Vantagens e Desvantagens de customizar seu ERP
A customização de ERP é uma ação para deixar esse sistema totalmente sintonizado com as operações do seu negócio. Desse modo, será possível atender todas as suas necessidades específicas ao incluir e excluir funcionalidades, personalizar os fluxos de trabalho e indicadores, integrar softwares legados etc. Isso será essencial para que o ERP efetivamente melhore o desempenho da sua empresa. Afinal, muitas soluções genéricas trazem mais problemas do que resolvem, pois seus funcionários nunca sabem onde encontrar as ferramentas e você terá um sistema pesado que não funciona adequadamente. Com um ERP customizado, é possível respeitar os seus processos e otimizá-los. Não será você que terá de se adaptar a ferramenta. Ela se adaptará a você. Quer saber mais?Acompanhe! O que é possível customizar no Protheus? São vários os pontos passíveis de personalização. O Protheus é um software que deseja entregar toda a usabilidade e funcionalidade para os usuários. Rotina Padrão As rotinas padrões do Protheus são processos consolidados e que atendem a maioria das operações das empresas. São consideradas inclusive como as melhores práticas de negócio. Contudo, é bastante normal que as empresas realizem pequenas intervenções para alguns destes processos, através dos “Pontos de Entrada” disponibilizados pela TOTVS. Os pontos de entrada permitem personalizar determinadas etapas dos processos, como por exemplo: complemento de gravação, validações específicas, integrações com outros módulos e sistemas, entre outros. Consultas e Relatórios Não há muitas restrições em relação ao desenvolvimento de consultas e relatórios personalizados para a sua empresa. Como essas rotinas apenas extraem dados, não apresentam interferência em processos do sistema e dificilmente comprometem o bom funcionamento do ERP. As consultas e relatórios podem ser adicionados aos menus dos usuários. Integração de módulos No TI, temos um termo chamado de “sistemas legados” – a respeito do qual você ainda vai ouvir muita informação nas suas pesquisas sobre ERP. Eles se referem àqueles softwares que seu negócio utilizava antes de implementar um ERP. Muitos clientes chegam aos fornecedores de ERP muito preocupadas em ter de aposentar seus seus sistemas legados. Afinal, alguns deles podem atingir o core business e os colaboradores e os processos já estão muito adaptados a eles. Então, seria um risco muito grande simplesmente substituí-los. Com o Protheus, isso não é um problema. No processo de customização do ERP, é possível fazer uma operação que chamamos de “integração nativa”. Essa sua ferramenta será inserida dentro do sistemas como se fosse um módulo que sempre esteve ali. Ou seja, o próprio Protheus apresenta um ambiente de desenvolvimento que permite a unificação das interfaces e dos bancos de dados. Assim, o seu sistema legado poderá se comunicar com todos os módulos do ERP, trocar informações e funcionar inteiramente dentro da plataforma sem precisar abrir uma janela própria. Quais as vantagens de customizar o Protheus? Apesar de tudo, customizar um ERP é muito vantajoso para qualquer empresa. Afinal, você contará com um sistema desenhado para os seus processos. Então, é possível conquistar as seguintes vantagens. Maior controle dos processos Validações personalizadas são uma forma bastante comum de adicionar mais controle em determinadas rotinas da sua empresa. Elas permitem criticar a ausência de determinada informação ou ainda conferir se determinada tarefa foi realizada da forma correta. Visão ampla de todos os setores do negócio Rotinas customizadas para processos, consultas e relatórios podem permitir mais integração entre as áreas, consolidando dados de outros módulos e apresentando ao usuário uma visão ampla do seu negócio. Com isso, certamente há um aumento no nível de gerenciamento da sua operação e essas customizações trazem valor a sua empresa. Mais agilidade na Rotina Customizações podem ser utilizadas para trazer mais agilidade ao usuário, melhorando a usabilidade do sistema. Gatilhos, pontos de entrada e a própria configuração de tabelas e campos do sistema podem aprimorar consideravelmente a interface do sistema para o usuário. Isso permite que as pessoas executem processos em menos tempo, aumentando sua eficiência e produtividade. Os pontos negativos de customizar o Protheus Uma customização mal desenvolvida pode apresentar vários problemas: Comprometimento do desempenho do sistema Programas mal desenvolvidos podem impactar significativamente o desempenho do sistema como um todo, travando tabelas e usuários, inclusive afetando o hardware do servidor. O volume de processamento e consumo de memória é um ponto de atenção que deve ser levado em conta. Interferência em fluxos de processos O ERP possui uma lógica de funcionamento, que segue determinados fluxos processuais. Customizações podem “quebrar” estes fluxos, paralisando processos e impedindo que o usuário realize determinada ação no sistema. É fundamental que o desenvolvedor tenha visão de negócio e conheça profundamente o sistema, para que as customizações desenvolvidas não atrapalhem os processos e rotinas do sistema padrão. Documentação e Treinamentos Por se tratar de um processo ou rotina personalizado para as necessidades da sua empresa, deve haver uma preocupação em se manter uma documentação consistente e atualizada das customizações, pois não haverá nada a respeito no site do fabricante do software. Isso é importante para os usuários finais e para outros desenvolvedores e analistas conhecerem as particularidades do seu negócio. A ausência de documentação e treinamento pode trazer problemas futuros relacionados aos programas específicos do seu ERP. Conclusão Toda customização no ERP deve ser avaliada com muita cautela. Elas podem trazer benefícios diretos para a operação e a gestão do seu negócio, mas podem afetar de forma negativa o desempenho do seu sistema. Quando desenvolvidas seguindo as melhores práticas definidas pelo fabricante do software e com uma visão ampla do processo, elas resultam em melhorias de processo, maior agilidade para os usuários e mais segurança nas operações. Caso você esteja procurando um parceiro de confiança, fale com a Atos Data. Temos completo domínio do ERP e pleno conhecimento sobre quais customizações são viáveis ou não para a sua empresa.
Entenda como emitir a ECF utilizando o ERP
Todas as empresas têm diversos tipos de obrigações para com o Fisco. Um bem óbvio é o pagamento de tributos das mais diferentes espécies. No entanto, há outros secundários, que permitem à Receita Federal fiscalizar e auditar as contas prestadas para encontrar inconsistências ou erros de cálculos. Para isso, existe a Escrituração Contábil Fiscal, que é feita digitalmente e pode ser automatizada no ECF Protheus. Assim, sua empresa terá um controle completo das contas sem que os funcionários precisem ficar horas checando diferentes sistemas e integrando manualmente os dados. Quer saber mais? Acompanhe este conteúdo! Em que consiste a ECF? No Brasil, praticamente todas as modalidades de pessoas jurídicas têm de pagar pelo menos um dos seguintes impostos: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) ou Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). Para calculá-los, é preciso informar à Receita Federal o valor das operações sobre as quais incidem os impostos. Assim, não basta fornecer o saldo das transações — deve-se registrar cada uma delas. Antigamente, isso era feito em um livro físico, mas hoje há o ECF para facilitar a vida do contribuinte. Esse sistema de estruturação foi criado na Instrução Normativa 1.422/2013 da Receita Federal, atualizada em 2014 pela Normativa 1.489. Para que a ECF seja aceita, é preciso seguir o formato detalhado no Manual de Orientação da Declaração. Lá, também estão todas as regras para a entrega e a retificação. Quem deve declarar nos moldes da ECF? No sistema tributário brasileiro, temos dois tipos de obrigações: as principais e as acessórias. Na primeira categoria, encontra-se o pagamento do imposto em si, ao passo que a última se refere à documentação imprescindível para a auditoria fiscal. A ECF é uma obrigação acessória essencial para todas as empresas que optaram pelos Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado. Até mesmo quem tem isenção e imunidade tributária deve apresentar a ECF. Algumas modalidades de Pessoa Jurídica, por outro lado, não precisam cumprir com essas regras, como: empresas do Simples Nacional; órgãos públicos; PJ em inatividade. Todas as demais podem ser consideradas inadimplentes caso não apresentem a ECF completa nos moldes da lei. Como é o sistema Protheus na ECF? Trata-se de um ERP cheio de funcionalidades interessantes, que tornam o processo de escrituração fiscal muito mais simples. A seguir, veja algumas vantagens. Facilidade nos registros das transações Sem um sistema completo como o Protheus, provavelmente seus funcionários precisarão inserir as mesmas informações em diferentes plataformas. O ERP da TOTVS conta com um módulo de integração nativa, no qual os dados de suas outras plataformas de vendas e gestão são simultaneamente registrados no ECF. Recuperação das informações de ECFs anteriores Muitas informações podem ser aproveitadas das ECFs anteriores para facilitar o processo de elaboração dos relatórios, como dados de cadastro. Além disso, há inúmeras operações passadas que podem influenciar nos cálculos fiscais do ano corrente. Sem um software, o contador terá de ficar conferindo as escriturações arquivadas. Já o ERP permite a automação dessas tarefas, reduzindo as chances de erros e evitando que qualquer informação seja omitida. Mapeamento simples e rápido do plano de contas Com as ferramentas do Protheus, você tem acesso a um mapeamento de todas as contas importantes para o ECF, como: contas do ativo; contas do passivo; contas do patrimônio líquido; contas do resultado; contas de compensação etc. Além disso, é possível categorizá-las de acordo com indicadores do tipo, nível e código da conta. Cálculo simples do IRPJ e da CSLL Manualmente, podem ser necessários vários dias para calcular os impostos, pois há muitas operações distintas envolvidas. Por essa razão, os ERPs revolucionaram a produtividade do setor fiscal, pois tudo é feito de forma completamente automatizada. Um bom sistema recebe constantemente atualizações para mantê-lo em conformidade com a lei. Desse modo, todos os anos você terá declarações rápidas e precisas sem precisar se preocupar com problemas na Receita Federal. Relatórios automatizados no formato exigido pela lei O Manual de Orientação da ECF tem mais de 600 páginas, com todos os detalhes sobre a organização e o formato do relatório. O Protheus é um ERP que segue todos os detalhes da legislação, para que você nunca tenha de retificar suas declarações. Cada campo de registro e bloco permite uma escrituração fiscal completíssima. Qual é a importância de uma consultoria para o Protheus? Todo o processo de implementação de uma ferramenta deve ser acompanhado por uma empresa especializada. Assim, você perceberá as vantagens que reunimos a seguir. Personalização Por falta de informação, muitas empresas acabam escolhendo ERPs padrões, que já vêm prontos para a instalação sem se adaptarem às necessidades específicas do negócio. Com o tempo, elas percebem que foi um erro, pois os sistemas não se adéquam aos processos internos. Há um excesso de ferramentas subutilizadas, enquanto faltam outras mais importantes para o seu negócio especificamente. Uma consultoria de ERP, por outro lado, começa o seu projeto com um mapeamento dos fluxos de trabalho da empresa. Depois disso, são selecionados todos os módulos necessários para o sucesso da sua estratégia corporativa. Assim, além de ter uma escrituração fiscal completa, você contará com ferramentas importantes para colher o máximo de produtividade e eficiência em todas as tarefas. Treinamento Outro grande diferencial de uma consultoria é o fornecimento de um treinamento completo para que todas as suas equipes saibam como manipular o Protheus com maestria. Geralmente, ao comprar uma solução pronta, os colaboradores têm de descobrir as funcionalidades por conta própria, a partir de um manual (que costuma não ser muito detalhado e claro). Implementação A implementação é um procedimento muito mais amplo do que uma mera instalação. Ela também inclui toda a adaptação ao ERP, como o redesenho de processos, a adoção de indicadores, a mudança de cultura etc. Com isso, ao final você terá todo o subsídio necessário para o sucesso da sua estratégia. Suporte Por fim, o suporte estará disponível durante e após a implementação em caso de dúvidas ou qualquer outro tipo de problema. Desse modo, sua empresa fica assistida quanto a ocorrências que possam prejudicar as operações. Portanto, emitir a ECF no Protheus é uma opção que traz muitas vantagens para qualquer negócio. Além de uma integração completa, com o parceiro certo, você terá uma implementação muito mais ágil e segura. Desse modo, a tecnologia se torna realmente uma solução — em vez de trazer mais problemas com constantes manutenções e correções de erros. Quer saber mais sobre como nossas soluções podem
Lobo Guará: o que a nova versão do ERP traz de inovador?
A atualização Lobo Guará Totvs é a mais recente melhoria no sistema ERP Protheus. Ele chega para modificar uma série de parâmetros de performance no software, em função de diversas configurações totalmente novas. Uma dessas novidades é o próprio nome, que na verdade é mais um apelido com o objetivo de facilitar a identificação de futuras versões do Protheus. Até então, essas versões só eram reconhecidas por extensos códigos numéricos o que, convenhamos, sempre dificulta a comunicação. O apelido Lobo Guará é uma homenagem da Totvs a um dos animais que simbolizam a fauna brasileira por sua agilidade. Essa é justamente a principal qualidade agregada pela sua implantação, ou seja, a partir de agora, os ERPs serão muito mais ágeis e funcionais. Avance na leitura e veja o que esse upgrade representa em termos de desempenho e como ele deve impactar suas atividades. Quais as características a avanços do Lobo Guará Totvs? A principal característica que torna o Lobo Guará uma atualização sui generis é a mudança na infraestrutura do sistema. Até a versão 12.1.17, as operações tinham como base os arquivos em servidor. Desde a atualização 12.1.23, essa estrutura migra para um Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD). Dessa forma, os ganhos em velocidade no processamento de informações é respaldada pela ampliação da capacidade de memória. Como as informações serão vinculadas ao banco de dados, cumpre-se o principal objetivo da atualização, que é a melhoria no desempenho do Protheus. Uma importante modificação trazida por essa build é que, a partir de agora, todas as outras atualizações precisarão dele para rodar. Afinal, o Lobo Guará é um binário totalmente novo, cuja promessa é gerar um incremento de até 30% na performance do sistema. Confira nos próximos tópicos os outros avanços trazidos pelo novo “animal” da Totvs. Performance do sistema e abertura aprimoradas Um dos grandes avanços trazidos pelo Lobo Guará é que ele põe fim à existência do obsoleto AppServer 32 bits. Com isso, pode ser empregado mais de 4GB memória RAM, já que o binário passa a trabalhar em 64 bits. Assim, há ganhos expressivos em velocidade e responsividade. Esse incremento na velocidade, por sua vez, faz com que os programas integrados ao ERP sejam otimizados quando acionados em busca de informação. Cabe destacar que, a partir de agora, será feita no mesmo Banco de Dados toda a centralização do Dicionário de Dados do sistema. Tais melhorias resultam em uma gestão de configuração do ambiente muito mais veloz, com aberturas mais rápidas e aumento da performance do sistema como um todo. Centralização do dicionário de dados Outra importante modificação é a centralização do dicionário de dados. Isso porque, com essa configuração, eventuais quedas de energia ou interrupções na operação não provocarão perda de informações. Ou seja, além de mais rapidez, o Totvs Lobo Guará também promete mais segurança no tratamento da informação. Além do dicionário de dados, diversos arquivos também podem migrar para o Banco de Dados. Assim, uma parte expressiva das informações que iam para a área temporária podem ser processados com grande agilidade. Trata-se, inclusive, de um avanço para o próprio usuário, que agora não terá mais que se preocupar com configurações e logs. De qualquer forma, vale alertar que, para fazer essa migração, será necessário utilizar a ferramenta TOTVS CodeAnalysis, cuja finalidade é permitir que os clientes certifiquem por si sós a qualidade de fontes customizadas. Gestão de configuração potencializada Merece destaque, ainda, a turbinada que o Lobo Guará traz em processos como backup, acessos e de monitoramento da performance. Nas versões anteriores, eles podiam ser demasiadamente lentos, representando um obstáculo para os gestores de TI. Sem a agilidade necessária, muitos se viam de mãos atadas, sem ter como se prevenir de falhas e instabilidades no sistema. Somado a esse louvável avanço, vale frisar também a potencial redução nos volumes de gravação e leitura a serem realizadas nos diretórios do sistema. Assim sendo, o Protheus poderá rodar com muito mais fluidez e garantir transições mais suaves entre as funções que realiza e o processamento dos dados. Diminuição da latência É comum em sistemas ERP levar um certo tempo para se colocar 100% disponível. Com a atualização Lobo Guará, esse período de latência deve diminuir sensivelmente, garantindo que o usuário possa operá-lo em menos tempo. Essa rapidez também pode ser creditada a uma das tantas mudanças trazidas pelo upgrade. Afinal, o Lobo Guará será “O” binário, tirando de cena o antigo trio de AppServers que, por sua vez, se destinavam a ERPs distintos. Isso gerava lentidão e instabilidade. Portanto, o Totvs Lobo Guará vem para substituir esses antigos binários e, de quebra, será indispensável para rodar a novíssima linguagem TL++. Ela foi desenvolvida em 2018 e seu objetivo é agregar para programadores AdvPL certas facilidades de outras linguagens. Quais suas funcionalidades mais destacadas? Já falamos dela anteriormente, mas a nova AppServer 64 bits representa certamente um dos maiores avanços na nova build. Com mais capacidade de processamento, é esperado um grande incremento na velocidade e memória quase ilimitada para operar. Considerando o nível de profundidade das mudanças, também se espera alguma ansiedade por parte dos usuários em termos de atualizações. Afinal, quando as versões anteriores deixarão de valer? Nesse caso, é de praxe que a TOTVS estipule um prazo para migração, o que é útil até mesmo para que as equipes de TI responsáveis pelo processo se articulem. Não se pode deixar de lembrar que, desde janeiro de 2019, o binário de 32 bits deixou de receber atualizações, sendo portanto descontinuado. De qualquer forma, a expectativa é de que a TOTVS assegure um prazo de, pelo menos, um ano para que os usuários do Protheus façam os ajustes necessários. Para quem migrou em julho para a versão 12.1.25, é recomendável migrar diretamente para o novo build, não só por ser o mais atual, como pelas muitas novas funções agregadas. O Lobo Guará Totvs promete um grande salto de qualidade, por isso, os profissionais de TI devem estar atentos para manter seus ERPs Protheus alinhados às
