Saiba agora o que é um arquivo XML de nota fiscal!

Sempre que se emite uma NF eletrônica, um documento é gerado automaticamente, independentemente do sistema que sua empresa utiliza: um arquivo XML de nota fiscal. Em alguns emissores, também pode ser emitido outro arquivo, no formato .vcf e, para maior praticidade, um PDF.

Por ser entregue diretamente ao cliente e de forma legível ao usuário final, o PDF acaba sendo considerado o mais comum. No entanto, para fins sistêmicos e fiscais, o XML é sem dúvida o mais importante. 

Mas, afinal, o que é um arquivo XML? É um formato de arquivo digital criado como uma solução para as Notas Fiscais eletrônicas com a finalidade de facilitar a leitura nas mais diversas máquinas e programas.

Se você nunca deu importância a esse arquivo, então não deixe de ler nosso post até o final! Por que realizar uma gestão eficiente das NF-e? Como o TI pode ajudar? Explicaremos a seguir.

O que um arquivo XML de nota fiscal contém?

O arquivo XML da NF-e é uma abreviação para eXtensible Markup Language, que foi uma linguagem de programação criada para padronizar o formato HTML universal com os mais variados softwares. Por isso, é chamada de linguagem padronizada de marcação genérica, pois é capaz de organizar os mais diversos dados em categorias (nome, endereço etc.) e ser lida em praticamente todos os programas de texto, como Word, navegadores, Excel, etc. Além disso, é facilmente convertida para PDF.

Devido à versatilidade, o XML se tornou o padrão nacional de escrituração fiscal, empregado em todo os estados brasileiros. De acordo com as normas tributárias, todo emissor deve fornecer NF-e em XML, o PDF é muito mais uma questão de comodidade para o consumidor, visto que a linguagem XML é voltada para os sistemas e gravação em bancos de dados, e não para a leitura de pessoas. 

Geralmente, o arquivo XML é enviado junto com o DANFE — Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica —, que é obrigatoriamente expedido para o consumidor junto com a mercadoria.  

Dentro do arquivo, deverão estar contidas as seguintes informações:

• informações da NF-e: data de emissão, modelo, número, série e valor total da transação;

• identificação do emitente: razão social, nome fantasia, CNPJ, endereço, número de inscrição estadual e o código do município do estado que recolherá o ICMS;

• identificação do destinatário: nome, CPF e endereço. Caso seja pessoa jurídica, razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço;

• descrição da transação: produtos, uma pequena descrição, a quantidade, unidade comercial, valor e forma de pagamento;

• dados fiscais: base de cálculo do ICMS, valores dos produtos e dos fretes, PIS, IPI e COFINS;

• informações do transporte: dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo, dados do pacote (quantidade e peso), modalidade de frete.

Qual a importância do XML?

A legislação fiscal atual exige que as notas fiscais eletrônicas sejam armazenadas por cinco anos nas empresas (emitentes e destinatárias). Isso é essencial tanto para os seus clientes quanto para o fisco. Quando um cliente chegar à sua loja requisitando a troca ou reparação de um produto na garantia, a nota será essencial para saber os prazos e os direitos dele.

No caso da Receita Federal, em auditorias e fiscalizações, serão exigidos todos os arquivos das notas fiscais emitidas nos últimos cinco anos. Sim, a Secretaria da Fazenda tem o controle de todas as notas emitidas, porém isso não elimina a sua obrigação de guardá-las dentro do prazo legal. Afinal, há alguns crimes e fraudes envolvidos com a emissão de notas fiscais. 

As NF-e só foram criadas com o objetivo de diminuir a necessidade de papel e reduzir a burocracia envolvida com a confecção de talões. Mas isso jamais significará que os órgãos públicos estão relaxando nas exigências de governança fiscal da sua empresa. Pelo contrário, a informatização deste processo tornou mais fácil ao Governo a fiscalização por meio da escrituração digital.

Além de ser importantíssimo para a conformidade contábil da empresa, a emissão de nota fiscal nos moldes legais é essencial para as seguintes tarefas:

• bancos: algumas instituições financeiras podem requisitar suas últimas notas fiscais para liberar créditos e recursos na sua conta de PJ. Isso é importante para que verifiquem se as informações prestadas no seu DECORE são compatíveis com as vendas. Assim, você aumenta sua chance de financiamento e de desconto em taxas;

• compliance: ter todos os arquivos XML centralizados ajuda no momento de auditorias, o que melhora a sua nota nas auditorias externas e internas;

• fusões e entrada de sócios: nos processos de fusão com sua empresa, os novos parceiros provavelmente exigirão todas as informações dos bancos de dados do negócio. Caso haja alguma divergência entre os dados contábeis e os arquivos XML, pode gerar problemas.

Por que investir em uma ferramenta de gerenciamento de XML?

Você deve ter percebido a importância de guardar os arquivos XML para evitar problemas fiscais. Desse modo, um gerenciador de XML integrado ao seu ERP é essencial, pois permitirá a automação de várias tarefas nesse sentido. No sistema da Atos Data, você contará com todas as funcionalidades importantes para sua empresa:

• Guarda dos arquivos XML: todos os XML recebidos pela sua empresa por e-mail ou então capturados diretamente da SEFAZ, são armazenados no próprio banco de dados do ERP, sendo incorporados automaticamente às rotinas de backup, garantindo que sua organização tenha a salvo todos os arquivos, conforme determina o Fisco; 

• Central de importação de XML: nessa área, você encontrará todos os arquivos XML gerados por sua empresa em cada período, além de poder fazer buscas de acordo com a data de emissão; 

• Importação automática de XML: os ERP homologados para nossa ferramenta realizam a importação automática desses arquivos, eliminando a necessidade de digitação do usuário; 

• CT-e: Além de permitir a importação de NF-e, o Gerenciador XML da Atos Data também lê e integra os arquivos de CT-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos);

• Validação de Impostos: nossa ferramenta permite validar os impostos especificados no XML com os cálculos do próprio ERP, apontando eventuais divergências;

• Conformidade com o processo de Compras: nosso Gerenciador XML mantém a conformidade com toda a parametrização referente às alçadas de compras, aprovações, tolerâncias de recebimento, entre outros.

Dessa forma, um sistema de ERP com gerenciamento de arquivo XML de nota fiscal traz praticidade e rapidez para o seu negócio ao automatizar a importação dos dados. A Atos Data fornece o Gerenciador XML integrado ao sistema Protheus da TOTVS, personalizado com as funcionalidades certas para o seu negócio. Assim, você consegue ganhar muito mais eficiência operacional e sair na frente da concorrência.

Quer saber mais informações sobre o nosso sistema e como ele pode otimizar os processos do seu negócio? Então, não deixe de entrar em contato com nossa empresa!