Sistema ERP: como ficar por dentro das atualizações?
Uma preocupação constante das empresas é estar sempre à frente de seus concorrentes. Isso pode ser feito por várias frentes, como oferecer produtos inovadores ou ter um marketing viral, por exemplo. A melhor estratégia, porém, ainda é aumentar a eficiência operacional e reduzir custos. Hoje, isso pode ser atingido com um bom software ERP — como o Sistema Protheus, que reúne todas as ferramentas essenciais para a gestão empresarial. Na verdade, se você ainda não conta com esse tipo de serviço, deve começar urgentemente. Afinal, todos os seus concorrentes já devem estar em algum estágio de implementação ou uso de um ERP. Para ajudar você com isso, fizemos este post explicando as vantagens de escolher o Sistema Protheus, o único que oferece atualizações constantes de acordo com o feedback dos usuários. Continue lendo e confira! Como funciona o calendário de atualizações do Sistema Protheus? Para garantir que os seus clientes contem sempre com soluções completas e atuais, faz parte da filosofia da TOTVS manter atualizações constantes para se adequar ao mercado e garantir um elevadíssimo nível de qualidade. Para que isso ocorra, além de estar sempre de olho nas novidades do campo da tecnologia da informação, ela ouve ativamente os seus clientes. Toda atualização e alinhamento é realizado em um processo de release incremental, o que garante releases semestrais, sempre recheados de inovações de acordo com o feedback recebido. Cada um desses releases tem uma vida útil de atualizações de, no mínimo, 18 meses. Durante esse tempo, as novas implementações de legislação são disponibilizadas por meio de pacotes de atualização bem mais simples. Por essa razão, até a TOTVS mudou as suas ferramentas, os processos de gerenciamento e os mecanismos de expedição. Agora, os novos clientes sempre iniciam a utilização a partir do último release, e os atuais que quiserem aderir a essas inovações devem apenas baixar e implementar o último release entregue. O primeiro release a ser lançado com essa nova política será o 12.1.23, disponibilizado a partir de janeiro de 2019. As releases serão lançadas a cada 6 meses e terão vida útil por 18 meses, isto é, receberão suporte técnico através de chamados e patches de correção de rotinas. Por que manter o seu ERP atualizado? Como dissemos, os ERP’s não são sistemas simples; são conjuntos de dezenas de ferramentas que buscam abarcar, praticamente, todos os setores de um negócio. Assim, eles mantém as informações centralizadas e eliminam a necessidade de múltiplas plataformas para dar conta das necessidades de um negócio, dando aos gestores uma visão mais sistêmica da empresa. Para que isso ocorra de forma fluida, são necessárias atualizações constantes, que incorporem as novidades do mercado. Além disso, é preciso considerar que muita coisa pode mudar no mundo empresarial em determinados períodos. Na gestão tributária, por exemplo, novos impostos, taxas e legislações podem surgir a qualquer hora — e o ERP precisa acompanhar essas mudanças. Atualizações também trazem a correção de bugs e melhorias no código do sistema. Com isso, ele pode se tornar mais rápido e demandar menos capacidade de processamento. Tudo isso sem pesar o seu negócio: as atualizações são feitas sem janelas de parada, processos complicados de migração, perdas do histórico de dados ou mudanças bruscas, que necessitam de um grande tempo de adaptação. Em resumo, contando com o Sistema Protheus você terá um ERP sempre atualizado, capaz de atender a todas as suas demandas. A TOTVS é a melhor fabricante de sistemas de TI atualmente, e a única que entrega as ferramentas mais atuais do mercado. Além disso, ela conta com fornecedores que preparam uma implementação completa, além de um suporte adequado. Então, gostou do post? Ficou interessado em saber o que o Protheus pode fazer por sua empresa? Então, não deixe de entrar em contato conosco! TOTVS, Microsiga e Protheus são marcas registradas de propriedade da TOTVS S.A. Atos Data é uma consultoria independente.
Precisa melhorar sua gestão financeira? Saiba como fazer uma de sucesso!
Uma boa gestão financeira permite aos empreendedores melhorar os resultados, aumentar o valor de patrimônio, com lucro, além de oferecer a possibilidade de, por meio dos indicadores, identificar os pontos críticos de todos os setores da empresa. Além disso, essa ação permite a otimização de processos, a alocação de recursos e a criação de estratégias pensando a médio e longo prazo. Por mais que pareça complicado, complexo e custoso gerenciar uma grande quantidade de informações, não é mais viável gerir um negócio sem se apoiar na gestão de dados. A empresa que não se adaptar a esses novos tempos está fadada a ser absorvida pela concorrência. Para lidar com essa gama de informações, principalmente as financeiras, é necessário organização, além de um controle bem-feito e sério. Quer saber como fazer uma gestão financeira eficiente, confira as nossas dicas a seguir. Boa leitura! Como fazer uma gestão financeira de sucesso? Organize melhor as contas a pagar e receber Uma boa gestão necessita de equilíbrio, e na parte financeira, é preciso que haja uma harmonia entre os recebimentos e os pagamentos. Ao manter as contas organizadas e em dia, a empresa evita pagar multas e juros por atrasos. Mesmo que pareçam pouco, em um primeiro momento, somado com outros custos, eles podem se tornar o fator responsável por descapitalizar o negócio. Além disso, o atraso de pagamentos, mesmo aqueles feitos por falta de organização, pode fazer a empresa perder credibilidade com fornecedores importantes para o negócio. Além de cortarem o relacionamento, dependendo da pendência, poderá ocorrer um protesto de título e outras repercussões negativas para a imagem da companhia. Se formos levar em conta que os fornecedores se comunicam, as chances de fechar um negócio com outro parceiro se tornam menores. O contrário também é válido, pois, além dos descontos inerentes às empresas que compram matérias-primas em grande escala, as contas em dia garantem mais descontos, além de condições especiais de pagamentos. Não podemos esquecer dos valores a receber, pois eles também compõem o capital de giro de sua empresa. Fique atento aos atrasos dos clientes, aja pontualmente, notificando os atrasos para que isso não se torne algo recorrente e prejudique o seu fluxo de caixa. Utilize o fluxo de caixa Uma ferramenta que também costuma ser abandonadas pelos gestores é o fluxo de caixa, muitos fazem isso por não entender a importância que essa solução tem para a gestão financeira, ou por acharem que é um custo sem grande impacto no resultado. Engana-se quem pensa assim! É por meio do fluxo de caixa, que será possível entender com precisão todos os valores que entram e que saem da empresa. Com essa ferramenta funcionando, será possível analisar os indicadores para identificar que a receita está sendo convertida em disponibilidades, ou seja, se o ROI — Retorno Sobre Investimento — é positivo. O fluxo de caixa ajuda as empresas a identificarem se a receita corresponde a lucratividade, ou se ela está gastando muito para faturar muito e ficando no zero a zero. Ainda, é possível mapear todos os gastos, prevenindo o risco de inadimplências. Não misture as contas pessoais com as da empresa Essa dica é importantíssima, principalmente para os empreendedores individuais e gestores de pequenas empresas. Somente fazendo um fluxo de caixa realista e organizado, que você realmente poderá ter um panorama fiel à realidade da empresa. Por isso, abra uma conta somente para a empresa, defina um pró-labore e relate-o no fluxo de caixa. A mistura das contas pode fazer com que você gaste mais do que pode, muita das vezes contando com projeções, e acabe deixando o negócio no vermelho. Planeje seu crescimento com base nos dados Não é mais sustentável praticar a gestão reativa, ou seja, aquela na qual os gestores agem após um acontecimento. Para encarar o mercado cada vez mais concorrido, é necessário fazer uma gestão proativa e preditiva, baseada em dados e não em feelings. É com a boa análise dos dados que a empresa terá uma impressão mais realista das receitas e despesas, além de poder mapear os gargalos que impedem o crescimento, como, o investimento em produtos com baixa saída, que enchem o estoque e depois são vendidos com valor abaixo de mercado. Com esses indicadores em mãos, será possível fazer previsões de longo prazo, detectar oportunidades de mercado, identificar tendências em relação aos anseios dos clientes e, por consequência, ampliar a sua capacidade de vendas. Os dados mostrarão também o que está errado e os caminhos que você deverá seguir para corrigir os erros, de forma analítica, sem achismos ou intuições. Defina seu planejamento estratégico Tudo tem que partir de um plano estratégico e para ter um bom controle financeiro, é ideal que a empresa defina, com clareza, quais são os seus objetivos e metas. Crie um planejamento estratégico de longo prazo, de no mínimo um ano, e avalie qual é o melhor caminho para que você consiga alcançar os seus objetivos. Transforme esse planejamento em números e compare-os com os dados reais. Assim, você conseguirá adaptar a sua gestão para ficar próximo da meta. Adote as ferramentas certas Apesar de muita gente conseguir fazer a gestão financeira utilizando as planilhas, existem no mercado ferramentas para gestão empresarial, com recursos projetados para que você possa extrair todo o potencial de sua empresa. Com um software, todos os dados ficarão centralizados e você terá a segurança para analisar métrica por métrica, a fim de ajustar a sua gestão, sem a possibilidade de perder uma informação. Essa centralização facilita muito o controle, porque o acesso poderá ser feito por profissionais de qualquer setor, permitindo uma maior integração. Neste texto, entendemos um pouco mais sobre a importância de uma boa gestão financeira e como isso impacta diretamente nos resultados de uma empresa. Além disso, vimos também algumas dicas para que você possa começar a ter um controle maior sobre as finanças e aproveitar todo o potencial de seu negócio. E aí, gostou do post? Então, siga a gente nas redes sociais e receba em primeira mão as nossas novidades. Estamos no Facebook, LinkedIn e Twitter.
Veja como equilibrar os custos da empresa com um sistema de gestão
O equilíbrio dos custos da empresa deve ser sempre uma das principais metas dos gestores contemporâneos. Afinal, devido à competitividade trazida pela globalização e pelo avanço tecnológico, só sobrevivem no mercado aqueles negócios cujas operações são enxutas o suficiente para manter a lucratividade, mesmo nos momentos de queda na entrada do caixa. Nesse sentido, os sistemas de gestão financeira têm sido grandes aliados, pois trazem dois benefícios muito importantes: a integração e a automação de tarefas. Assim, muitas atividades repetitivas e simples podem ser executadas pela máquina, deixando os colaboradores livres para ações mais estratégicas. Se você ficou interessado, não deixe de ler o nosso post até o final! Por que escolher um software de gestão? Redução de desperdício e erros As tarefas repetitivas, como transcrição de tabelas entre sistemas ou a o cálculo de métricas, podem ser totalmente automatizadas por um software. Como as máquinas não cansam e nem questionam o que estão fazendo, elas são ideais para isso e podem manter o mesmo desempenho 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem cometer algum erro. Aumento da visibilidade e centralização de informações A visibilidade dos dados é muito importante para um negócio, pois o fácil acesso a eles permite que o gestor sempre se mantenha atualizado. Os softwares de gestão têm painéis que concentram todos os indicadores e métricas na mesma tela. Aprimoramento da gerência Consequentemente, os processos de tomada de decisão ficam aperfeiçoados. Afinal, as melhores escolhas são aquelas baseadas em dados estratégicos em vez da intuição do gestor. Com isso, é possível obter uma abordagem mais científica e objetiva da administração dos recursos. Com o tempo, o sistema de gestão cria uma cultura empresarial em que até mesmo o colaborador do “chão de fábrica” começa a se preocupar em tomar decisões melhores. Como escolher um sistema que reduza o custo da empresa? Antes de escolher um software, você deverá observar vários fatores. Veja. Modalidade de cobrança Há diversas formas de pagamentos de sistemas atualmente: SaaS: aqui, sua empresa terá de pagar uma mensalidade. Geralmente, os provedores de SaaS fornecem uma série de pacotes de acordo com o tamanho da sua organização e as ferramentas contratadas; licenças por número de usuários: neste tipo geralmente não é cobrada mensalidade. Por outro lado, é preciso pagar pela licença de acordo com o tamanho do negócio. A desvantagem é seu elevado preço inicial, a necessidade de renovação periódica e a dificuldade de escala; % sobre o faturamento: essa possibilidade é mais rara, mas, em vez de pagar inicialmente pela licença ou por um pacote, sua empresa compromete parte do seu faturamento a cada mês ou trimestre. Custos de implantação e de manutenção Além de tudo isso, na dúvida entre os custos de duas ou mais soluções, não deixe de observar os investimentos de Setup (iniciais, referente à instalação) e os de manutenção mensal. Afinal, existem softwares mais caros inicialmente, mas cuja manutenção mais enxuta traz uma economia em longo prazo. Da mesma forma, o contrário também é perfeitamente possível. Portanto, para equilibrar os custos da empresa, você não poderá abrir mão de um sistema de gestão. A escolha do provedor deverá ser bem informada e pensada pela gestão. Haverá um relacionamento duradouro entre vocês e não pode haver arrependimentos. Ficou com alguma dúvida ou tem uma experiência para compartilhar? Então, não deixe de comentar no nosso post!
5 ótimas práticas para a gestão de processos do seu negócio
Atualmente, para se destacar da concorrência e conquistar o mercado, não basta prestar um serviço eficiente ou produzir um bom produto. É necessário que a empresa tenha um diferencial competitivo. Para isso, é fundamental contar com uma boa gestão de processos. Afinal, é bem mais fácil otimizar os resultados quando os departamentos da empresa atuam de forma integrada e estão alinhados às metas da organização. Quer saber como melhorar a gestão de processos na sua empresa? Continue a leitura e descubra 5 práticas que podem alavancar o seu negócio! Como fazer uma boa gestão de processos na sua empresa 1. Mapear os processos É impossível ter uma gestão eficaz se os processos da empresa são desconhecidos. Do mesmo modo, operar com um procedimento mal mapeado pode ser muito prejudicial para a saúde da organização. Para otimizar a gestão, é fundamental mapear as atividades e o envolvimento de cada colaborador. Isso permitirá uma visão ampla acerca do negócio, consequentemente, uma melhor avaliação dos resultados dos processos, dos pontos de gargalos e estratégias de melhoria. Vale lembrar que, antes de modificar o fluxo de trabalho, é essencial ouvir a opinião de todos os envolvidos. Afinal, as mudanças só são eficazes quando todos reconhecem sua importância e se comprometem a contribuir no estabelecimento dos novos padrões. 2. Estabelecer metas e estratégias Para melhorar os processos é imprescindível fazer um planejamento estratégico e delimitar as metas, pois, só assim, será possível avaliar quais as medidas podem ser adotadas para otimizar o desempenho de cada setor. Vale lembrar que, as metas devem estar alinhadas aos objetivos da organização, afinal, não vale a pena despender esforços, tempo e dinheiro em processos que não condizem com os anseios da companhia. 3. Definir métricas Só é possível verificar se um processo trouxe o resultado esperado por meio da análise comparativa de dados. Por isso, é importante definir métricas e medi-las durante a execução de todo o processo. Lembre-se que um gerenciamento sem indicadores (globais e setoriais) não é eficaz, uma vez que os gestores não conseguem identificar quais são os pontos positivos e negativos de cada ação, nem tampouco, manter os processos alinhados aos objetivos da empresa. 4. Utilizar a tecnologia Controlar todos os setores de uma empresa e monitorar os processos por meio de planilhas é humanamente impossível. Para evitar falhas, você pode contar com o uso de softwares de gestão, por exemplo, o ERP (Enterprise Resource Planning). Esse sistema é composto por módulos que automatizam os processos administrativos, integram e centralizam as informações operacionais. Com isso, os gestores conseguem ter uma visão ampla acerca do negócio, o que facilita o trabalho e contribui para a tomada de decisões. 5. Contar com profissionais qualificados De nada adiante contar com boas tecnologias, se os recursos oferecidos por elas não forem utilizados a seu favor. Para isso, é necessário contar com o apoio de profissionais que auxiliem, não apenas na hora de implementar o sistema de gestão, mas também quando surgirem as dificuldades. Nessas horas, faz toda a diferença contar com especialistas que auxiliem na capacitação dos colaboradores da empresa, nas atualizações do sistema e, principalmente, que ofereçam suporte às dúvidas. Seguindo essas dicas, certamente você otimizará a gestão de processos, consequentemente, impulsionará os resultados e o crescimento da companhia. Mas lembre-se sempre que toda mudança é gradativa e exige paciência. Gostou do post? Assine nossa newsletter e fique por dentro de soluções para sua empresa!
eSocial: veja aqui as mudanças no trabalho do profissional de RH
O eSocial foi responsável por mudanças significativas no trabalho dos profissionais de RH. Foi necessário uma transformação tanto na forma de trabalhar quanto na própria infraestrutura dos sistemas de recursos humanos, que precisam se integrar com o novo sistema governamental. Lidar com a legislação trabalhista sempre foi visto como um trabalho complexo, principalmente porque era necessário lidar com órgãos distintos, sem centralização. O eSocial traz essa unificação de dados e também o desafio de mudar a rotina de trabalho do setor de RH, sendo que essa adaptação deverá ser feita de forma transitória. Para ajudar a entender melhor essa transição é que fizemos este post. Nele, você entenderá as principais mudanças na rotina do RH com o advento dessa nova ferramenta. Confira! Quais são as principais mudanças na legislação promovidas pelo eSocial? O eSocial unifica toda a burocracia relacionada a informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, por parte das corporações e órgãos governamentais, ou seja, ele padroniza e otimiza o envio de informações. Todos os dados passaram a ser parte de um cadastro único, que tem como premissa a facilitação do cumprimento de uma série de obrigações legais, tornando mais transparente a situação da empresa perante o governo, evitando fraudes. Unificação para facilitar o acesso O eSocial traz consigo a simplificação e unificação de documentos que antes eram recolhidos de forma independente. Entre os principais estão: RAIS — Relação Anual de Informações Sociais; GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS; CAT — Comunicado de Acidente de Trabalho; DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário; Comunicação do Seguro-Desemprego. Por ser um registro unificado, essas informações só precisarão ser informadas uma vez, garantindo mais segurança no armazenamento, flexibilidade e um acesso direto por parte dos órgãos competentes. O eSocial entrou em vigor em janeiro deste ano, e os registros serão divididos em 3 etapas para que as empresas possam ter uma transição ordenada. As etapas são: de janeiro de 2018 a janeiro de 2019 — empresas com faturamento anual superior a 78 milhões; de julho de 2018 a janeiro de 2019 — empresas privadas restantes, MEI e pessoas físicas que tenham empregados; de janeiro de 2019 a julho de 2019 — empresas públicas. Transparência na relação empregador/empregado O principal objetivo do eSocial é deixar a relação entre trabalhador e empresa mais transparente e de fácil acesso as informações. Além disso, ele melhorará o controle para os empregadores que não contam com uma equipe de RH interna, evitando que haja um controle inadequado das rotinas trabalhistas. Quais foram as principais mudanças na rotina do profissional de RH? Com o eSocial, o processo ficou totalmente moderno e digital, provocando uma grande redução na margem de erro e garantindo mais eficiência no setor de RH. Por mais que a transição seja trabalhosa, o resultado valerá a pena, pois ocorrerá um melhor fluxo nos processos do departamento pessoal. É indicado que haja uma adoção de um software de gestão, que seja sincronizado com o site do eSocial, controlando a inserção de informações mais rápida e fluida. É claro que isso não é uma obrigação, o processo poderá ser feito diretamente na página do eSocial, mas um programa especializado terá mais ferramentas para auxiliar os profissionais de RH, principalmente na primeira inserção. Apesar dos transtornos iniciais, a centralização dos dados no eSocial trará uma série de benefícios e otimizações para o setor de RH. Conheça as principais! Maior controle na inserção de dados A entrada de dados deverá ser feita de forma muito mais minuciosa, para que não seja colocada nenhuma informação errada. Qualquer erro que possa ser considerado fraude, acarretará em penalização à empresa. Por mais que isso possa parecer burocrático no primeiro momento, é essa cautela que resguardará a empresa de incorrer em problemas fiscais e deixará o funcionário mais seguro sobre a situação dos direitos devidos por parte do empregador. Simplificação das atividades Talvez seja o grande ganho em termos burocráticos do eSocial e que também trouxe grandes benefícios para a rotina do RH. Antes, era necessário fazer a entrega de documentos em diferentes órgãos fiscalizadores — INSS, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, entre outros. Agora, os profissionais dos departamentos pessoais farão isso de uma única vez. Otimização dos processos Os dados precisarão serem introduzidos apenas uma vez e ficarão abertos, podendo ser acessados pelos participantes do sistema graças ao compartilhamento virtual. A racionalização se dará com a eliminação de documentos que antes eram gerados de forma independente, como CAT, Rais, PPP, por exemplo. Sendo assim, o processo se tornará mais otimizado e econômico. O fato das informações poderem ser acessadas a qualquer momento, facilitará a análise desses dados periódicos e o acompanhamento da evolução de métricas pontuais, trazendo a oportunidade de um a gestão de RH mais otimizada. Economia de recursos Em relação a redução de custos, não podemos esquecer da significativa redução na produção de documentos físicos. A adoção obrigatória do eSocial acelerará um processo já previsto, eliminando o gasto excessivo com papéis e tinta. Isso acontecerá porque será possível fazer o resgate dos dados em tempo real diretamente no sistema. Essa redução na produção de documentos em papel levará também a um ganho de espaço, pois não haverá mais a necessidade de separar um local específico para armazenar uma infinidade de papéis que geralmente são produzidas pelo setor de RH. Vale lembrar que a legislação anterior exigia que os documentos ficassem arquivados por no mínimo 30 anos. Percebeu como o eSocial contribuirá para a otimização, racionalização e garantias legais para as empresas e trabalhadores? Além disso, teremos uma redução drástica de burocracia em relação a envios de documentos para inúmeros órgãos diferentes. O objetivo principal da criação dessa ferramenta é evitar problemas fiscais por parte das empresas e assegurar ao trabalhador acesso e transparência, garantindo um respaldo para que ele possa buscar os seus direitos. Para os profissionais de RH, será uma forma de racionar os processos e organizar as suas obrigações legais. Gostou do post? 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Qual a importância da contabilidade para a sua empresa?
É muito comum que os empresários subestimem a importância da contabilidade para suas companhias, tanto que podem terceirizar a função para escritórios pouco confiáveis. No entanto, esse é um dos setores mais essenciais e deveria ser tratado com prioridade. Isso porque é capaz de melhorar as finanças da sua empresa, além de contribuir para a construção de uma reputação invejável. Para ter uma contabilidade forte, você precisa atuar em diversas frentes. Primeiramente, a contratação de funcionários experientes permite uma melhor gestão do setor. Na outra ponta, é necessário investir em uma tecnologia capaz de agilizar os processos e aumentar sua exatidão. Para isso, preparamos este post para você! Nele, mostraremos a importância dessa função e as ferramentas que podem melhorar seu desempenho. Acompanhe! Quais são as responsabilidades da contabilidade? A primeira tarefa do setor contábil é a elaboração, organização e análise de documentos fiscais. Assim, eles são capazes de fornecer informações importantes sobre as finanças do negócio para que os gestores e sócios da empresa possam tomar melhores decisões. Além disso, com esses mesmos dados será possível fazer um planejamento financeiro e também deixar as obrigações tributárias com o governo em ordem. Isso é feito por meio de uma série de tarefas que, para serem bem-sucedidas, necessitam de profissionais experientes e ferramentas adequadas, como os softwares ERP, que automatizam grande parte das tarefas de preenchimento de papelada e tabelas. Com isso, os erros contábeis são reduzidos e sua empresa pode ter uma governança plena e adaptada às exigências atuais. Portanto, a contabilidade está envolvida nas seguintes ações: cálculo do fluxo de caixa, que é a diferença entre a saída e a entrada de capital; cálculo do balanço patrimonial, a soma de todos os ativos e passivos dos bens de valor da empresa; elaboração da Declaração de Lucros e Prejuízos Acumulados, que é um documento essencial aos sócios e acionistas feito depois do cálculo da lucratividade de determinado período; cálculo da rentabilidade, o qual pode ser resumido como a diferença entre as vendas e os custos totais da empresa; elaboração da demonstração de resultado do exercício (DRE), que é a listagem com todas as operações da empresa em determinado período; cálculos trabalhistas no momento da demissão ou admissão de um funcionário etc. Além disso, a sua empresa pode dar ao setor contábil um papel mais ativo e permitir que eles assumam funções estratégicas. Entre elas, está o plano tributário, no qual, por meio do seu conhecimento da legislação tributária, a contabilidade planeja mudanças no regime fiscal, no registro das finanças e nos contratos trabalhistas com a finalidade de reduzir os custos com o tributo. Ademais, o setor também poderá ser responsável por criar ações de compliance para aumentar a transparência e a accountability da sua empresa, melhorando, consequentemente, a reputação no mercado. Em suma: essa atividade atua na geração de mais consistência para a gestão, inclusive com viabilização de empréstimos, concessão de crédito etc. O objetivo é gerenciar de maneira holística os gastos, despesas e receitas. Qual a importância da contabilidade na sua empresa? Dadas essas funções tão cruciais, qual a relevância de um setor contábil forte? A seguir, veremos alguns fatores que demonstram a importância dessa atividade. Controle financeiro Primeiramente, você aumentará o controle financeiro sobre seu próprio negócio. Por exemplo, com um cálculo exato do fluxo de caixa, o gestor pode analisar quais são os produtos e serviços mais lucrativos. Assim, você pode identificar as sazonalidades do seu negócio, isto é, verificar em quais períodos há picos e quedas nas vendas. Então, é possível tomar atitudes, como ações de marketing, para melhorar as vendas nos períodos ruins. Ou seja, nada passará despercebido aos olhos do líder, uma vez que ele poderá monitorar as transações e considerar todas as variáveis, todos os custos e todas as informações relevantes. Planejamento financeiro Ademais, há a questão do planejamento financeiro a longo prazo. Quando você pede um financiamento ou procura um investidor, eles geralmente pedem estimativas das finanças da sua empresa para os próximos 5 anos, por exemplo. Eles analisam tanto os números — que mostram sua condição de cumprir com as obrigações — quanto a qualidade dos dados. Afinal, é preciso saber se sua corporação forneceu uma análise realista e honesta. Nesse momento, o setor contábil é crucial, pois reúne todos os documentos probatórios, além de realizar cálculos mais técnicos do que profissionais de outras áreas. Gestão estratégica Para que seu negócio cresça constantemente de acordo com os objetivos traçados no plano de negócios, a contabilidade precisa ter um papel ativo no fornecimento de relatórios com as análises econômicas e fiscais. O setor é capaz de suportar a gestão das informações a respeito do cenário atual, permitindo, assim, a correção de ações inadequadas e tomada de decisões mais precisas em relação às metas estabelecidas. Assim, a liderança é capaz também de optar por medidas globais, que reparam vários problemas ao mesmo tempo. Da mesma forma, consegue administrar os recursos de forma responsável e estratégica. Confiabilidade A contabilidade é simplesmente o setor mais importante para manter a segurança do seu negócio. Primeiramente, ela mantém um controle rígido do patrimônio da sua empresa. Desse modo, você será capaz de identificar fraudes e desvios rapidamente. Do ponto de vista gerencial, com essas ações, sua organização também faz uma prestação de contas mais exata ao governo. Com isso, evita-se multas desnecessárias do fisco, que podem colocar o rótulo de inadimplente. Por fim, os dados mais corretos dão confiabilidade a clientes, acionistas, investidores e financiadores. Se há um boato de que sua empresa está fornecendo dados contábeis incorretos, você pode sofrer uma fuga desses agentes. Análises facilitadas Essa atividade também fornece uma visão holística aos gestores, com o controle de tudo o que entra e sai a todo instante. Assim, é possível extrair e comparar diferentes pontos de vista acerca das finanças da companhia. Ou seja, a contabilidade não só permite análises, como as facilita. Isso garante que a gestão conheça a situação da organização, de forma rápida e prática. Uma vez que o gerenciamento contábil atua na concentração e integração de informações relevantes, é possível gerar maior esclarecimento acerca disso sempre que necessário. Predições Outra característica que demonstra a importância dessa função em uma empresa é o poder de prever o que vai acontecer e gerenciar riscos. A companhia consegue
Saiba o que deve ser considerado na hora de escolher o melhor ERP
Uma das principais decisões que um gestor de TI e os demais membros diretores de uma empresa têm que tomar é em relação à escolha do melhor ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, sistema de Planejamento de Recursos empresariais, na tradução literal. Essa escolha é complexa, porque ela parte da premissa de que a solução deve atender a todas as demandas da empresa, e isso não é simples, para uma única ferramenta. Além disso, a solução deve possibilitar a capacidade de expansão do negócio. Esse sistema, se bem escolhido, terá um grande impacto em relação ao crescimento e ao sucesso da empresa, por isso, cada detalhe deve ser analisado com cautela, para que a solução não se torne um gargalo produtivo e traga mais transtornos do que resoluções. Para ajudá-lo, neste texto, você entenderá como escolher um bom ERP, as vantagens de sua contratação e o que deve ser levado em conta na hora da escolha. Boa Leitura! Quais são as principais vantagens de contratar um novo ERP? A vantagem principal da contratação de um ERP é a possibilidade de centralizar todos os dados dos setores de uma empresa em um único sistema. No modelo antigo, cada setor detinha os relatórios e dados sobre sua atuação, internamente. Se alguém de outro setor precisasse acessar essas informações, deveria fazer uma solicitação e uma reunião dos dados requiridos. Com o ERP, além da possibilidade de acesso direto, sem intermediários, as informações estarão muito mais organizadas e seguras. O risco de vazamento ou perda de dados é reduzido, pois um ERP de qualidade é projetado para mantê-los com um backup adequado. Além disso, ficará mais fácil o acompanhamento de métricas importantes para a empresa, como fluxo de caixa, prospecção de clientes, vendas, DRC, entre outras. Além da emissão dos mais variados relatórios, comparativos ou periódicos. Isso tudo seria bem mais difícil, demorado e burocrático, se os dados estivessem atrelados a setores diferentes e presos em planilhas individuais. O que deve ser considerado na hora de escolher o melhor ERP? A primeira coisa que precisa ser determinada antes da escolha do ERP são os motivos reais pelos quais a empresa necessita dessa solução. Faça um mapeamento dos setores da empresa e defina quais áreas necessitam mais de atenção e quais objetivos a organização pretende alcançar com a aquisição dessa ferramenta. Essas análises devem ser documentadas e servirão como ponto de partida para analisar os potenciais fornecedores do ERP, comparando a demanda da empresa com as capacidades da ferramenta oferecida. O ideal é que seja feita a contratação de um diagnóstico detalhado que demonstre a aderência do sistema à operação da empresa. Assim será possível fazer as análises seguintes. Suporte ao usuário Um dos principais requisitos que devem ser analisados na escolha de qualquer sistema para uma empresa é o suporte oferecido ao usuário. Um suporte eficiente é aquele que atua de forma proativa, evitando perda de dados e paradas improdutivas, com profissionais preparados e múltiplos canais de comunicação. É muito importante que a equipe de suporte do fornecedor esteja empenhada e direcionada para a rápida resolução de problemas e a eliminação de dúvidas. Processo de implementação A empresa não pode parar, por isso, a implementação de uma nova ferramenta de trabalho deve ser feita sem atrapalhar o processo produtivo. Isso significa que a implementação precisa ser rápida e não deve ter grandes impactos na rotina dos colaboradores. Para fazer essa avaliação, verifique quais são as metodologias e o planejamento de implementação que o fornecedor utiliza. Se possível, tente conversar com os atuais clientes dele. Mobilidade e acessibilidade Hoje em dia ninguém fica preso à estação de trabalho. Com a facilidade de acesso a sistemas via dispositivos móveis, não há motivo para uma empresa adquirir ferramentas que não sejam responsivas e desenhadas para todos os tipos de tela. Um ERP hospedado em nuvem e que pode ser acessado de qualquer lugar, além de ser mais prático, melhora a produtividade e facilita a resolução de problemas urgentes. Relação custo-benefício Fazer uma análise de custo-benefício significa comparar os prós e contras de cada solução, aliando o preço às necessidades de sua empresa. Nem sempre o mais caro será o mais prático e conseguirá resolver os seus principais problemas. Da mesma forma, um sistema mais em conta pode ser mais prático, mas não atender os setores mais necessitados da empresa. É preciso chegar a um ponto de equilíbrio, para que você não gaste demais com o que não vai usar, mas também não tenha prejuízo produtivo com um sistema barato e pouco funcional. Possibilidade de escalabilidade Toda empresa tem metas de crescimento a curto, médio e longo prazo, e as ferramentas utilizadas por ela devem propiciar e acompanhar esse crescimento escalar. O ERP de qualidade deve estar preparado para dar conta do maior fluxo de dados que vai ser gerado, conforme as operações da empresa forem crescendo. Além disso, o crescimento do negócio provavelmente representará um aumento no quadro de funcionários, e a nova ferramenta deverá estar pronta para receber essas novas entradas, sem sobrecarga. Qual é papel do setor de TI na escolha do melhor ERP? A equipe de TI ou o parceiro contratado serão os responsáveis por garantir que os processos da empresa não sejam comprometidos pela capacidade do software. Para isso, os especialistas ficarão incumbidos de fazer as análises necessárias, como as que apresentaremos a seguir. Analisar se o novo ERP se integra bem com os outros sistemas Se o novo ERP se integrar bem com os outros sistemas internos, facilitando o compartilhamento de dados entre as aplicações, a organização economizará tempo e recursos. Assim a empresa terá um ambiente de TI integrado e dinâmico. Receber e filtrar os feedbacks da equipe A sua equipe também terá de estar alinhada para o sucesso da implementação do novo ERP. É ela que viverá os processos no dia a dia e poderá dar os feedbacks sobre a funcionalidade do novo sistema. Caberá à equipe de TI estar atenta a esses feedbacks para enxergar os principais pontos de melhoria ou mudanças. Escolher bem os fornecedores é tão importante quanto escolher o produto correto. São eles que colaborarão para o bom funcionamento e o suporte do novo ERP, por isso, devem estar alinhados e
Gestão de compras: como fazer a administração de compras?
Como você administra a gestão de compras da sua empresa? Essa é uma questão muito importante — afinal, é o que garante que o negócio terá tudo para um funcionamento pleno. Se, no passado, esse tipo de gestão tinha um papel operacional dentro dos negócios, sendo responsável apenas por fazer pedidos de compras, agora, a sua função é estratégica de gerenciamento completo sobre a política da cadeia de suprimentos. Então, quer entender como fazer uma gestão de compras mais eficaz? É o que veremos neste post! Continue lendo para entender a sua importância e veja os passos para manter a disponibilidade do seu estoque! Por que a gestão de compras é tão importante para uma empresa? Uma gestão de compras eficiente é pautada no gerenciamento de todas as necessidades de suprimentos de uma empresa — decisões de aquisição, contato com os fornecedores e organização da entrada dos produtos. Para assegurar que os itens estejam disponíveis no estoque, é fundamental que a área responsável pelas compras conheça o perfil e as necessidades dos consumidores, além de estar alinhada com as tendências de mercado e as necessidades da empresa. Dessa forma, a companhia terá condições de atender ao seu público, de ganhar visibilidade e de alcançar a tão sonhada vantagem competitiva. A saúde financeira depende da entrada do dinheiro referente às vendas, mas, sobretudo, do bom uso dos recursos direcionados às compras. O estoque parado significa que o dinheiro não está empregado corretamente e isso pode acarretar problemas para a aquisição dos produtos procurados pelos consumidores — é com a gestão e com o acompanhamento de perto que todos esses pontos serão acertados. Como fazer uma boa gestão de compras? É possível gerenciar bem as compras com algumas estratégias de rotina. Veja o que você pode fazer para melhorar o seu fluxo de processos e as operações para ter uma gestão cada vez mais eficiente. Estabeleça bem os objetivos Em primeiro lugar, ter objetivos claros é essencial para uma equipe mais produtiva. Quando só realiza tarefas sob demanda, sem saber a razão por trás delas, o seu time acaba perdendo eficiência e produtividade. Além disso, a empresa fica sem rumo, pois vê as compras como um mero procedimento, em vez de enxergá-las como uma parte estratégica para o crescimento do negócio. Nesse sentido, a gestão de compras pode traçar diversos objetivos, como: reduzir os preços por meio de negociações com o fornecedor final; reduzir a complexidade da cadeia de suprimentos; desburocratizar os processos do fluxo interno de mercadorias. Assim, toda a equipe se move com a finalidade de melhorar os resultados operacionais para atingir uma meta. Com uma melhor gestão, o time passa a se sentir mais pertencente e motivado, alinhado com os objetivos do negócio. O setor de compras pode se tornar um ponto de integração entre os setores, avaliando com eles quais são as suas reais necessidades e de quais insumos eles precisam para atingir a sua máxima capacidade produtiva. Como consequência, a gestão de compras será capaz de fazer estimativas mais realistas sobre a quantidade de cada suprimento — do contrário, acabaria comprando poucos itens essenciais, enquanto sobrariam aqueles que são pouco usados. Defina os seus orçamentos Obviamente, toda empresa tem uma capacidade limitada de compras, logo, é preciso estabelecer o quanto antes um orçamento para cada período. Desse modo, a equipe de gestão pode fazer vários estudos, reuniões e consultas a outros setores para definir as suas prioridades. Aliás, o tempo será essencial para isso, permitindo que novas ideias surjam e que um planejamento detalhado seja realizado, levando em conta os estoques e a saída dos produtos para estabelecer o calendário de compras. Faça um controle rigoroso Uma das principais tarefas da gestão de vendas é manter os estoques em um nível compatível com a saída dos produtos. Esta é uma arte: não ter um excesso de produtos parados — que acabam se deteriorando —, e nem produtos em falta, o que pode decepcionar um novo cliente. Sem dúvidas, não há nada mais frustrante para um comerciante do que perder um consumidor por não ter um produto. Para isso, o setor de compras deve realizar um controle rigoroso, envolvendo as seguintes tarefas: criação de métricas — com a taxa de saída do produto, a variação sazonal das vendas, a variação sazonal da oferta e o tempo médio de recebimento do fornecedor. Assim, é possível saber: quanto tempo um produto demora para zerar no estoque; em quais períodos os consumidores compram mais ou menos; quando os fornecedores enfrentam a escassez de matéria-prima; quanto tempo demora desde que você requisita um produto até a sua chegada à empresa. controle rígido e frequente dos estoques — atualmente, com softwares de gestão, é muito fácil ter esse controle em tempo real. Quanto mais você confere o estoque, melhor você entende o comportamento dos clientes e até identifica possíveis desvios. Estabeleça uma relação de parceria com os fornecedores Os fornecedores são peças cruciais para a empresa que deseja ter uma gestão de compras eficiente. Garantir bons preços, entregas dentro do prazo e produtos para atender à demanda é resultado do relacionamento construído em cima de uma parceria. Os critérios para a escolha dos fornecedores devem se ajustar ao planejamento de compras. Quando as necessidades são levantadas, é possível também determinar a quantidade, a qualidade e o preço. A confiabilidade se desenvolve em ambas as partes, por isso, se, de um lado, a empresa busca fornecedores para parceria, eles, por outro, também são condicionados à regularidade de pedidos e à fidelidade nas compras. Com os orçamentos em mãos, é possível comparar os detalhes — além dos preços —, como o prazo de entrega, as condições de pagamento e a qualidade dos produtos. Esses são elementos importantes para uma parceria de sucesso. Outro aspecto relevante é verificar a capacidade do fornecedor de atender a demandas específicas e emergenciais. Em caso de estoque zerado pela alta nas vendas, ter fornecedores para suprir a necessidade de reposição coloca a empresa em uma posição diferenciada no mercado. Mapeie e
Como reduzir os custos na área de TI?
Obter uma redução de custos no TI não é tarefa das mais fáceis. Afinal, é necessário combater fortemente os desperdícios — seja de recursos, seja de tempo — e, simultaneamente, trabalhar muito para que isso não atrapalhe o andamento da produção. Especialmente durante crises financeiras, os gestores de TI precisam cada vez mais buscar métodos otimizados e econômicos, mas sem perder a qualidade. Até porque esse é um dos setores que sofre primeiro os impactos dentro de uma empresa, principalmente quando não está ligado diretamente ao seu core business. O fato é que, com conhecimento e dedicação, e utilizando ferramentas que lhe auxiliem nesse objetivo, é possível fazer a redução de custos na área de TI sem perder qualidade. Quer saber como? Continue lendo para conferir! Faça um mapeamento dos ativos O mapeamento dos ativos de TI permitirá que você faça uma avaliação refinada sobre o que está sendo plenamente utilizado e o que está apenas gerando custos, sem entregar nada. Softwares subutilizados despendem gastos desnecessários com licenças. Da mesma forma, hardwares com pouco impacto produtivo gastam recursos e espaço físico. É necessário que seja feito um comparativo entra rendimento x produtividade. Se a ferramenta está demandando muito recursos e entregando pouco, talvez seja a hora de eliminá-la, substituí-la ou integrar as suas funções em outra ferramenta. Automatize os processos A automação é uma das maneiras mais eficientes de reduzir custos sem perder qualidade e produtividade. Se alguma tarefa que demanda capital humano pode ser automatizada, em um cenário de redução de custos e limitação de orçamento, esse é o melhor caminho a ser seguido. O foco da empresa deve ser o de entregar valor ao cliente, e isso depende de foco nos processos críticos. A automação, portanto, será o mais viável para evitar o desperdício de recursos e de tempo. Podemos englobar como tarefas passíveis de automação na área de TI: processos de backup, atualização de softwares, monitoramento de dispositivos entre outros. Aproveite a migração para a nuvem A computação em nuvem oferece muitas oportunidades para os gestores de TI reduzirem custos operacionais, energia e espaço físico, além de promover mais segurança para os dados. Ao utilizar ferramentas hospedadas no cloud e/ou virtualizar os seus servidores, toda a parte de manutenção de estrutura física é eliminada. Além disso, trabalhando com soluções em nuvem a empresa passará a contar com um parceiro fornecedor, que estará pronto para lhe dar suporte em qualquer eventual problema — o que alivia a necessidade de grandes equipes internas. Adote o outsourcing Existem vantagens em manter uma equipe interna de TI, como contar com a dedicação dos profissionais em tempo integral, por exemplo. Porém, essa praticidade pode acabar pesando no seu orçamento. Então, quando analisamos os benefícios de contar com um serviço externo, mais barato e especializado, acabamos chegando à conclusão de que esse é o melhor caminho. Agora, você deve estar pensando: “se vou ter que contratar um outsourcing pra me entregar o mesmo serviço, vou apenas substituir as coisas. Terei o mesmo gasto”. Mas não é bem assim. Com os profissionais internos, você terá que gastar com treinamentos, encargos trabalhistas, estrutura, transporte e alimentação — e ainda terá um acréscimo nas despesas variáveis, como energia e água, por exemplo. Além disso, terá que gerir toda essa equipe. Já ao contratar um outsourcing, você terá uma equipe especializada imediatamente ao seu dispor, sem nenhum encargo a mais, e ficará livre para atuar em outras frentes, monitorando apenas os relatórios enviado pela empresa parceira. Enfim, como vimos, mesmo com a economia nacional em crise, é possível ter uma redução de custos na área de TI. Para isso, basta focar em avaliação, conhecimento, automação e, se possível, contar com parceiros especializados. Então, gostou do nosso post? Aproveite para curtir a nossa página no Facebook e fique por dentro de nossas próximas novidades!
Aprenda agora como executar o MRP no Sistema ERP
Um dos fatores de sucesso no alcance de objetivos e bons resultados é a gestão de estoque. É necessário ter precisão para verificar se a quantidade de mercadorias disponíveis é suficiente para suprir as demandas do período, qual o volume de produtos ideal e a melhor data para fazer o pedido de suprimentos para os fornecedores. O MRP entra para suprir essa necessidade e facilitar todo o processo de gerenciamento do armazenamento dos itens necessários para a continuidade da produção sem que haja gastos excessivos ou falta de produtos. Pensando nisso, abordaremos neste artigo como executar o MRP no Protheus. Confira! O que é o MRP? O MRP (Material Requirement Planning), também conhecido como planejamento de necessidades de material, é uma técnica de gerenciamento para otimizar a aquisição de materiais com base na lista técnica, no plano de produção padrão e no sistema ERP que a realiza. Ele permite saber a quantidade de produtos a serem fabricados e comprados. Além disso, é possível definir as melhores datas para executar essas ações. O MRP no Protheus é fundamental para otimizar o estoque, reduzir custos e antecipar demandas. Isso se dá pela entrada de dados feita no sistema, que, em geral, ocorre mediante os Pedidos de Vendas ou as Previsões de Vendas. Assim, informam-se os produtos que devem ser fabricados para que a rotina do MRP analise as demandas e verifique todos os elementos que fazem parte da Estrutura de Produtos. Com base nessa lista de materiais (estrutura de produtos), o sistema reconhece os insumos e as quantidades que devem ser compradas ou fabricadas. Dessa maneira, o MRP no Protheus auxilia os gestores a terem o controle de estoque para a produção, a fim de que não ocorram atrasos na rotina produtiva da organização. Para que serve o MRP? Um dos principais problemas da indústria de produção em série é ter mais estoque do que o necessário. O armazenamento excessivo exacerba o fluxo de caixa e aumenta os custos de gerenciamento. Quando não há excesso ou escassez de produtos ou matérias-primas armazenados, o fluxo de caixa melhora, assim como a possibilidade de fazer novos investimentos, permitindo atender as demandas do mercado. O MRP no Protheus serve justamente para essa finalidade. Os planos de processos de negócios definem cronogramas para a produção a fim de ajudar a garantir que o cliente receba o produto acabado no prazo acordado. O planejamento de necessidades de material é usado com mais frequência em tarefas menores necessárias, para chegar ao produto final. Esse passo é importante ao planejar um processo de negócios, pois garante que os materiais necessários em cada estágio do processo estejam disponíveis. Se uma empresa não tiver material suficiente disponível para concluir uma etapa, ocorre atraso no processo, o que pode levar a uma interrupção da entrega. Por exemplo, se existe a necessidade de produzir 1.000 bicicletas de um determinado modelo, o sistema vai calcular os materiais necessários para compor esse produto como 2.000 pneus, 1.000 selins, 2.000 pedais etc. Assim, de acordo com o plano de produção, o sistema exibe a quantidade essencial de peças e insumos, e prepara o cronograma de produção e aquisição de suprimentos. O que é necessário para implementá-lo? Para trazer o MR para a sua empresa, o primeiro passo é contar com um profissional capacitado para executá-lo. Assim, ele deverá ter uma boa formação na área de logística e, preferencialmente, experiência. Mesmo que ele não conheça o MPR, você poderá treiná-lo, mas para isso será preciso que ele conheça os conceitos técnicos do setor. Outro ponto imprescindível é a utilização de um sistema de gestão logística completo que esteja integrado a um ERP e a outros softwares da sua empresa. Apesar de o MRP poder ser feito em planilhas, ERP completos, como o Protheus, já têm módulos totalmente estruturados para implementar a metodologia. Todos os cálculos e controles podem ser executados automaticamente com atualização de dados em tempo real. Quais as melhores técnicas de MRP? Veja a seguir as melhores técnicas de MRP. Gestão de demanda A gestão de demanda é o grande pilar do MRP, pois permite o alinhamento da gestão da carteira de pedidos à previsão de vendas. Assim, você estima a demanda futura com maior exatidão. Gestão da carteira de pedidos Representa todos os pedidos confirmados pelos clientes em um determinado período, que podem ser organizados por dia, semana, mês, trimestre, semestre e ano. Previsão de demanda Com o surgimento do Big Data, ela ficou muito mais precisa. A partir de históricos de vendas anteriores e da procura de produtos no e-commerce ou nos buscadores, é possível prever os ciclos e as sazonalidades das vendas de um produto. Registro de estoques Essa ferramenta é imprescindível para conhecer o fluxo de materiais dentro da empresa. Para isso, você precisa de diferentes tipos de registros para saber quais foram efetivamente utilizados em processos de fabricação, quais foram realocados em outro armazém, quais foram vendidos para outras empresas etc. Seu sistema digital deverá ajudar a controlar cada movimentação nos estoques. Lista de materiais A partir das informações levantadas nos itens anteriores, o sistema executa uma série de cálculos para estimar a quantidade e o momento de compra de cada material. Essa lista elenca quanto e quais insumos são necessários para produzir a quantidade de produtos para atender a demanda. Quais são os objetivos do MRP? O MRP é capaz de reduzir desperdícios, otimizar gastos e melhorar a gestão de estoque. Confira mais detalhes abaixo. Redução de desperdício dos recursos Quando você sabe exatamente de quanto material precisa para atender a demanda, não há um excedente significativo para ser descartado. Ademais, o controle preciso dos fluxos de suprimentos permite identificar melhor as ineficiências. Otimização dos gastos com compras e aquisições de matéria-prima Ao estimar adequadamente a quantidade de insumos de que precisará para atender a demanda, a negociação com o fornecedor ficará mais fácil. Em vez de fazer várias compras pequenas à medida que os materiais forem consumidos, você poderá negociar lotes maiores por preços melhores. Isso sem ter receio de ficar com muito excedente. Melhoria dos processos de gestão do estoque
