Veja quais são os relatórios gerenciais imprescindíveis para qualquer negócio
Ferramentas essenciais para uma gestão estratégica, os relatórios gerenciais contemplam diversos setores de uma empresa e auxiliam a rotina de tomada de decisões. Os relatórios gerenciais são muito importantes para a administração dos negócios em geral. Por meio desses documentos, o gestor tem acesso a informações úteis para análise e avaliação de desempenho, por exemplo. Eles trazem diversos ganhos qualitativos que auxiliam a orientar sobre as estratégias traçadas, criar metas de crescimento realistas e otimizar a tomada de decisão. Segundo a Roland Berger, em um estudo de empresas listadas na Bovespa, 40% das maiores organizações de nosso país estão muito endividadas, com débitos que chegam ao valor de R$420 bilhões. E é justamente por meio dos relatórios gerenciais que as empresas têm um demonstrativo da situação da empresa. Caso haja alguma necessidade de correção, esses estudos ajudam a encontrar as devidas soluções e pontos de melhorias para que os gestores tomem medidas em tempo hábil, especialmente se contarem com o apoio de soluções tecnológicas. Por isso, é importante contar com informações sempre atualizadas e consistentes. Pensando nisso, separamos neste artigo os relatórios imprescindíveis para qualquer empresa. Confira! Como os relatórios gerenciais contribuem com a sua empresa? Os relatórios gerenciais reúnem, de maneira objetiva, as informações e dados que os gestores e líderes de uma empresa precisam para entender em que situação ela está e quais estratégias precisam ser elaboradas. Por serem documentos essenciais para a tomada de decisões, eles precisam conter informações úteis, serem muito objetivos, atualizados e confiáveis. Por isso, um dos primeiros cuidados a se tomar para elaborar bons relatórios gerenciais é criar uma metodologia, de forma que você compreenda quais informações precisam estar nesses documentos e qual objetivo deve ser alcançado.Também é essencial contar com bons sistemas de levantamento de dados e uma equipe capacitada para tal. Entenda no tópico a seguir! Como elaborar um relatório gerencial? Para entender quais informações serão apresentadas, qual a melhor linguagem e formato aplicar, siga as etapas que listamos abaixo. Entenda qual é seu objetivo Mesmo que sua lista de objetivos possa parecer extensa, é importante que você selecione os que sejam mais importantes. Em geral, eles se relacionam aos âmbitos financeiro ou de controle, mas também podem ser relativos ao bem-estar dos colaboradores ou à infraestrutura da empresa. Procure definir os objetivos de uma maneira concisa e de fácil compreensão. Analise o conteúdo Após definir seu objetivo, você tem mais recursos para entender quais informações serão relevantes para aquele relatório. Se for um documento de teor comparativo, por exemplo, é preciso que as informações sejam relativas a um mesmo período e tenham sido obtidas nas mesmas condições. Tenha cuidado também para não colocar mais informações que o necessário. Afinal, esses documentos são direcionados para pessoas que têm rotinas bastante atribuladas. O objetivo é ajudar na tomada de decisões, não torná-la mais complexa. Pesquise formatos Para entender qual é o formato ideal, você precisa entender o que será apresentado e para quem. Um relatório focado em investimentos, por exemplo, pode requerer mais gráficos e índices. Um documento com foco em vendas pode ser melhor aproveitado com tabelas. O importante é que o relatório seja prático e ajude o público-alvo a assimilar as informações de maneira prática. Relatórios gerenciais importantes para a sua empresa Ferramentas essenciais para qualquer planejamento estratégico, os relatórios gerenciais ajudam a reduzir erros, monitorar a produtividade e elaborar metas mais concretas. Confira quais são os principais tipos a seguir. Fluxo de caixa O fluxo de caixa mostra a medição do resultado das atividades de entrada e saída monetárias da empresa durante um determinado período. A demonstração de fluxo de caixa é a diferença entre os créditos e as despesas, ou seja, movimentações financeiras líquidas, que em termos de valor, igualam a mudança no saldo de caixa. Podemos destacar: a capacidade da empresa de gerar fluxos de caixa e gastá-los racionalmente; performance de vendas; o período de realização de entradas e saídas e o grau de certeza da sua efetivação; alterações nos ativos líquidos e na sua estrutura de financiamento; lucro e fluxo de caixa. Satisfação Os relatórios de satisfação podem avaliar o comportamento de colaboradores e de clientes. No primeiro caso, as empresas precisam investir em pesquisas para entender a situação de seus funcionários, criando um espaço seguro para que eles se expressem e possam sugerir melhorias. Já no segundo, a empresa pode recorrer a uma série de métodos, como o Net Promoter Score (NPS), entrevistas com públicos segmentados, avaliações online e outros métodos. Financeiro O relatório financeiro mostra a real situação do negócio nesse âmbito. Além do fluxo de caixa, que já explicamos anteriormente, você também pode fazer relatórios de investimentos, custos, orçamentos e níveis de inadimplência. Para realizar essa descrição de maneira eficiente, você deve trazer informações analisadas por meio de indicadores financeiros, como o Retorno sobre Investimentos (ROI), níveis de endividamento, ticket médio, entre outros, que variam de acordo com seus objetivos. Todos esses elementos vão ajudar a esclarecer o panorama orçamentário da sua empresa, como: analisar a existência de viabilidade para realizar novos investimentos; verificar se o caixa pode arcar com as despesas futuras; mensurar riscos orçamentários; fazer o balanço de pagamentos; projetar despesas. Especialmente para esses relatórios, é importante que sua empresa faça uma conciliação bancária. Por ela, o gestor consegue conferir todas as movimentações que foram feitas e os registros produzidos pela empresa. Produtividade A produtividade é um ponto crítico para o crescimento da empresa e, por isso, precisa haver uma atenção voltada à queda de produção da equipe. Esse é o foco desse relatório, apresentar quais colaboradores se destacam em suas atividades, quanto a organização conseguiu entregar em um mês, além de apontar os gargalos que dificultam a eficiência. Para isso, são utilizados objetivos, metas e indicadores-chave, que nos permitem mensurar e acompanhar a performance de terminadas equipes ou equipamentos. Dentre os relatórios gerenciais, esse acaba sendo o que funciona como um termômetro indicador dos momentos necessários para intervir com treinamentos motivacionais e reorganização das equipes. Contábeis Mesmo nas empresas adeptas do Simples Nacional, o relatório contábil garante que o
Confira 8 dicas de ouro para fazer a gestão de estoque e reduzir custos
Com as novas tecnologias emergindo o tempo todo, a eficácia e modernização de processos em sua empresa é o ponto chave para o sucesso — ou fracasso. Nesse sentido, saber como fazer gestão de estoque com o objetivo de aumentar a eficiência e reduzir custos pode representar um grande diferencial no mercado. E se sua empresa é baseada em produtos estocados, é importante ter processos eficientes para solicitar, rastrear e vender seu estoque. Um sistema de gestão de estoque reduz os custos operacionais e aumenta a margem de lucros de forma significativa. Quer entender melhor como realizar as melhores práticas no gerenciamento e controle de estoque? Continue a leitura! A importância da gestão de estoque A gestão de estoque é a chave para um fluxo de caixa saudável e um equilíbrio entre a demanda, produção e venda, gerando a capacidade de reduzir os custos, por meio das seguintes ações: prever as demandas e saber a quantidade exata que o setor de produção precisa fabricar; prever a quantidade de matéria prima ou insumos que o setor de compras deve adquirir; descobrir por meio da quantidade de produtos quais tipos de campanhas podem ser realizadas pelo setor de vendas e marketing. Como fazer gestão de estoque e reduzir custos E qual é a mágica? Como fazer para que essas ações sejam realizadas com sucesso? Daremos 8 dicas de ouro para que você consiga fazer a melhor gestão de estoque. Acompanhe! 1. Faça inventários periódicos Mesmo com um bom software de gestão, é necessário, periodicamente, contar seu inventário para garantir que o que está em estoque corresponde ao que você acha que tem. As empresas usam diferentes técnicas, incluindo um inventário físico anual, que conta todos os itens, além de verificações pontuais contínuas, que podem ser mais úteis para produtos com alta saída ou problemas de estoque, os chamados inventários rotativos. 2. Utilize a curva ABC Essa técnica classifica os itens de acordo com sua importância ou impacto, como: classe A: produtos de importância, valor ou quantidade maiores (20% do estoque); classe B: com valor, importância ou quantidade intermediários (equivalendo a 30%); classe C: menor importância, quantidade ou valor (com 50%, incluindo os itens sazonais). O objetivo da curva ABC é não deixar estoque em excesso — evitando a perda de produtos e espaço físico desnecessário no estoque — ou produtos em falta — prevenindo a perda de vendas e até de clientes. 3. Compre apenas as quantidades certas Um gerenciamento de estoque eficaz resume-se à previsão precisa da demanda. Se você puder prever quantas vendas espera obter, terá o conhecimento necessário para solicitar a quantidade certa de estoque. Para prever as vendas e a demanda, existem alguns fatores importantes que você precisa acompanhar: histórico de vendas: identifique padrões de pedidos para determinar quanto estoque você precisa comprar para atender a pedidos futuros. Nunca se esqueça das mudanças sazonais; promoções planejadas e campanhas de marketing: preveja o impacto que suas promoções e campanhas de marketing terão nas vendas e ajuste seu estoque de acordo. Com essas informações rastreadas, você conseguirá entender a demanda antecipadamente e com maior precisão, solicitando estoque suficiente e garantindo o dinheiro para o giro de estoque. 4. Compre somente o necessário Quando se compra mais estoque do que se pode vender, você reduz seus lucros. Estará perdendo dinheiro se as mercadorias não venderem! Apresentaremos, a seguir, algumas formas de excesso de estoque: produto parado no estoque há muito tempo: você não pode vender porque estão fora de época, fora de moda ou obsoletos; produto estragado: você não pode vender itens porque eles expiraram — como maquiagem e comida. É imprescindível que você controle e preveja os produtos que precisam ser mantidos em estoque e sua reposição eficaz, pois, como visto acima, tem muito dinheiro a perder. As ferramentas disponíveis e a tecnologia emergente estão tornando a gestão de estoque mais eficiente e econômica do que nunca — e resolverá os problemas que ocorrem nos processos manuais ou planilhas confusas. 5. Escolha uma metodologia de controle de estoque Há três metodologias atuais para a gestão de estoque: a PEPS, a UEPS e o custo médio. Todas elas apresentam excelentes resultados. No entanto, é importante que sua empresa escolha somente uma e a aplique corretamente. Tentar mesclar as metodologias conforme a necessidade só traz confusão para os colaboradores. PEPS É um acrônimo de “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair” e tem um esquema bem simples: os produtos devem sair do estoque de acordo com a ordem cronológica de entrada. Portanto, os mais antigos devem ser vendidos o quanto antes. Isso tem uma consequência importante: os primeiros produtos acabam definindo o valor do estoque. Desse modo, o preço dos produtos pode ser calculado de forma mais direta, sem estimativas. A grande vantagem é que as perdas devido ao vencimento de produtos são reduzidas. Por outro lado, caso seu fornecedor suba os preços e você ainda tenha produtos antigos mais baratos no estoque, estes últimos determinarão o preço de venda. Assim, caso alguém cometa algum erro e venda produtos mais novos ou um cliente faça uma compra grande, sua lucratividade será reduzida. UEPS É praticamente o inverso da anterior. Assim, os produtos que chegarão por último ao estoque terão a preferência na saída, ou seja, determinam o valor daqueles que já estavam armazenados. Como há a possibilidade da redução do valor tributável depois desse cálculo, a legislação brasileira atual veda a utilização dessa metodologia. Custo médio Antigamente, com métodos manuais, era muito complicado calcular o custo médio. Porém, com os ERP‘s como ferramentas de automação de gestão, é possível calcular o valor total do estoque de acordo com os preços de aquisição de cada produto e, depois, dividir pelo número de itens para obter uma média ponderada. Assim, os valores mudam de acordo com cada nova entrada no estoque. Portanto, ele é mais fiel à realidade, e é o método mais utilizado pelas empresas. 6. Calcular os custos de armazenamento Para reduzir os custos, é necessário calcular exatamente o custo de armazenamento. Ele deve incluir todas as despesas possíveis: licenças ou mensalidades de softwares de gestão de estoque; equipamentos para controle dos materiais, como leitores de códigos de
Automatizando o faturamento da sua empresa
A automação tem revolucionado os mais diversos processos dentro das empresas, gerando mais eficiência e produtividade, além de menos erros. Você pode ganhar muito automatizando o faturamento da sua empresa. Isso porque, além de melhor o controle dos processos financeiros, é possível otimizar a cobrança dos clientes e integrá-la a outras funções importantes. Portanto, essa é uma decisão que deve ser feita quanto antes para que você possa cortar custos e melhorar seu desempenho, ganhando, assim, uma grande vantagem competitiva. Para que você entenda melhor como funciona esse processo, preparamos este post para você. Confira! Mais produtividade e eficiência Como benefício imediato, você verá que a automação acelera todos os processos relacionados ao faturamento, desde a entrega de faturas até os cálculos contábeis. Estima-se que as tarefas manuais levam, em média, cinco vezes mais tempo para serem realizadas. Além disso, o processamento manual é uma tarefa repetitiva bastante desgastante aos funcionários, que podem acabar digitando alguns dados erroneamente. Isso custará tempo e dinheiro adicionais, visto que será preciso investir em mais recursos humanos para a conferência de dados e a correção de erros. Mesmo com um processo bem rigoroso de faturamento, pode ser que os erros ainda cheguem aos clientes. Desse modo, pode ocorrer uma grande insatisfação, principalmente se forem cobrados valores errados. Outro problema é a consequência do dado incorreto em demais setores da empresa. Por exemplo, a contabilidade pode realizar algum cálculo tributário incorretamente e você pode acabar pagando uma multa. Maior controle Com a automação, é possível identificar quais são os pagamentos realizados, vencidos e pendentes com mais rapidez. Por meio de um relatório de cobranças, você poderá saber como está sendo o fluxo de recebíveis dentro da sua empresa. Isso é particularmente importante para aquelas empresas que vendem a prazo ou que têm produtos dependentes de assinaturas mensais. Afinal, elas precisarão controlar o que está acontecendo de fato e planejar suas ações. Por exemplo, após obter um relatório com todos os clientes inadimplentes, será possível enviar um e-mail automático para todos eles, relembrando-os do pagamento. Alternativamente, você pode enviar para o setor de cobrança, para que os funcionários dali liguem para eles, ou vender a dívida para uma instituição financeira. Sem a automatização e com processos mais lentos, pode demorar muito tempo para você tomar uma atitude. Quando você perceber, as finanças poderão estar comprometidas. Maior agilidade para a liberação dos balanços contábeis Os balanços contábeis periódicos, que traçam um panorama completo do faturamento da sua empresa, são essenciais para o planejamento financeiro futuro. Quando realizados manualmente, são dependentes de várias planilhas que precisam ser integradas por colaboradores. Desse modo, além de levar um tempo bem maior, a probabilidade de cometer erros é grande. Assim, você pode sair de um período acreditando em um balanço positivo, quando, na verdade, sua empresa teve prejuízo. Ademais, à medida que sua empresa cresce, os processos de faturamento vão ficando cada vez mais complexos e demorados. Assim, não automatizar pode representar um problema para a escalada do seu negócio. Com um sistema automatizado, é possível realizar o fechamento do faturamento mensal em um tempo 80% menor. Melhor tomada de decisão Atualmente, para que possam tomar decisões mais corretas, os gestores de negócios precisam de informações financeiras rápidas e, preferencialmente, em tempo real. Estamos em cenários extremamente competitivos e uma leitura errada pode causar estragos significativos. Dados financeiros mais instantâneos são essenciais para que as equipes percebam as tendências dos clientes. Com isso, setores, como o de marketing e vendas, podem pensar em ações para melhorar o faturamento, principalmente ao negociar com um cliente, pois será possível entender a necessidade de dar descontos e condições mais agressivas para conquistá-lo. Obviamente, utilizando planilhas em procedimentos manuais, esse processo pode demorar horas — enquanto que, na automatização, basta um clique e alguns segundos. Além do faturamento, em sistemas automatizados, você pode receber diversas outras informações, como: custo total do cliente; custo de aquisição de clientes; fluxo de caixa; receita recorrente (mensal e anual); rotatividade de clientes etc. Maior personalização da cobrança Outro ponto essencial é a personalização dos critérios de cobrança, de modo que cada cliente seja tratado individualmente, de acordo com seu histórico com a empresa. Desse modo, seus colaboradores poderão saber exatamente quais foram os produtos e serviços adquiridos por eles no período, além dos atrasos no pagamento e pedidos de negociação. Então, poderão saber quando investir bastante para que um cliente fique na empresa devido ao seu impacto positivo no faturamento geral. Afinal, clientes que compram mais e pagam em dia contribuem para um fluxo de caixa saudável e devem ser sempre incentivados a continuar o relacionamento com sua empresa. Além disso, cada cliente deve receber suas faturas sempre de acordo com os termos do contrato. Assim, se ele negociou taxas de juros mais baixas ou descontos por pagamento antecipado, deve receber sempre informações conforme o prometido. Se ele tiver de procurar sua empresa para corrigir informações, esse poderá ser um momento de muito estresse. Também pode acontecer um processo chamado churn involuntário. Ele ocorre quando um cancelamento é realizado sem a vontade do cliente. Por exemplo, sua empresa, ao emitir um boleto com data incorreta após o vencimento contratual, pode acabar encerrando o relacionamento por uma gestão de cobrança pouco eficiente. Melhores processos de análise de crédito Os sistemas automatizados de faturamento, como citamos, conseguem configurar corretamente os dados dos clientes. Assim, é possível configurar corretamente os dados que interferem em uma análise de crédito. Consequentemente, eles são capazes de decidir com base em parâmetros objetivos e dados atuariais. Tudo é feito em segundos. Sem eles, por outro lado, um usuário deve analisar a aprovação ou reprovação, o que pode demorar mais de meia hora. Melhor comunicação com a SEFAZ Com o software certo, é possível estabelecer um processo de faturamento que respeite as boas práticas de gestão e que confira velocidade a essa operação. Para isso, ele reduz o processo de emissão de nota fiscal e elimina ao máximo as intervenções humanas que geram erros no processo. Com isso, após inserir os dados do destinatário da nota, o faturamento é feito com um clique. É uma rotina unificada em
Aprenda agora como executar o MRP no Sistema ERP
Um dos fatores de sucesso no alcance de objetivos e bons resultados é a gestão de estoque. É necessário ter precisão para verificar se a quantidade de mercadorias disponíveis é suficiente para suprir as demandas do período, qual o volume de produtos ideal e a melhor data para fazer o pedido de suprimentos para os fornecedores. O MRP entra para suprir essa necessidade e facilitar todo o processo de gerenciamento do armazenamento dos itens necessários para a continuidade da produção sem que haja gastos excessivos ou falta de produtos. Pensando nisso, abordaremos neste artigo como executar o MRP no Protheus. Confira! O que é o MRP? O MRP (Material Requirement Planning), também conhecido como planejamento de necessidades de material, é uma técnica de gerenciamento para otimizar a aquisição de materiais com base na lista técnica, no plano de produção padrão e no sistema ERP que a realiza. Ele permite saber a quantidade de produtos a serem fabricados e comprados. Além disso, é possível definir as melhores datas para executar essas ações. O MRP no Protheus é fundamental para otimizar o estoque, reduzir custos e antecipar demandas. Isso se dá pela entrada de dados feita no sistema, que, em geral, ocorre mediante os Pedidos de Vendas ou as Previsões de Vendas. Assim, informam-se os produtos que devem ser fabricados para que a rotina do MRP analise as demandas e verifique todos os elementos que fazem parte da Estrutura de Produtos. Com base nessa lista de materiais (estrutura de produtos), o sistema reconhece os insumos e as quantidades que devem ser compradas ou fabricadas. Dessa maneira, o MRP no Protheus auxilia os gestores a terem o controle de estoque para a produção, a fim de que não ocorram atrasos na rotina produtiva da organização. Para que serve o MRP? Um dos principais problemas da indústria de produção em série é ter mais estoque do que o necessário. O armazenamento excessivo exacerba o fluxo de caixa e aumenta os custos de gerenciamento. Quando não há excesso ou escassez de produtos ou matérias-primas armazenados, o fluxo de caixa melhora, assim como a possibilidade de fazer novos investimentos, permitindo atender as demandas do mercado. O MRP no Protheus serve justamente para essa finalidade. Os planos de processos de negócios definem cronogramas para a produção a fim de ajudar a garantir que o cliente receba o produto acabado no prazo acordado. O planejamento de necessidades de material é usado com mais frequência em tarefas menores necessárias, para chegar ao produto final. Esse passo é importante ao planejar um processo de negócios, pois garante que os materiais necessários em cada estágio do processo estejam disponíveis. Se uma empresa não tiver material suficiente disponível para concluir uma etapa, ocorre atraso no processo, o que pode levar a uma interrupção da entrega. Por exemplo, se existe a necessidade de produzir 1.000 bicicletas de um determinado modelo, o sistema vai calcular os materiais necessários para compor esse produto como 2.000 pneus, 1.000 selins, 2.000 pedais etc. Assim, de acordo com o plano de produção, o sistema exibe a quantidade essencial de peças e insumos, e prepara o cronograma de produção e aquisição de suprimentos. O que é necessário para implementá-lo? Para trazer o MR para a sua empresa, o primeiro passo é contar com um profissional capacitado para executá-lo. Assim, ele deverá ter uma boa formação na área de logística e, preferencialmente, experiência. Mesmo que ele não conheça o MPR, você poderá treiná-lo, mas para isso será preciso que ele conheça os conceitos técnicos do setor. Outro ponto imprescindível é a utilização de um sistema de gestão logística completo que esteja integrado a um ERP e a outros softwares da sua empresa. Apesar de o MRP poder ser feito em planilhas, ERP completos, como o Protheus, já têm módulos totalmente estruturados para implementar a metodologia. Todos os cálculos e controles podem ser executados automaticamente com atualização de dados em tempo real. Quais as melhores técnicas de MRP? Veja a seguir as melhores técnicas de MRP. Gestão de demanda A gestão de demanda é o grande pilar do MRP, pois permite o alinhamento da gestão da carteira de pedidos à previsão de vendas. Assim, você estima a demanda futura com maior exatidão. Gestão da carteira de pedidos Representa todos os pedidos confirmados pelos clientes em um determinado período, que podem ser organizados por dia, semana, mês, trimestre, semestre e ano. Previsão de demanda Com o surgimento do Big Data, ela ficou muito mais precisa. A partir de históricos de vendas anteriores e da procura de produtos no e-commerce ou nos buscadores, é possível prever os ciclos e as sazonalidades das vendas de um produto. Registro de estoques Essa ferramenta é imprescindível para conhecer o fluxo de materiais dentro da empresa. Para isso, você precisa de diferentes tipos de registros para saber quais foram efetivamente utilizados em processos de fabricação, quais foram realocados em outro armazém, quais foram vendidos para outras empresas etc. Seu sistema digital deverá ajudar a controlar cada movimentação nos estoques. Lista de materiais A partir das informações levantadas nos itens anteriores, o sistema executa uma série de cálculos para estimar a quantidade e o momento de compra de cada material. Essa lista elenca quanto e quais insumos são necessários para produzir a quantidade de produtos para atender a demanda. Quais são os objetivos do MRP? O MRP é capaz de reduzir desperdícios, otimizar gastos e melhorar a gestão de estoque. Confira mais detalhes abaixo. Redução de desperdício dos recursos Quando você sabe exatamente de quanto material precisa para atender a demanda, não há um excedente significativo para ser descartado. Ademais, o controle preciso dos fluxos de suprimentos permite identificar melhor as ineficiências. Otimização dos gastos com compras e aquisições de matéria-prima Ao estimar adequadamente a quantidade de insumos de que precisará para atender a demanda, a negociação com o fornecedor ficará mais fácil. Em vez de fazer várias compras pequenas à medida que os materiais forem consumidos, você poderá negociar lotes maiores por preços melhores. Isso sem ter receio de ficar com muito excedente. Melhoria dos processos de gestão do estoque
Como reduzir os custos na área de TI?
Obter uma redução de custos no TI não é tarefa das mais fáceis. Afinal, é necessário combater fortemente os desperdícios — seja de recursos, seja de tempo — e, simultaneamente, trabalhar muito para que isso não atrapalhe o andamento da produção. Especialmente durante crises financeiras, os gestores de TI precisam cada vez mais buscar métodos otimizados e econômicos, mas sem perder a qualidade. Até porque esse é um dos setores que sofre primeiro os impactos dentro de uma empresa, principalmente quando não está ligado diretamente ao seu core business. O fato é que, com conhecimento e dedicação, e utilizando ferramentas que lhe auxiliem nesse objetivo, é possível fazer a redução de custos na área de TI sem perder qualidade. Quer saber como? Continue lendo para conferir! Faça um mapeamento dos ativos O mapeamento dos ativos de TI permitirá que você faça uma avaliação refinada sobre o que está sendo plenamente utilizado e o que está apenas gerando custos, sem entregar nada. Softwares subutilizados despendem gastos desnecessários com licenças. Da mesma forma, hardwares com pouco impacto produtivo gastam recursos e espaço físico. É necessário que seja feito um comparativo entra rendimento x produtividade. Se a ferramenta está demandando muito recursos e entregando pouco, talvez seja a hora de eliminá-la, substituí-la ou integrar as suas funções em outra ferramenta. Automatize os processos A automação é uma das maneiras mais eficientes de reduzir custos sem perder qualidade e produtividade. Se alguma tarefa que demanda capital humano pode ser automatizada, em um cenário de redução de custos e limitação de orçamento, esse é o melhor caminho a ser seguido. O foco da empresa deve ser o de entregar valor ao cliente, e isso depende de foco nos processos críticos. A automação, portanto, será o mais viável para evitar o desperdício de recursos e de tempo. Podemos englobar como tarefas passíveis de automação na área de TI: processos de backup, atualização de softwares, monitoramento de dispositivos entre outros. Aproveite a migração para a nuvem A computação em nuvem oferece muitas oportunidades para os gestores de TI reduzirem custos operacionais, energia e espaço físico, além de promover mais segurança para os dados. Ao utilizar ferramentas hospedadas no cloud e/ou virtualizar os seus servidores, toda a parte de manutenção de estrutura física é eliminada. Além disso, trabalhando com soluções em nuvem a empresa passará a contar com um parceiro fornecedor, que estará pronto para lhe dar suporte em qualquer eventual problema — o que alivia a necessidade de grandes equipes internas. Adote o outsourcing Existem vantagens em manter uma equipe interna de TI, como contar com a dedicação dos profissionais em tempo integral, por exemplo. Porém, essa praticidade pode acabar pesando no seu orçamento. Então, quando analisamos os benefícios de contar com um serviço externo, mais barato e especializado, acabamos chegando à conclusão de que esse é o melhor caminho. Agora, você deve estar pensando: “se vou ter que contratar um outsourcing pra me entregar o mesmo serviço, vou apenas substituir as coisas. Terei o mesmo gasto”. Mas não é bem assim. Com os profissionais internos, você terá que gastar com treinamentos, encargos trabalhistas, estrutura, transporte e alimentação — e ainda terá um acréscimo nas despesas variáveis, como energia e água, por exemplo. Além disso, terá que gerir toda essa equipe. Já ao contratar um outsourcing, você terá uma equipe especializada imediatamente ao seu dispor, sem nenhum encargo a mais, e ficará livre para atuar em outras frentes, monitorando apenas os relatórios enviado pela empresa parceira. Enfim, como vimos, mesmo com a economia nacional em crise, é possível ter uma redução de custos na área de TI. Para isso, basta focar em avaliação, conhecimento, automação e, se possível, contar com parceiros especializados. Então, gostou do nosso post? Aproveite para curtir a nossa página no Facebook e fique por dentro de nossas próximas novidades!
Gestão de compras: como fazer a administração de compras?
Como você administra a gestão de compras da sua empresa? Essa é uma questão muito importante — afinal, é o que garante que o negócio terá tudo para um funcionamento pleno. Se, no passado, esse tipo de gestão tinha um papel operacional dentro dos negócios, sendo responsável apenas por fazer pedidos de compras, agora, a sua função é estratégica de gerenciamento completo sobre a política da cadeia de suprimentos. Então, quer entender como fazer uma gestão de compras mais eficaz? É o que veremos neste post! Continue lendo para entender a sua importância e veja os passos para manter a disponibilidade do seu estoque! Por que a gestão de compras é tão importante para uma empresa? Uma gestão de compras eficiente é pautada no gerenciamento de todas as necessidades de suprimentos de uma empresa — decisões de aquisição, contato com os fornecedores e organização da entrada dos produtos. Para assegurar que os itens estejam disponíveis no estoque, é fundamental que a área responsável pelas compras conheça o perfil e as necessidades dos consumidores, além de estar alinhada com as tendências de mercado e as necessidades da empresa. Dessa forma, a companhia terá condições de atender ao seu público, de ganhar visibilidade e de alcançar a tão sonhada vantagem competitiva. A saúde financeira depende da entrada do dinheiro referente às vendas, mas, sobretudo, do bom uso dos recursos direcionados às compras. O estoque parado significa que o dinheiro não está empregado corretamente e isso pode acarretar problemas para a aquisição dos produtos procurados pelos consumidores — é com a gestão e com o acompanhamento de perto que todos esses pontos serão acertados. Como fazer uma boa gestão de compras? É possível gerenciar bem as compras com algumas estratégias de rotina. Veja o que você pode fazer para melhorar o seu fluxo de processos e as operações para ter uma gestão cada vez mais eficiente. Estabeleça bem os objetivos Em primeiro lugar, ter objetivos claros é essencial para uma equipe mais produtiva. Quando só realiza tarefas sob demanda, sem saber a razão por trás delas, o seu time acaba perdendo eficiência e produtividade. Além disso, a empresa fica sem rumo, pois vê as compras como um mero procedimento, em vez de enxergá-las como uma parte estratégica para o crescimento do negócio. Nesse sentido, a gestão de compras pode traçar diversos objetivos, como: reduzir os preços por meio de negociações com o fornecedor final; reduzir a complexidade da cadeia de suprimentos; desburocratizar os processos do fluxo interno de mercadorias. Assim, toda a equipe se move com a finalidade de melhorar os resultados operacionais para atingir uma meta. Com uma melhor gestão, o time passa a se sentir mais pertencente e motivado, alinhado com os objetivos do negócio. O setor de compras pode se tornar um ponto de integração entre os setores, avaliando com eles quais são as suas reais necessidades e de quais insumos eles precisam para atingir a sua máxima capacidade produtiva. Como consequência, a gestão de compras será capaz de fazer estimativas mais realistas sobre a quantidade de cada suprimento — do contrário, acabaria comprando poucos itens essenciais, enquanto sobrariam aqueles que são pouco usados. Defina os seus orçamentos Obviamente, toda empresa tem uma capacidade limitada de compras, logo, é preciso estabelecer o quanto antes um orçamento para cada período. Desse modo, a equipe de gestão pode fazer vários estudos, reuniões e consultas a outros setores para definir as suas prioridades. Aliás, o tempo será essencial para isso, permitindo que novas ideias surjam e que um planejamento detalhado seja realizado, levando em conta os estoques e a saída dos produtos para estabelecer o calendário de compras. Faça um controle rigoroso Uma das principais tarefas da gestão de vendas é manter os estoques em um nível compatível com a saída dos produtos. Esta é uma arte: não ter um excesso de produtos parados — que acabam se deteriorando —, e nem produtos em falta, o que pode decepcionar um novo cliente. Sem dúvidas, não há nada mais frustrante para um comerciante do que perder um consumidor por não ter um produto. Para isso, o setor de compras deve realizar um controle rigoroso, envolvendo as seguintes tarefas: criação de métricas — com a taxa de saída do produto, a variação sazonal das vendas, a variação sazonal da oferta e o tempo médio de recebimento do fornecedor. Assim, é possível saber: quanto tempo um produto demora para zerar no estoque; em quais períodos os consumidores compram mais ou menos; quando os fornecedores enfrentam a escassez de matéria-prima; quanto tempo demora desde que você requisita um produto até a sua chegada à empresa. controle rígido e frequente dos estoques — atualmente, com softwares de gestão, é muito fácil ter esse controle em tempo real. Quanto mais você confere o estoque, melhor você entende o comportamento dos clientes e até identifica possíveis desvios. Estabeleça uma relação de parceria com os fornecedores Os fornecedores são peças cruciais para a empresa que deseja ter uma gestão de compras eficiente. Garantir bons preços, entregas dentro do prazo e produtos para atender à demanda é resultado do relacionamento construído em cima de uma parceria. Os critérios para a escolha dos fornecedores devem se ajustar ao planejamento de compras. Quando as necessidades são levantadas, é possível também determinar a quantidade, a qualidade e o preço. A confiabilidade se desenvolve em ambas as partes, por isso, se, de um lado, a empresa busca fornecedores para parceria, eles, por outro, também são condicionados à regularidade de pedidos e à fidelidade nas compras. Com os orçamentos em mãos, é possível comparar os detalhes — além dos preços —, como o prazo de entrega, as condições de pagamento e a qualidade dos produtos. Esses são elementos importantes para uma parceria de sucesso. Outro aspecto relevante é verificar a capacidade do fornecedor de atender a demandas específicas e emergenciais. Em caso de estoque zerado pela alta nas vendas, ter fornecedores para suprir a necessidade de reposição coloca a empresa em uma posição diferenciada no mercado. Mapeie e
Saiba o que deve ser considerado na hora de escolher o melhor ERP
Uma das principais decisões que um gestor de TI e os demais membros diretores de uma empresa têm que tomar é em relação à escolha do melhor ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, sistema de Planejamento de Recursos empresariais, na tradução literal. Essa escolha é complexa, porque ela parte da premissa de que a solução deve atender a todas as demandas da empresa, e isso não é simples, para uma única ferramenta. Além disso, a solução deve possibilitar a capacidade de expansão do negócio. Esse sistema, se bem escolhido, terá um grande impacto em relação ao crescimento e ao sucesso da empresa, por isso, cada detalhe deve ser analisado com cautela, para que a solução não se torne um gargalo produtivo e traga mais transtornos do que resoluções. Para ajudá-lo, neste texto, você entenderá como escolher um bom ERP, as vantagens de sua contratação e o que deve ser levado em conta na hora da escolha. Boa Leitura! Quais são as principais vantagens de contratar um novo ERP? A vantagem principal da contratação de um ERP é a possibilidade de centralizar todos os dados dos setores de uma empresa em um único sistema. No modelo antigo, cada setor detinha os relatórios e dados sobre sua atuação, internamente. Se alguém de outro setor precisasse acessar essas informações, deveria fazer uma solicitação e uma reunião dos dados requiridos. Com o ERP, além da possibilidade de acesso direto, sem intermediários, as informações estarão muito mais organizadas e seguras. O risco de vazamento ou perda de dados é reduzido, pois um ERP de qualidade é projetado para mantê-los com um backup adequado. Além disso, ficará mais fácil o acompanhamento de métricas importantes para a empresa, como fluxo de caixa, prospecção de clientes, vendas, DRC, entre outras. Além da emissão dos mais variados relatórios, comparativos ou periódicos. Isso tudo seria bem mais difícil, demorado e burocrático, se os dados estivessem atrelados a setores diferentes e presos em planilhas individuais. O que deve ser considerado na hora de escolher o melhor ERP? A primeira coisa que precisa ser determinada antes da escolha do ERP são os motivos reais pelos quais a empresa necessita dessa solução. Faça um mapeamento dos setores da empresa e defina quais áreas necessitam mais de atenção e quais objetivos a organização pretende alcançar com a aquisição dessa ferramenta. Essas análises devem ser documentadas e servirão como ponto de partida para analisar os potenciais fornecedores do ERP, comparando a demanda da empresa com as capacidades da ferramenta oferecida. O ideal é que seja feita a contratação de um diagnóstico detalhado que demonstre a aderência do sistema à operação da empresa. Assim será possível fazer as análises seguintes. Suporte ao usuário Um dos principais requisitos que devem ser analisados na escolha de qualquer sistema para uma empresa é o suporte oferecido ao usuário. Um suporte eficiente é aquele que atua de forma proativa, evitando perda de dados e paradas improdutivas, com profissionais preparados e múltiplos canais de comunicação. É muito importante que a equipe de suporte do fornecedor esteja empenhada e direcionada para a rápida resolução de problemas e a eliminação de dúvidas. Processo de implementação A empresa não pode parar, por isso, a implementação de uma nova ferramenta de trabalho deve ser feita sem atrapalhar o processo produtivo. Isso significa que a implementação precisa ser rápida e não deve ter grandes impactos na rotina dos colaboradores. Para fazer essa avaliação, verifique quais são as metodologias e o planejamento de implementação que o fornecedor utiliza. Se possível, tente conversar com os atuais clientes dele. Mobilidade e acessibilidade Hoje em dia ninguém fica preso à estação de trabalho. Com a facilidade de acesso a sistemas via dispositivos móveis, não há motivo para uma empresa adquirir ferramentas que não sejam responsivas e desenhadas para todos os tipos de tela. Um ERP hospedado em nuvem e que pode ser acessado de qualquer lugar, além de ser mais prático, melhora a produtividade e facilita a resolução de problemas urgentes. Relação custo-benefício Fazer uma análise de custo-benefício significa comparar os prós e contras de cada solução, aliando o preço às necessidades de sua empresa. Nem sempre o mais caro será o mais prático e conseguirá resolver os seus principais problemas. Da mesma forma, um sistema mais em conta pode ser mais prático, mas não atender os setores mais necessitados da empresa. É preciso chegar a um ponto de equilíbrio, para que você não gaste demais com o que não vai usar, mas também não tenha prejuízo produtivo com um sistema barato e pouco funcional. Possibilidade de escalabilidade Toda empresa tem metas de crescimento a curto, médio e longo prazo, e as ferramentas utilizadas por ela devem propiciar e acompanhar esse crescimento escalar. O ERP de qualidade deve estar preparado para dar conta do maior fluxo de dados que vai ser gerado, conforme as operações da empresa forem crescendo. Além disso, o crescimento do negócio provavelmente representará um aumento no quadro de funcionários, e a nova ferramenta deverá estar pronta para receber essas novas entradas, sem sobrecarga. Qual é papel do setor de TI na escolha do melhor ERP? A equipe de TI ou o parceiro contratado serão os responsáveis por garantir que os processos da empresa não sejam comprometidos pela capacidade do software. Para isso, os especialistas ficarão incumbidos de fazer as análises necessárias, como as que apresentaremos a seguir. Analisar se o novo ERP se integra bem com os outros sistemas Se o novo ERP se integrar bem com os outros sistemas internos, facilitando o compartilhamento de dados entre as aplicações, a organização economizará tempo e recursos. Assim a empresa terá um ambiente de TI integrado e dinâmico. Receber e filtrar os feedbacks da equipe A sua equipe também terá de estar alinhada para o sucesso da implementação do novo ERP. É ela que viverá os processos no dia a dia e poderá dar os feedbacks sobre a funcionalidade do novo sistema. Caberá à equipe de TI estar atenta a esses feedbacks para enxergar os principais pontos de melhoria ou mudanças. Escolher bem os fornecedores é tão importante quanto escolher o produto correto. São eles que colaborarão para o bom funcionamento e o suporte do novo ERP, por isso, devem estar alinhados e
Qual a importância da contabilidade para a sua empresa?
É muito comum que os empresários subestimem a importância da contabilidade para suas companhias, tanto que podem terceirizar a função para escritórios pouco confiáveis. No entanto, esse é um dos setores mais essenciais e deveria ser tratado com prioridade. Isso porque é capaz de melhorar as finanças da sua empresa, além de contribuir para a construção de uma reputação invejável. Para ter uma contabilidade forte, você precisa atuar em diversas frentes. Primeiramente, a contratação de funcionários experientes permite uma melhor gestão do setor. Na outra ponta, é necessário investir em uma tecnologia capaz de agilizar os processos e aumentar sua exatidão. Para isso, preparamos este post para você! Nele, mostraremos a importância dessa função e as ferramentas que podem melhorar seu desempenho. Acompanhe! Quais são as responsabilidades da contabilidade? A primeira tarefa do setor contábil é a elaboração, organização e análise de documentos fiscais. Assim, eles são capazes de fornecer informações importantes sobre as finanças do negócio para que os gestores e sócios da empresa possam tomar melhores decisões. Além disso, com esses mesmos dados será possível fazer um planejamento financeiro e também deixar as obrigações tributárias com o governo em ordem. Isso é feito por meio de uma série de tarefas que, para serem bem-sucedidas, necessitam de profissionais experientes e ferramentas adequadas, como os softwares ERP, que automatizam grande parte das tarefas de preenchimento de papelada e tabelas. Com isso, os erros contábeis são reduzidos e sua empresa pode ter uma governança plena e adaptada às exigências atuais. Portanto, a contabilidade está envolvida nas seguintes ações: cálculo do fluxo de caixa, que é a diferença entre a saída e a entrada de capital; cálculo do balanço patrimonial, a soma de todos os ativos e passivos dos bens de valor da empresa; elaboração da Declaração de Lucros e Prejuízos Acumulados, que é um documento essencial aos sócios e acionistas feito depois do cálculo da lucratividade de determinado período; cálculo da rentabilidade, o qual pode ser resumido como a diferença entre as vendas e os custos totais da empresa; elaboração da demonstração de resultado do exercício (DRE), que é a listagem com todas as operações da empresa em determinado período; cálculos trabalhistas no momento da demissão ou admissão de um funcionário etc. Além disso, a sua empresa pode dar ao setor contábil um papel mais ativo e permitir que eles assumam funções estratégicas. Entre elas, está o plano tributário, no qual, por meio do seu conhecimento da legislação tributária, a contabilidade planeja mudanças no regime fiscal, no registro das finanças e nos contratos trabalhistas com a finalidade de reduzir os custos com o tributo. Ademais, o setor também poderá ser responsável por criar ações de compliance para aumentar a transparência e a accountability da sua empresa, melhorando, consequentemente, a reputação no mercado. Em suma: essa atividade atua na geração de mais consistência para a gestão, inclusive com viabilização de empréstimos, concessão de crédito etc. O objetivo é gerenciar de maneira holística os gastos, despesas e receitas. Qual a importância da contabilidade na sua empresa? Dadas essas funções tão cruciais, qual a relevância de um setor contábil forte? A seguir, veremos alguns fatores que demonstram a importância dessa atividade. Controle financeiro Primeiramente, você aumentará o controle financeiro sobre seu próprio negócio. Por exemplo, com um cálculo exato do fluxo de caixa, o gestor pode analisar quais são os produtos e serviços mais lucrativos. Assim, você pode identificar as sazonalidades do seu negócio, isto é, verificar em quais períodos há picos e quedas nas vendas. Então, é possível tomar atitudes, como ações de marketing, para melhorar as vendas nos períodos ruins. Ou seja, nada passará despercebido aos olhos do líder, uma vez que ele poderá monitorar as transações e considerar todas as variáveis, todos os custos e todas as informações relevantes. Planejamento financeiro Ademais, há a questão do planejamento financeiro a longo prazo. Quando você pede um financiamento ou procura um investidor, eles geralmente pedem estimativas das finanças da sua empresa para os próximos 5 anos, por exemplo. Eles analisam tanto os números — que mostram sua condição de cumprir com as obrigações — quanto a qualidade dos dados. Afinal, é preciso saber se sua corporação forneceu uma análise realista e honesta. Nesse momento, o setor contábil é crucial, pois reúne todos os documentos probatórios, além de realizar cálculos mais técnicos do que profissionais de outras áreas. Gestão estratégica Para que seu negócio cresça constantemente de acordo com os objetivos traçados no plano de negócios, a contabilidade precisa ter um papel ativo no fornecimento de relatórios com as análises econômicas e fiscais. O setor é capaz de suportar a gestão das informações a respeito do cenário atual, permitindo, assim, a correção de ações inadequadas e tomada de decisões mais precisas em relação às metas estabelecidas. Assim, a liderança é capaz também de optar por medidas globais, que reparam vários problemas ao mesmo tempo. Da mesma forma, consegue administrar os recursos de forma responsável e estratégica. Confiabilidade A contabilidade é simplesmente o setor mais importante para manter a segurança do seu negócio. Primeiramente, ela mantém um controle rígido do patrimônio da sua empresa. Desse modo, você será capaz de identificar fraudes e desvios rapidamente. Do ponto de vista gerencial, com essas ações, sua organização também faz uma prestação de contas mais exata ao governo. Com isso, evita-se multas desnecessárias do fisco, que podem colocar o rótulo de inadimplente. Por fim, os dados mais corretos dão confiabilidade a clientes, acionistas, investidores e financiadores. Se há um boato de que sua empresa está fornecendo dados contábeis incorretos, você pode sofrer uma fuga desses agentes. Análises facilitadas Essa atividade também fornece uma visão holística aos gestores, com o controle de tudo o que entra e sai a todo instante. Assim, é possível extrair e comparar diferentes pontos de vista acerca das finanças da companhia. Ou seja, a contabilidade não só permite análises, como as facilita. Isso garante que a gestão conheça a situação da organização, de forma rápida e prática. Uma vez que o gerenciamento contábil atua na concentração e integração de informações relevantes, é possível gerar maior esclarecimento acerca disso sempre que necessário. Predições Outra característica que demonstra a importância dessa função em uma empresa é o poder de prever o que vai acontecer e gerenciar riscos. A companhia consegue
eSocial: veja aqui as mudanças no trabalho do profissional de RH
O eSocial foi responsável por mudanças significativas no trabalho dos profissionais de RH. Foi necessário uma transformação tanto na forma de trabalhar quanto na própria infraestrutura dos sistemas de recursos humanos, que precisam se integrar com o novo sistema governamental. Lidar com a legislação trabalhista sempre foi visto como um trabalho complexo, principalmente porque era necessário lidar com órgãos distintos, sem centralização. O eSocial traz essa unificação de dados e também o desafio de mudar a rotina de trabalho do setor de RH, sendo que essa adaptação deverá ser feita de forma transitória. Para ajudar a entender melhor essa transição é que fizemos este post. Nele, você entenderá as principais mudanças na rotina do RH com o advento dessa nova ferramenta. Confira! Quais são as principais mudanças na legislação promovidas pelo eSocial? O eSocial unifica toda a burocracia relacionada a informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, por parte das corporações e órgãos governamentais, ou seja, ele padroniza e otimiza o envio de informações. Todos os dados passaram a ser parte de um cadastro único, que tem como premissa a facilitação do cumprimento de uma série de obrigações legais, tornando mais transparente a situação da empresa perante o governo, evitando fraudes. Unificação para facilitar o acesso O eSocial traz consigo a simplificação e unificação de documentos que antes eram recolhidos de forma independente. Entre os principais estão: RAIS — Relação Anual de Informações Sociais; GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS; CAT — Comunicado de Acidente de Trabalho; DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte; PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário; Comunicação do Seguro-Desemprego. Por ser um registro unificado, essas informações só precisarão ser informadas uma vez, garantindo mais segurança no armazenamento, flexibilidade e um acesso direto por parte dos órgãos competentes. O eSocial entrou em vigor em janeiro deste ano, e os registros serão divididos em 3 etapas para que as empresas possam ter uma transição ordenada. As etapas são: de janeiro de 2018 a janeiro de 2019 — empresas com faturamento anual superior a 78 milhões; de julho de 2018 a janeiro de 2019 — empresas privadas restantes, MEI e pessoas físicas que tenham empregados; de janeiro de 2019 a julho de 2019 — empresas públicas. Transparência na relação empregador/empregado O principal objetivo do eSocial é deixar a relação entre trabalhador e empresa mais transparente e de fácil acesso as informações. Além disso, ele melhorará o controle para os empregadores que não contam com uma equipe de RH interna, evitando que haja um controle inadequado das rotinas trabalhistas. Quais foram as principais mudanças na rotina do profissional de RH? Com o eSocial, o processo ficou totalmente moderno e digital, provocando uma grande redução na margem de erro e garantindo mais eficiência no setor de RH. Por mais que a transição seja trabalhosa, o resultado valerá a pena, pois ocorrerá um melhor fluxo nos processos do departamento pessoal. É indicado que haja uma adoção de um software de gestão, que seja sincronizado com o site do eSocial, controlando a inserção de informações mais rápida e fluida. É claro que isso não é uma obrigação, o processo poderá ser feito diretamente na página do eSocial, mas um programa especializado terá mais ferramentas para auxiliar os profissionais de RH, principalmente na primeira inserção. Apesar dos transtornos iniciais, a centralização dos dados no eSocial trará uma série de benefícios e otimizações para o setor de RH. Conheça as principais! Maior controle na inserção de dados A entrada de dados deverá ser feita de forma muito mais minuciosa, para que não seja colocada nenhuma informação errada. Qualquer erro que possa ser considerado fraude, acarretará em penalização à empresa. Por mais que isso possa parecer burocrático no primeiro momento, é essa cautela que resguardará a empresa de incorrer em problemas fiscais e deixará o funcionário mais seguro sobre a situação dos direitos devidos por parte do empregador. Simplificação das atividades Talvez seja o grande ganho em termos burocráticos do eSocial e que também trouxe grandes benefícios para a rotina do RH. Antes, era necessário fazer a entrega de documentos em diferentes órgãos fiscalizadores — INSS, Caixa Econômica Federal, Ministério do Trabalho, entre outros. Agora, os profissionais dos departamentos pessoais farão isso de uma única vez. Otimização dos processos Os dados precisarão serem introduzidos apenas uma vez e ficarão abertos, podendo ser acessados pelos participantes do sistema graças ao compartilhamento virtual. A racionalização se dará com a eliminação de documentos que antes eram gerados de forma independente, como CAT, Rais, PPP, por exemplo. Sendo assim, o processo se tornará mais otimizado e econômico. O fato das informações poderem ser acessadas a qualquer momento, facilitará a análise desses dados periódicos e o acompanhamento da evolução de métricas pontuais, trazendo a oportunidade de um a gestão de RH mais otimizada. Economia de recursos Em relação a redução de custos, não podemos esquecer da significativa redução na produção de documentos físicos. A adoção obrigatória do eSocial acelerará um processo já previsto, eliminando o gasto excessivo com papéis e tinta. Isso acontecerá porque será possível fazer o resgate dos dados em tempo real diretamente no sistema. Essa redução na produção de documentos em papel levará também a um ganho de espaço, pois não haverá mais a necessidade de separar um local específico para armazenar uma infinidade de papéis que geralmente são produzidas pelo setor de RH. Vale lembrar que a legislação anterior exigia que os documentos ficassem arquivados por no mínimo 30 anos. Percebeu como o eSocial contribuirá para a otimização, racionalização e garantias legais para as empresas e trabalhadores? Além disso, teremos uma redução drástica de burocracia em relação a envios de documentos para inúmeros órgãos diferentes. O objetivo principal da criação dessa ferramenta é evitar problemas fiscais por parte das empresas e assegurar ao trabalhador acesso e transparência, garantindo um respaldo para que ele possa buscar os seus direitos. Para os profissionais de RH, será uma forma de racionar os processos e organizar as suas obrigações legais. Gostou do post? 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