Saiba agora o que é um arquivo XML de nota fiscal!
Sempre que se emite uma NF eletrônica, um documento é gerado automaticamente, independentemente do sistema que sua empresa utiliza: um arquivo XML de nota fiscal. Em alguns emissores, também pode ser emitido outro arquivo, no formato .vcf e, para maior praticidade, um PDF. Por ser entregue diretamente ao cliente e de forma legível ao usuário final, o PDF acaba sendo considerado o mais comum. No entanto, para fins sistêmicos e fiscais, o XML é sem dúvida o mais importante. Mas, afinal, o que é um arquivo XML? É um formato de arquivo digital criado como uma solução para as Notas Fiscais eletrônicas com a finalidade de facilitar a leitura nas mais diversas máquinas e programas. Se você nunca deu importância a esse arquivo, então não deixe de ler nosso post até o final! Por que realizar uma gestão eficiente das NF-e? Como o TI pode ajudar? Explicaremos a seguir. O que um arquivo XML de nota fiscal contém? O arquivo XML da NF-e é uma abreviação para eXtensible Markup Language, que foi uma linguagem de programação criada para padronizar o formato HTML universal com os mais variados softwares. Por isso, é chamada de linguagem padronizada de marcação genérica, pois é capaz de organizar os mais diversos dados em categorias (nome, endereço etc.) e ser lida em praticamente todos os programas de texto, como Word, navegadores, Excel, etc. Além disso, é facilmente convertida para PDF. Devido à versatilidade, o XML se tornou o padrão nacional de escrituração fiscal, empregado em todo os estados brasileiros. De acordo com as normas tributárias, todo emissor deve fornecer NF-e em XML, o PDF é muito mais uma questão de comodidade para o consumidor, visto que a linguagem XML é voltada para os sistemas e gravação em bancos de dados, e não para a leitura de pessoas. Geralmente, o arquivo XML é enviado junto com o DANFE — Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica —, que é obrigatoriamente expedido para o consumidor junto com a mercadoria. Dentro do arquivo, deverão estar contidas as seguintes informações: informações da NF-e: data de emissão, modelo, número, série e valor total da transação; identificação do emitente: razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, número de inscrição estadual e o código do município do estado que recolherá o ICMS; identificação do destinatário: nome, CPF e endereço. Caso seja pessoa jurídica, razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço; descrição da transação: produtos, uma pequena descrição, a quantidade, unidade comercial, valor e forma de pagamento; dados fiscais: base de cálculo do ICMS, valores dos produtos e dos fretes, PIS, IPI e COFINS; informações do transporte: dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo, dados do pacote (quantidade e peso), modalidade de frete. Qual a importância do XML? A legislação fiscal atual exige que as notas fiscais eletrônicas sejam armazenadas por cinco anos nas empresas (emitentes e destinatárias). Isso é essencial tanto para os seus clientes quanto para o fisco. Quando um cliente chegar à sua loja requisitando a troca ou reparação de um produto na garantia, a nota será essencial para saber os prazos e os direitos dele. No caso da Receita Federal, em auditorias e fiscalizações, serão exigidos todos os arquivos das notas fiscais emitidas nos últimos cinco anos. Sim, a Secretaria da Fazenda tem o controle de todas as notas emitidas, porém isso não elimina a sua obrigação de guardá-las dentro do prazo legal. Afinal, há alguns crimes e fraudes envolvidos com a emissão de notas fiscais. As NF-e só foram criadas com o objetivo de diminuir a necessidade de papel e reduzir a burocracia envolvida com a confecção de talões. Mas isso jamais significará que os órgãos públicos estão relaxando nas exigências de governança fiscal da sua empresa. Pelo contrário, a informatização deste processo tornou mais fácil ao Governo a fiscalização por meio da escrituração digital. Além de ser importantíssimo para a conformidade contábil da empresa, a emissão de nota fiscal nos moldes legais é essencial para as seguintes tarefas: bancos: algumas instituições financeiras podem requisitar suas últimas notas fiscais para liberar créditos e recursos na sua conta de PJ. Isso é importante para que verifiquem se as informações prestadas no seu DECORE são compatíveis com as vendas. Assim, você aumenta sua chance de financiamento e de desconto em taxas; compliance: ter todos os arquivos XML centralizados ajuda no momento de auditorias, o que melhora a sua nota nas auditorias externas e internas; fusões e entrada de sócios: nos processos de fusão com sua empresa, os novos parceiros provavelmente exigirão todas as informações dos bancos de dados do negócio. Caso haja alguma divergência entre os dados contábeis e os arquivos XML, pode gerar problemas. Por que investir em uma ferramenta de gerenciamento de XML? Você deve ter percebido a importância de guardar os arquivos XML para evitar problemas fiscais. Desse modo, um gerenciador de XML integrado ao seu ERP é essencial, pois permitirá a automação de várias tarefas nesse sentido. No sistema da Atos Data, você contará com todas as funcionalidades importantes para sua empresa: Guarda dos arquivos XML: todos os XML recebidos pela sua empresa por e-mail ou então capturados diretamente da SEFAZ, são armazenados no próprio banco de dados do ERP, sendo incorporados automaticamente às rotinas de backup, garantindo que sua organização tenha a salvo todos os arquivos, conforme determina o Fisco; Central de importação de XML: nessa área, você encontrará todos os arquivos XML gerados por sua empresa em cada período, além de poder fazer buscas de acordo com a data de emissão; Importação automática de XML: os ERP homologados para nossa ferramenta realizam a importação automática desses arquivos, eliminando a necessidade de digitação do usuário; CT-e: Além de permitir a importação de NF-e, o Gerenciador XML da Atos Data também lê e integra os arquivos de CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos); Validação de Impostos: nossa ferramenta permite validar os impostos especificados no XML com os cálculos do próprio ERP, apontando eventuais divergências; Conformidade com o processo de Compras: nosso Gerenciador XML mantém a conformidade com toda a parametrização referente às alçadas de compras, aprovações, tolerâncias de recebimento, entre outros. Dessa forma, um sistema de ERP
Gestão de projetos na área de TI: 5 coisas que você precisa saber!
Uma boa gestão de projetos na área de TI depende de diversos fatores fundamentais, como planejamento e comunicação. Para alinhar as entregas aos princípios organizacionais, é preciso analisar bem o objetivo do projeto e gerenciar a equipe interna. Por conta da complexidade dessa tarefa, e das muitas variáveis envolvidas, existem algumas informações que todo gestor precisa saber para conduzir processos bem-sucedidos. Se deseja aprender esses fatores, a fim de atingir a redução de custos e a inovação, continue acompanhando este artigo. Boa leitura! Informações importantes sobre gestão de projetos na área de TI 1. Definição de projetos de TI Os projetos de TI são esforços coletivos para a criação de produtos, com prazos definidos, início e fim. Geralmente, são caracterizados pela necessidade de um planejamento prévio, com etapas bem estabelecidas, que partem da finalidade daquele determinado resultado. Ou seja, são estratégias de gerenciamento corporativo para atingir um propósito. Estão ligados a questões operacionais, embora sejam diferentes de atividades comuns e cotidianas. Os empreendimentos são exclusivos e temporários, com um ciclo de vida bem estipulado, além de limitados por questões cruciais, como recursos, tempo e custos. Por conta desses fatores limitantes, existe a necessidade de uma boa gestão, bem organizada, que aplique conhecimentos, habilidades e técnicas e consiga abarcar todos os aspectos relevantes para otimizar os fluxos e os resultados. 2. Diferença entre projeto X programa Um programa é diferente por ser um conjunto de projetos. Ademais, não descreve atividades e operações de forma específica, mas compreende os esforços de todos os projetos envolvidos nele, para chegar a um resultado maior. É também mais complexo e envolve mais variáveis, principalmente por integrar diversos processos diferentes. 3. Importância do PMBOK O PMBOK é um guia criado pelo PMI (instituto de gerenciamento de projetos) que direciona os gestores com as melhores práticas de administração. Contempla diversos pontos fundamentais e enfatiza a importância da padronização de processos, da otimização do fluxo de comunicação interna e do controle do andamento das atividades. É fundamental por ajudar a definir bem as funções e os papéis dos envolvidos nos projetos — quem deve ser o gestor, quem são os stakeholders (as partes interessadas), os patrocinadores, bem como o que cada membro deve fazer. Segundo o PMBOK, existe dez áreas de conhecimento que devem ser seguidas na gestão de projetos: integração: orienta a execução, monitora e controla o trabalho, define escopo preliminar e gerencia interdependências entre as demais áreas; escopo: planejamento, definição e verificação do escopo em que atuará o produto; tempo: definição da atividade, sequenciamento de atividades, estimativa de tempo e de recursos utilizados e criação de cronograma; custos: estimativa de custos, orçamento e controle de gastos; qualidade: planejamento, controle e garantia de qualidade, buscando a satisfação do cliente; recursos humanos: contratação, mobilização e gerenciamento da equipe do projeto; comunicações: distribuição de informações, relatório sobre o desempenho e gerenciamento das partes interessadas; riscos: identificação, análise quantitativa e qualitativa de riscos, planejamento de respostas, monitoramento e controle; aquisições: compras, contratações, relacionamento com fornecedores e administração de contratos; partes interessadas no projeto: identificar os envolvidos no projeto, gerenciar e controlar o envolvimento dessas partes. Já o ciclo de vida definido pelo guia compreende as fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento. As atividades das áreas citadas se dividem entre as etapas do projeto. Ou seja, o PMBOK é um manual completo com todas as partes que devem ser priorizadas e definidas por todo gestor de projetos para alcançar sucesso na estratégia. 4. Importância da gestão de projetos na área de TI Veremos a seguir alguns benefícios que demonstram a importância da gestão de projetos. Diferencial competitivo Um dos principais destaques é o fato de que contribui para o aumento da vantagem competitiva da companhia. Em razão da melhoria dos processos organizacionais, do fluxo de informação e da diminuição de erros na produção, as companhias adquirem maior credibilidade e autoridade no mercado, como uma referência que tem os aparatos necessários para criar produtos de qualidade. Isso beneficia a reputação da empresa e melhora a capacidade de atração e de fidelização de clientes. Afinal, fica mais fácil convencer as pessoas do valor da organização. Redução de custos Outro benefício é a redução de custos. Os gastos desnecessários envolvendo os projetos são eliminados, uma vez que as fases são bem definidas e planejadas, com os investimentos estipulados para cada etapa de forma clara. Com o aumento da precisão e da qualidade, menos despesas para reparações posteriores são necessárias, com menos suporte e manutenção, bem como maior estabilidade e consistência. É possível garantir um aproveitamento eficiente dos recursos para que a equipe pague apenas pelo que utiliza e tenha uma boa noção do que precisa. Automação Outro ponto que deve ser ressaltado é que a gestão de projetos facilita a automação de processos, o que contribui para a redução de pessoal, de tempo e de gastos com equipamentos. Uma vez que todos sabem exatamente as atividades e os passos necessários para atingir um fim, é possível delegar algumas funções para as máquinas e otimizar o fluxo de trabalho. Produtividade e agilidade A companhia também adquire mais produtividade e agilidade nos processos. Afinal, tudo é bem organizado e documentado, com todos os membros sabendo bem o que fazer, o que ajuda a identificar e eliminar gargalos produtivos. A eficiência nas atividades cria a capacidade de lidar com tarefas simultâneas, com garantia de qualidade e consistência. Cumprimento de prazos A principal consequência do fato anterior é a diminuição no tempo de execução. Ou seja, a equipe interna consegue cumprir bem os prazos definidos e entregar os resultados no período esperado. Claro, é possível que existam atrasos, mas a gestão de projetos também facilita a previsão de riscos e de eventuais necessidades de mudança nos prazos. Ou seja, a administração ganha o poder de antecipar problemas. Inovação É possível ainda garantir o suporte à inovação, como a introdução de métodos modernos no desenvolvimento, que podem ser ferramentas inteligentes para automação ou metodologias novas, como a ágil. Isso porque a adaptação é bem mais fácil, já que tudo está claro para o gestor e para os colaboradores envolvidos, fazendo com que as consequências das mudanças sejam minimizadas. 5. Função de um gerente de projetos A função de um gerente é a de coordenar os processos citados, prezando pela comunicação e integração entre os colaboradores, transparência
