Entenda a importância da integração com Accesstage
Os ERPs são sistemas digitais que mudaram o dia a dia da gestão das empresas. Eles oferecem vários módulos que automatizam tarefas de gerenciamento das vendas, do marketing, dos recursos humanos, da contabilidade etc. Apesar disso, as empresas ainda não os aplicam na gestão de serviços financeiros bancários, como processamento de pagamento, controle de contas, conciliação bancária etc. Elas preferem soluções especializadas, tornando essencial a integração Accesstage com o ERP. Isso permite que as empresas continuem utilizando suas soluções tradicionais, mas sejam capazes de fazer os dois sistemas se comunicarem e operarem dentro de uma mesma plataforma. Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe nosso post! Por que fazer a integração dos ERPs com os serviços financeiros usados na empresa? Apesar de cuidar da maior parte da gestão empresarial, um ERP não consegue realizar algumas tarefas de serviços financeiros, pois são soluções bem específicas que demandam acesso a informações bancárias, contato com administradoras de cartões etc. Dessa forma, a maior parte dos clientes prefere uma solução especializada que conte com o renome no mercado em relação à segurança e à acurácia, a fim de acessar esse tipo de informação muito sensível. No entanto, mesmo que essas funções fiquem a cargo de um software especializado, as informações numéricas e contábeis precisam ser inseridas nos ERPs. Afinal, são eles os responsáveis pelas tarefas de gestão, como: controle do fluxo de caixa; cálculo de métricas e indicadores; controle fiscal; pagamentos a fornecedores; gestão de extratos; créditos de folha de pagamento; débito direto autorizado etc. Para evitar gargalos de produtividade, todas elas deverão ser executadas de forma automatizada. Caso contrário, você terá de deslocar funcionários para atividades repetitivas, como preenchimento de planilhas e transcrição de dados. Felizmente, tudo isso pode ser feito com um ERP automaticamente e em tempo real por meio da integração. Para tal execução, é preciso que tanto o ERP quanto o sistema de serviços financeiros dialoguem bem entre si para garantir a eficiência do processo de troca de dados. É assim que o Acesstage se alia perfeitamente ao ERP oferecido pela Atos Data, o Protheus da TOTVS. Como funciona a integração Accesstage? No Accesstage, sua empresa vai conectar esse software com os sistemas dos bancos utilizados nas transações diárias. A partir de então, todas as suas tarefas de transações financeiras com clientes e fornecedores serão realizadas dentro dessa plataforma, sem a necessidade de utilizar diretamente o Internet Banking das instituições. Para isso, há uma ferramenta chamada de EDI — Eletronic Data Interchange —, que realiza a automação da documentação de um negócio. Assim, ao identificar a necessidade de um pagamento ou de uma cobrança, o EDI do Accesstage vai coletar e enviar toda a documentação necessária para efetuar a transação com o banco. Por exemplo, imagine que sua empresa trabalhe com serviços que demandam o pagamento de assinaturas mensais com boleto bancário ou cartão de crédito. Em vez de ter um funcionário processando a cobrança todos os meses, o próprio EDI vai captar as informações do cliente e enviar para o seu banco executá-la. No caso do cartão de crédito, ele vai inserir os dados pessoais do cliente, como número do cartão, nome e código de segurança, e pedir para que o sistema bancário realize a cobrança. Além disso, o Accesstage monitora o status de cada transação, relatando se elas estão pendentes, negadas ou confirmadas. Para os boletos, você pode rastrear todo o processo de emissão e compensação. Quais os benefícios da integração Acesstage? Com isso, você contará com vários benefícios que explicaremos detalhadamente a seguir: Centralização das informações Geralmente, uma empresa tem contas em mais de um banco, o que demanda a manipulação de várias aplicações ao mesmo tempo. Com o Acesstage, você centraliza todas elas em um só sistema. No entanto, sem a integração com o ERP, você ainda terá de lidar com dois softwares diferentes. Quando a integração é implementada, o Acesstage passa a funcionar como um módulo do ERP, isto é, você precisará rodar somente um sistema. Isso facilita o acesso às informações para seus funcionários, pois eles não terão de procurar os dados que precisam em várias janelas e abas. Mais produtividade Menos tempo gasto com tarefas repetitivas e procura por informações permite que seus colaboradores foquem nas atividades mais importantes para o desenvolvimento do seu negócio. Por exemplo, em vez de o time de vendas gastar horas com o processamento de pagamentos e cálculo do fluxo de caixa, eles poderão pensar em uma estratégia de atração e fidelização de clientes. Além disso, um processo que demoraria horas manualmente será feito em apenas alguns segundos. Informação em tempo real Como tudo é automatizado, assim que um dado é modificado pelo banco ou pelo Acesstage, todas as informações serão imediatamente transmitidas ao ERP. Assim, o gestor terá acesso à situação atual da empresa para tomar suas decisões. Isso ajuda a ganhar vantagem competitiva, pois é possível responder melhor às oportunidades do mercado. Por que contar com a Atos Data como parceira? Segurança Todos os processos de integração da Atos Data seguem as melhores normas de governança e de segurança em TI, isto é, somente criamos soluções que impedem a ação de hackers ou vazamentos. Isso é essencial quando estamos lidando com dados sensíveis, como os bancários, que podem gerar cobranças equivocadas nas contas dos clientes — comprometendo, assim, a reputação do seu negócio. Garantia de integração total A Atos Data se certifica, com vários processos de controle de qualidade e testes, que todas as modificações e inserções realizadas no ERP sejam transmitidas imediatamente para o Acesstage e vice-versa. Isso é possível por um processo chamado de integração nativa, ou seja, o próprio ERP comercializado pela Atos, o Protheus, tem um módulo no qual os programadores podem elaborar o código de integração. O sistema vai implementá-lo rapidamente e incorporar o Acesstage ao layout do Protheus como se ele fosse uma ferramenta que sempre esteve ali. Portanto, com a integração Accesstage, sua empresa poderá contar com o melhor da gestão de serviços financeiros dentro do melhor ERP do mercado. Assim, ela colherá os
Integração Concil: veja agora como fazer isso!
A integração Concil consiste no processo de monitoramento automático dos pagamentos feitos com cartão. Embora o dinheiro ainda seja a forma preferida para os brasileiros pagarem suas compras, essa é uma modalidade em franco crescimento. Em 2018, o número de operações aumentou em 14,5%, o que representa um total de 35,8 mil transações a cada minuto. Os números são da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (ABECS), divulgados em matéria do portal UOL. Provavelmente as empresas de seus clientes também fazem parte dessas estatísticas, certo? Por isso, o assunto deste artigo é justamente a etapa mais importante do processo de vendas com pagamento eletrônico. Vá em frente e saiba como acertar na hora de fazer a conciliação! Sobre a Concil? A Concil nasceu em 1993 focada em projetos de Conciliação Contábil de empresas com grandes volumes de lançamentos. Com essa expertise, detectaram uma necessidade de mercado de empresas varejistas, que vendiam com cartão de crédito. Para resolver esse problema lançaram o Concilcard: sistema especializado na conciliação de lançamentos de cartões de crédito, conciliando todas as grandes adquirentes do mercado e apresentando as divergências em dashboards e relatórios gerenciais. A Concil tem mais de 6 mil clientes e diversos parceiros comerciais, entre eles, a Atos Data, que desenvolveu a integração da inteligência de conciliação da Concil com o ERP TOTVS Protheus, automatizando o processo de baixas de contas a receber e contabilização no ERP. Como é feita a integração Concil? Os meios de pagamento eletrônicos precisam ser validados por meio de softwares e linhas de programação inseridas com essa finalidade. Nesse processo, que começa quando um cartão é inserido na máquina, estão envolvidas quatro instâncias: loja — ou Ponto de Venda (PdV), de onde parte a informação sobre uma venda; adquirente — empresa que gerencia as máquinas de cartão; banco do cliente — instituição financeira de onde saem os fundos para cobrir uma compra; banco da empresa — lugar onde a empresa tem conta e para onde suas receitas com vendas são destinadas. Assim sendo, a integração Concil é uma parte do que se convencionou chamar de retaguarda de loja. Trata-se de um procedimento pelo qual esses agentes destacados confirmam compras a prazo ou validam as transações pagas à vista. Quais os principais passos? Para fazer a integração Concil, devem ser considerados fatores que determinam ou não a necessidade de aquisição de um sistema. Veja quais são em um breve passo a passo. Identificar necessidades da empresa Em pequenos comércios com até 3 Point Of Sale (POS), é possível fazer a integração Concil até manualmente. Como o volume de vendas não chega a ser tão alto, não há problema em verificar no próprio software de gestão se as datas informadas pelo adquirente batem com as dos efetivos recebimentos. Contudo, se a empresa contar com mais de uma loja, então o ideal é recorrer a um sistema ERP que seja equipado com essa ferramenta. Dessa forma, o controle das finanças é mais efetivo e, ao mesmo tempo, evita-se o risco de fraudes por desconhecimento sobre a origem de possíveis desvios. Definir estratégias adequadas para integração No entanto, a implementação de um sistema com integração Concil pode não ser tão simples. Isso porque existe todo um período transitório no qual a empresa migrará para o novo sistema, o que pode interferir no controle do fluxo de caixa. Além disso, a aquisição de um recurso tecnológico, se não for bem avaliada, pode redundar em novos problemas, em função de desajustes entre as funções oferecidas e as reais necessidades. Por isso, é fundamental definir estratégias que antecipem problemas de adaptação, de forma a não gerar impacto negativo no aspecto operacional e financeiro da empresa. Envolver os departamentos necessários na integração A integração Concil provocará mudanças nas rotinas de setores como compras e estoque, impactando também na comunicação desses setores com o PdV. Por isso, a comunicação entre eles deve estar alinhada, de maneira a garantir que todas as partes envolvidas estejam no mesmo nível de conhecimento sobre o processo. O que são POS e TEF? Não raramente, até mesmo profissionais de vendas confundem as duas tecnologias mais utilizadas por empresas que vendem no varejo e atacado, o POS e o TEF. São de fato instrumentos de venda parecidos, mas existem diferenças bastante consideráveis entre eles. A Transferência Eletrônica de Fundos é o tipo de operação em que o sistema eletrônico faz a captura dos dados de pagamento, enviando-os para a rede da adquirente online. Sendo assim, é uma solução que pode operar com múltiplas empresas, por isso é classificada como multi-adquirente. Em relação ao POS, é uma solução mais robusta e, portanto, menos sujeita a falhas. O POS, como já abordamos, é a máquina portátil na qual os cartões são inseridos para validação de dados e posterior impressão de recibos e notas ao consumidor. Cada POS é exclusivo, ou seja, só opera no sistema da adquirente que o comercializa. Por isso, é um instrumento que expõe o comerciante a erros, uma vez que a conciliação é feita por aparelho e não pelo somatório de transações da loja. É aqui que a integração Concil se revela extremamente importante. Isso porque ela serve, na verdade, como mecanismo preventivo. Em outras palavras: a ideia ao implementá-la é ter um meio de identificar rapidamente eventuais divergências nas operações. Dessa forma, podem ser evitados os prejuízos de possíveis estornos e, no pior dos casos, fraudes internas ou externas. Qual a diferença para a conciliação bancária? Que fique claro, ainda, que conciliação de cartões não é o mesmo que a conciliação bancária. A primeira se refere ao cruzamento de dados entre lojas, bancos e adquirentes para confirmar ou não se uma compra foi validada e creditada. Já a segunda trata de cruzar os dados de fluxo de caixa com saldo bancário, a fim de verificar se bate com as compras e vendas feitas pela empresa. Seja como for, ambas são ferramentas indispensáveis para um controle financeiro eficaz. A integração Concil, por permitir que se saiba quando um pagamento deixou de ser creditado. E a
Conheça as vantagens de utilizar um conciliador automático
O conciliador automático é uma ferramenta cada vez mais utilizada nos mais diversos tipos de negócio. Afinal, grande parte das transações são realizadas com cartões no ambiente virtual. Até mesmo presencialmente, as pessoas têm substituído o dinheiro pelos cartões. Por isso, sua empresa precisa de um sistema de registro confiável e ágil. O conciliador reúne todas as tarefas que você precisa para gerenciar os pagamentos com cartões, como registro das vendas, controle das tarifas cobradas pelas operadoras, valores das vendas e das antecipações de pagamento, entre outros. Se você quer saber mais, confira o nosso post! Otimização do tempo Melhorar os indicadores de gestão do tempo é um dos grandes desafios das empresas atualmente, pois a ineficiência de algumas tarefas tem minado a competitividade. A melhor forma de melhorar esse ponto é a implementação de processos mais ágeis e eficazes. Nesse sentido, a automação tem trazido a possibilidade de digitalizar diversos processos manuais com as máquinas fazendo uma atividade que demoraria horas manualmente em apenas alguns segundos. A conciliação automática permite a otimização do tempo, não só por reduzir o tempo de cada processo, mas também pela diminuição da necessidade de retrabalho. Os softwares erram muito menos do que a mão de obra humana, mesmo quando trabalham 24 horas por dia, 6 dias na semana. Por exemplo, as tarefas de conferência, em que os registros são comparados com a documentação, geralmente duravam dias ou, até mesmo, meses quando realizados manualmente. Com o conciliador automático, levam apenas alguns minutos. Melhoria da gestão de fluxo de caixa Hoje em dia, grande parte dos pagamentos são realizados virtualmente, por meio de cartões de crédito, operações de débito automático ou boletos bancários. Assim, praticamente todos eles não geram documentos físicos, especialmente no e-commerce. Isso facilita a ação da conciliação automática. Além disso, os melhores softwares também se adequam a sistemas de ERP ou de gestão de vendas de forma que até as inserções manuais são integradas rápida e imediatamente. Com isso, o gerenciamento do fluxo de caixa fica bastante facilitado, pois você terá a segurança de que cada registro nos softwares será automaticamente contabilizado nas suas planilhas financeiras. A grande vantagem é que tudo é feito em tempo real, de modo que a gestão possa tomar suas decisões diárias com base em dados sobre a situação atual. Ademais, na hora das auditorias e nos balanços, ficará muito mais fácil a conferência de informações. Redução de erros na conferência Além da demora, os processos manuais, como explicamos, aumentam a ocorrência de erros que podem prejudicar bastante o seu negócio. Por exemplo, se você deixa de registrar adequadamente uma grande transação realizada em parcelas, você pode contar com um dinheiro em caixa que não estará disponível. Consequentemente, o gestor pode gastar mais do que tem e ter de recorrer a empréstimos. Em alguns casos, isso pode gerar, até mesmo, um problema com o Fisco. Mesmo que não haja culpa em omitir o registro (o que configura sonegação fiscal), os erros “inocentes” também geram multas que comprometem a saúde financeira do negócio. A conciliação permite uma conferência com base nos bancos de dados originais sem precisar de praticamente nenhuma interferência humana. Aumento da produtividade Como muitas tarefas de conciliação rotineiras e repetitivas serão automatizadas, não será mais necessário gastar recursos humanos valiosos para elas. Assim, você poderá deslocar seus funcionários para atividades mais importantes, que exigem mais criatividade e inteligência, como elaboração de estratégias de vendas ou de melhoria da gestão. Também, a produtividade tem tudo a ver com fazer mais com menos, isto é, otimizar o uso de recursos e de tempo para a execução de uma determinada atividade. A conciliação tradicional, a partir do Excel, era uma tarefa muito pouco produtiva, demandando um processo burocrático de conferência constante de dados e de muito retrabalho. Segurança financeira Como tudo será feito por um software, há uma chance muito menor de que haja extravio de informações por seus funcionários. Os sistemas de conciliação são bem seguros e totalmente protegidos contra hackeamento e vazamento de dados. Tudo é feito com uma tecnologia de criptografia avançada, além de um firewall que torna o banco de dados dos seus clientes intransponíveis. Controle de movimentações Além de registar todas as transações realizadas, um conciliador automático também conta com várias outras ferramentas de monitoramento das movimentações. Com isso, você terá um panorama completo sobre a gestão de pagamentos da sua empresa. Por exemplo, é possível: obter métricas importantes, como taxa de cancelamento de vendas, ticket médio, volume de vendas em crédito etc.; monitorar a evolução dos gastos com taxas bancárias das operadoras de crédito, como aluguel da maquininha, mensalidade do sistema de pagamentos, custo por operação, entre outros; controlar a transferência de recursos entre as contas da sua empresa etc. Integração com sistemas de ERP Atualmente, a maior parte das empresas conta com sistemas de gestão de planejamento de recursos empresariais. Lá, são registradas as vendas e as transações financeiras, calculados os indicadores financeiros, feito o controle da cadeia de suprimentos etc. Portanto, para aumentar a eficiência e a produtividade das tarefas, é preciso que os processos de conciliação também sejam virtuais, pois, assim, é possível obter o máximo de benefícios dos ERPs. Por outro lado, não é todo o software que conta com essa comodidade e, na hora de escolher esse produto/serviço, você precisará conferir se ele se integra bem com seus demais sistemas de gestão. Precisão dos relatórios Os relatórios de venda são os principais instrumentos das empresas para tomar suas decisões estratégicas. Afinal, oferecem os indicadores mais precoces de que algo não vai bem: se os clientes não estão comprando ou estão comprando pouco, é preciso fazer uma análise mais profunda. Assim, é possível pensar em ações para melhorar as vendas a partir dos dados obtidos. Por exemplo, se você está achando o volume de vendas a crédito baixo, poderá oferecer um maior número de prestações. Se ele está muito alto, comprometendo o caixa, é possível oferecer descontos em contas à vista e a débito. Redução de custos Os softwares de conciliação têm um preço
Entenda como funciona o módulo de ativo fixo do ERP
Todas empresas, especialmente as sociedades anônimas, devem controlar as suas aplicações de recursos com a finalidade de manter um fluxo financeiro compatível com as necessidades do negócio. No entanto, essa não é uma tarefa muito simples de ser feita, pois envolve vários parâmetros e cálculos e, frequentemente, os gestores se esquecem de incluir algum valor. Todos esses problemas podem ser resolvidos com um módulo de ativo fixo Protheus. Nele, você encontrará todas as funcionalidades necessárias para não se esquecer de nada e ter uma visão completa sobre a saúde financeira do negócio. A maioria desses processos serão automatizados, poupando tempo e dinheiro do seu negócio. Quer saber mais? Então, acompanhe o nosso post! O que é o módulo de ativo fixo do Protheus? As empresas de capital aberto precisam fazer uma série de operações financeiras diariamente para que elas obtenham bons resultados no mercado. Além de se preocupar com a qualidade do serviço e dos produtos que oferecem aos clientes, também precisam manter um grau de investimento atrativo para acionistas. Essa tarefa não é fácil, pois é preciso ter um equilíbrio entre a lucratividade das ações com o capital de giro para a empresa. Desse modo, sua empresa precisa desenvolver processos muito bem desenhados para que não haja erros de gestão financeira. Com isso, seus acionistas podem ficar satisfeitos a curto prazo com um alto lucro, mas isso não será sustentável. Sem dinheiro para fazer investimentos e se preparar para os riscos, um negócio rapidamente fale. Ao final de cada ciclo financeiro, portanto, será preciso disponibilizar aos acionistas relatórios completos sobre a movimentação de capital dentro do negócio. Todo esse processo pode ser otimizado por um ERP. Ele fará todas os cálculos e ações, inclusive para ajudar o seu negócio a disponibilizar um lucro equilibrado para os acionistas sem sacrificar o capital de giro. É para isso que existe o módulo de ativo fixo, cujo funcionamento explicaremos a seguir. Para que serve essa ferramenta? O principal objetivo do módulo de controle de Ativo Fixo é a contabilização da depreciação dos bens da empresa, que determinam diretamente a redução do seu lucro. Inicialmente, isso parece algo negativo, não é mesmo? Mas é uma ação essencial para manter as finanças da sua empresa, pois a depreciação aproxima mais o resultado financeiro da realidade, uma vez que a vida útil de bens e principalmente de veículos, máquinas e equipamentos interfere diretamente em como uma empresa emprega seus recursos. Por essa razão, você nunca deve sacrificar uma boa reserva de capital de giro para aumentar a lucratividade dos acionistas. Para isso, várias operações legais e éticas podem ser feitas sem prejudicá-los e a depreciação dos ativos é uma delas. Esta operação deve ser sempre computada nos balanços financeiros, mas com frequência empresas e gestores se esquecem disso. Com um sistema integrado e apto a realizar este processo, isso fica sempre controlado. Ele calcula todo o gasto potencial com a desvalorização de equipamentos e credita em uma conta chamada de Depreciação Acumulada. Assim, em vez de desviar esse capital para a lucratividade, ele o utiliza para reforçar o capital de giro da empresa, aumentando os ativos circulantes. Quais são as principais funcionalidades do módulo? O módulo de ativo fixo conta com dezenas de funcionalidades e falar de todas elas exigirá muitas e muitas páginas. Por isso, separamos as principais para que você possa perceber o poder da ferramenta. Cálculo da depreciação em até cinco moedas independentes Além de fazer todo o cálculo de depreciação em reais, o Protheus também realiza a conversão automática em até cinco moedas independentes. Isso é essencial para as empresas que contam com muitos acionistas estrangeiros e precisam disponibilizar seus relatórios em diversas línguas. Cálculo da ampliação As ampliações representam todas as ações com a finalidade de reparo, conservação ou substituição de equipamentos do ativo de um negócio. Portanto, podem incluir a instalação de parte e peças com o objetivo de aumentar a vida útil do bem, Elas naturalmente aumentam o seu valor e devem servir de base para as futuras depreciações, mas só naqueles casos em que a vida útil aumente por mais de um ano. Amortização por período A amortização é uma operação restrita àqueles direitos com um prazo determinado de utilização. Portanto, não pode ser utilizado em despesas permanentes, como as contas de luz e de água. Por outro lado, o conceito é aplicado aos aluguéis, visto que eles contam com um prazo final estipulado em contrato. Esse também é o caso dos registros das Marcas e Patentes. Elas contam com um prazo inicial definido por lei, que pode ser renovado. Esse primeiro, período, no entanto, pode ser muito bem utilizado para o cálculo das amortizações. Assim, há praticamente três bens sujeitos a amortizações. No ERP da TOTVS, você terá todas estas categorias registradas no campo de classificação: S: patrimônio líquido; A: amortização; C: capital Social. Além da depreciação, eles são igualmente importantes para todo o módulo de ativo fixo. Lançamentos contábeis automáticos Como explicamos, são necessários vários cálculos diferentes para que você consiga uma boa estimativa dos ativos da sua empresa. A seguir, apresentamos uma lista com algumas operações automatizadas feitas pelo Protheus: Operações de depreciação e apreciação de equipamentos cálculo da depreciação segundo os principais métodos de contabilidade; depreciação acelerada; depreciação bruta; controle de ampliações e reformas efetuadas sobre os bens. Operações de amortização e correção monetária amortização por período (vida útil, arrendamento ou locação); correção monetária automática em todos os indicadores; cálculo da correção monetária em quatro moedas diferentes. Operações de circulação de bens e serviços cotas constantes baseadas em percentual anual; implantação de tecnologias; baixas de equipamentos e outros recursos; controle de apólices de seguro; transferências; controle de transferência físico-contábil; controle dos adiantamentos de aquisição de bens; controle das baixas de bens do ativo de acordo com o motivo, como venda, extravio, roubo, doação, avaria, obsolescência, sucateamento etc. Relatórios automáticos completos Uma das principais preocupações das empresas de capital aberto é a transparência das informações para os acionistas, investidores, executivos e demais partes interessadas. Por essa razão,
Como fazer a conciliação bancária de modo correto? Veja aqui!
A conciliação bancária se refere ao comparativo entre o controle financeiro interno da empresa com o extrato bancário. É por meio desse exercício que o gestor consegue conferir todas as movimentações que foram feitas e os registros produzidos pela instituição financeira que presta serviço. Essa prática é fundamental, pois permite identificar possíveis divergências nos resultados obtidos. Embora traga características particulares de acordo com cada empresa, a conciliação bancária é parte integrante da gestão financeira dos negócios. Logo, fazer o monitoramento das vendas feitas por meio de boletos, cartões de crédito e cheques é fundamental para detectar possíveis fraudes e inconsistências não percebidas. Nesse contexto, abordaremos neste texto como fazer a conciliação bancária corretamente. Acompanhe! Como usar a conciliação bancária a seu favor? Estabeleça uma rotina Estabelecer rotina é o primeiro passo para manter todos os balanços atualizados. Isso pode ser feito por meio de planilhas eletrônicas ou um software especializado. A frequência de registros de faturamento pode ser semanal, mensal ou semestral. Porém, isso varia de acordo com o volume de movimentações feitas dentro do empreendimento. No entanto, quanto mais rigoroso e constante, melhor será o alcance de um controle efetivo. Confira lançamentos Para não correr o risco de perder dinheiro, é primordial conferir todos os lançamentos feitos e/ou programados. Isso permite saber se as datas das movimentações coincidem e qual deve ser o saldo disponível após a operação efetuada. Caso ocorra alguma diferença, busque identificar a origem do erro para poder resolvê-lo o mais rápido possível. Essa velocidade na tomada de decisão viabiliza maior organização. Quais os principais benefícios de fazer a conciliação bancária corretamente? Melhor previsibilidade É sempre necessário ter rapidez e segurança nos dados e informações corporativas. Muitas empresas perdem muito por não terem seus lançamentos registrados para acompanhamento e consultas futuras. Sendo assim, mediante a conciliação bancária é possível ter uma previsão correta dos valores futuros das contas do empreendimento. Maior controle Com a conciliação bancária se alcança maior controle sobre todas as movimentações, abrangendo também as que não foram inseridas nos registros contábeis. Essa solução identifica todos os lançamentos produtivos para um resultado mais imediato. Além disso, os dados podem ser distribuídos de maneira mais estratégica por área, tendo uma apresentação mais analítica e clara. Planejamento efetivo Para ter um balanço contábil sadio, é necessário ter uma manutenção criteriosa do orçamento. Isso envolve manter uma conciliação bancária consistente para realizar análises realistas dos negócios. Atualmente, a integralização feita com sistemas bancários viabiliza importar imediatamente extratos via internet. Essa automatização eleva a capacidade de ter um planejamento eficiente e assertivo. Fica evidente que a conciliação bancária é um método que facilita o controle das contas e a gestão financeira. Faça um levantamento das transações do seu negócio e compare com os extratos gerados pelas contas vinculadas à sua empresa. Dessa maneira, você pode ter um panorama de controle consolidado para tomada de decisão, de modo a garantir a continuidade dos negócios. E então, entendeu os benefícios da conciliação bancária? Então deixe sua opinião, sua dúvida ou sua história no espaço para comentários. Até breve!
Afinal, quais os principais indicadores de vendas? Conheça 5 deles!
Os indicadores de desempenho (também chamados de KPIs) são fundamentais para o sucesso de qualquer empresa. Por meio deles, gestores e analistas conseguem avaliar a performance das estratégias, além de entenderem se os planos de ação adotados estão trazendo resultados condizentes com o esperado. Assim como acontece com cada setor, a área comercial também tem seus KPIs específicos, que permitem identificar os esforços e o desempenho do time, por exemplo. Quer conhecer os 5 principais indicadores de vendas? Então, continue a leitura! 1. Ticket médio Esse indicador aponta o gasto médio em cada pedido realizado. Assim, fica mais fácil entender o comportamento de compra dos clientes. Ele é um dos principais indicadores de vendas, visto que se relaciona diretamente com o faturamento. Para encontrá-lo, basta dividir o valor total faturado no mês pela quantidade de pedidos realizados no mesmo período. Se esse número estiver insatisfatório, é possível adotar algumas ações, como: criar kits promocionais de produtos; oferecer frete grátis a partir um valor predefinido; criar programas que oferecem descontos progressivos com base no valor total da compra. 2. Taxa de conversão A taxa de conversão mostra a relação entre a quantidade de oportunidades que foram geradas e o total de vendas concretizadas no mesmo período — em outas palavras, envolve as pessoas que realmente se tornaram cliente, em comparação a todas que procuraram a sua empresa. Uma taxa de conversão baixa pode indicar uma necessidade de investir em treinamento para os vendedores ou que é preciso realizar melhorias nas condições de pagamento, por exemplo. Para encontrá-la, pode-se usar a seguinte fórmula: Taxa de conversão = número de vendas fechadas / total de oportunidades geradas * 100. 3. Ciclo de venda O ciclo de venda indica o tempo médio necessário que um cliente leva para finalizar a compra, desde o seu primeiro contato com a empresa. Quanto menor ele for, mais produtiva a sua equipe de vendas pode se tornar, atendendo a mais pessoas no mesmo período. 4. Faturamento O faturamento também é um dos KPIs de vendas mais relevantes. Além disso, é um dos mais acompanhados por diversas empresas. Geralmente, ele é monitorado com o intuito de avaliar o alcance das metas — o que é possível graças a processos bem definidos e à motivação da equipe de vendedores. 5. Custo de Aquisição de Clientes O custo de aquisição de clientes (CAC) é o indicador que permite identificar os investimentos realizados para que uma pessoa se torne um cliente da sua empresa. Para conhecer bem esse número, deve-se levantar todo o capital que foi gasto com campanhas, divulgação e, até mesmo, com as vendas. Feito isso, basta dividir esse investimento pelo número total de clientes adquiridos. O CAC ajuda a avaliar a eficácia das estratégias adotadas para a captação e conversão dos clientes. Se esse número for maior que o seu ticket médio, é sinal de que sua empresa está gastando muito e recebendo pouco em troca — o que representa prejuízo financeiro e a necessidade de rever o planejamento. Agora que você já conhece os principais indicadores de vendas, pode começar a colocá-los em prática para avaliar o desempenho do setor na sua empresa. Caso os resultados obtidos estejam aquém do esperado, é o momento certo de pensar em novas estratégias. Gostou deste artigo? Quer aprender um pouco mais sobre controle dos processos e as finanças do seu negócio? Então, entenda agora mesmo qual é a importância do fluxo de caixa para a sua empresa!
Confira em nosso Calendário Fiscal as principais obrigações que sua empresa deve entregar
Todos nós sabemos da complexidade do cenário fisco-tributário brasileiro. De acordo com o porte da empresa, regime de enquadramento e segmento de negócio, as mais diversas obrigatoriedades são impostas pelo governo. Infelizmente, não há como fugir destas entregas. É muito importante que elas sejam feitas dentro do prazo, para que se evite o pagamento de multas e outras penalidades. No intuito de ajudar na organização da sua empresa para as principais entregas fiscais, a Atos Data preparou este calendário de obrigações fiscais e acessórias. Confira! eSocial O eSocial compreende as informações referentes aos trabalhadores da empresa. Sua entrega foi dividida desta forma: Grupo 1 (empresas com faturamento anual superior a 78 milhões de reais): substituição GFIP FGTS: fevereiro/2019; dados do SST: julho/2019. Grupo 2 (demais empresas, exceto Simples Nacional): em janeiro/2019, será necessário enviar as folhas de pagamentos de todos os funcionários; a partir de abril/2019, substituição da GFIP para recolhimento de contribuições previdenciárias e recolhimentos do FGTS. Grupo 3 (empregadores Pessoa Física, Produtores Rurais, empresas enquadradas no Simples Nacional e instituições sem fins lucrativos): em janeiro/2019, será necessário o envio dos cadastros do empregador e das tabelas; em abril/2019, envio dos dados dos trabalhadores e respectivos vínculos; em julho/2019, devem ser enviadas as folhas de pagamento dos funcionários; em outubro/2019, substituição da GFIP para recolhimentos de contribuições previdenciárias e para recolhimentos de FGTS. REINF O REINF é uma obrigação complementar ao eSocial para escrituração de retenções. Juntos, eles substituirão outras obrigações acessórias, tais como a GFIP, a DIRF e também obrigações acessórias instituídas por outros órgãos de governo como a RAIS e o CAGED. A entrega do REINF também foi dividida por grupos, sendo: Grupo 1: já é aplicável desde janeiro/2018; Grupo 2: 10/01/2019; Grupo 3: 10/07/2019. DIRF A Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte – DIRF é a declaração feita pela FONTE PAGADORA, com o objetivo de informar à Secretaria da Receita Federal do Brasil: Os rendimentos pagos a pessoas físicas domiciliadas no País; O valor do imposto sobre a renda e contribuições retidos na fonte, dos rendimentos pagos ou creditados para seus beneficiários; O pagamento, crédito, entrega, emprego ou remessa a residentes ou domiciliados no exterior; Os pagamentos a plano de assistência à saúde – coletivo empresarial. A entrega da DIRF 2019 deve ser feita até 28/02/2019. ECD (SPED Contábil) A Escrituração Contábil Digital (ECD), também chamada de SPED Contábil, tem prazo de entrega em 31/05/2019. Este arquivo substitui a escrituração contábil em papel, feita anteriormente através dos relatórios Diário, Razão e Balancete. ECF A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) veio para substituir a antiga DIPJ e tem entrega limite estabelecida para 31/07/2019. Bloco K do SPED Fiscal O Bloco K é uma nova parte do SPED Fiscal e contempla as informações de estoque das empresas. Sua entrega deve ser feita a partir de janeiro/2019 e foi dividida em dois grupos, sendo: Entrega Completa: estabelecimentos industriais com faturamento anual igual ou superior a R$ 300 milhões, classificados nas divisões 11, 12 e nos grupos 291.292 e 2936 da CNAE. Entrega Restrita (apenas dados de saldos em estoque – Registros K200 e K280): estabelecimentos industriais pertencentes às divisões 10 a 32 da CNAE; estabelecimentos atacadistas dos grupos 462 a 469 da CNAE; estabelecimentos equiparados a industrial, independentemente do faturamento. E então, já está por dentro do calendário fiscal? Agora que você conhece as principais obrigações fiscais, entre em contato conosco e conheça os nossos serviços. A Atos Data tem a missão de realizar essas entregas de forma segura e confiável, evitando multas e penalidades.
Veja os 8 principais indicadores financeiros de uma empresa
Ao contrário do que muitos pensam, manter uma empresa não é fácil. Afinal, não basta ter um bom produto ou serviço, é preciso ficar de olho nos principais indicadores financeiros. São eles que dizem se o seu caminho atual está levando ao lucro ou se é hora de mudar os rumos e resolver problemas internos. E ninguém quer trabalhar para ter prejuízo, certo? Pensando nisso, selecionamos 5 indicadores-chave básicos capazes de retratar o panorama financeiro da sua empresa com exatidão. Com eles, além de olhar os números brutos, você saberá se as perspectivas futuras são animadoras ou ruins, o que orientará uma melhor tomada de decisão. Continue lendo e confira! 1. Margem de lucro bruto A margem de lucro bruto é a melhor medida para saber se sua precificação de bens ou serviços está de acordo com o que os seus clientes estão dispostos a pagar. Ela é bem simples de calcular: margem de lucro bruto = (receita – custo de mercadorias vendidas) / receita Se o resultado for negativo, significa que tanto a quantidade quanto o preço dos seus produtos não está adequada. Em outras palavras, a sua receita não está sendo suficiente para cobrir os custos operacionais. Será a hora, portanto, de verificar o que está dando errado, como: o mercado não está recebendo bem seus produtos e serviços, a qualidade do seu serviço é considerada ruim pelos clientes, seu preço está fora da curva de equilíbrio da oferta e da demanda, o mercado está em recessão e você precisa reduzir preços, seus custos operacionais estão altos etc. Vale ressaltar, no entanto, que mesmo que o seu lucro bruto esteja elevado, ainda é preciso olhar os demais indicadores, pois ele não é o único capaz de denunciar prejuízos. 2. Lucro líquido Basicamente, o lucro líquido indica quanto dinheiro sobra depois do pagamento de todas as contas — por consequência, diz se vale a pena para você continuar o seu negócio do jeito que está. Seu cálculo também é muito simples: lucro líquido = receita total – custos e despesas totais Vejamos um exemplo: se as suas vendas no mês passado foram de R$ 10.000 e os custos da mercadoria mais as despesas de aluguel, estoque, salários, entre outros, foram de R$ 8.000, o lucro líquido é R$ 2.000. Se você é o único dono do negócio, esse lucro líquido poderá ser seu salário. É essencial que esse valor seja capaz de suprir as suas necessidades básicas, além de fornecer um dinheiro extra para que você se divirta, para continuar se motivando. Ainda outra parte do lucro líquido deve ser poupada, para que você possa realizar investimentos ou cobrir variações sazonais de receita — que, dependendo do seu negócio, podem ser grandes. 3. Margem líquida de lucro A margem de lucro líquido é outro dos principais indicadores financeiros que diz respeito a saúde financeira da sua empresa. Isso porque os números absolutos, como os anteriores, podem gerar uma falsa impressão de que tudo vai bem quando, na verdade, vai mal. Sua equação é a seguinte: margem de lucro líquido = lucro líquido / receita total Aproveitando o exemplo anterior, a margem de lucro líquido seria de 20% — o que é considerado razoavelmente bom. No setor de serviços, estima-se que uma margem boa ultrapassa 12% e, na indústria, deve estar acima de 8%. Mas, afinal, por que ela é tão importante? Imagine a seguinte situação: duas empresas têm um lucro líquido de um milhão de reais. Elas estão com a mesma situação financeira? Não necessariamente. Se uma tem uma margem líquida de lucros de 20%, e a outra, de 10%, a primeira, obviamente está muito melhor. Isso significa que, para cada real gasto, ela é capaz de produzir o dobro de lucros em relação à outra. Certamente, esse é o tipo de informação de que seus investidores vão querer saber antes de aplicar capital na empresa. Além disso, observando a evolução da margem líquida de lucros você consegue avaliar os investimentos e melhorias realizados na empresa: se ela aumentar a cada mês, isso indica que essas ações estão funcionando. 4. Contas a receber Caso o seu negócio envolva o envio de contas aos clientes — como é o caso de empresas prestadoras de serviços contínuos —, você precisará manter um controle afiado dos vencimentos de contas a receber e dos hábitos dos clientes. Por exemplo, se um cliente X paga constantemente as suas contas a cada 30 dias (dentro do vencimento), mas os clientes Y e Z sempre atrasam cerca de um ou dois meses, você terá um fluxo de caixa inconstante. Por isso, saber qual é a porcentagem média dos clientes que pagam a cada dia após o vencimento é fundamental, e para várias ações: determinar qual é a multa e a taxa de juros ideal para manter sempre um fluxo de caixa positivo, mesmo quando houver atrasos. Isso garante que você seja sempre um bom pagador a seus credores, o que é importantíssimo para atrair financiamentos e investidores; saber qual é o seu fluxo de caixa médio, para planejar suas ações e o seu calendário financeiro; pensar em ações de recuperação de débitos etc. 5. Liquidez geral Esse indicador diz respeito à capacidade da empresa de pagar as suas próprias contas — por isso, é um dos mais importantes para que os investidores decidam se vale a pena ou não injetar capital no seu negócio. Quando uma empresa é negociada na bolsa de valores, essa é uma das primeiras informações a ser mostrada. Ela pode ser calculada da seguinte forma: relação atual = ativo circulante / passivo circulante O resultado ideal deve se encontrar entre 1,5 e 3. Valores inferiores a 1 implicam que a empresa não tem dinheiro suficiente para pagar as próprias contas. Esse é um indicador que deve ser acompanhado de perto constantemente, pois é um dos primeiros a variar quando há problemas de fluxo de caixa. Se ele chegar a valores entre 1,0 e 1,5, tome as medidas que forem necessárias para sanar o problema, como
Tire suas dúvidas sobre a conciliação de cartão de crédito
A conciliação de vendas no cartão de crédito é um termo que gera bastante confusão para gestores e empresários. Afinal, a palavra “conciliação” é muito usada no jargão jurídico para se referir às estratégias de negociação entre credor e devedor a respeito de uma dívida. Porém, a conciliação de cartões de crédito é bem diferente dessa ideia, já que trata dos processos e operações para cruzar os dados das suas diversas plataformas de pagamentos de crédito ou débito, como maquininhas, e-commerces, entre outras. Quer saber tudo sobre o assunto? Neste post, vamos tirar as principais dúvidas sobre a conciliação. Acompanhe! 1. O que é a conciliação de cartão de crédito? Conciliar os cartões de crédito e débito é o processo de cruzamento dos dados contidos nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão e pelos bancos. Com isso, as equipes financeiras das empresas são capazes de verificar se todas as transações registradas nos sistemas de vendas correspondem àquelas do extrato de recebimento fornecido pelas operadoras de cartão. Vivemos em uma era em que os negócios migraram para o mundo digital e, assim, somos capazes de manter um controle maior das transações financeiras dentro da empresa. Prescindir dessa capacidade significa ficar atrás dos seus concorrentes, que buscam cada vez mais rentabilidade por meio da redução de custos e da ineficiência. 2. Quais são os passos para realizar a conciliação de cartões? Existem, basicamente, duas formas de se realizar a conciliação de vendas no cartão de crédito. Uma é a manual, mais trabalhosa e com alto risco de falha humana. A outra é a automática, na qual se utilizam softwares para dar baixa os lançamentos e fazer a comparação entre saldos sem a necessidade de planilhas ou cálculos à mão. Seja qual for o método, os processos de conciliação de cartão devem ser feitos em três frentes. Confira. Conciliação de vendas Esse é o processo que consiste em cruzar as informações armazenadas nos Sistemas de Vendas das empresas com aquelas contidas nos extratos das operadoras de cartões de crédito. Se realizada diariamente, a conciliação é capaz de detectar divergências de registro das suas transações, como: quantas e quais vendas foram canceladas; se os valores registrados estão corretos ou divergentes; conferir ― e relatar ― a ocorrência de duplicação de transações; quantas e quais vendas não foram confirmadas pelos cartões, mas estão registradas em seu sistema. Todos os extratos devem ser confrontados diariamente para detectar os problemas acima. Vale salientar que ainda é comum ocorrer a venda ― e a entrega do produto ―, mas determinada operadora de cartões não computar a transação. Esse tipo de ocorrência só pode ser revertida se detectada a tempo pelas administradoras, o que reforça a necessidade da conciliação automática. Conciliação de recebimento Essa segunda modalidade se refere ao processo de cruzar os registros do extrato de vendas das operadoras com o dos pagamentos que elas efetuaram. Todas as compras realizadas pelos clientes em sua empresa são registradas nesse documento. As operadoras, entretanto, demoram cerca de 30 dias para transferir os valores para a sua conta, emitindo, então, um extrato de pagamento. A conciliação de recebimento permite que você confira se todas as suas vendas no cartão de crédito foram devidamente registradas pelas operadoras. Conciliação bancária Por fim, nessa terceira modalidade, busca-se conferir se todas as informações dos extratos de pagamento das operadoras de cartão de crédito estão em consonância com o extrato de recebimento do seu banco. Essa é a última etapa de um processo completo de conciliação de cartões. Com ela, você finalmente descobrirá se as operadoras de crédito realmente pagaram por todas as vendas efetuadas na sua empresa. 3. Por que conciliar? Porque são diversas bandeiras (ou operadoras) de cartão de crédito, além dos cartões de débito e suas devidas taxas. Se não houver mecanismos para processar tantos dados, sua empresa está correndo um sério risco de sofrer prejuízo. Sendo assim, veja na sequência alguns bons motivos para você fazer esse controle. 3.1. Redução de custos e de tempo Se a empresa não está automatizada, a conciliação se torna um processo muito custoso. Afinal, é necessário alocar no mínimo um funcionário para ler os extratos das operadoras e dos bancos, registrá-los em planilhas e cruzar os dados manualmente. Ao automatizar esse processo e, principalmente, integrar os sistemas, os dados serão extraídos dos extratos online fornecidos pelas instituições e, então, automaticamente, serão repassados para uma base interna. Os sistemas integrados cruzarão as informações e só então o colaborador acessará as informações, já confrontadas e consolidadas, normalmente em forma de relatórios. Com isso, um processo que durava horas é feito em poucos minutos. 3.2. Controle total dos recebíveis Os sistemas de cartão de crédito e de vendas geralmente não estão integrados, sendo necessário o cruzamento de informações entre eles. Quando uma venda é feita em dinheiro, ela entra imediatamente no caixa da sua empresa. Já as transações a crédito só serão embolsadas após 30 dias, então, entram na categoria de recebíveis. Por isso, frequentemente, ocorrem situações como cancelamentos de compra e antecipações, que alteram os recebíveis. Desse modo, é possível que uma transação de crédito já esteja registrada no sistema de vendas, mas seja cancelada. A conciliação de cartões com os sistemas integrados permite que seus funcionários controlem inteiramente essas situações, tomando as decisões de acordo com as melhores práticas do processo, sobre cada ocorrência divergente. 3.3. Gestão de diferentes bandeiras Grande parte das empresas trabalha com, no mínimo, duas empresas de máquinas de cartão e 10 bandeiras diferentes, como Visa, Mastercard, Cielo, Sorocred, entre outras. Com isso, a sua gestão de vendas e de recebíveis pode se tornar confusa, caso não conte com um sistema adequado. Uma solução automatizada e integrada de conciliação de cartões de crédito permite que seus colaboradores consolidem, os dados de diferentes estabelecimentos, equipamentos e operadoras em um só sistema. Com isso, sua equipe financeira será capaz de realizar uma agenda financeira de recebíveis, permitindo um melhor gerenciamento do seu fluxo de caixa e evitando cobranças extemporâneas inesperadas. Além disso, os sistemas
