Guia completo: tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos
A gestão de projetos tem se tornado uma das estratégias mais importantes nas empresas contemporâneas. Afinal, durante muito tempo, não havia uma preocupação com uma metodologia para garantir a satisfação do cliente. Tudo era feito baseado em impressões e intuições. Mas, hoje em dia, há uma preocupação em realizar uma administração e um gerenciamento com uma abordagem mais científica, focada em resultados e em eficiência. Assim, ter uma equipe de gestão de projetos se tornou uma necessidade para ganhar vantagem competitiva, pois traz vários benefícios, como manter os projetos dentro do prazo, escopo e custos previstos. Esses são verdadeiros diferenciais para seus clientes. Sabendo dessa importância, preparamos um guia completo de gerenciamento de projetos PMBOK para que você conheça as informações essenciais sobre o tema. Não deixe de ler até o final! O que são projetos? Ciclos de vida Iniciação A iniciação é a primeira etapa do ciclo de vida de qualquer projeto. O seu principal objetivo é verificar se ele é viável e se sua proposta agrega valor às partes envolvidas. Dois fatores essenciais devem ser analizados pelos gestores: documento de caso de negócio: é a justificativa da existência de um projeto e elenca seus diferenciais para o negócio, estimando seus ganhos financeiros e comerciais; estudo de viabilidade: documento que lista os objetivos do projeto, estabelecendo prazos e custos a fim de pré-visualizar se ele pode ser executado sem comprometer os recursos da empresa em curto e em longo prazo. Aqueles projetos classificados como pouco lucrativos e inviáveis podem ser descartados, melhor desenvolvidos para passar para a próxima etapa ou reutilizados no futuro. Afinal, as condições podem mudar e torná-los potencialmente bem-sucedidos. Caso seja aprovado, deve ser criado um Termo de Abertura do Projeto (TAP) no qual se definem o escopo, as partes interessadas, os requisitos etc. Planejamento Assim que for aprovado, o projeto precisa contar com um planejamento sólido para reduzir os seus riscos, garantir a fidelidade aos cronogramas e ao orçamento, além de orientar cada parte envolvida a respeito de sua missão. O objetivo final do planejamento deve ser sempre listar, de forma clara e objetiva, os meios de obtenção do sucesso do projeto. Assim, o primeiro passo é pormenorizar os objetivos estabelecidos na iniciação. Para isso, pode-se utilizar um método chamado SMART: specific (específico): deve definir o que se quer conquistar ao final, quem são os responsáveis, onde, quando e por quê; mensurável: deve ter indicadores e métricas numéricas para acompanhar o desenvolvimento do projeto; alcançável: elenca os recursos disponíveis para o sucesso; realista: está dentro das limitações atuais da sua empresa e do mercado; temporizável: existem prazos para monitoramento e finalização do objetivo. Para complementar e potencializar os objetivos, o SMART pode ser integrado ao método CLEAR, que visa humanizar e engajar as metas: colaborativas: as metas devem promover o trabalho em equipe; limitadas: devem se restringir ao escopo e a um prazo; emocionais: devem fazer uma conexão emocional com os funcionários, batendo em sua energia e paixão; apreciáveis: podem ser reduzidas em tarefas cada vez menores alcançáveis rapidamente para gerar ganho a longo prazo; refináveis: devem ser flexíveis e adaptáveis às novas situações que ocorrem durante a execução do projeto. Depois disso, vem a declaração de escopo, que resume todo o trabalho que precisa ser feito para alcançar as metas e os objetivos. Ele descreve os produtos finais, os aprendizados esperados e os principais marcos de entrega. Há diversas outras etapas, que demandariam um post inteiro sobre o planejamento. Por ora, vamos falar somente dos mais importantes: orçamento, no qual são descritas as fontes de capital disponível; critérios de aceitação, que definem os parâmetros de qualidade de cada etapa; análise de riscos; gerentes, pessoal e partes interessadas; cronograma com todas as etapas, por menores que sejam. Assim, um plano de projeto bem-feito dará um norte às suas equipes para produzirem os resultados certos, beneficiando todas as partes envolvidas e estabelecendo soluções para os potenciais obstáculos. Execução Talvez, a coisa mais importante sobre a execução dos projetos seja se fixar no seu principal objetivo: fazer entregas que satisfaçam seus clientes. Ou seja, todas as tarefas e metodologias só são úteis se elas agregam mais valor a eles. Por se tratar da etapa em que se coloca a mão na massa, ela é a mais longa do projeto e envolve várias atividades, tais como: atribuição de tarefas de supervisão e de gerenciamento de projetos para que cada um saiba quais processos devem garantir a execução; criação e desenvolvimento de equipes de acordo com as habilidades dos colaboradores; reunião para se certificar do alinhamento de todos os envolvidos com o escopo do projeto; distribuição de recursos para que cada agente seja capaz de fazer suas atividades sem interrupção; execução de tarefas do planejamento de acordo com os objetivos iniciais; realização de uma rotina de conferência de qualidade diária; distribuição de informações importantes para o desenvolvimento correto das tarefas; gerenciamento da expectativa das partes envolvidas; gerenciamento de toda a papelada, burocracias e requisitos do projeto; atualização do cronograma e do plano de acordo com as contingências. Ou seja, a execução envolve muito diálogo entre os envolvidos e modificações pontuais para garantir o andamento do projeto. Afinal, é impossível que todo o planejamento seja realizado à risca. Monitoramento e controle Apesar de ser uma nova etapa, ela é realizada em conjunto com a execução. Seu principal objetivo é mensurar a progressão, a qualidade e o desempenho do projeto para garantir o máximo de fidelidade ao plano inicial. Para isso, os gerentes de projeto contam com várias ações, como: controle do trabalho: acessar periodicamente o desempenho individual de cada colaborador e dar feedbacks para que todos se atenham ao escopo do projeto; controle de mudanças: várias tarefas e objetivos menores elencados no plano inicial são modificados durante a execução. A tarefa do gestor é gerenciar as mudanças para que elas não fujam da missão e dos valores do cliente, além de documentar cada uma delas; monitoramento do escopo: a cada dia, devem ser verificadas quais tarefas foram executadas e quão perto dos objetivos suas equipes estão; controle do escopo: realizar ajustes em relação ao orçamento, ao cronograma e aos requisitos; controle do cronograma: monitorar
Gestão de projetos na área de TI: 5 coisas que você precisa saber!
Uma boa gestão de projetos na área de TI depende de diversos fatores fundamentais, como planejamento e comunicação. Para alinhar as entregas aos princípios organizacionais, é preciso analisar bem o objetivo do projeto e gerenciar a equipe interna. Por conta da complexidade dessa tarefa, e das muitas variáveis envolvidas, existem algumas informações que todo gestor precisa saber para conduzir processos bem-sucedidos. Se deseja aprender esses fatores, a fim de atingir a redução de custos e a inovação, continue acompanhando este artigo. Boa leitura! Informações importantes sobre gestão de projetos na área de TI 1. Definição de projetos de TI Os projetos de TI são esforços coletivos para a criação de produtos, com prazos definidos, início e fim. Geralmente, são caracterizados pela necessidade de um planejamento prévio, com etapas bem estabelecidas, que partem da finalidade daquele determinado resultado. Ou seja, são estratégias de gerenciamento corporativo para atingir um propósito. Estão ligados a questões operacionais, embora sejam diferentes de atividades comuns e cotidianas. Os empreendimentos são exclusivos e temporários, com um ciclo de vida bem estipulado, além de limitados por questões cruciais, como recursos, tempo e custos. Por conta desses fatores limitantes, existe a necessidade de uma boa gestão, bem organizada, que aplique conhecimentos, habilidades e técnicas e consiga abarcar todos os aspectos relevantes para otimizar os fluxos e os resultados. 2. Diferença entre projeto X programa Um programa é diferente por ser um conjunto de projetos. Ademais, não descreve atividades e operações de forma específica, mas compreende os esforços de todos os projetos envolvidos nele, para chegar a um resultado maior. É também mais complexo e envolve mais variáveis, principalmente por integrar diversos processos diferentes. 3. Importância do PMBOK O PMBOK é um guia criado pelo PMI (instituto de gerenciamento de projetos) que direciona os gestores com as melhores práticas de administração. Contempla diversos pontos fundamentais e enfatiza a importância da padronização de processos, da otimização do fluxo de comunicação interna e do controle do andamento das atividades. É fundamental por ajudar a definir bem as funções e os papéis dos envolvidos nos projetos — quem deve ser o gestor, quem são os stakeholders (as partes interessadas), os patrocinadores, bem como o que cada membro deve fazer. Segundo o PMBOK, existe dez áreas de conhecimento que devem ser seguidas na gestão de projetos: integração: orienta a execução, monitora e controla o trabalho, define escopo preliminar e gerencia interdependências entre as demais áreas; escopo: planejamento, definição e verificação do escopo em que atuará o produto; tempo: definição da atividade, sequenciamento de atividades, estimativa de tempo e de recursos utilizados e criação de cronograma; custos: estimativa de custos, orçamento e controle de gastos; qualidade: planejamento, controle e garantia de qualidade, buscando a satisfação do cliente; recursos humanos: contratação, mobilização e gerenciamento da equipe do projeto; comunicações: distribuição de informações, relatório sobre o desempenho e gerenciamento das partes interessadas; riscos: identificação, análise quantitativa e qualitativa de riscos, planejamento de respostas, monitoramento e controle; aquisições: compras, contratações, relacionamento com fornecedores e administração de contratos; partes interessadas no projeto: identificar os envolvidos no projeto, gerenciar e controlar o envolvimento dessas partes. Já o ciclo de vida definido pelo guia compreende as fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento. As atividades das áreas citadas se dividem entre as etapas do projeto. Ou seja, o PMBOK é um manual completo com todas as partes que devem ser priorizadas e definidas por todo gestor de projetos para alcançar sucesso na estratégia. 4. Importância da gestão de projetos na área de TI Veremos a seguir alguns benefícios que demonstram a importância da gestão de projetos. Diferencial competitivo Um dos principais destaques é o fato de que contribui para o aumento da vantagem competitiva da companhia. Em razão da melhoria dos processos organizacionais, do fluxo de informação e da diminuição de erros na produção, as companhias adquirem maior credibilidade e autoridade no mercado, como uma referência que tem os aparatos necessários para criar produtos de qualidade. Isso beneficia a reputação da empresa e melhora a capacidade de atração e de fidelização de clientes. Afinal, fica mais fácil convencer as pessoas do valor da organização. Redução de custos Outro benefício é a redução de custos. Os gastos desnecessários envolvendo os projetos são eliminados, uma vez que as fases são bem definidas e planejadas, com os investimentos estipulados para cada etapa de forma clara. Com o aumento da precisão e da qualidade, menos despesas para reparações posteriores são necessárias, com menos suporte e manutenção, bem como maior estabilidade e consistência. É possível garantir um aproveitamento eficiente dos recursos para que a equipe pague apenas pelo que utiliza e tenha uma boa noção do que precisa. Automação Outro ponto que deve ser ressaltado é que a gestão de projetos facilita a automação de processos, o que contribui para a redução de pessoal, de tempo e de gastos com equipamentos. Uma vez que todos sabem exatamente as atividades e os passos necessários para atingir um fim, é possível delegar algumas funções para as máquinas e otimizar o fluxo de trabalho. Produtividade e agilidade A companhia também adquire mais produtividade e agilidade nos processos. Afinal, tudo é bem organizado e documentado, com todos os membros sabendo bem o que fazer, o que ajuda a identificar e eliminar gargalos produtivos. A eficiência nas atividades cria a capacidade de lidar com tarefas simultâneas, com garantia de qualidade e consistência. Cumprimento de prazos A principal consequência do fato anterior é a diminuição no tempo de execução. Ou seja, a equipe interna consegue cumprir bem os prazos definidos e entregar os resultados no período esperado. Claro, é possível que existam atrasos, mas a gestão de projetos também facilita a previsão de riscos e de eventuais necessidades de mudança nos prazos. Ou seja, a administração ganha o poder de antecipar problemas. Inovação É possível ainda garantir o suporte à inovação, como a introdução de métodos modernos no desenvolvimento, que podem ser ferramentas inteligentes para automação ou metodologias novas, como a ágil. Isso porque a adaptação é bem mais fácil, já que tudo está claro para o gestor e para os colaboradores envolvidos, fazendo com que as consequências das mudanças sejam minimizadas. 5. Função de um gerente de projetos A função de um gerente é a de coordenar os processos citados, prezando pela comunicação e integração entre os colaboradores, transparência
Saiba agora o que é um arquivo XML de nota fiscal!
Sempre que se emite uma NF eletrônica, um documento é gerado automaticamente, independentemente do sistema que sua empresa utiliza: um arquivo XML de nota fiscal. Em alguns emissores, também pode ser emitido outro arquivo, no formato .vcf e, para maior praticidade, um PDF. Por ser entregue diretamente ao cliente e de forma legível ao usuário final, o PDF acaba sendo considerado o mais comum. No entanto, para fins sistêmicos e fiscais, o XML é sem dúvida o mais importante. Mas, afinal, o que é um arquivo XML? É um formato de arquivo digital criado como uma solução para as Notas Fiscais eletrônicas com a finalidade de facilitar a leitura nas mais diversas máquinas e programas. Se você nunca deu importância a esse arquivo, então não deixe de ler nosso post até o final! Por que realizar uma gestão eficiente das NF-e? Como o TI pode ajudar? Explicaremos a seguir. O que um arquivo XML de nota fiscal contém? O arquivo XML da NF-e é uma abreviação para eXtensible Markup Language, que foi uma linguagem de programação criada para padronizar o formato HTML universal com os mais variados softwares. Por isso, é chamada de linguagem padronizada de marcação genérica, pois é capaz de organizar os mais diversos dados em categorias (nome, endereço etc.) e ser lida em praticamente todos os programas de texto, como Word, navegadores, Excel, etc. Além disso, é facilmente convertida para PDF. Devido à versatilidade, o XML se tornou o padrão nacional de escrituração fiscal, empregado em todo os estados brasileiros. De acordo com as normas tributárias, todo emissor deve fornecer NF-e em XML, o PDF é muito mais uma questão de comodidade para o consumidor, visto que a linguagem XML é voltada para os sistemas e gravação em bancos de dados, e não para a leitura de pessoas. Geralmente, o arquivo XML é enviado junto com o DANFE — Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica —, que é obrigatoriamente expedido para o consumidor junto com a mercadoria. Dentro do arquivo, deverão estar contidas as seguintes informações: informações da NF-e: data de emissão, modelo, número, série e valor total da transação; identificação do emitente: razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, número de inscrição estadual e o código do município do estado que recolherá o ICMS; identificação do destinatário: nome, CPF e endereço. Caso seja pessoa jurídica, razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço; descrição da transação: produtos, uma pequena descrição, a quantidade, unidade comercial, valor e forma de pagamento; dados fiscais: base de cálculo do ICMS, valores dos produtos e dos fretes, PIS, IPI e COFINS; informações do transporte: dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo, dados do pacote (quantidade e peso), modalidade de frete. Qual a importância do XML? A legislação fiscal atual exige que as notas fiscais eletrônicas sejam armazenadas por cinco anos nas empresas (emitentes e destinatárias). Isso é essencial tanto para os seus clientes quanto para o fisco. Quando um cliente chegar à sua loja requisitando a troca ou reparação de um produto na garantia, a nota será essencial para saber os prazos e os direitos dele. No caso da Receita Federal, em auditorias e fiscalizações, serão exigidos todos os arquivos das notas fiscais emitidas nos últimos cinco anos. Sim, a Secretaria da Fazenda tem o controle de todas as notas emitidas, porém isso não elimina a sua obrigação de guardá-las dentro do prazo legal. Afinal, há alguns crimes e fraudes envolvidos com a emissão de notas fiscais. As NF-e só foram criadas com o objetivo de diminuir a necessidade de papel e reduzir a burocracia envolvida com a confecção de talões. Mas isso jamais significará que os órgãos públicos estão relaxando nas exigências de governança fiscal da sua empresa. Pelo contrário, a informatização deste processo tornou mais fácil ao Governo a fiscalização por meio da escrituração digital. Além de ser importantíssimo para a conformidade contábil da empresa, a emissão de nota fiscal nos moldes legais é essencial para as seguintes tarefas: bancos: algumas instituições financeiras podem requisitar suas últimas notas fiscais para liberar créditos e recursos na sua conta de PJ. Isso é importante para que verifiquem se as informações prestadas no seu DECORE são compatíveis com as vendas. Assim, você aumenta sua chance de financiamento e de desconto em taxas; compliance: ter todos os arquivos XML centralizados ajuda no momento de auditorias, o que melhora a sua nota nas auditorias externas e internas; fusões e entrada de sócios: nos processos de fusão com sua empresa, os novos parceiros provavelmente exigirão todas as informações dos bancos de dados do negócio. Caso haja alguma divergência entre os dados contábeis e os arquivos XML, pode gerar problemas. Por que investir em uma ferramenta de gerenciamento de XML? Você deve ter percebido a importância de guardar os arquivos XML para evitar problemas fiscais. Desse modo, um gerenciador de XML integrado ao seu ERP é essencial, pois permitirá a automação de várias tarefas nesse sentido. No sistema da Atos Data, você contará com todas as funcionalidades importantes para sua empresa: Guarda dos arquivos XML: todos os XML recebidos pela sua empresa por e-mail ou então capturados diretamente da SEFAZ, são armazenados no próprio banco de dados do ERP, sendo incorporados automaticamente às rotinas de backup, garantindo que sua organização tenha a salvo todos os arquivos, conforme determina o Fisco; Central de importação de XML: nessa área, você encontrará todos os arquivos XML gerados por sua empresa em cada período, além de poder fazer buscas de acordo com a data de emissão; Importação automática de XML: os ERP homologados para nossa ferramenta realizam a importação automática desses arquivos, eliminando a necessidade de digitação do usuário; CT-e: Além de permitir a importação de NF-e, o Gerenciador XML da Atos Data também lê e integra os arquivos de CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos); Validação de Impostos: nossa ferramenta permite validar os impostos especificados no XML com os cálculos do próprio ERP, apontando eventuais divergências; Conformidade com o processo de Compras: nosso Gerenciador XML mantém a conformidade com toda a parametrização referente às alçadas de compras, aprovações, tolerâncias de recebimento, entre outros. Dessa forma, um sistema de ERP
Atualização de sistema ERP: como saber a hora certa de melhorar?
Você sabia que a atualização de sistema ERP é essencial para seu negócio manter a competitividade no mercado? Afinal, há várias novidades de Tecnologia da Informação (TI) sendo lançadas a cada dia: Realidade Virtual (VR), Robotização de Processos (RPA), Internet das Coisas (IoT) etc. Portanto, os provedores de sistemas empresariais precisam aprimorar constantemente seus produtos. Somente assim eles são capazes de manter a competitividade das suas ferramentas no negócio. Além disso, mudanças na lei tornam obrigatórias as atualizações dos ERP’s a fim de evitar a inconformidade. Por isso, muito mais do que vaidade, elas são necessárias para o desempenho correto do sistema. Se você quer entender melhor por que implementar as atualizações e quando é o momento ideal, não deixe de ler o nosso post até o final! Por que manter seu software atualizado? Compliance fiscal O compliance é a prática de manter seus processos empresariais em conformidade com a legislação mais atual. Como o ERP é responsável por grande parte dos cálculos fiscais, trabalhistas, tributários e previdenciários, ele deve ser atualizado em cada mudança legal. O provedor, portanto, deverá ser confiável para garantir que as novas regras estejam implementadas no sistema dentro dos prazos exigidos em lei. Otimização de processos A tecnologia avança muito rapidamente. Assim, novas técnicas de desenvolvimento de software permitem deixar as funcionalidades do sistema mais rápidas e simples. Também, a cada momento, novidades da Transformação Digital — como a Internet das Coisas e a Inteligência Artificial — são capazes de introduzir a automatização de novas tarefas, o que diminui o tempo que seus funcionários gastam com vários processos. Segurança dos dados O sigilo das informações da empresa deve ser sempre uma preocupação central. Afinal, há dados que podem comprometer as estratégias da sua empresa se revelados. Além disso, a divulgação de dados pessoais dos clientes pode afastá-los e também gerar problemas legais. Os hackers mudam suas técnicas de invasão constantemente, então é preciso atualizar o sistema de modo contínuo para manter sua segurança. Assertividade do negócio Uma resposta rápida e eficaz mostra a capacidade de sua empresa para os clientes. Isso só é possível por meio de um ERP completo e rápido, com todas as ferramentas personalizadas para as necessidades do seu negócio. Nesse sentido, as atualizações agem para manter seu sistema sempre funcional e ágil. Como saber se está na hora de atualizar o ERP? Há empreendedores que evitam fazer a atualização do sistema ao máximo, adiando-a até o limite. Com isso, começam a surgir alguns problemas, que indicam a urgência desse processo, como: as informações não estão sendo atualizadas em tempo real e, geralmente, necessitam de um comando manual; o sistema tem dificuldade de escalar. Assim, quando você acrescenta um usuário ou o volume de dados, há uma queda significativa no desempenho; o custo-benefício do sistema tem caído, pois as ferramentas atuais não compensam as taxas e as licenças pagas; a manutenção do sistema tem sido dispendiosa, exigindo que sua equipe de TI se dedique muito a ela. Isso afasta seu negócio das suas atividades principais; os clientes estão tendo dificuldades em acessar as informações relevantes; o tempo de processamento está tão longo que seus colaboradores evitam usar a ferramenta; a versão atual do software não se integra a outras ferramentas importantes utilizadas no seu negócio; há uma preocupação significativa dos seus funcionários em relação à segurança dos dados; a usabilidade está ruim de forma que eles também se referem a dificuldades constantes em relação à produtividade. Quais são os tipos de atualização? Atualizações obrigatórias Os ERP’s são capazes de automatizar muitas tarefas dentro de uma empresa, inclusive aquelas exigidas por lei como obrigações das pessoas jurídicas. São várias as áreas em que ele pode atuar, como: direitos trabalhistas: cálculo de FGTS e INSS, tributos da folha de pagamento; conformidade fiscal: cálculo de impostos, geração de notas fiscais; contabilidade: balanço de caixa, elaboração de balancetes, cálculo de indicadores financeiros etc. Todos esses processos sofrem uma influência direta da legislação. Portanto, quando as leis mudam, o software também deve ser atualizado o quanto antes dentro do prazo estabelecido. Caso contrário, sua empresa corre o risco de multas e penalidades. Por exemplo, se a porcentagem de recolhimento do FGTS muda, as ferramentas devem seguir o novo cálculo para evitar problemas jurídicos graves. Portanto, essas atualizações devem ser feitas obrigatoriamente para manter seu negócio em conformidade com a lei. Por isso, no momento de escolher seu provedor de ERP, não deixe de questionar como ele lida com as mudanças legais. Senão, você pode escolher um software pouco atualizado, que forçará que tudo seja feito à mão novamente. Atualizações para melhoria do desempenho Há também os updates cujo objetivo é acrescentar novas ferramentas ou melhorar a funcionalidade das existentes. Apesar de não serem obrigatórios, eles são muito importantes para o ERP, pois introduzem inovações tecnológicas importantes para mantê-lo em dia com as práticas mais recentes de gestão e de TI. Assim, o ciclo de vida do sistema pode se estender por muitos anos sem que sua empresa sinta a necessidade de trocá-lo. Os melhores fornecedores de software estão constantemente aprimorando seus produtos para oferecer o melhor ao cliente. Geralmente, eles disponibilizam atualizações grandes todos os anos em que diversas novas funções são acrescentadas ou renovadas. Atualizações corretivas Por mais cuidado que o fornecedor tenha, há falhas — os famosos bugs — que só são descobertas pelos usuários após manipular a ferramenta por um tempo. Então, para corrigi-las rapidamente, são lançados os updates corretivos, que normalmente são pequenos e bem pontuais. Portanto, as atualizações do sistema ERP evitam muitos problemas dentro de um negócio, como a inconformidade com as leis, a queda da produtividade, a complexificação de processos etc. Então, se sua empresa não tem a prática de implementá-las assim que disponibilizadas pelo fornecedor, é hora de começar a rever as suas atitudes. Afinal, o seu atraso pode estar minando a competitividade perante a concorrência, além de expor seus dados a riscos. Você já teve alguma experiência negativa ao deixar de fazer o update? Então, comente aqui no nosso post!
Como funciona uma consultoria em projetos de TI? Saiba aqui!
Você sabe como funciona a consultoria em projetos de TI? Esse serviço pode ser uma excelente solução para empresas que não têm uma infraestrutura de TI interna adequada para o desenvolvimento de determinadas soluções. A consultoria é uma alternativa para atender, com excelência, demandas pontuais que a empresa não pode assumir, seja por falta de mão de obra especializada, seja por falta de infraestrutura, seja por limitações no próprio orçamento. Neste artigo, vamos explicar de que forma ela pode atender essas demandas. Em seguida, listaremos as principais vantagens desse serviço. Ficou interessado? Então, continue a leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto! A importância de uma consultoria em TI Em primeiro lugar, engana-se quem pensa que esse tipo de serviço funciona somente para empresas do setor de TI. Pelo contrário: ele pode atender organizações dos mais diversos segmentos, tais como o mercado de distribuição, varejo, financeiro, entre outros. Isso porque a consultoria em projetos de TI desenvolve soluções customizadas às necessidades de cada empresa. Existe um investimento alto em mão de obra qualificada para que a prestadora de serviços atenda as demandas solicitadas com conhecimento e tecnologia de ponta. Em função disso, é muito mais vantajoso contratar um serviço terceirizado para desenvolver um projeto pontual do que manter permanentemente uma infraestrutura e mão de obra custosa o tempo todo. As principais atividades desempenhadas pela consultoria Agora que você já entendeu a importância da consultoria em projetos de TI, vamos explicar como ela pode ser aplicada na sua empresa. Confira! Implantação, migração e atualização de ERP Desenvolver um software internamente é um processo longo, oneroso e arriscado. Por isso, muitas organizações optam pela contratação de uma empresa especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão. Dessa forma, a implementação do ERP é feita com muito mais segurança e agilidade, podendo-se usufruir dos seus benefícios em pouco tempo. Softwares customizados Várias organizações dependem de softwares customizados nas suas operações diárias. Porém, contratar talentos capazes de desenvolver soluções apropriadas requer um alto investimento — o que pode não ser muito vantajoso, especialmente para atender necessidades pontuais da empresa. Nesse sentido, a consultoria em TI emprega profissionais especializados em software engineering, que serão responsáveis pelo desenvolvimento dos projetos da empresa contratante. Isso, por si só, já reduz significativamente o custo com a contratação da mão de obra. Suporte personalizado A consultoria em TI ainda pode oferecer um suporte personalizado para o setor de TI da sua empresa, sempre que necessário. Assim, é possível aproveitar a estrutura interna sem sobrecarregar a equipe. As vantagens de se contar com uma consultoria de projetos em TI Com base no que vimos até aqui, é fácil entender que existe uma série de benefícios oferecidos pela consultoria em projetos de TI, certo? Vejamos, então, os principais deles! Redução de custos Uma das principais vantagens de contratar uma consultoria de TI é mesmo a redução de custos. Afinal, a sua empresa não precisará realizar novos investimentos definitivos em infraestrutura e mão de obra no departamento interno para atender demandas pontuais. Conhecimento especializado Como dissemos, empresas que prestam serviço de consultoria especializada contam com o apoio de profissionais capacitados em diferentes áreas de TI. Vamos supor, por exemplo, que a sua companhia necessite de um sistema capaz de realizar análises preditivas para identificar soluções de negócios. Então, em vez de contratar um Data Scientist para trabalhar em tempo integral, pode-se contratar o desenvolvimento terceirizado de um software que atenda às suas necessidades pontuais. Assim, além de contar com a mão de obra especializada, a empresa também não se compromete com a contratação de um novo funcionário — ou mesmo de um time inteiro — para atender apenas a uma demanda muito específica. Aumento da produtividade Contando com uma equipe terceirizada responsável inteiramente pelo desenvolvimento do software, os funcionários da sua empresa não terão mais de atender demandas adicionais nas suas rotinas de trabalho. Isso permite que eles trabalhem com mais foco nas suas próprias atividades, agilizando suas entregas. Otimização de processos Outro grande benefício de contratar um serviço terceirizado é a otimização de processos. Como as equipes internas da organização não serão sobrecarregadas com novas demandas, nem precisarão passar por longos processos de adaptação, todo o fluxo de trabalho é facilitado. Além disso, a própria empresa contratante tem metodologias que visam uma entrega ágil e eficiente. Implantação de soluções personalizadas para a empresa Por ser especializada no desenvolvimento de soluções adaptadas para as necessidades de cada empresa, utilizando tecnologia de ponta, a consultoria em projetos de TI agrega ainda uma série de vantagens adicionais, como: redução de incidência de erros; relatórios customizados; mais precisão nas operações; análises preditivas, que ajudam a identificar padrões e tendências, entre outras. Segurança de dados Por fim, vale ressaltar que as maiores prestadoras de consultoria em TI prezam pela segurança de dados dos seus clientes. Além de realizar uma série de investimentos para garantir o backup de informações, as companhias desse setor estão sempre atentas às soluções mais modernas de segurança da informação — o que assegura à empresa contratante que ela estará bem protegida contra invasões hackers, sequestro de dados e outras ameaças. Os motivos para se buscar empresas especializadas em TI Bom, diante de tudo isso, a consultoria em projetos de TI é mesmo uma excelente solução para empresas que desejam se reinventar e modernizar suas estruturas com a implementação de soluções tecnológicas atualizadas. Afinal, um bom software não apenas auxilia nas operações diárias, mas pode também automatizar tarefas — o que permite melhor aproveitamento dos recursos humanos — e traz informações essenciais, capazes de auxiliar análises preditivas e a tomada de decisões da empresa. Se a sua empresa conta com uma equipe enxuta para o desenvolvimento de softwares, a contratação de uma prestadora de serviços em TI pode ser a solução ideal para atender às suas necessidades e expectativas! Pense nisso. Então, você se identificou com o nosso conteúdo? Procura uma alternativa que vá automatizar tarefas e, ao mesmo tempo, reduzir custos para a sua empresa? Entre em contato com a Atos Data e confira nossas soluções em TI!
Fique por dentro de como fazer um planejamento de compras eficiente
Houve um tempo em que a prioridade das empresas estava apenas na ampliação da sua capacidade de vender. Com a mudança de comportamento dos consumidores, aliado as novas formas de comunicação e consumo, o planejamento de compras se tornou um processo muito mais elaborado. É necessário enxergar esse processo como algo que começa muito antes do cliente entrar numa loja e, sim, quando a empresa decide o que será vendido e a quantidade. Além disso, as empresas podem contar com o auxílio de ferramentas poderosas, que permitem análises preditivas e uma gestão baseada em dados. Conseguir alinhar, negociações, análises de dados e mercado e as novas formas de comunicação direta com os consumidores, é um grande desafio para as corporações que querem extrair o melhor de seu planejamento de compras. Quer entender melhor a importância do processo de compras e como fazê-lo de forma eficiente? Confira! Por que é tão importante fazer um bom planejamento de compras? Um dos principais objetivos de um bom planejamento de compras é não deixar o estoque cheio de mercadorias que perdem o valor com o tempo. Isso porque, a retenção de produtos perecíveis, ou sazonais, podem fazer você perder todo o investimento inicial. Por mais que muitos empresários associem o excesso de estoque ao baixo fluxo de clientes em determinadas datas, temos que ter em mente que uma empresa bem gerida consegue se adaptar aos movimentos de mercado. O planejamento de compras vem como forma de equilibrar essa balança, ou seja, identificar previamente as movimentações sazonais — épocas de maior e menor fluxo, e fazer as compras com essa estimativa. Além de monitorar os números, para alinhar a quantidade comprada ao fluxo, é importante fazer o inventário atual do estoque, para saber o que está “encalhado”. Essa é uma boa forma de analisar o que realmente agrada o público-alvo, planejando uma compra que atenda os anseio deles. Quais são os impactos positivos de um bom planejamento de compras? Quando bem-feito, o planejamento de compras diminui consideravelmente a necessidade de investimento em capital de giro, pois as chances do produto sair e você não ter um estoque envelhecido aumentam. Além disso, um estoque repleto de produtos antigos e que tem dificuldade de saída, gera custos extras, pois a empresa deverá garantir a integridade dos materiais para que não fiquem com aparência de velhos ou não estraguem. Isso requer investimento em refrigeração, iluminação especial, conservantes etc. Além disso, dependendo do tamanho do estoque, o excesso restringe a chegada de novas peças que, muita das vezes, acabam sendo armazenadas de forma errada. Como fazer um planejamento de compras eficiente? Acompanhe o inventário Mais do que comprar, é importante monitorar o fluxo do seu estoque e conhecer em detalhes os recursos que têm uma maior saída e precisam de reabastecimento em ciclos mais curtos. Com o monitoramento será possível identificar também se a matéria-prima atual é suficiente para manter o processo produtivo até a próxima compra, para evitar que os produtos com baixa procura fiquem encalhados no toque. A relação entre esses fatores definirá o tópico seguinte, que é a frequência das compras. Gerencie os fornecedores Outro ponto positivo de se fazer um bom gerenciamento de compras é que você passa a ter uma maior percepção dos fornecedores. Dessa forma, o gestor poderá analisar se os fornecedores atuais estão de fato atendendo a sua demanda, ou se é possível encontrar alternativas com um melhor custo-benefício no mercado. A gestão de fornecedores também beneficiará as negociações, pois, dependendo do volume de compras que for feito, será possível fazer solicitações de descontos ou preços diferenciados, de acordo com a expectativa de compras no período estipulado. Essas negociações, se bem implementadas, criarão uma relação comercial de confiança, que poderá render acordos pontuais que gerem benefícios para ambos com condições especiais. Faça uma estimativa das vendas futuras Faça uma análise de seu histórico de vendas, se possível, sempre comparando épocas iguais. Por exemplo — é bem mais fácil comparar o período de janeiro a abril de 2018, com janeiro a abril de 2019, pois assim, a empresa terá uma estimativa baseada nas mesmas condições, clima, datas comemorativas e outros acontecimentos cíclicos. Com essa análise, será possível definir o valor a ser vendido nesse período e fazer uma compra mais fiel possível da época em questão. Defina os ciclos de compras A definição dos ciclos de compra tem como objetivo principal uma maior organização do orçamento. Assim, será mais fácil para a empresa manter um planejamento e definir o giro de estoque ideal para aquele período de tempo — quantidade de vendas que o estoque deverá suprir. Por exemplo, se você vai fazer a compra a cada dois meses, deverá fazer um planejamento para 60 dias de vendas. Crie uma política de precificação Outro fator importante é a política de precificação, pois ela permite fazer um cálculo mais elaborado do que precisa ser comprado. Basicamente, você deverá fazer uma previsão das vendas e multiplicar pela margem que utiliza nos produtos. Depois é só subtrair um para chegar no valor final de compra. Se vocês têm o hábito de utilizar um markup multiplicador para chegar ao valor da compra, divida a sua previsão de venda pelo markup. Automatize o processo Em pleno século 21 não faz mais sentido gastar tempo, recursos e funcionários com tarefas repetitivas e burocráticas. Com o auxílio de um sistema de gestão, a empresa poderá automatizar o processo de compras e de estoque, garantindo mais precisão e qualidade nas análises. Além da gestão de compras, um sistema integrado, com um banco de dados centralizado, facilitará a integração dos dados das compras com outros setores da empresa, facilitando as análises, obtenção de indicadores e emissão de relatórios. Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido a importância de se ter um bom planejamento de compras, para que a empresa não fique com um estoque excessivo e consiga atender os anseios de seu público-alvo. Gostou do post? Quer saber como melhor a eficiência do planejamento de compras de sua empresa? Entre em contato conosco e tire suas dúvidas.
Entenda qual a importância do fluxo de caixa para a sua empresa
Um dos maiores desafios dos empresários é ter o controle sobre as finanças do seu negócio. Qualquer desatenção nessa área pode deixar a situação fora do controle, provocando uma falta de recursos para a empresa. Empresas médias, pequenas e empreendedores individuais não se atentam à importância do fluxo de caixa, por acharem uma tarefa complexa e que demanda tempo e gastos excessivos. Na verdade, o controle do fluxo de caixa permite a esses empreendedores dinamizar a gestão, pois ele permite controlar tudo o que vai entrar e sair do caixa de forma eficaz. Quer entender melhor a importância do fluxo de caixa e como executá-lo corretamente? Continue lendo este post! Afinal, o que é fluxo de caixa? Em resumo, podemos definir fluxo de caixa como uma ferramenta de gestão financeira que propicia aos empreendedores a oportunidade de fazer um controle detalhado das movimentações financeiras de seu negócio — entradas e saídas de recursos em um determinado intervalo de tempo. Ao utilizar um software para fazer o seu fluxo de caixa, o empresário poderá obter análises preditivas, fazendo comparações entre os resultados financeiros projetados e o alcançado. Tome decisões apoiadas em dados A tomada de decisão com base na reatividade é aquela em que o empresário espera algo acontecer para agir. Um bom exemplo é quando há uma queda brusca nas vendas e sai todo mundo correndo numa “caça às bruxas”. Com o controle do fluxo de caixa o gestor passa a ter em mão dados sobre tudo o que vai entrar e sair, de forma cíclica, o que facilita a preconização de movimentações futuras e permite uma gestão mais proativa. Identifique os gargalos financeiros As sazonalidades, por exemplo, mudam conforme o segmento de cada empresa, que, dependendo da situação, em determinadas épocas, as entradas não conseguem cobrir os gastos administrativos. Com o fluxo de caixa estruturado, é possível fazer esse tipo de previsão e controle. Com os dados do fluxo de caixa em mãos, o gestor poderá definir qual é a melhor data para pagar seus fornecedores, ou as épocas que será necessário acumular um capital, para cobrir gastos de períodos de baixo fluxo de clientes, por exemplo. Em uma gestão eficiente, os gargalos financeiros não podem ser considerados um fator surpresa. O planejamento estratégico, feito com análises de dados, irá preparar a empresa para passar por esses tipos de turbulências. Monitore as atividades que demandam mais capital Nem sempre é fácil para os pequenos empreendedores, que ficam presos na parte operacional, saber exatamente o que é gasto na empresa. Nessas situações, geralmente os recursos que entram no caixa são rapidamente utilizados para fazer pagamentos. O fato é que, identificar as atividades que exigem uma maior alocação de capital, é muito importante para o gestor que deseja ter as informações de sua empresa alinhadas. Com o fluxo de caixa, ficará muito mais fácil criar um plano de ação visando a redução de gastos, otimização de tempo e negociação com fornecedores, por exemplo. Saber as atividades que demandam mais capital é importante, porque nem sempre a atividade que gasta mais dinheiro é a mais importante para o negócio, e esse tipo de situação demonstra que os recursos estão sendo mal aplicados. Minimize os riscos ao pedir empréstimos Nem sempre temos o capital suficiente para tirar uma ideia nova do papel, ou fazer algum investimento pontual, o que nos leva a necessidade de solicitar empréstimos para realizar essas operações. Com o fluxo de caixa bem organizado, o gestor conseguirá fazer as previsões necessárias para reduzir os riscos na hora de fazer a solicitação de capital extra, seja para o crescimento da empresa, quitar dívidas ou negociar com fornecedores. Como fazer um bom controle de fluxo de caixa? Agora que já sabemos o conceito e a importância do fluxo de caixa, vamos a algumas dicas para que você faça um bom controle aí na sua empresa. Confira! Registre todas as entradas e saídas Esse é o básico de qualquer controle de caixa sadio: o empresário deve saber exatamente tudo o que entra e o que sai de seu caixa. Para ficar mais fácil, organize por categorias, denominando todos os elementos que integram o fluxo, como: impostos: INSS, IPTU, IPVA, etc; produção: matéria-prima, manutenção de equipamentos etc; recursos humanos: salários, tributos, benefícios etc; despesas variáveis: despesas de visitas, despesas extras, etc; despesas fixas: aluguel e outros custos de valores não variáveis. O exemplo acima é apenas para ilustrar. Você pode e deve adaptar essa organização de acordo com as necessidades de sua empresa. O importante é poder visualizar de maneira mais objetiva o quanto está gastando em cada item em um determinado espaço de tempo. A mesma organização deve ser feita com os valores que entrar, para ter a noção exata do que se fatura com cada produto ou segmento. Assim o empreendedor poderá promover melhorias ou eliminar aqueles produtos que só geram gastos e não dão retorno, para ter mais espaço e margem pra investir naqueles que têm mais potencial. Não economize nos detalhes Além da organização, seja detalhista e facilite a visualização dos dados. Isso será extremamente benéfico na hora que vocês precisarem criar um relatório detalhado para apresentar os resultados por setor, por exemplo. Vai ajudar também a refinar os indicadores para as análises de decisão. Quando for registrar as despesas com os colaboradores, especifique tudo: horas extras, participação nos lucros e resultados, férias, décimo terceiro e o que mais entrar como bônus no valor final. Os insumos, como caneta, papéis e toner de impressoras, também devem estar na ponta do lápis. Se olharmos individualmente podem parecer valores irrisórios, mas, somados e calculados em um período de longo prazo, tornam-se gastos relevantes. Utilize a tecnologia a seu favor Existem várias formas de organizar um fluxo de caixa, inclusive o velho e bom papel, ainda utilizado em pequenos comércios no interior do nosso Brasil. Você pode usar o seu editor de planilhas preferido também. Mas, se você quer obter todas as potencialidades que um bom fluxo de caixa oferece, deverá adquirir um sistema próprio para a função, que, além dos registros, permita extrair dados
Entenda melhor como funciona a implantação de projetos da Atos Data
A busca por soluções criativas e inovadoras já é uma realidade nas empresas brasileiras. Para atender às necessidades do mercado e garantir a competitividade é indispensável aumentar a capacidade de execução das tarefas, cumprir as obrigatoriedades fiscais e tornar as operações seguras e rápidas. Para tanto, é indispensável recorrer à implantação de projetos adequados às especificidades do empreendimento. O sucesso de um empreendimento depende de muito mais que o controle das ações e do gerenciamento de recursos humanos. É preciso investir em uma metodologia eficiente e que considere a realidade complexa do negócio, seus objetivos e dificuldades. Ter como aliada uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) transparente e responsável capaz de proporcionar os resultados desejados, significa reduzir os custos e propiciar novas soluções para os problemas corporativos. Confira como funciona a implantação de projetos da Atos Data e descubra por que investir nesse tipo de ferramenta faz toda diferença! Passo a passo da implantação de projetos Para assegurar o êxito da implementação de projetos é preciso contar com a metodologia correta. Os projetos da Atos Data, por exemplo, utilizam a metodologia PMBOK e MIT (Metodologia de Implementação TOTVS) para assegurar que o produto adquirido pela corporação será entregue de acordo com o escopo, prazo e custo acordado. Tal metodologia permite ainda identificar os desvios com agilidade durante o processo, endereçando-os ao Comitê que definirá as melhores ações corretivas. Além disso, é preciso seguir corretamente cada um dos passos da implantação de projetos. Veja quais são! Levantamento O levantamento é o primeiro passo para a implantação de projetos. Nesse momento inicial, a Atos Data identifica as necessidades e particularidades de cada cliente por meio de entrevistas com os principais colaboradores da empresa. Ou seja, ocorre um levantamento de processos com os usuários-chave de cada setor. A partir disso, é criada uma documentação (mapeamento) que oferta uma análise detalhada da situação atual do negócio, das necessidades identificadas e das propostas de mudanças. Planejamento do projeto Após a conclusão do levantamento, é iniciada a etapa de planejamento. Para isso, o cliente deve ter validado o escopo de trabalho e estar de acordo com os dados e propostas apresentadas. A chave do sucesso na etapa de validação do escopo é o diálogo. Cliente e empresa devem estar alinhados para reduzir possíveis equívocos, garantir o atendimento às expectativas e validar a disponibilidade de recursos, e prazos de implantação. Feito isso, é hora de partir para o planejamento do projeto e delimitar: cronograma de trabalho com escopo: descrição das atividades e características do produto, bem como o estabelecimento do prazo de entrega necessário a cada etapa. O cronograma é fundamental para evitar os atrasos e fazer valer o orçamento estabelecido; tempo: prazo para entrega do produto final, períodos dedicados a implantação, testes, treinamentos dos usuários etc; recursos: valor do investimento na implantação do projeto, recursos humanos necessários, hardwares, dentre outros. Após a concretização do planejamento e sua aprovação pelo cliente, recomenda-se que ele seja seguido fielmente para que os investimentos, prazos e objetivos sejam cumpridos. Vale lembrar de que a comunicação integrada de todas as partes envolvidas (membros da equipe, executivos e demais colaboradores) é indispensável para otimizar o processo, evitar distrações e propiciar os acessos às informações diretas e claras. Com o levantamento e o planejamento concluídos, é hora de partir para o gerenciamento de implantação de projetos. Confira quais são as suas fases! Fases de gerenciamento de implantação de projetos Assim como os primeiros passos da implantação, cada uma das fases de gerenciamento resulta em documentos de validação, que obrigatoriamente devem ser aprovados pelo cliente para que a próxima etapa seja iniciada. Acompanhe as fases: instalação dos sistemas em base teste; parametrização dos sistemas; desenvolvimentos de personalizações (customização); capacitação dos usuários-chave de cada área da empresa; simulações individuais e integradas dos processos; preparação do ambiente de produção; Go Live (disponibilização do sistema em produção); acompanhamento das operações em ambiente de produção. Além de aprovadas pelo cliente, todas as fases dos projetos implementados pela Atos Data são acompanhadas e monitoradas por um Gestor de Projetos com certificação Profissional de Gerenciamento de Projetos (PMP). São muitos os passos e fases, não é mesmo? Exatamente por isso surgem alguns desafios e você precisa saber exatamente quais são para superá-los com tranquilidade. Principais desafios da implantação de projetos Os principais desafios podem ser agrupados em 3 períodos: antecedente, durante e após a implantação. O primeiro se refere às constantes atualizações do setor. As empresas de TI devem oferecer as melhores soluções no momento mais oportuno. Ademais, é preciso desburocratizar os processos, otimizar o uso dos recursos, aplicar as melhores práticas de gerenciamento e superar as resistências da diretoria e dos colaboradores. Durante a implantação, o desafio passa a ser prever os possíveis problemas no decorrer das etapas, a fim de oferecer as soluções mais rápidas e corretas. Os obstáculos vão além da instalação do software. É preciso cumprir os prazos, lidar com a pressão dos colaboradores e manter o orçamento acordado, fazendo a gestão de mudanças de forma rígida. Já no momento pós implantação, a principal preocupacão é a estabilização dos novos processos, sem perda de produtividade. Neste momento é essencial o acompanhamento dos usuários da empresa nas suas tarefas do dia a dia, sanando qualquer dúvida de operação o mais rapidamente possível. Em todas as etapas, os líderes têm um papel importante, mas para manter o foco, é necessário que eles sejam ainda melhores nesse período. Como superar as adversidades A melhor maneira de transpor, com sucesso, os obstáculos, é contar com uma empresa especializada e que ofereça o suporte adequado. A Atos Data acompanha de perto a execução do projeto e após o Go Live, disponibiliza aos clientes o acompanhamento das operações por um período determinado, de acordo com a complexidade do projeto e do perfil de cada um. Além disso, após a conclusão do projeto existem contratos opcionais de suporte, que objetivam apoiar as corporações que não tem técnicos especializados. Desse modo, as operações do dia a dia se mantém a todo vapor e as atualizações do sistema e dúvidas dos usuários são atendidas. Para que os clientes superem os desafios, a Atos Data oferece, pelo menos, 4 diferenciais: atendimento personalizado, área de
Saiba como aumentar a agilidade nos processos da empresa
O momento atual do mercado tem exigido cada vez mais dos negócios. A globalização e a inovação têm demandado uma resposta ágil para os desafios corporativos e, por isso, deve-se sempre estar atento à agilidade nos processos da empresa. Afinal, a velocidade nos sistemas de operação — aliada à eficiência e à assertividade — são determinantes para manter uma vantagem competitiva. Por essa razão, os gestores deverão continuamente pensar em como otimizar o desempenho dos processos organizacionais. A tecnologia se tornou uma ferramenta imprescindível nesse sentido com ferramentas de automação de tarefas, integração de sistemas e controle de resultados. Se você quer aprender como aumentar a agilidade nos processos da sua empresa, não deixe de ler o nosso post até o final! Como aumentar a agilidade nos processos da empresa Usar softwares de gestão para padronização e melhoria de processos Atualmente, estamos vivendo na época da gestão digitalizada e automatizada. Grande parte dos processos podem ser realizados ou controlados por softwares com muito mais eficiência do que aqueles feito inteiramente por humanos. Assim, as tarefas repetitivas, como preenchimento de planilhas e integração de bancos de dados, podem ser feitas por máquinas. Consequentemente, os funcionários responsáveis por elas poderão se dedicar a atividades mais importantes e complexas. Afinal, elas demandam a inteligência e a criatividade que um computador não pode ter. Um dos efeitos secundários dessa medida é o aumento da satisfação no trabalho, pois eles se sentem mais valorizados. Com o tempo, haverá um ganho de agilidade e produtividade, que pode alcançar um patamar muito mais elevado. Outro benefício significativo trazido pelos softwares é a padronização de processos. Para o sucesso da estratégia, é essencial criar processos comuns a todos com a finalidade de regular a entrada e saída de dados dos sistemas. Afinal, as máquinas funcionarão de forma idêntica a todos, ao contrário dos processos manuais — os quais cada um pode executar do seu próprio jeito. Esse passo é importantíssimo para todas as empresas, pois garante que os resultados estejam em conformidade com a missão da companhia, dos sócios e dos clientes. Com isso, todos os colaboradores e gestores tomam decisões corporativas corretas, além de ficarem responsáveis constantemente pelos processos de controle qualidade dos produtos e dos próprios trabalhos. Sem a padronização, os processos entram em conflito e se desviam dos objetivos do cliente — o que origina a maior parte dos erros operacionais. Enfrentar os problemas internos Existem muitos fatores que simplesmente minam a agilidade nos processos da empresa, como: diretores com prioridades divergentes; medo do fracasso ao assumir novas responsabilidades ou ferramentas; procedimentos de gestão burocráticos; falta de valores de governança etc. Dessa forma, sua empresa deverá identificar esses problemas e elaborar seus processos ágeis, com a finalidade de se adaptar a eles. Para isso, algumas medidas podem ser tomadas: procedimentos de alinhamento e realinhamento de tarefas tendo em vista os resultados dos negócios; engajamento regular de clientes e usuários nos processos de otimização contínuos; uma tendência à governança baseada em auditoria, isto é, em aferição do cumprimento dos padrões de processos e dos resultados corporativos. Nesse sentido, os softwares são essenciais, pois possuem ferramentas de transparência e de conformidade. Portanto, a missão da agilidade é trazer o foco para os resultados e a qualidade dos produtos/serviços. A governança de todas as decisões, processos e trabalho é direcionada para garantir a entrega contínua de valor e resultados de negócios. Utilizar a nuvem Quando sua empresa precisa contar com toda a infraestrutura de TI interna, vários problemas de atrasos e lentidão podem aparecer: o tempo de instalação dos servidores leva alguns dias e, portanto, acabam interrompendo as atividades do seu negócio; a manutenção das máquinas é responsabilidade sua e, consequentemente, você deve ter funcionários capacitados e dedicados para esse tipo de tarefa; qualquer erro no sistema ou imprevisto poderão gerar a suspensão das atividades. Com a nuvem, o provedor terá de fornecer para você um serviço contínuo, 24 por dia, 7 dias por semana. Além disso, toda a infraestrutura será mantida por ele. Consequentemente, você pode concentrar todos os recursos corporativos nos seus produtos principais — em vez de se preocupar com tarefas secundárias. Por esses motivos, a grande maioria dos negócios atuais estão investindo pesado em soluções na nuvem. Ter um sistema com suporte para que a empresa não fique desamparada Além de tudo isso, é necessário escolher uma solução tecnológica com um suporte amplo e resolutivo. Então, torna-se imprescindível contar com um provedor confiável e reconhecido no mercado. Afinal, todas as empresas precisarão procurar a ajuda técnica em algum momento, seja para tirar dúvidas seja para requisitar a resolução de problemas. Portanto, o tempo gasto com o atendimento telefônico ou virtual deve ser rápido. A disponibilização de técnicos deve ser rápida. O retorno às atividades do negócio deve ser rápida. Caso contrário, isso compromete a agilidade do seu negócio. No entanto, não é somente esse suporte para correção de problemas que importa. Você precisará verificar se o próprio provedor fornece treinamento e capacitação adequados para que seu negócio esteja utilizando o software o quanto antes e com a maior produtividade possível. Quando sua empresa fica responsável pelo processo de aprendizado das ferramentas, você tem de dedicar uma equipe de TI inteira para explorá-las e, então, explicar aos demais colaboradores. O provedor é a melhor pessoa para capacitar seus times. Afinal, eles conhecem todas as nuances dele, como os atalhos, os comandos especiais etc. Portanto, fornecedores de tecnologia responsáveis sempre incluem uma etapa de treinamento nos processos de implementação de softwares. Com essas dicas, certamente você alcançará maior agilidade nos processos da empresa. Sabemos que é uma tarefa árdua responder aos desafios corporativos atuais com agilidade. Por isso, todo gestor deverá contar com a disponibilidade contínua das ferramentas virtuais. A digitalização dos negócios é uma realidade, e é crucial ter uma estratégia para implementá-la o quanto antes! Quer continuar recebendo as melhores dicas sobre gestão de negócios e acerca das melhores ferramentas digitais? Então, não deixe de assinar nossa newsletter!
Veja como a solução corporativa da Atos Data ajudou a Suprinform
A Suprinform é uma empresa que foi fundada em 1992, com o sonho de 2 sócios em montar um negócio único no ramo de suprimentos de informática. Os dois já tinham uma experiência profissional ampla, pois eram ex-auditores, mas queriam começar a se arriscar em uma outra área. Para isso, precisavam de uma solução corporativa de TI única. Naquela época, alguns dos principais produtos com os quais trabalhavam eram formulários contínuos, disquetes, bobinas para fax e fitas para impressora. Começaram em uma loja bem pequena na, então, pacata Vila Sônia, em São Paulo. Devido ao crescimento, mudaram para Pinheiros, em uma loja bem maior. Como ocorreu a evolução da Suprinform? Com o passar do tempo, os sócios ampliaram o leque de produtos para periféricos de informática, o que aumentou bastante as vendas. Assim, passaram a vender até mesmo computadores. Na época, esse mercado ainda era uma novidade e a concorrência era pequena. Com um bom modelo de negócios, conseguiram vender muito e expandir. O crescimento de 1995 a 2005 foi gigantesco. Depois disso, quando a informática se popularizou mais, tiveram que mudar um pouco a característica da loja. Eles se reinventaram e passaram a incluir papelaria e produtos de limpeza. Atualmente, contam com duas lojas. E como a Atos Data entra nessa história de sucesso? Em 2005, os sócios da Suprinform resolveram mudar o ERP, dada a expansão do negócio e as mudanças fiscais/tributárias. Afinal, eles usavam um software de solução corporativa bem simples e ele não atendia mais. Depois de uma pesquisa no mercado, optaram pela TOTVS, que se chamava Microsiga na época. Passaram por uma empresa de consultoria inicialmente que, em pouco tempo, fechou. Então, fizeram uma nova pesquisa de mercado e encontraram a Atos Data. Desse modo, iniciou-se uma grande parceria, de longa data e com vários projetos em conjunto! Quais problemas e gargalos a Atos Data resolveu? Havia alguns problemas relacionados, principalmente, à logística e às operações. Em seu depoimento, o cliente explica a importância da Atos Data para alcançar o sucesso: Ganhamos em vários pontos, como: melhor gestão do estoque, melhor controle e acompanhamento de nossas vendas, acompanhamento de margens, sistema de conferência para evitar entregas erradas, total integração com as vendas online etc. Assim, a Atos Data foi capaz de entregar um ERP personalizado para todas as atividades do seu cliente, permitindo um controle automatizado de várias tarefas! Quais foram os principais benefícios das soluções corporativas da Atos Data? Até hoje, mesmo com a expansão da empresa, o principal diferencial em relação aos outros fornecedores de ERP é a disponibilidade dos funcionários para prestar suporte, sanar dúvidas e resolver nossos problemas. Um dos sócios, Marcelo Razuk, elogiou toda a equipe: “eles são sempre muito solícitos e demonstram boa vontade, atuando com profissionalismo e criatividade na solução dos problemas”. Além disso, vale destacar que a resolução dos problemas, quando depende da Atos Data mesmo, é tudo muito rápido. O cliente escolheu como produto um ERP da TOTVS, o Protheus, e procuraram não mexer na estrutura do software. Realizaram somente as parametrizações que julgavam essenciais, sempre exigindo profissionais extremamente capacitados. Explicando melhor esse processo, ele nos disse: Nós integramos, por exemplo, o TOTVS com a loja online VTEX. Assim, se um cliente faz um pedido por lá, ele já vem integrado para a loja, baixando estoque, gerando cadastro e conferindo dados ao financeiro. Além disso, a Atos Data também trabalha junto com o cliente para que ele alcance seus objetivos empresariais ano a ano, e o Marcelo sabe disso. Ele contou para a gente um pouco dos planos da Suprinform em 2019: Estamos trabalhando em soluções corporativas e omnichannel para 2019 que vão possibilitar que o cliente compre pela internet e retire na loja (pick-up store), faça pedidos diversos pelo site, entre outras ações. O auxílio da Atos Data é fundamental para que essas mudanças saiam do papel. Em suma, a Atos Data auxiliou na consultoria de sistemas e processos, com adaptação do ERP à realidade da Suprinform. Afinal, a Suprinform recomenda uma parceria com a Atos Data? Ficamos felizes que o Marcelo nos deu um feedback bem positivo sobre o longo relacionamento: Não há dúvidas que vale a pena. Para nós, é sempre importante contar com o suporte da Atos Data, ainda que, em determinados meses, contemos com menos tempo de consultoria do que em outras épocas (por conta de nosso orçamento). Mas, todo mês, temos um mínimo de horas contratadas com a Atos Data, ainda que, na nossa percepção, eles têm capacidade de nos ajudar ainda mais quando atuam em mais tempo com a gente. Porém, nós sempre temos que dosar os custos e as prioridades do negócio. Assim, a Atos Data está sempre preparada para auxiliar seus clientes e adaptar os serviços de acordo com o orçamento e a necessidade deles. No caso da Suprinform, já houve épocas em que se trabalhou diretamente com sua equipe com agendas full time. Quando a necessidade financeira chegou, houve um rápido ajuste para redução do trabalho de consultoria. Da mesma forma, quando a Suprinform necessita, a Atos Data também está preparada para expandir os atendimentos. O modelo de negócio de atendimento foi criado justamente para se adaptar ao cliente para obter sempre a satisfação máxima. Como a Atos Data pode ajudar outros negócios? A Atos Data é uma empresa inovadora, criativa e especializada no desenvolvimento de soluções corporativas. Ela se diferencia por seus valores de transparência, responsabilidade, conhecimento e foco nos resultados esperados por seus clientes. Seu principal objetivo é ser referência na consultoria de serviços ERP — reconhecidos pela competência e comprometimento com seus clientes e parceiros, como se pode ver no depoimento da Suprinform. A empresa trabalha principalmente com serviços relacionados ao ERP Protheus, da TOTVS. O sucesso da Atos se inicia na metodologia de implantação de projetos: trabalhando as etapas de levantamento – configuração – desenvolvimento de customização – capacitação – simulações, e de acompanhamento quando o software vai ao ar. Todos os projetos desenvolvidos têm um escopo definido, análise de custos e acompanhamento e controle de um gerente de projetos certificado PMP. Possuem também uma área de suporte remoto com consultores especialistas de nível sênior. Com isso, a Atos Data se tornou um dos melhores fornecedores de solução corporativa digital no mercado. A equipe é sensacional, pois é extremamente capacitada e treinada para compreender
