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Como preparar a equipe no processo de implantação de softwares?
A implantação de software envolve uma série de cuidados. No contexto de empresas que lidam como sistemas de informação, isso significa alterar rotinas e assumir certos riscos. Entre eles, o de perder dados, funções ou mesmo piorar a usabilidade em relação aos sistemas em substituição. Por isso, este artigo tem como objetivo apontar alguns caminhos a serem seguidos ao longo desse processo. Se você está à frente de um projeto nessa linha, fica nossa sugestão para ler até o final. Treine pessoas ou contrate especialistas Você já tem em sua equipe as pessoas certas para conduzir o processo de implantação de software? Se sim, será que eles estão treinados o bastante para realizar as tarefas que estão por vir? Quando a equipe de colaboradores não recebe preparação adequada, aumentam os riscos de falhas críticas e que podem comprometer seriamente a gestão de TI e a integração. Por isso, caso você perceba que com seus atuais colaboradores não será possível, avalie a contratação de novos braços ou mesmo a terceirização. Liste os problemas reportados Uma transição bem feita começa identificando que tipo de problemas nas linhas de programação e funções os softwares atuais apresentam. Afinal, não se justificaria a implementação de um sistema novo se o atual estivesse dando conta do recado, certo? Defina o cronograma Uma empresa não pode parar porque está mudando seus sistemas. Nesse sentido, é importante definir um cronograma que garanta uma implantação sem prejuízo das tarefas de rotina. Junto a isso, é recomendável avaliar se há horários em que se possam realizar testes com o mínimo de interferência nas operações e tarefas diárias. Por exemplo: se houver a necessidade de testar uma função no módulo para gestão de RH, defina um horário em que o setor esteja menos agitado para isso. Tenha atenção à passagem para o ambiente de produção Como você sabe, existem basicamente duas etapas na composição de um software: a de desenvolvimento, quando o programa ainda não tem aplicação prática, e a de produção. É na passagem de um ambiente para o outro que podem surgir problemas. Por isso, todo cuidado é pouco. Teste o produto quantas vezes for necessário até ter certeza de que ele funcionará perfeitamente no ambiente de produção. Considere a frequência de uso O software a ser implementado será utilizado com que frequência? Será que vale a pena fazer a transição para um novo produto quando ele é pouco acionado? Por outro lado, um sistema usado com bastante frequência deve ser substituído com máximo cuidado. Quanto mais intenso for o uso, maior a demanda por ajustes e, assim, mais precisos devem ser os testes antes de colocar o software para rodar. Dedique tempo à conversão de arquivos Em muitos casos, será necessário fazer a conversão de arquivos de um sistema para o outro. Planilhas, tabelas e arquivos, nesse caso, podem ser migrados por meio de programas desenvolvidos com essa finalidade. Nessa etapa, é fundamental delegar a tarefa de construção de tabelas e painéis do novo sistema a alguém que conheça bem as funções do software antigo. Esse profissional deverá, ainda, avaliar a demanda por dados e se deverá ou não migrar toda a informação armazenada. Você conheceu, neste artigo, alguns dos pontos mais relevantes para conduzir bem um processo de implantação de software. Além de seguir essas dicas, não deixe de promover um brainstorm em equipe. Afinal, quanto mais cabeças pensantes, melhor! Tem alguma dúvida ou algo a acrescentar? Deixe um comentário, teremos prazer em responder!
Conheça os principais erros na implantação do ERP
O ERP TOTVS, conhecido também pelo seu nome comercial Protheus, é um sistema de gestão empresarial integrado (ERP). A partir deles, várias funções de um negócio (financeiro, pessoal, operacional etc) são digitalizadas. Por exemplo, ao registrar a venda de um produto no ERP, ele atualiza as demais ferramentas de todos os setores, como contabilidade, recursos humanos etc. No entanto, muitos erros podem ser cometidos durante a implantação do Protheus. Por isso, sua empresa precisa contar com um parceiro especializado em tecnologia da informação aplicada aos negócios. Somente assim, você poderá contar com consultoria, instalação e suporte completos. Quer saber mais? Acompanhe! Quais são os principais erros na hora de implantar o ERP TOTVS? Confira alguns equívocos a serem evitados na hora da implantação desse sistema. Não planejar o processo de implementação Certamente, esse é um dos principais problemas na hora de implementar um software. Muitas pessoas acham que a tecnologia simplesmente faz milagres. Todavia, ela não traz resultados sem que tenha havido um planejamento devido, com a finalidade de alinhar as soluções tecnológicas às estratégias de um negócio. Essa é a justamente a primeira tarefa do planejamento. Quando você procura um bom fornecedor de tecnologia, a primeira coisa que ele vai perguntar é “qual é o seu objetivo com a implementação desse ERP?”. Então, toda a conversa será direcionada nesse sentido. Esses sistemas são muito amplos e contam com dezenas de ferramentas, além de várias possibilidades de integração com outros softwares. Então, é preciso focar para escolher as funcionalidades que poderão ser aplicadas especificamente ao seu plano estratégico. Grande parte dos negócios cometem o erro de adquirir um ERP padronizado, sem nenhuma customização ou preparo. Consequentemente, os colaboradores demoram semanas para se familiarizar com as ferramentas e, ainda, não utilizarão a maioria delas. Quando você planeja a implantação, por outro lado, é possível fazer um mapeamento profundo dos seus processos para pensar nas melhores soluções para as suas operações. Então, você terá somente as ferramentas essenciais para a sua estratégia, o que facilitará outras etapas, como a manutenção e o treinamento. Outra consequência muito negativa será ter um maior tempo de instalação e mais chances de paradas nas suas atividades. Com o planejamento, é possível desenvolver um plano de implementação gradual, no qual vários setores continuam operando enquanto outros migram para o novo sistema. Negligenciar manutenções preventivas Assim como um equipamento físico, os softwares também precisam de manutenções preventivas. São elas que garantem um sistema sempre atualizado, sem erros e com riscos reduzidos. Somente assim você consegue extrair todo o potencial de um ERP. Com o tempo, um software pode se tornar obsoleto, o que traz várias consequências, como: não dialoga bem com sistemas operacionais mais novos, travando constantemente; não traz as funcionalidades mais atuais que seus concorrentes provavelmente estão explorando; acumulam falhas que o tornam frequentemente indisponível etc. A manutenção preventiva tem vários objetivos. Além de verificar a integridade do software, ela também analisa a existência de atualizações no Protheus e as realiza rapidamente com um processo adequado e seguro. Não investir em segurança Por um ERP, passam os principais dados da sua empresa, como informações bancárias, identificação de clientes e de colaboradores, documentos importantes etc. Então, ele precisa ser um ambiente completamente seguro para evitar vazamentos ou perdas de dados, pois isso pode gerar uma crise no seu negócio. Caso o boato de uma informação pessoal de um cliente surja, provavelmente haverá um abandono em massa deles. Para garantir a segurança de um software, a principal medida é a escolha de um fornecedor confiável, pois isso significa que ele provavelmente já instalou as estratégias mais importantes para manter os dados seguros. Além disso, alguns fornecedores de software também trabalham com ferramentas de segurança digital, como firewalls e antivírus baseados em inteligência artificial. Assim, além de cuidar da implementação do ERP, eles também ajudarão na criação de uma infraestrutura adequada para manter os dados protegidos. Não selecionar um fornecedor adequado Os fornecedores são a garantia de uma implementação de qualidade. Alguns deles produzem o software diretamente, enquanto outros cuidam somente da implementação, da atualização e do suporte. Ambos os casos são bastante interessantes. Assim, não há melhor nem pior: tudo deverá ser analisado caso a caso. Um bom fornecedor vai garantir todos os detalhes para o sucesso da implementação. Por exemplo, eles podem ficar responsáveis pelo plano estratégico, pela aquisição de infraestrutura física e digital, pela gestão da mudança, pelo treinamento dos funcionários etc. Não investir em treinamento Por falar nisso, o treinamento merece um tópico especializado, pois é um dos principais fatores de sucesso da implementação. Afinal, a tecnologia é operada por pessoas, então elas precisam estar confortáveis com os sistemas. Um colaborador mal treinado pode cometer erros que causam prejuízos para o negócio. Não utilizar as técnicas de gestão de mudança A gestão de mudanças é um ramo da administração que desenvolve e aprimora técnicas, a fim de melhorar as transições dentro de um negócio, como a troca de um sistema de gerenciamento. Ela segue várias etapas bem definidas que planejam todos os aspectos importantes da implantação de um ERP: capacitação de pessoal, troca de equipamentos, transformação da cultura empresarial, reformulação de processos etc. Como minimizar erros na implantação e na utilização da ferramenta É importante diminuir os impactos que possíveis falhas podem ter nesse processo. Continue a leitura! Integrar as áreas Quando você integra as áreas do seu negócio, você consegue um mapeamento muito mais eficaz e completo dos processos da sua empresa. Assim, você conseguirá levantar quais são as ferramentas mais importantes para o sucesso da sua estratégia atual. Personalizar o sistema Como explicamos, o ERP da TOTVS é um sistema com dezenas de ferramentas. Consequentemente, pode não ser necessário que um negócio utilize todos eles. Com um bom consultor ao seu lado, você conseguirá identificar as funcionalidades mais críticas para gerar mais resultados. Mapear os processos A expressão “mapear processos” já apareceu diversas vezes no texto. Afinal, essa é realmente uma técnica muito útil para garantir o sucesso da implantação do ERP TOTVS. As ferramentas de um ERP são justamente uma forma de otimizar
Por que contar com um suporte para seu sistema ERP: veja 11 motivos
Um ERP (Enterprise Resource Planning), Planejamento de Recursos Empresariais, em português, é fundamental para auxiliar nos processos organizacionais. Ele permite que você obtenha diversas vantagens, como automatização de tarefas, integração das áreas de negócio, otimização do fluxo de trabalho, redução de custos e agregação de valor. Essas são apenas algumas das vantagens obtidas com um software de gestão. Entretanto, não basta implantar um sistema, é de grande importância contar com um suporte para o seu ERP de qualidade oferecido pelo fornecedor ou por uma empresa especializada. Pensando nisso, elencamos os principais motivos pelos quais você deve contar com um suporte ERP para a sua empresa. Confira! 11 motivos para contar com um suporte ERP 1. Rápida resolução de dúvidas Devido às diversas funcionalidades e tarefas envolvidas no sistema adotado pela sua empresa, é normal que os usuários se deparem com situações de dúvidas relacionadas ao uso do software. Logo, a sua rápida resolução é um dos principais motivos para contar com um suporte ERP eficiente. Também vale ressaltar que a obtenção de respostas objetivas para esclarecimentos traz um considerável ganho em economia de tempo para a execução de atividades e, como consequência, uma maior produtividade. Por exemplo, se a sua equipe não consegue identificar como acessar detalhes de projeções do estoque ou dados de um determinado fornecedor, a produção fica paralisada até que a solução seja encontrada. A consultoria serve como um canal de comunicação, que fica no intermédio entre a ferramenta e os usuários. Em decorrência disso, a equipe interna consegue utilizar melhor o sistema, aproveitando todos os seus recursos de forma inteligente, para o bem da empresa. Assim, a qualquer momento o suporte pode trazer respostas para essas e outras questões de todos os envolvidos, com a execução dos processos por meio da aplicação. Isso eleva a confiança da equipe, que tem a certeza de poder contar com o apoio de profissionais qualificados e dispostos a ajudarem no uso da ferramenta. 2. Melhora da experiência do usuário A experiência do usuário será muito melhor se ele puder contar com uma assistência de qualidade, principalmente quando há pouca familiaridade com o sistema. Se não houver o apoio necessário por parte de uma corporação que entenda o software, dificilmente os usuários conseguirão se ajustar ao novo. Mesmo com uma equipe qualificada, ferramentas novas tendem a gerar um certo desconforto até a total adaptação, especialmente se esses usuários estão acostumados a trabalhar há anos com outra metodologia. Como consequência, a experiência pode ser pouco vantajosa para eles e para a empresa. Afinal, colaboradores insatisfeitos prejudicam os índices de produtividade da organização, já que não conseguem compreender suas funções e desempenhá-las com o devido cuidado. Para evitar esse cenário, um suporte ERP auxilia na adaptação dos usuários, detalhando características do sistema, modos de uso, especificações técnicas e procedimentos corretos de utilização. 3. Diminuição de erros Todo gestor de empresas quer que a ocorrência de erros seja mínima. A diminuição de falhas está estritamente ligada à rápida resolução de dúvidas e à melhora da experiência do usuário, proporcionadas pelo suporte. Além de custarem tempo, erros também trazem prejuízos financeiros. Por esses motivos, é importante reduzi-los ao máximo, caso contrário, os danos poderão ser constantes. Assim, para evitar situações imprevistas, a consultoria de uma companhia parceira é indispensável. Um exemplo de erro comum é a falta de conhecimento do usuário sobre quais recursos estão sendo usados por ele. Por isso, não deixe de recorrer, sempre que necessário, ao auxílio do suporte ERP. Ele tem todas as respostas para que você se previna de possíveis equívocos. 4. Otimização dos processos gerenciais Quando a assistência é eficaz, sem dúvidas os processos gerenciais são simplificados. Isso também impacta nos procedimentos produtivos, já que um software de gestão permite que você tenha o controle administrativo de maneira rápida, padronizada e com uma interface amigável e intuitiva. Por exemplo, mediante o uso do software de gestão você pode verificar desvios como a inserção de dados incorretos, o que possibilita o reconhecimento e a rápida tomada de medidas corretivas, sem afetar o fluxo de trabalho. Além disso, você pode fazer o monitoramento em tempo real das atividades que estão sendo feitas. Dessa forma, é possível obter relatórios precisos de acordo com as necessidades, como o mapeamento de desempenho em determinado período de tempo. Portanto, tenha em mente que um sistema de apoio contribui para os processos gerenciais, bem como para todas as demais operações da empresa. Isso torna esse tipo de consultoria ainda mais importante para o andamento das atividades. 5. Treinamento da equipe Contar com o suporte ERP para o treinamento da equipe é essencial para que haja o entendimento contínuo do funcionamento do sistema. Uma vez que as atividades do dia a dia dependem do software, é preciso que todos os detalhes sejam esclarecidos e que haja uma constante comunicação com especialistas. No momento em que o programa é instalado, o suporte entra com as informações necessárias para que os colaboradores conheçam todas as funcionalidades do software. Com o passar do tempo, esse serviço é útil para aprimorar o conhecimento de todos e ajudar a extrair melhores resultados nas operações cotidianas, mesmo diante de alterações de demanda ou de metodologia de trabalho. Além disso, após a implantação do sistema, existe a possibilidade de alteração dos usuários que foram originalmente treinados. Isso pode ocorrer pela saída deles da empresa ou por mudança de cargo. Portanto, há a necessidade de novos treinamentos para os colaboradores recém-chegados. 6. Geração de novos negócios Um apoio adequado ajuda no fechamento de novos negócios. Como os colaboradores utilizam a aplicação, explorando todas as possibilidades de que ele dispõe, ajudam a reduzir gargalos que geram perda de tempo com tarefas isoladas e trabalhosas, como inserir dados manualmente em planilhas. Com o software de gestão aliado a um suporte ERP qualificado você tem tranquilidade na gerência das atualizações do sistema para focar no atendimento às demandas dos clientes, aumentando as chances de fechar novos negócios. Isso gera valor para sua empresa, tornando-a mais competitiva. 7. Melhor ROI Melhorias como a otimização de processos, diminuição de erros e conquista de novos negócios ajudam a impactar o ROI,