O que são sistemas legados?
Sistemas legados são sistemas que foram herdados, por exemplo em uma aquisição de empresa, ou sistemas antigos que devem ser substituídos por novos, mais eficientes. São uma verdadeira faca de dois gumes. Por um lado, eles ainda são indispensáveis para que um setor ou empresa consigam realizar suas rotinas. Em contrapartida, pelas suas características, eles acabam sendo um “mal necessário”, o que faz deles mais um problema do que uma solução. De qualquer forma, a transição para um novo sistema é um processo que demanda muito preparo, conhecimento e uma dose de desapego. É o que acontece quando se implementa, por exemplo, o Protheus, um dos ERPs líderes de mercado que pode ser integrado a sistemas legados de diversos tipos. Avance na leitura e fique por dentro antes de dar adeus ao seu software antigo. O que caracteriza os sistemas legados? Segundo Ian Warren, autor de The Renaissance of Legacy Systems. Method Support for Software System Evolution, sistemas legados têm como características: custam caro para seus proprietários/gestores; complexidade; hardware obsoleto; suporte obsoleto; falta de conhecimento técnico; falhas críticas para o negócio; falta de documentação; constantes backlogs solicitando mudanças; incorporam o conhecimento sobre a empresa; incompreendido pelos responsáveis pela sua manutenção Como fazer a sua integração com o Protheus? Naturalmente, chega uma hora em que os sistemas legados precisam ser encerrados para dar lugar a soluções mais modernas e escaláveis, como o ERP Protheus. Sendo essa sua escolha, vale seguir o passo a passo a seguir para assegurar uma transição segura e sem sustos. Confira! Escolha o módulo O primeiro passo ao integrar o Protheus com o seu sistema legado é selecionar o módulo a ser incorporado. Algumas das diversas opções são: compras; controle de estoque e de custos; faturamento; financeiro; fiscal e contábil; planejamento e controle da produção; recursos humanos; gestão de projetos; relacionamento com o cliente; gestão de serviços; gestão de contratos. Treine e capacite os envolvidos Ao implementar um novo sistema, é certo enfrentar alguma resistência e até objeções por parte das pessoas que vão operá-lo. Dessa forma, o melhor a se fazer é contar com o apoio de uma parceria que auxilie no treinamento dos envolvidos antes da implantação do novo recurso. O mesmo se aplica na hora de fazer a migração até as futuras atualizações e releases de ERP, que devem ser supervisionados. Dica: a Atos Data é o seu braço direito na hora de implementar o Protheus e incorporar sistemas legados. Teste as soluções antes de “desligar” o sistema A transição para um novo sistema ERP deve ser muito cuidadosa. Afinal, junto ao sistema legado está todo o banco de dados de uma empresa que, como tal, deve ser preservado. É por essa razão que, antes da implementação definitiva, seja rodada uma versão de testes do Protheus. O que sua empresa ganha em integrar seus sistemas? Mudar de sistema é um desafio que pode levar tempo para ser superado. No entanto, a recompensa vem na forma de rotinas mais ágeis, menos tempo desperdiçado com processos lentos e mais produtividade. Ficou claro para você o que são sistemas legados e por que se deve tratar com seriedade sua transição? Com o apoio de especialistas e sua participação todos ganham com a mudança, especialmente se a escolha for o ERP Protheus. Curta nossa página no Facebook e encha o seu feed de notícias com conteúdos de valor!
ERP para pequenas empresas: Quais as vantagens?
O software ERP para pequenas empresas é uma ótima alternativa para proporcionar a automatização de processos e a gestão da informação dentro do negócio, além de permitir a integração de dados e processos em um mesmo ambiente. Essa ferramenta ganha especial importância para o pequeno empreendedor, uma vez que, quanto mais cedo ele começar a organizar seus processos internos, poderá tomar decisões mais vantajosas e acertadas, a fim de garantir uma boa continuidade das atividades. Ficou interessado em melhorar a eficiência das operações no seu negócio? Neste post, você vai conhecer os benefícios e as vantagens de uma pequena empresa contar com um sistema ERP. Continue a leitura! Redução dos custos de TI O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) consegue unificar as tarefas de gestão e, com isso, reduzir os cursos com TI. Assim, não é necessário desembolsar altos valores para a compra de vários softwares que contêm funções distintas cada um. É possível investir em um sistema ERP moderno, eficiente e que apresenta todas as funcionalidades em um só lugar. Dessa forma, a empresa não terá tanto trabalho em escolher uma equipe de atendimento e suporte e nem precisará adquirir licenças, uma vez que tudo ficará a cargo do ERP. A centralização das funções de TI em um sistema significa que você não vai gastar tanto e poderá economizar. Maior transparência O sistema ERP proporciona um amplo acesso às operações que acontecem dentro da empresa. Sendo assim, o gestor terá uma grande noção sobre o desempenho das tarefas e poderá conhecer os valores obtidos. Assim, por exemplo, é possível controlar diariamente a quantidade de mercadorias que estão armazenadas em estoque e monitorar os envios e entregas que serão realizadas futuramente. A partir dessa informação, fica mais fácil saber se os produtos têm uma boa saída no mercado e, também, é possível controlar o capital de giro com mais eficácia. Isso tudo sem mencionar que as informações obtidas costumam ficar acessíveis para toda a equipe responsável pela análise de desempenho, fator que propicia maior clareza e transparência nas operações. Nesse sentido, o trabalho se torna mais focado e direcionado para o que realmente importa. Segurança dos dados Uma das maiores preocupações dos gestores e empresários é manter a segurança dos dados da empresa. Nesse sentido, o investimento em segurança da informação tem sido cada vez mais alto. Afinal, os dados corporativos e que se referem às cadeias de produção já se tornaram verdadeiros ativos. Falamos de informações pessoais e bancárias de clientes, lucros obtidos em determinado período, contratos com fornecedores, fórmulas de produção etc. Tudo isso precisa ser devidamente gerenciado e protegido pelas empresas. É aí que surge a importância do ERP como uma excelente ferramenta que proporciona a segurança de dados da empresa. Esse software conta com mecanismos de criptografia baseados na criação de códigos inteligíveis que somente podem ser visualizados e acessados por usuários cadastrados e terceiros autorizados. Esse fato reduz significativamente os riscos de invasão no sistema, evitando furto e extravio de dados importantes. Além disso, o ERP também oferece opção de efetuar backups centralizados de dados sigilosos com frequência, ou seja, permite fazer cópias de segurança dos dados que estão contidos em um determinado dispositivo ou sistema para outro ambiente seguro. Assim, em caso de acidentes (corrupção de dados, delete acidental, panes no sistema) que prejudiquem o acesso aos arquivos, os dados originais continuam salvos e podem ser restaurados sem grandes problemas. Atendimento ao cliente O ERP facilita e otimiza o atendimento aos consumidores, melhorando a aquisição e a retenção e, assim, aumentando as chances de conquista e fidelização dos clientes. Essa deve ser uma das maiores prioridades de toda pequena empresa que deseja se manter competitiva e atuante no mercado. Nesse sentido, um software que dispõe de um sistema integrado de gestão empresarial consegue centralizar todas as informações e facilitar o trabalho da equipe de vendas, de atendimento e de marketing. Assim, o atendimento se torna mais direcionado para tirar as dúvidas do cliente e satisfazer às suas necessidades. Então, caso o consumidor ligue para a empresa para saber sobre as especificações técnicas de um determinado produto, a equipe de atendimento ao cliente que utiliza o software ERP pode rapidamente acessar os dados e fornecer as informações disponíveis. Melhor gestão de estoque A movimentação de estoque físico e das cadeias de produção também é uma realidade nas pequenas empresas. Nesse sentido, é necessário fazer uma boa gestão de estoque, a fim de controlar a cadeia de suprimentos, reduzir desperdícios e evitar a falta de mercadorias. Isso é possível graças a um bom sistema de ERP. Esse software consegue controlar a entrada e a saída de produtos, armazená-los conforme a data de chegada ao estabelecimento ou o prazo de validade, o nível de rotatividade da mercadoria etc. Esse gerenciamento de perto pode diminuir os prazos de entrega de produtos e otimizar as operações. Mais escalabilidade A escalabilidade se refere à capacidade da pequena empresa aumentar a quantidade de atendimentos sem que isso signifique aumentar proporcionalmente as operações. Sendo assim, a empresa pode passar a atender 100 clientes reunindo o mesmo empenho e afinco que antes, quando somente se conseguia atender 50. Isso é possível mediante os benefícios do ERP que influenciam diretamente a escalabilidade, como a integração de dados de diversas origens, o maior controle desses dados, a automação de tarefas, o acompanhamento de indicadores de conversão, a gestão de leads etc. O investimento em um bom software ERP para pequenas empresas é uma ótima decisão para os gestores que desejam reduzir ou eliminar processos manuais repetitivos, aumentar a produtividade e otimizar as operações. Nesse sentido, a escolha de um sistema integrado de gestão empresarial deve considerar as necessidades e objetivos corporativos, de forma que as funcionalidades do sistema sejam alinhadas com as ações da empresa. O que você achou desses benefícios? A sua empresa já conta com um sistema ERP para otimizar as operações? Deixe um comentário abaixo contando a sua experiência!
Mapeamento de processos: entenda o que é, qual a importância e como fazer
O mapeamento de processos é um dos tópicos abordados no consagrado “Guia PMBOK” que, atualmente, está em sua sexta edição. Espécie de “bíblia” dos processos empresariais, é o material mais completo sobre o tema e alvo de estudos dos melhores especialistas. Com base em seus conceitos, veja neste conteúdo os passos básicos da sua implementação e por que motivos pensar desde já em mapear os seus processos de negócio. Boa leitura! Do que o mapeamento de processos trata? Segundo o Guia PMBOK, um processo consiste em um conjunto de atividades sobrepostas que, no final, geram resultados para a empresa e para seus clientes. Sua estrutura simplificada é a seguinte: entradas (como resultados de outros processos, ordens ou decisões, por exemplo); técnicas e ferramentas; saídas (produtos, serviços, desenhos ou planos, entre outros resultados esperados). Quais razões para mapear os processos na empresa? Processos desalinhados conduzem necessariamente a resultados ruins. É o que acontece, por exemplo, quando a migração de um sistema em uma empresa faz com que se percam dados ou até pioram o quadro anterior. Por sua vez, com processos bem delineados, esse tipo de contratempo passa a ter chances mínimas de ocorrer. De que maneira ele deve ser feito? Normalmente, a terceirização — ou outsourcing — é a melhor resposta quando se pretende mapear os processos. Afinal, com a visão de outros especialistas, a empresa se obriga a conhecer e reparar suas próprias falhas. Isso pode não acontecer quando os possíveis envolvidos nessas falhas participam da mudança. Sendo assim, o mapeamento de processos, de forma resumida, pode se estruturar como descrito a seguir. Trace objetivos O passo número um pede que sejam associadas metas à mudança que está por vir. Sua empresa pretende reduzir o tempo gasto com determinada tarefa? Ou, quem sabe, esteja precisando “turbinar” seu atendimento, com processos mais ágeis? Seja qual for o objetivo, ele deve ser capaz de ser traduzido em números, para que possa ao final ter o seu sucesso medido. Conheça os fornecedores No seu processo de atendimento, quem são as empresas responsáveis por fornecer os insumos e recursos necessários? No setor de compras, por exemplo, de quem é essa responsabilidade? Tendo seus fornecedores reconhecidos, é possível então atribuir funções e, se necessário, incluir ou excluir pessoas em um processo que esteja sendo modificado. Identifique as entradas A partir das metas e dos fornecedores identificados, é hora de finalmente identificar as entradas de um processo, seja externo ou interno. Alguns exemplos nesse sentido são: pedidos de clientes na loja; solicitações por parte do setor de compras; ordens de serviço para o setor de infraestrutura. Reconheça os componentes Que ferramentas e recursos sua empresa utiliza no processo que está sendo mapeado? Essa é uma etapa muito importante, já que é dela que você vai tirar informação para montar o orçamento do processo que está nascendo. Determine as saídas do processo Finalmente, tendo todos os elementos-chave identificados, é hora de mapear as saídas do processo em questão. Para facilitar o cumprimento desta e das outras etapas, você pode utilizar ferramentas como: BPMN.io; HEFLO! Documentação; Draw.io; Sydle. Onde um sistema ERP entra nessa história? Para ter ainda mais agilidade em seus processos, um sistema ERP cai muito bem porque, com ele, sua empresa pode automatizar etapas importantes. Sistemas desse tipo são úteis para padronização, garantindo assim que os novos processos estejam alinhados às metas, valores e missão da sua empresa. Viu só como o mapeamento de processos é de fato uma solução para quando seus resultados não vão tão bem quanto se espera? Com o apoio dos recursos e das parcerias certas, o resultado só pode ser o aumento na eficiência em todos os sentidos. Aproveite e compartilhe este conteúdo em suas redes sociais para que outros tenham insights como os que você acabou de ter.
