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Tire suas dúvidas sobre a conciliação de cartão de crédito
A conciliação de vendas no cartão de crédito é um termo que gera bastante confusão para gestores e empresários. Afinal, a palavra “conciliação” é muito usada no jargão jurídico para se referir às estratégias de negociação entre credor e devedor a respeito de uma dívida. Porém, a conciliação de cartões de crédito é bem diferente dessa ideia, já que trata dos processos e operações para cruzar os dados das suas diversas plataformas de pagamentos de crédito ou débito, como maquininhas, e-commerces, entre outras. Quer saber tudo sobre o assunto? Neste post, vamos tirar as principais dúvidas sobre a conciliação. Acompanhe! 1. O que é a conciliação de cartão de crédito? Conciliar os cartões de crédito e débito é o processo de cruzamento dos dados contidos nos extratos fornecidos pelas operadoras de cartão e pelos bancos. Com isso, as equipes financeiras das empresas são capazes de verificar se todas as transações registradas nos sistemas de vendas correspondem àquelas do extrato de recebimento fornecido pelas operadoras de cartão. Vivemos em uma era em que os negócios migraram para o mundo digital e, assim, somos capazes de manter um controle maior das transações financeiras dentro da empresa. Prescindir dessa capacidade significa ficar atrás dos seus concorrentes, que buscam cada vez mais rentabilidade por meio da redução de custos e da ineficiência. 2. Quais são os passos para realizar a conciliação de cartões? Existem, basicamente, duas formas de se realizar a conciliação de vendas no cartão de crédito. Uma é a manual, mais trabalhosa e com alto risco de falha humana. A outra é a automática, na qual se utilizam softwares para dar baixa os lançamentos e fazer a comparação entre saldos sem a necessidade de planilhas ou cálculos à mão. Seja qual for o método, os processos de conciliação de cartão devem ser feitos em três frentes. Confira. Conciliação de vendas Esse é o processo que consiste em cruzar as informações armazenadas nos Sistemas de Vendas das empresas com aquelas contidas nos extratos das operadoras de cartões de crédito. Se realizada diariamente, a conciliação é capaz de detectar divergências de registro das suas transações, como: quantas e quais vendas foram canceladas; se os valores registrados estão corretos ou divergentes; conferir ― e relatar ― a ocorrência de duplicação de transações; quantas e quais vendas não foram confirmadas pelos cartões, mas estão registradas em seu sistema. Todos os extratos devem ser confrontados diariamente para detectar os problemas acima. Vale salientar que ainda é comum ocorrer a venda ― e a entrega do produto ―, mas determinada operadora de cartões não computar a transação. Esse tipo de ocorrência só pode ser revertida se detectada a tempo pelas administradoras, o que reforça a necessidade da conciliação automática. Conciliação de recebimento Essa segunda modalidade se refere ao processo de cruzar os registros do extrato de vendas das operadoras com o dos pagamentos que elas efetuaram. Todas as compras realizadas pelos clientes em sua empresa são registradas nesse documento. As operadoras, entretanto, demoram cerca de 30 dias para transferir os valores para a sua conta, emitindo, então, um extrato de pagamento. A conciliação de recebimento permite que você confira se todas as suas vendas no cartão de crédito foram devidamente registradas pelas operadoras. Conciliação bancária Por fim, nessa terceira modalidade, busca-se conferir se todas as informações dos extratos de pagamento das operadoras de cartão de crédito estão em consonância com o extrato de recebimento do seu banco. Essa é a última etapa de um processo completo de conciliação de cartões. Com ela, você finalmente descobrirá se as operadoras de crédito realmente pagaram por todas as vendas efetuadas na sua empresa. 3. Por que conciliar? Porque são diversas bandeiras (ou operadoras) de cartão de crédito, além dos cartões de débito e suas devidas taxas. Se não houver mecanismos para processar tantos dados, sua empresa está correndo um sério risco de sofrer prejuízo. Sendo assim, veja na sequência alguns bons motivos para você fazer esse controle. 3.1. Redução de custos e de tempo Se a empresa não está automatizada, a conciliação se torna um processo muito custoso. Afinal, é necessário alocar no mínimo um funcionário para ler os extratos das operadoras e dos bancos, registrá-los em planilhas e cruzar os dados manualmente. Ao automatizar esse processo e, principalmente, integrar os sistemas, os dados serão extraídos dos extratos online fornecidos pelas instituições e, então, automaticamente, serão repassados para uma base interna. Os sistemas integrados cruzarão as informações e só então o colaborador acessará as informações, já confrontadas e consolidadas, normalmente em forma de relatórios. Com isso, um processo que durava horas é feito em poucos minutos. 3.2. Controle total dos recebíveis Os sistemas de cartão de crédito e de vendas geralmente não estão integrados, sendo necessário o cruzamento de informações entre eles. Quando uma venda é feita em dinheiro, ela entra imediatamente no caixa da sua empresa. Já as transações a crédito só serão embolsadas após 30 dias, então, entram na categoria de recebíveis. Por isso, frequentemente, ocorrem situações como cancelamentos de compra e antecipações, que alteram os recebíveis. Desse modo, é possível que uma transação de crédito já esteja registrada no sistema de vendas, mas seja cancelada. A conciliação de cartões com os sistemas integrados permite que seus funcionários controlem inteiramente essas situações, tomando as decisões de acordo com as melhores práticas do processo, sobre cada ocorrência divergente. 3.3. Gestão de diferentes bandeiras Grande parte das empresas trabalha com, no mínimo, duas empresas de máquinas de cartão e 10 bandeiras diferentes, como Visa, Mastercard, Cielo, Sorocred, entre outras. Com isso, a sua gestão de vendas e de recebíveis pode se tornar confusa, caso não conte com um sistema adequado. Uma solução automatizada e integrada de conciliação de cartões de crédito permite que seus colaboradores consolidem, os dados de diferentes estabelecimentos, equipamentos e operadoras em um só sistema. Com isso, sua equipe financeira será capaz de realizar uma agenda financeira de recebíveis, permitindo um melhor gerenciamento do seu fluxo de caixa e evitando cobranças extemporâneas inesperadas. Além disso, os sistemas
5 indicadores de desempenho de TI que você não pode perder!
Os indicadores de desempenho de TI são ferramentas importantíssimas para qualquer gestor contemporâneo. Na última década, houve uma mudança muito grande na cultura gerencial, em que os números objetivos tornaram-se o padrão-ouro para avaliar os serviços internos. Afinal, os sistemas digitais automatizaram muitas tarefas ofertando uma grande quantidade de informações possibilitando uma gestão baseada em dados. Assim, com apenas alguns segundos, é possível saber a performance e produtividade da empresa em determinado período com muito mais precisão e inteligência. Se você quer entender mais sobre esses indicadores e como calculá-los, não deixe de ler nosso post até o final! Principais indicadores de desempenho de TI 1. Capacidade A capacidade é uma métrica fundamental para qualquer empresa com um departamento de TI. Afinal, ela mede o potencial máximo no qual as equipes podem atuar bem sem comprometer a qualidade dos resultados. Seu cálculo é bem simples. Primeiramente, deve ser escolhido um intervalo de tempo proporcional ao seu ciclo de produtos. Por exemplo, se sua empresa leva cerca de 3 meses para produzir um software, escolher um intervalo mensal pode acabar subestimando a capacidade real. Depois disso, verifica-se quantos projetos foram absorvidos pelo time e, esgotado o prazo do parágrafo anterior, quantos deles foram concluídos. Então, divide-se os projetos concluídos pelos absorvidos, e essa porcentagem representará o KPI de capacidade. O interessante é avaliar essa métrica constantemente para verificar em quais momentos e situações a empresa oferta uma performance pior. Então, será a hora de identificar as possíveis falhas e corrigi-las. 2. Produtividade A produtividade é uma palavra amplamente utilizada no mundo dos negócios, porém quase ninguém sabe ao certo o que ela mede. Na TI, o conceito do senso comum é abandonado, e ela recebe uma definição bem objetiva: é a medida dos recursos empregados em relação ao que foi efetivamente entregue aos clientes. Portanto, ela está intimamente ligada à eficiência, pois mensura a capacidade de um time agregar valor tendo em vista os recursos fornecidos. Por isso, ela é muito específica à realidade de cada empresa. Não há um padrão de produtividade ideal igual para todos os projetos. Por isso, seu cálculo envolve as expectativas da gestão em relação aos números depois de implementar determinada medida. Por exemplo, ao contratar mais um programador para a equipe de TI, qual era a expectativa de redução do tempo de entrega? Ou quantos projetos adicionais poderiam ser pegos? A produtividade é a razão entre a realidade e a expectativa. O ideal é que seja 100%, mas nem sempre é possível. 3. Erros por projeto Entre os indicadores de desempenho de TI, este é calculado por meio da implementação de uma cultura de registro. Com isso, os gestores podem registrar os erros cometidos pelos supervisionados. Atenção: não estamos falando de erros pequenos, como escrever um código errado, mas logo depois corrigi-lo. Somente aqueles que trazem um atraso para determinada tarefa são importantes. Ou seja, esse indicador acaba avaliando a ocorrência de potenciais problemas na sua empresa que podem prejudicar a entrega de projetos no prazo. Portanto, ele é essencial para mostrar se há alguma falha nos processos internos. A partir daí, correções importantes podem ser feitas, como a inclusão de novos testes, implementação de uma nova metodologia de arquitetura de software etc. 4. Nível de satisfação O nível de satisfação é uma daquelas métricas universais que podem ser aplicadas em diversas áreas e dar resultados incríveis. Então, deve ser utilizada em vários contextos, que você confere abaixo. Colaboradores Negligenciada por grande parte das empresas, a satisfação do empregado com o seu trabalho é essencial para manter a produtividade alta. O setor de TI geralmente é muito estressante! Por isso, é sempre bom estar de olho nesse indicador. Entregas Aqui, deve ser medido o nível de satisfação dos clientes em relação ao produto/serviço. Para isso, deve-se conferir se a entrega cumpre todos os objetivos estabelecidos no projeto inicial. Atendimento Por fim, no atendimento, essa métrica se torna imprescindível. Grande parte das reclamações dos clientes está relacionada ao suporte ao usuário. Por isso, sempre que alguém iniciar um chamado, deve ser feito um registro de abertura. Ao final do atendimento, pede-se uma avaliação pela qualidade do atendimento. A média das notas em determinado período é o nível de satisfação. 5. Medida eficaz dos indicadores Escolher os indicadores corretos para o seu negócio não é suficiente: é preciso também investir em infraestrutura para obter dados confiáveis. Para isso, há duas dicas importantíssimas a seguir. Sistemas de gestão Certamente, o primeiro passo é sempre a implementação de um sistema de gestão. Afinal, eles são as únicas ferramentas capazes de armazenar um grande volume de dados, organizá-los e, ainda, calcular automaticamente os indicadores a partir de fórmulas personalizadas. A tarefa de coleta de dados é muito complexa e repetitiva e, portanto, está sujeita a uma série de erros humanos. Por isso, sua automação traz mais segurança e valor aos números obtidos. Além disso, a agilidade traz um diagnóstico mais rápido dos problemas. Manualmente, são necessárias várias horas para levantar documentos e analisá-los para extrair dados. Com um sistema de gestão, o cálculo é feito em um clique. Consequentemente, o tempo gasto com a análise pode ser empregado na resolução direta das falhas. Cultura empresarial A mudança da cultura corporativa também deve ser destacada. Por muitos anos, as empresas foram guiadas pela intuição e pela percepção dos gestores. Assim, não havia uma preocupação muito grande com o registro de dados nem com o cálculo de indicadores. No entanto, devido às facilidades trazidas pelos sistemas digitais, os dados adquiriram um papel central nos processos de tomada de decisão. É assim em praticamente todos os negócios. Se esse não é o caso da sua, é preciso mudar, pois seus concorrentes estão. Portanto, com esses quatro indicadores de desempenho de TI, sua empresa começará a colher resultados otimizados. Você verá que, em alguns meses, grande parte das falhas terá sido identificada e corrigida. Assim, será possível alcançar todo o potencial do seu time de TI. 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