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Entenda qual a importância do fluxo de caixa para a sua empresa

Um dos maiores desafios dos empresários é ter o controle sobre as finanças do seu negócio. Qualquer desatenção nessa área pode deixar a situação fora do controle, provocando uma falta de recursos para a empresa.

Empresas médias, pequenas e empreendedores individuais não se atentam à importância do fluxo de caixa, por acharem uma tarefa complexa e que demanda tempo e gastos excessivos.

Na verdade, o controle do fluxo de caixa permite a esses empreendedores dinamizar a gestão, pois ele permite controlar tudo o que vai entrar e sair do caixa de forma eficaz.

Quer entender melhor a importância do fluxo de caixa e como executá-lo corretamente? Continue lendo este post!

Afinal, o que é fluxo de caixa?

Em resumo, podemos definir fluxo de caixa como uma ferramenta de gestão financeira que propicia aos empreendedores a oportunidade de fazer um controle detalhado das movimentações financeiras de seu negócio — entradas e saídas de recursos em um determinado intervalo de tempo.

Ao utilizar um software para fazer o seu fluxo de caixa, o empresário poderá obter análises preditivas, fazendo comparações entre os resultados financeiros projetados e o alcançado.

Tome decisões apoiadas em dados

A tomada de decisão com base na reatividade é aquela em que o empresário espera algo acontecer para agir. Um bom exemplo é quando há uma queda brusca nas vendas e sai todo mundo correndo numa “caça às bruxas”. Com o controle do fluxo de caixa o gestor passa a ter em mão dados sobre tudo o que vai entrar e sair, de forma cíclica, o que facilita a preconização de movimentações futuras e permite uma gestão mais proativa.

Identifique os gargalos financeiros

As sazonalidades, por exemplo, mudam conforme o segmento de cada empresa, que, dependendo da situação, em determinadas épocas, as entradas não conseguem cobrir os gastos administrativos. Com o fluxo de caixa estruturado, é possível fazer esse tipo de previsão e controle.

Com os dados do fluxo de caixa em mãos, o gestor poderá definir qual é a melhor data para pagar seus fornecedores, ou as épocas que será necessário acumular um capital, para cobrir gastos de períodos de baixo fluxo de clientes, por exemplo.

Em uma gestão eficiente, os gargalos financeiros não podem ser considerados um fator surpresa. O planejamento estratégico, feito com análises de dados, irá preparar a empresa para passar por esses tipos de turbulências.

Monitore as atividades que demandam mais capital

Nem sempre é fácil para os pequenos empreendedores, que ficam presos na parte operacional, saber exatamente o que é gasto na empresa. Nessas situações, geralmente os recursos que entram no caixa são rapidamente utilizados para fazer pagamentos.

O fato é que, identificar as atividades que exigem uma maior alocação de capital, é muito importante para o gestor que deseja ter as informações de sua empresa alinhadas. Com o fluxo de caixa, ficará muito mais fácil criar um plano de ação visando a redução de gastos, otimização de tempo e negociação com fornecedores, por exemplo.

Saber as atividades que demandam mais capital é importante, porque nem sempre a atividade que gasta mais dinheiro é a mais importante para o negócio, e esse tipo de situação demonstra que os recursos estão sendo mal aplicados.

Minimize os riscos ao pedir empréstimos

Nem sempre temos o capital suficiente para tirar uma ideia nova do papel, ou fazer algum investimento pontual, o que nos leva a necessidade de solicitar empréstimos para realizar essas operações.

Com o fluxo de caixa bem organizado, o gestor conseguirá fazer as previsões necessárias para reduzir os riscos na hora de fazer a solicitação de capital extra, seja para o crescimento da empresa, quitar dívidas ou negociar com fornecedores.

Como fazer um bom controle de fluxo de caixa?

Agora que já sabemos o conceito e a importância do fluxo de caixa, vamos a algumas dicas para que você faça um bom controle aí na sua empresa. Confira!

Registre todas as entradas e saídas

Esse é o básico de qualquer controle de caixa sadio: o empresário deve saber exatamente tudo o que entra e o que sai de seu caixa. Para ficar mais fácil, organize por categorias, denominando todos os elementos que integram o fluxo, como:

  • impostos: INSS, IPTU, IPVA, etc;

  • produção: matéria-prima, manutenção de equipamentos etc;

  • recursos humanos: salários, tributos, benefícios etc;

  • despesas variáveis: despesas de visitas, despesas extras, etc;

  • despesas fixas: aluguel e outros custos de valores não variáveis.

O exemplo acima é apenas para ilustrar. Você pode e deve adaptar essa organização de acordo com as necessidades de sua empresa. O importante é poder visualizar de maneira mais objetiva o quanto está gastando em cada item em um determinado espaço de tempo.

A mesma organização deve ser feita com os valores que entrar, para ter a noção exata do que se fatura com cada produto ou segmento. Assim o empreendedor poderá promover melhorias ou eliminar aqueles produtos que só geram gastos e não dão retorno, para ter mais espaço e margem pra investir naqueles que têm mais potencial.

Não economize nos detalhes

Além da organização, seja detalhista e facilite a visualização dos dados. Isso será extremamente benéfico na hora que vocês precisarem criar um relatório detalhado para apresentar os resultados por setor, por exemplo. Vai ajudar também a refinar os indicadores para as análises de decisão.

Quando for registrar as despesas com os colaboradores, especifique tudo: horas extras, participação nos lucros e resultados, férias, décimo terceiro e o que mais entrar como bônus no valor final. Os insumos, como caneta, papéis e toner de impressoras, também devem estar na ponta do lápis. Se olharmos individualmente podem parecer valores irrisórios, mas, somados e calculados em um período de longo prazo, tornam-se gastos relevantes.

Utilize a tecnologia a seu favor

Existem várias formas de organizar um fluxo de caixa, inclusive o velho e bom papel, ainda utilizado em pequenos comércios no interior do nosso Brasil. Você pode usar o seu editor de planilhas preferido também.

Mas, se você quer obter todas as potencialidades que um bom fluxo de caixa oferece, deverá adquirir um sistema próprio para a função, que, além dos registros, permita extrair dados de forma intuitiva, emitindo relatórios para utilizá-los nas tomadas de decisão. A análise desses indicadores vai evidenciar os pontos de melhoria de cada área da empresa.

Esperamos que, após a leitura deste texto, você tenha entendido a importância do fluxo de caixa e como essa ferramenta faz a diferença para uma gestão orientada a dados. Ter o controle financeiro pode ser o diferencial para que sua empresa se destaque e não entre na estatística das corporações que fecham as portas após os 5 anos.

E aí, quer organizar o seu fluxo de caixa, mas não sabe por onde começar? Entre em contato conosco e tire as suas dúvidas sobre o assunto.

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