A conciliação de vendas no cartão de crédito é um termo que gera bastante confusão para gestores e empresários. Afinal, a palavra “conciliação” é muito usada no jargão jurídico para se referir às estratégias de negociação entre credor e devedor a respeito de uma dívida.
Porém, a conciliação de cartões de crédito é bem diferente dessa ideia, já que trata dos processos e operações para cruzar os dados das suas diversas plataformas de pagamentos de crédito ou débito, como maquininhas, e-commerces, entre outras.
Quer saber tudo sobre o assunto? Neste post, vamos tirar as principais dúvidas sobre a conciliação. Acompanhe!
1. O que é a conciliação de cartão de crédito?
Conciliar os cartões de crédito e débito é o processo de cruzamento dos dados contidos nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão e pelos bancos. Com isso, as equipes financeiras das empresas são capazes de verificar se todas as transações registradas nos sistemas de vendas correspondem àquelas do extrato de recebimento fornecido pelas operadoras de cartão.
Vivemos em uma era em que os negócios migraram para o mundo digital e, assim, somos capazes de manter um controle maior das transações financeiras dentro da empresa. Prescindir dessa capacidade significa ficar atrás dos seus concorrentes, que buscam cada vez mais rentabilidade por meio da redução de custos e da ineficiência.
2. Quais são os passos para realizar a conciliação de cartões?
Existem, basicamente, duas formas de se realizar a conciliação de vendas no cartão de crédito. Uma é a manual, mais trabalhosa e com alto risco de falha humana. A outra é a automática, na qual se utilizam softwares para dar baixa os lançamentos e fazer a comparação entre saldos sem a necessidade de planilhas ou cálculos à mão.
Seja qual for o método, os processos de conciliação de cartão devem ser feitos em três frentes. Confira.
Conciliação de vendas
Esse é o processo que consiste em cruzar as informações armazenadas nos Sistemas de Vendas das empresas com aquelas contidas nos extratos das operadoras de cartões de crédito. Se realizada diariamente, a conciliação é capaz de detectar divergências de registro das suas transações, como:
- quantas e quais vendas foram canceladas;
- se os valores registrados estão corretos ou divergentes;
- conferir ― e relatar ― a ocorrência de duplicação de transações;
- quantas e quais vendas não foram confirmadas pelos cartões, mas estão registradas em seu sistema.
Todos os extratos devem ser confrontados diariamente para detectar os problemas acima. Vale salientar que ainda é comum ocorrer a venda ― e a entrega do produto ―, mas determinada operadora de cartões não computar a transação. Esse tipo de ocorrência só pode ser revertida se detectada a tempo pelas administradoras, o que reforça a necessidade da conciliação automática.
Conciliação de recebimento
Essa segunda modalidade se refere ao processo de cruzar os registros do extrato de vendas das operadoras com o dos pagamentos que elas efetuaram. Todas as compras realizadas pelos clientes em sua empresa são registradas nesse documento.
As operadoras, entretanto, demoram cerca de 30 dias para transferir os valores para a sua conta, emitindo, então, um extrato de pagamento. A conciliação de recebimento permite que você confira se todas as suas vendas no cartão de crédito foram devidamente registradas pelas operadoras.
Conciliação bancária
Por fim, nessa terceira modalidade, busca-se conferir se todas as informações dos extratos de pagamento das operadoras de cartão de crédito estão em consonância com o extrato de recebimento do seu banco. Essa é a última etapa de um processo completo de conciliação de cartões. Com ela, você finalmente descobrirá se as operadoras de crédito realmente pagaram por todas as vendas efetuadas na sua empresa.
3. Por que conciliar?
Porque são diversas bandeiras (ou operadoras) de cartão de crédito, além dos cartões de débito e suas devidas taxas. Se não houver mecanismos para processar tantos dados, sua empresa está correndo um sério risco de sofrer prejuízo. Sendo assim, veja na sequência alguns bons motivos para você fazer esse controle.
3.1. Redução de custos e de tempo
Se a empresa não está automatizada, a conciliação se torna um processo muito custoso. Afinal, é necessário alocar no mínimo um funcionário para ler os extratos das operadoras e dos bancos, registrá-los em planilhas e cruzar os dados manualmente. Ao automatizar esse processo e, principalmente, integrar os sistemas, os dados serão extraídos dos extratos online fornecidos pelas instituições e, então, automaticamente, serão repassados para uma base interna.
Os sistemas integrados cruzarão as informações e só então o colaborador acessará as informações, já confrontadas e consolidadas, normalmente em forma de relatórios. Com isso, um processo que durava horas é feito em poucos minutos.
3.2. Controle total dos recebíveis
Os sistemas de cartão de crédito e de vendas geralmente não estão integrados, sendo necessário o cruzamento de informações entre eles. Quando uma venda é feita em dinheiro, ela entra imediatamente no caixa da sua empresa. Já as transações a crédito só serão embolsadas após 30 dias, então, entram na categoria de recebíveis.
Por isso, frequentemente, ocorrem situações como cancelamentos de compra e antecipações, que alteram os recebíveis. Desse modo, é possível que uma transação de crédito já esteja registrada no sistema de vendas, mas seja cancelada. A conciliação de cartões com os sistemas integrados permite que seus funcionários controlem inteiramente essas situações, tomando as decisões de acordo com as melhores práticas do processo, sobre cada ocorrência divergente.
3.3. Gestão de diferentes bandeiras
Grande parte das empresas trabalha com, no mínimo, duas empresas de máquinas de cartão e 10 bandeiras diferentes, como Visa, Mastercard, Cielo, Sorocred, entre outras. Com isso, a sua gestão de vendas e de recebíveis pode se tornar confusa, caso não conte com um sistema adequado.
Uma solução automatizada e integrada de conciliação de cartões de crédito permite que seus colaboradores consolidem, os dados de diferentes estabelecimentos, equipamentos e operadoras em um só sistema. Com isso, sua equipe financeira será capaz de realizar uma agenda financeira de recebíveis, permitindo um melhor gerenciamento do seu fluxo de caixa e evitando cobranças extemporâneas inesperadas.
Além disso, os sistemas de conciliação de cartões de crédito mais modernos são normalmente integrados com sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Eles são capazes de gerar relatórios gerenciais e operacionais, para que você verifique a performance dos clientes e cartões. Assim, você se pode determinar inclusive quais estratégias de venda a crédito são mais eficazes para a sua organização.
Uma maneira de se fazer isso, por exemplo, é abrir mão de algumas operadoras de cartão de crédito para focar naquelas que trazem um retorno maior.
3.4. Mais controle dos seus extratos
O processo de controle de extratos começa com a comparação de transações entre extratos de cartão de crédito e transações associadas em várias contas no plano de contas de uma empresa. Esse é um passo necessário para garantir que as declarações e os saldos dos cartões de crédito estejam corretos e precisos. Se houver qualquer discrepância, será sinalizado para que o responsável tome as medidas corretivas necessárias.
O processo de conciliação do cartão começa quando as faturas do cartão de crédito são recebidas inicialmente ou após o encerramento de um período financeiro. Por isso, a melhor prática é realizar o fechamento diariamente ― ou em D+1, dependendo das regras de cada operadora.
Isso inclui pagamentos de cartão de crédito de saída para fornecedores e prestadores de serviços e de entrada de clientes. Entretanto, essa prática pode envolver a disputa de transações com o processador do cartão de crédito, fazer lançamentos contábeis para corrigir itens, erros de tempo ou outras ações para solucionar problemas de transação.
Ao utilizar um sistema ERP, a tecnologia compara os detalhes das transações entre essas fontes e identifica as diferenças para que possam ser investigadas pelo setor responsável. Isso acelera sensivelmente o processo de conciliação do cartão de crédito e leva a um aumento na recuperação de estornos dos fornecedores de serviços comerciais.
3.5. Gestão das taxas
Praticamente todas as transações realizadas por operadoras de crédito envolvem taxas, sejam elas um percentual da transação, seja um valor fixo. Assim, para manter uma boa lucratividade, sua empresa precisa ter controle total de como essas taxas estão impactando o orçamento.
Um sistema de conciliação de cartões avançado será capaz de calcular os custos que cada operadora representa. Dessa forma, você poderá compará-los e, em um momento de contenção de orçamento, escolher os mais rentáveis para a sua empresa.
Além disso, é possível que, em algum momento, essas taxas sejam cobradas indevidamente. A probabilidade de falha humana é muito alta nesse caso e você só será capaz de descobrir isso caso realize um controle transação a transação com um sistema de conciliação.
3.6. Automatizar e integrar os processos de conciliação
Quando se trata de tarefas repetitivas e exaustivas, como o preenchimento de planilhas e o cruzamento de dados, a falha humana é quase certa. Por essa razão, uma conciliação manual pode representar um risco para a empresa.
Além do mais, já contamos com sistemas eficientes que são capazes de fazer o cruzamento automatizado de informações. Eles foram desenvolvidos justamente para executar as tarefas repetitivas à prova de erro. O mercado aponta que a melhor solução para auxiliar em todos os processos de conciliação é a integração com sistemas ERP.
4. Como conferir as vendas com cartões de crédito?
Embora a automação seja a escolha natural quando se precisa estruturar os processos de conciliação de cartão de crédito, em empresas menores esse tipo de controle pode ser manual. É o caso, por exemplo, das lojas que operam com volumes diários de vendas baixo, ou seja, com menos de 20 operações registradas por dia.
Para esse tipo de negócio, as etapas da conciliação que descrevemos anteriormente podem ser feitas por planilhas. Recomenda-se, nesse caso, que a conferência seja diária, tanto para saber se as taxas foram respeitadas quanto para confirmar se os recebíveis com vencimento no dia foram creditados.
Como se vê, ainda que em lojas com poucas vendas diárias, esse pode ser um processo trabalhoso. Por isso, por via das dúvidas, automatizar é sempre a melhor solução.
5. A conciliação de cartões integrada em um sistema PDV + ERP?
No varejo ou no atacado, toda venda na loja desencadeia uma série de processos de retaguarda. Em primeiro lugar, entra a conciliação de cartão de crédito e bancária, conforme você está conhecendo agora. Na sequência, o estoque deve ser acionado para a reposição das mercadorias em gôndolas e prateleiras. Na ponta final do processo, vem o setor de compras, responsável por requisitar os produtos que saem do estoque para a loja.
Toda essa engrenagem não poderia ser movimentada sem um sistema que integre todas as operações coordenadas, fazendo-as convergir em um só fluxo. É onde um sistema PDV integrado a um ERP vem a ser o recurso indispensável para garantir que a conciliação esteja sempre em dia. Assim, estoque e compras poderão fazer a sua parte sem ter que se preocupar com o primeiro elo da “corrente”.
6. A conciliação de cartão de crédito é uma solução automatizada?
Como você agora já sabe, a conciliação pode ser feita manualmente, desde que o volume de operações diárias assim permita. De qualquer forma, mesmo que sua loja não registre um volume de vendas tão expressivo, pode ser que a automação seja indicada. Afinal, quem está à frente de um negócio, via de regra, é alguém sempre ocupado em gerir diversas frentes de trabalho. Sendo assim, quanto menos funções e tarefas forem acumuladas, mais tempo poderá ser dedicado à parte estratégica.
7. As modalidades de crédito e débito estão incluídas?
Um detalhe fundamental sobre a conciliação é que ela contempla não só a modalidade crédito como também os cartões de débito. Afinal, boa parte das bandeiras nesta categoria só creditam o valor da compra em um prazo de 30 dias, mesmo que para o cliente a compra seja à vista.
8. Os impostos também são calculados?
Nunca é demais relembrar que, além das taxas das operadoras, é preciso calcular os impostos que possam decorrer das operações no crédito. Nesse caso, é preciso ficar atento para evitar erros como registrar uma venda feita no cartão como se fosse em dinheiro. O Fisco consegue detectar esse tipo de falha, então, para evitar problemas com a Receita Federal, novamente a conciliação automática é a sua melhor garantia.
Com as dicas que você viu neste conteúdo, você verá que a tarefa de conciliação de cartões de crédito não é tão difícil quanto parece. Ao integrar os sistemas das instituições financeiras com os sistemas ERP, além de inúmeras facilidades, o número de funcionários demandados para a tarefa é reduzido. Por isso, investir em automação em seus processos conciliatórios é a melhor maneira de manter seu negócio competitivo e com um orçamento enxuto.
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