
Por conta da complexidade dessa tarefa, e das muitas variáveis envolvidas, existem algumas informações que todo gestor precisa saber para conduzir processos bem-sucedidos. Se deseja aprender esses fatores, a fim de atingir a redução de custos e a inovação, continue acompanhando este artigo. Boa leitura!
Informações importantes sobre gestão de projetos na área de TI
1. Definição de projetos de TI
Os projetos de TI são esforços coletivos para a criação de produtos, com prazos definidos, início e fim. Geralmente, são caracterizados pela necessidade de um planejamento prévio, com etapas bem estabelecidas, que partem da finalidade daquele determinado resultado.
Ou seja, são estratégias de gerenciamento corporativo para atingir um propósito. Estão ligados a questões operacionais, embora sejam diferentes de atividades comuns e cotidianas. Os empreendimentos são exclusivos e temporários, com um ciclo de vida bem estipulado, além de limitados por questões cruciais, como recursos, tempo e custos.
Por conta desses fatores limitantes, existe a necessidade de uma boa gestão, bem organizada, que aplique conhecimentos, habilidades e técnicas e consiga abarcar todos os aspectos relevantes para otimizar os fluxos e os resultados.
2. Diferença entre projeto X programa
Um programa é diferente por ser um conjunto de projetos. Ademais, não descreve atividades e operações de forma específica, mas compreende os esforços de todos os projetos envolvidos nele, para chegar a um resultado maior. É também mais complexo e envolve mais variáveis, principalmente por integrar diversos processos diferentes.
3. Importância do PMBOK
O PMBOK é um guia criado pelo PMI (instituto de gerenciamento de projetos) que direciona os gestores com as melhores práticas de administração. Contempla diversos pontos fundamentais e enfatiza a importância da padronização de processos, da otimização do fluxo de comunicação interna e do controle do andamento das atividades.
É fundamental por ajudar a definir bem as funções e os papéis dos envolvidos nos projetos — quem deve ser o gestor, quem são os stakeholders (as partes interessadas), os patrocinadores, bem como o que cada membro deve fazer. Segundo o PMBOK, existe dez áreas de conhecimento que devem ser seguidas na gestão de projetos:
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integração: orienta a execução, monitora e controla o trabalho, define escopo preliminar e gerencia interdependências entre as demais áreas;
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escopo: planejamento, definição e verificação do escopo em que atuará o produto;
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tempo: definição da atividade, sequenciamento de atividades, estimativa de tempo e de recursos utilizados e criação de cronograma;
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custos: estimativa de custos, orçamento e controle de gastos;
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qualidade: planejamento, controle e garantia de qualidade, buscando a satisfação do cliente;
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recursos humanos: contratação, mobilização e gerenciamento da equipe do projeto;
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comunicações: distribuição de informações, relatório sobre o desempenho e gerenciamento das partes interessadas;
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riscos: identificação, análise quantitativa e qualitativa de riscos, planejamento de respostas, monitoramento e controle;
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aquisições: compras, contratações, relacionamento com fornecedores e administração de contratos;
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partes interessadas no projeto: identificar os envolvidos no projeto, gerenciar e controlar o envolvimento dessas partes.
Já o ciclo de vida definido pelo guia compreende as fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento. As atividades das áreas citadas se dividem entre as etapas do projeto. Ou seja, o PMBOK é um manual completo com todas as partes que devem ser priorizadas e definidas por todo gestor de projetos para alcançar sucesso na estratégia.
4. Importância da gestão de projetos na área de TI
Veremos a seguir alguns benefícios que demonstram a importância da gestão de projetos.
Diferencial competitivo
Um dos principais destaques é o fato de que contribui para o aumento da vantagem competitiva da companhia. Em razão da melhoria dos processos organizacionais, do fluxo de informação e da diminuição de erros na produção, as companhias adquirem maior credibilidade e autoridade no mercado, como uma referência que tem os aparatos necessários para criar produtos de qualidade.
Isso beneficia a reputação da empresa e melhora a capacidade de atração e de fidelização de clientes. Afinal, fica mais fácil convencer as pessoas do valor da organização.
Redução de custos
Outro benefício é a redução de custos. Os gastos desnecessários envolvendo os projetos são eliminados, uma vez que as fases são bem definidas e planejadas, com os investimentos estipulados para cada etapa de forma clara.
Com o aumento da precisão e da qualidade, menos despesas para reparações posteriores são necessárias, com menos suporte e manutenção, bem como maior estabilidade e consistência. É possível garantir um aproveitamento eficiente dos recursos para que a equipe pague apenas pelo que utiliza e tenha uma boa noção do que precisa.
Automação
Outro ponto que deve ser ressaltado é que a gestão de projetos facilita a automação de processos, o que contribui para a redução de pessoal, de tempo e de gastos com equipamentos.
Uma vez que todos sabem exatamente as atividades e os passos necessários para atingir um fim, é possível delegar algumas funções para as máquinas e otimizar o fluxo de trabalho.
Produtividade e agilidade
A companhia também adquire mais produtividade e agilidade nos processos. Afinal, tudo é bem organizado e documentado, com todos os membros sabendo bem o que fazer, o que ajuda a identificar e eliminar gargalos produtivos. A eficiência nas atividades cria a capacidade de lidar com tarefas simultâneas, com garantia de qualidade e consistência.
Cumprimento de prazos
A principal consequência do fato anterior é a diminuição no tempo de execução. Ou seja, a equipe interna consegue cumprir bem os prazos definidos e entregar os resultados no período esperado. Claro, é possível que existam atrasos, mas a gestão de projetos também facilita a previsão de riscos e de eventuais necessidades de mudança nos prazos. Ou seja, a administração ganha o poder de antecipar problemas.
Inovação
É possível ainda garantir o suporte à inovação, como a introdução de métodos modernos no desenvolvimento, que podem ser ferramentas inteligentes para automação ou metodologias novas, como a ágil. Isso porque a adaptação é bem mais fácil, já que tudo está claro para o gestor e para os colaboradores envolvidos, fazendo com que as consequências das mudanças sejam minimizadas.
5. Função de um gerente de projetos
A função de um gerente é a de coordenar os processos citados, prezando pela comunicação e integração entre os colaboradores, transparência para os stakeholders, agilidade operacional e qualidade. Ele é o responsável por gerenciar todas as áreas do projeto, como as pessoas, os recursos e o tempo e por se preocupar com cada passo das áreas definidas pelo PMBOK, com a delegação de funções para membros capacitados.
O gestor também se importa com avaliação de resultados segundo as métricas definidas, com a escolha da metodologia que será adotada e com as metas estipuladas, de acordo com os valores da organização.
O gerenciamento de projetos é uma tarefa complexa que envolve uma série de fatores relevantes, mas com um bom cuidado e planejamento, é possível evitar as principais dores de cabeça e otimizar os resultados. É importante seguir os princípios mencionados, a fim de conseguir redução de custos e gargalos, bem como o suporte à inovação.
Agora que você já conhece os fatos relevantes sobre a gestão de projetos na área de TI, confira nosso conteúdo sobre como obter redução de custos na sua empresa.
